RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS  2012 DEL ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos   Documento de trabajo escrito por el ISO TC46/SC11‐ Archives/records management 

Fecha: Marzo de 2012 (Traducción al castellano de junio de 2012) 

1 PROPÓSITO   Este documento explica las relaciones entre las dos primeras normas de la serie Sistemas de  Gestión para los Documentos – SGD (Management System for Records – MSR) y las normas e  informes técnicos producidos por el ISO TC46/SC11 – Archives/Records Management.   Los dos primeros productos son:  

ISO  30300:2011  Information  and  documentation‐  Management  systems  for  records‐  Fundamentals  and  vocabulary  (adoptada  en  España  como  UNE‐ISO  30300:2011.  Información  y  documentación  –  Sistemas  de  gestión  para  los  documentos  –  Fundamentos y vocabulario) 



ISO  30301:2011  Information  and  documentation‐  Management  systems  for  records‐  Requirements  (adoptada  en  España  como  UNE‐ISO  30301:2011.  Información  y  documentación – Sistemas de gestión para los documentos – Requisitos) 

Este  documento  aclara  cómo  pueden  ser  usados  los  productos  técnicos  relacionados  para  apoyar/implementar  la/s  norma/s  SGD,  e  intenta  mostrar  las  interrelaciones  entre  ellos  con  respecto a los procesos y controles de gestión documental.   

2 ANTECEDENTES   En noviembre de 2011 fueron publicados los dos primeros productos de la serie de normas ISO  30300 – Sistemas de gestión para los documentos.   La  serie  ISO  30300  ofrece  la  metodología  para  implementar  un  SGD  basado  en  un  enfoque  sistémico para la creación y gestión de documentos, alineado con los objetivos y las estrategias  de la organización.    ISO 30300:2011 SGD ‐ Fundamentos y vocabulario explica la base lógica para la creación de un  SGD  y  los  principios  rectores  para  una  implementación  exitosa,  proporcionando  la  terminología  que  asegura  que  el  sistema  es  compatible  con  otras  normas  de  sistemas  de  gestión.     ISO  30301:2011  SGD  –  Requisitos  concreta  los  requisitos  necesarios  para  desarrollar  una  política de gestión documental. También establece objetivos y metas para que  la  organización  implemente  mejoras  sistémicas,  lo  que  se  consigue  a  través  del  diseño  de  procesos  y  aplicaciones  de  gestión  documental,  estimando  la  asignación  apropiada  de  recursos,  y  estableciendo  puntos  de  referencia  para  controlar,  medir  y  evaluar  resultados.  Estos  pasos 

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3 CONCEPTOS PRINCIPALES 3.1 SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS   En general, la palabra “sistema” se usa para describir diferentes conceptos e ideas y requiere  de  interpretación  para  ser  ubicada  en  el  contexto  en  el  cual  está  siendo  usada.  En  la  esfera  documental,  “sistema”  se  usa  para  tres  conceptos  relacionados  pero  diferentes.  La  primera  aclaración  necesaria  es  ¿Qué  es  un  “Sistema  de  Gestión  para  los  Documentos”?  La  siguiente  tabla  proporciona  el  significado  de  “sistema”  dentro  del  marco  de  los  SGD,  muestra  los  tres  niveles  diferentes  en  los  cuales  la  palabra  “sistema”  podría  ser  usada,  e  indica  cómo  se  identifica el concepto en los tres niveles en ISO 30300 e ISO 15489.  Sistema:  niveles  en  la  esfera  documental 

Sistema: nivel  en un SGD   

Determina los elementos  interrelacionados o que  interactúan en una organización  con el fin de establecer políticas y  objetivos de gestión documental, y  los  procesos para alcanzarlos    Sistema/programa que regula la  creación, recepción,  mantenimiento, uso y disposición  de documentos    Sistema de información que  captura, gestiona y facilita el  acceso a los documentos a lo largo  del tiempo     

Mencionado en la  Mencionado en la  serie ISO 30300  norma ISO 15489  como:  como:   SGD 

No  nombrado.  Fuera del alcance 

 

 

 

Procesos  controles  gestión  documental 

y  Plan  de  gestión  de  de documentos 

Aplicación  gestión  documental 

de  Sistema  gestión  documentos 

de  de 

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3.2 NIVEL ESTRATÉGICO Y OPERATIVO   Los Sistemas de Gestión para los Documentos (SGD) se basan en una aproximación de mejora  continua que es común a los otros sistemas de gestión como ISO 9000 e ISO 14000. El SGD se  propone construir un marco para gestionar documentos en el nivel estratégico.    

Sistema de gestión para los documentos （ISO 30300 & ISO 30301)

Nivel estratégico

Procesos de gestión documental (ISO 26122 Work process analysis ISO 13028 Digitization ISO 23081 1‐3 Metadata)

Gestión de documentos( ISO 15489 1 & 2) Aplicaciones de gestión documental (ISO 16175 1‐3) 

Nivel operativo

Relaciones entre los productos de la serie ISO SGD y la serie ISO 15489 s ( Fuente: Xiaomi An,  November 12, 2011  The Second National Forum on Electronic Records Management, Beijing, China )  

Ilustración 2 

Los  elementos  “operativos”  de  un  SGD  se  describen  como  controles  y  procesos  de  gestión  documental  en  el  Anexo  A  normativo  de  la  norma  ISO  30301.  Este  Anexo  está  fuertemente  ligado a la norma ISO 15489 (la norma fundacional del ISO TC46/SC11). Las buenas prácticas  descritas en norma ISO 15489 han sido transformadas en requisitos para la sección operativa  de la norma (suma del punto 8 de la norma y el Anexo A).  En el marco de un SGD, el diseño de  los procesos y controles se basa en la política y objetivos de gestión documental que se realiza  después  de  la  evaluación  de  riesgos.  La  sección  Operación  de  la  norma  ISO  30301  establece  requisitos para la implementación de  procesos y controles en las aplicaciones de  de gestión  documental.  

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Implementación de procesos de gestión documental en  las aplicaciones de gestión documental Aplicaciones de gestión documental fundamentalmente sistemas informáticos tanto para los documentos electrónicos como documentos en papel

Buenas prácticas de ISO15489 convertidas en requisitos Anexo A 30301

Diseño de procesos de gestión documental en un entorno SGD

Política

Objetivos

Riesgos

Procesos

Controles

Fuente: Carlota Bustelo y Judith Ellis. What is ISO 30300? Who, when, where, why and how to implement. Innova.doc. Barcelona (España). Octubre de 2011

 

3.3 Términos y Definiciones   La  norma  ISO  30300  define  términos  y  definiciones  aplicables  a  las  normas  SGD.  Contiene  algunos  términos  que  son  idénticos  o  adaptados  de  la  norma  ISO  15489‐1  además  de  otros  términos.  Se  hará  público  otro  documento  de  trabajo  diferente  sobre  la  terminología  usada  específicamente en la serie de normas SGD.    

4 RELACIONES ENTRE EL ANEXO A DE ISO 30301 Y OTRAS NORMAS E INFORMES TÉCNICOS   Los  controles  en  el  Anexo  A  de  la  30301  están  vinculados  directamente  a  la  información  técnica de las normas relacionadas. Se recomienda una lectura completa de estas normas para  comprenderlo plenamente.. La tabla siguiente es una guía que enlaza los requisitos ISO 30301  que se encuentran bajo la columna  “Controles” a las secciones más relevantes de cada norma  e  informe  técnico  donde  se  puede  encontrar  información  técnica  relacionada.  Otra  información relacionada con un requisito en particular se puede encontrar en otras secciones  que  no  se  han  destacado  específicamente  aquí,  ya  que  los    procesos  y  controles  de  gestión  documental están interrelacionados. La información técnica se puede usar para implementar  los elementos operativos necesarios para cumplir con los requerimientos del SGD. 

RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS  2012 DEL ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos   Los  estándares  y  los  informes  técnicos  del  ISO  TC46/SC11  que  están  referenciados  son  los  siguientes1: 



ISO  15489‐1:  2001.  Information  and  documentation  —  Records  management  — General 



ISO/TR  15489‐2:  2001.    Information and  documentation  —  Records  management  — Guidelines 



ISO/TR 26122: 2008.  Information and documentation ‐‐ Work process analysis for  records 



ISO  23081‐1:  2006.  Information  and  documentation  –  Records  management  processes – Metadata for records 



ISO  23081‐2:  2009.  Information  and  documentation  –  Records  management  processes – Metadata for records—Conceptual and implementation issues 



ISO/TR 13028: 2010. Information and documentation – Implementation guidelines  for digitization of records  



ISO  16175‐1:2010.  Information  and  documentation  –  Principles  and  functional  requirements for records in electronic office environments ‐‐ Part 1: Overview and  statement of principles 



ISO  16175‐2:  2011.  Information  and  documentation  –  Principles  and  functional  requirements  for  records  in  electronic  office  environments  ‐‐  Part  2:  Guidelines  and functional requirements for digital records management systems 

                                                             1

 La mayor parte de estas normas han sido adoptadas como normas UNE o están en proceso de serlo.  Para  facilitar  la  comprensión  en  la  tabla  se  han  incluido  los  textos  y  títulos  pertenecientes  a  las  siguientes normas UNE‐ISO:  

 



UNE‐ISO  15489‐1:2006.  Información  y  documentación.  Gestión  de  documentos.  Parte  1:  Generalidades.  



UNE‐ISO/TR  15489‐2:2006  Información  y  documentación.  Gestión  de  documentos.  Parte  2:  Directrices. (ISO/TR 15489‐2:2001)  



UNE‐ISO/TR 26122:2008 IN. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo  para la gestión de documentos.  



UNE‐ISO  23081‐1:2008  Información  y  documentación.  Procesos  de  gestión  de  documentos.  Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.  



UNE‐ISO  23081‐2:2011.  Información  y  documentación.  Procesos  de  gestión  de  documentos.  Metadatos  para  la  gestión  de  documentos.  Parte  2:  Elementos  de  implementación  y  conceptuales. 



UNE‐ISO/TR 13028:2011 IN. Información y documentación. Directrices para la implementación  de la digitalización de documentos. 

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

ISO  16175‐3:2010.  Information  and  documentation  –  Principles  and  functional  requirements  for  records  in  electronic  office  environments  ‐‐  Part  3:  Guidelines  and functional requirements for records in business systems    

Código  Control 

Información técnica en …

A.1.1.1

Se deben identificar y documentar sistemáticamente las necesidades (operativas, de reporte, de auditoría u otras de las partes interesadas) de información sobre los procesos de la organización que se capturan como documentos con los metadatos adecuados.

- UNE-ISO 15489-1  9.1 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.4.2 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema de gestión de documentos - UNE-ISO/TR 26122  4.2 Dimensión documental del análisis de los procesos de trabajo - UNE-ISO 23081-1  5.1 Utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos - UNE-ISO 16175-1  3.1 Principios relacionados con los documentos - UNE-ISO 16175-2  4.3.1 Creación - UNE-ISO 16175-3  2.3 Determinación de necesidades para la evidencia de hechos, operaciones o decisiones en los sistemas de la organización

A.1.1.2

Se deben determinar, documentar y autorizar los requisitos para la creación, captura y la gestión de los documentos así como la decisión de no capturar los documentos de procesos específicos basándose en los requisitos de negocio, legales y de otra índole.

- UNE-ISO 15489-1  9.1 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema  5 Marco reglamentario - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.4.2 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema de gestión de documentos  3.2 Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos - UNE-ISO 23081-1  5.1 Utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos - ISO/TR 13028  6.3 Gestión de procesos de digitalización

A.1.1.3

Los documentos se deben crear en el momento de (o poco después) de la operación o incidente al que se refiere, por las personas que tienen conocimiento directo de los hechos o por los instrumentos habitualmente utilizados por la organización para llevar a cabo la operación.

- UNE-ISO 15489-1  9.1 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema - UNE-ISO/TR 15489-2.  4.2.4.2 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema de gestión de documentos -UNE-ISO 23081-1  5.2.2 Metadatos en el momento de la incorporación -UNE-ISO 23081-2  11.3 Incorporación de metadatos

A.1.1.4

Se

- UNE-ISO 15489-1

debe

establecer

un

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Información técnica en … los los los de

 9.2 Determinación de los plazos de conservación - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.4.3 Determinación de la duración del plazo de conservación de los documentos

A.1.1.5

Se deben documentar las decisiones sobre la conservación y disposición de los documentos sobre la base de los requisitos de negocio, los requisitos legales o de otra índole en un calendario de conservación.

- UNE-ISO 15489-1  9.2 Determinación de los plazos de conservación - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.4 Calendario de conservación  4.2.4.3 Determinación de la duración del plazo de conservación de los documentos

A.1.1.6

Se deben decidir y documentar los métodos de integrar la captura de los documentos en los procesos de negocio.

- UNE-ISO 15489-1.  7.1 Principios de un plan de gestión documentos - UNE-ISO 16175-2  4.3.1 Creación - UNE-ISO 16175-3  3.1 Creación de documentos en su contexto

A 1.2.1

La información necesaria para identificar los documentos en cada proceso de trabajo, incluyendo la identificación de la sección de la organización responsable de dichos documentos y procesos de trabajo, se debe determinar y documentar como parte de los requisitos de la gestión de documentos.

- UNE-ISO 15489-1  8.4 Metodología para el diseño y la implementación  9.10 Documentación de los procesos de gestión de documentos - UNE-ISO/TR 15489-2  3.2 Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos - UNE-ISO/TR 26122  Todos los apartados

A 1.2.2

Se deben identificar en los procedimientos para cada proceso de trabajo los momentos de incorporación de información contenida o añadida a los documentos y sus fuentes.

- UNE-ISO 15489-1  9.3 Incorporación de los documentos - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.2 Incorporación - UNE-ISO 23081-1  5.2.2 Metadatos en el momento de incorporación  5.2.3 Metadatos posteriores a la incorporación - UNE-ISO 23081-2  11.3 Incorporación de metadatos

procedimiento para determinar períodos de conservación de documentos de acuerdo con requisitos de cada proceso trabajo.

de

la

A 1.3.1

Se debe identificar y documentar la información requerida, y la forma y estructura de los documentos para de cada proceso de trabajo.

- UNE-ISO 15489-1  7.2 Características de un documento. - UNE-ISO/TR 15489-2  3.2.4 Etapa C: Identificación de los requisitos - UNE-ISO 23081-1  8 Gestión de metadatos - UNE-ISO 23081-2  11.10.2 Almacenamiento en formatos predeterminados

A 1.4.1

Se debe seleccionar la tecnología para la creación y captura de documentos para cada proceso de trabajo (ya sea automatizada o manual). La selección de la tecnología y cualquier cambio en la

- UNE-ISO 15489-1  8.3 Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos  8.5 Suspensión de los sistemas de gestión de documentos

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Información técnica en …

misma debe documentarse.

- UNE-ISO/TR 15489-2  3.2.7 Etapa F: Diseño de un sistema de gestión de documentos - UNE-ISO 16175-2  4.3.1 Creación - UNE-ISO 16175-3  3.1 Creación de documentos en su contexto

A 2.1.1

Para los procesos de trabajo que requieren evidencia de la captura, se debe implementar un procedimiento para el registro de los documentos, asociando un identificador único en el momento de la captura. El procedimiento debe asegurar que no puedan llevarse a cabo operaciones relacionadas con el documento antes de que el registro se haya completado.

- UNE-ISO 15489-1  9.4 Registro - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.3 Registro - UNE-ISO 23081-2  11.5 Registro - UNE-ISO 16175-2  4.3.1.5 Identificación-Identificadores únicos

A 2.1.2

Los documentos deben agruparse (clasificarse) de acuerdo con los procesos de trabajo con los que estén relacionados.

- UNE-ISO 15489-1  9.5 Clasificación - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.2 Clasificación de las actividades de la organización  4.3.4 Clasificación - UNE-ISO 23081-1  8.4 Procesos de gestión de metadatos - UNE-ISO 23081-2  7.1 Agrupación - UNE-ISO 16175-2  4.3.1.3 Agrupaciones documentales  4.3.1.6 Clasificación - UNE-ISO 16175-3  3.1.4 Clasificación de documentos

A 2.1.3

El esquema de agrupación (clasificación) de los documentos, que refleja la naturaleza, cantidad y complejidad de los procesos de trabajo de la organización, debe documentarse (incluyendo cambios en el tiempo) e implementarse como parte de los procedimientos de dichos procesos de trabajo.

- UNE-ISO 15489-1  9.5 Clasificación - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.2 Clasificación de las actividades de la organización - UNE-ISO 16175-2  4.3.1.7 Cuadros de clasificación de la organización

A.2.1.4

Se debe identificar y documentar la información descriptiva y de control (elementos de metadatos) necesaria para crear y controlar los documentos para cada proceso de trabajo.

- UNE-ISO 15489-1  9.3 Incorporación de los documentos  9.4 Registro  9.5 Clasificación  9.8 Trazabilidad -ISO /TR 15489-2  4.3.2 Incorporación  4.3.3 Registro  4.3.5 Asignación de categorías de acceso y seguridad  4.3.8 Uso y trazabilidad

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Información técnica en … -ISO/TR 26122  4.2 Dimensión documental del análisis de los procesos de trabajo  7.1.2 Generalidades  7.3.2 Resultados del análisis de la secuencia de operaciones  7.9 Resultados del análisis de los vínculos con otros procesos - UNE-ISO 23081-1  Todos los apartados -UNE-ISO 23081-2  Todos los apartados -UNE-ISO/TR 13028 IN  6.3.4 Metadatos

A.2.1.5

Se deben definir los procesos de gestión de documentos que deben registrarse en los metadatos vinculados al historial del documento. Se deben establecer los procedimientos para vincular el historial de eventos a los documentos y a mantenerlo durante el mismo tiempo que los propios documentos.

- UNE-ISO 15489-1  9.8 Trazabilidad -UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.8 Uso y trazabilidad - UNE-ISO 23081-1  5.2.3 Metadatos posteriores a la implementación  8.3 Momentos en los que los metadatos deberían crearse - UNE-ISO 23081-2  9.4 Grupo de metadatos de Plan de eventos  9.5 Grupo de metadatos de Historial de eventos - UNE-ISO 16175-2  5.4.7 Metadatos de procesos de gestión de documentos

A.2.1.6

Se deben documentar e implementar las decisiones acerca de los metadatos que son necesarios para identificar, gestionar y controlar los documentos en toda la organización, así como externamente.

- UNE-ISO 15489-1  9.3 Incorporación de los documentos.  9.4 Registro  9.5 Clasificación  9.8 Trazabilidad -UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.3 Vocabulario  4.2.5.2 Elaboración de la tabla de acceso y seguridad  4.3.2 Incorporación  4.3.3 Registro  4.3.5 Asignación de categorías de acceso seguridad  4.3.8 Uso y trazabilidad - UNE-ISO 23081-1  Todos los apartados - UNE-ISO 23081-2  Todos los apartados - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.3.4 A todas las imágenes digitalizadas se les debería asignar metadatos para documentar los procesos de digitalización y para posibilitar la continuidad de los procesos de negocio.

A.2.2.1

Se deben dictar normas para regular el acceso a los documentos

- UNE-ISO 15489-1

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A.2.2.2

Información técnica en …

basadas en los requisitos de los procesos de trabajo, la legislación pertinente y, si aplica, las consideraciones comerciales. Las normas deben documentarse y mantenerse durante todo el tiempo en que los documentos puedan ser requeridos.

 8.2.3 Integridad  8.3.6 Acceso, recuperación y uso -UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.1 Instrumentos principales  4.2.5 Tabla de acceso y seguridad  4.3.5 Asignación de categorías de acceso y seguridad -ISO/TR 26122  4.2 Dimensión documental del análisis de los procesos de trabajo

Las reglas de acceso se deben implementar en las aplicaciones de gestión de documentos mediante la asignación de estados de acceso tanto a los documentos como a los individuos.

- UNE-ISO 15489-1  8.3.6 Acceso, recuperación y uso -UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.1 Instrumentos principales  4.2.5 Tabla de acceso y seguridad  4.3.5 Asignación de categorías de acceso y seguridad - UNE-ISO 23081-1 9.2.4 Metadatos para la seguridad de los 

documentos - UNE-ISO 16175-2  5.4.1 Acceso y seguridad A.2.3.1

Se deben implementar procedimientos para garantizar la integridad/seguridad de los documentos e impedir la utilización no autorizada, la modificación, el traslado, el ocultamiento y / o la destrucción.

- UNE-ISO 15489-1  7.2.2 Autenticidad  7.2.4 Integridad  8.3.6 Acceso, recuperación y uso -UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.9.2 Conservación permanente  4.2.5 Tabla de acceso y seguridad  4.3.5 Asignación de categorías de acceso y seguridad  4.3.7.1 Decisiones en materia de almacenamiento de documentos  4.3.8 Uso y trazabilidad - UNE-ISO 23081-1  5 Perspectivas y utilidad de los metadatos para la gestión de documentos  8.4.10.2. Autenticidad y fijeza de los metadatos - UNE-ISO 23081-2  4.1. Objetivo de los metadatos para la gestión de documentos -UNE-ISO TR 13028 IN  6.2.2 Selección del enfoque de la digitalización - UNE-ISO 16175-2  5.4.1 Acceso y seguridad - UNE-ISO 16175-3  3.2.4 Procesos de seguridad en línea

A.2.3.2

Los medios de mantenimiento/almacenamiento deben cumplir las normas pertinentes para que el soporte y la tecnología utilizados garanticen que

- UNE-ISO 15489-1  8.3.4 Gestión distribuida  9.6 Almacenamiento y manipulación -UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.7.1 Decisiones en materia de almacenamiento

RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS  2012 DEL ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos   Código  Control  los documentos sigan siendo utilizables durante todo el tiempo que puedan ser requeridos.

Información técnica en … de documentos 4.3.7.3 Almacenamiento digital 4.3.9.2 Conservación permanente 4.3.9.4 Transferencia de la custodia o cesión de la propiedad de los documentos -UNE-ISO TR 13028 IN  6.2.4 Equipamiento y software El equipamiento y el software deberían implementarse en concordancia con la directrices   

A.2.3.3

Se deben establecer e implementar procedimientos para asegurar que los documentos digitales sean accesibles y mantengan su significado a través del tiempo, aunque sea fuera del contexto de su creación.

- UNE-ISO 15489-1.  8.2.5 Exhaustividad  8.3.5 Conversión y migración - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.9.2 Conservación permanente - UNE-ISO 23081-2  11 Implementación de metadatos para la gestión de documentos - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.5.5 Los documentos digitalizados deberían gestionarse de forma que se permita su existencia continuada durante el tiempo que se los necesite - UNE-ISO 16175-2  5.6.2 Migración, exportación y destrucción - UNE-ISO 16175-3  3.3 Soporte a la importación, a la exportación y a la interoperabilidad

A.2.3.4

Las restricciones, incluyendo el uso de cifrado, deben ser eliminadas después de un período determinado.

- UNE-ISO 15489-1.  9.7 Acceso - UNE-ISO/TR 15489-2  4.2.5 Tabla de acceso y seguridad - UNE-ISO 23081-1  9.2.4 Metadatos para la seguridad documentos - UNE-ISO 16175-2  4.3.2 Mantenimiento

A.2.4.1

Se deben establecer procedimientos para la revisión, autorización y ejecución de las decisiones sobre la retención y disposición de los documentos de cada proceso de trabajo.

de

los

- UNE-ISO 15489-1  8.3.7 Conservación y disposición  9.2 Determinación de los plazos de conservación  9.9 Disposición - UNE-ISO 15489-2  4.2.4 Calendario de conservación - UNE-ISO/TR 26122  Todos los apartados - UNE-ISO 23081-1  Apdo. 9.6 Metadatos sobre actividades de gestión de documentos - UNE-ISO 23081-2  9.4 Grupo de metadatos del Plan de eventos  11.3 Incorporación de metadatos  11.6 Metadatos como herramientas de control para la gestión de documentos  11.8 Valoración

RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS  2012 DEL ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos   Código  Control 

Información técnica en … - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.5 Disposición de documentos - UNE-ISO 16175-1  3 Líneas de actuación - UNE-ISO 16175-2  5.6 Conservación y disposición - UNE-ISO 16175-3  3.4 Conservar y disponer de los documentos como se requiere

A.2.4.2

Las decisiones sobre la transferencia, traslado o destrucción de los documentos deben ser autorizadas y documentadas.

- UNE-ISO 15489-1  9.9 Disposición - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.9 Disposición - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.5 Disposición de documentos - UNE-ISO 16175-1  3 Principios rectores - UNE-ISO 16175-2  5.6 Conservación y disposición - UNE-ISO 16175-3  3.3 Soporte a la importación, a la exportación y a la interoperabilidad  3.4 Conservación y disposición de los documentos según lo establecido

A.2.4.3

Se deben establecer e implementar procedimientos para la transferencia autorizada y controlada de los documentos a otra organización o sistema.

- UNE-ISO 15489-1  9.9 Disposición - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.9 Disposición - UNE-ISO 23081-1  5.2.3 Metadatos posteriores a la implementación - UNE-ISO 23081-2  11.8 Valoración  11.9 Transferencia de documentos - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.5 Disposición de documentos - UNE-ISO 16175-1  3 Principios rectores - UNE-ISO 16175-2  5.6 Conservación y disposición - UNE-ISO 16175-3  3.4 Conservación y disposición de los documentos,según lo establecido - ISO 13008 (en prensa)  Todos los apartados

A.2.4.4

Se deben establecer e implementar procedimientos para la autorización del traslado periódico de los documentos que ya no son necesarios, incluso para almacenamientos fuera del repositorio y fuera de línea (off site u

- UNE-ISO 15489-1  8.5 Suspensión de los sistemas de gestión de documentos  9.6 Almacenamiento y manipulación  9.9 Disposición - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.9 Disposición

RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS  2012 DEL ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos   Código  Control  off-line).

A.2.4.5

Los documentos autorizados para su eliminación deben ser destruidos bajo la supervisión adecuada. La destrucción deberá documentarse.

Información técnica en … - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.5 Disposición de documentos - UNE-ISO 16175-1  3 Principios rectores - UNE-ISO 16175-2  5.6 Conservación y disposición - UNE-ISO 16175-3  3.4 Conservación y disposición documentos, según lo establecido - UNE-ISO 15489-1  9.9 Disposición. - UNE-ISO/TR 15489-2  4.3.9 Disposición. - UNE-ISO 16175-1  3 Principios rectores - UNE-ISO 16175-2  5.6 Conservación y disposición - UNE-ISO 16175-3  3.4 Conservación y disposición documentos, según lo establecido

de

los

de

los

A.2.4.6

Cuando la naturaleza y complejidad del negocio y las responsabilidades formales lo requieran se debe conservar información de control (registro, identificación e historial de los metadatos) acerca de los documentos que han sido destruidos.

- UNE-ISO 15489-1  9.9 Disposición - UNE-ISO 15489-2  4.3.9 Disposición - UNE-ISO 23081-1  5.2.3 Metadatos posteriores a la incorporación - UNE-ISO 23081-2  11.8 Valoración - UNE-ISO 16175-1  3 Principios rectores - UNE-ISO 16175-2  5.6 Conservación y disposición - UNE-ISO 16175-3  3.4 Conservación y disposición de los documentos, según lo establecido  3.1.2 Metadatos de los documentos

A.2.5.1

Todas las aplicaciones de gestión de documentos (incluidas las aplicaciones de gestión que guardan documentos) deben estar claramente identificadas, asignadas a un responsable y documentadas en un inventario que se actualice periódicamente.

- UNE-ISO 15489-2

Las decisiones implementadas sobre los sistemas de gestión de documentos deben documentarse, mantenerse y ponerse a disposición de todos los usuarios que las necesiten.

- UNE-ISO 15489-2

A.2.5.2



3.2.5 Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes - UNE-ISO 16175-1 

2 Buenas prácticas: Los documentos electrónicos y la función del software



3.2.8 Etapa G. Implementación de un sistema de gestión de documentos - UNE-ISO/TR 13028 IN  6.4 Aplicaciones de gestión - UNE-ISO 16175-1 

4 Problemas de implementación

RELACIONES ENTRE LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 Y OTROS PRODUCTOS  2012 DEL ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos   Código  Control 

Información técnica en …

A.2.5.3

- UNE-ISO 16175-2

Se deben establecer, documentar y mantener reglas para regular el acceso a las tareas de administración en las aplicaciones de gestión de documentos.



5.4.3 Establecimiento de controles de seguridad



5.4.4 Asignación de niveles de seguridad

 5.4.5 Cumplimiento de controles de seguridad - UNE-ISO 16175-3 

3.2.4 Procesos de seguridad en línea

A.2.5.4

Se deben establecer los procedimientos operativos de mantenimiento para asegurar la disponibilidad de las aplicaciones de gestión de documentos.

- UNE-ISO 16175-3 - Anexo B. Integración de consideraciones sobre la gestión de documentos en el ciclo de vida del desarrollo de los sistemas

A.2.5.5

Se debe implementar y documentar la supervisión periódica del rendimiento de las aplicaciones de gestión de documentos frente a los requisitos de negocio y los objetivos de gestión de documentos.

- UNE-ISO 15489-2

Se deben proveer procedimientos para comprobar y demostrar que cualquier mal funcionamiento del sistema, actualización o mantenimiento regular no afecta a la integridad de los documentos.

- UNE-ISO 15489-1

A.2.5.6



 

Se deben analizar, planificar, implementar y documentar las decisiones referidas a los cambios en las aplicaciones de gestión de documentos, en particular las operaciones excepcionales (como la migración, la integración de nuevos requisitos, el cambio o discontinuidad de la tecnología informática).

Revisión

posterior

a

la



8.2 Características de un sistema de gestión de documentos - UNE-ISO 16175-2  5.8.5 Copia de seguridad y recuperación - UNE-ISO 16175-3 

A.2.5.7

3.2.9 Etapa H. implementación

Anexo B. 5 Implementación

- UNE-ISO 15489-1 

8.5 Suspensión de los sistemas de gestión de los documentos -ISO 13008 (en prensa) 

Todos los apartados