Programa de aceleración en Contratación Pública para PyMES y emprendedores Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público

Una oportunidad para tu empresa Descubre cómo acceder al mercado público Formación, identificación de oportunidades y asesoramiento gratuito

Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público

ÍNDICE

1. PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO → ¿Qué es la contratación pública?

→ Prepara tu empresa → Conoce las fuentes de información → Establece un método de trabajo

2. ¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD?

3. EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 2

Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público ¿QUÉ ES LA CONTRATACIÓN PÚBLICA? La contratación pública es la compra de productos y servicios que realiza el Sector Público. La compra pública se regula a través del Texto Refundido de la Ley de Contratos de Sector Público, en adelante TRLCSP, aprobado en el Real Decreto Legislativo 3/2011 de 14 de Noviembre

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Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público ¿QUÉ ENTENDEMOS POR SECTOR PÚBLICO? (I) El Sector Público es el conjunto de organismos administrativos del Estado. Está formado por:

 La Administración General del Estado, las administraciones de las Comunidades Autónomas y las entidades que integran la Administración Local. Por ejemplo, los Ministerios del Estado o los Ayuntamientos.  Las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social. Por ejemplo, el Instituto Nacional de la Seguridad Social.  Los organismos autónomos, las entidades públicas empresariales, las universidades públicas, las agencias estatales y cualquier entidad de derecho público con personalidad jurídica propia vinculada a un sujeto que pertenezca al sector público o que dependa. Por ejemplo, la Universidad de Barcelona.  Los consorcios dotados de personalidad jurídica propia previstos en el art. 6.5 de la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, y a la legislación de régimen local. Por ejemplo, el Consorcio Sanitario Integral.  Las fundaciones públicas, entendiendo aquellas que se constituyen con una aportación mayoritaria, directa o indirecta, de una o diversas entidades integradas en el sector público, o que tienen un patrimonio fundacional integrado, de forma permanente, en más del 50% por bienes o derechos aportados o cedidos por estas entidades. Por ejemplo, la Fundación de Gestión Sanitaria del Hospital de la Santa Creu i Sant Pau. 4

Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público ¿QUÉ ENTENDEMOS POR SECTOR PÚBLICO? (II)  Las sociedades mercantiles públicas, entendiendo como tales aquellas el capital social de las cuales está participado, de forma directa o indirecta, en más del 50%, por alguna o algunas de las entidades indicadas en los apartados anteriores. Por ejemplo, Transports Municipals del Gironès, S.A.  Las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. Por ejemplo, FREMAP.  Cualquier ente, organismo o entidad con personalidad jurídica propia, que haya estado creada específicamente para satisfacer las necesidades de interés general que no tengan carácter industrial o mercantil, siempre que uno o diversos sujetos del sector público financien mayoritariamente dicha actividad, controlen la gestión, o nombren más de la midad de los miembros de su órgano de administración, dirección o vigilancia. Por ejemplo, el Centro de Desarrollo Navia-Porcia.  Las asociaciones formadas por los entes, organismos y entidades indicados anteriormente. Por ejemplo, la Asociación Agencia Provincial para el Control de la Energía de Burgos.

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Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público ¿POR QUÉ ES INTERESANTE EL MERCADO PÚBLICO? Los motivos principales por los cuales el mercado público es interesante para las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) son los siguientes:  El presupuesto que destinan las Administraciones Públicas a la contratación las convierte en uno de los mayores compradores del mercado.

 No es un único cliente, sino que todos los entes que lo conforman representan más de 10.000 compradores a nivel estatal.  Su presupuesto de compra es bastante estable.  El pago al proveedor está comprometido en su presupuesto, por lo tanto siempre acaba pagando (aunque a veces lo hagan fuera de plazo).  Las administraciones públicas tienen interés en contratar más PyMEs para potenciar el tejido empresarial.  Hay múltiples formas de presentar una oferta, de tal manera que se amplían las opciones de participar. Si no nos podemos presentar como contratista singular, siempre podemos presentarnos como subcontratista o mediante una Unión Temporal de Empresas (UTE). 6

Curso de ayuda a PyMEs para el acceso al mercado público ALGUNAS RECOMENDACIONES INICIALES PARA VENDER EN EL SECTOR PÚBLICO Entender el mundo de la contratación pública y su proceso.

Organizar nuestra empresa de forma que nos facilite la preparación de una oferta.

Estudiar el mercado, nuestros productos y clientes potenciales y determinar una estrategia de ventas sencilla.

Comenzar a presentar ofertas y marcarnos el objetivo de la primera venta.

Hacer el seguimiento del resultado de las ofertas, aprender de los errores y mejorar las ofertas. 7

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA IDENTIFICA TUS CLIENTES POTENCIALES

PREPARA UNA PRESENTACIÓN COMERCIAL

Proponemos una estructura de ejemplo: BLOQUE 1 - EMPRESA ¿Quiénes somos? Características diferenciales Clientes

BLOQUE 2 - PRODUCTOS / SERVICIOS

Es necesario conocer el perfil de los organismos que te pueden contratar.

Presentación producto / servicio 1 Presentación producto / servicio ... Presentación producto / servicio n

BLOQUE 3 - PRINCIPALES REFERENCIAS BLOQUE 4 - DATOS DE CONTACTO 8

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA

ASIGNA RESPONSABLES

Prepara tu empresa a nivel organizativo, identificando las personas que se encargarán de las nuevas tareas y responsabilidades. Por ejemplo:  ¿Quién asegurará que la documentación administrativa siempre está actualizada?  ¿Quién se encargará de tener actualizada la documentación técnica?  ¿Quién hará un seguimiento de las licitaciones publicadas para identificar oportunidades?  ¿Quién decidirá si presentarse a una licitación?

NO TE OLVIDES DE COMUNICAR LAS NUEVAS FUNCIONES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE FORMAR A LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA EN LA MATERIA 9

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA Empresas interesadas en el ámbito español: 1.

Inscríbete en el ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado).

2.

Obtén la CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL (VER NOTA)

REVISA TU DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Empresas interesadas en el ámbito autonómico: 1.

Inscríbete en el registro de empresas licitadoras de tu comunidad autónoma.

ESTAR INSCRITO EN LOS REGISTROS DE LICITADORES ES LA MEJOR MANERA DE ASEGURAR QUE NO TE FALTARÁ NINGÚN PAPEL A ÚLTIMA HORA NOTA: La clasificación empresarial es un requisito de capacidad y solvencia que han de acreditar las empresas de forma obligatoria en los procedimientos de licitación de contratos de obras de valor igual o superior a 500.000,00 € (sin IVA). También se puede aportar en los procedimientos de licitación de contratos de servicios de valor igual o superior a 200.000,00 € (sin IVA), pero de forma potestativa para el licitador 10

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA ROLECE

Características ¿Qué es?

Registro administrativo que contiene datos y documentos vigentes de la empresa.  Personalidad jurídica y capacidad de obrar.  Representación.  Clasificación.  Solvencia económica y financiera.  Autorizaciones o habilitaciones profesionales.  Datos de cuentas anuales.  Prohibiciones de contratar.

   

Público Electrónico Voluntario Gratuito

¿Qué aporta el ROLECE a las empresas?  Exime de presentar la documentación administrativa en cada procedimiento de contratación y permite concentrar esfuerzos en la propuesta técnica y económica.

Soporte  91 443 09 95  [email protected]

Objetivos y finalidades

 Facilitar la concurrencia de las empresas.  Facilitar a los órganos de contratación el proceso de invitación de empresas.  Agilizar los procedimientos de adjudicación. 11

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL

¿Qué es? Requisito de capacidad y solvencia que han de acreditar las empresas:  De forma obligatoria, en los procedimientos de licitación de contratos de obras de valor igual o superior a 500.000,00 € (sin IVA).

 De forma potestativa, en los procedimientos de licitación de contratos de servicios de valor igual o superior a 200.000,00 € (sin IVA).

Elementos valorados  Experiencia de la empresa  Medios materiales  Medios personales  Medios económicos  Medios técnicos

Soporte Junta Consultiva de Contratación Administrativa [email protected]

Conceptos en que se expresa la clasificación  Grupo: clasificación genérica de actividades [F-Marítimas, VServicios TIC...]  Subgrupo: subdivisión de un grupo genérico de actividad [Subgrupo 2 - Servicios de desarrollo y mantenimiento de programas de ordenador]  Categoría: anualidad media del contrato [C en obras: superior a 120.000€ e inferior a 360.000€] 12

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA Registros de licitadores autonómicos •

Cataluña: RELI (Registre Electrònic d’Empreses Licitadores).

•

Asturias: Registro de documentación administrativa de licitadores.

•

País Vasco: ROC (Registro Oficial de Contratistas).

•

La Rioja: Registro de Licitadores.

•

Galicia: Rexistro Xeral de Contratistas.

•

Cantabria: Registro de Contratistas.

•

Aragón: Registro de Licitadores de la Comunidad Autónoma de Aragón.

•

Castilla la Mancha: Registro de Licitadores

•

Extremadura: Registro oficial de Licitadores de la Junta de Extremadura.

•

Madrid: Registro de Licitadores.

•

Navarra: Registro Voluntario de Licitadores.

•

Canarias: Registro de Empresas Clasificadas.

•

Murcia: Registro de Licitadores

•

Valencia: Registro de Contratistas y Empresas Clasificadas.

•

Baleares: Registre de Contractistes de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

•

Andalucía: Registro de Licitadores

•

Castilla y León: Registro de Licitadores

•

Ceuta: Registro de Licitadores

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO PREPARA TU EMPRESA PREPARA TU DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

La documentación técnica hace referencia a:  Currículums  Referencias de trabajos anteriores Algunos consejos:  Utiliza plantillas para garantizar que todos los CVs y todas las referencias siguen un formato homogéneo.

 Comprueba que la información sea clara y esté bien estructurada.  Establece mecanismos para asegurar que esta documentación se actualiza de forma periódica. EJEMPLO MODELO DE REFERENCIA 14

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO CONOCE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN ¿Qué se publica? La publicación y el plazo de publicación se determina en función de:  procedimiento de adjudicación (menor, negociado, restringido o abierto)  V.E.C (valor estimado del contrato)  regulación armonizada o no armonizada

¿Dónde se publica? La ley 30/2007, de 30 de Octubre de 2007, de contratos del sector público supuso un cambio en las fuentes de publicación.

Antes...  Boletines de les provincias.  Diarios Oficiales de las Comunidades Autónomas.  Boletín Oficial del Estado.  Diario Oficial de la Unión Europea. Después...  Perfil de contratante (vía internet)

“Descargad la documentación del perfil de contratante y revisad si hacen mención a la publicación en diarios oficiales. Si es así, consultad SIEMPRE la información publicada en el diario en cuestión.”

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO CONOCE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN BOLETINES OFICIALES BOE - "Boletín Oficial del Estado“ SECCIÓN V. Anuncios [BOE en línea] - http://www.boe.es/diario_boe/ [Alerta BOE] – servicio gratuito. DOUE - "Diario Oficial de la Unión Europea“ SUPLEMENTO. Anuncios de concursos públicos [DOUE en línea] - http://eur-lex.europa.eu/es/index.htm [SUPLEMENTO DOUE en línea] - http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do [Mi TED] – Perfil de búsqueda guardado / Canal RSS personalizado + de 30 Países: UE + EEE + ACP + Otros

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO CONOCE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN PERFIL DE CONTRATANTE La Ley 30/2007 especificaba que los órganos de contratación habían de difundir, a través de Internet, su perfil del contratante con la finalidad de asegurar la transparencia y acceso público a la actividad contractual de los órganos de contratación. ¿Qué puedo encontrar?  Anuncios de información previa  Licitaciones abiertas o en curso y documentos relacionados  Contratos adjudicados

 Contrataciones programadas  Procedimientos anulados  Información de contacto del órgano de contratación

Ej: Perfil del contratante del Ayuntamiento de Madrid

La ley impone MODERNIZACIÓN pero muchos organismos del sector público no disponen de recursos suficientes para implantar su propio Perfil del Contratante... 17

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO CONOCE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN ...por ese motivo, el Estado puso a disposición de las administraciones interesadas la Plataforma de Contratación del Sector Público. PLATAFORMA (I) La Plataforma se configura como un portal único global e integrado para la difusión de la información de la actividad contractual de la Administración General del Estado, sus Organismos autónomos, Entidades gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y demás entidades públicas estatales.

http://contrataciondelestado.es

Características

   

Publicación de los perfiles de contratante del sector público de España Punto central de acceso a la información de contratación pública Sistema abierto a otras Administraciones Completa un sistema de contratación electrónica integrado y exhaustivo 18

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO CONOCE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN PLATAFORMA (II) FUNCIONALIDADES PERFIL DEL CONTRATANTE  Información contractual de cada órgano  Espacios virtuales de licitación para cada procedimiento  Gestión/comunicación de preguntas y respuestas  Publicación de próximas licitaciones  Integrado con el ROLECE

REGISTRO DE USUARIO  Espacio propio de gestión y comunicación para cada empresa  Gestión de las licitaciones (solicitar información adicional)  Acceso directo a todos los servicios: alertas, “Mis Licitaciones”, etc.  Espacio de recepción de comunicaciones.  Suscripciones GUÍA DEL OPERADOR ECONÓMICO 19

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO CONOCE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN A nivel europeo... TED (TENDERS ELECTRONIC DAILY)

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PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO ESTABLECE UN MÉTODO DE TRABAJO Lo más importante a partir de ahora, es asegurar que, entre todas las oportunidades disponibles, identificas todas aquellas que están a tu alcance. Por eso te recomendamos establecer una metodología de trabajo: 1. Revisa de forma periódica las licitaciones publicadas (si te configuras tus búsquedas o, contratas un servicio de alertas, te resultará más ágil). 2. Si identificas alguna interesante, descárgate la documentación relacionada (PTEC, PCAP, Anexos). 3. Comprueba si requiere clasificación empresarial y cuál es la fecha límite. 4. Estima el coste económico que puede suponer la preparación de la oferta (tiempo necesario, garantía provisional, etc.). 21

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ÍNDICE

1. PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO 2. ¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? → Lectura de pliegos → Preparación de la oferta → Presentación de la oferta y apertura de plicas

3. EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 22

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS Los pliegos son documentos que publica el organismo contratante dónde se especifica: ES IMPRESCINDIBLE  qué se quiere comprar. DISPONER DE LOS PLIEGOS PARA PODER  cómo se valoraran las ofertas. PREPARAR LA OFERTA  qué requerimientos se piden a los licitadores.  cuáles son las condiciones de la compra. Pliego de Cláusulas Administrativas Generales

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Pliego de Cláusulas Prescripciones Técnicas

Reglas y condiciones que se aplican al contrato de forma general

Reglas propias de la licitación, criterios de adjudicación y condiciones jurídicas del contrato

Condiciones técnicas mínimas solicitadas en el proyecto, obra, suministro o servicio 23

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS

El Pliego de Cláusulas Administrativas Generales (PCAG) contiene:     

Pliego de Cláusulas Administrativas Generales

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Pliego de Cláusulas Prescripciones Técnicas

Reglas y condiciones que se aplican al contrato de forma general

Reglas propias de la licitación, criterios de adjudicación y condiciones jurídicas del contrato

Condiciones técnicas mínimas solicitadas en el proyecto, obra, suministro o servicio

Ejecución del contrato y sus incidencias. Derechos y obligaciones de las partes y régimen económico. Modificaciones del contrato, supuestos y límites. Resolución del contrato. Extinción del contrato, recepción, plazo de garantía y liquidación.

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS El Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP) contiene:

Pliego de Cláusulas Administrativas Generales

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Pliego de Cláusulas Prescripciones Técnicas

Reglas y condiciones que se aplican al contrato de forma general

Reglas propias de la licitación, criterios de adjudicación y condiciones jurídicas del contrato

Condiciones técnicas mínimas solicitadas en el proyecto, obra, suministro o servicio

 Elementos del contrato. Objeto, presupuesto y precio, plazo de ejecución, la capacidad y la solvencia que nos piden...  Adjudicación del contrato. Procedimiento, cómo y dónde presentar ofertas, cómo se seleccionará el adjudicatario y cómo de formalizará el contrato.  Ejecución del contrato. Cómo será la ejecución, qué obligaciones laborales, sociales y económicas ha de cumplir la empresa contratista, seguros exigidos, plazos y penalizaciones, pagos...  Prerrogativas de la Administración, Jurisdicción y Recursos. Se definen los privilegios y la jurisdicción que se aplicará en caso de no acuerdo entre las partes y cómo se tramitan los recursos.  Anexos y modelos que se deben utilizar en la oferta. 25

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS El PCAP especifica qué documentos administrativos es necesario presentar en la oferta:

Pliego de Cláusulas Administrativas Generales

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Pliego de Cláusulas Prescripciones Técnicas

Reglas y condiciones que se aplican al contrato de forma general

Reglas propias de la licitación, criterios de adjudicación y condiciones jurídicas del contrato

Condiciones técnicas mínimas solicitadas en el proyecto, obra, suministro o servicio

 Escrituras de constitución de la sociedad y todas las modificaciones.  Clasificación empresarial.  Declaración de la no concurrencia de causas de prohibición para contratar según el artículo 49 de la LCSP.  Solvencia económica y financiera.  Certificación de estar al corriente de pago de las obligaciones con la Seguridad Social. Se solicita a la Seguridad Social y no tiene coste.  Certificación de estar al corriente de pago con las obligaciones tributarias. Se solicita a la Agencia Tributaria y no tiene coste. 26

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS El Pliego de Cláusulas de Prescripciones Técnicas contiene:

Pliego de Cláusulas Administrativas Generales

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Pliego de Cláusulas Prescripciones Técnicas

Reglas y condiciones que se aplican al contrato de forma general

Reglas propias de la licitación, criterios de adjudicación y condiciones jurídicas del contrato

Condiciones técnicas mínimas solicitadas en el proyecto, obra, suministro o servicio

 Las características técnicas de los bienes o prestaciones del contrato.  El precio de cada una de las unidades en que se divide el presupuesto y el nombre estimado de las unidades a suministrar.  Si es necesario, los requisitos, modalidades y características técnicas de las variantes.

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS CONOCE LOS  Alcance: la suma total de los productos, CONCEPTOS CLAVE requerimientos o características. DE UN PLIEGO  Objeto del contrato: título del contrato.  Procedimiento: típicamente negociados o abiertos (en función del importe).  Armonizado: contratos que, per razón de la entidad contratante, su tipo y su cuantía, están sometidos a las directrices comunitarias.  Declaración: documento mediante el cual declaramos, bajo nuestra responsabilidad, cuál es la situación de nuestra empresa sobre algún tema, o bien aceptamos ciertas condiciones exigidas en el pliego. Siempre lo ha de firmar una persona de la empresa con los poderes suficientes. ES MUY IMPORTANTE LEER LOS PLIEGOS CON ATENCIÓN. ESTA ES UNA TAREA QUE MERECE TODA NUESTRA DEDICACIÓN Y ESFUERZO. 28

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS

 Criterios de valoración: son las características que se analizan a la hora de valorar las ofertas. Los tipos de criterios son:  Evaluables de forma automática o objetivos: se pueden calcular los puntos mediante la aplicación de fórmulas.  No evaluables de forma automática o subjetivos: la puntuación de estos criterios se otorga a juicio de quién evalúa la oferta.  Garantía: se puede constituir de las formas siguientes:  En efectivo: se lleva el dinero a la Caja General de Depósitos.  Aval bancario: se solicita a los bancos.  Contrato de seguro de caución. Existe 1 tipo de Garantía:  Definitiva: constituye la fianza que responde a la correcta ejecución del contrato (sólo el adjudicatario). 29

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS

LEE LOS PLIEGOS E IDENTIFICA…

 Solvencia/clasificación empresarial  Garantías y plazo  Posibilidad de subcontractación

 Alcance  Objeto del contrato  Procedimiento

 Documentación a presentar

 Criterios de valoración  Existencia de anexos

 Importe de licitación

 Datos de contacto en caso de consultas de la licitación

 Duración del contrato

 Forma de presentación de la oferta (fecha, hora y lugar)

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS DECIDE CÓMO QUIERES PRESENTARTE

Contratista singular

UTE (Unión Temporal de Empresas)

Subcontratista

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? LECTURA DE PLIEGOS

RESUELVE TUS DUDAS

Si tenemos dudas sobre el contenido de los pliegos, y queremos aclarar o ampliar alguna información, hemos de realizar los siguientes pasos:  Hacer una lista de dudas del PCAP y del PTEC.  Hacer llegar las dudas al organismo licitante, a través del teléfono y/o correo electrónico que se pone a disposición en los pliegos para la resolución de dudas. A veces la dirección o teléfono de contacto es diferente para dudas del PCAP y del PTEC.

 La respuesta a las consultas no siempre se envía por correo directamente al licitador que ha enviado la consulta, a veces se publica para todos en el perfil del contratante, plataforma... 32

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA En la preparación de una oferta es clave fraccionar “el problema” y afrontarlo por partes.

“DIVIDE PARA VENCER”

De esta manera evitaremos sentirnos sobresaturados con toda la información y todos los requerimientos que aparecen en los pliegos de una licitación. Entonces, el paso siguiente consiste en diseñar la estrategia y la táctica que seguiremos para abordar nuestra oferta.

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA DETERMINA TU ESTRATEGIA

DEFINE TU TÁCTICA

 ¿Qué hemos de preparar?  ¿Cómo podemos dividirlo en  Diseño de la solución partes? Qué se quiere ofrecer en función  ¿Quién será el responsable de de: realizar/validar cada parte?  Características de los servicios  ¿Qué fechas límite internas nos y/o productos solicitados fijamos?  Criterios de valoración  ¿Quién integrará los diferentes partes y hará una revisión global?  Determinación de la oferta  ¿Quién entregará la oferta y de económica qué manera? 34

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA A las preguntas “¿Qué hemos de preparar?” y “¿Cómo podemos dividirlo en partes?” nos da respuesta el propio pliego. Es necesario organizar el trabajo siguiendo el número y contenido de los sobres que nos fija.  Sobre 1: Documentación administrativa  Acreditación de la empresa y criterios de solvencia requeridos  Sobre 2: Criterios no evaluables de forma automática  Memoria técnica  Sobre 3: Criterios evaluables de forma automática  Principalmente la oferta económica CADA SOBRE TIENE QUE INCLUIR SÓLO EL CONTENIDO INDICADO. NO PODEMOS PONER EN UN SOBRE INFORMACIÓN QUE NOS PIDAN EN OTRO SOBRE. 35

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA Para aclarar aspectos cómo “¿Quién será el responsable de cada parte?” y “¿Qué fechas límite internas nos fijamos?”, una opción es formalizar nuestra táctica mediante una tabla que recoge toda esta información. Responsable Sobre 1 – Documentación administrativa Documento Nacional de Identidad Escritura de constitución Declaración “x” Acreditación solvencia económica Acreditación solvencia técnica …

Sobre 2 – Criterios no evaluables de forma automática Introducción Capítulo 1 Capítulo 2 … Anexos

Validador

Fecha límite interna Fecha interna establecida para finalizar documento (Planificación)

Responsable de crear o tramitar un documento

Persona que valida que el documento es correcto

Firmante

Estado

Documentos reaprovechables

En curso, pendiente Documentos validar, reaprovechables validado, para cada firmado… punto: referencias, CVs, modelos declaración, capítulos o ¿Alguien ha partes de de firmar el ofertas documento? anteriores...

Sobre 3 – Criteris evaluables de forma automática Modelo oferta económica 36

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA PREPARA TU OFERTA

Nuestra oferta ha de ser…  Equilibrada: en cuanto a tamaño y contenido  Ordenada: ha de transmitir de forma clara y precisa quiénes somos, qué ofrecemos y cómo, y con qué medios lo queremos llevar a cabo.  Limpia: con un formato agradable y uniforme. → Plantillas. Uniformidad de tipo y tamaño de letra, estilo de redacción, listas y tablas. Información clave en la cabecera y/o pie: logo, código licitación, nº pág.

 Identificable: su contenido ha de seguir el orden que nos pide el pliego, y dejar identificado el contenido respecto a los criterios de valoración. → Los índices han de responder a los requerimientos del pliego y es necesario plantear una solución que se ajuste a las necesidades y tenga en cuenta los criterios de valoración.

 Realista: hemos de poder cumplir lo que nos proponemos (dentro del presupuesto). 37

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA Comprueba que: HAZ UNA LECTURA INTEGRADA

 Dispones de toda la documentación y está firmada en los casos en que se especifique (si cometemos un error, podríamos quedar excluidos de la licitación). La oferta económica siempre ha de ir firmada.  Es fácil identificar la información puntuable dentro de nuestra propuesta.  Respondes a todos los requerimientos del pliego.  La propuesta es clara, concisa, coherente, fluida y con formato homogéneo.  No superes el máximo de páginas, en caso de existir. 38

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA

Si en los pliegos no especifica otra cosa, incluimos en cada sobre una etiqueta con la información siguiente: Número y contenido del sobre.

ENSOBRA LOS DOCUMENTOS

(Ex: Sobre 1 - Documentación administrativa)  Razón social y CIF de la empresa licitadora.  Número de teléfono y fax.  Definición completa del objeto del contrato y número o código de expediente.

 Si el objeto del contrato está dividido en lotes, indicar a qué lote/s nos presentamos. Para evitar el acceso (o manipulación) de terceros en su contenido, los sobres se han de cerrar, sellar y firmar.

CADA DOCUMENTO EN SU SOBRE!

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA

En la preparación de una oferta no podemos olvidar los recursos materiales.  Versión en papel → Folios, impresora, tinta  Versión en digital → CDs, grabadora de CDs  Encuadernado → Espirales, máquina de encuadernar  Ensobrado → Sobres o cajas, etiquetas, cinta adhesiva

TENER SIEMPRE A PUNTO LOS RECURSOS MATERIALES NECESARIOS PARA PRESENTAR UNA PROPUESTA NOS AHORRARÁ DOLORES DE CABEZA DE ÚLTIMA HORA.

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PREPARACIÓN DE LA OFERTA

Cómo todo, la preparación de ofertas requiere práctica y, por lo tanto, iremos perfeccionando nuestras propuestas con la experiencia. Primero aprenderemos a presentar ofertas que cumplan todos los requerimientos y a partir de aquí tendremos que aprender de los errores e ir mejorando el contenido de nuestras propuestas para tratar de conseguir que nuestra oferta técnica y económica sea la mejor y seamos adjudicatarios.

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y APERTURA DE PLICAS La oferta la podemos presentar de 2 maneras: PRESENTA TU OFERTA

 Entregarla personalmente en mano antes de la fecha y hora límite.  Enviarla por correo. En este caso, si queremos que nuestra oferta sea admitida, es necesario realizar los pasos siguientes:  Enviar la oferta por correo, dentro del plazo, mediante un sistema que permita justificar la fecha de envío.  El mismo día, informar al órgano contratante vía telegrama o fax conforme hemos enviado nuestra oferta vía correo. (Si transcurren 10 días desde la fecha límite y no se ha recibido la documentación, ésta no se admitirá en ningún caso).

La puntualidad es crucial. Si llegamos un minuto tarde quedaremos fuera de la licitación. 42

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y APERTURA DE PLICAS La apertura de plicas, que consiste en la apertura de los sobres presentados por los diferentes licitadores, la lleva a cabo la mesa de contratación y se realiza siempre siguiendo un orden establecido. Primer paso: Apertura del sobre 1 Puede ser pública o no. Se comprueba si la documentación administrativa es correcta. Si no es correcto, pueden pasar 2 cosas:  Defecto de forma: la empresa cumplía los requerimientos al presentar la oferta pero olvidó presentar algún documento acreditativo. En este caso, la mesa lo comunica a la empresa y establece un plazo dentro del cual se podrá subsanar la falta de la documentación.  Defecto de fondo: la empresa no cumplía los requerimientos exigidos en el momento de presentar la oferta y por tanto la oferta quedará excluida. 43

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y APERTURA DE PLICAS

Segundo paso: Apertura del sobre 2 Este acto es público y se hace la apertura del sobre de “Criterios no evaluables de forma automática”. La valoración de estos criterios la suele hacer un equipo de técnicos, especialistas en la materia de la licitación, que revisan la documentación, asignan una puntuación a cada oferta y entregan los resultados a la mesa de contratación. EL MOTIVO DE ABRIR EL SOBRE 2 ANTES QUE EL 3, ES QUE SI SE PUDIERA CONOCER EL RESULTADO DE LOS CRITERIOS OBJETIVOS PRIMERO, SE PODRÍA “MANIPULAR” LA PUNTUACIÓN DE LOS CRITERIOS SUBJETIVOS Y, EN CONSECUENCIA, EL RESULTADO FINAL. 44

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y APERTURA DE PLICAS Tercer paso: Apertura del sobre 3 Este acto es público y se hace la apertura del sobre de “Criterios evaluables de forma automática”. La puntuación de los criterios subjetivos ya es definitiva y, por lo tanto, sólo será necesario obtener matemáticamente la valoración de los criterios objetivos y hacer la suma para conocer el adjudicatario. Baja temeraria: Tiene lugar cuando una empresa realiza una oferta económica por debajo de un límite inferior de precio (establecido en el PCAP). Se considera que la oferta no es creíble y podría poner en peligro la correcta ejecución del contrato. En este caso, se enviará a la empresa un comunicado indicando que ha incurrido en baja temeraria y solicitando que presente documentación justificante de la oferta económica realizada. 45

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¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y APERTURA DE PLICAS Finalmente, la mesa de contratación tendrá que proponer la adjudicación provisional a favor del licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa. Oferta económicamente más ventajosa: Contrariamente a lo que puede parecer, este concepto no tiene porque hacer referencia a la oferta de menor precio, sino que dependerá de lo que se especifique en el PCAP. El PCAP puede determinar si se quiere que el único criterio de valoración sea el precio o bien si será una combinación de algunos de estos criterios:    

Precio Calidad Valor técnico Características estéticas o funcionales  Coste de utilización

 Características  Retribuciones asociadas a la medioambientales y sociales utilización de la obra o la  Disponibilidad y coste de los prestación del servicio recambios  Mantenimiento, asistencia  Rentabilidad técnica y servicio post-venta  Plazos de ejecución 46

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ÍNDICE

1. PRIMEROS PASOS DENTRO DEL MERCADO PÚBLICO 2. ¿CÓMO AFRONTAR UNA OPORTUNIDAD? 3. EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA → → → → → → → → → →

¿Qué es el sector público y cómo compra? Real Decreto Legislativo 3/2011, TRLCSP Actores involucrados Capacidad para contratar con el sector público

Tipo de tramitación Tipología de contratos Procedimientos de adjudicación Otras herramientas y procedimientos de adjudicación Publicidad Fases de un contrato

• • • •

Preparación Licitación Adjudicación Ejecución

47

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ¿QUÉ ES EL SECTOR PÚBLICO Y CÓMO COMPRA?

El sector público está formado por: • Administraciones Públicas. • Empresas públicas. • Instituciones públicas sin ánimo de lucro. • Universidades públicas. • Consorcios formados entre diferentes organismos y entidades. Hay más de 10.000 compradores potenciales en el sector público a nivel estatal. El sector público no compra igual que la empresa privada, sino que está sujeta a una legislación específica. 48

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA REAL DECRETO LEGISLATIVO 3/2011, TRLCSP

El sector público tiene sus propias reglas para contratar. REAL DECRETO LEGISLATIVO 3/2011, DE 14 DE NOVIEMBRE, POR EL CUAL SE APRUEBA EL TEXTO REFUNDIDO DE LA LEY DE CONTRATOS DEL SECTOR PÚBLICO, EN ADELANTE TRLCSP.

Principios fundamentales del TRLCSP Publicidad y concurrencia

Para las empresas licitadoras, la libre concurrencia garantiza la igualdad de aquellas que reúnan los requisitos necesarios en cada caso. Por su parte el régimen de publicidad constituye uno de los pilares fundamentales del sistema de contratación

Igualdad y no discriminación

Exigen que no se traten de manera diferente situaciones comparables y que situaciones diferentes no sean tratadas de manera idéntica, salvo que ese trato esté justificado objetivamente.

Objetividad y transparencia

Los principios de objetividad y transparencia son claves en la lucha contra la corrupción y el fraude respecto de los fondos públicos.

Confidencialidad

Tanto de las propuestas presentadas por los licitadores, como de los datos que puedan ser considerados sensibles. 49

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ACTORES INVOLUCRADOS Unidad Promotora: responsable de iniciar un contrato.

Unidad de Contratación: responsable de gestionar el proceso de contratación. Intervención/Gestión Económica: responsable del control interno y financiero. Órgano de contratación: responsable de la aprobación del contrato y el gasto, formalización e interpretación de los contratos. Mesa de contratación: responsable de analizar las ofertas recibidas y proponer el adjudicatario al Órgano de Contratación. Licitadores: persona física o jurídica que presenta una oferta. Responsable del contrato: persona física o jurídica vinculada a la entidad contratante o ajena que supervisa la ejecución del contrato. 50

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA CAPACIDAD PARA CONTRATAR CON EL SECTOR PÚBLICO

Persona física: NIF Persona Jurídica: escritura o documento de constitución UTE: documento de compromiso de constitución de UTE

Declaración responsable de no estar incurso en la prohibición de contratar

Plena capacidad de obrar

Acreditación de la solvencia económica y técnica o clasificación empresarial

No estar incurso en prohibición de contratar

Habilitación empresarial o profesional exigible al objeto del contrato

Informe instituciones financieras Cuentas anuales Registre Mercantil o libros de contabilidad Declaración volumen global de negocios Certificados de buena ejecució Relación de servicios realizados Declaración media de la plantilla CV’s … o Clasificación

Documents especificados en los pliegos de la licitación. Por ejemplo: contrato vigilancia y seguridad: Inscripción en el Registro de empresas de seguridad del Departamento de Interior. 51

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA TIPOS DE TRAMITACIÓN Los expedientes de contratación pueden seguir una tramitación ordinaria o abreviada (emergencia o urgente). La tramitación siempre será ordinaria a excepción de los casos siguientes:  Tramitación urgente: • contratos dónde se haya de acelerar la tramitación por razones de interés público motivados por una resolución que declare la urgencia.  Tramitación de emergencia: • Reservada para acontecimientos catastróficos (inundaciones, incendios,...), situaciones que suponen un grave peligro para la salud pública o necesidades que afecten a la defensa nacional. 52

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA TIPOLOGÍA DE CONTRATOS

Obras

Tienen per objeto, la realización de una obra o la ejecución de algún trabajo, entendiendo cómo obra, el resultado de un conjunto de trabajos de construcción o de ingeniería civil que tenga como objeto un bien inmueble.

Concesión de obras públicas

Tiene por objeto, la realización por parte del concesionario de una de las prestaciones que integran el objeto del contrato de obras, a cambio de una contraprestación que consiste en el derecho a explotar económicamente la obra.

Gestión de servicios públicos

Es el contrato en virtud del cual una administración pública encarga a una persona, natural o jurídica, la gestión de un servicio la prestación del cual ha sido asumida como propia de su competencia.

Servicios

Tienen per objeto prestaciones que consisten en el desarrollo de una actividad o que están dirigidas a la obtención de un resultado diferente de una obra o de un suministro.

Suministros

Tienen por objeto la adquisición, el arrendamiento financiero o el arrendamiento, con opción de compra o sin, de productos o bienes muebles.

Colaboración entre sector Es el contrato en virtud del cual una administración pública encarga a una entidad de público y privado derecho privado, la realización de una actuación global e integrada. 53

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA TIPOLOGÍA DE CONTRATOS

Ejemplos de objetos de contrato por tipología Obras Ejecución de las obras de construcción del nuevo Centro de Atención Primaria "Ronda Prim" de Mataró.

Servicios Contrato de servicios de limpieza de edificios municipales

Concesión de obras públicas Concesión administrativa de la redacción del Proyecto de ejecución de las obras y explotación de un complejo deportivo

Suministros Suministro, instalación y mantenimiento de maquinaria digital para diversos departamentos de la Generalitat de Catalunya.

Gestión de servicios públicos Contratación del Servicio público de recogida de la fracción orgánica a varios municipios de la comarca del Gironès

Colaboración entre sector público y privado CCP de desarrollo de una o varias soluciones para satisfacer las necesidades relativas a la construcción de una red de comunicaciones electrónicas 54

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA TIPOLOGÍA DE CONTRATOS

Contrato sujeto a regulación armonizada Adicionalmente a la tipología del contrato, un contrato se considera sujeto a regulación armonizada en los casos siguientes: • contratos de colaboración entre el sector público y el sector privado, independientemente del importe. • contratos de obras y de concesión de obras públicas de valor estimado superior a 4.845.000 €. • contratos de servicios y suministros de valor estimado superior a 193.000 €, si son adjudicados por entidades no integradas en el sector público del Estado, o de 125.000 € si están integradas en este sector. 55

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN Adjudicación Directa

Ordinario con negociación

Ordinario sin negociación

Negociado

Abierto

Diálogo competitivo

Restringido

Negociado: se adjudica al empresario que la Administración escoge justificadamente. Diálogo competitivo: el Órgano de Contratación dirige un diálogo con los candidatos seleccionados, a fin de encontrar solución.

Abierto: todo empresario interesado podrá presentar una proposición. Restringido: sólo pueden presentar proposiciones aquellos empresarios que, previa solicitud y en atención a su solvencia, hayan estado seleccionados por el Órgano.

Menor

Podrá adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación.

56

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN Menor: • La tramitación del expediente sólo exige la aprobación del gasto y la factura.

Negociado: •

•

El Órgano de Contratación invita a diversos candidatos, como mínimo 3 empresas, a presentar oferta en respuesta al pliego de cláusulas administrativas y al pliego de prescripciones técnicas de la licitación, y de manera justificada, escoge la mejor oferta para llevarlo a cabo. Puede ser con publicidad o sin publicidad.

Abierto: •

Cualquier empresa interesada puede presentar una proposición en base al pliego de cláusulas administrativas y al pliego de prescripciones técnicas de la licitación. La tramitación de un negociado y un abierto se realiza en 3 pasos, presentación de las ofertas por parte de los licitadores, evaluación de las ofertas y propuesta de adjudicación.

57

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN Diálogo competitivo: •

Se utiliza cuando el objeto del contrato se considera complejo o cuando se trata de un contrato de colaboración entre el sector público y el sector privado.

•

La tramitación es la siguiente: 1.

El Órgano de Contratación publica un anuncio de licitación para presentarse al diálogo. Participarán cómo mínimo 3 empresas.

2.

El día y hora indicados se inicia el diálogo, donde se han de debatir TODOS los aspectos del contrato con TODOS los candidatos seleccionados.

3.

Cuando el Órgano de Contratación considera que se ha llegado a una solución que puede cubrir sus necesidades, declara cerrado el diálogo e invita a todos los candidatos a presentar sus ofertas en base a esta solución final.

4.

Finalmente, el Órgano de Contratación seleccionará la oferta que considere económicamente más ventajosa. 58

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN Restringido: La tramitación de un restringido es la siguiente: 1. Previamente al anuncio de licitación, es necesario que el Órgano de Contratación haya establecido los criterios objetivos de solvencia de acuerdo con los cuales serán seleccionados los candidatos que serán invitados a formular proposiciones. 2. Los empresarios interesados a participar en un procedimiento de adjudicación restringido han de formalizar una solicitud de participación. 3. Una vez presentadas las solicitudes, el órgano de contratación tiene que comprobar la personalidad y solvencia de los solicitantes y tiene que seleccionar los que han de pasar a la fase siguiente, a los cuales tiene que invitar por escrito a presentar sus proposiciones.

4. Los empresarios invitados tienen que presentar sus proposiciones. 5. La adjudicación del contrato en el procedimiento restringido se efectúa de acuerdo con las reglas del procedimiento abierto. 59

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN

Precio y procedimientos de adjudicación PROCEDIMIENTO DE

SUJETO A REGULACIÓN

ADJUDICACIÓN

ARMONIZADA

Menores

No aplica

Negociados sin publicidad

No aplica

Negociados con publicidad

No aplica

No sujetos a regulación armonizada

TIPOLOGÍA Obras Servicios y suministros

Inferior a 50.000 €

Obras y concesión obra pública

Inferior a 200.000 €

Servicios y suministros.

Inferior a 60.000 €

Obras y concesión obra pública

Inferior a 1.000.000 €

Gestión de servicios públicos Servicios y suministros.

Inferior a 500.000 € y plazo < 5 años

Gestión de servicios públicos

Cualquier importe

Obras y concesión de obra pública Servicios y suministros.

Procedimiento abierto, restringido y diálogo competitivo

PRECIO DEL CONTRATO (sin IVA)

Inferior a 18.000 €

Inferior a 100.000 €

Inferior a 4.845.000 € Inferior a 125.000 € o 193.000 € (según el ámbito del órgano de contratación)

Obras y concesión obra pública

A partir de 4.845.000 €

Servicios y suministros.

A partir de 125.000€ o 193.000€

Contratos sujetos a regulación armonizada

Colaboración entre el sector público y el sector privado

Cualquier importe 60

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA OTRAS HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS Acuerdo Marco Son pactos que se firman con uno o diversos empresarios para establecer las condiciones de futuros contratos a adjudicar dentro de los límites del acuerdo marco.

Sistemas dinámicos de contratación Son procesos completamente electrónicos para servicios y suministros de uso frecuente. Las empresas pueden presentar ofertas indicativas en cualquier momento que serán evaluadas por el órgano de contratación en un máximo de 15 días. Todas las ofertas admitidas pueden participar en las licitaciones posteriores del Sistema.

Centrales de contratación Son servicios especializados que centralizan la contratación de obras, servicios y suministros de las entidades del sector público que así lo determinen. Sus funciones son: •

adjudicar contratos destinados a otros órganos de contratación.

•

formalizar acuerdos marco para futuros contratos de otros órganos de contratación. 61

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PUBLICIDAD ¿Qué se publica? La publicación y el plazo de publicación se determina en función de:  procedimiento de adjudicación (negociado, restringido o abierto)  V.E.C (valor estimado del contrato)  regulación armonizada o no armonizada

¿Dónde se publica? BOLETINES OFICIALES BOE - "Boletín Oficial del Estado“ http://www.boe.es/diario_boe/

DOUE - "Diario Oficial de la Unión Europea“ http://eur-lex.europa.eu/es/index.htm

PERFIL DEL CONTRATANTE Por ley, los órganos de contratación tienen que publicar su actividad contractual en su Perfil del Contratante. En España, el Estado pone a disposición de las administraciones interesadas la Plataforma de Contratación. http://contrataciondelestado.es

En Europa existe el TED (Tenders Electronic Daily).

62

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA FASES DE UN CONTRATO

Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

63

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PREPARACIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

El organismo contratante define las necesidades a cubrir con el contrato, determinación del objeto y condiciones contractuales y la estimación de su coste económico máximo. Documentos que prepara el organismo durante esta fase (algunos procedimientos no requieren de todos):  Memoria justificativa o Propuesta de Contratación

 Pliego de Cláusulas de Prescripciones Técnicas  Presupuesto  Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares  Certificado de existencia de crédito

El Órgano de Contratación, mediante una resolución, procede a la aprobación o no del expediente de contratación. 64

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA LICITACIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Obtención de las ofertas de los diferentes proveedores mediante el envío de invitaciones y/o publicidad. Pasos a realizar Organismo

Licitador

1. Publicación de la licitación 2. Presentación de la oferta 3. Apertura de plicas y evaluación de las ofertas

Todos los procedimientos de adjudicación disponen de fase de licitación, excepto el procedimiento menor. 65

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA LICITACIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Pasos a realizar 1. La publicación de la licitación se realiza mediante el anuncio de licitación publicado en los diferentes medios en función del procedimiento y el importe del contrato. 2. Los licitadores han de presentar sus ofertas dentro del plazo que establezca el Órgano de Contratación a los pliegos de la licitación y de acuerdo con las condiciones de los pliegos. 3. La mesa de contratación realiza la apertura de plicas que consiste en la apertura de los sobres presentados por los diversos licitadores, siguiendo un orden establecido. La mesa de contratación tendrá que proponer la adjudicación a favor del licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa. 66

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ADJUDICACIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

La mesa de contratación propone la adjudicación a favor del licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa. Los criterios de valoración para determinar la oferta económicamente más ventajosa se especifican en el PCAP y puede ser sólo el precio o la combinación de algunos de estos criterios. Precio Valor técnico Calidad Rentabilidad Diseño Plazo ejecución

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ADJUDICACIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Consta de dos fases: 1. El Órgano de Contratación requiere al adjudicatario propuesto, que dentro del plazo de 10 días hábiles, presente la documentación justificativa de:  Estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.  Haber constituido la garantía definitiva. 2. Presentada la documentación requerida, el Órgano de Contratación:  Tiene que adjudicar el contrato en el plazo de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la documentación.  Tiene que notificar la adjudicación a todos los licitadores.  Tiene que publicarlo en el perfil del contratante. El adjudicatario firma el documento de formalización del contrato. 68

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Para iniciar la ejecución de un contrato, es necesario que el adjudicatario formalice el contrato en un plazo no superior a 5 días hábiles desde el día siguiente al que se haya recibido el requerimiento. Con la firma del contrato, el adjudicatario se convierte en contratista.

69

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Contenido mínimo del contrato 1 2 3

• La identificación de las partes. • La acreditación de la capacidad de los firmantes para subscribir el contrato. • La definición del objeto del contrato.

4

• Las referencias a la legislación aplicable al contrato.

5

• La enumeración de los documentos que integran el contrato.

6

• El precio cierto, o la manera de determinarlo.

7

8

9

• La duración del contrato. • Las condiciones de recepción, entrega o admisión de las prestaciones. • Las condiciones de pago.

10

• Los supósitos en que recae la resolución.

11

• El crédito presupuestario con cargo al cual se abona el precio.

12

• El deber de confidencialidad que se impone al contratista. 70

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Compromisos en la ejecución El contratista está obligado a cumplir el contrato dentro del plazo total fijado así como en los plazos parciales para su ejecución sucesiva. En caso de incumplimiento, la Administración podrá: • Resolver el contrato. • Imponer penalidades previstas al Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. La ejecución del contrato se realizará bajo el principio de riesgo y ventura. Conforme con este principio, el empresario asume tanto los rendimientos de la actividad y las consecuencias beneficiosas derivadas de un menor coste de la obra o servicio (ventura), como los perjuicios y las pérdidas producidas por el mayor coste de la gestión empresarial (riesgo). 71

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Adjudicación

Licitación

Ejecución

Cierre

Facturación Durante la ejecución del contrato, el contratista presenta la facturación correspondiente a los trabajos realitzados. En función del contrato, se puede optar por una única factura, o bien se puede definir un plan de facturación distribuyendo el importe total en diversas facturas. Datos Cliente

Datos contratista

En la factura ha de figurar: Número y fecha de factura Número de expediente

Datos contratista

Datos organismo

Concepto e Importe

• Domicilio social • NIF • Entidad bancaria donde se tiene que realizar el pago • Firma y sello original

• Datos de contacto del organismo • Número del expediente • Objeto del contrato

• Detalle de los trabajos realizados • Importe excluído de IVA • Importe IVA • Total de la factura con IVA

Conceptos a facturar

xxx €

IVA Total

xxx € xxx €

Datos bancarios del contratista

Firma y sello del contratista

EJEMPLO MODELO DE FACTURA 72

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Facturación: Buenas prácticas 1. Consensuar con el responsable del contrato a quién presentar la facturación para que la tramitación sea más eficiente. 2. Presentar las facturas en el Registro General de la

Administración. 3. Proponer un plan de facturación propia al cliente, aunque haya uno especificado en el pliego de cláusulas administrativas. 4. Hacer un plan de facturación vinculado con los hitos del contrato. 5. Hacer el seguimiento de las facturas con el responsable del contrato. 73

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Cobro • El contratista tiene derecho al pago de la factura o facturas por parte del organismo contratante de acuerdo con el precio convenido del contrato. • El pago del precio se puede hacer de manera parcial o total. • La Administración tiene la obligación de abonar el precio dentro de los 60 días siguientes a la fecha de expedición de las certificaciones de obras o de los documentos que acrediten la realización de la prestación parcial o total del contrato.

74

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN

Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Cobro: vías de pago Confirming: servicio que ofrece una entidad financiera que consiste en gestionar los pagos de una empresa cliente a sus proveedores, ofreciendo la posibilidad de cobrar las facturas con anterioridad a la fecha de vencimiento. 1 Ventajas

Ventajas •

•

Cobra las facturas antes de la fecha de pago que marca el cliente. Elimina el riesgo de no cobrar en fecha.

Inconvenientes •

Comisión e interés en anticipar las facturas.

•

Mejora de la imagen delante de sus proveedores (aval de la entidad financiera).

•

Mantiene la iniciativa del pago.

2 6

PROVEEDOR

CLIENTE

Inconvenientes

4 3 5

•

Le resta capacidad de maniobra al trabajar con una sola entidad. 75

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN

Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Cobro: vías de pago Proceso de confirming 1.

El proveedor emite una factura al cliente.

2.

El cliente verifica y confirma la factura.

3.

El cliente comunica a la entidad financiera los datos de esta, así como el importe y la fecha de liquidación.

4.

La entidad financiera se pone en contacto con el proveedor informando que su factura está confirmada, y que puede anticipar su cobro, si lo desea.

5.

El proveedor decide si acepta o no las condiciones del anticipo y le comunica a la entidad. En caso de aceptarlas, el proveedor dispone de 2 opciones, cobrar mediante transferencia o abrir una cuenta al banco.

6.

El cliente de la entidad financiera puede recibir financiamiento por el pago de la factura a esta. 76

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN

Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Cobro: vías de pago Factoring: es la cesión a la empresa de factoring (factor) de los derechos de cobro para que ésta realice el pago a cuenta y en representación del cliente. Puede incluir el avance de efectivo contra facturas originadas para operaciones comerciales. Inconvenientes

Ventajas • • •

Ahorro de tiempo porque se avanza el cobro. Permite recibir anticipos de los créditos cedidos. Elimina el riesgo de insolvencia del deudor, ya que lo asume el factor (en el caso de factoring sin recurso).

2

•

1

• CLIENTE

PROVEEDOR

3 4

• •

5 FACTOR

El factor puede no aceptar algunos de los documentos de su cliente. Puede tener un coste elevado para una empresa. No es una forma de financiamiento a largo plazo. Posibles problemas con los clientes que pueden derivarse de la forma de cobro del factor a los deudores. 77

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN

Cobro: vías de pago

Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Proceso de factoring 1.

El factor analiza toda la cartera de clientes del proveedor para establecer las condiciones del contrato.

2.

El proveedor comunica a los clientes que a partir de aquel momento tendrán que pagar a la empresa del factor.

3.

El proveedor comunica al factor las facturas que ha emitido a cada cliente y las condiciones de pago.

4.

El factor, en función de las necesidades del proveedor puede avanzar a éste el cobro o bien esperar al vencimiento de las facturas.

5.

A la fecha de vencimiento de la factura, el factor cobra del cliente el importe de las facturas que ha emitido el proveedor. 78

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Actuaciones contractuales (I) Prórroga •

Es una ampliación del plazo de ejecución del contrato al adjudicatario.

•

El pliego o el contrato pueden prever una o varias prórrogas del contrato.

•

El plazo de ejecución de cada prórroga puede ser como máximo el plazo de ejecución del contrato inicial.

•

Es obligatoria para el contratista, excepto si el contrato indica lo contrario.

•

Los contratos menores no son objeto de prórroga.

•

El precio de cada prórroga tiene que coincidir con el precio de adjudicación del contrato inicial, si incuso así, queda pendiente valor estimado del contrato inicial, el organismo realizará otra prórroga con el importe no consumido. 79

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN

Actuaciones contractuales (II)

Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Modificación • Implica alteraciones en el objeto o el precio del contrato. • Un contrato se puede modificar cuando se haya previsto en los pliegos, en el anuncio de licitación o en caso de error en la redacción del proyecto, inadecuación del proyecto, ... (artículo 107 del TRLCSP). Cesión • El adjudicatario puede ceder los derechos y obligaciones que se deriven del contrato a un tercero (cesionario) siempre que: o El órgano de contratación lo autorice. o El adjudicatario tenga ejecutado al menos 20% del importe del contrato. o El cesionario tenga capacidad para contratar con la Administración. o La cesión se formalice en escritura pública. 80

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Actuaciones contractuales (III) Subcontratación • El contratista puede concertar con terceros la realización parcial de la prestación excepto que el contrato o los pliegos digan lo contrario. • El porcentaje máximo de subcontratación, si no se ha fijado en el pliego, es del 60%. • Toda la responsabilidad recae sobre el contratista. Revisión de precios • Permite mantener el equilibrio económico del contrato atendiendo la variación de los costes de los diferentes factores humanos, financieros y materiales que concretamente intervengan en la ejecución del mismo. • El PCAP o el contrato tienen que detallar, si procede, la fórmula o sistema de revisión aplicable.

81

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Recurso administrativo Es el acto por el cuál una persona legitimada solicita a la Administración la revisión de una resolución administrativa dentro de los plazos y según las normas establecidas. ¿Cómo presentar un recurso? Por escrito y ha de contener los datos siguientes: • Nombre y apellidos de la persona que recurre, el acto que se recurre y la razón de su impugnación. • Lugar, fecha, firma del recurrente. • Órgano, centro o unidad administrativa al cual se dirige. ¿Dónde presentar un recurso? En los registros de los órganos administrativos. Resolución del recurso • Estimar en todo o en parte • Desestimar • Declarar la no admisión del recurso. Plazo de resolución del recurso: 3 meses 82

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EJECUCIÓN Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

Recurso especial en materia de contratación Son objeto de recurso especial los contratos sujetos a regulación armonizada. La presentación de un recurso especial es gratuita. ¿Qué actos se pueden impugnar? • Anuncios de licitación, los pliegos y documentos contractuales. • Actos de la Mesa de Contratación. • Acuerdos de adjudicación – se suspende la tramitación del contrato. Plazo de presentación: 15 días hábiles siguientes a partir de la notificación del acto. ¿Dónde se presenta? • En el Órgano de Contratación. • En el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales. • En caso de ámbito autonómico, en el Tribunal especial de cada comunidad autónoma, en caso que se haya creado. ¿Quién resuelve el recurso especial? Alguno de los Tribunales citados en el punto anterior. Plazo de resolución: 5 días hábiles 83

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EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA CIERRE Preparación

Licitación

Adjudicación

Ejecución

Cierre

El contrato se puede extinguir por dos motivos: • Cumplimiento: cuando el contratista haya realizado, de acuerdo con los términos del contrato, la totalidad de su objeto. • Resolución: extinción anticipada por diversas causas.

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Cumplimiento de los contratos • Exige que la Administración realice un acto de recepción o conformidad dentro del mes siguiente a la entrega o realización de la prestación, o dentro del plazo que se indique en los pliegos. • Comienza, si procede, el plazo de garantía que se definió en los pliegos del contrato.

Recuperación de la garantía definitiva Algunos organismos tramiten automáticamente la recuperación de la garantía, pero en la mayoría de los casos, si no se reclama no se devuelve.

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Procedimiento de recuperación de la garantía 1. El contratista envía un escrito vía correo electrónico, teléfono o fax al organismo, solicitando la garantía del contrato. 2. El organismo envía al contratista el aval original. 3. El contratista envía el aval original por mensajero al banco, con una copia para que la sellen confirmando la recepción. Desde su recepción, hasta que se cancela la garantía transcurre 1 semana aproximadamente. En caso que se pierda el aval original o el resguardo, se puede cancelar la garantía presentando un escrito al banco por parte del contratista y del organismo. 86

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Causas de resolución • Muerte o incapacidad del contratista. • Declaración de insolvencia del contratista. • Mutuo acuerdo entre la Administración y el contratista. • La demora en el cumplimiento de los plazos por parte del contratista.

• La falta de pago de la Administración en el plazo de 8 meses. • Incumplimiento de las obligaciones esenciales.

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Efectos de la extinción de un contrato EXTINCIÓN

Por Cumplimiento

Plazo de garantía finalizado sin objeciones por parte de la Administración

Devolución de la garantía definitiva

Por Resolución

Incumplimiento contratista

Confiscación de la fianza Indemnización de daños y perjuicios a la Administración

Mutuo Acuerdo

Incumplimiento Administración

Indemnización de daños y perjuicios al contratista

Prohibición de contratar 88

Marta Cano Rodríguez Directora everis Responsable Unidad de Compras y Contratación pública [email protected] www.obcp.es Abril de 2014