UNIDAD MANUALES ADMINISTRATIVOS

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Introducción a la unidad Los administradores dan cada vez más importancia al manejo de información en su búsqueda constante de la combinación correcta, de estrategia, motivación, tecnología y diseño de la organización, que permitan mantener una ventaja competitiva.

Las empresas deben formalizar la información en función de su estructura y operación para testimoniar, internamente entre sus miembros, cómo se encuentran organizados, cómo es su funcionamiento, cuál es su razón de ser y hacia dónde se encaminan. Toda la información referente a este cometido se tiene que transmitir para hacerla del conocimiento del personal, para que su participación sea acorde a los propósitos perseguidos y apegados a los lineamientos establecidos. Por lo tanto, la administración utiliza los instrumentos conocidos como manuales administrativos.

Esta unidad trata sobre los objetivos que se persiguen al elaborar manuales administrativos para las organizaciones, así como su clasificación e importancia.

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Unidad IV. Manuales administrativos Objetivo particular de la unidad  Identificar la importancia y el uso que tienen los manuales administrativos dentro de la organización para alcanzar los objetivos propuestos y lograr su desarrollo.  Clasificar los manuales administrativos.

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Unidad IV. Manuales administrativos LO QUE SÉ Ingresa al foro de discusión “Manuales administrativos” comenta en cinco renglones por qué crees que sea importante que la información de la empresa se tenga ordenada y sistematizada.

Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro.

Temas de la unidad IV 1. Concepto 2. Objetivos 3. Clasificación básica 3.1. Por su naturaleza 3.2. Por su área de aplicación 3.3. Por su contenido 3.4. Por su ámbito

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Unidad IV. Manuales administrativos Resumen de la unidad

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto

Objetivos

Clasificación

Por su ámbito Manuales Administrativos

Por su naturaleza

Por su contenido Por su área de aplicación

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Unidad IV. Manuales administrativos Tema 1. Concepto Objetivo del tema Identificar la importancia que tienen los manuales administrativos para la operación de la empresa.

Desarrollo Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, de cuentas, de proveedores, de llaves de firmas, de calidad, entre otros manuales.

Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la uniformidad del trabajo. Los manuales administrativos, como el manual de organización y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, políticas, etc. Los manuales administrativos, en particular el manual de calidad y el manual de procedimientos, sirven de base para la evaluación de la operación de la empresa, al llevar a cabo la auditoría administrativa. Otra aplicación de los manuales

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Unidad IV. Manuales administrativos administrativos es que sirven para realizar la evaluación durante la auditoría administrativa.

Los manuales administrativos se pueden realizar en un área de la empresa como la dirección de ingeniería de análisis, la dirección de organización y métodos, gerencia de simplificación o modernización administrativa, la dirección de calidad de la empresa, entre otras áreas. Estas áreas son las que, además de elaborar los manuales, deciden su forma de distribución y actualización.

El personal idóneo para elaborar el manual de organización es el Lic. en Administración, ya que cuenta con el perfil adecuado: tiene conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes, facilidad de palabra y empatía con el personal, es asertivo y abierto al cambio para desarrollar este trabajo. El administrador tiene amplios

conocimientos

sobre

las

empresas,

áreas

funcionales,

proceso

administrativo, sabe gerenciar proyectos mediante la planeación, organización, dirección y control, tanto del personal como de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y el tiempo involucrado en este tipo de proyectos; cuenta con conocimientos específicos acerca de la estructura, sistemas y procesos que se llevan a cabo en las empresas.

Es importante señalar que se podría contratar a firmas consultoras externas, especialistas en la elaboración de manuales administrativos (este tema se trata en la unidad VI de este curso).

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Unidad IV. Manuales administrativos

ACTIVIDAD 1 Explica qué es un manual administrativo y por qué es importante que las empresas cuenten con este tipo de documentos.

Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios.

Bibliografía básica Autor

Capítulo

Páginas

Sitios electrónicos

Sitio

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Descripción

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Unidad IV. Manuales administrativos Tema 2. Objetivos

Objetivos del tema Identificar los propósitos principales por los que se elaboran los manuales administrativos en las empresas.

Desarrollo

Los manuales administrativos tienen como objetivos:

Objetivo de los manuales administrativos A) Sistematizar la información de la empresa. Las empresas cuentan con información acerca de cómo se formó, es decir, su historia; determina objetivos, pero en ocasiones no los tiene por escrito; opera con procedimientos establecidos, pero en muchos casos pasan por tradición oral de un empleado a otro; cuenta con información de los puestos que integran la empresa, pero no está documentada. Es por todo esto que es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos. B) Informar. Informará a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.

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Unidad IV. Manuales administrativos

C) Auxiliar en la inducción y capacitación del personal. Cuando un empleado ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como con su puesto, cómo se creó la empresa, cuál es su misión, visión, filosofía, valores, objetivos, quién será su jefe, cuáles funciones va a llevar a cabo, entre otros datos. Esta información está contenida en los manuales administrativos, por lo que al nuevo empleado se le puede entregar, físicamente o enviar por correo electrónico, el manual de bienvenida, el manual de inducción y el manual de organización. En estos manuales podrá leer la información que le permita identificarse e integrarse mejor y más rápido a la empresa. D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en primer lugar, dar al personal en forma detallada cómo va a desarrollar sus funciones; con base en estos manuales, capacitar al personal, evaluar su desempeño e inclusive servir de base en la auditoría administrativa, con el objeto de evaluar la eficiencia y eficacia con que opera la empresa (esto ocurre cuando el auditor compara las funciones y actividades que debe llevar a cabo cada empleado de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos), con la forma real de cómo efectúa sus actividades día a día. Esto permite al auditor detectar las desviaciones en que incurre el empleado conforme a lo establecido en los manuales administrativos. E) Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos, también llamados manuales de calidad.

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Unidad IV. Manuales administrativos

ACTIVIDAD 1 “La empresa que cuenta con manuales administrativos puede disminuir sus costos.”

Explica por qué se puede afirmar esta idea.

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Unidad IV. Manuales administrativos Autoevaluación Escribe en los espacios en blanco las palabras que completen las oraciones. 1. Los __________________ ordenan y sistematizan la información de la empresa.

2. La ____________ de la empresa se debe incluir en un manual administrativo.

3. Los manuales administrativos en el área de recursos sirven para ________________ y _____________ al personal de la empresa.

4. Los manuales administrativos, como es el de procedimientos, _________________ las actividades que llevan a cabo los empleados.

5.

El

_________________________

se

basa

en

el

manual

de

procedimientos para evaluar si el personal realiza sus actividades conforme a lo establecido.

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Unidad IV. Manuales administrativos Bibliografía básica Autor

Capítulo

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Descripción

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Unidad IV. Manuales administrativos Tema 3. Clasificación

Objetivos del tema Identificar los diferentes tipos de manuales administrativos que pueden elaborarse para uso en las empresas.

Desarrollo

Clasificación de los manuales Los

cuales

contienen

información de una sola Microadministrativos

empresa o de un área de la empresa.

1. Por su naturaleza

Macroadministrativos

Utilizados

en

los

corporativos

donde

se

información

de

incluye

más de una empresa. Que incluyen información de Mesoadministrativos

una

organizaciones

o

más de

un

solo sector.

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Unidad IV. Manuales administrativos El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan,

por

lo

general,

con

una

estructura

organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el número de puestos con que cuentan son poco 2. Por su área de aplicación

especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud, pero debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos hace más compleja la utilización de un solo manual; por lo tanto, en vez de contar con un solo manual para toda la empresa, se elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene información de un área en específico de la empresa. La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad determinar

de la

sus

funciones

especialidad

y

servirán

cantidad

de

para los

manuales. Tal vez una empresa pequeña puede contener

su

información

en

un

manual

de

organización y un manual de procedimientos, pero, 3. Por su contenido

conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando,

es

necesario

elaborar

manuales

especializados ya no sólo de organización ni procedimientos. Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos: manuales de bienvenida, de inducción,

de

calidad,

de

operaciones,

de

proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas,

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Unidad IV. Manuales administrativos de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de firmas e inclusive de llaves. Que

contienen

información global de la empresa. Los manuales generales son los que van

a

contener

información de toda la empresa; Manuales generales

incluyen

información del área de recursos,

humanos,

finanzas, mercadotecnia, operaciones

e

informática.

Difícilmente

en la realidad de las 4. Por su ámbito

empresas vas a encontrar un manual general. Que

contienen

información detallada de toda

la

empresa;

por

ejemplo, el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas Manuales específicos

tanto

impresas

como

digitales que se emplean en las operaciones de la empresa. Es específico porque

sólo

información

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contiene relacionada

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Unidad IV. Manuales administrativos con los formatos de la empresa. Ahora bien, en algunas empresas se elabora un manual administrativo para cada área, por ejemplo, esto pasa en empresas grandes donde encontramos el manual de procedimientos del área de producción.

ACTIVIDAD 1 Elabora un mapa conceptual de los diferentes tipos de manuales administrativos estudiados en este tema.

Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

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Unidad IV. Manuales administrativos

ACTIVIDAD 2 Investiga, en tres empresas de diferente giro, con qué tipo de manuales administrativos cuentan (que al menos tengan tres manuales cada una). Anótalos, clasifícalos y escribe la información en la siguiente tabla:

NOMBRE DEL

TIPO DE

MANUAL

MANUAL

Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

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Descripción

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Unidad IV. Manuales administrativos

Cuestionario de la Unidad Contesta el siguiente cuestionario. Elabóralo en tu equipo personal y posteriormente súbelo al sitio. 1.

Define qué es un manual administrativo.

2.

Escribe los objetivos de los manuales administrativos.

3.

¿Por que es

importante

para

las empresas

contar con manuales

administrativos? 4.

¿Cómo se clasifican los manuales administrativos?

5.

Por su contenido, los manuales se clasifican en:

6.

Los manuales administrativos, por su área de aplicación, ¿cómo se

clasifican? 7.

Los manuales generales, ¿qué información contienen?

8.

Los manuales específicos, ¿qué información contienen?

9.

Los manuales por su naturaleza, se clasifican en:

10. Escribe el nombre de tres manuales administrativos. Descarga archivo

CUESTIONARIO_U4_final

Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

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Unidad IV. Manuales administrativos Examen de Autoevaluación

Participa en el siguiente Rally. Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Verdadera Falsa 1. Un manual administrativo es un documento que contiene información ordenada y sistematizada de una organización.

(

)

(

)

(

)

(

)

2. El objetivo de los manuales es representar las funciones de la empresa.

(

)

(

)

3. Los manuales administrativos contienen información que permite al administrador tomar decisiones bajo condiciones de certidumbre.

(

)

(

)

(

)

(

)

5. Los manuales, por su área de aplicación, se clasifican en generales y específicos.

(

)

(

)

6. Los manuales, por su contenido, se clasifican en macroadministrativos, microadministrativos y mesoadministrativos.

(

)

(

)

(

)

(

)

8. El manual de procesos contiene los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa.

(

)

(

)

9. El manual de políticas contiene las reglas de la empresa.

(

)

(

)

(

)

(

)

4. Los manuales, por su naturaleza, se clasifican en organizacionales y de procedimientos.

7. El manual de organización es el que contiene información acerca de la estructura de una empresa.

10. El manual de puestos contiene el catálogo de puestos.

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Unidad IV. Manuales administrativos

LO QUE APRENDÍ Entra al foro de discusión “Manuales administrativos” y comenta sobre qué son los manuales administrativos, por qué es importante que se cuente con ellos en la organización y los diferentes tipos de manuales que hay.

Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro.

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Unidad IV. Manuales administrativos Glosario de la unidad ISO (Organización Internacional para la Estandarización) Es una organización no gubernamental establecida en 1947. Su misión es promover el desarrollo de la estandarización y las actividades con ella relacionada en el mundo, con la mira en facilitar el intercambio de servicios y bienes para promover la cooperación en la esfera de lo intelectual, científico, tecnológico y económico. Todos los trabajos realizados por la ISO resultan en acuerdos internacionales los cuales son publicados como estándares internacionales.

Manuales administrativos Son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora.

Memoria USB Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información que puede requerir o no baterías (pilas). Estas memorias son resistentes a los rasguños (externos) y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil, como los disquetes, discos compactos y los DVD.

Sistematizar Organizar según un sistema.

USB (Universal Serial Bus) Es un puerto que sirve para conectar periféricos a una computadora.

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MESOGRAFÍA Bibliografía básica

Bibliografía complementaria

Sitios electrónicos

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