PERSONERIA DE BOGOTA, D.C. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION 2014-2015 INTRODUCCIÓN La capacitación como formación de los servidores públicos, permiten mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo de la Personería de Bogotá, D. C., para lograr el bienestar general y la consecución de los cometidos estatales que le son propios a la Entidad, como son defender los intereses del Distrito Capital y de la sociedad que lo conforma, verificando la constante aplicación de nuestra Constitución Política, leyes, acuerdos y ordenes de las autoridades como agentes del Ministerio público, siendo garantes de la protección de los derechos de los ciudadanos y vigilando la conducta de los servidores públicos de la Administración Distrital, en concordancia con los principios que rigen la función pública. La política de formación y capacitación acorde con nuestro Plan Estratégico Institucional, busca: En Gestión del Talento Humano: Formar y capacitar el Talento Humano con miras a los nuevos retos institucionales, para avanzar en la construcción del conocimiento y la innovación en el campo laboral que conduzca a la profesionalización de la entidad. Modernizar y fortalecer la institución para el cumplimiento de sus funciones y objetivos estratégicos. Desarrollar un programa articulado de Capacitación que fortalezca las competencias de los servidores públicos de la Entidad Desarrollar un programa de inducción y reinducción al talento humano, incorporando la nueva estructura organizacional del Acuerdo 514 de 2012, que permita avanzar en el desarrollo de actitudes y aptitudes. Desarrollar un programa integral de Bienestar Social y Desarrollo Humano, dirigido a mejorar la calidad de vida laboral con enfoque de construcción de ciudadano. 1. Profesionalización del empleo público eje de la gestión integral de los recursos humanos. 2. Enfoque de la formación basada en competencias. 3. Desarrollo de competencias laborales para la gestión de la calidad en la Personería Distrital. Los lineamientos pedagógicos a aplicar son una educación basada en problemas y en el aprendizaje en equipo. La política de capacitación debe ser entendida en cada una de las dimensiones del:

1

Ser. Es el conjunto de características personales tales como motivación, compromiso con el trabajo, disciplina, liderazgo, etc., que resultan determinantes para la realización personal, el trabajo en equipo y el desarrollo personal al interior de la entidad. Saber. Es el conjunto de conocimientos que se requieren para poder desarrollar las labores funcionales y adicionalmente mantener servidores públicos interesados por aprender y ser capaces de recolectar información, cuestionarla y analizarla para generar nuevos conocimientos. Hacer. Son las habilidades personales que evidencian la manera como se aplican los conocimientos en beneficio de las funciones propias del cargo. Las estrategias y mecanismos a realizar para la implementación, desarrollo y seguimiento a la política de capacitación son: divulgación, fortalecimiento de la gestión y articulación de la oferta de la capacitación con entidades públicas y privadas. Además, participar en el Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos, formulada por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP y la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP. Finalmente, desarrollar el Plan de Capacitación de la Personería de Bogotá, D.C., el cual se formula anualmente, buscando subsanar dificultades encontradas, utilizando la metodología de proyecto de aprendizaje en equipo, con miras a fortalecer las competencias laborales.

MARCO CONCEPTUAL 1. Estructura y Conceptos Las bases que cimientan el marco de acción en materia de perfeccionamiento profesional cuentan con elementos teóricos que permiten sin duda una actuación con estructura y solidez. Como bien se ha manifestado en este documento, la expedición de la Ley 443 de 1998 y sus Decretos Reglamentarios Decretos 1567 y 1568 de 1998 fue un punto de partida en la consolidación de procesos de formación. Esta reglamentación dio además importantes bases en materia de estímulos e incentivos. El artículo 4 del Decreto 1567 de 1998 define la Capacitación y establece que:

2

“Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen como objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa”.

Complementando lo anterior es preciso conocer entonces las definiciones dadas por la Ley General de Educación (Ley 115 de 1994) así: Artículo 10 “Definición de educación formal: Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos.” Artículo 36 “Definición de educación no formal: La educación no formal es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles o grados establecidos en el artículo 11 de esta ley.” Artículo 43 “Definición de educación informal: Se considera educación formal todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos, sociales y otros no estructurados.” Sin embargo y de acuerdo a la Ley 1064 de 2006, se modifica la denominación de educación no formal, por educación para el trabajo y el desarrollo humano. Al estructurarse el Plan Institucional de Capacitación “PIC” de la Personería de Bogotá. D.C., es necesario tomar como base los instrumentos innovadores de la Administración Pública, que permiten la actualización, la modernización y la aproximación a la eficiencia de la entidad, lo que redundará en la formación de los funcionarios y por ende en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Por lo tanto, es fundamental adoptar el concepto de PIC, teniendo en cuenta los ejes misionales, la ética y la moral institucional, y los temas del Modelo Estándar de Control Interno que reforzarán el Sistema de Gestión apuntando siempre hacia un objetivo principal de capacitación por competencias

3

El componente de Ambiente de Control en el subsistema de Control Estratégico del Modelo Estándar de Control Interno, imparte las directrices del desarrollo del talento humano, que garantizarán un proceso de capacitación acorde con las necesidades. Para ello, se integran elementos de control como: EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL: Conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS: Define el estándar de conducta de la Personería de Bogotá D.C., establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los Servidores Públicos, son acordadas en forma participativa para consecución de los propósitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley y la finalidad social del Estado. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: Elemento de control, que define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, debilidades, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño. ESTILO DE DIRECCIÓN: Elemento de control, que define la filosofía y el modelo de administrar del señor Personero de Bogotá D.C., basado en la CONSTRUCCION DE CIUDADANO, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública y social. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para direccionar, guiar y orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. COMPETENCIAS LABORALES: Con este programa se pretende elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, planes, programas, proyectos y objetivos del Estado y de la Entidad; fortaleciendo la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.

4

Además, con la capacitación se busca el mejoramiento del nivel de satisfacción personal y laboral de todos los funcionarios, logrando con ello una mejor prestación del servicio con calidad, humanidad, excelencia en el servicio y la racionalización y modernización de la Entidad.

ACTORES Y FACILITADORES El proyecto de aprendizaje que a través de este documento se estructura debe incorporar como responsables fundamentales de la política de formación a los siguientes actores:

1. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO La Dirección de Talento Humano a través de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, tiene la competencia para planear, estructurar, desarrollar y hacer un seguimiento y evaluación de la implementación de este Plan y debe:  Identificar las necesidades de capacitación de cada dependencia de la Entidad.  Realizar la recopilación y análisis de las necesidades de capacitación.  Formular el Plan Institucional de Capacitación - PIC y los Programas de Inducción y Reinducción.  Divulgar el PIC.  Realizar las inscripciones a las actividades de capacitación programadas.  Coordinar el desarrollo del PIC.  Ejecutar y desarrollar el PIC.  Evaluar el PIC.

2. COMISIÓN DE PERSONAL De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 16, literal h de la Ley 909 de 2004, es función de la Comisión de Personal, participar en la formulación y evaluación del Plan Institucional de Capacitación - PIC.  Recibe las inquietudes acerca de los programas de formación y los comunica a Área de Bienestar Social y Capacitación.  Vigila la transparencia del proceso de selección de los participantes a los diferentes programas de capacitación. (Artículo 3 decreto 1567 de 1998)

5

3. DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO De acuerdo a la información obtenida en las visitas a las dependencias, proporciona información sobre necesidades de capacitación.

4. OFICINA DE PLANEACIÓN Apoya a la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano en la formulación y aplicación de indicadores para evaluar el PIC.

5. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Apoya a la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, en los aspectos contractuales y presupuestales.

MARCO LEGAL LEY 443 DE 1998 DECRETO LEY 1567 DE 1998 El Decreto 1567 de 1998, establece que con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará, con periodicidad mínima de un año, su plan institucional de capacitación; en concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional, a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación. Artículo 2º.- Sistema de Capacitación. Créase el Sistema Nacional de Capacitación, definido como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios. LEY 489 DE 1998, ESTATUTO BÁSICO DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

Y

ARTÍCULO 17. POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO. Las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativo de la 6

Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: 1. Diagnósticos institucionales. 2. Racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo. 3. Ajustes a la organización interna de las entidades, relacionadas con la distribución de competencias de las dependencias o con la supresión, fusión o creación de unidades administrativas fundamentadas en la simplificación de los procedimientos identificados y en la racionalización del trabajo. 4. Programas de mejoramiento continuo de las entidades en las áreas de gestión, en particular en las de recursos humanos, financieros, materiales, físicos y tecnológicos, así como el desempeño de las funciones de planeación, organización, dirección y control. 5. Adaptación de nuevos enfoques para mejorar la calidad de los bienes y servicios prestados, metodologías para medir la productividad del trabajo e indicadores de eficiencia y eficacia. 6. Estrategias orientadas a garantizar el carácter operativo de la descentralización administrativa, la participación ciudadana y la coordinación con el nivel territorial, o que no correspondan al objeto legalmente establecido de las entidades. 7. Identificación de actividades obsoletas y de funciones que estén en colisión con otros organismos y entidades, que hubieren sido asignadas al nivel territorial, o que no correspondan al objeto legalmente establecido de las entidades. 8. Estrategias orientadas a fortalecer los sistemas de información propios de la gestión pública para la toma de decisiones. 9. Evaluación del clima organizacional, de la calidad del proceso de toma de decisiones y de los estímulos e incentivos a los funcionarios o grupos de trabajo. 10. Identificación de los apoyos administrativos orientados a mejorar la atención a los usuarios y a la resolución efectiva y oportuna de sus quejas y reclamos. 11. Diseño de mecanismos, procedimientos y soportes administrativos orientados a fortalecer la participación ciudadana en general y de la población usuaria en el proceso de toma de decisiones, en la fiscalización y el óptimo funcionamiento de los servicios. LEY 1450 DE 2011 DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Establece, que los recursos previstos en el presupuesto para tal fin, así como los físicos y humanos se administrarán con eficiencia y transparencia, estableciendo mecanismos que permitan compartirlos con otros organismos para optimizar su 7

impacto, tales como el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Escuela Superior de Administración Pública; Las entidades del Estado, las Escuelas Públicas de Formación y Capacitación. DECRETO 4665 DE 2007, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Este decreto actualiza el Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos. LEY 909 DE 2004, “LEY POR LA CUAL SE EXPIDEN NORMAS QUE REGULAN EL EMPLEO PÚBLICO, LA CARRERA ADMINISTRATIVA, GERENCIA PÚBLICA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES” Título VI, Capítulo I, Artículo 36 OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN “1. La capacitación y formación de los empleados públicos está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. 2. Dentro de la política que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, las unidades de personal formularán los planes y programas de capacitación para lograr esos objetivos, en concordancia con las normas establecidas y teniendo en cuenta los resultados de la evaluación del desempeño. 3. Los programas de capacitación y formación de las entidades públicas territoriales podrán ser diseñados, homologados y evaluados por la ESAP, de acuerdo con la solicitud que formule la respectiva institución. Si no existiera la posibilidad de que las entidades o la ESAP puedan impartir la capacitación podrán realizarla entidades externas debidamente acreditadas por esta.” Además de los mandatos contemplados en la Ley 87 de 1993, sobre control interno, la cual establece en su Artículo Tercero, literal d) que “La Unidad de Control Interno, o quien haga sus veces es la encargada de evaluar de forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarla.” LEY 1064 DE 2006: “Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.” 8

DECRETO 2539 DEL 2005: “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleados públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos Ley 770 y 785 de 2005. POLÍTICAS INSTITUCIONALES Las políticas institucionales trazadas en el Plan Estratégico Institucional bajo el marco de correspondientes a la capacitación de los servidores públicos de la Personería de Bogotá, D.C., son: “A 2016 los habitantes de Bogotá conocen y reconocen que hemos conseguido avanzar en la construcción de ciudadanos, movilizando todos nuestros medios de acción normativa, disciplinaria y de apoyo ciudadano en la defensa efectiva del interés público y colectivo y los derechos humanos en el Distrito Capital. a) En Gestión del Talento Humano: Formar y capacitar el Talento Humano con miras a los nuevos retos institucionales, para avanzar en la construcción del conocimiento y la innovación en el campo laboral que conduzca a la profesionalización de la entidad. b) La Gestión Institucional con Calidad: Continuar con el mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, que permita tener un servicio con calidad en la Personería de Bogotá, transmitiendo la prestación de un mejor servicio al ciudadano c) En aplicación de nuevas tecnologías: Apoyar la gestión institucional con la utilización de herramientas tecnológicas de última generación, que permitan cumplir con los objetivos misionales y de apoyo con eficiencia, eficacia y oportunidad. d) En imagen corporativa: Avanzar en la Consolidación de la imagen institucional a nivel distrital” El proceso de detección de necesidades, la formulación, la ejecución y la evaluación del plan, programas y proyectos de la Entidad, partirá de la acción conjunta entre ésta y los servidores públicos. El plan, programas y proyectos tendrán como eje central la visión y la misión de la Personería de Bogotá frente al desarrollo integral del servidor público, buscando que éste crezca armónicamente para el mejoramiento de la gestión institucional y

9

su desempeño personal, facilitándole condiciones para el desempeño de sus labores. Todos los servidores de la Personería de Bogotá, D.C., gozarán de igualdad de oportunidades para su participación en los programas y proyectos de capacitación que se adelanten en la Entidad. El Plan, los programas y proyectos de Capacitación deberán responder tanto a los requerimientos e intereses de la Personería de Bogotá, D.C., como a los de los servidores públicos y usuarios de la entidad.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE CAPACITACIÓN Los principios rectores de la capacitación en la Personería de Bogotá, D.C., son: complementariedad, integralidad, objetividad, participación, prevalencia del interés de la Personería de Bogotá, integración a la carrera administrativa, economía, énfasis en la práctica y continuidad en el desempeño del cargo. Una gestión pública eficiente y eficaz, con la prestación de un servicio confiable, amable, digno, eficiente, mediante el mejoramiento de competencias laborales. Una gestión pública transparente contando con servidores íntegros y cualificados. Una gestión pública democrática, que haga efectiva la participación ciudadana. La formulación del Plan de Capacitación de la Personería de Bogotá D. C., será anual. Se promocionará dentro de la capacitación la gestión gerencial, participativa y descentralizada mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de los servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Se utilizarán recursos presupuestales, los cuales se priorizarán de acuerdo con las necesidades y lineamientos impartidos por la Administración en materia de Capacitación para el logro de los objetivos. En los proyectos de capacitación se utilizarán tanto la modalidad presencial como la modalidad virtual. La adopción del Plan de Capacitación, se efectuará, teniendo en cuenta algunos mecanismos de implementación, contemplados en la ley, tales como: 10

recomendaciones de la Comisión de Personal, diagnóstico de necesidades de capacitación, evaluaciones de los programas de capacitación, informe de la evaluación de desempeño de la vigencia respectiva, acuerdos de gestión, evaluación de las competencias, recomendaciones de la Oficina de Control Interno, peticiones de capacitación, entre otros. El ámbito de cobertura de capacitación es el siguiente: serán beneficiarios de las políticas, plan y programas de capacitación, los empleados que pertenecen a la planta de personal de la Personería de Bogotá, D.C. La Personería de Bogotá, D. C., a través de los jefes inmediatos deberá permitir la participación de los servidores públicos en los eventos de capacitación organizados y así mismo, como corresponsabilidad, los servidores designados para los programas de capacitación, deberán comprometerse a participar activamente en los mismos y ser agentes multiplicadores del conocimiento recibido. Como política de manejo del tiempo la Personería de Bogotá, D.C., establece que tanto el empleador como el servidor público aportarán un espacio de atención que podrá distribuirse en horario dentro y fuera de la jornada laboral establecida. Se evaluarán los programas de capacitación teniendo en cuenta el Plan y el impacto de los eventos de Capacitación en el aprendizaje y la transferencia del conocimiento a sus compañeros de trabajo. Se buscará el fortalecimiento de los valores institucionales, que permita desarrollar conductas éticas favorables al cumplimiento de los principios que orientan el servicio público, la gestión pública democrática y participativa que haga énfasis en la formación de actitudes y la adopción de comportamientos que promuevan el reconocimiento y atención prioritaria del ciudadano. La programación de capacitación de la Personería de Bogotá D.C., conforme a la competencia establecida en el Acuerdo 514 de 2012, será direccionada por parte de la Dirección de Talento Humano, a través de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, empleando para ello metodologías definidas previamente, suministrando el nombre del evento, objetivo, contenido, participantes seleccionados, acta de compromiso del participante, fechas de inicio y terminación, horarios y costos.

11

OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN La Personería de Bogotá, D.C., por intermedio de la Dirección de Talento Humano, a través de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, presentará el plan, los programas y los proyectos de capacitación para lograr los siguientes objetivos: a) Orientar la capacitación y formación de los servidores públicos al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios institucionales. b) Elevar el nivel de eficacia de los servidores públicos. c) Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una ética del servicio público. d) Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, planes, programas, proyectos y los objetivos misionales de la Personería de Bogotá, D.C. e) Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos de este ente de control. f) Propender por el uso adecuado de las tecnologías de la información como herramienta para mejorar la calidad de la prestación del servicio en la Personería de Bogotá, D.C.

ÁREAS La capacitación está dirigida a las siguientes áreas:  Misional o técnica. Integran esta área los productos o servicios que constituyen la razón de ser de la Personería de Bogotá, D C. 

12

 De gestión o apoyo. Integran esta área los temas que requiere internamente la Personería de Bogotá, D C., para su adecuado funcionamiento.

PROGRAMAS De acuerdo con las políticas, modalidades y áreas, los principales programas de capacitación son:  Inducción. Este programa se debe realizar durante los primeros (5) días siguientes a la vinculación de un servidor público y su objetivo es fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional de la Personería de Bogotá D. C., su desarrollo en habilidades gerenciales y de servicio público y la obtención de información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la Entidad.  Reinducción. Tiene por objetivo reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos por reformas en la organización del Estado y sus funciones y actualización de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y las que regulan la moral administrativa. Se adelantarán por lo menos cada año (Decreto 1567 capítulo II) a todos los servidores públicos.  Misional y de gestión. Capacitación institucional y educación no formal; comprende la realización de estudios de educación no formal como: cursos, seminarios, talleres, congresos, simposios, foros y diplomados, solicitados por las respectivas dependencias o por los servidores directamente. La Oficina Asesora de Divulgación y Prensa de la Personería de Bogotá, D. C. y la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación – DTIC, generarán herramientas virtuales consultables en la página web de la Personería que apoyarán la divulgación del Manual de Inducción y Reinducción de la Entidad.

ÁREAS TEMÁTICAS 1. INDUCCIÓN - REINDUCCIÓN Programas de inducción y de reinducción: Son procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y fortalecer la integración del empleado a la Entidad, a desarrollar sus habilidades gerenciales y de servicio publico y a suministrarle la información necesaria para el conocimiento de las funciones que se desarrollan, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional en el contexto metodológico, flexible, integral, practico y participativo.

13

Programa de inducción: Está dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado en periodo de prueba debe ser tenido en cuenta en la evaluación del mismo. Los objetivos de este programa son: Iniciar su integración al sistema de valores deseado por la Entidad y fortalecer su formación ética; familiarizarlo con el servicio publico, con la entidad y con las funciones generales del Estado; instruirlo acerca de la misión de la entidad, las funciones de su dependencia, sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos; informarlo acerca de las normas y decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos; crear identidad y sentido de pertenencia respecto a la entidad. Programa de reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional ante los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Estos programas se deben impartir a todos los empleados por lo menos cada dos años o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluyen obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y sobre las que regulan la normal administrativa. Los objetivos de este programa es informar a los empleados acerca de las reformas en la organización del estado y de sus funciones; comunicar sobre la reorientación de la misión institucional y los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo; ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado y afianzar su formación ética; fortalecer el sentido de pertenencia e identidad con respeto a la Entidad, poner en conocimiento de los empleados a través de los procesos de actualización, las normas y las decisiones para la prevención y la supresión de la corrupción, así como informarlos de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos; e informarlos acerca de las nuevas disposiciones en materia de recursos humanos.

2. PLANES DE MEJORAMIENTO La información suministrada por los planes de mejoramiento individual, de las dependencias y de la entidad será la base para estructurar programas que permitan minimizar o eliminar las debilidades. Los mecanismos y procedimientos de capacitación tiene como objetivo mejorar la prestación del servicio, subsanar las deficiencias detectadas en la evaluación del desempeño, desarrollar las potencialidades, destrezas y habilidades de los empleados para elevar los niveles de satisfacción personal y laboral, posibilitar su ascenso en la carrera administrativa. 14

Es necesario identificar las competencias que deben ser reforzadas, de acuerdo a los requerimientos organizacionales. Los programas propuestos abarcan tres niveles de competencias: Corporativas, del rol y de posición. La capacitación por competencias contribuirá efectivamente a proyectar las acciones de servicio y a dirigirlas a:     

Desarrollar competencias para el manejo integral de un proyecto. Racionalizar trámites, métodos y procedimientos de trabajo. Fortalecer los sistemas de información para la toma de decisiones. Implantar adecuados mecanismos de control interno. Mejorar la calidad del servicio al cliente.

3. VALORES ÉTICOS El objetivo de la capacitación en ética y valores, es primordialmente evitar el desvió de la conducta del servidor publico, enmarcando sus actuaciones en principios de igualdad, moralidad, imparcialidad, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se busca desarrollar habilidades, actitudes favorables al cumplimiento de los principios que orientan el servicio público y promover la autorregulación individual y colectiva.

4. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Se busca que los funcionarios de la Personería de Bogotá, D.C., asimilen y fortalezcan su concepto de democracia participativa, con el fin de que faciliten y promuevan el ejercicio del control social a la gestión publica. Se tendrá en cuenta el documento de política publica diseñado por el Departamento Administrativo de la Función Pública y se solicitará el apoyo de la Escuela Superior de Administración Publica.

5. AUTOCONTROL Teniendo en cuenta que el Plan de Formación y Capacitación de la Entidad es dinámico, cambiante y progresivo, se debe introducir un proceso de evaluación

15

permanente a la gestión que contemple los aspectos pertinentes al diseño y ejecución de dicho plan y los resultados. La evaluación del plan es un proceso sistemático para valorar la efectividad y/o la eficiencia del diseño, ejecución y resultados de dicho plan.

6. EVALUACIÓN DEL DISEÑO DEL PLAN Revisa el diagnóstico y la planeación de los niveles de calidad, de acuerdo con las normas vigentes. Permite examinar la programación de las actividades y si efectivamente son pertinentes a las necesidades.

7. EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN Se centra en el desarrollo del plan, implica hacer seguimiento tanto a la gestión como a la calidad de las actividades que indaga sobre las condiciones, los resultados, los capacitadores y el aprendizaje de los participantes. Esta evaluación se considerarán cuatro niveles de valoración: Reacción, aprendizaje, conducta o transferencia y resultados obtenidos en la Organización como consecuencia de la capacitación.

8. EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PLAN Se realiza al finalizar la ejecución del plan, y contempla el grado de cumplimiento de los objetivos y los cambios tanto en el desempeño de los funcionarios como en el desempeño de la entidad. La evaluación busca valorar y analizar: El cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan de capacitación y a la administración de dicho plan. Determinar el impacto de los eventos de capacitación en el desempeño de los funcionarios y de la Personería de Bogotá, D.C. Para dar cumplimiento a este proceso es necesario determinar quienes intervendrán: participantes, capacitadores, directivos, comisión de personal, de la Dirección de Talento Humano, a través de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano. 16

Es importante instruir oportunamente a los evaluadores sobre los objetivos del proceso y proporcionarles los instrumentos de medición con anticipación para lograr una evaluación más veraz. La información aportada por la evaluación permitirá realizar los ajustes pertinentes, en el diseño de la evaluación y en el desarrollo del plan de capacitación; es decir modificar las estrategias. Las conclusiones proporcionan elementos para hacer cambios estructurales, tanto al proyecto de evaluación como al programa de capacitación, es decir modificar o crear contenidos, o cualquier aspecto el plan.

9. ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS El presente protocolo de Formación y Capacitación se dirige a todos los funcionarios de la Personería de Bogotá, D.C. Una vez detectadas las necesidades de Capacitación de los servidores públicos de la Entidad, se evaluaran los portafolios presentados por las entidades educativas y profesionales expertos que ofrezcan las actividades de formación requeridos en las diferentes áreas temáticas y se realizaran los estudios de conveniencia y de disponibilidad presupuestal con el fin de evaluar la viabilidad de cada uno de ellos. Se tendrán en cuenta las capacitaciones que la alta dirección considere como viables de acuerdo con su plan estratégico. En caso de que se trate de programas de capacitación solicitados por las dependencias para determinados funcionarios debido a la labor que desempeñan en la Personería de Bogotá su selección se hará con la anticipación suficiente que garantice su asistencia y se solicitará replicar dicha capacitación para su equipo de trabajo o el equipo que se le asigne y que le sea útil y pertinente. Si el tema ofrecido es de interés general, se abrirán inscripciones y se seleccionara a los participantes por el medio más idóneo que garantice la transparencia en la escogencia. La comisión de Personal será garante al momento de la escogencia y selección de participantes a los programas de formación profesional, así como de la evaluación de la capacitación.

17

Se hará un acompañamiento permanente a cada programa de capacitación por parte de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano y del interventor designado para tal fin por la Entidad. Los servidores públicos capacitados se convierten en agentes multiplicadores. Se implementa la suscripción del acta de compromiso que garantice la asistencia de los servidores públicos de la entidad a las capacitaciones organizadas en los eventos en que tengan costo y los que presten las entidades públicas, sin perjuicio de la acción disciplinaria que se pueda generar o de que se sancione al funcionario in asistente verificando la viabilidad por parte de la Dirección de Talento Humano, de que el funcionario no sea convocado a capacitación al año siguiente. Como política de capacitación se establece el respeto por parte de la administración en su tiempo y espacio en que las personas participen bien como asistentes a una capacitación como conferencista. Se adelanta la base de datos de los servidores públicos que tienen experiencia en docencia universitaria, con el fin de integrarlos al plan de Capacitación en los temas conducentes y que su experticia coadyuve a los objetivos propuestos en el presente plan. Se debe llevar por parte de la Dirección de Talento Humano a través de la Subdirección del Talento Humano, una base de datos que incluya como mínimo: capacitación ofrecida, registro de asistencia, fecha, lugar, termino de duración.

10. DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN El objetivo del diagnóstico es identificar las necesidades de capacitación de los funcionarios en cada una de las dependencias de esta Entidad, para cumplir con su misión, el desempeño de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa. En cada dependencia, el marco de referencia para realizar el diagnóstico será:    

18

La misión de la Entidad. Los planes y proyectos de la dependencia. Las funciones bajo su responsabilidad. Las orientaciones y líneas de política fijadas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación y

 Informe de la oficina de Control Interno sobre la gestión de la dependencia. El diagnóstico de necesidades de capacitación de la Entidad, consolidado por la Dirección de Talento Humano, será el producto de la identificación de necesidades de cada una de las dependencias, reuniones que serán efectuadas por los jefes inmediatos quienes deberán programar y realizar conjuntamente la encuesta de necesidades y la priorización de los resultados con su grupo de trabajo. Para el diagnóstico deben seguirse los siguientes pasos: Paso 1. El jefe de Talento Humano, deberá hacer conocer las orientaciones consignadas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación a los jefes de todas las dependencias. Paso 2. El jefe de cada dependencia en reunión con sus funcionarios deberá identificar proyectos, funciones o nuevos retos que debe enfrentar el área, para orientar a su equipo de trabajo en las necesidades puntuales de capacitación de dicha dependencia. Paso 3. Cada funcionario debe identificar las necesidades de capacitación propias en el formato de encuesta individual (Formato Anexo No 1). Adicionalmente deberá relacionar aquellas necesidades de capacitación que fueron identificadas en la evaluación del desempeño. Estas encuestas deberán reposar en los archivos de cada dependencia, toda vez que, servirán para precisar las necesidades del grupo y designar quiénes deben asistir a los eventos de capacitación que se programen. Paso 4. El jefe inmediato en reunión con su equipo de trabajo, deben registrar el consolidado (Formato Anexo No 2), cada uno de los temas relacionados por los funcionarios. Una vez relacionado el consolidado, deben priorizar los temas seleccionados registrándolas en orden descendente desde la más urgente e importante a atender. Este cuadro debe incluirse en el acta de la reunión (Formato Anexo No 3), la cual debe contener: fecha de la reunión, tema de la reunión, nombres completos y firmas de los funcionarios que intervinieron, descripción breve de los puntos que se trataron y cuadro con las necesidades de capacitación priorizadas. Esta acta debe remitirse a la Dirección de Talento Humano, en las fechas establecidas para la misma. La Dirección de Talento Humano, con base en los consolidados de cada dependencia, compila la información (Formato Anexo No 4), para presentar las necesidades identificadas al Comité de Personal de la Entidad y una vez se prioricen las necesidades se efectuará la programación.

19

Igualmente se adiciona a la capacitación establecida por la priorización de necesidades, la capacitación que la alta dirección requiere para desarrollar su plan de acción la cual se relaciona a continuación:    

Contratación Estatal y Estatuto Anticorrupción Actualización en Conciliación Atención al Ciudadano / Servicio al Cliente y Servicios Públicos Actualización en Derecho Disciplinario

Para el desarrollo de las capacitaciones contempladas en el PIC y en los cronogramas de ejecución, se hará uso de las diversas modalidades de capacitación que se tenga disponible, teniendo en cuenta los procesos y requerimientos de las dependencias que conforman la estructura orgánica de la Entidad, por medio de diplomados, seminarios, talleres y/o cursos de profundización y actualización. La ejecución del PIC se efectuará en algunos casos por el personal de la Entidad y en casos de capacitación técnica y/o especifica, se realizará con expertos en el tema de otras entidades públicas y privadas. Para ello se producirán las alianzas, contratos o convenios con entidades o se estimulará la participación del personal. Las entidades públicas o privadas, que brinden los procesos de capacitación a nuestros funcionarios, deberán participar en el proceso de evaluación de la capacitación y el capacitado, por lo anterior, se ha establecido que dicho establecimiento realizará una evaluación (relacionada con el tema a capacitar o actualizar), al iniciar y al finalizar el proceso de capacitación, con el fin de medir el conocimiento sobre el tema. Del compromiso Institucional y de los funcionarios dependerá el éxito del proceso de capacitación. En consecuencia, la no asistencia regular a las capacitaciones, seminarios o talleres de actualización, será causal de sanción en los términos del acta de compromiso suscrita entre el funcionario y la Entidad. Formato Anexo No 5 y No 6.

11. PRESUPUESTO Tal y como se ha expresado en el contenido de este documento, los recursos con los cuales se apoya y financia la acción en materia de capacitación están incluidos en el rubro del gasto.

20

Para el año 2014, los recursos asignados en el rubro de capacitación son de $150.000.000. En este aspecto debe anotarse que la normatividad legal establece que las actividades de educación formal y de estímulos e incentivos, debe financiarse con el rubro de Bienestar. Para el año 2014, se presentará a la Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad, una proyección de la siguiente manera:

12. PROYECCIÓN PRESUPUESTAL 2014

TEMA CONTRATACIÓN ESTATAL Y ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN ACTUALIZACIÓN EN CONCILIACIÓN ATENCIÓN AL CIUDADANO (SERVICIO AL CLIENTE) Y SERVICIOS PÚBLICOS ACTUALIZACIÓN EN DERECHO DISCIPLINARIO

HORAS

DESCRIPCIÓN

FECHA

COSTO

100

2 GRUPOS DE 30 PERSONAS (PROGRAMA ESPECIALIZADO)

170

1 GRUPO DE 30 PERSONAS / 40 HRS (PROGRAMA ESPECIALIZADO) 1 GRUPO DE 30 PERSONAS / 130 HRS (DIPLOMADO)

PENDIENTE

$ 63.104.000

16

2 GRUPOS DE 30 PERSONAS (SEMINARIO)

MARZO/MAYO

$ 5.939.200

FEBRERO/JUNIO $ 37.120.000

13. EVALUACION DE LA CAPACITACIÓN Esta fase permite mirar, en primera instancia el impacto de la formación y capacitación en los funcionarios; en segundo lugar posibilita medir los resultados organizacionales, y por último nos sirve como retroalimentación para realizar los ajustes necesarios por parte de la Dirección de Talento Humano. Formato Anexo No 7.

21

14. INDICADORES

La Dirección de Talento Humano, evaluará los planes de capacitación teniendo como referencia, dos tipos de indicadores como aspectos de medición así: 1. Un indicador que medirá el alcance de las actividades de capacitación, con el objetivo de establecer la ejecución de las actividades de capacitación requeridas. Indicador: Nº de temas realizados/ Nº de temas solicitados 2. Otro indicador será el porcentaje de incremento en conocimientos específicos del tema Evaluación: Pretest / Postest La entidad pública y/o privada que brinde cada uno de los procesos de capacitación, deberá realizar dicho proceso, es decir, se realizará una encuesta pretest y otra postest (sobre el tema) y deberá entregar a la Dirección de Talento Humano, un Promedio de nota inicial de los participante v/s Promedio de nota final de los participantes.

22

FORMATO ANEXO No 1 ENCUESTA NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 2014

23

ENCUESTA NECESIDADES DE CAPACITACIÓN AÑO 2014 Fecha:_________________________ OBJETIVO: Identificar las necesidades de capacitación de los funcionarios de la Personería de Bogotá, D.C., a través de las diferentes preguntas y sugerencias con el propósito de cumplir con los objetivos institucionales. Es encesario que los temas de capacitación que proponga sean específicos, teniendo en cunetas las capacitaciones en las que participó en la vigencia 2013 y que fueron de gran aporte a sus conocimientos, por lo tanto identifique las debilidades en temas relacionados a sus funciones y que estime convenientes capacitarse para el mejoramiento de sus labores. Le invitamos a desarrollar esta encuesta, su aporte es muy importante, por lo tanto agradecemos la información que pueda suministrarnos. 1. DATOS PERSONALES NOMBRE:__________________________________________________________________________________________________ CARGO:_________________________________________________________ DEPENDENCIA:____________________________ TIEMPO DE SERVICIOS:_______________________________________________________________________________________ NIVEL DE ESTUDIOS:_________________________________________________________________________________________ 2. FUNCIÓN PRINCIPAL DEL CARGO Describa detalladamente la principal función que realiza para el desempeño de su cargo. ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ 3. EDUCACIÓN a. Educación Formal NIVELES

TITULO OBTENIDO

AÑOS CURSADOS

FECHA DE TERMINACIÓN

4. ESPECTATIVAS DEL SERVIDOR PÚBLICO a. Desea recibir alguna capacitación en especial, relacionada al desempeño de sus funciones? SI________

NO________

Cuales:____________________________________________________________________________________________________ 5. POR QUÉ CONSIDERA IMPORTANTE Y NECESARIO CAPACITARSE EN ESTOS TEMAS? ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ 6. CONSIDERA USTED QUE LAS CAPACITACIONES BRINDADAS POR LA PERSONERÍA, HAN CONTRIBUIDO EN SU DESARROLLO PROFESIONAL Y LABORAL DE ACUERDO AL CARGO QUE DESEMPEÑA? SI________ NO________

Gracias por su colaboración. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO

24

FORMATO ANEXO No 2 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN POR DEPENDENCIAS

CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN POR DEPENDENCIAS Año 2014

DEPENDENCIAS

25

TEMAS PROPUESTOS POR LOS FUNCIONARIOS

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN POBLACIÓN OBJETO POR NIVEL PRIORIDAD DIRECTIVO

ASESOR

PROFESIONAL

ASISTENCIAL

FORMATO ANEXO No 3 ACTA DE REUNIÓN

26

CÓDIGO:

FORMATO DE REGISTRO DE REUNIONES

VERSIÓN: PÁGINAS:

I. ENCABEZADO Dependencia

Reunión

Acta N°

Fecha

II. INFORMACIÓN INICIAL Objetivo General de la Reunión

¿Quién preside? Secretario de la Reunión

Lugar de la reunión

Hora de Inicio Hora de Finalización Puntos a tratar en la agenda

1. 2. 3. 4. 5. Varios Participantes Nombre Completo

Cargo

Dependencia

III. REGISTRO, COMENTARIOS RELEVANTES DE LA REUNIÓN 1.

2.

3.

4.

5.

Varios

IV. CIERRE Y LISTADO DE PENDIENTES Acción

Tipo de acción (Correctiva, Preventiva, Mejora)

Responsable

Fecha de entrega

Observaciones Adicionales

Firma Participantes Nombre Completo

27

Cargo

FIRMA

FORMATO ANEXO No 4 NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 2014 NECESIDADES DE CAPACITACIÓN DEPENDENCIAS

28

TEMAS PRIORIZADOS

FORMATO ANEXO No 5 ACTA DE COMPROMISO – FORMACIÓN PRESENCIAL Nota: Formato disponible en la intranet: Dependencias/Dirección de Talento Humano/Documentación Talento Humano/ Formato 08-RE-14 ACTA DE COMPROMISO-FORMACIÓN PRESENCIAL.

29

FORMATO ANEXO No 6 ACTA DE COMPROMISO – FORMACIÓN PRESENCIAL

30

FORMATO ANEXO No 7 EVALUACION DE CAPACITACIÓN

31

EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN A continuación encontrará una serie de preguntas a través de las cuales se pretende conocer su opinión sobre la jornada de capacitación que acaba de culminar. El diligenciamiento objeto de este cuestionario contribuirá con el mejoramiento continuo de los programas de capacitación de la Entidad Fecha: TEMA:____________________________________________________________________________________________________ CARGO:_________________________________________________________

DEPENDENCIA:____________________________

NIVEL DE ESTUDIOS:_________________________________________________________________________________________ Señale la casilla correspondiente, según su opinión: I. LA TEMÁTICA 1.¿Conocia con anterioridad los objetivos y finalidad de la capacitación que acaba de recibir 2.¿Los contenidos se ajustaron a los objetivos del curso?

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

3.¿El nivel de profundidad de los contenidos fue adecuado? 4.¿La duración del curso fue suficiente? 5.¿El contenido del curso satisfizo sus necesidades? 6.¿Adquirió conocimientos según los objetivos propuestos? 7.¿El tiempo empleado para desarrollar cada uno de los temas fue adecuado? II. EL CAPACITADOR 1 .Explico claramente el objetivo del curso. 2. Demostró conocimiento sobre el tema. 3. Estimulo la participación activa. 4. Demostró capacidad para resolver preguntas. 5. Empleo lenguaje de fácil comprensión 6. Presento los contenidos de forma ordenada y clara 7. Desarrolló todos los temas propuestos. 8. Mantuvo el interés de los participantes I.

SATISFACCIÓN ACERCA DEL CURSO

1. El curso facilita su desempeño en el puesto de trabajo 2. Lo aprendido en el curso se puede aplicar en su puesto de trabajo 3. Obtuvo los conocimientos e información planteados 4. El curso le aportó conocimientos nuevos 5. Sus expectativas de aprendizaje se cumplieron IV. METODOLOGÍA UTILIZADA 1. Los medios técnicos utilizados fueron adecuados. 2. La metodología estuvo adecuada a los objetivos y contenido del curso. 3. La metodología permite una participación activa. 4. La documentación entregada ha sido suficiente. 5 .La documentación entregada ha sido suficiente. 6. El ritmo de exposición ha sido adecuado. 7. Las técnicas de formación han facilitado asimilar la información. 8 .Los materiales del curso ha sido útiles para el aprendizaje. V. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 1. La información previa sobre el curso fue adecuada. 2. La selección de los participantes se efectuó de forma correcta y con la antelación suficiente. 3. El aula y el equipo utilizado fue adecuado. 4. La distribución de la Jornada que se estableció en el curso fue adecuada. 5. La duración del curso con respecto a los contenidos fue adecuada

DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO

32