REX 2.0 Manual de Funcionamiento ¡Que los robots trabajen por ti! Kraitt, S.A. de C.V. 2016
Índice de contenido: 1. Requisitos 2. Descarga e Instalación 3. Iniciar el programa 4. Menú Inicio 5. Configuración 6. Descarga masiva de XMLs 7. Conciliación de cancelaciones 8. Creación masiva de PDFs 9. Impresión masiva de validaciones 10. Extra: Visor Trifásico de XMLs 1.- Requisitos. Los requisitos mínimos del robot son • Windows XP® con Service Pack 2 • Office 2003® en adelante • Conexión a internet • Framework 3.5 Requisitos recomendados para REX® 2.0 • • •
Windows 7® Office 2007® en adelante Conexión a internet de 2MB de bajada
Algunos antivirus con una configuración muy cerrada, bloquean al robot. Recomendamos añadir la excepción a su antivirus, para permitirle la salida y que pueda descargar los archivos XML, o en el último de los casos, desactivar su antivirus temporalmente, mientras el robot trabaja. Ver Índice. 2.- Descarga e Instalación La instalación de REX® es un proceso extremadamente fácil. Lo único que tiene que hacer es descargar el instalador de Kraitt.net/rex guardar el archivo, y ejecutarlo.
2
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Le aparecerá una ventana preguntándole: ¿Desea permitir que este programa de un publicador desconocido realice cambios en el equipo? rex_setup.exe Tiene que pulsar sobre Si para iniciar el instalador.
Después solo es seguir las instrucciones en pantalla…
Recuerde que puede instalar REX® en la cantidad de computadoras que usted quiera y no tiene costo, ni limitaciones para usarlo, solo debe tener registrado su RFC en Kraitt. Una vez finalizada la instalación, el programa rex_setup.exe ya no lo va a necesitar, por lo tanto puede borrarlo sin ningún problema.
Ver Índice.
3.- Iniciar el programa En su escritorio se habrá colocado un acceso directo al robot, lo identificará por el dibujito del robot y se llama “Robot Extractor de XML’s”. Éste es el ícono que tiene que pulsar para iniciar el programa. También tendrá otro ícono nuevo que dice Visor XML Trifásico, ésta es una herramienta incluida en el robot, y le será de mucha ayuda en su trabajo. Pero del visor hablaremos en el punto 10 Si por cualquier causa, no apareciera en el escritorio de su PC el ícono, puede acceder al programa desde: inicio /todos los programas/ Robot Extractor de XML’s /Robot Extractor de XML’s
3
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Después de pulsar sobre “Robot Extractor de XML’s” aparecerá el mensaje característico de Windows que pregunta “Desea permitir que este programa de un publicador desconocido realice cambios en el equipo. rex.exe“ a lo que deberá responder, Si, para iniciar el trabajo. Una vez que arranca el robot, lo primero que hace éste, es checar que tiene todo para trabajar. Como por ejemplo, que estén todos los archivos necesarios, que tenga permiso para guardar en su disco duro XMLs, y que tenga acceso a internet. Tras comprobar lo anterior le solicitara que escriba el RFC con el que trabajará. (Fig.1) Si
el
robot
necesitara actualizarse, automáticamente descarga lo que requiere, lo instala y arranca la nueva versión. Usted siempre tendrá la última y mejor versión del robot. Este servicio NO tiene costo. Usted no debe de perder su tiempo actualizando software.
¡Listo! El robot ahora está preparado para realizar la acción que usted le indique.
Los RFCs se quedan guardados para mayor rapidez y comodidad, pero si quisiera borrarlos, lo puede hacer, pulsando sobre la gomita, del lado derecho del RFC. Ver Índice. 4
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
4.- Menú Inicio Desde ésta ventana, usted tiene acceso a todas las funciones del robot. (1°)Puede cambiar el RFC de trabajo, simplemente escribiéndolo y pulsando “enter”. Desde ésta ventana, puede ver si su RFC está registrado en Kraitt, (2°)por lo tanto, puede usar todas las funciones sin restricciones, O, si se encuentra en modo demo, (3°) y solo podrá usarlo en la descarga de un mes, para su evaluación. Puede acceder a los parámetros de funcionamiento para configurarlos, (4°) pulsando sobre los engranajes. Y puede acceder a las funciones que se presentan en pantalla, en esta versión son: Descarga masiva de XMLs, Conciliación de Cancelaciones, Creación Masiva de PDFs e Impresión Masiva de Validaciones. (5°) También se encuentran los botones de Salir y Minimizar, que cierra el programa y minimiza la ventana a la barra de tareas respectivamente. ¡Eso es todo!, así de sencillo e intuitivo es el Menú Inicio.
En modo demostración (el RFC NO está registrado en Kraitt) solo puede realizar consultas por un solo mes, para que usted vea cómo funciona el robot. Para registrar el RFC en Kraitt, solicite una cotización a su distribuidor o directamente desde la página de Kraitt.net. Los registros son por un año. Ver Índice.
5
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
5.- Configuración. Pulsando sobre los engranajes, se accede a la ventana de configuración del robot, donde le indicamos, cómo queremos que trabaje para nosotros. Existen dos pestañas, Emitidos y recibidos y se refieren a las configuraciones de los documentos de nuestra empresa.
En la pestaña emitidos, o sea, los comprobantes que nosotros emitimos, nuestras facturas. En el Inciso 1 podemos escoger cual será el nombre que adoptarán, los archivos descargados desde la página del SAT, pertenecientes a nuestros documentos emitidos. Las posibilidades son estas…
En el inciso 2 nos pregunta si desea descargar los comprobantes cancelados. Si los descarga, con la palomita, o NO los descarga, sin ella. Inciso 3 Palomee ésta opción si desea generar directamente los PDF, de los comprobantes emitidos en el momento de su descarga.
6
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Configuración de la creación del archivo de Excel. Inciso 4. En la siguiente lista, usted podrá indicarle al robot cuales campos y en qué orden, se escribirán en el archivo de Excel. Con la palomita, el campo correspondiente al nombre se escribirá, sin la palomita, el campo será omitido. El orden se indica moviendo los nombres de los campos, en la posición que desee aparezcan en el archivo de Excel.
En el inciso 5 le indicamos al robot si queremos que nos separe nuestros comprobantes de nómina, en una nueva pestaña del libro de Excel, al igual que los archivos, en una carpeta diferente.
7
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Inciso 6. En esta lista le indicamos al robot, cuales campos queremos que extraiga de cada XML y en qué orden queremos que aparezcan.
En la pestaña recibidos, o lo que es lo mismo nuestras compras, podemos escoger cómo se llamarán los archivos XML que se descargarán desde la pagina del SAT. Las opciones son éstas:
En el inciso 2, le indicamos al robot que escriba los archivos de la representación impresa o PDFs, de cada uno de los XML descargados.
8
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
En el inciso 4, le indicamos al robot, cuales campos del XML queremos que aparezcan en el archivo de Excel, y en qué orden debe de escribirlos.
Al momento de cerrar la ventana, las opciones seleccionadas, serán, la manera de funcionar del robot para este RFC. Ver Índice. 6.- Descarga masiva de XMLs Pulsando desde el menú inicio a esta función, aparecerá la siguiente interfaz gráfica.
9
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Ésta función, se conecta a la página del SAT y descarga todos los comprobantes del periodo que le indiquemos al robot. Puede ser por mes, opción por default, por día, o, periodo de días, para ello marcaremos “Consulta por día” y le indicaremos que periodo queremos descargar con los calendarios.
Debe escribir su contraseña de la página del SAT, y seleccionar que tipo de archivos queremos descargar, emitidos, recibidos o ambos. La ruta de carpeta Almacén de XMLs, se refiere a la carpeta en su computadora, donde se guardarán los archivos XML descargados. Por default, se dirigen a su carpeta de documentos y a una carpeta que se llama Almacén CFDIs. A menos que tenga una razón, no cambie esta ubicación, ya que algunas carpetas del sistema, Windows no permitirá guardar archivos en ellas.
Después de tener indicado lo que queremos, pulse “descarga” para que el robot realice lo que le solicitamos. Puede trabajar en otra cosa, que el robot le avisará cuando termine. Aunque tenga más de 500 comprobantes por mes, usted no tiene que hacer nada. El robot, tiene la inteligencia suficiente, para realizar las acciones pertinentes. Cabe puntualizar que el robot, Sí tiene el límite, de 15,500 comprobantes por mes. Si éste fuera su caso, solicite a Kraitt, la versión industrial. 10
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Ejemplo: Formato de Excel que le solicitamos al robot por el mes de enero, le pedimos Emitidos, Recibidos y que separara la Nómina.
Los archivos los organiza de la siguiente manera: Mis documentos/Almacén CFDIs/[RFC]/[Ejercicio Fiscal]/[Mes del 01 al 12] /[Emitidos, Recibidos]/[XMLs y PDFs]
Crea los archivos Excel directamente en Almacén de CFDIs, y la carpeta de nóminas dentro de recibidos del mes correspondiente.
11
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Para regresar al Menú Inicio, pulse sobre la x que se encuentra a la derecha de la función que estamos usando. Ver Índice.
7.- Conciliación de cancelaciones. Ésta interesante función, le otorgará un control, que hasta ahora, nadie viene haciendo, pero que ayudará a evitar problemas con el SAT. Cada contribuyente, tiene la obligación fiscal de validar sus facturas de compra, en la página del SAT, para poder hacer deducible ese importe. La valida hoy. Y efectivamente, se encuentra registrada en la página del SAT. La pasa a contabilidad y se registra. ¿Pero qué pasa, si tiempo después, por un error u otra obscura razón, el proveedor cancela el documento? Ésto, que pasa más a menudo de lo que usted pueda pensar, genera inconsistencias en la información que tiene el SAT, lo que puede desembocar en una revisión, por parte de la autoridad. Solo con indicarle al robot que haga una conciliación, entrará al SAT a validar el estatus de cada una de las facturas que tenga en su archivo de Excel, y le indicará con color amarillo, las facturas que usted tiene como vigentes y fueron canceladas posteriormente. REX las marcará en amarillo para una rápida identificación. Este procedimiento lo puede repetir las veces que quiera en el momento que necesite. Para ello solo debe seleccionar el ejercicio fiscal, que desea que compruebe, y pulsar “conciliar”.
Para regresar al Menú Inicio, pulse sobre la x que se encuentra a la derecha de la función que estamos usando. Ver Índice. 12
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
8.- Creación masiva de PDFs Esta función creará, la representación impresa de los CFDIs que tenga en su almacén. Simplemente indique cual ejercicio fiscal, y pulse “crear”. ¡Es todo!, el robot abrirá cada XML y creará el PDF correspondiente, el cual lo escribirá en la misma carpeta donde se encuentra el XML.
Para regresar al Menú Inicio, pulse sobre la x que se encuentra a la derecha de la función que estamos usando. Ver Índice. 9.- Impresión masiva de validaciones. Esta función “salva vidas”, le creará la impresión resultante de la validación en el SAT, de cada CFDI que tenga en el Almacén de CFDIs. Con un solo clic en “crear”, presentará las validaciones en un formato resumen, por algún requerimiento específico, o en el formato que el propio SAT solicita, en una revisión a su empresa, todo en uno o varios PDF (máximo 100 validaciones por PDF), listos para ser impresos en una impresora convencional.
13
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
El siguiente es el reporte en PDF que entrega bajo el “Formato Resumen”
El siguiente es el reporte en PDF que entrega por cada comprobante bajo el “Formato SAT”
Ver Índice.
14
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
10.- Extra: Visor Trifásico de XMLs Esta herramienta que se instala con el REX, será de su completo agrado. Se trata de que cuando abra un archivo XML: 1. 2. 3.
Vea la representación impresa de ese XML, lo que conocemos como “el PDF” Se le presente el XML filtrado por colores y tamaños de letra para su fácil lectura. Y que valide el documento directamente en la página del SAT,
Todo lo anterior sin que usted haya hecho nada. Sólo abrir el archivo XML. Ni capchas, ni tener que escribir largos UUID, o RFCs, o tener varios programas que no ayudan a identificar datos. Cero complicaciones…
A continuación las Ventanas del Visor en la pestaña PDF, XML y Validador SAT respectivamente.
15
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
¡Fantástico! ¿No?
Ver Índice.
16
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…
Estamos convencidos que la tecnología y el concepto de Kraitt, “que los robots trabajen por usted”, será de su completa delicia, sobre todo valorando el control y alcance que éstas inteligentes herramientas le otorgan.
Kraitt, tecnología tabú… Esperamos sus comentarios en el correo
[email protected] Solicite cotización con nuestros distribuidores.
Ver Índice.
17
1998-2016 | Kraitt S.A. de C.V. Tecnología Tabú…