BIREME / OPS / OMS Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud

Metolología SciELO

Code Manager y Title Manager Versión 3.1

São Paulo - 2005

Copyright © 2005 - BIREME / OPS / OMS Code Manager y Title Manager Se concede permiso para copiar, distribuir y/o modificar este documento bajo los términos de la Licencia de Documentación Libre de GNU, Versión 1.2 o cualquier otra versión posterior publicada por la Free Software Foundation; sin Secciones Invariantes ni Textos de Cubierta Delantera ni Textos de Cubierta Trasera. Una copia de la licencia está incluida en la sección titulada GNU Free Documentation License. Ficha Catalográfica BIREME / OPS / OMS (Brasil) Code Manager y Title Manager. / BIREME (org.). São Paulo : BIREME / OPS / OMS, 2005. 49 p. 1. Manual del usuario. 2. Acceso a la información. 3. Sistemas de información. 4. Gerenciamento de información. 5. Salud Pública. 6. Servicios de salud . I. BIREME II. Título

Advertencia - La mención a las compañías y/o instituciones específicas o a ciertos productos no implica que estos sean apoyados o recomendados por BIREME / OPS / OMS, y no significa que haya preferencia en relación a otros de naturaleza similar, citados o no. BIREME / OPS / OMS Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud Rua Botucatu, 862 - V. Clementino Este documento fue producido con la Metodología para la Normalización de Documentos (NorDoc) desarrollada por BIREME.

Conjunto de documentos de la metodología

La serie completa es compuesta de 9 documentos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Guía del Modelo SciELO Páginas Secundarias Procedimientos para preparación de archivos Instalación de los programas de PC Code Manager y Title Manager Markup y Parser Converter Sitio Local Procedimentos para o Processamento da SciELO

I

Tabla de contenido Conjunto de documentos de la metodología............................................................ I Abreviaturas utilizadas ..................................................................................... III Como usar este manual.....................................................................................VI 1 Prefacio...................................................................................................1 1.1 Sobre BIREME .......................................................................................1 1.2 La Biblioteca Virtual en Salud (BVS) ............................................................2 1.3 Sobre la Metolología SciELO ......................................................................4 2 Donde encontrar los programas......................................................................7 3 Code Manager............................................................................................8 3.1 Utilizando el Code Manager ......................................................................8 3.1.1 Ccode ..........................................................................................8 3.1.2 Sponsor ........................................................................................9 3.1.3 Study Area .................................................................................. 10 4 Title Manager .......................................................................................... 12 4.1 Editar configuración ............................................................................. 12 4.2 Títulos de revistas ............................................................................... 13 4.2.1 Crear una nueva revista en la base de datos .......................................... 13 4.2.2 Editar los datos de una revista en la base de datos .................................. 18 4.2.3 Remover revistas de la base de datos .................................................. 19 4.3 Secciones de las revistas........................................................................ 21 4.3.1 Crear una nueva sección .................................................................. 23 4.3.2 Editar secciones ............................................................................ 25 4.3.3 Remover secciones......................................................................... 25 4.4 Fascículos ......................................................................................... 26 4.4.1 Crear un nuevo número ................................................................... 27 5 Citas bibliográficas.................................................................................... 34 6 Glosario ................................................................................................. 35 Apéndice - Como alterar el título corto de la title ................................................... 41

II

Abreviaturas utilizadas

AACR2. Anglo-American Cataloguing Rules - 2nd Edition. ABNT. Associação Brasileira de Normas Técnicas [Asociación

Brasileña de Normas Técnicas ASCII. American Standard Code for Information Interchange [Código

Americano Normalizado para el Intercambio de Información]. BIREME. Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en

Ciencias de la Salud. BVS. Biblioteca Virtual en Salud CGI. Common Gateway Interface [Interfaz Común de Pasarela]. CNPq. Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e

Tecnológico [Consejo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico].

III

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Abreviaturas utilizadas

CNS. Conselho Nacional de Saúde [Consejo Nacional de Salud

(Brasil)]. CSS. Cascading Style Sheet [Hoja de Estilo en Cascada]. DeCS. Descriptores en Ciencias de la Salud. DTD. Document Type Definition [Definición de Tipo de Documento]. FAPESP. Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo

[Fundación de Apoyo a la Investigación del Estado de São Paulo]. FAQ. Frequently Asked Questions [Preguntas Más Frecuentes]. HTML. HyperText Markup Language [Lenguaje de Marcación de

Hipertexto]. HTTP. HyperText Transfer Protocol [Protocolo de Transferencia de

Hipertexto]. ISBN. International Standard Book Number [Número Internacional

Normalizado para Libros]. ISI. Institute for Scientific Information [Instituto para la

Información Científica]. ISO. International Organization for Standardization [Organización

Internacional para la Normalización]. ISSN. International Standard Serial Number [Número Internacional

Normalizado para Publicaciones Seriadas]. LILACS. Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la

Salud. MEDLINE. Medical Literature Analysis and Retrieval System Online.

IV

Code Manager y Title Manager

Abreviaturas utilizadas

NLM. National Library of Medicine [Bliblioteca Nacional de Medicina

(EE.UU.)]. OMS. Organización Mundial de la Salud. OPS. Organización Panamericana de la Salud. PDF. Portable Document Format. SciELO. Scientific Electronic Library Online [Biblioteca Científica

Electrónica en Línea]. SGML. Standard Generalized Markup Language [Lenguaje de

Marcación Estándar Generalizada] SeCS. Seriados en Ciencias de la Salud. URL. Universal Resource Locator [Localizador Universal de Recurso] XML. eXtensible Markup Language [Lenguaje de Marcación

Extensible].

V

Como usar este manual

Este manual tiene como objetivo ayudar al usuario a emplear los programas code y title, dos de los programas de la metodología SciELO. Ese manual está estructurado por tópicos, de la siguiente forma: • • • •

Introducción: presenta una breve explicación de los programas title y converter, y sus funcionalidades. Dónde encontrar los programas: muestra dónde localizar los programas en el menú del windows Code manager: explica en detalle y con ilustraciones los procedimientos para emplear el programa Code manager. Title manager: demuestra cómo usar el programa Title manager. Desde la creación de títulos, fascículos y secciones nuevas hasta cómo corregir o eliminar dichas informaciones.

Asimismo, el manual cuenta con un anexo que describe paso por paso cómo efectuar una alteración de título abreviado en el programa Title Manager.

VI

1 Prefacio

1.1 Sobre BIREME Año tras año, BIREME cumple su misión como centro especializado en información científica y técnica en salud para la región de América Latina y el Caribe. Establecida en Brasil en 1967, con el nombre de Biblioteca Regional de Medicina (que originó la sigla BIREME), atendió desde el inicio a la creciente demanda de literatura científica actualizada por parte de los sistemas nacionales de salud y las comunidades de investigadores, profesionales y estudiantes. Posteriormente, en 1982, pasó a llamarse Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud, para mejor expresar sus funciones, orientadas al fortalecimiento y ampliación del flujo de información científica y técnica en salud en toda la región, pero conservó su sigla. El trabajo en red, en base a la descentralización, orientado a desarrollar capacidades locales, compartir recursos de información, desarrollar productos y servicios cooperativos, elaborar metodologías comunes, siempre fue el fundamento del trabajo de cooperación técnica de BIREME. De esa forma el centro se consolida como un modelo internacional que promueve la capacitación 1

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Prefacio

de los profesionales de información a nivel gerencial y técnico, para que adopten los paradigmas de información y comunicación que mejor atiendan a las necesidades locales. Los principales fundamentos que dan origen y soporte a la existencia de BIREME son los siguientes: • • •

el acceso a la información científico-técnica en salud es esencial al desarrollo de la salud; la necesidad de desarrollar la capacidad de los países de América Latina y el Caribe de operar las fuentes de información científico-técnica en salud de forma cooperativa y eficiente; la necesidad de promover el uso y de responder a las demandas de información científico-técnica en salud de los gobiernos, los sistemas de salud, las instituciones de enseñanza e investigación.

BIREME, como centro especializado de la Organización Panamericana de la Salud (OPAS)/Organización Mundial de la Salud (OMS), coordina y realiza actividades de cooperación técnica en gestión de información y conocimiento científico, con el propósito de fortalecer y ampliar el flujo de información científica en salud en Brasil y en los demás países de América Latina y el Caribe, como condición esencial para el desarrollo de la salud, incluyendo planificación, gestión, promoción, investigación, educación y atención. El convenio que fundamenta BIREME es renovado a cada cinco años por los miembros del Comité Asesor Nacional de la institución (OPAS, Ministerio de la Salud de Brasil, Ministerio de Educación y Cultura de Brasil, Secretaría de Salud del Estado de São Paulo y Universidad Federal de São Paulo – Unifesp). Esta última ofrece la infraestructura física necesaria al establecimiento de la institución. En 2004 la institución asumió la responsabilidad de convertirse en una entidad que se basa en el conocimiento.

1.2 La Biblioteca Virtual en Salud (BVS) Con el surgimiento y consolidación de la Internet como medio predominante de información y comunicación, el modelo de cooperación técnica de BIREME evolucionó desde 1998 hacia la construcción y desarrollo de la Biblioteca Virtual 2

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Prefacio

en Salud (BVS) como espacio común de convergencia del trabajo cooperativo de productores, intermediarios y usuarios de información. La BVS promueve el desarrollo de una red de fuentes de información científica y técnica con acceso universal en la Internet. Por primera vez se abre la posibilidad real de acceso equitativo a la información en salud. BIREME tiene a la Biblioteca Virtual como modelo para la gestión de información y conocimiento, lo que implica la cooperación y convergencia de instituciones, sistemas, redes e iniciativas de productores, intermediarios y usuarios en la operación de redes de fuentes de información locales, nacionales, regionales e internacionales, privilegiando así el acceso abierto y universal. Actualmente, todos los países de América Latina y el Caribe (Región) participan directa o indirectamente en los productos y servicios cooperativos promovidos por la BVS, lo que involucra a más de mil instituciones en más de 30 países. La BVS es simulada en un espacio virtual de la Internet formada por la colección o red de fuentes de información en salud de la Región. Usuarios de distintos niveles y localización pueden interactuar y navegar en el espacio de una o varias fuentes de información, independientemente de su localización física. Las fuentes de información son generadas, actualizadas, almacenadas y operadas en la Internet por productores, integradores e intermediarios, de modo descentralizado, obedeciendo a metodologías comunes para su integración a la BVS. La BVS organiza la información en una estructura que integra e interconecta bases de datos referenciales, directorios de especialistas, eventos e instituciones, catálogo de recursos de información disponibles en la Internet, colecciones de textos completos con destaque para la colección SciELO (Scientific Electronic Online) de revistas científicas, servicios de diseminación selectiva de información, fuentes de información de apoyo a la educación y la toma de decisión, noticias, listas de discusión y apoyo a comunidades virtuales. Por lo tanto, el espacio de la BVS constituye una red dinámica de fuentes de información descentralizada a partir de la cual se puede recuperar y extraer información y conocimiento para subsidiar los procesos de decisión en el área de la salud. La Biblioteca Virtual en Salud es visualizada como la base distribuida del conocimiento científico y técnico en salud registrado, organizado y almacenado en 3

Code Manager y Title Manager

Prefacio

formato electrónico en los países de la Región, accesible de forma universal en la Internet de modo compatible con las bases internacionales.

1.3 Sobre la Metolología SciELO El acceso adecuado y actualizado a la información científico técnica es esencial para el desarrollo económico y social, en especial para apoyar los procesos de toma de decisión en la planificación, formulación y aplicación de políticas públicas o para apoyar el desarrollo y la práctica profesional. El resultado de la investigación científica es comunicado y validado principalmente a través de la publicación en revistas científicas. Ese proceso es válido para los países desarrollados o en desarrollo. Sin embargo, las revistas científicas de los países en desarrollo enfrentan graves barreras de distribución y diseminación, lo que limita el acceso y el uso de la información científica generada localmente. SciELO - Scientific Electronic Library Online (Biblioteca Científica Electrónica en Línea) es un modelo para la publicación electrónica cooperativa de revistas científicas en Internet. Especialmente desarrollado para responder a las necesidades de la comunicación científica en los países en desarrollo y particularmente de América Latina y el Caribe, el modelo proporciona una solución eficiente para asegurar la visibilidad y el acceso universal a su literatura científica, contribuyendo para la superación del fenómeno conocido como "ciencia perdida". Además, el Modelo SciELO contiene procedimientos integrados para la medida del uso y del impacto de las revistas científicas. El Modelo SciELO es el producto de la cooperación entre FAPESP (la Fundación de Apoyo a la Investigación del Estado de São Paulo) , BIREME (Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud) , así como instituciones nacionales e internacionales relacionadas con la comunicación científica y editores científicos. Un proyecto piloto, envolviendo 10 revistas brasileñas de diferentes áreas del conocimiento, fue llevado a cabo con éxito entre Marzo de 1997 y Mayo de 1998, con el desarrollo y la evaluación de una metodología adecuada para la publicación electrónica en Internet. Desde Junio de 1998 el proyecto opera regularmente, 4

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Prefacio

incorporando nuevos títulos de revistas y expandiendo su operación para otros países. A partir de 2002, el Proyecto conta con el apoyo del CNPq (Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico) . El Modelo SciELO contiene tres componentes: El primer componente es la Metodología SciELO, que permite la publicación electrónica de ediciones completas de las revistas científicas, la organización de bases de datos bibliográficas y de textos completos, recuperación de textos por su contenido, la preservación de archivos electrónicos y la producción de indicadores estadísticos de uso y impacto de la literatura científica. La metodología también incluye criterios de evaluación de revistas, basado en los estándares internacionales de comunicación científica. Los textos completos son enriquecidos dinámicamente con enlaces de hipertexto con bases de datos nacionales y internacionales, como por ejemplo, LILACS y MEDLINE. El segundo componente del Modelo SciELO es la aplicación de la Metodología SciELO en la operación de sitios web de colecciones de revistas electrónicas. El Modelo SciELO favorece la operación de sitios nacionales y también de sitios temáticos. La aplicación pionera es el sitio SciELO Brasil . También están en operación aplicaciones en Chile y en Cuba . Otros países están evaluando o están recibiendo entrenamiento en la Metodología SciELO. SciELO Salud Pública , una biblioteca temática regional que cubre el área de Salud Pública con revistas científicas de la América Latina y España – fue lanzada en Diciembre de 1999. Un portal para integrar y proveer acceso a la red de sitios SciELO es operado en . El tercer componente del Modelo es el desarrollo de alianzas entre los actores nacionales e internacionales de la comunicación científica - autores, editores, instituciones científicas y tecnológicas, agencias de apoyo, universidades, bibliotecas, centros de información científica y tecnológica etc, con el objetivo de diseminar, perfeccionar y mantener el Modelo SciELO. La operación de la red SciELO se basa fuertemente en infraestructuras nacionales, lo que contribuye para garantizar su futura sostenibilidad.

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Prefacio

El éxito en el desarrollo de la red SciELO de revistas científicas de América Latina y el Caribe en los próximos años contribuirá para que la información científica generada localmente quede rápidamente disponible, lo que contribuirá para el aumento del uso de la información científica y técnica en el proceso de toma de decisión en los diferentes niveles.

6

2 Donde encontrar los programas

En el Windows, a través del menú Iniciar\Programas\SciELO, abrir el ejecutable Code Manager o Title Manager.

7

3 Code Manager

En el Code Manager se insertan los siguientes datos: • • •

Ccode – código del Centro responsable por la marcación Sponsor – siglas de las instituciones que apoyan financieramente la revista o “nd”, en el caso de que no haya una institución que financie la revista. Study area – disciplinas a las que pertenecen las publicaciones (se recomienda el uso de las áreas utilizadas por la Unidad SciELO Brasil).

3.1 Utilizando el Code Manager 3.1.1

Ccode

Identifica el código del centro procesador del artículo.

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Code Manager

Los procedimientos de uso del Code Manager son bastante sencillos: Para insertar un nuevo elemento, digite el código y el nombre correspondiente en los campos y haga clic en Editar. Para alterar un elemento existente, seleccione el elemento deseado, edite las alteraciones necesarias y haga clic en Editar. Para remover un elemento cadastrado, seleccione el elemento a ser removido e haga clic en Remover.

3.1.2

Sponsor

Identifica la institución que financia o patrocina un proyecto, evento o revista.

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Code Manager y Title Manager

Code Manager

Para insertar otro patrocinador, rellene el código y el nombre del centro en los campos correspondientes y clic en EDITAR. Para alterarlo, selecciónelo, haga las alteraciones y clic en EDITAR. Para removerlo, seleccione y clic en REMOVER.

3.1.3

Study Area

Define el alcance del área de conocimiento de la revista. Para insertar una nueva área, digite el código y el nombre de la área en los campos correspondientes y clic en EDITAR. Para alterarla, selecciónela, haga las alteraciones y clic en EDITAR. Para removerla, selecciónela y clic en REMOVER.

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Code Manager y Title Manager

Code Manager

Atención: Antes de iniciar el proceso de llenado de la Title Manager, hay que llenar las tres pantallas mencionadas o actualizarlas, si necesario. Durante todo el proceso de inserción de datos de la Code Manager, hay un botón de AYUDA en la parte inferior derecha, contiene información acerca de los campos.

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4 Title Manager

El programa Title Manager sirve para ingresar las informaciones de las colecciones de las revistas que formarán parte de la colección SciELO. • • •

Título de Revistas Secciones de Revistas Fascículos

4.1 Editar configuración Es posible configurar el idioma de la interfaz de los programas a través del menú Title Manager\Opciones, como en la pantalla abajo:

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Title Manager

4.2 Títulos de revistas Ingresa datos descriptivos de la revista y permite crear, abrir y remover una revista.

4.2.1

Crear una nueva revista en la base de datos

a) Seleccione la opción Crear revista por medio del menú Archivo\Abrir\Títulos de Revistas\Crear Revista.

b) Una ventana presentará un campo para llenar el nuevo título y mostrará los títulos ya existentes en la base de datos. Escriba el nuevo título en el campo, con las iniciales de cada palabra en mayúscula (Ejemplo: Revista de Investigación Clínica) y haga un clic en Abrir.

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Title Manager

c) Luego se mostrará una secuencia de formularios a llenar. Hay que llenar de forma obligada los campos identificados con *. En cada uno de los formularios se presentan los siguientes botones: Anterior – para volver al formulario anterior Próximo – para ir hacia el próximo formulario Grabar – para grabar los datos en la base Cerrar – para salir de los formularios Pantalla 1

ISSN= consultar la revista impresa o el sitio del ISSN (www.issn.org) Título = Título principal o propio de la revista en el idioma y formato en que aparece. Subtítulo = subtítulo de la revista en el idioma y formato en que aparece. Título corto = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN (www.issn.org). Para alterar el título corto, verifique el apéndice 1. Título ISO corto = Consultar la norma ISO 4-1984 o el sitio del ISSN. Rellenar con la primera letra de cada palabra del título en mayúscula, sin el punto final después de la última palabra. Títulos paralelos = si la revista tiene un título en otro idioma Otros títulos = si la revista tiene otro título como por ejemplo representado por la sigla u otro nombre corto. Título antiguo = si el título de la revista es la continuación de otra. Título nuevo = caso la revista tenga una publicación interrumpida y substituida por otra en la SciELO Es suplemento de= título de la publicación de la cual la revista es suplemento 14

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Title Manager

Tiene suplemento= título del suplemento que acompaña la revista Pantalla 2

Misión= es la misión de la revista. Rellenar en los tres idiomas. Asunto/ descriptores = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN Area del conocimento = es una de las grandes áreas rellenadas en el Code Manager Tipo de literatura = documento publicado en una serie periódica (default) Nivel del tratamiento = Nivel colección Nivel de la publicación = científico /técnico (default) Pantalla 3

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Title Manager

Fecha Inicial / Volumen Inicial / Numero inicial = datos del comienzo de la publicación. Consultar la revista impresa o el sitio del ISSN. Fecha Final / Volumen Final / Numero final = datos del término de la publicación. Caso la publicación sea interrumpida. Consultar la revista impresa o el sitio del ISSN. Frecuencia = periodicidad de la publicación. Consultar la revista impresa o el sitio del ISSN. Status de la publicación = usar “vigente” para que las revistas aparezcan en el sitio. Usar “desconocido” para que las revistas no aparezcan en el sitio. Alfabeto = consultar la revista. Las opciones más comunes son: romano extendido (español y portugués) o Romano básico (inglés). Clasificación = si la revista posee clasificación. Código nacional = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN Idioma del texto = consultar la revista impresa. Se puede seleccionar más de un idioma Idioma del resumen = consultar la revista impresa. Se puede seleccionar más de un idioma Norma = seleccionar una de las 4 opciones = Vancouver / ISO / ABNT o otra Vocabulario controlado = seleccionar dentre el “SECS” o “Ningún” Editora = institución responsable por la publicación. No es la grafica. País de la casa publicadora = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN Estado de la casa publicadora = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN Ciudad de la casa publicadora = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN Pantalla 4 16

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Title Manager

Dirección = consultar la revista impresa o el sitio del ISSN. Incluir el teléfono y el FAX. Separar las líneas por ENTER. Consultar el manual de las páginas secundarias donde explica el padrón de la SciELO para escribir direcciones. Detenedor de los derechos autorales= rellenar el nombre del detenedor del Copyright sin la fecha. Financiador = Instituciones mantenedoras de la publicación (FINEP, CNPQ, FAPESP….) Código SECS = consultar en el SECS (si la revista es de la área de la ciencia de la salud) Código MEDLINE = consultar en el MEDLINE (si la revista es de el área de la ciencia de la salud) Título corto MEDLINE = consultar en el MEDLINE (si la revista es de el área de la ciencia de la salud) Cobertura de la indización = bases de datos o servicios de información donde la revista es indexada. Separar las líneas con ENTER. Consultar la revista impresa. Notes = otras observaciones acerca de la revista Pantalla 5

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Title Manager

Sigla = acrónimo de la revista con todas las letras en mayúscula. Línea separadora = o especificar el nombre del archivo de la imagen. Dirección del sitio = no rellenar Rede SciELO = Seleccionar la colección que la revista pertenecerá. FTP= Seleccionar entre una de las 3 opciones: basado en un archivo pdf por artículo, un archivo pdf por fascículo o indisponible. Subscripción del usuario = no disponible (default) Tipo del ISSN= Seleccionar entre un de los cuatro tipos de ISSN: versión impresa, versión CD ROM, versión Disquete o versión online. Código del centro= seleccionar el código del centro, seleccionado previamente en el Code Manager. Número de identificación = no rellenar Documentalista= Sigla del responsable por rellenar la title El programa avisará si el usuario está cerrando la title sin gravar nada o si algún campo está vacío. PS: caso sea necesario alterar alguna información del título de la revista, recomienda-se altera-lo con la opción ABRIR PERIODICO para aprovechar los datos inseridos anteriormente y evitar la duplicación de registros.

4.2.2

Editar los datos de una revista en la base de

datos a) Selecciones la opción Abrir revista por medio del menú Archivo\Abrir\Títulos de Revistas\Abrir Revista. 18

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Title Manager

b) Una ventana presentará la lista de los títulos ya existentes en la base de datos. Seleccione un título y haga un clic en Abrir.

c) Surgirá una secuencia de formularios para verificación y/o corrección de los datos (Ver item 4.2.1).

4.2.3

Remover revistas de la base de datos

Esta opción excluye la revista y sus fascículos de las bases de datos SciELO.

Seleccione la opción Remover revista por medio del menú Archivo\Abrir\Títulos de Revistas\Remover Revistas. 19

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Title Manager

a) Una ventana presentará la lista de las revistas existentes en la base de datos. Seleccione todas las revistas que desea borrar de la base de datos y haga un clic en el botón Remover.

b) Para cada revista seleccionada, el programa pedirá la confirmación para borrarla.

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Title Manager

Para alterar los campos obligatorios, certifique si no hay fascículos vinculados con esto título. En caso de duda, envíela para [email protected]

4.3 Secciones de las revistas Generalmente, las revistas científicas presentan sus artículos agrupados en secciones; por lo tanto, hay que ingresar todas las secciones de la revista para que sea posible seleccionarlas de acuerdo a las secciones existentes en cada fascículo. Además de crear, alterar o borrar las secciones, la interfaz permite ver la lista de las secciones de cada revista que forma parte de la base de datos SciELO. a) Seleccione la opción Secciones de las Revistas por medio del menú Archivo\Abrir\Secciones de las Revistas.

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Title Manager

b) Una ventana presentará una lista de los títulos ya existentes en la base de datos. Seleccione un título y haga clic en Abrir.

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Title Manager

c) Surge un formulario con todas las secciones ya utilizadas por la revista. Una revista puede tener secciones en un solo idioma, en más de un idioma, o ninguna sección.

4.3.1

Crear una nueva sección

a) Para crear una nueva sección de la revista en la base de datos, hay que registrar un código formado por la sigla de revista en letras mayúsculas, seguido de un número con tres cifras, iniciado en 010 y aumentado en 10 para cada sección siguiente. Ej: BRAG220, BRAG230, BRAG240.

Para confirmar la sigla de la revista consulte la Title Manager, ya que, si la sigla no está registrada, no es posible crear la sección. b) Escriba el nombre de la sección en el campo correspondiente a su idioma.

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Title Manager

c) Haga un clic en el botón Edita. La sección será presentada en la lista.

d) Haga un clic en el botón Grabar para llevar a cabo la inclusión en la base de datos. 24

Code Manager y Title Manager

4.3.2

Title Manager

Editar secciones

En esta opción es posible alterar o corregir los nombres de las secciones y/o incluir secciones en otros idiomas. ATENCIÓN: la sección que ya fue utilizada en algun fascículo no se puede alterar. a) Seleccione en la lista la sección que desea editar. Los datos de la sección aparecerán en los correspondientes campos.

b) Altere los datos necesarios. c) Haga un clic en el botón Edita. Las secciones son mostradas en la lista con las alteraciones. d) Haga un clic en el botón Grabar para llevar a cabo las alteraciones en la base de datos.

4.3.3

Remover secciones

Se utiliza esta opción para remover secciones insertadas indebidamente y que no se utilizaron en ningún fascículo de la base de datos. a) Seleccione en la lista la sección que desea remover. Los datos de la sección seleccionada aparecen en los campos correspondientes: 25

Code Manager y Title Manager

Title Manager

b) Haga un clic en el botón Remueve. La sección será borrada de la lista. c) Haga un clic en el botón Grabar para llevar a cabo las alteraciones en la base de datos.

4.4 Fascículos Para cada nuevo fascículo hay que identificar su volumen, número y suplemento, si es que lo hay. a) Seleccione la opción Fascículos en el menú Archivo\Abrir\Números de las revistas.

b) Una ventana presentará los títulos de las revistas existentes. Elija un título y haga un clic en el botón Abrir. 26

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Title Manager

c) El formulario que se presenta permitirá:

° ° ° °

crear un nuevo número editar un número sustituir un número borrar un número

4.4.1

Crear un nuevo número

Algunos de los campos no pueden ser alterados en esta fase, ya que fueron previamente llenados en Title Manager. a) Para certificarse de que un número todavía no existe, haga un clic en el botón [...]

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Code Manager y Title Manager

Title Manager

b) Surge una ventana que contiene los números secuenciales y los números de los fascículos correspondientes. Es posible ordenar los datos en cualquiera de las 28

Code Manager y Title Manager

Title Manager

columnas, por medio de un clic en el encabezamiento de la columna que se desea ordenar. c) Observe el último número secuencial utilizado. Si la lista está ordenada por el número secuencial, algunos de ellos aparecerán “fuera del orden”, ya que para algunas revistas los números secuenciales sobrepasan los 5 caracteres. Por ejemplo, para el año de 2000, podemos tener la siguiente ordem: 20001 200010 200011 20002 20003 20004 20005 20006 d) Después de confirmar el último número utilizado, haga un clic en Cerrar. e) Surgirá de nuevo la pantalla donde hay que insertar los datos del fascículo, tomo, número, suplementos y el número secuencial. El número secuencial identifica el orden del fascículo en la base de datos y su llenado es obligatorio. Este número está formado por el año de la publicación y el orden del fascículo como debe presentarse en el sitio de este año. En la figura abajo, el número secuencial es 20011, es decir, el fascículo registrado es el primero del año de 2001.

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Title Manager

Se usa el número secuencial como clave de identificación de un fascículo; por lo tanto, si el mismo es alterado, puede ocasionar graves impactos al sistema. Después de llenar los campos de identificación del fascículo, haga un clic en Abrir. Si el número secuencial elegido pertenece a otro fascículo, o si hubo algún engaño al elegir el número secuencial, el programa preguntará si el usuario desea abrir el fascículo que corresponde al número secuencial o si quiere atribuir el número secuencial al nuevo fascículo.

Surgirá una nueva pantalla que mostrará tres campos de informaciones: General, Subtítulo bibliográfico y Resumen. General

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Title Manager

Esta pantalla muestra las informaciones generales, como: fecha de publicación en el formato ISO (los cuatro dígitos del año, los dos dígitos del mes y los dos del día; por ejemplo, 20020804) cuando la fecha es de un periodico se debe poner la última. Ejemplo: jan./jun. 2003, será cadastrado como 20030600 y la cantidad de artículos que hay en el fascículo a marcar. Los campos Norma y Vocabulario Controlado fueron previamente llenados en Title Manager. Tira Bibliográfica

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Code Manager y Title Manager

Title Manager

En esa pantalla hay que verificar si los datos de identificación de los fascículos están correctos. Los campos Título Abreviado y Ciudad han sido previamente registrados en Title Manager, y los campos relativos a las informaciones sobre volumen, número y suplemento aparecerán según han sido registrados en la pantalla inicial Title Manager/Archivo/Abrir/Fascículo. Los campos Año y Mes se presentarán según fueron catastrados en el item General/Data ISO. Si la revista indica publicación de más de un mes, hay que incluir este mes, separado por barra. Ejemplo: Marzo/Abril 2001. Tabla de contenidos

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Title Manager

Con el resumen de la revista en manos, seleccione las secciones que corresponden al fascículo que va a ser marcado. Si es necesario crear alguna nueva sección, haga un clic en Crear sección. Solo después de llenar Title Manager y Code Manager se puede utilizar el programa Markup.

33

5 Citas bibliográficas

1.

PACKER, Abel Laerte. SciELO: metodología para la preparación, almacenamiento, diseminación y evaluación de revistas científicas electrônicas. In: Congreso Regional de Información en Ciencias de la Salud, 4 [online]. San José, 1998. Available from internet: .

2.

PACKER, Abel Laerte; et al. SciELO: uma metodologia para publicação eletrônica. Ciência da Informação [online]. 1998, v. 27, n. 2 [cited 2005 Set 21]. Available from: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S010019651998000200002&tlng=en&lng=en&nrm=iso. ISSN 0100-1965.

34

6 Glosario

Afiliación. Institución a la que pertenece un autor o a la cual se

encuentra subordinado. Analítica. Parte de un documento, como artículo de periódico o

capítulo de libro. Aplicación. Programa utilizado para ejecutar tareas destinadas a

una aplicación, como creación o edición de textos, dibujos, diagramación etc. Ej.: procesador de textos, gerenciador de banco de datos, navegador de internet etc. Área temática. Agrupación específica de información sobre el

asunto de una BVS cuya función es la de permitir al usuario la navegación por tópicos. Archivo. En computación, un conjunto de datos que se puede

grabar en algún dispositivo de almacenamiento. Los archivos de datos son creados por aplicaciones, como por ejemplo un procesador de textos. 35

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Glosario

Backup. Procedimiento em el que uno o más archivos y/o

directorios son duplicados para otro dispositivo de almacenamiento (cinta o disco), para producir uma copia de seguridad, que puede restaurarse en el caso de que algún dato sea borrado accidentalmemnte o si ocurrió daño físico de los datos originales. Base de datos. Colección de datos estructurados para que sea

posible acceder a ellos y manipularlos fácilmente. Es formada por unidades denominadas registros, cuyos diversos atributos son representados por campos. Por ejemplo, en un archivo "catastro de clientes", cada cliente representa un registro, que posee varios campos, como "NOMBRE", "CÓDIGO DEL CLIENTE", "TELÉFONO" etc. Bases de datos bibliográfica. Versión electrónica de un catálogo o

índice bibliográfico. Browser. Navegador de páginas de la internet, como el Internet

Explorer y el Netscape Navigator. Campo. Ver Base de datos. Centro Cooperante. Institución participante de la BVS y/o

contribuyente de registros bibliográficos con Bireme. Centro especializado. Institución especializada en determinado

asunto del área de la salud. CGI. Es un padrón para conectar aplicaciones externas con los

servidores de información, como el HTTP o servidores del Web. Cita. Trozo de autoría de tercero mencionado entre comillas en una

obra, con indicación del autor. Comité Editorial. Grupo de profesionales y especialistas del área de

publicación de un periódico, cuyo objetivo es establecer normas y 36

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convenciones editoriales y evaluar las contribuciones recibidas por la publicación con la finalidad de garantizar un patrón de calidad. Cooperación técnica. Intercambio entre países en desarrollo, o

entre ellos y los países desarrollados, para colaborar entre ellos en determinados sectores, como el intercambio de expertos y docentes, creación o trasferencia de tecnología, intercambio de información y experiencias para mejorar las condiciones sanitarias. DeCS Server. Aplicación desarrollada por Bireme en lenguaje

IsisScript para gestionar la base de datos de descriptores en salud (DeCS). Descripción Bibliográfica. Descripción de un item bibliográfico por

medio de atributos como autoría, título, edición, dimensiones etc. Descriptor. Representa un concepto que se acepta en un

vocabulario controlado (como un tesauro). DTD SciELO. Describe la estructura del artículo y otros textos del

periódico científico, identificando y definiendo de forma necesaria su estructura y el componente bibliográfico de los elementos, el contexto en donde aparecen, su obligatoriedade y sus atributos . El DTD se utiliza para la descripción y el tratamiento automatizado de textos. Estilo. Elemento que define la forma de un carácter, un conjunto

de caracteres o párrafo para fines de visualización o impresión. Ver también modelo. Hoja de estilos. Archivo que contiene toda la definición de estilos

de una publicación. Ver también modelo.

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Formato electrónico. Cualquier forma de almacenamiento,

recuperación y presentación de información pasible de transmisión online o grabación en medios magnéticos u ópticos. Formato ISO (de archivo). Patrón establecido por la ISO para

intercambio de datos entre instituciones, redes y usuarios. Formato LILACS. Formato de descripción bibliográfica establecido

por BIREME, basado en la UNISIST Reference Manual for Machinereadable Bibliographic Descriptions. Glosario. Vocabulario de uso específico o controlado, utilizado en

publicaciones para dilucidar el significado de términos poco usados, técnicos o restrictos. Guía. Define los procesos necesarios a la producción de una fuente

de información o fases de una metodología. Grupo Vancouver. Fue creado en 1978 para la elaboración de

artículos, incluyendo las normas para las referencias bibliográficas. Y tenía el apoyo de la Biblioteca Nacional. Indexación. Procedimiento de identificar y describir el contenido de

un documento con términos que representan los temas correspondientes a ese documento, con el objetivo de recuperarlo posteriormente. Manual. Conjunto de pasos y operaciones, automáticos o manuales,

necesarios para instruirlo al usuario en determinado proceso de uso de una aplicación, programa o metodología. Metodología. Conjunto de normas y convenciones utilizadas con la

finalidade de estandarizar un proceso o la producción de una fuente de información.

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Modelo o template. Archivo que contiene a definición básica del

tipo de documento que se pretende utilizar, conteniendo estilos, textos predefinidos etc. PDF. Formato de archivo desarrollado por la empresa Adobe cuya

función es mantener, en medio digital y de la forma más fiel posible, el formato de presentación de un documento concibido para impresión. Producción científica. Comparación (reunión y análisis) de toda

literatura acerca de un tema o un autor específico para fines de análisis usualmente cuantitativa. Pubmed. Servicio de la biblioteca nacional de la medicina que

incluye 15 millones de citaciones de MEDLINE y otras revistas de la ciencia de la vida para los artículos biomédicos desde o ano de 1950 PubMed incluye acoplamientos a los artículos completos del texto y a otros recursos relacionados. Registro. Ver Base de datos. SGML. Utilizado para la definición de lenguaje de marcación de

textos electrónicos, permitiendo el intercambio y la distribución de documentos en los más variados formatos, a partir de una misma fuente de datos. Stylesheet. Ver hoja de estilos. Template. Ver modelo. URL. Patrón definido para direccionamiento de contenidos de datos

vía protocolo TCP/IP. Los navegadores de internet utilizan la URL para acceder a páginas en la web.

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Vocabulario controlado o estructurado. Colección de términos

relacionados, organizados según una metodologia, con el proposito de facilitar el acceso a información con ellos indizada. XML. Lenguaje creado para permitir acomodación de datos de

forma estructurada y jerárquica, facilitando la comunicación de datos entre sistemas y plataformas diferentes.

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Apéndice - Como alterar el título corto de la title

Atención: Al completar la title con el título corto, verificar si él fue rellenado de modo correcto. Cualquier cambio hecho después de haber sido completada, puede causar la duplicación del título y dos fascículos en el sítio local. Si la duplicación ocurrir, el procedimiento para corregir es: 10. usar el fascículo con el título corto con error en una scilista.lst. Poner el acrónimo, volumen y número. Después escribir la palabra “del” (ej.: abc v86n4 del); 11. procesar 12. excluir el fascículo con error 13. alterar la title 14. incluir de nuevo el fascículo 15. alterar los archivos html del markup 16. convertir los archivos 17. poner el nuevo fascículo en la scilista.lst 18. procesar

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