Documento Normativa de acceso y uso de los servicios de la UAT
Codi: VHIR-UAT-DOC-002 Data: 02/06/2015
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Normativa de acceso y uso de los servicios de la UAT
REDACTADO POR Nombre: Rosa Prieto Cargo: Responsable UAT Firma:
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Nombre: Miriam Âlvarez Cargo: Responsable Desarrollo Profesional Firma:
Nombre: Xavier Cañas Cargo: Coordinador de Servicios Científico-Técnicos Firma:
Nombre: Mònica Anglada Cargo: Responsable de Calidad Firma:
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Este documento tiene como objeto establecer la normativa de autorización de acceso y uso de todos los servicios prestados por la UAT. 1. Autorización de acceso físico a las instalaciones de la UAT El acceso a las instalaciones de la UAT está controlado mediante un lector de tarjetas, que permite la apertura de la puerta exterior con la tarjeta del VHIR previamente activada por la Unidad de Recursos Humanos (RRHH). Esta tarjeta es personal e intransferible, de forma que cada usuario debe acceder con su propia tarjeta y no hacer uso de tarjetas ajenas ni permitir que con la suya entren otras personas. 1.1 Acceso para personal del VHIR: -
Personal con contrato laboral en el VHIR: la petición de acceso la hará el/la Responsable del trabajador cuando gestione con la Unidad de RRHH su incorporación a través del documento de “Comunicación de alta de trabajador”, marcando la casilla “acceso UAT”. Este documento será firmado por el Responsable. Las personas ya contratadas por el VHIR que no tengan activado el acceso a la UAT y que lo necesiten en un momento dado deberán ponerse en contacto por correo electrónico con la persona Responsable de la Unidad (
[email protected]), que gestionará el acceso con RRHH.
-
Personal que no tenga relación contractual directa con el VHIR: Estancias formativas: el acceso se gestionará a través de RRHH mediante el documento de “Solicitud de alta en estancias formativas”, marcando la casilla “acceso UAT”. Este documento también será firmando por el Responsable de la persona solicitante. En el caso de aquellos investigadores que tengan tarjeta del VHIR pero donde la identificación de su Responsable sea complicada (por ejemplo personal del HUVH), el propio usuario marcará en el documento de “Solicitud de alta de personal externo” la casilla “acceso UAT” y enviará un correo identificándose y especificando qué uso hará de la UAT a la dirección
[email protected]. Este correo lo recibirá la persona Responsable de la UAT, que gestionará el acceso con RRHH.
Las responsabilidades que se deriven del uso de los servicios de la UAT por parte de un determinado usuario serán asumidas por el Responsable que haya autorizado su acceso. Si no existe un Responsable, el propio usuario responderá de su actuación. 1.2 Acceso para personal externo (otras instituciones fuera del entorno Vall d’Hebron): No se facilitará tarjeta de acceso. Para acceder a las instalaciones de la UAT, los usuarios tendrán que contactar previamente con el personal técnico de la UAT para concertar día y hora de la visita. 2. Petición de servicios de la UAT: se solicitan siempre a través del aplicativo on-line que se encuentra en la página web del VHIR (www.vhir.org). 1.1 Los usuarios internos tienen que ser autorizados por su Responsable a través de la Intranet para poder solicitar servicios:
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Autorización para solicitar servicios: icono Plataformas/UAT/Gestión de permisos/Añadir usuario.
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Perfil/Gestión
de
Nombre IP
Nombre del usuario autorizado
Asignación de cuentas internas de cargo de los servicios solicitados: a través de la Econet/cargos servicios IR/Selección cuentas internas.
Una vez autorizados, pueden acceder directamente al aplicativo de petición de servicios a través del icono
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1.2 Los usuarios externos tienen que registrarse previamente enviando un correo con sus datos (nombre, teléfono de contacto y correo electrónico) a la persona Responsable de la UAT (
[email protected]). Además, cada usuario debe facilitar los datos de contacto de su Institución (si no está ya en la base de datos de Clientes del VHIR), así como de un “gestor” (una persona de contacto de su Departamento Económico) a quien se le notificará su alta en el sistema. Una descripción más detallada se recoge en el procedimiento VHIR-UAT-PNT002-Alta de clientes externos en Hactec. Una vez registrados pueden acceder al aplicativo a través del icono “Service Request” en la página web de la UAT y seguir el enlace “External application”. Desde aquí se accede al mismo aplicativo de gestión de peticiones de servicio que utilizan los usuarios internos.
3. Normas de uso de los servicios de la UAT 1. Las solicitudes de prestación de servicios se atenderán por estricto orden de llegada (firstcome, first-served), excepto si hubiera alguna causa que justifique la alteración de este orden. La decisión quedará a criterio del personal técnico responsable del servicio, previa consulta con el Responsable de la Unidad. 2. La anulación de una petición de servicio debe hacerse como mínimo con 24 h de antelación. En caso contrario se cobrará el servicio como si se hubiera utilizado, excepto si
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es por causas debidamente justificadas y siempre que haya un preaviso por parte del usuario. 3. La facturación de los servicios se hará de acuerdo a la reserva efectuada (se facturarán los tiempos de retraso no justificados) y al tiempo real de utilización. 4. Se intentará evitar en todo momento la utilización excesiva de un equipo por parte de un mismo investigador o grupo en detrimento de otros investigadores o grupos. En caso de conflicto, se establecerá un horario y/o calendario de actividades que asegure la posibilidad de utilización de los equipos por parte de los grupos o investigadores implicados con el fin de garantizar la viabilidad de sus trabajos. 5. La utilización de los servicios implica que los usuarios asumen las normas de funcionamiento recogidas en este reglamento, así como las normas específicas de utilización de equipos y servicios. El no respetar estas normas y reglamento podrá ser causa de pérdida temporal de la condición de usuario.
Manejo y uso de los equipos 1. El personal técnico adscrito a cada servicio o plataforma es el responsable del manejo y mantenimiento de los equipos, instrumentación e instalaciones que constituyen la dotación de los mismos. 2. Para tratar aspectos técnicos de la prestación solicitada los usuarios podrán concertar una entrevista con el personal técnico responsable del servicio. En el caso de los servicios de metabolómica, microarrays y ultrasecuenciación es altamente recomendable esta entrevista previa, excepto para usuarios avanzados que hayan demostrado poseer un conocimiento suficiente del funcionamiento de estas técnicas. 3. Los resultados de los análisis siempre pertenecerán al usuario y el personal de la UAT mantendrá la confidencialidad de los mismos. 4. Los usuarios deben citar en el apartado “Materiales y Métodos” de sus publicaciones científicas las contribuciones técnicas realizadas por la UAT de acuerdo con el modelo “XXX service, which was carried out at/by the High Technology Unit (UAT), VHIR”. Adicionalmente, si consideran que la contribución de algún miembro de la UAT ha sido de especial relevancia para el desarrollo del proyecto pueden citarlo expresamente en el apartado de “Agradecimientos”. El personal de la UAT no puede ser incluido como tal (ni como colaborador) en proyectos de investigación propios de ningún grupo, pero si contribuye de manera sustancial a un proyecto puede participar como coautor en las publicaciones derivadas del mismo, de acuerdo con las recomendaciones establecidas por la ABRF. (http://www.abrf.org/index.cfm/page/resources/authorship.htm)
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5. Es posible la utilización de determinados equipos en régimen de autoservicio por parte de los usuarios. Para ello es imprescindible que reciban una formación inicial de manejo y uso del equipo por parte del personal técnico responsable del servicio. No existe ninguna excepción a esta regla, incluso cuando el usuario tenga experiencia previa en el manejo de equipos similares. El tiempo dedicado a la formación de los usuarios se facturará al precio del servicio con técnico de acuerdo con las tarifas vigentes. 6. La UAT no se responsabiliza de la custodia de las muestras utilizadas en equipos de autoservicio. Tampoco se responsabiliza de los resultados ni de la custodia de los datos obtenidos. Estos datos no pueden almacenarse en los ordenadores de los equipos para evitar colapsarlos, por lo que es responsabilidad del usuario transferirlos a un soporte de donde pueda recuperarlos posteriormente (excepto si el personal técnico responsable del servicio indica otra opción). 7. El aplicativo de solicitud de servicios de la UAT dispone de un calendario donde se pueden visualizar todas las reservas para cada equipo, lo que facilita la gestión de las mismas por parte de los propios usuarios. La puntualidad es esencial para el buen funcionamiento de los servicios. Los retrasos no informados supondrán la pérdida de la franja horaria reservada y se facturará el servicio como si se hubiera realizado, y se tendrá que realizar una nueva reserva para poder utilizar el equipo. 8. En caso de incidencia técnica de un servicio quedará a criterio de la UAT cómo proceder. La UAT no reembolsará a los usuarios el material fungible empleado para la preparación de muestras en estos casos, ni tampoco cuando existan circunstancias ajenas a la UAT que afecten a los equipos y a los servicios (por ejemplo, alteraciones en el suministro de corriente eléctrica, averías de los equipos o de las instalaciones…). Sólo se repondrá el material fungible en aquellos servicios que ejecuten los técnicos de la UAT (no en autoservicio) en caso de error humano.
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Horario de atención al público y de acceso a las instalaciones Acceso en días laborables El horario general de atención al público es de 9 a 17 horas de lunes a viernes en días laborables durante todo el año. Excepcionalmente, por causas debidamente justificadas y siempre previa autorización expresa del Jefe de Grupo y del Responsable de la Unidad, el horario de utilización de equipos con técnico podrá extenderse antes y/o después del horario general. En el caso de los equipos en autoservicio el horario de utilización es de 07:30 a 20:00 horas de lunes a viernes laborables. El acceso a las salas de la UAT antes de las 07:30 horas requiere que: -los usuarios que prevean que van a hacer un uso continuado de un equipo se pongan en contacto con el personal técnico responsable del mismo para facilitarle su nombre y DNI con el fin de incluirlos en una lista de personas autorizadas; -aquellos usuarios que necesiten entrar de forma esporádica deben facilitar su nombre y DNI al celador en el momento de entrar. A las 20:00 horas finaliza el horario de autoservicio y todos los usuarios deberán abandonar la UAT. Si algún usuario necesita seguir utilizando un equipo deberá facilitar sus datos de identificación al personal de vigilancia. No se permitirá el acceso a la UAT fuera de este horario, excepto en ocasiones justificadas. En estos casos el usuario debe ponerse en contacto con antelación con el personal técnico responsable del equipo para tramitar el permiso.
Acceso en fines de semana y días festivos Durante los fines de semana no está permitido el acceso a la UAT. Si algún usuario necesita utilizar algún equipo debe seguir los siguientes pasos: -contactar con el personal técnico responsable del servicio, que le informará de la disponibilidad del mismo; -comunicarlo a Coordinación de Laboratorios antes de las 12 horas del viernes, de manera que se pueda avisar al personal de Seguridad. El personal de la UAT tiene acceso a las instalaciones en cualquier horario.
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Recepción, almacenamiento y custodia de las muestras En caso de que el servicio requiera la entrega previa de muestras por parte del usuario, éstas serán recibidas por el personal técnico de la UAT. Las muestras serán almacenadas en las condiciones ambientales adecuadas (a temperatura ambiente, en nevera, congeladas a -20 ºC o a -80 ºC). Todas las muestras han de estar perfectamente identificadas con el mismo código que se haya introducido en la petición de servicio. El horario de recogida de muestras es de 9 a 17 horas de lunes a viernes. Si después de realizar el protocolo experimental de la UAT queda un excedente de las muestras, se almacenará en las condiciones apropiadas durante 3 meses. Pasado este tiempo, y si el usuario no lo reclama expresamente, la UAT se reserva el derecho de destruirlas.
Entrega de resultados La entrega de resultados se hará de la siguiente manera: -en el caso de los investigadores internos (VHIR), se dejarán en la carpeta del usuario, que a su vez se encuentra dentro de la carpeta del grupo investigador en la intranet. Los usuarios nuevos deben solicitar autorización de acceso a esta carpeta enviando un correo electrónico a la persona Responsable de la Unidad (
[email protected]), que la gestionará con la Unidad de Informática. -En el caso de investigadores externos, o bien en aquellas técnicas donde se genere un volumen grande de datos (por ejemplo en microarrays), se entregarán los resultados de la forma más apropiada en cada caso (correo electrónico, grabación en soporte tipo DVD/USB, transferencia de archivos vía ftp, dropbox....). La UAT guardará una copia de seguridad de los resultados durante un periodo de seis meses; pasado este tiempo se reserva el derecho de destruirlos.
Uso incorrecto de los recursos Se considerará uso incorrecto: - acceder a los laboratorios de la UAT fuera de los horarios establecidos sin causa justificada; - acceder a la UAT utilizando la tarjeta de otra persona, o permitir el acceso de otros usuarios con la propia tarjeta; - la utilización de servicios por parte de usuarios no autorizados; - la reserva de servicios en nombre de otros usuarios; - la utilización de equipos sin haber hecho previamente la petición de servicio; - la utilización de equipos en autoservicio sin haber realizado la formación correspondiente; - la entrega de las muestras en condiciones diferentes a las explicitadas para cada servicio o mal identificadas;
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la anulación de una reserva, la impuntualidad o la no presentación del usuario no justificadas; no obedecer las indicaciones del personal de la UAT; cualquier acción que suponga un daño para los equipos o las instalaciones de la UAT, o para las personas o muestras de otros usuarios.
Ante un retraso injustificado que suponga un perjuicio en la utilización del equipo para otros usuarios, el personal técnico responsable del servicio se reserva la decisión de no procesar las muestras a la hora reservada inicialmente. El incumplimiento reiterado de las normas de utilización o el uso incorrecto de los recursos puede suponer la suspensión del acceso a los servicios de la UAT.
Visitas a las instalaciones y organización de actividades de formación para usuarios Por petición de los usuarios o, en general, para dar a conocer los servicios a potenciales clientes, la UAT podrá organizar visitas guiadas a sus laboratorios. Las peticiones deben dirigirse a la persona Responsable de la UAT (
[email protected]). Así mismo, se organizarán periódicamente actividades y jornadas de puertas abiertas con el fin de promocionar y fomentar el conocimiento de los servicios. La UAT podrá promover, organizar o participar en cursos de formación o documentación sobre las técnicas y prestaciones que se desarrollen en la misma así como de futuras aplicaciones y tecnologías. En este sentido la UAT ofrece un programa anual de formación dirigido a toda la comunidad científica.