MODELO GENERAL DE CONTABILIDAD PARA EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS PÚBLICOS EPSP1

TÍTULO V

NORMAS TÉCNICAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Junio de 2010

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Coordinadores del Proyecto: Ricardo Vásquez Bernal – Socio de Baker Tilly Colombia, Wilmar Franco Franco – Gerente de Consultoría Baker Tilly Colombia, Fernanda Pérez Hernández – Senior de Consultoría Baker Tilly Colombia.

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Tabla de contenido

Contenido

NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD ...........................................................3 1.

Objetivos..............................................................................................................................3

2.

Libros de contabilidad ..........................................................................................................3

3.

Libros principales .................................................................................................................3

4.

Registro de los libros principales ..........................................................................................5

5.

Formalidades de los libros de contabilidad ...........................................................................7

6.

Documentos soporte............................................................................................................7

7.

Comprobantes de contabilidad ............................................................................................8

8.

Forma de llevar los libros .....................................................................................................9

9.

Exhibición de libros y documentos ..................................................................................... 10

10.

Conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes..................... 12

11.

Pérdida, extravió o destrucción de los libros de contabilidad .......................................... 13

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TÍTULO V

NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deberán llevar los libros de contabilidad para el registro de sus operaciones, de acuerdo con las normas del código de comercio y del Modelo General de Contabilidad, para los entes públicos, además de estas normas deberán acatar las normas de la Contaduría General de la Nación, los cuales podrán ser diligenciados ya sea en forma manual o sistematizada. 1.

Objetivos

La información contenida en los libros y documentos que forman parte integral de la contabilidad persigue los siguientes objetivos: a. Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros, económicos y sociales, realizados por los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios. b. Conocer, ordenar y controlar las operaciones que lleve a cabo el ente prestador de servicios públicos domiciliarios en desarrollo de su objeto social. c. Elaborar los estados financieros e informes complementarios con base en el registro de las operaciones financieras, económicas y sociales. d. Permitir el ejercicio de las funciones constitucionales y legales que le competen a los órganos de control, inspección y vigilancia. e. Permitir total comprensión y verificación de los hechos financieros, económicos y sociales registrados por los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios. f. Controlar y conocer el movimiento de los inventarios de los bienes, ya sea por unidades o grupos homogéneos. g. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos de dirección, administración y control. 2.

Libros de contabilidad

Para el registro de sus operaciones financieras y económicas, los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios llevarán los siguientes libros: Los libros son de dos clases: Obligatorios y auxiliares. Los libros obligatorios son los necesarios para desarrollar las actividades del objeto social, son los que mínimamente exige la ley. Los libros auxiliares o facultativos son los que complementan los obligatorios y cuya teneduría es facultativa del ente prestador de servicios públicos, sin que exista la obligación de inscribirlos en el registro mercantil. 3.

Libros principales

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Libro Diario: Contiene, en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes. Libros auxiliares: Estos libros contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del catálogo de cuentas. Podrán llevarse en sistemas o módulos de información diferentes al sistema contable, siempre y cuando sus saldos sean conciliados mensualmente. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que los integran. Decreto 2649 de 1993 ART. 130. —Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de éstos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior. ART. 131. —Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Ley 222 de 1995 ART. 21. —Actas. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. PAR. —Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se

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aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado. Código de Comercio Art. 48 “…conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin fe asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.” ART. 49 “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.” Libro de accionistas ART. 195.- La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. Así mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas. Libro de socios en sociedades limitadas ART. 361.- La sociedad llevará un libro de registro de socios, registrado en la cámara de comercio, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aún por vía de remate. Libro de actas ART. 431.- Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, en su defecto, por el revisor fiscal. (…). 4.

Registro de los libros principales

Los libros principales deben registrarse mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal del ente prestador de servicios públicos domiciliarios, la cual debe quedar inserta en

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el primer folio de los libros o en el primero que se encuentre hábil. Este requisito es indispensable para iniciar válidamente el proceso de contabilización de las operaciones. Cuando los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios hayan registrado los libros principales en la Cámara de Comercio, dicho acto tendrá plena validez, para todos los efectos. En el registro de los libros principales se indicará, por lo menos, el nombre del ente prestador de servicios públicos domiciliarios, nombre del libro, fecha de registro y número de folios con numeración sucesiva y continua. Sólo podrá registrarse un nuevo libro cuando al anterior le queden pocos folios por usar o deba ser sustituido por causa de fuerza mayor, que calificará el representante legal o quien haga sus veces. Código de Comercio ART. 19.- Es obligación de todo comerciante: (…). 2º) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. (…). ART. 28.- Deberán inscribirse en el registro mercantil: (…). 7º) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles. (…). ART. 29.- El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios: (…). 4º) La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un termino especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción. ART. 39.- El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma: 1º) En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona pertenezca, del uso a que se destina y del numero de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario. 2º) En un libro destinado a tal fin se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.

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5.

Formalidades de los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma español, diligenciarse y conservarse de forma que garanticen la autenticidad e integridad de la información contable. Contendrán el registro actualizado de los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situación financiera y económica del ente prestador de servicios públicos domiciliarios, convirtiéndose en la fuente de información básica para la elaboración de los estados financieros e informes complementarios. El registro contable de las operaciones se efectuará, con sus débitos y créditos, en el orden cronológico en que se presenten, en forma individual o por resúmenes mensuales. Los libros auxiliares permiten el conocimiento de las transacciones individuales. Para el registro de las operaciones, el ente prestador de servicios públicos domiciliarios puede organizar los libros principales con hojas removibles o tarjetas. Cuando se registren las operaciones a través del procesamiento electrónico de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnéticos y archivarlas de manera que garanticen su conservación. Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad, procederán al registro de los libros principales. Código de Comercio ART 50.- La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expide el Gobierno. ART. 52.- Al iniciar sus actividades, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. ART. 53.- En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. ART. 55.- El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. ART. 56.- Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno. 6.

Documentos soporte

Comprenden las relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones que realizan los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios. Deben adjuntarse a los comprobantes

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de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como, provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre. Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a un tercero, tales como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen el registro de una operación. 7.

Comprobantes de contabilidad

Documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, y económicas de los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios, sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Deben elaborarse en idioma español con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo de cuentas. Estos comprobantes pueden elaborarse por medios manuales, mecánicos o electrónicos y conservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios elaborarán, entre otros, los siguientes comprobantes: Comprobante de Ingreso. En él se resumen las operaciones relacionadas con la recepción de efectivo o documento que lo represente. Comprobante de Egreso. En él se resumen las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente. Comprobante General. En él se resumen las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no intervenga el efectivo o el documento que lo represente. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas áreas del ente prestador de servicios públicos. Código de Comercio ART. 51.- Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

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ART. 59.- Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

Estatuto Tributario ART. 775.- Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen éstos. ART. 776.- Prevalencia de los comprobantes sobre los asientos de contabilidad. Si las cifras registradas en los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales, y pasivos exceden del valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entenderán comprobados hasta concurrencia del valor de dichos comprobantes. 8.

Forma de llevar los libros

En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones sobre los mismos registros. Los errores de trascripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, la fecha de la anulación y el nombre y firma del funcionario responsable. Código de Comercio ART. 57.- En los libros de comercio se prohíbe: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros ART. 68.- Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.

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En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en los que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable. Estatuto Tributario ART. 772.- La contabilidad como medio de prueba. Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. 9.

Exhibición de libros y documentos

Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza pública, los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspección y vigilancia. Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza privada, deben sujetarse a los lineamientos del Decreto 2649/93 y el Código de Comercio. Constitución Nacional ART. 15.- INC. 3º. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.” Ley 222 de 1995 ART. 48. —Derecho de inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva. Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente. Código de Comercio

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ART. 61.- Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. (…). Decreto Reglamentario 1354 de 1987 ART. 2.- Cuando la administración tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, éstos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos. Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud. Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente deberá exhibir los libros a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibición. Estatuto Tributario ART. 654.- Hechos irregulares en la contabilidad. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos: c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. (…). ART. 655.- Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0,5%) del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de veinte millones de pesos ($20.000.000) (hoy ($382.065.000). Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder. PAR.- No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable. ART 781.- La no presentación de los libros de contabilidad será indicio en contra del contribuyente. El contribuyente que no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración lo exija, no podrá invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se

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tendrá como indicio en su contra. En tales casos se desconocerán los correspondientes costos, deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente. Únicamente se aceptarán como causa justificativa de la no presentación, la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. La existencia de la contabilidad se presume en todos los casos en que la ley impone la obligación de llevarla. 10.

Conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes

Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios están obligados a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, para la justificación y comprobación de las operaciones que han sido objeto de registro. Para su conservación y con el fin de prescindir del documento en papel, podrán reproducirse a través de microfilmes o microfichas. La responsabilidad del manejo, organización y conservación de los documentos relativos a los archivos corresponde a los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios; por tal razón el representante legal o quien haga sus veces, designará mediante acto administrativo el funcionario responsable de la custodia y tenencia de los libros, los comprobantes de contabilidad y los respectivos documentos soporte. Para las entidades públicas, según lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de la Nación, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación; por lo tanto, aquellos que hacen parte de la contabilidad pública deberán conservarse de acuerdo con la reglamentación que sobre el tema se expida. Código de Comercio ART. 55.- El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. ART. 60.- “Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta…” Estatuto tributario Art. 632.- Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un periodo de cinco(5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguientes al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera:

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1. Cuando se trate de personas naturales o entidades obligadas a llevar libros de contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y eterno que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos. 2. Las informaciones y pruebas especificas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio liquido y la renta liquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes. 3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor. 4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes. 11.

Pérdida, extravió o destrucción de los libros de contabilidad

Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza oficial o mixta deberán acogerse a lo establecido por la Contaduría General de la Nación: El representante legal, quien haga sus veces o el responsable de la custodia y tenencia, denunciará ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de los libros de contabilidad, e informarán dicha circunstancia a la Contaduría General de la Nación. Deberá ordenarse, de inmediato, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de tres meses. Para ello se tomará como base los comprobantes de contabilidad, documentos soporte, estados financieros, informes de terceros, copias grabadas en medios magnéticos, microfilmes, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinentes. Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza privada deberán acogerse a lo dispuesto en el Decreto 2649/93 y el código de comercio. Destrucción de libros y papeles microfilmados Carta Circular 2 de 1985, Cámara de Comercio de Bogotá. 1. Función de la cámara de comercio. Independientemente del cumplimiento de las normas sobre microfilmación (C.Co. Art. 60; D. 252/50, D. 3354/54), la cámara de comercio está llamada a preenviar la destrucción de los libros y papeles que se hubieren microfilmado, luego de que ante ella se verifique la exactitud de la reproducción de las copias obtenidas. 2. Cámara de comercio competente. Es competente para efectuar el mencionado procedimiento, la cámara de comercio donde fueron registrados los libros y papeles que se pretenden destruir.

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3. Documentos que se deben presentar al funcionario designado por la cámara de comercio. a) actas iniciales y finales de la microfilmación efectuada, y b) prueba de la exactitud de la reproducción de las copias; se pretende que, previamente a la destrucción de los libros y papeles, se garantice su exacta reproducción, a fin de asegurar que las copias que se requieran en el futuro sean fiel reflejo de los documentos destruidos, para los fines probatorios pertinentes. Esta prueba puede consistir, por ejemplo, en certificación expedida por la persona o representante legal de la entidad que llevó a cabo el proceso de microfilmación; certificado del revisor fiscal de la compañía o de un contador público independiente; etc. 4. Levantamiento del acta de destrucción. Una vez efectuada y verificada la destrucción correspondiente, el secretario designado por esta entidad, levantará un acta donde se anotarán los siguientes aspectos: Fecha y hora de la diligencia; personas asistentes; papeles y libros que se destruyeron; procedimiento utilizado para su reproducción; medio a través del cual se acreditó la exactitud de la reproducción de las copias, y fecha de terminación del proceso. Dicha acta será suscrita por el representante legal de la compañía respectiva y por el secretario de esta entidad, copia de la cual será archivada en la cámara de comercio.

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