RELACIONES ACCESS

RELACIONES ACCESS Lo primero que hemos de hacer para poder establecer relaciones, es disponer de las tablas que nos permitan realizar tal operación. Vamos a trabajar con tres tablas: • • •

Clientes. Productos. Pedidos. TIPOS DE RELACIONES QUE PODEMOS UTILIZAR

Dependiendo de la clase de información que manejemos con las tablas, podemos utilizar tres tipos de relaciones: • • •

Relación de uno a uno. Relación de varios a varios. Relación de uno a varios. RELACIÓN DE UNO A UNO

El funcionamiento de este tipo de relación es muy simple, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 2 y ese mismo registro de la tabla 2 solamente puede estar enlazado con el mismo registro de la tabla 1. Este tipo de relación es el que menos se utiliza, ya que sólo se emplea con tablas muy especiales. Un ejemplo típico de este tipo de tablas sería el formado por una tabla que tuviese nombres de personas y otra con el DNI de cada persona, puesto que cada persona es única, el DNI de cada una de ellas será también único. RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS En este tipo de relación, cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, y cada registro de la tabla 2 puede igualmente estar enlazado con diversos registros de la tabla 1. Un ejemplo de este tipo podrís ser una tabla con títulos de película y otra con los nombres de los actores. La relación se da ya que en una película intervienen varios actores, y a su vez un actor puede interpretar más de una película. RELACIÓN DE UNO A VARIOS Es este el tipo de relación que se utiliza con mayor frecuencia.

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Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2. pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 1. Un ejemplo podría ser el formado por una tabla de los equipos de fútbol y otra tabla con los jugadores de fútbol. Un equipo tiene muchos jugadores, pero cada jugador juega en un solo equipo.

Seguidamente vamos a crear las tablas necesarias para poder establecer las relaciones. 1. en la figura siguiente aparece la estructura de la tabla pedidos.

2. Introduzca las propiedades de los campos como aparecen a continuación: • • • • •

Número de Pedido. Numéro, campo clave. Número de Cliente. Número. Número de Producto. Número. Pagado. Sí/No. Cantidad. Número, Byte.

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3. Los datos que debe introducir aparecen en las figuras siguientes, la primera figura contiene la información para los campos Fecha, Número de Pedido y Número de Cliente.

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4. La segunda figura contiene información referente a los campos Número de Producto, Pagado y Cantidad.

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5. La tabla Producto posee la siguiente estructura:

6. Las propiedades de los campos son las siguientes. • • • • •

Fecha. Fecha/Hora. Número de Producto: Número, campo clave. Descripción: Texto. Precio: Número. Stock: Número, byte.

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7. Los datos de los campos Fecha, Númereo de Producto y Descripción están reflejados en la siguiente figura:

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8. Los campos Precio y Stock poseen los siguientes datos:

INTEGRIDAD REFERENCIAL Cuando creemos las relaciones de las tablas, veremos que existe una opción llamada Integridad referencial. Para poder utilizar esta opción las tablas relacionadas tendrán que cumplir una serie de reglas, son las siguientes: • •

No puede haber ningún registro en la tabla secundaria que no esté relacionado con la tabla principal. No es posible borrar un registro de la tabla principal, si tiene algún registro relacionado con la tabla secundaria.

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RELACIONES ACCESS Hay que utilizar la Integridad referencial siempre que nos queramos asegurar de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación.

ESTABLECER LA RELACIÓN Ha llegado el momento de establecer las relaciones entre las tres tablas que posee la base de datos. La primera relación que vamos a establecer está formada por las tablas Clientes y Pedidos. Ejecute los siguientes pasos para establecer la relación: 1. Pulse el botón (relaciones). Esta opción también se puede seleccionar eligiendo el menú Herramientas y después la opción Relaciones. Utilizando las pestañas que aparecen en la parte superior de la ventana podemos elegir la visualización de Tablas, Consultas o Ambas. 2. Seleccione la tabla Clientes y pulse el botón Agregar. Observe que ha aparecido una ventana con los campos de la tabla Clientes. 3. Seleccione la siguiente tabla que compone la relación denominada Pedidos y pulse el botón Agregar. 4. Pulse el botón Cerrar de la ventana mostrar tabla. 5. Seleccione el campo Número de Clientes de la tabla Clientes. 6. Pulse el botón izquierdo del ratón, y sin soltarlo sitúese sobre el campo Número de Cliente de la tabla Pedidos para establecer la relación. A continuación aparecerá la ventana siguiente denominada relaciones.

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RELACIONES ACCESS Esta ventana posee unas opciones que realizan las siguientes operaciones: El botón Tipo de combinación…, nos permite seleccionar la combinación que queremos seleccionar para la relación. Las dos opciones de Actualizar o Eliminar en cascada los campos relacionados, se utilizan cuando activamos la opción Exigir Integridad referencial. Si estas opciones están activas, automáticamente cuando se modifique un dato en una de las dos tablas este será modificado en la tabla relacionada. En la operación borrar un registro de una de las tablas, automáticamente será eliminado el registro en la tabla relacionada. 7. Seleccione la opción exigir integridad referencial. Fíjese que en el tipo de relación ha aparecido la relación de Uno a Varios automáticamente ya que Access asigna el tipo de relación dependiendo de las propiedades que tengan los campos. 8. Pulse el botón crear para establecer la relación. La línea que aparece entre las dos tablas, y los símbolos que se encuentran en los extremos, nos indican el tipo de relación. Si al crear la relación ha aparecido algún problema con la integridad referencial, esto es debido a que existe en la tabla Pedidos y en el campo Número de Cliente un dato que no contiene la tabla Clientes. Revise de nuevo la tabla Pedidos, modifique el error y vuelva a crear la relación siguiendo los pasos anteriores. 9. Cierre el cuadro diálogo y guarde la relación. A continuación tenemos que establecer la relación entre las tablas productos y pedidos. y en su pantalla aparecerá el cuadro relaciones con las tablas 1. Pulse el botón que hemos utilizado en la relación anterior. 2. Haga clic en la tabla clientes para seleccionarla. 3. Pulse la tecla “Supr” para suprimir esta tabla de la relación que vamos a crear. 4. Pulse el botón

para ver el cuadro mostrar tabla.

5. Haga clic en la tabla Producto y pulse el botón Agregar. A continuación pulse el botón cerrar para cerrar la ventana mostrar tabla. 6. Relacione la tabla Producto con la tabla Pedidos utilizando el campo Número de Producto. 7. Active la opción Integridad referencial. 8. Pulse el botón cerrar.

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Ahora ya tenemos tablas relacionadas para poder trabajar con Access de una forma más racional.

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