Redacción de emails profesionales y de negocios Contenido del curso • • • • • • • • • • • •

Clase 1: Los conceptos que tiene que conocer antes de redactar un e-mail Clase 2: La distribución del e-mail Clase 3: Correo electrónico: todas las opciones del encabezado Clase 4: Correo electrónico: los cinco mandamientos Clase 5: ¡Ahora todos van a entender sus mails! Clase 6: Encuentre el tono adecuado para sus e-mails Clase 7: Corrija sus e-mails Clase 8: E-mails: dígale basta a los problemas de puntuación Clase 9: Evite que los errores ortográficos y de puntuación arruinen sus e-mails Clase 10: La adecuada presentación del correo electrónico Clase 11: Adapte los e-mails al software del receptor Clase 12: Tenga una casilla de correo electrónico funcional

Los conceptos que tiene que conocer antes de redactar un email En estos días, el e-mail se ha convertido en una herramienta habitual de las comunicaciones, tanto personales como laborales. Sin embargo, la redacción y las formas de un correo electrónico no pueden quedar libradas al azar. El e-mail dice mucho sobre usted, y todo sobre su empresa. Un documento de e-mail lleno de errores gramaticales, de puntuación y tipográficos agotará la paciencia del lector y usted perderá su credibilidad. En la lucha por mantener la atención del lector en la pantalla, un e-mail escrito cuidadosamente y libre de errores seguro que saldrá adelante. Su habilidad para escribir un mensaje claro, conciso, siguiendo el

estilo correcto o del antiguo mensaje no electrónico, determinará la efectividad de sus documentos de e-mail. Planteos previos Aunque usted considere que el mensaje en sí es la parte más importante del e-mail, hay asuntos preliminares que debe plantearse antes de escribir. ¿Es el e-mail la mejor manera de comunicar esa información? ¿Quiénes serán sus lectores? ¿Debe enviar una copia a alguien más? Las siguientes líneas le ayudará a responder tales cuestiones cada vez que se plantee escribir un mensaje electrónico. El e-mail y el trabajo Si la primera vez que usa el e-mail es en el lugar de trabajo, le advertimos que aunque es la comunicación escrita más rápida, está lejos de ser la más segura. Puede intentar enviar un e-mail confidencial a una persona, pero es fácil apretar una tecla equivocada accidentalmente y enviar su mensaje a docenas o a cientos de lectores. Aunque también puede que su mensaje sea inmediatamente enviado sólo a su receptor. Además, puede ser una buena ocasión para que el Gran Jefe lea por encima de su hombro electrónico. Acoso sexual y otros pleitos laborales han sido el resultado de emails impropios enviados por los trabajadores. Mucha gente trata el e-mail de manera despreocupada, enviando mensajes que no pondría en un papel. Vaya a lo seguro. No escriba a alguien nada que no pueda decirle a la cara. Si su empresa no ha desarrollado una política concreta respecto a los e-mails escritos, ahora es el momento. ¿Cuándo conviene usar el e-mail? Aunque tenga la intención de usar el e-mail, no cuente con él cuando una llamada de teléfono o un encuentro sea más apropiado. El e-mail es útil y rápido, pero no siempre es la mejor manera de comunicación. Opte por la llamada telefónica o por el encuentro cara a cara si se da alguna de las siguientes circunstancias: • Su mensaje es extremadamente importante o confidencial, y no puede arriesgarse cara a la indiscreción. Si no quiere que sus palabras las lea un público al que no le incumbe, no use el e-mail.

Simplemente no es seguro. • Necesita enviar noticias desagradables y no quiere parecer frío e indiferente. Como norma, dé las malas noticias por teléfono o en persona. Esto le da la oportunidad de acompañar su mensaje con expresiones faciales apropiadas, lenguaje corporal e inflexiones de la voz. Por ejemplo, el e-mail sería la manera más efectiva para notificar al departamento de contabilidad que se convoca una reunión obligatoria para todo el personal. Pero el encuentro mismo —no un frío e impersonal e-mail— será el modo apropiado para notificar la reducción de plantilla. • Hay posibilidades de que su mensaje no se entienda. • Necesita una respuesta inmediata. El e-mail es la mejor manera de mandar noticias de forma rápida, pero no es necesariamente la mejor ruta para recibir respuestas rápidas. Para una respuesta inmediata, use el teléfono o encuéntrese cara a cara. Antes de que usted escriba su primera palabra electrónica, piense sobre su mensaje y sobre el lector. Considere factores externos — tales como barreras de lenguaje, diferencias de horario y lectores escondidos—; esto puede afectar al modo en que es recibido su mensaje. Entonces decida si el e-mail es o no el camino que debe seguir. Haga que su e-mail se entienda en todo el mundo Usted puede enviar un e-mail a todas partes del continente o alrededor del mundo tan fácilmente como puede comunicarse con un vecino. ¿Está preparado para los desafíos de la comunicación electrónica internacional? Tenga en cuenta los siguientes estándares: Tanto si usted está enviando un mensaje a familiares de otro país o a asociados de negocios en el extranjero, la comunicación internacional plantea desafíos únicos de lengua, cultura y tiempo. Los escritores de e-mails deben pensar cuidadosamente sobre las necesidades de sus lectores antes de escribir y enviar un mensaje al extranjero. Cuando componga su mensaje, no suponga que su audiencia va a leer y entender su lengua. Averigüe quién es su lector antes de

empezar a escribir. Si es necesario, traduzca su mensaje a la lengua que más entienda su audiencia. Mantenga su mensaje centrado en el tema y escriba lo estrictamente necesario para aumentar así las posibilidades de ser entendido por lectores internacionales. Si escribe: Nuestra videoconferencia empezará a las 6 p.m. del 3/7/99, por ejemplo, puede tener resultados desastrosos. Los americanos leerán la fecha como 7 de marzo de 1999, los europeos como 3 de julio de 1999. Y los japoneses, que usan el orden año/mes/día, tendrán una gran confusión. Para evitar malas interpretaciones en el e-mail internacional, por lo tanto, asegúrese de escribir las fechas y horas enteras de acuerdo con el reloj militar de 24 horas. «Nuestra videoconferencia empezará a las 6 p.m. del 3/7/99» se convertirá en «Nuestra videoconferencia empezará a las 18.00 del 3 de julio de 1999». Del mismo modo, las unidades de medida pueden plantear problemas cuando se envía un e-mail al extranjero. Para eliminar confusiones en las medidas métricas, escríbalas seguidas de su equivalente en el país de destino entre paréntesis. Por ejemplo: Pablo corrió 10 kilómetros (4 millas) en una carrera. Los británicos que hablan inglés difieren culturalmente de los hablantes de inglés de América, Australia y Canadá. En realidad, los norteamericanos de habla inglesa difieren culturalmente entre sí según las partes del país en las que viven y/o tienen diferentes antecedentes étnicos. También difieren culturalmente los hispanos mexicanos del resto de los hispanos y los hablantes franceses del Canadá difieren culturalmente de los franceses. Incluso cuando envíe un e-mail a un empleado a una de las centrales internacionales de su empresa, nunca use acrónimos, jerga técnica, abreviaciones o chistes. Dada la diferencia de lengua y cultura, si lo hace, hay más posibilidades de que se den malentendidos y confusiones. Por lo tanto, sea específico: evite usar términos o referencias a su cultura que puedan no ser familiares para lectores extranjeros. La distribución del e-mail La distribución del e-mail es diferente a cuando envía el correo tradicional a través de la oficina de correos. Con el correo tradicional, usted simplemente dirige un sobre a un destinatario y

después deja caer la carta en el buzón o en la sucursal del correo más cercana. En el e-mail, incluso el acto de dirigir el mensaje conlleva previsiones, puesto que usted tiene la opción de enviar el mismo mensaje a una persona o a todo un grupo entero de lectores. Un sólo destinatario Hay dos modos de dirigir un e-mail a destinatarios individuales: 1. Escriba la dirección electrónica del destinatario en la línea de las direcciones cada vez que envíe su mensaje. Ésta es una delicada manera de enviar un e-mail si no lo hace con frecuencia, pero ineficaz cuando se comunica repetidamente con alguien. 2. Use un libro electrónico de direcciones. Casi todos los programas de correo electrónico permiten a los usuarios crear un libro de direcciones con los nombres y direcciones electrónicas de la gente contactada con frecuencia. Simplemente seleccione el nombre en el libro de direcciones electrónicas y el software hace el trabajo de dirigirlo al destinatario. Varios destinatarios La mayoría de programas de correo electrónico le permiten enviar sus mensajes «con copias» a varios destinatarios y mensajes «con copias confidenciales» también a varios destinatarios. Generalmente es tan fácil como seleccionar CC o CCC cuando dirija su e-mail. Para evitar polémica y susceptibilidades, liste los nombres de los destinatarios CC en orden alfabético. Recuerde, el solo hecho de que sea posible enviar copias y copias confidenciales no quiere decir que sea apropiado en todas las circunstancias. Envíe copias sólo a aquellos que necesiten leer su documento. Los usuarios del e-mail están inundados con correspondencia legítima y con correo basura. Enviar una copia a alguien que realmente no necesite leerla hace perder el tiempo a todos. Las copias confidenciales suponen un riesgo adicional. Enviar una copia confidencial de un mensaje a la persona equivocada puede provocar una idea desfavorable sobre quien lo escribe, puesto que puede ser percibido como molesto.

Grupos de destinatarios Muchos programas de correo electrónico le permiten crear y mantener listas de distribución. Si, por ejemplo, usted frecuentemente envía un e-mail a miembros de su equipo de proyecto, puede añadir sus nombres y direcciones electrónicas a una lista llamada equipo de proyecto. Cuando quiera enviar un email al equipo entero, simplemente seleccione el nombre del grupo. Correo electrónico: todas las opciones del encabezado Su programa o su proveedor de correo electrónico tiene un encabezado con los campos que se deben completar antes de enviar el mensaje. Los elementos del encabezado son: A...: Use esta opción para el destinatario principal de su mensaje. CC...: Es la abreviatura de con copia, y se usa para enviar varias copias a diversos destinatarios. Ponga la dirección de quienes quiere que reciban una copia de su e-mail en la línea CC. CCC...: Significa con copia confidencial. Si usted quiere enviar una copia de su e-mail a varios destinatarios sin que ninguno de ellos vea la dirección del resto de destinatarios, ponga las direcciones en la línea CCC. La opción "Responder" A veces puede ser más apropiado responder a un mensaje recibido que escribir y enviar uno de nuevo. Contestar un mensaje es tan fácil como hacer clic con el ratón en «Responder». El mensaje original será reenviado con las líneas de A: (receptor) y De: (emisor) cambiadas y el trabajo de mandar ese mensaje estará terminado. Deje la línea del tema original intacto, aunque su respuesta cambie el tema. Haciendo esto proporciona continuidad al escritor original y a previstos y escondidos lectores que encuentre por el camino. Añada su respuesta encima o debajo —nunca entre— el mensaje original. Y siempre incluya un saludo y su firma para asegurar que sus comentarios sean identificables; así no importará cuántas veces es respondido y adjuntado su mensaje. Si su programa le permite

remitir su respuesta a otros lectores, haga clic en «Responder», escriba la nueva dirección en la correspondiente línea A, CC o CCC y luego haga clic en enviar. Sepa si su e-mail ha llegado a buen puerto Suponga que ha escrito un mensaje crucial que debe ser enviado sin falta. Antes de recibir una respuesta del receptor, ¿cómo puede estar seguro de que su mensaje ha sido recibido y leído? La ruta más rápida y fácil para su tranquilidad es seleccionar la opción «Acuse de recibo» de su pantalla. Cuando el lector abra su mensaje, usted recibirá una notificación automáticamente. Muchos programas de correo electrónico ofrecen esta característica. Sin embargo, hay ciertas incompatibilidades con algunos programas que pueden impedir la notificación. Asimismo, piense en sus lectores antes de escoger la opción «Acuse de recibo». Algunos lectores pueden tomárselo a mal pensando que usted no confía en que ellos abran sus e-mails. Mensaje urgente Muchos programas de correo electrónico le permiten asignar prioridad alta, normal o baja a sus mensajes. Esto no quiere decir que los envíos electrónicos vayan a enviarse con mayor velocidad; la señal de prioridad simplemente ayuda al lector a decidir lo rápido que tiene que ser leído y contestado un mensaje. Use la característica de prioridad de manera consciente. Si cada mensaje que envíe lleva la señal de alta prioridad, los lectores empezarán a no hacer caso del nivel de prioridad que asigne y se cuestionaran la importancia de toda su correspondencia. Correo electrónico: los cinco mandamientos.... Una de las características más atractivas del e-mail es que se puede comunicar con cualquiera que tenga un ordenador equipado. Por otra parte, uno de los problemas más grandes es que una vez que ha mandado el e-mail, usted pierde el control sobre él. Cuando componga un e-mail, no suponga que su receptor será la única persona que lo lea. Los errores ocurren. Puede apretar la

tecla equivocada sin darse cuenta y enviar un mensaje privado a todo un grupo de lectores. O, incluso, quien usted tenía la intención de que fuera su lector puede remitir su mensaje a otros lectores. Evite problemas y aumente las comunicaciones con todos los lectores —tanto intencionados como escondidos— aplicando las cinco reglas de comunicación de la página siguiente. Los cinco mandamientos 1. Escriba como si su madre lo fuera a leer. Olvídese del lector predispuesto. Escriba a la mayor audiencia imaginable. Sea concreto, pero escriba su mensaje como si su jefe, los medios de comunicación o su madre lo fueran a leer. Si su mensaje es demasiado personal, confidencial o importante para escribirlo de forma general, reconsidere si el e-mail es el vehículo apropiado. 2. Piense en grandes esquemas. Escriba de manera concreta, incluso técnica si la situación así lo requiere. Pero intente siempre hacer un resumen principal al comienzo del documento. Este resumen principal se elaboro por dos motivos: 1) para que cualquier lector, sin reparar en su formación técnica, entienda su mensaje; y 2) porque el resumen principal está escrito en un lenguaje coloquial y aparece al principio del documento; ello despierta un mayor interés del lector que quizá no quiera trabajar con un lenguaje técnico o complicado. 3. Fíjese en la ortografía, la gramática y la puntuación. Puede estar seguro de que sus lectores se darán cuenta de ello. 4. No use su e-mail para venganzas. Si está molesto por algún motivo o enfadado con alguien, tómese unos minutos para relajarse antes de ponerse a escribir su mensaje. Una vez haya pulsado «Enviar», su e-mail estará en camino en el ciberespacio y seguramente no puede ser recuperado. Si está de mal humor, tómese un respiro de 48 horas antes de volver a escribir o de enviar su e-mail. Como norma, no escriba nada que no se atrevería a decir cara a cara. Y jamás utilice un lenguaje molesto, abusivo u obsceno. Su mensaje podría verse en centenares, miles o incluso millones de pantallas de lectores desconocidos. ¿Acaso quiere que todos esos extraños le clasifiquen como un ser despreciable o irracional? 5. No lo envíe a todo el mundo. Los usuarios de e-mail

generalmente se lamentan del correo basura (spam). Respete los otros espacios electrónicos como le gustaría que respetaran el suyo. Envíe su e-mail sólo cuando sea estrictamente necesario a aquellos que necesiten leerlo. Ahora todos van a entender sus mails! ¿Está seguro de haber escrito su email con claridad? ¿No lo está? Entonces, es probable que pierda el partido en el último minuto... Las claves del e-mail efectivo Escribir documentos electrónicos no se diferencia mucho de escribir cartas comerciales tradicionales: deben ser claros, concisos e inofensivos para el lector. A pesar de la naturaleza «instantánea» del e-mail, es necesario pasar por un proceso de composición del documento que mantenga la atención del lector. Frases cortas y simples Las frases cortas son más fáciles de escribir, leer y entender. Las frases largas, que siempre son difíciles de leer, son especialmente complicadas de leer en la pantalla. Las frases largas ponen a prueba la capacidad que tiene el escritor de utilizar correctamente la gramática y la puntuación. Es más probable que un lector de emails que tenga prisa borre un mensaje confuso y lleno de errores, que no que se tome el tiempo de corregir los errores mecánicos del escritor y de descifrar el significado del documento. Editar su escritura en la pantalla Las frases largas tienden a enterrar las ideas. Recuerde la pirámide invertida. Utilice justo al principio del documento las frases y párrafos cortos que comuniquen con claridad su mensaje principal. Limite la mayoría de las frases a una idea principal, y reduzca la mayoría de las cartas y Clases a no más de tres puntos principales. La siguiente frase larga y mal puntuada desafía la capacidad del lector de leer y de entender lo que el escritor está diciendo. ¿Podría culpar al lector por borrar este mensaje de la pantalla? "Le escribo esta Clase de e-mail para confirmar que el departamento de autopistas comenzará el trabajo de pavimentar la

Calle Principal la semana del 1 de mayo, y esperamos completar el trabajo en 30 días, pero es necesario que sea consciente del hecho de que las condiciones atmosféricas afectarán a nuestra capacidad de empezar y terminar con puntualidad, así que si tenemos una primavera especialmente lluviosa y fría, puede que no logremos cumplir la fecha límite del 1 de junio exigida por el Ayuntamiento." Empiece su proceso de edición subrayando los puntos principales y haciendo un círculo en todas las conjunciones coordinadas innecesarias (y, o, ni, para, pero, así que, sin embargo), comas y palabras. El texto, escrito con propiedad, no debería ser muy distinto del siguiente: "El departamento de autopistas empezará a pavimentar la Calle Principal la semana del 1 de mayo, completando el trabajo el 1 de junio, fecha límite exigida por el Ayuntamiento, a menos que el mal tiempo lo retrase." Si usted lo desea, también puede escribir el mismo texto en dos frases cortas: "El departamento de autopistas empezará a pavimentar la Calle Principal la semana del 1 de mayo. A menos que el mal tiempo nos retrase, completaremos el trabajo dentro de la fecha límite de 30 días exigida por el Ayuntamiento." ¿Palabras con fuerza o de cemento? Una de las formas más efectivas de desarrollar un estilo de escritura limpio y claro es eliminar todo lo que sobra de sus frases. Hay dos tipos de palabras en el arsenal del escritor: • Las palabras con fuerza transmiten el significado de sus frases. • Las palabras de cemento unen las frases creando unidades gramaticales. Su objetivo es escribir frases que contengan más fuerza que cemento. Las siguientes frases unidas crean un párrafo débil: "Ésta es la respuesta que he escrito a un cliente que había compartido sus ideas acerca de sus preocupaciones por nuestra política de rendimiento. Se lo envío porque creo que necesitamos

desarrollar y poner en práctica un enfoque del servicio más orientado hacia el cliente." Estas dos frases tienen en total 25 palabras con fuerza y 21 palabras de cemento. Es demasiado cemento. El mensaje principal del escritor, la necesidad de desarrollar y poner en práctica un enfoque del servicio más orientado hacia el cliente, va al final del párrafo. De acuerdo con el formato de la pirámide invertida, el mensaje principal del escritor debería encabezar el párrafo: "Necesitamos desarrollar y poner en práctica un servicio más orientado hacia el cliente. Como dijo recientemente un cliente preocupado acerca de nuestra política de rendimiento..." Utilizar la voz activa Como norma general, los documentos comerciales deberían escribirse en voz activa, no en voz pasiva. Escribir en voz activa le asegurará que las frases electrónicas sean cortas, simples y fáciles de leer. ¿Está seguro que no sabe qué es la voz activa? Simplemente, pregúntese: ¿Quién está haciendo qué a quién? Entonces escriba su frase, centrándose en las tres «q»: quién, qué y a quién. Considere la siguiente frase pasiva: "Es posible para los contables que sea dirigida y completada por ellos una auditoria dentro de 30 días." Análisis • Los contables son los agentes (quién). • Dirigir y completar constituye la acción (que). • Una auditoria es el objeto(a quién) La frase escrita de nuevo en activa elimina todas las palabras innecesarias y se centra en el agente, la acción y el objeto: "Los contables pueden dirigir una auditoria dentro de 30 días." Observe que la frase activa de 10 palabras resulta mucho más corta

que la pesada frase pasiva de 19 palabras. Las construcciones en voz activa son siempre más cortas que en pasiva. Si usted escribe en voz activa, inmediatamente sus documentos serán más ajustados y más enérgicos. Encuentre el tono adecuado para sus e-mails Antes de empezar a escribir, pase unos minutos pensando en las siguientes cuestiones: • ¿A quién está escribiendo? ¿Cuánto sabe el lector sobre el tema que usted quiere tratar? ¿Qué prejuicios tiene el lector que pudieran afectar la aceptación de su documento? ¿Cómo se siente el lector respecto a usted? ¿Qué experiencia tiene el lector con el correo electrónico? ¿Cuánto le costará convencer al lector para actuar? • ¿Cuál es el objetivo primordial de su e-mail? ¿Está intentando convencer a los lectores para que actúen, les informa de un problema o de un suceso, busca la respuesta a una pregunta? ¿Tiene más de un objetivo? • ¿Dónde y cuándo tendrá lugar la acción? ¿El lector tiene que estar preocupado por una fecha límite? ¿Y la logística? ¿Necesita facilitar una dirección, un lugar de reunión o direcciones? Antes de escribir nada, reúna todos los datos que necesita el lector para tomar una decisión. • ¿Por qué debería importarle al lector su mensaje? ¿Qué interés tiene el lector en su tema? ¿El lector saldrá beneficiado por actuar según su documento? ¿Producirá un efecto negativo si el lector no actúa? ¿Qué información necesita el lector para tomar una decisión? Piense en el mensaje desde el punto de vista del lector, y en el documento comunique en seguida las ventajas que obtendrá. Utilizar un lenguaje coloquial El tono más efectivo para la correspondencia comercial es un tono profesional, aunque coloquial. ¿Cómo lograr ese tono? Imagine que usted está en un cóctel profesional, al que asisten compañeros, supervisores y clientes. ¿Cómo hablaría? ¿Qué tipo de lenguaje utilizaría? Probablemente sería coloquial, aunque también profesional, usando un lenguaje que todos pudieran entender. Cuando escriba, utilice el mismo tipo de lenguaje y tono.

Concentrarse en unas cuantas reglas para conseguir un tono apropiado • Las abreviaciones no son malas. A menos que esté escribiendo un documento especialmente formal, utilice las abreviaciones. Utilizamos las abreviaciones cuando hablamos en la empresa, por lo que no hay nada malo en incorporarlas a la escritura empresarial. • Es libre de terminar la frase con una preposición. Si usted nunca terminase una frase con una preposición (para, por, en, sobre, a, con, etc.) su escritura sería muy agarrotada, aburrida y a veces ilegible. Su mensaje trata ¿sobre...? Tiene más fuerza que: ¿Sobre qué trata su mensaje? • Yo, nosotros, usted, pertenecen a la escritura comercial. El objetivo de muchos e-mails es convencer al lector para que tome alguna medida. La persuasión requiere conexión a nivel humano. Es difícil conectar si despersonaliza su escritura eliminando todos los pronombres. • Y, otra cosa. Puede empezar su frase con una conjunción coordinada (y, o, ni, para, pero, aunque, así que...) para crear una suave transición de una frase o idea a la otra. Evitar obstáculos en la conversación • Humor. A menos que usted sea un humorista profesional, no intente contar chistes o incorporar el humor a su escritura. El e-mail es un medio impersonal que no ofrece ninguno de los beneficios de la entonación, la expresión facial o el lenguaje corporal. Si quiere utilizar el humor, añada un signo de sonrisa o un signo de taquigrafía electrónica como entrada para ayudar al lector a entender su intención. Pero recuerde que no todos los usuarios de e-mail están familiarizados con estos signos, así que utilícelos razonablemente. • Clichés. En el mundo de la escritura comercial, los clichés pueden tener varias formas. 1. Construcciones compuestas: en aquel momento del tiempo en lugar de entonces; en caso de que en lugar de si; posterior a por después. 2. Pares redundantes: si y cuando; todos y cada uno; preparado y

listo. 3. Modificadores redundantes: e-mail oficial de la sede central; destruyendo seriamente la tierra. Además de resultar amanerados y trillados, los clichés añaden palabras innecesarias. Haga un favor a su lector y a usted mismo: elimine los clichés. • Lenguaje técnico. Si está enviando un documento técnico a un lector o grupo de lectores que comparten su experiencia, probablemente es adecuado utilizar un lenguaje técnico. Pero eso no le da libertad para escribir mensajes aburridos e ilegibles. Incluso en materia técnica, las normas básicas son: escriba en voz activa; elimine las palabras innecesarias; siga las reglas mecánicas de la buena escritura; y escriba pensando en su lector. Antes de empezar a escribir en términos técnicos, piense en los lectores ocultos. ¿Es posible que su e-mail sea leído por un público más amplio de lo que pretendía? Si es así, acomode el mensaje a los lectores no técnicos, incluyendo un resumen general al principio de su documento. • Abreviaturas. Utilice abreviaturas legítimas para acortar sus mensajes sólo si sus lectores —previstos y ocultos— las van a reconocer y entender. No las utilice en exceso. Demasiadas abreviaturas pueden hacer que una frase sea difícil de leer. • Acrónimos. Los acrónimos electrónicos y otras abreviaturas se han abierto camino en los mensajes por e-mail. Si tiene cualquier duda sobre si el receptor de su mensaje entenderá un acrónimo, no lo utilice. Extinguir las llamas Un e-mail llama es un mensaje hostil, que es abrupto, mal educado, insensible u obsceno. Enviar este tipo de mensajes se denomina quemar. Las llamas arden rápidamente, ya que la gente que está enfadada por algo que ha leído en la Red envía una respuesta rápida y enfadada. Una llama puede empezar una guerra de llamas en la Red, que implique a mucha gente y transmita mensajes electrónicos enfadados en una y otra dirección. Las llamas son exclusivas del email, ya que el ritmo lento del correo tradicional no permite una

reacción inmediata y acalorada. Antes de enviar una llama, hágase las siguientes preguntas: • ¿Le diría esto a una persona a la cara? Si no es así, no envíe el email. • ¿Me daría vergüenza que mi jefe, mi cliente, mi compañero de trabajo u otro lector cuya opinión me importase leyera este mensaje? Si es así, extinga la llama. • ¿Es posible que el mensaje que he interpretado como una llama en realidad sea una mala broma? Si tiene cualquier duda, piense qué es lo mejor. Controlar el impulso de la llama • Controle sus emociones. Incluso si es posible responder inmediatamente a un e-mail ofensivo, no lo haga. Aléjese de la llama y vuelva a la pantalla cuando se sienta menos acalorado. • Nunca utilice lenguaje obsceno o abusivo en los mensajes de email. • Escriba su respuesta reflexionando y corrigiéndola con cuidado antes de enviarla. Cuanta más distancia ponga entre una llama y su respuesta es menos probable que mande otra llama. • Evite quemar en foros públicos. Si quiere responder a un mensaje, hágalo Corrija sus e-mails Un correo electrónico que haya sido escrito sin ningún tipo de errores mecanográficos será un seguro ganador en la batalla por lograr la atención del lector. Unas pocas reglas y algunos consejos prácticos le pueden ayudar a reducir esos errores y a mejorar la eficacia de sus mensajes. El abuso de los signos de exclamación Muchas personas que escriben correos electrónicos creen erróneamente que pueden inyectarle vida a su redacción electrónica y conseguir el interés de quien lo lea poniendo un signo de

exclamación al final de cada frase que consideran importante. ¡¡¡No caiga en esta trampa!!! Déle fuerza a su mensaje usando un lenguaje descriptivo y frases elaboradas. Use muy poco los signos de exclamación o prescinda por completo de ellos. La utilización de los números • Escriba con letra los números del uno al nueve. Del 10 en adelante, utilice cifras. • Nunca comience una frase con un número. Escríbalo con letra. • Cuando escriba sobre dinero, utilice cifras, a no ser que exprese una gran suma, un número redondo o hable de dinero en líneas generales. Ejemplo: Los beneficios netos de la empresa en este año han sido de 12 millones (números redondos), frente a unos pocos millones (en términos generales) conseguidos el año anterior Las citas Si va a citar una frase completa, el punto irá antes de cerrar las comillas. Ejemplo: He leído una reseña en la que el crítico decía: "El chef del Restaurante Joe es sin duda un maestro del relleno." Si va a citar una parte de la frase, el punto irá después de cerrar las comillas. Ejemplo: He leído una reseña en la que el crítico llamaba a nuestro chef "el maestro del relleno". El punto y coma y los dos puntos siempre van después de cerrar las comillas. No hay ninguna excepción. Ejemplo: He leído una reseña en la que el crítico llamaba a nuestro chef "el maestro del relleno"; no puedo estar más de acuerdo. Introduzca las citas en una de las cuatro formas siguientes: Sin ningún signo de puntuación delante de la cita. Ejemplo: Durante la destitución el ejecutivo mantuvo «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales». Con una coma precediendo a la cita. Ejemplo: Cuando se produjo el cese, el ejecutivo mantuvo, «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales».

Con dos puntos precediendo a la cita. Ejemplo: Cuando se produjo el cese, el ejecutivo mantuvo: «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales». Con un punto seguido de la cita en una frase independiente. Ejemplo: Durante la destitución, el ejecutivo mantuvo su posición. «Nunca he utilizado el correo electrónico de la empresa para temas personales. » Cualquiera de los cuatro métodos es correcto; la elección es una mera cuestión de estilo. Añádale algunos guiones largos a su mensaje. El guión largo es un signo de puntuación muy útil y versátil que puede añadirle énfasis a afirmaciones intercaladas. Utilícelo en lugar de una coma o paréntesis pulsando dos veces la tecla de guión sin dejar ningún espacio antes o después. Ejemplo: El aprendiz olvidó --si es que alguna vez lo supo-- la forma correcta de dirigir un correo electrónico a la Oficina de Montevideo. E-mails: dígale basta a los problemas de puntuación La puntuación de un texto puede traer jaqueca a cualquier redactor de mails. Al igual que usted, muchos profesionales tienen problemas a la hora de recordar qué signo ortográfico va en cada sitio y cuándo deben ponerlo. Si tiene que perder el tiempo en pensar dónde va una coma o el uso correcto del punto y coma, echaríamos por tierra la finalidad principal del correo electrónico como una forma rápida de comunicación. Si tiene dudas sobre algunas reglas de puntuación, este resumen podrá servirle de ayuda. El uso correcto de la coma El uso correcto de la coma es a menudo una cuestión de buen juicio. Si no está seguro de cuándo debe utilizar una coma, guíese por las siguientes reglas. 1. Utilice una coma al final de una oración gramatical completa si la siguiente oración gramatical comienza con una conjunción coordinante (y, o, ni, pero, así que, sin embargo). Ejemplo: Los resultados de mis empleados siempre han sobrepasado mis

expectativas, y no veo por qué eso debe cambiar. 2. En el caso de que dos oraciones compartan un sujeto, omita la coma cuando el sujeto no se exprese en la segunda frase. Ejemplo: Pedro escribió el mensaje y después lo borró. 3. Añada una coma si el sujeto se expresa en ambas oraciones. Ejemplo: Pedro escribió el mensaje, y él mismo después lo borró. 4. Separe dos o más palabras de una lista por medio de una serie de comas. Podrá elegir entre dos opciones. Primera, puede colocar la coma detrás de cada objeto de la lista: Por favor responda por correo electrónico, correo ordinario, o buzón de voz. O segunda, puede omitir la coma que precede al último objeto de la lista: Por favor responda por correo electrónico, correo ordinario o buzón de voz. Con cualquiera de las dos opciones, asegúrese de que mantiene la coherencia a lo largo de todo el documento. 5. Coloque siempre una coma cuando haya una enumeración de dos o más objetos, siempre que su ausencia produzca ambigüedad. Ejemplo A: La novia quería ver anillos de rubíes, esmeraldas, zafiros, y diamantes. Ejemplo B: La novia quería ver anillos de rubíes, esmeraldas, zafiros y diamantes. Análisis: La coma es imprescindible para comprender cuántos anillos quiere ver la novia. En el ejemplo A, suponemos que la novia quiere ver cuatro tipos de anillos. Sin embargo, en el ejemplo B, podríamos entender que sólo quiere ver tres tipos. Cuando tenga dudas sobre dónde poner una coma entre varios adjetivos, introduzca la conjunción y entre los adjetivos. Si con la conjunción tiene sentido (un mensaje convincente y oportuno) puede colocar una coma entre los adjetivos (una Clase convincente, oportuna). Si con la conjunción y suena extraño, (una niña feliz y pálida), omita la coma. El uso del punto y coma Utilizaremos el punto y coma al final de una oración gramatical cuando la oración siguiente no comienza con una conjunción coordinante (y, o, ni, pero, sin embargo). Ejemplo: El correo electrónico es una herramienta de comunicación revolucionaria; en menos de una década, la mayor parte de la correspondencia personal y empresarial se realizará

electrónicamente. También podemos utilizar el punto y coma para unir enunciados que no podemos separar con un punto por estar relacionados entre sí, pero que con una coma resultaría insuficiente. Ejemplo: Mi impresora se atasca; tendré que arreglarla. El uso de los dos puntos Use las mayúsculas detrás de los dos puntos si la frase siguiente aparece en una nueva línea. Ejemplo: Buscamos gente nueva con estas tres características: • Movilidad geográfica • Una titulación superior • Experiencia en el sector Use las mayúsculas detrás de los dos puntos cuando vaya a escribir una cita literal. Ejemplo: La respuesta de Antonio a la queja de su vecino fue breve y rotunda: "Créame, mi hijo no ha robado flores de su jardín". No use mayúsculas detrás de los dos puntos cuando preceden a un grupo de palabras o sintagmas que no forman una oración completa. Ejemplo: Pidieron a todos los socios que llevaran tres cosas al curso de formación: bolígrafos, papel y entusiasmo. Ahorre espacio con los puntos suspensivos Utilice los puntos suspensivos (tres puntos entre corchetes) para omitir palabras o frases de citas directas. Ejemplo: La COE anunció la pasada semana que «Nuestros accionistas y empleados [...] se merecen un agradecimiento por apoyarnos durante este período de prueba». Después de los corchetes, añada un cuarto punto a los puntos suspensivos para marcar el final de una frase. Ejemplo: La COE animó a sus inversores con sus comentarios. «El uso del correo electrónico crece con rapidez [...]. La Asociación de Mensajes Electrónicos informa que las transmisiones por correo electrónico desde el lugar de trabajo alcanzarán alrededor de 1,2 trillones en el año 2000, hasta 6,5 veces más que los 184 billones

del año 1994». Cuando añadimos un cuarto punto y escribimos en mayúsculas el artículo de la frase siguiente, le indicamos al lector que se ha omitido el final de la primera frase, y que posiblemente se hayan suprimido varias oraciones o párrafos antes de empezar la oración siguiente. Las gramáticas suelen coincidir en que los puntos suspensivos deben utilizarse para indicar omisiones pertenecientes a una cita, que no estén ni al principio ni al final de la misma. La mayoría de los lectores supondrá que la cita se ha extraído de un contexto más amplio. Evite que los errores ortográficos y de puntuación arruinen sus e-mails Entre los errores de puntuación más comunes, el uso incorrecto de la coma representa el de mayor importancia. Un texto plagado de comas mal utilizadas se hace difícil de leer, y aumenta la posibilidad de que el lector lo abandone a mitad de camino. Tal vez, los próximos consejos le sean de utilidad. • Nunca coloque comas detrás de una conjunción subordinante introductoria, como por ejemplo, porque, si, aunque, mientras, ya que, como, antes de, después de. INCORRECTO: Como, el correo electrónico se está convirtiendo en un vehículo de comunicación en auge, cada vez más gente se compra un ordenador personal. • Evite las comas detrás de conjunciones coordinantes introductorias como: y, o, ni, pero, sin embargo. INCORRECTO: Pero, no podemos asumir que todos los propietarios de un ordenador sean adeptos al correo electrónico. Y, deberemos tener paciencia con aquellos que sean principiantes en el uso del correo electrónico. • Aquellos escritores que usan muchos signos de puntuación suelen colocar comas detrás de y, o, ni, pero, así, que, sin embargo, si éstos van seguidos de una palabra o locución introductoria: Sin embargo, como la comunicación electrónica adquiere cada vez mayor relevancia, hasta los usuarios de ordenador más reacios se animarán a utilizar el correo electrónico. Este uso es una cuestión de estilo. • En general, pondremos una coma detrás de palabras o locuciones

introductorias —sin embargo, no obstante, a pesar de todo, en lugar de, por otro lado, en consecuencia, como resultado, por lo tanto, sobre todo, es más, además, eso es, también, afortunadamente, obviamente, supuestamente, por cierto— que se refieran al resto de la frase a la que preceden. EJEMPLO: Es más, investigaciones indican que la escritura electrónica puede tener tanta fuerza como lo escritura tradicional. • Separe siempre una palabra, locución u oración introductoria, por corta que sea, del resto de la frase si teme que el lector malinterprete el sentido. EJEMPLO: Cuando el escritor redacta un mensaje con una introducción contundente, el lector no tendrá problemas a la hora de leer o comprender el documento. (Una coma entre convincente y el lector dejará más claro el significado de la frase al lector.) • Si comienza una frase con una breve expresión introductoria que precede a un sujeto también breve o un pronombre, no necesita poner ninguna coma. EJEMPLO: Una vez más nos encontramos ante un novedoso y atractivo medio de comunicación. (No necesitamos poner una coma tras una vez más.) Elimine los errores ortográficos ¿Cree que nadie le presta atención a la ortografía en un mensaje electrónico? Por alguna razón, hasta el lector más distraído se fijará justo en las faltas ortográficas. No dé ningún motivo a los destinatarios para que borren su mensaje de la pantalla. Las faltas ortográficas y mecanográficas le quitan credibilidad e impacto a su mensaje. La revisión y corrección en pantalla es una parte pesada pero indispensable del proceso de redacción electrónica. Cinco consejos de ortografía electrónica 1. Utilice el corrector de su ordenador o el de su correo electrónico si lo tuviera. No obstante, recuerde que el corrector electrónico no puede corregir el uso de una palabra. Por ejemplo no distinguirá entre halla o haya; sólo o solo; hijo o higo. Revise primero el texto manualmente y después utilice el sistema electrónico para la corrección final. 2. Compre y utilice un buen diccionario actualizado. Además de proporcionarle la ortografía correcta, el diccionario es un excelente

punto de referencia para el uso correcto de las palabras y una valiosa fuente de sinónimos. 3. No interrumpa la escritura para buscar o comprobar la ortografía de cada palabra que le suene rara. Espere a que haya terminado todo el documento; después vuelva al principio y revise todo a fondo. No escatime el tiempo con los documentos importantes. Una vez pulsado «Enviar», el correo habrá salido y probablemente ya no lo podrá recuperar. Nunca escriba —ya sea en correo electrónico o en el tradicional— nada que pueda volverse contra usted. Si su documento es particularmente importante o delicado, merece que se detenga y lleve a cabo una minuciosa revisión de la ortografía, el contenido y la mecanografía. Si el tiempo se lo permite, imprima el documento y revíselo sobre el papel antes de enviarlo al ciberespacio. Si tiene alguna duda sobre la corrección de su mensaje, déjelo enfriar durante 48 horas antes de enviarlo. Si es urgente, pídale a alguna persona de confianza que revise el mensaje antes de enviarlo. 4. Compre un manual de estilo que explique los errores ortográficos y gramaticales más comunes. Busque información en alguna librería on-line sobre los títulos disponibles en la actualidad. 5. A la hora de escribir, a menudo confundimos dos palabras que suenan o tienen significados parecidos. La regla que se debe seguir es muy simple: Si tiene cualquier duda sobre el uso que está haciendo de una palabra, búsquela en el diccionario. La adecuada presentación del correo electrónico El formato de cualquier tipo de documento debe estar destinado a facilitar su lectura. Si no es legible, el receptor quizás no tenga la paciencia de descifrar su mensaje, por muy importante que sea. En las próximas líneas, todas las claves para que sus documentos sean más accesibles que un cuento de hadas. El tipo de fuente Pocas cosas pueden dificultar tanto la lectura de un mensaje, como un tipo de letra extraño, compuesta de caracteres demasiado grandes o pequeños. Si se trata de un asunto de negocios, deberá crear un aspecto claro y profesional utilizando un tipo de letra

estándar como Times New Roman, Courier o Helvética, con un tamaño que oscile entre el 10 y el 12, que es la medida más cómoda para la mayoría de los lectores. Para los encabezamientos u otros elementos especiales del mensaje, podrá utilizar un tamaño mayor para darle un toque de efecto, pero no abuse de ello. Si el tema es personal, podrá dotarle a su escritura de personalidad y darle un tono informal a su mensaje con tipos de letra como el Poética Chancery, Comic Sans u Old Face Shaded. La regla de oro para elegir el tipo de letra de cualquier correo electrónico: ni muy pequeña ni muy grande ni muy recargada. Resista la tentación de escribir sólo en letras mayúsculas o minúsculas Muchos son los que en un intento de llamar la atención sobre sus mensajes electrónicos recurren al uso de las letras mayúsculas. Mala idea. Un mensaje escrito solamente en mayúsculas es más difícil de leer que uno escrito de forma estándar. El ojo humano está acostumbrado a leer una mezcla de letras mayúsculas y minúsculas. Si escribe un mensaje todo en letras mayúsculas, correrá el riesgo de entorpecer y hacer más lenta la lectura de aquellos que no estén acostumbrados a ese tipo de presentación visual. Por la misma razón, evite la tentación de escribir sus mensajes electrónicos con todas las letras en minúscula. Tal vez sea más rápido escribir todo en minúscula o mayúscula, pero el mensaje resultará más difícil de leer. Examine su reacción al siguiente texto, escrito en tres estilos diferentes: todo en mayúsculas; todo en minúsculas; y la combinación usual de mayúsculas y minúsculas. ¿Cuál de ellos le resulta más fácil de leer? • EL MERCADO ALEMÁN OFRECE A LA INDUSTRIA MEXICANA DEL MUEBLE UNA ALTERNATIVA REAL DE VENTA. ACTUALMENTE ALEMANIA ES EL SEGUNDO IMPORTADOR DE MUEBLES EN EL MUNDO. A RAÍZ DE LA UNIFICACIÓN ALEMANA, LAS IMPORTACIONES DE MUEBLES SE INCREMENTARON DEBIDO A DOS FACTORES: EL

CONSIDERABLE AUMENTO EN LA DEMANDA QUE NO LOGRÓ CUBRIRSE CON LA PRODUCCIÓN NACIONAL, Y LA DISMINUCIÓN EN LA PRODUCCIÓN DEBIDO AL CRECIENTE COSTO DE PRODUCCIÓN EN ALEMANIA. • el mercado alemán ofrece a la industria mexicana del mueble una alternativa real de venta. actualmente alemania es el segundo importador de muebles en el mundo. A raíz de la unificación alemana, las importaciones de muebles se incrementaron debido a dos factores: el considerable aumento en la demanda que no logró cubrirse con la producción nacional, y la disminución en la producción debido al creciente costo de producción en alemania. • El mercado alemán ofrece a la industria mexicana del mueble una alternativa real de venta. Actualmente Alemania es el segundo importador de muebles en el mundo. A raíz de la unificación alemana, las importaciones de muebles se incrementaron debido a dos factores: el considerable aumento en la demanda que no logró cubrirse con la producción nacional, y la disminución en la producción debido al creciente costo de producción en Alemania. El uso de puntos y números para dar énfasis Enfatice los puntos más importantes de un documento creando una lista con puntos o números. Debido a que en algunos teclados no existe ningún carácter estándar que represente el punto de listados, si quiere puede sustituirlo por un asterisco (*) o un guión (-). Recuerde: • Sea coherente. • Escriba oraciones completas. • Comience cada punto con mayúsculas. Las enumeraciones crean un mayor énfasis: 1. Escriba líneas breves. 2. Use la sangría para intensificar el impacto de la lista. 3. Añádale énfasis utilizando el doble espacio y amplios espacios en blanco. No tenga miedo de los espacios en blanco. Deje una línea o dos antes y después de una sección importante —en una lista o dentro de un párrafo— y le añadirá así impacto y facilitará su lectura.

Como alternativa a las enumeraciones, también puede construir listas dentro de los párrafos. De esta forma ahorrará espacio y a la vez aumentará la legibilidad. Ejemplo: Las enumeraciones son más eficaces cuando el escritor se atiene a tres reglas: (1) la brevedad; (2) uso de la sangría para una mayor legibilidad, y (3) uso del doble espacio para dejar espacios en blanco. Un color de pantalla adecuado Es posible que el programa desde el que utiliza su correo electrónico incluya la opción de cambiar el color del fondo o del primer plano de sus mensajes. No se sienta obligado a utilizar esta opción. Puede que unas letras en color verde sobre un fondo morado presenten un aspecto interesante pero probablemente también reducirán su credibilidad. Para la correspondencia profesional, utilice un fondo claro o neutro con letras oscuras. Los colores llamativos pueden resultar más difíciles de leer y pueden quitarle valor o entrar en conflicto con el tono de su mensaje. Adapte los e-mails al software del receptor Toda su habilidad para enviar mensajes electrónicos, con letras y colores sofisticados, sólo tendrá valor si su destinatario dispone del software adecuado. Antes de seleccionar un tipo de letra llamativo, colores, márgenes, cursiva, subrayado u otros elementos gráficos, asegúrese de que su receptor podrá recibir el mensaje tal y como usted lo ha diseñado. Si el software de correo electrónico del receptor es incompatible con el suyo, los resultados pueden ser desastrosos. Si no está seguro de la capacidad del programa de su destinatario, es aconsejable que escriba entre 65 a 75 caracteres por línea, pulsando Enter al final de cada una. De esta forma podrá estar seguro de que las líneas son completamente visibles aunque el software del receptor no disponga de salto de línea o definición de márgenes automáticos. El énfasis en el texto electrónico Debido a los problemas de incompatibilidad entre los distintos

programas de software de correo electrónico, muchos usuarios han adoptado convenciones comunes para subrayar o poner un texto en cursiva. No obstante, utilice estos símbolos electrónicos juiciosamente porque podrían llevar a confusión al lector si éste no está familiarizado con ellos. Para poner en cursiva: Inserte un asterisco (*) a ambos lados de la palabra o frase que quiera poner en cursiva. Por ejemplo, para poner en cursiva la palabra escribió, póngala entre asteriscos: La estrella de cine *escribió* su autobiografía con la ayuda de un experimentado escritor fantasma. Para subrayar: Añada el carácter de subrayado —o guión bajo— del teclado a ambos lados de la palabra o texto que quiera subrayar. Por ejemplo, para subrayar Oxford English Dictionary, ponga antes y después el guión bajo: Todo usuario de correo electrónico debería tener un buen diccionario actualizado como el Oxford _English Dictionary_. Tenga una casilla de correo electrónico funcional A medida que el tránsito de su casilla de correo electrónico vaya aumentando, su bandeja de entrada y de salida empezará a cargarse de mensajes. Si no aprende a tener organizada su oficina electrónica le será difícil encontrar documentos enviados o recibidos justo en el momento que los necesite. Aquí encontrará algunas sugerencias para tener los documentos a mano además de consejos para adjuntar archivos a su correo electrónico y algunos peligros que se deben evitar. Adjunte documentos a sus mensajes La mayoría de los mensajes de correo electrónico aparecerán en una sola pantalla y ocuparán un pequeño espacio de la misma. Sin embargo, en algunas ocasiones puede que escriba algún mensaje que sea tan largo que el receptor tenga que desplazarse por la pantalla para poder leerlo. Eso no es necesariamente malo. Algunos temas requieren un poco más de espacio. No obstante, si piensa que su mensaje es ya bastante largo o necesita añadirle una cabecera o algún gráfico, es el momento de adjuntar un documento aparte. La opción de adjuntar, disponible en casi todos los programas de correo electrónico, le permite añadir o adjuntar documentos, creados en un archivo separado. Cuando adjuntamos un documento, el software aumenta las posibilidades del correo electrónico, permitiendo al usuario enviar documentos más

extensos y fáciles de entender, incluido el tratamiento de textos, hojas de cálculo y toda clase de gráficos. Sin embargo, antes de adjuntar un documento, deténgase un momento a considerar si es lo más apropiado. • No tiene sentido enviar un archivo adjunto si el destinatario no puede abrirlo. Antes de adjuntar el documento al mensaje, recapacite sobre el software que usa su destinatario. Si tiene dudas, envíele un mensaje breve o llámele por teléfono. Ese pequeño esfuerzo previo puede ahorrarle tiempo y frustraciones posteriores. • En el mensaje de su correo electrónico, describa brevemente el documento adjunto. Pero resista la tentación de entrar en detalles; ésa es precisamente la función del archivo adjunto. • Utilice esa breve descripción para convencer a su destinatario del interés del documento adjunto. Explique en una o dos frases la naturaleza del documento y por qué el destinatario debe emplear su tiempo en leerlo. • Antes de adjuntar un documento, pregúntese si es realmente necesario. Si un mensaje breve cumpliese la misma función, no se moleste en adjuntar un archivo. • Cuando los documentos adjuntos son demasiado largos (bases de datos, gráficos, hojas de cálculo...), le pueden ocasionar problemas. El tiempo y las prestaciones necesarias para transmitir documentos excepcionalmente largos pueden irritar a los administradores de la red de comunicación local y a los proveedores del servicio de Internet. Como alternativa, utilice un programa de compresión y así reducirá el tamaño de los archivos adjuntos. No obstante, asegúrese primero de que el destinatario tiene el programa adecuado para descomprimir el archivo. Libere la bandeja de entrada Los mensajes se le amontonarán en su bandeja de entrada a no ser que se organice. La bandeja de entrada es el lugar apropiado para conservar mensajes actuales o relativamente recientes que requieran su inmediata atención. Una vez que pierdan relevancia, bórrelos, imprímalos o guárdelos. La eliminación de mensajes es la forma más rápida y fácil de limpiar

su bandeja de entrada de su correo electrónico. A no ser que la política de su empresa establezca lo contrario, no necesita guardar todos los mensajes que reciba. Si un mensaje no es importante, no precisa una acción o respuesta, o no es más que basura publicitaria, bórrelo. La impresión de una copia de su mensaje electrónico puede resultar apropiada en las siguientes circunstancias: • Si piensa que puede necesitar el documento más tarde cuando no tenga acceso a su PC. • Si su empresa le exige que guarde copias impresas de toda la correspondencia con clientes o proveedores. • Si quiere compartir un mensaje de correo electrónico con alguna persona que no está en la Red. Archivo y clasificación de los mensajes recibidos Para guardar el correo electrónico en su ordenador sin sobrecargar su bandeja de entrada, archívelos en una carpeta. • La clasificación de archivos en carpetas le permite guardar sus mensajes activos para que usted pueda acceder a ellos cuando crea oportuno. • El archivo le permite guardar aquellos mensajes antiguos que ya no necesita tener a mano en el ordenador, pero que no quiere eliminar. El primer método es tan fácil como crear una carpeta nueva para guardar mensajes individuales. Los pasos que hay que seguir dependerán del programa de su correo electrónico, pero probablemente sean más o menos los siguientes: 1. Seleccione el documento que quiera guardar. 2. Seleccione la carpeta en la que quiera guardar el documento. 3. Póngale un nombre a su documento. 4. Haga clic en «Guardar». Es recomendable llevar a cabo una revisión anual de todos los documentos que tenga guardados en carpetas. Archive aquellos documentos que ya no necesite guardar en su ordenador, pero que no quiera eliminar.

Para archivar un documento, guarde las carpetas o documentos en un disquete y después elimine los archivos de su ordenador. Le resultará todavía más fácil organizarlos si utiliza algún programa de compresión. Guarde los disquetes con los archivos en un sitio seguro, sobre todo si contienen información valiosa. No olvide hacer una copia de seguridad de sus carpetas con regularidad. Toda la organización del mundo no le servirá de nada si no puede recuperar datos urgentes en caso de emergencia.