PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 1 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

MUNICIPIO DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO MAYO – AGOSTO 2015

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 2 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

La oficina de control interno del Municipio de Sevilla Valle en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, rinde el informe pormenorizado cuatrimestral, del estado de control interno de la Entidad, basándose en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, acorde con la estructura del modelo estándar de control interno MECI (Decreto 943 de mayo 21 de 2014).

1. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1.

COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.  El elemento “Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos” se fortaleció a través de la socialización de los principios y valores definidos en el Código de Ética, en diferentes medios de difusión interna, la realización de talleres y sensibilización en las que participaron los servidores de la Entidad.  El CODIGO DE ÉTICA, del Municipio, adoptado por la Entidad, mediante Decreto N° 031 del 5 de febrero de 2008. Igualmente, la entidad cuenta con la Misión, visión, objetivos institucionales.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 3 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

1.1.2 Desarrollo Talento Humano  El elemento de Desarrollo del Talento Humano cuenta con políticas, programas, planes y manuales de funciones definidos y adoptados; presenta y tiene en ejecución el plan de capacitación y el programa de bienestar social e incentivos para la vigencia 2015, se realizan jornadas de bienestar donde se realizan actividades deportivas, lúdicas etc.  El Municipio de Sevilla Valle, cuenta con un programa de inducción y reinducción documentado en el que se definen el alcance, objetivos, responsables, contenidos, temas y actividades.  El Municipio desarrolla el talento humano de manera articulada con los demás procesos de gestión de la entidad, lo que permite ejecutar los programas de capacitación, bienestar, estímulos y salud ocupacional, acorde con las necesidades de los servidores.  En la entidad se han fortalecido las capacitaciones, en los meses de mayo – agosto se realizaron capacitaciones dirigidas a los servidores públicos sobre temas como: *Ley de empalme: dictado por la contraloría departamental Del Valle del cauca *Actualización MECI: dictado por la Escuela de Administración pública ESAP, *Administración del riesgo: dictado por la Escuela de Administración pública ESAP, *Sistema de control interno: dictado por la Escuela de Administración pública ESAP  La comisión de personal se encuentra conformada mediante Resolución No 01 de 2015, la cual es un órgano de gestión del empleo público y la gerencia pública, la comisión se reúne una vez al mes con el objetivo discutir los temas propios de sus funciones asignadas por la Ley 909 de 2004.  La evaluación de desempeño se está realizando semestralmente a los empleados de planta la cual evidencia el cumplimiento de las funciones por parte de los servidores de la entidad.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 4 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

 La Secretaria de desarrollo Institucional se encuentra adelantando con funcionarios de la ESAP, la capacitación “Actualización de la hoja de vida en el SIGEP”. 1.2.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes, Programas y proyectos  El sistema de control interno está basado y estructurado de acuerdo a sus planes, políticas, procesos y procedimientos, estos últimos concebidos a partir de la implementación del modelo estándar de control interno, que se encuentra en la etapa de cierre de actualización, en concordancia con el decreto 943 de 2014 expedido por la presidencia de la república.  Desde la Alta Dirección se emitieron las directrices y lineamientos donde se promueve un servicio de calidad, transparencia y mejoramiento continuo de los procesos.  El Municipio de Sevilla, Capital Cafetera de Colombia asume como su Misión: “Trabajar por un municipio saludable, seguro, cultural, deportivo, educador, transparente, eco-turístico, sostenible con el ambiente e incluyente, comprometido con el fortalecimiento de los sectores productivos, generando una actividad agro-económica cimentada en la producción factible, sustentable y competitiva, procurando el desarrollo territorial, mediante la distribución equitativa y eficiente de los recursos públicos, mejorando la calidad de vida de la comunidad sevillana”.  En cuanto a su Visión, “Para el año 2022, Sevilla será reconocida como modelo de construcción de escenarios de desarrollo agroeconómico, ecoturístico, sostenible con el ambiente, tecnológico, cultural, educador, deportivo y social; ideal para la inversión, constituyéndose en centro agroindustrial productivo, conectado y competitivo. Logrando la participación activa e incluyente de los diferentes actores de la comunidad, que aseguren la transparencia de la gestión municipal y una economía dinámica equitativa y prospera para todos sus habitantes.”  Cuenta su “plan de desarrollo municipal de Sevilla, Valle del Cauca, periodo 2012-2015: Sevilla, Capital Cafetera de Colombia”, con cuatro ejes

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 5 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

estructurales a saber; en los que se enmarcan todos los sectores que requieren atención por parte de la entidad. Cada uno de estos ejes incluye en sus componentes, los programas y subprogramas de los que se generan los proyectos y subproyecto a través de los que se realizan los contratos necesarios para ejecutar los presupuestos que permitan atender las necesidades sentidas de la población.  La entidad cuenta con PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO Decreto No 016 2015 donde se indican las bases para la Prevención y Lucha contra la Corrupción y la aplicación de iniciativas que promuevan la transparencia en las entidades públicas.  Se ha Fortalecido la estrategia de Gobierno en Línea GELT, buscando que los ciudadanos a través de este medio se enteren de los avances y logros de la administración en materia de interés ciudadano y se acerquen a la administración municipal por medio del enlace de las PQRS o chat interactivo, además se ha logrado incluir en la página web del municipio un link de ley de transparencia y de acceso a la información donde se agrupa la información que hace parte integral de la misma según los lineamientos de la Ley de transparencia y la Procuraduría General de la Nación. 1.2.2 Modelo de operación por procesos  la entidad Presenta de acuerdo a su estructura organizacional, el despacho del alcalde como cabeza de la organización, de donde se desprenden 3 oficinas asesoras (Jurídica, control interno y planeación) y posteriormente se encuentran 5 secretarias (Desarrollo Institucional, Salud, Gobierno, Hacienda, Transito e infraestructura)  Cuenta con un mapa de procesos bien definido donde se diferencia sus procesos estratégicos, misionales, apoyo, de evaluación y seguimiento y los procesos transversales de participación ciudadana e información y comunicación.  El municipio cuenta con procedimientos diseñados e implementados dentro de los procesos de gestión, los cuales en la actualidad se están consolidando en el manual de procesos y procedimientos.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 6 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

 Adicionalmente con el fin de mejorar los procesos internos se están actualizando los procedimientos existentes y se están diseñando nuevos procedimientos.  Se están construyendo las políticas de operación en los procedimientos que permiten fijar los lineamientos y dar más claridad sobre los procedimientos que se están actualizando o diseñando.  El municipio de Sevilla mantiene una alta participación de la mujer en niveles directivos y medios, no solo dando cumplimiento a la ley de cuotas, sino destacando la importancia del rol de la mujer en la administración pública y en la sociedad.

1.3.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

 Se estableció la Política de Administración del Riesgos en el Municipio de Sevilla Valle, adoptada mediante resolución 245 de 2015 y se socializo a través de la circular No 005 de 2015 enviada a todas las dependencias de la entidad.  En el seguimiento de la administración del riesgo, se estableció que la política debe estructurarse con base en el contexto estratégico de acuerdo con los parámetros de evaluación definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, los cuales deben incluir los niveles de aceptación o tolerancia al riesgo, los niveles para calificar el impacto en los procesos, los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de riesgo.  Además se pudo observar en el informe de seguimiento y evaluación a la administración del riesgo (2015), que los líderes de los procesos no tienen claro los lineamientos para la elaboración del contexto estratégico, como primer paso hacia una adecuada identificación de las amenazas (riesgos externos) y de las debilidades (riesgos internos) a los cuales se encuentra expuesto el municipio de Sevilla Valle.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 7 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

 En el año 2015 se realizó la actualización y revisión con la mayoría de las dependencias de los mapas de riesgos de la entidad, los mapas de riesgos por procesos y riesgos por corrupción, con la participación del equipo MECI, los responsables de cada proceso y con la asesoría permanente de la Oficina de Control Interno, con el fin de identificar y valorar los riesgos, establecer los controles que permitan reducir y mitigar la materialización de los riesgos.  Por medio de la Oficina de Control Interno se realizaron capacitaciones a servidores públicos de la entidad, con la colaboración de un funcionario de la Escuela Superior de Administración Publica ESAP, donde se reforzó el componente de la administración del riesgo.  En el seguimiento realizado por la oficina de Control Interno se recomendó que en todos los procesos, los riesgos por procesos, los riesgos por corrupción y en general todos aquellos riesgos que después de ser valorados con controles, se identifiquen y evalúen en un impacto “extremo – Alto”, se definan planes de contingencia que permitan reducir el impacto de la materialización de dichos riesgos.

2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 8 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

2.1.

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

 La Entidad realizara el seguimiento a los procesos de gestión que se adelantan al interior de la misma, mediante una herramienta diseñada por la Oficina De control Interno con el acompañamiento del equipo MECI con el propósito de realizar una autoevaluación institucional que permita medir los porcentajes de avance, cumplimiento y efectividad del sistema de control interno.  la Oficina Asesora de Planeación, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, elaboró la Estrategia Anticorrupción, Atención al Ciudadano, anti tramites y Participación Ciudadana 2015, publicada en el portal institucional En la página web del municipio.  La Oficina de Control Interno, realizo seguimiento al Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano de los meses comprendidos entre mayo y agosto de 2015. Los cuales pueden ser consultados en la página web del municipio.  La institucionalidad se refuerza mediante el fortalecimiento de la cultura de servicio público – gestión pensada en el bienestar de la ciudadanía y en mantenerla informada sobre del uso eficiente en el manejo de los recursos públicos.  La Oficina de Control Interno ha realizado seguimientos a diferentes temas tales como: *Seguimiento a la administración del riesgo *Seguimiento a la implementación de la Ley de Transparencia y acceso a la información *Seguimiento a la rendición en la plataforma RCL, contratación de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca. *Seguimiento a la rendición FUT – SIEE por inconsistencias en la información reportada y detectada por el Departamento Nacional de Planeación.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 9 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

2.2.

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA INTERNA

 El seguimiento al Sistema de Control Interno del Municipio de Sevilla Valle se realiza a través de las auditorías ejecutadas por la Oficina de Control Interno, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora a la gestión y contribuir al logro de los objetivos institucionales.  Para la Evaluación Independiente de la gestión institucional se elaboró el Plan General de Auditorías de la vigencia 2015, se presentó al comité de coordinación de control interno para su aprobación y se socializo en consejo de gobierno, el PGA se ejecutara según lo programado durante todo la vigencia 2015. 

En el plan general de auditorías Se incluyeron auditorías a los procesos de Gestión Humana y, Gestión en Tránsito y movilidad, gestión en alumbrado público, gestión en saneamiento básico y agua potable, desarrollo logístico y talento humano, etc.

 Como metodología del proceso auditor y como estrategia para evitar la materialización del riesgo por extemporaneidad de la información o la no entrega de esta, Se diseñaron cuestionarios para realizar las auditorias en tiempo real con el objetivo de hacerlas más dinámicas e imparciales.  Se le está realizando seguimiento a los tiempos de respuesta de los derechos de petición con la finalidad que estos se ajusten a los requerimientos establecidos por la Ley.  Se ha fomentado la Cultura del Control y Autocontrol, por medio de campañas institucionales realizadas por la Oficina de control Interno que están siendo enviadas a través de correo electrónico institucional, carteleras, circulares, oficios a cada dependencia y charlas focales.  La oficina de control interno ha enviado trece (13) circulares y ciento cincuenta y tres oficios (153) sobre asuntos relacionados con contratación, cultura de autocontrol, responsabilidades de rendición de cuentas en línea en las diferentes plataformas a los organismos de control y vigilancia, administración del riesgo y la aplicación del decreto 943 de 2014, aplicación

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 10 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

de la ley de transparencia, estrategias e gobierno en línea, estatuto anticorrupción etc.,  En el momento se está desarrollando el plan general de auditorías 2015, la Oficina de Control interno se encuentra preparando los pre informes de auditoría, teniendo en consideración las evidencias enviadas por las dependencias de las respuestas dadas en la etapa inicial del cuestionario de la auditoria interna.

2.3.

PLANES DE MEJORAMIENTO

 En el mes de julio se rindió el avance de planes de mejoramiento a la Contraloría General de la republica a través del aplicativo virtual en la plataforma SIRECI.  En el mismo mes se rindió el avance de planes de mejoramiento a la Contraloría departamental del Valle del Cauca plataforma RCL, en medio físico y magnético en la oficina regional CERCOFIS Tuluá.  La Oficina de Control Interno se encuentra realizando seguimiento a las auditorías realizadas por la Contraloría General de la Nación y la Contraloría Departamental del Valle del Cauca en los diferentes planes de mejoramiento suscritos con estas entidades.  A través de diferentes oficios se ha reiterado la necesidad y obligatoriedad de subsanar los hallazgos y superar los planes de mejoramiento suscritos por el Municipio de Sevilla.  La Oficina de control interno ha brindado Asesoría y Acompañamiento permanente a los responsables de superar los hallazgos.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 11 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

3. EJE TRANSVERSAL – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

 Dentro de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, el municipio de Sevilla en su mapa de procesos estableció la transversalidad de la Información y Comunicación, reflejando la transparencia en sus procesos, presentando información oportuna, clara y de calidad, para el ciudadano, haciéndolo parte esencial de la entidad.  Se logra fomentar los instrumentos de comunicación, información e interacción reales con el ciudadano a través de la página web del municipio, redes sociales, televisión, radio, boletines informativos, consejos comunitarios, rendición pública de cuentas entre otros.  Como parte de la estrategia de atención e información al ciudadano, y en cumplimiento de la Ley de Transparencia y los fines esenciales del estado, se ajustaron los procedimientos referentes a la Página Web y Medios de Comunicación, Ventanilla Única, con el objetivo de acercar al ciudadano a la entidad.  Se evidencia por parte de la entidad, un mayor impulso a su comunicación tanto interna como externa con el fortalecimiento de la Oficina de Medios y una dinámica permanente en las redes sociales, amplia difusión de noticias y eventos relacionados con sus políticas, servicios, y en general información de la gestión institucional, en televisión y emisoras de radio locales, además utilizando su Página Web para ultimas noticias, Calendario de eventos, Participación ciudadana y brindar información actual de forma constante sobre temas de interés general y de la gestión de la administración.  Igualmente, el desempeño de las comunicaciones institucionales en la gestión contribuye al acercamiento de la Entidad con la ciudadanía; informa sobre la gestión, inversión de los recursos, planes, programas y proyectos que redundan en el bienestar y calidad de vida para la comunidad Sevillana.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 12 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

4. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS Los siguientes son algunos aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda revisiones y fortalecimiento:  Se observa la necesidad de fortalecer la asesoría y acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación, a todas las áreas y procesos de la entidad, en la formulación de los proyectos, verificación y seguimiento al desarrollo de los mismos.  Se observa la necesidad de fortalecer la asesoría y acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Planeación, en la correcta ejecución de los proyectos a través de los cuales se pretende dar cumplimiento a los diferentes programas y subprogramas del Plan de Desarrollo municipal.  Los indicadores para medir el comportamiento de la gestión aún no se consolidan como herramientas claves para mediciones oportunas y alarmas tempranas, que en la práctica ayuden a la toma de decisiones. Es recomendable que los responsables de cada proceso brinden especial atención a este tema.  Es importante que la Entidad cuente con mediciones sobre el avance del Sistema de Control Interno que permita conocer la realidad del mismo con el fin de fortalecer la gestión y el uso eficiente, eficaz y efectivo de los recursos.  Se observa que algunos de los controles establecidos para el manejo de los riesgos identificados en los procesos, no siempre se aplican de la forma adecuada. Para garantizar la operatividad de los controles, y evitar la materialización de los riesgos; es necesario además de fortalecer el seguimiento oportuno a los riesgos de los procesos, realizar actividades de socialización y capacitación, especialmente cuando se actualizan los mapas de riesgos dando a conocer de forma inmediata los cambios incorporados, y reforzando la importancia de los seguimientos y aplicación de controles por parte de los líderes e integrantes de los procesos.

PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO: INF-OCI-01

PAGINA: 13 DE 13 ALCALDÍA DE SEVILLA

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

 Algunos servidores públicos no identifican su roles y responsabilidades en el Sistema de Control Interno, por lo cual se recomienda a la alta dirección el fomento de la cultura del Autocontrol, Autorregulación y autoevaluación.

Original firmado HUGO FERNANDO NARANJO MARÍN Asesor Control Interno Septiembre de 2015