MANUAL PARA LA GESTIÓN DE LA AGENDA CULTURAL SECRETARÍA DE CULTURA DE COLIMA AÑO: 2016 1

ÍNDICE PRESENTACIÓN

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OBJETIVOS

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DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PLATAFORMA AGENDA CULTURAL ONLINE

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METODOLOGÍA PARA DAR ALTA DE EVENTOS CULTURALES EN LA PLATAFORMA

5

A) B) C) D) E)

FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL CONSIDERACIONES EN EL LLENADO DE LA FICHA DE REGISTRO EJEMPLO DE LLENADO DE LA FICHA DE REGISTRO INTERFAZ DE CALEDAR ¿CÓMO INTERPRETAR LOS DATOS CAPTURADOS EN LA PLATAFORMA?



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PRESENTACIÓN El presente manual contempla el proceso metodológico que se requiere para el control de la Agenda Cultural de la Secretaría de Cultura de Colima, para la cual se utilizará la plataforma Calendar de Google y la Ficha de Registro de la Actividad Cultural, mismas que ayudarán a: organizar, dar a conocer y anticipar las actividades que se programan en cada una de las dependencias de la Secretaría. De esta manera se prevé evitar, en la medida de lo posible, la acumulación de eventos para el mismo día a causa del desconocimiento general de las actividades de otras dependencias internas; la escasa difusión y promoción de los eventos por las premuras con que se dan a conocer éstos y; principalmente, brindar una herramienta que permita organizar los esfuerzos de cada dependencia, de tal suerte que éstos se visibilicen y ayuden a fortalecer la imagen institucional de la Secretaría. 3

OBJETIVOS 1. Organizar los eventos de la Agenda Cultural de la Secretaría de Cultura. 2. Precisar la cantidad de eventos por tipo y posible población beneficiada. 3. Visibilizar el esfuerzo conjunto de las dependencias de la Secretaría.

DESCRIPCIÓN

DE

LA

PLATAFORMA

DE

AGENDA

CULTURAL ONLINE Calendario electrónico creado por Google de fácil acceso e interfaz comprensible. Características: a) Trabaja remotamente, al agregar eventos se cargarán inmediatamente en las computadoras que tengan abierta la plataforma y, al almacenarse online, pueden visualizarse en las cuentas que estén dadas de alta. b) Los eventos almacenados se pueden visibilizar e imprimir en diferentes formatos: diario, semanal, mensual, cuatro días y agenda. c) Permite importar archivos de otros calendarios (Outlook, iCalendar, etc.) Requisitos de la plataforma: 1. Disponer de una cuenta de Google (como Gmail) y ser dado de alta por el administrador de la cuenta. 2. Se puede ejecutar en cualquier sistema operativo. 3. Compatibilidad con los navegadores más populares (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari y Chrome, principalmente).



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METODOLOGÍA PARA EL ALTA DE EVENTOS CULTURALES EN LA PLATAFORMA DE AGENDA CULTURAL ONLINE. Toda información que sea capturada en la plataforma online deberá contar con la Ficha de Registro de la Actividad Cultural y, a partir de ésta información se alimentarán los datos, por evento, en la plataforma de Google Calendar.

1. FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL La Ficha de Registro contiene 6 criterios generales que aportan información para diferentes áreas, por lo tanto, debe ser llenado completamente, puesto que esta información será la última y definitiva con la que trabajarán cada encargado de área (de aquí se nutre de información, además del encargado de la Agenda Cultural, el área técnica-operativa, las de propaganda y difusión de los eventos, y las Direcciones y Coordinaciones, en general). FORMATO MUESTRA

FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL

1. DATOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD TIPO DE ACTIVIDAD

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

AUTOR

DIRECTOR

GRUPO O COMPAÑÍA

OTROS CRÉDITOS IMPORTANTES

FECHA Y HORA

DURACIÓN

LUGAR

PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE CLASIFICACIÓN (rango de edad)

POBLACIÓN ESPERADA

EVENTO DIFUNDIBLE

INSTITUCIONES PARTICIPANTES ORGANIZA (N)

APOYA (N)

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SI

NO

RECURSO ETIQUETADO PROGRAMA/PROYECTO

DETALLE CULTURAL

PARTIDA PRESUPUESTAL

SUBPARTIDA

TOTAL

DESCRIPCIÓN BREVE DE LA ACTIVIDAD (¿Qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué?

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOGÍSTICAS

LUGAR ESPECÍFICO

DIMENSIONES MÍNIMAS

CARACTERÍSTICAS DEL ESPACIO

RESPONSABLE DEL LUGAR

CONTACTO DEL LUGAR

TELÉFONO

CANT.

PARTICIPANTES

NOMBRE

CANT.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

RESPONSABLE REQ. TÉCNICOS

CANT.

REQUERIMIENTOS LOGÍSTICOS

RESPONSABLE REQ. LOGÍSTICOS

CANT.

RECURSOS HUMANOS

RESPONSABLE REC. HUMANO

REQUERIMIENTOS ESPECIALES:

OBSERVACIONES:

3. DATOS DEL AUTOR, ARTISTA Y/O AGRUPACIÓN NOMBRE ARTISTA/AGRUPACIÓN/AUTOR

REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

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LUGAR DE ORIGEN

E-MAIL

FACEBOOK

PÁG.WEB

TWITTER

CANAL YOUTUBE

OTROS CONTACTO S



TEL. FIJO TEL. MÓVIL

4. ANEXOS Indique los anexos con una X. MARCAR (X)

ANEXO SINOPSIS DEL PROGRAMA ARTÍSTICO. RESEÑA BREVE (800 PALABRAS. EL DEPARTAMENTO EDITORIAL TIENE LA AUTORIZACIÓN PARA EDITAR LA INFORMACIÓN). CURRICULUM VITAE DOSSIER (DATOS GENERALES). FOTOGRAFÍAS (MÍNIMO 5 FOTOGRAFÍAS DE LA ACTIVIDAD ARTÍSTICA ACTUALIZADA EN RESOLUCIÓN DE 300 DPI). LIGA DEL ARTISTA, AGRUPACIÓN Y/O ESPECTÁCULO (INSERTAR AQUÍ). OTROS (ESPECIFIQUE)

5. RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD NOMBRE DEL SOLICITANTE

6. AUTORIZACIÓN

TELÉFONO / CELULAR

NOMBRE DE QUIEN AUTORIZA

ÁREA A SU CARGO

CORREO ELECTRÓNICO

ÁREA A SU CARGO

FECHA DE SOLICITUD

FIRMA

FECHA DE AUTORIZACIÓN

FIRMA



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2. CONSIDERACIONES EN EL LLENADO DE LA FICHA DE REGISTRO -

No deberá quedar ningún espacio en blanco, en los casos donde no aplique o no se cuenten con datos se utilizarán las siguientes claves:

-

N/A

No aplica

S/D

Sin datos

La descripción breve deberá contestar, en pocos renglones, las preguntas básicas de: ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué?

-

Los archivos anexos son sumamente importantes para el área de difusión, por lo tanto, se requieren integrar los criterios enunciados para que el formato sea considerado como COMPLETO. Además, estos se adjuntarán en Calendar, para que puedan ser utilizados por las dependencias que los requieran.

-

Una vez entregada la Ficha de Registro al responsable de la Agenda Cultural, se da por entendido que el evento está CONFIRMADO. Cualquier cambio deberá avisarse a la brevedad para darlo a conocer inmediatamente al área de difusión.

-

En el apartado tercero, se deben incluir Otros Contactos, dado que en ocasiones resulta complicado contactar directamente con el autor, artista, director, etc.

-

El llenado de este formato no exime, a los responsables de área, de los trámites y formatos específicos que requieren para realizar sus actividades, previamente establecidos.

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EJEMPLO DE LLENADO

FICHA DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD CULTURAL 1. DATOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD TIPO DE ACTIVIDAD

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

AUTOR

CONFERENCIA

Silencio Vacío: Poesía y Medios Digitales

Rodolfo Mata

DIRECTOR

GRUPO O COMPAÑÍA

OTROS CRÉDITOS IMPORTANTES

N/A

N/A

N/A

FECHA Y HORA

DURACIÓN

LUGAR

1:00 HR.

Museo Regional De Historia De Colima (MRHC).

10 de junio de 2016 20:00 hrs.

PÚBLICO AL QUE SE DIRIGE CLASIFICACIÓN (rango de edad)

POBLACIÓN ESPERADA

Artistas visuales, estudiantes de artes, letras o carreras afines y público en general. (12 en adelante)

100 personas

EVENTO DIFUNDIBLE

SI X

NO

INSTITUCIONES PARTICIPANTES ORGANIZA (N) APOYA (N)

Secretaría de Cultura

Universidad de Colima. Museo Regional de Historia de Colima.

RECURSO ETIQUETADO PROGRAMA/PROYECTO

PARTIDA PRESUPUESTAL

DETALLE CULTURAL

SUB PARTIDA

TOTAL

DESCRIPCIÓN BREVE DE LA ACTIVIDAD (¿Qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué?) La conferencia gira en torno al poema digital “Silencio vacío” de Rodolfo Mata, el cual tiene una duración de 25 min. Aborda la expansión de la palabra poética y los medios digitales como recurso lúdico para interactuar, desde otras perspectivas, con las palabras, los sonidos, el silencio y el vacío como experiencia personal.

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOGÍSTICAS

LUGAR ESPECÍFICO

DIMENSIONES MÍNIMAS

CARACTERÍSTICAS DEL ESPACIO

Patio Central del MRHC

S/D

No techado

RESPONSABLE DEL LUGAR

CONTACTO DEL LUGAR

TELÉFONO

Alfonso Cabrera

Mirna

31 2 92 28

9

CAN T.

PARTICIPAN TES

NOMBRE

CAN T.



REQUERIMIENTO S TÉCNICOS

CA NT.

REQUERIMIEN TOS LOGÍSTICOS

CAN T.

RECURSOS HUMANOS

01

Conferencista

Rodolfo Mata

01

Proyecto

60

Sillas

01

Moderador

01

Moderador

Carlos Ramírez

01

Pantalla para proyector

01

Mesa (presidium)

01

Técnico

01

Computador portátil (no Macbook)

01

Mantel

01

Equipo de sonido

01

Servicio de cafetería

REQUERIMIENTOS ESPECIALES:

RESPONSABLE REQ. TÉCNICOS

RESPONSABLE REQ. LOGÍSTICOS

Tito Jiménez

Gloria Velasco

RESPONSABLE REC. HUMANO

N/A

OBSERVACIONES: N/A

3. DATOS DEL AUTOR, ARTISTA Y/O AGRUPACIÓN NOMBRE ARTISTA/AGRUPACIÓN/AUTOR

REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

Rodolfo Mata

E-MAIL

[email protected]

FACEBO OK

LUGAR DE ORIGEN

Ciudad de México (UNAM)

PÁG.WE B

http://rodolfomata.blogpot.mx/

TWITTE R

S/D

TEL. FIJO

S/D

S/D

TEL. MÓVIL

+52 045 55 26 95 29 47

OTROS CONTAC TOS



CANAL YOUTUB E

N/A

https://www.facebook.com/r mata19

4. ANEXOS Indique los anexos con una X. ANEXO 1 SINOPSIS DEL PROGRAMA ARTÍSTICO. RESEÑA BREVE

MARCAR (X) X

(800 PALABRAS. EL DEPARTAMENTO EDITORIAL TIENE LA AUTORIZACIÓN PARA EDITAR LA INFORMACIÓN).

2 CURRICULUM VITAE

X

3 DOSSIER (DATOS GENERALES).

X

4 FOTOGRAFÍAS

X

(MÍNIMO 5 FOTOGRAFÍAS DE LA ACTIVIDAD ARTÍSTICA ACTUALIZADA EN RESOLUCIÓN DE 300 DPI).

5 LIGA DEL ARTISTA, AGRUPACIÓN Y/O ESPECTÁCULO (INSERTAR AQUÍ).

X

http://rodolfomata.blogspot.mx/2014/04/httpsdrive.html

6 OTROS (ESPECIFIQUE)

N/A

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5. RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD NOMBRE DEL SOLICITANTE

6. AUTORIZACIÓN

TELÉFONO / CELULAR

NOMBRE DE QUIEN AUTORIZA

Cassandra González

312 1377665

Yolanda Orozco

ÁREA A SU CARGO

CORREO ELECTRÓNICO

ÁREA A SU CARGO

Agenda

cassandra@culturacoli ma.gob.mx

Dirección Gral. de Artes y Humanidades

FECHA DE SOLICITUD

FIRMA

FECHA DE AUTORIZACIÓN

14/04/16

FIRMA

16/04/16

3. LA INTERFAZ DE CALENDAR Clasificación de usuarios por tipo de uso de la Plataforma: A) USUARIO ADMINISTRADOR B) USUARIO RESPONSABLE DE LA AGENDA CULTURAL C) USUARIO ENCARGADO DE ÁREA 1. DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN 2. DISEÑO GRÁFICO 3. LOGÍSTICA 4. TÉCNICOS 5. DIRECCIONES 6. COORDINACIONES

La intención de este Manual es dar a conocer los procedimientos que requiere el Usuario Encargado de Área para acceder a Calendar, los cuales se detallan a continuación: Una vez que el administrador da de alta a los Encargados de Áreas, la vía de acceso será la siguiente: 1. En la página http://culturacolima.gob.mx/ 2. En la barra derecha, en la ventana de Enlaces, identificar el que corresponde a Calendario.

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3. Al dar click a Calendario nos dirige a la siguiente página, donde se colocará la Contraseña: consulta. El contenido de esta agenda es para uso interno.

4. Accediendo a la plataforma (la primera pantalla corresponde al mes vigente).

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5. La información se puede consultar por Semana, Mes, o en formato de Agenda. Para visibilizar la información, basta con darle click al evento, de esta manera se despliega la información de: 1. Nombre del evento 2. Fecha 3. Lugar 4. Descripción

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(Si se da click en el hipervínculo de más detalles se obtiene esta pantalla, donde se encontrarán los archivos adjuntos que se solicitan en la Ficha de Registr).

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Si se opta por el formato Agenda, la imagen será la siguiente:

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Si se desea imprimir, se debe dar click a la opción Imprimir que se encuentra en la pestaña superior derecha, al lado de la opción de Semana.

4. ¿CÓMO INTERPRETAR LOS DATOS CAPTURADOS EN LA PLATAFORMA POR EVENTO? En este apartado, se establecen los siguientes criterios para un uso efectivo consulta de datos. 1. Para obtener la información completa del evento es necesario que se de click en el hipervínculo más detalles, mismo que se detalló anteriormente. 2. Revisar que el logotipo Colima

se

ubique en la parte superior izquierda de la venta que 16

se despliega, de esta manera confirmarmos que estamos en el calendario correcto. 3. El nombre del evento estará dado en negritas, debe corresponder al nombre oficial con el que se dará a conocer (incluir negritas, cursivas, comillas, etc) y no debe estar escrito en mayúsculas porque el calendario no soporta ese tamaño al momento de visualizar en formato mes. 4. Confirmar que en la opción Calendario, aparezca la opción Cultura Colima. 5. La

descripción:

CONFIRMADO,

Cuando el

aparece

evento

puede

la

leyenda difundirse

públicamente, y como se acordó anteriormente, si la Ficha de Registro es dada al responsable de la agenda, el evento se entenderá como confirmado, sin embargo, ante una eventualidad: a) Para eventos únicos y que no forman parte de festivales y muestras mayores, bastará con que el responsable del evento se ponga en contacto con el responsable de la agenda 2 semanas antes del evento y actualice el estatus del evento, siempre y cuando hubiera un

cambio

en

la

confirmación,

(si

se

cancelara, se pospusiera, etc.). b) Para eventos mayores de gran impacto y que se desarrollarán en periodos mayores, esto 17

es: festivales, muestras, cursos, talleres, etc; los cambios en el estado de Confirmación se darán a conocer, al responsable de la agenda un mes antes del evento, éste cambiara el estatus a la brevedad, de tal suerte que, conociendo éste criterio, difusión y otras áreas podrán revisar con esa periodicidad cualquier cambio que presente la agenda. 6. Los archivos adjuntos serán los que se detallan en el apartado de: Anexos, de la Ficha de Registro de la Actividad Cultural. 7. Color del evento: Cuando el evento este marcado como verde, no presenta cambios, Si el color es gris, está en proceso de confirmación.

8. Visibilidad del evento. Deberá estar marcada la opción de Público para que se pueda visibilizar por todos los Usuarios Encargados de Área, que estén dados de alta por el administrador.

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