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Tipos de Eventos Organización de eventos II – Prof. Jessica M. Giao 1er Cuatrimestre - 2013

Tipos de eventos • • • • • • • • • • • •

Ferias y exposiciones Congresos Family days Jornadas Presentación de libros Presentación de productos en el mercado Eventos de networking Conmemoraciones Reuniones Institucionales Actos protocolares Agasajos y banquetes Inauguraciones

Ferias y exposiciones

Ferias y exposiciones • Son eventos de gran magnitud y amplio alcance que, si bien no es su principal meta, potencian el turismo en el lugar en donde se realizan. • Tanto las ferias como las exposiciones, son la vidriera de una temática especial de diferentes empresas que, durante una cantidad limitada de tiempo, en un espacio determinado organizado para tal fin, los visitantes recorrerán y conocerán sus productos o servicios. • Las empresas patrocinadoras que participan con un stand, lo hacen utilizando el evento como una herramienta de marketing, para potenciar sus negocios. Esto les permite conocer a sus consumidores, promocionarse y conseguir ventas. • Las exposiciones incluyen intercambio de información y generación de negocios, generalmente se realizan en actividades económicas y sectores industriales, como por ejemplo Expo Eventos, la Feria Internacional de Turismo (FIT). En cambio, a las ferias se le suma el intercambio comercial y generalmente se encuentran en el ámbito de las actividades culturales, de entretenimiento, como por Ejemplo la Feria Internacional del Libro de Buenos Aires o la Feria de las Colectividades. • Esta es la gran diferencia: en las ferias, los stands además de mostrar sus productos, los comercializan en ese momento con el consumidor, en cambio, en las exposiciones generalmente cuentan con un público más especializado y el objetivo es generar posibilidades de negocios. Aunque en muchos rubros, una misma exposiciones establece algunos días para el público en general (generalmente sábados y domingos) y otros días para el público especializado en la temática.

Ferias y exposiciones •

La tendencia es que se incluyan conferencias programadas especializadas pero la actividad principal es la exposición en si, por lo que es importante encontrar un lugar en donde exista espacio suficiente para el armado de los stands o mesas para los expositores y que los visitantes puedan recorrerla y desplazarse por el espacio libremente.

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Como la convocatoria generalmente es masiva , hay que realizar una campaña de prensa en los medios de comunicación además de publicidad para así lograr la convocatoria deseada.

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Algunos de los ingresos que se puede tener a través de la organización de una feria o exposición son: - Venta de entradas - Patrocinadores - Alimentos y bebidas - Venta en los stands (en las ferias)

Congresos

Congresos • Un congreso es uno de los eventos más complejos de organizar en lo que respecta a la coordinación y logística porque generalmente son eventos de varios días y con diferentes actividades paralelas. • Los congresos se realizan porque nuclean a los miembros de una asociación, un organismo o una entidad y su alcance (nacional, internacional, regional) va a variar de acuerdo a la magnitud de la entidad organizadora. • Para organizarlo, como cualquier tipo de evento, se requiere de un tiempo para la planificación, que podrá varias desde 6 meses hasta 4 años de antelación. • Los asistentes participan para debatir cuestiones previamente establecidas en el programa del evento, actualizarse y además intercambiar y fomentar las relaciones entre colegas. • Generalmente en los congresos participa un amplio porcentaje de los profesionales vinculados a la temática, lo cual no significa que todos los congresos tienen 4000 asistentes, ya que ese número variará de acuerdo a la cantidad de miembros de la entidad organizadora y público al que apuntan (si esperan gente de otras ciudades o países). • Los congresos se realizan con una frecuencia determinada, que puede variar entre uno o cuatro años. A veces, para disminuir costos en la organización, se unifican actividades nacionales y regionales en una misma fecha y lugar. En general la duración de los congresos es de 2 a 5 días y existen sesiones plenarias y/o simultáneas. • Los Congresos en Argentina tienen una estacionalidad más marcada, la mayoría se realiza entre los meses de marzo y noviembre. En junio y julio se suelen realizar para actividades nacionales o regionales en donde no sea el receso de verano en Estados Unidos o Europa. • Los congresos son eventos que se autofinancian por el aporte de los participantes (el costo del a inscripción) y la industria (los patrocinadores).

Jornadas

Jornadas • Como el nombre lo indica, una jornada es un evento que tiene una duración de un solo día, por lo que el tema que se decida abordar, se desarrollará, a través de diversas actividades, charlas y debates durante ese tiempo. • La característica principal de una jornada es, a partir de los objetivos que se establecen, proponer un tema en particular para que sea tratado desde diferentes enfoques. Posteriormente al evento, se pueden publicar conclusiones y resultados de interés para el público en general. • En lo que respecta a la planificación y la organización, una jornada tiene las mismas características y objetivos que un Congreso, pero a menor escala, en general de menor cantidad de asistentes y alcance. El programa de actividades es similar a un congreso, pudiendo incluir actividades como conferencias, talleres, simposios y mesas redondas. • Una característica particular de estos eventos es la inclusión de un espacio para una charla que convoca a la comunidad en general para informar o concientizar sobre algún tema de gran interés.

Jornadas • Existen distintos tipos de jornadas que se realizan con bastante frecuencia : •

Jornadas interdisciplinarias: En las que convergen una serie de profesionales de diferentes especialidades que se juntan para tratar un determinado tema. Se utiliza mucho por ejemplo en los Hospitales, en los que se realizan en esos días la presentación de casos en los que sobre un mismo diagnóstico se realizan interconsultas con diferentes especialistas para llegar a un consenso acerca de un tratamiento.

• Jornadas de Capacitación: Es otra temática que se está utilizando mucho en las empresas. Suelen reunir a sus ejecutivos y empleados con el fin de capacitarlos, entrenarlos o motivarlos para incrementar su capacidad operativa en beneficio de los intereses comerciales de la compañía. Muchas veces estas jornadas se realizan en lugares alejados del espacio de trabajo e incluyen actividades de grupo. • Jornadas solidarias: Generalmente también son actividades abiertas a la comunidad, pero tienen como fin la recaudación de fondos o de objetos que necesita alguna Fundación u ONG.

Family Day

Family Day • Un día con la familia, es una propuesta que están realizando las empresas, grandes y pequeñas, a fin de que sus empleados puedan encontrarse en un ámbito diferente al cotidiano e interactuar y compartir distintas actividades junto a sus maridos, esposas e hijos. • Algunas características a tener en cuenta en la organización de un Family Day: • El lugar: Sería interesante elegir un lugar fuera del ámbito cotidiano de la empresa. Este encuentro puede organizarse en un club, una quinta o un espacio al aire libre con el que la empresa cuente. Los encargados de organizarlo, deberán prever cómo llegarán al lugar, ya que no todos pueden tener movilidad propia. Puedes contratar algún servicio de transfer que salga de algún punto en común para que se acerquen quienes no tienen auto. El punto en común puede ser la sede de la empresa o donde consideren que sea de fácil acceso. • Si llueve un Plan B! Se puede contratar carpas o un espacio con un quincho cerrado, para que en caso de lluvia, se mantengan en ese lugar o puedes decidir con anticipación si se suspenderá por lluvia. En estos casos, si la gente ya lo sabe es más fácil coordinar otra fecha. • El día: Deberían elegir un día del fin de semana o un feriado a fin de que todos los miembros de la familia puedan asistir. Una jornada de 4 o 5 horas es suficiente para que se realice un almuerzo y luego algunas actividades recreativas. Generalmente se realizan en primavera u otoño, que son momentos en los que hay buen clima. • Comida: Un buen asado puede ser una excelente opción para un día al aire libre, pero también puede contratarse un servicio de pizza party, que será más práctico a la hora de preparar y servir a los participantes. Comidas más informales y si hay niños, tener un menú simple para ellos.

Family Day • Actividades: El objetivo es fomentar los vínculos entre los distintos empleados, con sus familias por lo que es importante en proponer actividades grupales para ayudar a generar estas interrelaciones. • Pero es importante tener en cuenta a la hora de planificarlas, las diversas edades de quienes participarán, porque tienen que ser genéricas para que todos puedan participar. Algunos juegos de kermese o competencias grupales al aire libre son una buena opción. También, si el espacio lo permite, puede existir un momento para andar en bicicleta o a caballo. • Es importante que haya un espacio dedicado a los más chiquitos (los bebés hasta los niños de dos años) a fin de que puedan pasar un rato divertido ellos también. Se puede preparar una plaza blanda, con algunas coordinadoras para que cuiden de ellos. • También es muy motivante para los empleados que les hagan regalos o realicen sorteos. Este item va a depender del presupuesto con el que cuenten para realizar el evento, ya que algunas empresas hasta llegan a sortear, televisores o computadoras entre los asistentes. • Los participantes: Es importante que envíes las invitaciones con un mes de antelación y que solicites que confirmen con cuántos miembros de su familia asistirán, a fin de preparar el espacio y los juegos para esa cantidad de personas. • Reconfirmar durante la semana previa al evento.

Presentación de un libro ó un disco musical

Presentación de un libro • Este tipo de eventos, de índole cultural, son el fin de un largo proceso, en el que el artista (sea escritor o músico) comienza a mostrar a otros su obra finalizada. • El evento en sí va a ser una herramienta más que el autor, compositor o cantante, utilizarán para dar a conocer su arte. • Muchas veces estos eventos se realizan en el marco de Ferias (la Feria Internacional del Libro) o Festivales (de diferentes géneros musicales), pero cuando cuentan con cierto presupuesto para hacer un evento único en el que los tiene como protagonistas es mucho mejor, ya que podrá intercambiar más de cerca con sus invitados. • El lugar: Conviene buscar un espacio ligado al arte que se vaya a presentar. En el caso de un libro puede ser una librería, en la editorial del libro, o un salón acorde a la cantidad de invitados. Si el salón es un espacio general, conviene ambientarlo un poco con la estética de la temática del libro (se puede dar el clima del género del libro por ejemplo). • En el caso de la presentación musical, un espacio destinado para recitales, será mucho más adecuado, ya que seguramente contará con el equipamiento técnico para la realización del encuentro (consolas, parlantes, amplificadores, micrófonos y la acústica del lugar).

Presentación de un libro • Invitaciones: Van a tener que apuntar a que participen tres tipos de asistentes ▫ Personas allegadas al artista ▫ Personas que ya conocen su obra anterior(si la hubiera) o que les interesa el género en el que se desenvuelve ▫ La prensa: Es importante hacer un listado de los periodistas y columnistas de cultura en los distintos medios de comunicación (TV, radio, gráfico y digital), son los que pueden ayudar con la difusión del material y además participar en el evento.

• Lo ideal es enviar invitaciones personalizadas y solicitar que confirmen su asistencia. Se puede dar una fecha límite para que confirmen su participación, si no respondieron ese día, puedas disponer del espacio para invitar a otros. Este tipo de eventos son gratuitos para los invitados.

Presentación de un libro • El día de la presentación del libro: • Mientras llegan los invitados y estos esperan para la presentación, si se encuentran de pie, se los puede convidar con una copa de vino o gaseosa. Conviene que el horario en que se los cita sea de media hora antes de comenzar la presentación propiamente dicha. • Para la presentación, se puede hacer una mesa redonda en la que participen personas que representen un pilar importante para el autor en el desarrollo de su libro, para así conversar con el público acerca de sus apreciaciones. Excepto que el público esté sentado cómodo, este momento no debería durar más de 30 minutos en total. • Una vez que se desarrolla este momento, el autor invitará a quienes quieran que les firme su ejemplar. Es un buen momento también para ofrecer libros para quienes no lo hayan comprado o recibido con anterioridad.

Presentación de un libro • El día de la presentación del disco: • Si el espacio cuenta con mesas, los invitados mientras esperan que comience el espectáculo pueden consumir bebidas o alguna comida simple. También se puede usar el recurso de esperar 30 minutos (o hasta 45 en este caso) para el inicio del show. • El músico que presenta su nuevo material puede llevar otros músicos invitados (hayan participado en algún tema en el disco o no) para compartir en el escenario uno o dos temas con ellos. • Al finalizar el recital pueden incluir a la salida una mesa con los cd’s para la venta del material. • La semana posterior a la presentación: enviar agradecimientos a quienes asistieron y a todos los que ayudaron a preparar el evento. Como así también hacer un seguimiento de los medios en los que realizaron cobertura o difusión del encuentro.

Definiciones de la terminología de eventos* •

PANEL: varias personas exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra en forma de exposición. Los participantes de la mesa dialogan y evitan superposiciones de exposición mediante la presencia de un coordinador, que modera la reunión y permite intercalar preguntas.

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FORO: del latín “forum”, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones políticas. Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión.

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ASAMBLEA: del francés “ assembleé”. Reunión formal y reglamentaria de una institución. Necesita que se libre un acta. Se verifica el quórum para comenzar la sesión y para tomar las decisiones. Necesita de un temario u orden del día; los temas deben ser previamente notificados a todas las personas que van a participar.

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TALLER: del francés “atelier”, oficina donde se hace un trabajo manual.

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COLOQUIO: del latín “colloquium”, conversar. Reunión informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un acuerdo ó conclusión.

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EXPOSICIÓN: reunión de varios expositores para una exhibición pública sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en determinadas actividades.

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MUESTRA: Exposición que realiza un expositor único.

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FERIA: exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos, que se exhiben. Divulgación con ventas.

Fuente: “Manual de ceremonial empresario e institucional”, de Aníbal Gotelli. Edit. Imagen 2001.

Definiciones de la terminología de eventos* •

CONGRESO: del latín “congregare”, juntar, reunir. Es una reunión científica ó institucional de colegas de una misma asociación ó entidad, con características reglamentadas y un trabajo sistematizado.

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JORNADAS: del provenzal “jorn” : día. Evento que se completa en el transcurso de un solo día.

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CONVENCIÓN: del latín “convenire”, venir varias personas a un mismo lugar. Es una reunión formal con participantes relacionados con la política ó a una corporación y su objetivo es proveer información u opinión. Se delibera y luego se obtiene un consenso.

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SEMINARIO: del latín “seminarius”. Relativo a la semilla y a la siembra. Reunión de estudio y trabajo de un grupo reducido que investiga un tema ó pocos temas determinados, en sesiones ó reuniones planificadas. Es un grupo de aprendizaje activo, con relación directa entre especialistas y alumnos. Es intensivo.

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SIMPOSIO: del griego “Synposin”, del latín “festín”. Reunión de personas capacitadas en determinado tema con la exposición de expertos. Cada persona habla de un aspecto en particular del tema y lo hace con profundidad en un lapso no mayor a 20 minutos.

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CONFERENCIA: del latín “conferre”, juntos. Un expositor desarrolla un tema en particular.

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MESA REDONDA: los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. El número de expositores varía de 3 a 6 personas. Es necesario un moderador.

Fuente: “Manual de ceremonial empresario e institucional”, de Aníbal Gotelli. Edit. Imagen 2001.