Control de Cambios ..................................................................................... 12
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1. Carta de Proceso
Nombre del Proceso: Dueño del Proceso: Propósito: Clientes Internos: Clientes Externos: Proveedores: Producto o servicio que genera: Actividad Inicial del proceso: Actividad Final del proceso: Variables de Control
Cobro del servicio de los productos TRACKER GPS. Departamento de cobranzas Efectuar cobro del servicio a clientes naturales y jurídicos. Clientes que adquirieron productos TRACKER GPS .Recuperadora PRC Servicio cobrado Facturas generadas por el sistema Reactivación del servicio o finalización del proceso Cantidad de cobros realizados a 30, 90, 60 días en bolívares, cantidad de cobro no realizados a 30,90,60 días, cantidad de cobros efectuados por la recuperadora en bolívares, cantidad de vehículos suspendidos y desinstalados por falta de pago.
Puntos de Inspección:
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2. Propósito Efectuar cobro del servicio a clientes naturales y jurídicos. 3. Alcance Inicia con las facturas generadas en el sistema, gestionando el cobro y finaliza con el pago o desactivación del servicio.
4. Responsables Departamento de Cobranzas 5. Normas
Al presentarse un inconveniente en el cobro se envía al cliente una Carta de Recordatoria Actual.
A los 60 días de haberse presentado el inconveniente en el cobro se suspende el servicio y se envía al cliente una Carta de Suspensión.
Se Debe enviar una Carta de Aviso Legal antes de enviar al Departamento Legal.
A los 30 días de la fecha en que fue suspendido el servicio es desactivado.
Se requiere una carta del Recuperador para ajustar la cuenta por cobrar.
6. Referencias No existe registro. Revisado por:
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7. Glosario No existe registro 8. Descripción de las actividades Paso
Responsable Departamento de cobranzas
1
Documento de trabajo
Actividad Identifique las facturas de servicio generadas en el sistema
Departamento de cobranzas 2
. Extraer
listado
de
facturas
abiertas. Departamento de cobranzas
Verifique si el pago es domiciliado 3.1 Si es SI realice el cobro por tarjeta de crédito y verifique si el pago fue aprobado.
3
3.1.1 Si el pago fue aprobado registre el pago en el sistema (aplicar
el
pago),
finaliza
el
proceso. 3.1.2 Si no fue aprobado el pago
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llamar al cliente para notificarle el inconveniente,
verifique
si
el
cliente pudo ser contactado. 3.1.2.1 Si pudo ser contactado, verifique si desea continuar con el servicio. a.- Si desea continuar con el servicio, solicite al cliente que cancele con otra forma de pago, realice el cobro y registre en el sistema. b.- Si no desea continuar con el servicio continúe con el paso 4. 3.1.2.2 Si no pudo ser contactado, continue con el paso 4.
4
Departamento de cobranzas
Suspenda el servicio.
Departamento de cobranzas
Desactive el servicio y verifique si
5
el cliente posee deuda
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5.1 Si SI posee deuda realice el paso 6. 5.2 Si NO posee deuda continúe con el paso 8
6
Departamento de cobranzas Departamento de cobranzas
Asigne a el cliente a una empresa recuperadora Verifique
si
el
cobro
fue
recuperado 7.1 Si es SI aplique el pago y continúe con el paso 8.
7
7.2 Si es NO notificar a contraloría para ajustar por cuentas por cobrar, finaliza el proceso. Departamento de cobranzas
Verifique
si
el
cliente
desea
reactivar el servicio 8
8.1 Si es SI reactive el sevicio. 8.2 Si es NO finaliza el proceso
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9. Diagrama de Flujo
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10. Anexos Numero de Anexo 1
Descripción Planilla de inspección
11. Control de Cambios Fecha de Modificación
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Numero de Revisión
Motivo del Cambio
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