Seminario de Preparación de los Medios Magnéticos Nacionales – Evite Sanciones ERNST & YOUNG - LEGIS 26 de enero de 2012

Agenda académica I.

Introducción

II.

Diferencias entre la información de medios magnéticos que se reportaron por el año 2010 y la que se debe reportar por el año 2011.

III.

Obligados a informar en medios magnéticos y fechas de presentación por el año gravable 2011.

IV.

Información contable y fiscal requerida para elaborar los medios magnéticos

V.

Caso práctico de la elaboración de los medios magnéticos (formatos)

VI.

Pasos a seguir para prevalidar la información a archivos XML

VII. Como se presenta la información virtualmente

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Agenda académica VIII. Sanciones aplicables relacionadas con la obligación de reportar medios magnéticos. IX.

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Cómo utiliza la DIAN, la información de medios magnéticos en la fiscalización.

I. Introducción

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►

Con fecha 31 de octubre de 2011, la DIAN expidió las resoluciones 11423, 11424, 11425, 11426, 11427, 11428, 11429, 11430 y 11431 a través de las cuales señaló el grupo de personas naturales, jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que debían presentar información exógena tributaria por el año gravable 2011.

►

Los plazos para presentar los medios magnéticos de las personas catalogadas por la DIAN como Grandes Contribuyentes comienzan el 27 de marzo y terminan el 16 de abril de 2012, dependiendo el último dígito del NIT.

►

Los plazos para presentar la información en medios magnéticos ante la DIAN, para el grupo de personas jurídicas y naturales, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT comienza el 25 de abril y termina el 31 de mayo de 2012.

II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011

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►

Sujetos obligados a presentar información por el año gravable – ingresos brutos $500.000.000.

►

Ley 1429 de 2010. Las personas jurídicas o sociedades de hecho: Beneficiarios de la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y/o descuentos tributarios . Independiente del monto de ingresos percibidos en el periodo.

►

Las demás personas naturales y jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2011 por un valor total acumulado igual o superior a $3.000.000.

II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Los obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que hayan recibido ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios más los ingresos recibidos para terceros, sea superior a $500.000.000.

►

Se consolida Formato 1002 en el Formato 1001

IVA mayor IVA mayor Retención en la Retención en la Retención en la Retención en la Retención en la valor de costo o valor del costo fuente fuente fuente fuente fuente gasto deducible o gasto no practicada asumida Renta practicada Iva asumida IVA practicada Iva deducible Renta Régimen Régimen no común Simplificado domiciliados

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II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar Formato 1001 Cargos Diferidos Concepto 5029 Concepto 5030 Concepto 5031 Concepto 5032 Concepto 5033 Concepto 5034 financieros Concepto 5035 Concepto 5057 patrimonio

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- Compras. - Honorarios - Comisiones - Servicios - Arrendamientos - Intereses y rendimientos - Otros conceptos - Amortización impuesto al

Inversiones en Medio Ambiente Concepto 5036 Concepto 5037 Concepto 5038 Concepto 5039 Concepto 5040 Concepto 5041 financieros Concepto 5042

- Compras - Honorarios - Comisiones - Servicios - Arrendamientos - Intereses y rendimientos - Otros conceptos

II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar Formato 1001 Siniestros pagados Concepto 5047 - El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta Concepto 5048 - El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta,

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Retenciones en la fuente Concepto 5049 - Autorretenciones por ventas Concepto 5050 - Autorretenciones por servicios Concepto 5051 - Autorretenciones por rendimientos financieros Concepto 5052 - Otras autorretenciones Concepto 5053 - Retenciones practicadas a título de timbre Concepto 5054 - La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores,

II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar 1001 Otros conceptos Concepto 5055 - Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador Concepto 5056 - Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador. Concepto 5058 - El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011 solicitado como deducción.

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II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar Formato 1005 y 1006 Impuesto a las ventas descontable

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Impuesto a las ventas generado

II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar Formato 1007 Ingresos

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II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevo Formato - 1647 Ingresos recibidos para terceros - 22 Columnas

Compañía B

Compañía A

Formato 1007

Formato 1647

Ingreso $100.000

Venta $120.000

Ingreso $20.000 Page 12

Formato 1007

Ingreso $100.000

II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar Formato 1046 Contratos de asociación para exploración y explotación minera

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II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Nuevos conceptos a reportar en el Formato - 1016 Contratos de Mandato o Administración Delgada

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II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Detalle adicional Formato - 1004

Descuentos Ley 1429/2010 Conceptos 8308 al 8312

Descuento Impuestos pagados exterior Concepto 8313

Descuento Contribución Sector Eléctrico Concepto 8314

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II. Diferencias entre la información de medios magnéticos año 2010 y 2011 Resolución 11429 de 2011 ►

Detalle adicional Formato - 1011

INCRGO

Conceptos 8004 a 8029

Rentas Exentas Conceptos 8126 a 8138

Deducciones Conceptos 8214 a 8250 y 8255 a 8264

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III. Fechas de presentación por el año gravable 2011. GRANDES CONTRIBUYENTES

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Último dígito NIT

Plazo 2012

3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

27-Mar 28-Mar 29-Mar 30-Mar 09-Abr 10-Abr 11-Abr 12-Abr 13-Abr 16-Abr

III. Fechas de presentación por el año gravable 2011. PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES:

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Dos últimos dígitos del NIT

Plazo 2012

Dos últimos Dos últimos Plazo 2012 Plazo 2012 dígitos del NIT Dígitos del NIT

26 a 29

25-Abr

62 a 65

09-May

98 a 01

23-May

30 a 33

26-Abr

66 a 69

10-May

02 a 05

24-May

34 a 37

27-Abr

70 a 73

11-May

06 a 09

25-May

38 a 41

30-Abr

74 a 77

14-May

10 a 13

28-May

42 a 45

02-May

78 a 81

15-May

14 a 17

29-May

46 a 49

03-May

82 a 85

16-May

18 a 21

30-May

50 a 53

04-May

86 a 89

17-May

22 a 25

31-May

54 a 57

07-May

90 a 93

18-May

58 a 61

08-May

94 a 97

22-May

IV. Información contable necesaria para la preparación de los medios magnéticos ► ►

Estados financieros auditados por parte del Revisor Fiscal o Contador Público. Estados financieros por terceros BALANCE

Activos Pasivos

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PYG

Ingresos Gastos Costos

IV. Información contable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Características de la información ► ► ► ►

► ► ►

Nombre del tercero – Razón social Número de NIT incluido dígito de verificación Valor de las operaciones por cada tercero (activos, pasivos, ingresos, gastos y costos) Valor de las retenciones practicadas por todo concepto por terceros ► Régimen Común ► Régimen Simplificado ► No domiciliados Valor base e IVA descontable acumulado en el año en operaciones por concepto de compras de bienes y servicios con proveedores Valor base e IVA generado acumulado en el año de las ventas realizadas a clientes Dirección por terceros tanto de proveedores como de clientes, informando la ciudad y país a la que corresponda la dirección

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IV. Información contable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Conciliaciones entre la contabilidad y la declaración de renta A. Conciliación entre el patrimonio contable vs fiscal ► ► ► ► ► ► ►

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Conciliaciones bancarias Valor patrimonial inversiones que cotizan en bolsa Provisión de cartera Provisión de inventarios Valorizaciones Pasivos estimados y provisiones Ajuste saldo a pagar o a favor de la declaración de renta.

IV. Información contable necesaria para la preparación de los medios magnéticos Conciliaciones entre la contabilidad y la declaración de renta B. Conciliación entre la utilidad comercial vs fiscal ► ► ► ► ► ►

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Impuesto de Industria y Comercio (Pagado vs. Causado) Otros impuestos (Timbre, patrimonio, vehículos, GMF) Honorarios asistencia técnica, servicios técnicos y consultoría (sin retención en la fuente) Gastos en el exterior en exceso de la renta líquida Perdidas fiscales y excesos de renta presuntiva Otros gastos no deducibles (Multas y sanciones, costos y gastos de ejercicios anteriores, etc.)

V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN ►

Los reportes (formatos) solo requieren firma por parte del representante legal (Personas Jurídicas) o la persona natural obligada a informar, esto es no deben ser avalados por parte del revisor fiscal o contador público.

►

Los terceros ubicados en el exterior de acuerdo con el texto de la resolución 11429 se informan uno a uno en el concepto respectivo, con la identificación fiscal tributaria del país de residencia o domicilio, con tdoc=42, cuando en dicho país no se use identificación fiscal se informaran con el “Nit Genérico” autorizado en la resolución, esto es, 444444001 hasta 444449000 el tdoc=43. Es importante resaltar que los terceros del exterior que se les haya asignado el “Nit Genérico” autorizado por la resolución 11429, se debería identificar con el mismo “Nit Genérico”en todos los distintos formatos (Socios, accionistas, CxC, CxP, Gastos, Costos, etc.)

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V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN ►

Los valores en todos los formatos, se deben informar en PESOS, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

►

Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas (ejemplo las que expide Certicamara S.A.)

►

No se aceptan excusas para la transmisión virtual extemporanea de la información en los siguientes casos: ► Daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos ► Daños en el mecanismo de firma con certificado digital ► Olvido de las claves asociadas al mecanismo de firma digital ► Pérdida del mecanismo de firma digital (si se pierde se debe pedir cambio con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento)

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V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN ►

Si una sociedad se liquida después de octubre 31 de 2011, se le pedirá los formatos que tenga que presentar antes de cancelar el RUT. Ahora bien si se liquido antes del 31 de octubre de 2011, pero no se había cancelado el RUT se deben presentar los formatos que tenga que presentar a la DIAN.

►

Si durante el año 2011 se produjeron Fusiones de sociedades, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2011 la(s) sociedad(es) que desaparece (n) en el proceso de fusión. Y si hubo Escisión de sociedades, la obligación recae en las nuevas sociedades producto de la escisión, pero ellas podrán definir cuál de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2011 alcanzó a realizar la sociedad escindida ver concepto DIAN 06973 de Enero 25 de 2007

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V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN ►

La dirección que se reporta en cada formato por cada tercero, debe ser la que tenía el tercero en la fecha en que se realizaron las operaciones.

►

Cuando se reporten “NIT´s” tanto para Personas Jurídicas como Naturales el dígito de verificación es opcional (Si se conoce se reporta, de no tenerlo se puede reportar sin el digito de verificación).

►

Con relación al monto de los ingresos brutos por $500.000.000 a 31 de diciembre de 2010, los cuales son referencia para saber si la Persona Natural o Persona Jurídica estaría obligada a presentar información en medios magnéticos a la DIAN, precisamos que los ingresos brutos que se han de verificar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaración de renta del año 2010 en la sección de “rentas ordinarias” como los denunciados en la sección de “ganancias ocasionales”. (Parágrafo del Artículo 1 de la Resolución 11429 y concepto DIAN 016455 de 2009).

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V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos Aspectos a tener en cuenta en los formatos a ser presentados a la DIAN ►

Los reportes (formatos) que exige la DIAN en la práctica deberían cruzar con los valores que se llevaron a las declaraciones tributarias presentadas en el año 2011, esto es, retención en la fuente, impuestos sobre las ventas – IVA, impuesto sobre la renta e ingresos y patrimonio. Ahora bien, en caso de realizar correcciones a la declaraciones antes mencionadas, se tendrían que corregir los formatos a que haya lugar, por consiguiente la DIAN podría imponer sanciones por no haber entregado información errónea (Artículo 651 del E.T. y Concepto 80262 de noviembre de 2005)

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V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos A continuación expondremos como diligenciar los formatos que deben ser reportados a la DIAN de forma virtual de acuerdo con lo dispuesto en la resolución 11429 del 31 de octubre de 2011, de la siguiente manera: ► ► ► ► ► ► ►

Información de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados (artículo 3, literal a) Información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas (artículo 4, literal b y e) Información de retenciones en la fuente que le practicaron (artículo 5, literal c) Información de los descuentos tributarios solicitados (artículo 6, literal d) Información de ingresos recibidos en el año (artículo 7, literal f) Información del impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ventas generado (artículo 8, literal e y f) Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2011 (artículo 9, literal h)

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V. Caso práctico elaboración medios magnéticos formatos ► ► ► ► ► ►

Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre de 2011 (artículo 10, literal i) Información de las declaraciones tributarias (artículo 11, literal k) Información de consorcios y uniones temporales (artículo 12) Información de contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales (artículo 13) Información de contratos de mandato o de administración delegada (artículo 14) Información de Ingresos recibidos para terceros (artículo 17, literal g)

CASO PRACTICO

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VI. Pasos a seguir para prevalidar la información a archivos XML A continuación presentamos los pasos que se deben seguir para prevalidar la información a archivos en XML:

Microsoft Office Word Document

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VII.Como se presenta la información virtualmente a la DIAN A continuación presentamos los pasos a seguir para la presentación de los medios magnéticos por medio del portal de la DIAN

Microsoft Office Word Document

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VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Artículo 651 E.T.

No se suministre dentro del plazo establecido. Contenido presente errores.

No corresponda a lo solicitado.

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VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos.

Hasta del 5% de las sumas que no se suministró la información, se suministró en forma errónea o se hizo en forma extemporánea.

Multa hasta de $376.980.000

No sea posible establecer la base o la información no tuviere cuantía, hasta del 0.5% de los ingresos netos.

Si no existieren ingresos, hasta del 0.5% del patrimonio bruto del contribuyente o declarante.

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VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Art. 1 Res. 11774 de 2005 Cuando existe base de imposición

Información exigida y no suministrada 5%

Información suministrada en forma extemporánea 5% Información suministrada sin el cumplimiento de las características técnicas 4% Información suministrada con errores de contenido 3% Page 34

VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Art. 2 Res. 11774 de 2005 Cuando no existe base de imposición

No Suministrarla o hacerlo con extemporaneidad 0,5%

Sin el cumplimiento de las características técnicas 0.4%

Con errores de contenido 0.3%

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VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos.

Desconocimiento de Costos Rentas Exentas Deducciones Descuentos Pasivos Impuestos descontables Retenciones

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VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos. Termino de imposición de aplicación de la sanción Art. 638 E.T. Concepto DIAN 96801 noviembre 2009

Cuando la sanción se imponga mediante Resolución Independiente, deberá formularse el Pliego de Cargos correspondiente, dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración de Renta y Complementarios (Contribuyentes) o de Ingresos y Patrimonio (No contribuyentes), del período durante cual ocurrió la irregularidad sancionable.

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VIII. Sanciones aplicables la obligación de reportar en medios magnéticos.

Sentencia Consejo de Estado 16385 de 2008 De otra parte, en la sentencia C – 160 de 29 de abril de 1998. La Corte Constitucional resolvió la exequibilidad del articulo 651 del Estatuto Tributario, sin embargo, anotó que la imposición de la sanción debía obedecer a criterios de razonabilidad y proporcionalidad, lo cual implica que solo los errores en la información que causan un daño al Estado son susceptibles de sanción a diferencia de aquellos que son inocuos, vale decir que lo determinante no es el error per se sino que tenga la entidad suficiente para dificultar u obstaculizar la labor fiscalizadora propia de la Administración o que afecte intereses de terceros, caso en el cual, el error trasciende de su apreciación puramente objetiva al reproche particularizado

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IX. Cómo utiliza la DIAN, la información de medios magnéticos en la fiscalización Verifica que hayan sido presentado los medios Ingresa a la DIAN – MUISCA Programa de Omisos – Programa de Inexactos Compara información exógena contra las declaraciones presentadas Inexactitud de la información presentada

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