SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

Código: GTH-PR-013 Fecha: 15 de julio de 2016 Versión: 002

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

1.

Código: GTH-PR-013 Fecha: 15 de julio de 2016 Versión: 002

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INFORMACION GENERAL.

1.1 OBJETIVO 1.2. RESPONSABLE 1.3. ALCANCE 1 1.4. DEFINICIONES

Establecer el procedimiento a seguir para la elaboración de certificaciones laborales Coordinador de Administración de Personal. Desde la presentación de la solicitud , hasta la entrega de la certificación laboral Certificación laboral: Es un documento en el cual una entidad ya sea pública o privada certifica la fecha de ingreso de un empleado, el cargo que desempeña, las funciones que ejerce y el salario que devenga (según sea solicitada), debidamente firmada por el funcionario designado para tal fin. Certificación laboral con empleos desempeñados y funciones: Es un documento en el cual se certifica por parte del Coordinador del Grupo de Administración de Personal de la Entidad la fecha de ingreso y/o retiro del funcionario o ex funcionario, según sea el caso, el cargo en el que se encuentra posesionado y la situación administrativa en que se encuentra, el grupo al cual se encuentra adscrito, las reubicaciones efectuadas, las situaciones administrativas, y las funciones que desempeñó en cada caso de conformidad con el manual de funciones vigente para cada época. Certificación laboral simple: Es un documento en el cual se certifica por parte del Coordinador del Grupo de Administración de Personal de la Entidad la fecha de ingreso y/o retiro del funcionario o ex funcionario, según sea el caso, el cargo en el que se encuentra posesionado y la situación administrativa en que se encuentra, el grupo al cual se encuentra adscrito, y salario que devenga o devengó.

2.

NORMATIVIDAD Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 23 de la constitución política, y en el numeral 1.del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, toda solicitud de certificación laboral será tomada como petición de documentos y de información por lo cual deberá tramitarse dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación de la misma.

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Fecha: 15 de julio de 2016

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

3.

Código: GTH-PR-013

Versión: 002

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DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Inicio

Actividad

Conector de página

Flujo grama

Decisión Conector de actividades

Descripción

Responsable

Documentos o formatos

Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal

Radicación

Puntos de control

Inicio

El interesado presenta la solicitud a través del gestor documental

Se recibe la solicitud del funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal Certificación laboral con empleos desempeñados y funciones. Se solicita el expediente laboral del funcionario o ex funcionario según el caso Una vez se cuenta con el expediente laboral , se debe revisar los documentos relacionados con:  Resolución de Nombramiento  Acta de posesión  Resolución de Designación de Coordinación, si ha ello hay lugar.  Resolución de asignación de funciones  Resolución por la cual se le confiere o se le termina un encargo  Memorando de ubicación y reubicación  Resolución de comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción Según lo registrado en la solicitud del peticionario.

Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal

Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal

Radicación

.

X

Expediente Laboral

Expediente Laboral

X

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Fecha: 15 de julio de 2016

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES En caso de requerir una certificación laboral con funciones, una vez teniendo la información señalada anteriormente se procede a verificar los manuales de funciones, los cuales se encuentran debidamente archivados por años, cada uno cuenta con una hoja de control de documentos en la cual se registra la fecha de cada resolución, el encabezado, su vigencia, si es derogada de manera parcial o total, con el fin de verificar los manuales vigentes para las fechas y para los empleos solicitados por el peticionario. Verifica según las fechas solicitadas, el empleo, las funciones que aplican para el mismo y el manual de funciones que aplica para las fechas en las cuales se registra cada empleo. 1. Reunida la información anterior se procede a elaborar la certificación laboral en el siguiente orden. 2. Como encabezado: El coordinador o coordinadora del Grupo de Administración de Personal de la Superintendencia de Sociedades Certifica. 3. El nombre del funcionario o ex funcionario según el caso, cedula de ciudadanía, ciudad de expedición, fecha de ingreso y retiro de la entidad según el caso, el empleo de carrera si es titular o fue titular del mismo, empleo en el que esta posesionado o en el que estaba posesionado según el caso, reportar si esta comisionado o encargado, en el grupo que se encuentra actualmente en el caso de ser funcionario activo. 4. Se registra el periodo en el cual se solicita la certificación. 5. Se debe registrar de manera cronológica la información relacionada con empleos desempeñados, grupos o dependencias donde desempeñó o desempeña sus funciones, manual de funciones vigente para la fecha, y fecha en la cual entró en vigencia, funciones desempeñadas

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Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal

Manuales de Funciones

Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal

Manual de Funciones

Funcionario encargado del Grupo de Administración de Personal

Gestor Documental

X

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PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

Se pasa para firma del coordinador o coordinadora del Grupo de Administración de Personal.

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Coordinador del Grupo de Administración de Personal

Gestor Documental

Certificación laboral simple. Se verifica en la planta globalizada de la entidad la información del funcionario y se procede a plasmarla en la certificación laboral en el siguiente orden. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Nombre del funcionario. Cedula de ciudadanía. Ciudad de expedición. Fecha de ingreso a la entidad. Empleo de carrera si es titular del mismo. Empleo en el que esta posesionado. Reportar si esta comisionado o encargado. El grupo en que se encuentra actualmente. Salario devengado actualmente discriminado de la siguiente manera: Asignación Básica, Reserva especial de ahorro, Prima por dependiente si cumple los requisitos para ser beneficiario, Prima de Alimentación, Prima Técnica si le aplica al cargo que desempeña, se suman estos valores para registrar el total devengado.

Se pasa para firma del coordinador o coordinadora del Grupo de Administración de Personal.

Fin

Archivo de Excel planta globalizada de la entidad. X

Gestor Documental

Coordinador del Grupo de Administración de Personal

Gestor Documental

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4. CONTROL DE CAMBIOS. Versión

Vigencia Desde

001

16 de Junio de 2014

002

15 de julio de 2016

Vigencia Hasta 15 de julio de 2016

Identificación de los cambios Creación del documento

Coordinador Administración de Personal

Se actualizo: 1. Normatividad 2. Flujograma

Coordinador Administración de Personal

Elaboró : Profesional Administración de

Revisó: Coordinador Administración de

Personal

personal

Fecha : 27 de Junio de 2016

Responsable

Fecha : 11 de Julio de 2016

Aprobó: Secretaria General

Fecha : 15 de julio de 2016