Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable ADM-PD-17 V2

Dependencia Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Proceso Gestión Administrativa

Objetivo Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del IDIGER, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable.

Alcance Inicia con la selección de un intermediario de seguros que asesore a la Entidad en la contratación y administración del programa de seguros y reclamaciones, continúa con la contratación de una empresa de seguros y finaliza con el trámite para la reclamación ante la aseguradora.

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Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable

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1.

Políticas de Operación 

Todos los bienes de propiedad del IDIGER y recibidos a cualquier título susceptibles de ser asegurados, deberán ser incluidos en la póliza adquirida para tal fin

2.



Todas las novedades relacionadas con la inclusión, exclusión de bienes o creación de nuevos cargos en la planta de la Entidad, deberán ser informadas mediante comunicación externa al intermediario de seguros, para su respectivo trámite frente a la aseguradora.



Todo siniestro sobre bienes de propiedad del IDIGER que por cualquier motivo no haya sido reconocido por la empresa aseguradora, su reposición estará a cargo del responsable a quien se le haya asignado el bien.



Todo servidor público es responsable de instaurar frente a la entidad competente la denuncia por pérdida o hurto de bienes, así mismo es responsable de informar al Almacén mediante comunicación interna y de forma inmediata la ocurrencia del siniestro.



El Área Administrativa es responsable de informar en un término no mayor a tres (3) días a la aseguradora a través del corredor de seguros, la ocurrencia del siniestro.



Toda acción relacionada con el tema de seguros, siniestros y reclamaciones será tramitada por la Entidad a través del corredor o intermediario de seguros.



El Área Administrativa es responsable de realizar los seguimientos necesarios para que se lleve a cabo la obtención de las indemnizaciones y de las reclamaciones realizadas.



El Área Administrativa realizará las actividades requeridas para las reclamaciones ante la aseguradora, de acuerdo con la normatividad vigente.



El Área Administrativa es responsable de efectuar la devolución a la empresa de seguros de los salvamentos que ellos exijan, caso contrario deberán iniciar con la aplicación de la Guía Destino Final de Bienes Por Baja.

Glosario

Compañía de seguros (Aseguradora): Entidad debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, que asume riesgos particulares a cambio de un pago que hace el asegurado.1 Corredores de seguros: Empresas constituidas como sociedades comerciales colectivas o de responsabilidad limitada y cuyo objeto es promover la contratación y renovación de 1

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seguros, examinar los riesgos del asegurado y darle asesoría técnica en la selección de amparos, representar al asegurado ante los aseguradores respecto a la celebración y desarrollo de los contratos de seguro en aspectos como: solicitud adecuada, expedición de las pólizas pertinentes, pago oportuno de las primas, avisos y reclamaciones de siniestros, procesos jurídicos y ajuste de pérdidas. Entre los Corredores y las Compañías de Seguros no existe ningún vínculo directo laboral. Deducible: Es el porcentaje que asume el asegurado en caso de siniestro.2 Denuncia: Documento en que se da noticia a la autoridad competente de la comisión de un delito o de una falta.3

DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO TIPO DE SINIESTRO / TIPO DE PÓLIZA

3 4

DOCUMENTOS A PRESENTAR

 Daño,  Pérdida o  Hurto:

 Comunicación interna del servidor público,  Denuncia ante la autoridad competente (Cuando es pérdida o hurto),  Informe técnico (Cuando es daño),  Entrada de almacén del bien,  Salida del almacén por cual se le realizó la entrega del bien al servidor público,  Factura de compra,  Comunicación interna del área contable informando el valor en libros,  Contabilización de la baja,  Baja de almacén y  Acta de pérdida de bienes.



 Comunicación interna del servidor público,  Declaración escrita del conductor donde se mencione tiempo, modo y lugar del siniestro objeto de reclamación,  Fotocopia de la cédula de ciudadanía del conductor,  Fotocopia de la licencia de conducción del conductor,  Tarjeta de propiedad del vehículo propiedad de la entidad,  Reporte de la autoridad competente donde se visualice el siniestro.

Vehículo:

 Incendio:

2

 Informe de Bomberos Oficiales del Distrito Capital,  Presupuesto de obra detallado,  Relación detallada del salvamento si lo hubiere.

http://www.segurosdelestado.com/cmsestado/paginas/documento.aspx?idr=133 http://lema.rae.es/drae/?val=denuncia Manual de Reclamos Programa de Seguros – JARGU S.A. Corredores de Seguros La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

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DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO TIPO DE SINIESTRO / TIPO DE PÓLIZA



Póliza para el Manejo Global para Entidades Oficiales:

 Póliza de Seguridad de Responsabilidad Civil Extracontractual:

5

DOCUMENTOS A PRESENTAR

 Original (1) del informe detallado de tiempo, modo, lugar de los hechos,  Copia (1) denuncia penal y/o declaración juramentada,  Copia (1) documentos que acrediten la pérdida reclamada (Auditorías, extractos, inventarios, investigaciones internas o que hagan sus veces con sus debidos soportes.  Copia (1) del informe del siniestro con la notificación de los reclamos hechos por los damnificados,  Original (1) autorización para transigir con el reclamante,  Copia (1) reclamación formal presentada por él o los terceros afectados relatando las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos e indicaron cual es la pretensión económica la cual debe estar debidamente soportada. Todo bajo el marco de la legislación que regula la materia. Para Reclamación Directa o Fiscal:  Copia (1) informe del siniestro con la notificación de los reclamos hechos por los damnificados.

Para Reclamación Directa:

 Póliza de Responsabilidad Civil para Servidores Públicos:

 Original (1) denuncia contra el funcionario y copia de

la investigación administrativa. Para Reclamación Fiscal:  Original (1) fallo con responsabilidad fiscal  Copia (1) constancia laboral con certificación de tiempo de servicio de cargos desempeñados de los funcionarios investigas.

Indemnización: Pagos que realizan las aseguradoras a los asegurados a consecuencia de pérdidas o daños a sus bienes o a sus personas. Las leyes de muchos países establecen que las indemnizaciones pueden ser en dinero o mediante la reposición de los bienes dañados por otros de las mismas características o condiciones.6

5 6

Manual de Reclamos Programa de Seguros – JARGU S.A. Corredores de Seguros http://www.segurosdelestado.com/cmsestado/paginas/documento.aspx?idr=138 La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 4/16

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Reclamación: Petición de algo sobre lo que se cree tener derecho.7 Salvamento: Elemento o conjunto de elementos que resultan afectados en el siniestro, en menor o mayor grado, sin ser destruidos y por lo tanto, pueden ser utilizados o reparados. Si el valor del daño fue indemnizado totalmente por el asegurador, el salvamento será de propiedad de este. Pero si el valor del daño fue indemnizado parcialmente se da lo siguiente: por existir insuficiencia del valor asegurado o por haberse pactado un deducible, el salvamento debe repartirse proporcionalmente entre el asegurado y asegurador. En el evento que sea seguro a primera perdida el salvamento será de propiedad del asegurador hasta el monto indemnizado.8 Seguros: Mecanismo mediante el cual una persona natural o jurídica puede trasladar los riesgos a los cuales están expuestos sus bienes, su patrimonio o personas a una entidad jurídica denominada Asegurador, quien recibe en contraprestación una determinada suma de dinero llamada prima y se compromete a reponer, reparar o pagar en dinero en caso de realizarse el riesgo asegurado. Seguro de automóviles: Ampara los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable el del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER, o aquellos daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen. Seguro de manejo global sector oficial: Ampara los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER, causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado. Seguro de responsabilidad civil extracontractual: Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER, como consecuencia de la responsabilidad civil extracontractual originada dentro o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios en todo el territorio nacional Seguro de todo riesgo daños materiales: Ampara las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable, ubicados a nivel Nacional. Siniestro: Es la realización del riesgo. Es cuando sucede lo que se está amparando en la póliza y es motivo de indemnización, por ejemplo un robo, un choque, una enfermedad o accidente, un incendio, etc.9 7 8 9

http://es.thefreedictionary.com/reclamaci%C3%B3n http://www.segurosdelestado.com/cmsestado/paginas/documento.aspx?idr=146 http://www.segurosdelestado.com/cmsestado/paginas/documento.aspx?idr=146 La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

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3. N°

Descripción de Actividades Actividad

Responsable

Control

ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS

1

2

3

4

Solicitar inicio del proceso de contratación: Remitir el proceso de contratación de los corredores de seguros a la unidad ejecutora, dando inicio al Procedimiento Precontractual y continua con el Procedimiento Contractual. Realizar seguimiento: Verificar que el corredor de seguros efectué la etapa precontractual para la selección de la empresa aseguradora, de acuerdo a lo establecido en el contrato Recepcionar información: Recibe estudios previos y pliegos definitivos para la selección de la empresa aseguradora dando inicio al Procedimiento Precontractual y continúa con el Procedimiento Contractual. Recibir las pólizas: Da inicio al Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas – Recibe las pólizas de acuerdo con lo establecido en el contrato. Revisar las pólizas: Revisa que cada una de las pólizas se hayan expedido de acuerdo con lo establecido en el contrato.

5

6

7

8

9

¿Las pólizas presentan inconsistencias? SI: Continuar con la actividad 6. NO: Remitir las pólizas a la carpeta contractual y continuar con la actividad 7. Solicitar corrección de las pólizas: Solicita mediante comunicación externa – Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas – a través del corredor de seguros la corrección por parte de la aseguradora, de las pólizas que presentan inconsistencias y retorna con la actividad 4 Recibir relación de los bienes: Recibe mensualmente del Almacenista, la relación de bienes que ingresan a la entidad, así como los dados de baja. Recibir relación de cargos directivos creados: Recibe del Profesional de Gestión de Talento Humano los cargos nuevos creados por Resolución. Reportar a los corredores de seguros: Informa mensualmente mediante comunicación externa Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas, a los corredores de seguros, el movimiento de los bienes que ingresaron al almacén y los que fueron dados de baja, con el fin de actualizar la información.

Profesional Administrativo

Profesional Administrativo

Actas de reunión

Oficina Asesora Jurídica

Estudios Previos Pliegos Definitivos y Contrato

Profesional Administrativo

Pólizas de Seguros

Profesional Administrativo

Profesional Administrativo

Comunicación Externa

Profesional Administrativo

Correo Electrónico

Profesional Administrativo

Correo Electrónico y Resolución

Profesional Administrativo

Comunicación Externa

NOTA: Cuando se trate de cambios presentados en los cargos de planta, se debe informar inmediatamente a los corredores de seguros a fin de realizar su inclusión en la póliza correspondiente. La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 6/16

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N°

Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable Actividad

Recibir anexos de las pólizas: Recibe de los corredores de seguros, los anexos de las pólizas para su revisión a fin que se encuentren actualizados de acuerdo con la información reportada (Inclusión y exclusión de bienes y cargos). 10

¿Los anexos de las pólizas presentan inconsistencias? SI: Solicitar los cambios correspondientes a los corredores de seguros y retornar con la actividad 6. NO: Remitir los anexos a la carpeta contractual de cada uno de los contratos.

Responsable

Control

Auxiliar de Correspondencia Anexos Pólizas Profesional Administrativo

Fin

SINIESTROS Y RECLAMACIONES

11

12

13

Identificar el siniestro: Por pérdida o hurto: Continuar con la actividad 12. Por daño, por incendio o por automóviles Continuar con la actividad 13. Instaurar denuncia ante las autoridades competentes: Instaura ante la autoridad competente la denuncia e informe donde se evidencie el tiempo, modo y lugar de la ocurrencia del siniestro. NOTA: No se reciben denuncias instauradas en forma digital. Solicitar informe técnico: Solicita mediante comunicación - Procedimiento Administración de comunicaciones Oficiales Internas y Externas, a quien corresponda: Área Correspondiente de la entidad o entidad externa, realizar la inspección y expedir el informe técnico del daño que presenta el bien.

Servidor Público

Servidor Público

Denuncia

Servidor Público

Informe Técnico

Servidor Público

Comunicación Interna Denuncia / Informe Técnico Procedimiento Administración. Manejo y Control de Bienes

Profesional Administrativo

Comunicación Interna Denuncia / Informe Técnico

NOTA: Cuando el siniestro es de un vehículo, es el conductor quien realiza el informe de lo sucedido, citando fecha, hora, lugar y detalles, entre otros.

14

Proyectar y entregar comunicación: Proyecta comunicación interna al Almacén, informando el daño, la pérdida o hurto del bien, con la denuncia o el informe técnico, según sea el caso, dando inicio a los Procedimientos: “Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas” y al de “Administración. Manejo y Control de Bienes”. Recibir y revisar los documentos: Recibe por parte del Almacenista y revisa que todos los documentos requeridos por la aseguradora se encuentren en su totalidad.

15

¿Los documentos están completos? SI: Continuar con la actividad 16. NO: Solicitar al Almacenista, mediante correo electrónicos los documentos faltantes, a fin que sean entregados en un tiempo no mayor a 3 días hábiles.

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N°

Actividad Tramitar cotizaciones de los bienes a reponer: Identifica en la base de datos de la entidad los proveedores a los cuales se les solicitará las cotizaciones mediante correo electrónico.

16 NOTA: Como mínimo se debe contar con dos (2) cotizaciones por cada bien, las cuales deben cumplir con iguales o superiores especificaciones técnicas del bien objeto de reclamación.

Responsable

Control

Profesional Administrativo

Base de Datos Proveedores / Proveedores que Cumplan con las Especificaciones Técnicas Requeridas y Correo Electrónico

17

Recibir cotizaciones de los bienes a reponer: Revisa que las cotizaciones cumplan con las especificaciones técnicas del bien a reponer.

Profesional Administrativo

Cotizaciones

18

Crear carpeta del siniestro: Crea en el Servidor NAS carpeta magnética o en los casos que se requiera en medio físico; por cada siniestro.

Profesional Administrativo

Servidor NAS / Carpeta “Siniestros”

Coordinador Administrativo y Profesional Administrativo

Comunica Externa y Soportes Correspondientes

Profesional Administrativo

Correos Electrónico una vez por semana

Profesional Administrativo

Liquidación del Reclamo, Expedido por la Aseguradora.

Profesional Administrativo

Procedimiento Control y Procesos Disciplinarios

19

Tramitar la reclamación ante la aseguradora: Proyecta comunicación externa dirigida al corredor de seguros – Procedimiento: Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas, quien a su vez realizará la gestión frente a la aseguradora, para iniciar el trámite de indemnización del siniestro. NOTA: En caso de requerirse ajustes, el Coordinador Administrativo solicitará al Profesional Administrativo realice los cambios correspondientes para una vez aprobado dar inicio al Procedimiento: Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas.

20

21

Realizar seguimiento a la reclamación: Se comunica periódicamente (Una vez por semana) con los corredores de seguros para averiguar el estado de la reclamación. Recibir notificación de los corredores de seguros: Recibe del corredor de seguros la liquidación del reclamo, expedido por la aseguradora y revisa:  Que corresponda al bien objeto de reclamación  Que el valor de la liquidación corresponda a las cotizaciones enviadas  Que el siniestro tenga código de identificación por parte de la aseguradora. ¿La compañía aseguradora acepta la reclamación del bien? SI: ¿Hay deducible? SI: Continúa en la actividad 23. NO: Continúa en la actividad 26. NO: Continuar con la actividad 22.

22

Determinar la responsabilidad del servidor público: Informa mediante comunicación interna según sea el caso al Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios dando inicio al Procedimiento Control y Procesos Disciplinarios cuando es personal de planta o al Asesor Jurídico para determinar la responsabilidad del contratista.

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N°

Actividad

Responsable

Control

23

Informar al servidor público el monto del deducible: Informa mediante comunicación interna – Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas – el monto que le corresponde asumir por la ocurrencia del siniestro reportado del bien por el cual era responsable.

Profesional Administrativo

Comunicación Interna

24

Cancelar y entregar recibo de pago: Cancela en el sitio indicado por el Profesional Administrativo, el valor del deducible y entrega el comprobante de pago mediante comunicación interna al Área Administrativa – Procedimiento: Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas.

Servidor Público Responsable del Bien

Comunicación Interna y Recibo

25

Archivar el recibo de pago del deducible: Archiva en forma digital y en físico, el recibo de pago del deducible en la Carpeta del Siniestro y finaliza el procedimiento.

Profesional Administrativo

Recibo en magnético y en físico en la carpeta del siniestro

26

Solicitar el bien al proveedor autorizado: Solicita el bien a reponer al proveedor autorizado, anexando los soportes allegados por la aseguradora.

Profesional Administrativo

Comunicación Externa con los Soportes Allegados por la Aseguradora.

Almacenista

Factura, Garantía, Especificaciones Técnicas, Manuales de Uso y Funcionamiento

27

Recibir el bien con los documentos soportes: Recibe el bien con la factura, garantía y especificaciones técnicas, manuales de uso y funcionamiento entre otros.: dando inicio al Procedimiento Administración Manejo y Control de Bienes ¿El siniestro cuenta con salvamento? SI Continuar con la actividad 32 NO: Continuar con la actividad 28.

28

Recibir documentos del bien indemnizado: Recibe del Almacenista la factura y la entrada de almacén del bien indemnizado.

Profesional Administrativo

29

Diligenciar el Formato Externo “Liquidación Indemnización”: Diligencia el formato externo de la aseguradora con los datos del proveedor autorizado, el cual debe ir firmado por el Director General de la Entidad.

Profesional Administrativo

Formato Externo “Liquidación Indemnización” Factura, Entrada de Almacén, Formato Externo Liquidación Indemnización Firmado

30

Enviar documentos: Envía los documentos con comunicación externa al corredor de seguros para el respectivo pago al proveedor.

Profesional Administrativo

31

Recibir y archivar el soporte del pago al proveedor: Recibe del corredor de seguros el soporte de pago efectuado al proveedor y lo archiva en medio digital en el Servidor NAS / Carpeta Siniestros, finalizando el procedimiento.

Profesional Administrativo

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Servidor NAS / Carpeta Siniestros Acta de Entrega

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N°

Actividad

Responsable

Control

32

Recibir comunicación de la aseguradora: Recibe comunicación de la aseguradora – Procedimiento Administración de Comunicaciones Internas y Externas, solicitando el salvamento.

Profesional Administrativo

Comunicación Externa

33

Proyectar y revisar comunicación: Proyecta y revisa comunicación interna dirigida al Almacenista solicitando la entrega del salvamento al proveedor autorizado por la aseguradora, dando inicio al Procedimiento Administración Manejo y Control de Bienes.

Profesional Administrativo y Coordinador Administrativo

Comunicación Externa

4.     

Formatos y Registros Contrato Pólizas de seguros Comunicación Interna Comunicación externa Informe técnico

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5.

Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable

Diagrama de Flujo

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable” Profesional Administrativo

Oficina Asesora Jurídica

Inicio

1. Solicitar inicio del proceso de contratación

Procedimiento Precontractual

2. Realizar seguimiento

Procedimiento Contractual

3. Recepcionar Información

Procedimiento Precontractual

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas

4. Recibir las pólizas

5. Revisar las pólizas

6. Solicitar corrección de las pólizas

SI

¿Las pólizas presentan inconsistencias?

ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS

NO A Remitir las pólizas a la carpeta contractual

1

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Procedimiento Contractual

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Diagrama de Flujo Procedimiento: “Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable” Servidor Público

Profesional Administrativo

1

7. Recibir relación de los bienes

8. Recibir relación de cargos directivos creados

9. Reportar a los corredores de seguros

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas

10. Recibir anexos de las pólizas

¿Los anexos de las pólizas presentan inconsistencias?

SI

A

ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS

NO

Remitir las pólizas a la carpeta contractual

Fin

Inicio

SINIESTROS Y RECLAMACIONES

11. Identificar el siniestro

Pérdida o Hurto

Por

12. Instaurar denuncia ante las autoridades competentes

Daño, Incendio o Automóviles

13. Solicitar informe técnico

2

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Diagrama de Flujo Procedimiento: “Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable” Servidor Público

Coordinador Administrativo

Profesional Administrativo

2

14. Proyectar y entregar comunicación

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas

Procedimiento Administración. Manejo y Control de Bienes

15. Recibir y revisar los documentos

¿Los documentos están completos?

NO

Solicitar al Almacenista, los documentos faltantes, a fin que sean entregados en un tiempo no mayor a 3 días hábiles

SI

16. Tramitar cotizaciones de los bienes a reponer

17. Recibir cotizaciones de los bienes a reponer

SINIESTROS Y RECLAMACIONES

18. Crear carpeta del siniestro

20. Realizar seguimiento a la reclamación

3

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19. Tramitar la reclamación ante la aseguradora

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas

Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable

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Diagrama de Flujo Procedimiento: “Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable” Servidor Público

Profesional Administrativo

3

21. Recibir notificación de los corredores de seguros

¿La compañía aseguradora acepta la reclamación del bien?

NO

22.Determinar la responsabilidad del servidor público

SI

¿Hay deducible?

SI

NO

23. Informar al servidor público el monto del deducible

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas

Procedimiento Control y Procesos Disciplinarios

24. Cancelar y entregar recibo de pago

SINIESTROS Y RECLAMACIONES

25. Archivar el recibo de pago del deducible

26. Solicitar el bien al proveedor autorizado

4

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Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable” Almacenista

Profesional Administrativo

Director General

4

27. Recibir el bien con los documentos soportes

Procedimiento Administración Manejo y Control de Bienes

¿El siniestro cuenta con salvamento?

NO

28. Recibir documentos del bien indemnizado

29. Diligenciar el Formato Externo “Liquidación Indemnización”

30. Enviar documentos

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas

SI

31. Recibir y archivar el soporte del pago al proveedor

SINIESTROS Y RECLAMACIONES

32. Recibir comunicación de la aseguradora

Profesional y Administrativo

Procedimiento Administración Manejo y Control de Bienes

33. Proyectar y revisar comunicación

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Coordinador Administrativo

Procedimiento: Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable

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6.

Control de Cambios.

Versión

7.

Fecha

1

17/09/2008

2

18/03/2015

Descripción de la Modificación

Aprobado por

Emisión del Documento - resolución 265 del 17 de septiembre del 2008 POR LO CUAL SE ADOPTA EL procedimiento seguros, siniestros y reclamaciones para el Fondo de Prevención y Atención de emergencias de Bogotá D.C. FOPAE Actualización del objetivo, alcance, políticas, glosario y actividades de acuerdo con la estructura organizacional vigente. Cambia el nombre del procedimiento “Seguros, Siniestro Y Reclamaciones” por “Seguros, Siniestros y Reclamaciones de Bienes Propiedad de la Entidad o de los que Llegare a ser Responsable”, conservando el código para no perder la trazabilidad del documento.

Sub. de Apoyo Institucional – Margarita Buitrago

Aida Patricia Niño Mora SCyAD

Aprobación.

Elaborado por

Validado por

Aprobado por

Cristhián Camilo Núñez Profesional Administrativo

Andrés Arturo Piernagorda Vargas Profesional Administrativo

German Enrique Romero Millán Técnico Administrativo

María Constanza Ardila Ariza Coordinadora Atención al Ciudadano y Gestión Documental

José Leonardo Millán Alvarado Profesional Planeación Estratégica

Aida Patricia Niño Mora Subdirectora Corporativa y Asuntos Disciplinarios

David Valdés Cruz Asesor de Planeación Estratégica

Sandra Caycedo Moyano Profesional Especializado de Planeación Estratégica

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.

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