TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C. A.  DEPARTAMENTO DE AUDITORIA  SECTOR INFRAESTRUCTURA E INVERSIONES 

AUDITORIA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO  LEGAL PRACTICADA A 

LA DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS  (SOPTRAVI)  INFORME DE AUDITORIA No. 06/2004­ DASII 

POR EL PERIODO  DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 1999  AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C. A.  DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 

AUDITORIA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO LEGAL 

PERIODO COMPRENDIDO  DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 1999  AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003 

INFORME No. 06/2004­DASII 

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA  SECTOR DE  INFRAESTRUCTURA E INVERSIONES

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C. A. 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 

CONTENIDO  PAGINA  INFORMACION GENERAL  CARTA DE ENVIÓ DEL INFORME  SINTESIS DEL INFORME  CAPITULO I  INFORMACION INTRODUCTORIA 

A.  B.  C.  D.  E.  F.  G. 

MOTIVOS DEL  EXAMEN  OBJETIVOS DEL EXAMEN  ALCANCE DEL EXAMEN  BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD  ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD  FINANCIAMIENTO Y/O MONTO DE LOS RECURSOS  EXAMINADOS  FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES 

1  1­2  2  2­3  4  4  4 

CAPITULO II  ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO  A.  B. 

OPINIÓN  COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 

6­7  8­14

CAPITULO III  CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD  A.  B.  C. 

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DEL  INFORME ANTERIOR  CAUCIONES  DECLARACIÓN JURADA DE BIENES 

15  15­16  16 

CAPITULO IV  RUBROS O AREAS EXAMINADAS  HALLAZGOS ORIGINADOS EN LA PRESENTE AUDITORIA 

17 

CAPITULO V  HECHOS SUB SECUENTES 

ANEXOS

18­19 

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C. A.  Tegucigalpa MDC., 12 de enero de 2005 

No. PRE­018/2004 

Ingeniero  JORGE GERARDO CARRANZA DIAZ  Secretario de Estado en los Despachos de  Obras Públicas, Transporte y Vivienda  Su Despacho  Adjunto encontrará el Informe No. 06/2004­DASII de la Auditoría Financiera y de  Cumplimiento Legal practicada a la Dirección General de Carreteras  adscrita a  SOPTRAVI,  por  el  período    comprendido  del  01  de  septiembre  1999    al  31  de  diciembre  de  2003.  El  examen  se  efectuó  en  ejercicio  de  las  atribuciones  contenidas en el Artículo 222 (reformado) de la Constitución de la República; 3,  4 y 5 (numeral 2), 41,  y 46 de  la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuenta  y  conforme  a  las  Normas  de  Auditoría  Generalmente  Aceptadas  aplicables  al  Sector Público de Honduras.  Como  resultado  del  examen  no  encontramos  hechos  de  importancia  que  originen la  formulación  de responsabilidades  civiles,  sin  embargo,  presentamos  recomendaciones  que  fueron  analizadas  oportunamente  con  los  funcionarios  encargados de su implementación y aplicación, mismas que ayudarán a mejorar  la  gestión  de  la  Institución  a  su  cargo.  Conforme  al  Artículo  79  de  la  Ley  Orgánica  del  Tribunal  Superior  de  Cuentas,  el  cumplimiento    de  las  recomendaciones formuladas es obligatorio.  Atentamente, 

FERNANDO D. MONTES M.  Presidente

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C. A. 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS  CAPITULO  I  INFORMACION INTRODUCTORIA 

A. 

MOTIVOS DEL EXAMEN  La presente auditoría se realizó en ejercicio de las atribuciones conferidas  en los Artículos 222 de la Constitución de la República reformado; 3, 4 y 5  numeral  (2),  41,  46  y  79    de  la  Ley  Orgánica  del  Tribunal  Superior  de  Cuentas,  y en cumplimiento del Plan Anual de Auditoría del año 2004  y  de la Orden de Trabajo N° 25/04 DASII del 14 de julio de 2004. 

B. 

OBJETIVOS DEL EXAMEN  Los objetivos  principales del examen fueron los siguientes:  Objetivos Generales:  Verificar  la  correcta  ejecución  del  gasto  corriente  y  de  inversión,  de  manera tal que se cumplan los principios de legalidad y veracidad.  Objetivos Específicos:  1.  Procurar  la  efectividad,  eficiencia  y  economía  en  las  operaciones  y  la  calidad de  los servicios; 1 

2.  Proteger los  recursos  públicos  contra  cualquier,  pérdida,  despilfarro,  uso  indebido, irregularidad o acto ilegal;  3.  Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,  4.  Elaborar  información  financiera  válida  y  confiable  presentada  con  oportunidad.  C. 

ALCANCE DEL EXAMEN  El  examen  comprendió  la  revisión  de  las  operaciones,  registros  y  la  documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados  de la Dirección General de Carreteras, cubriendo el período comprendido  del  01 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de 2003; con énfasis en  los  rubros  de  Mantenimiento  y  Reparación  de  Maquinaria,  Equipo  de  Oficina  y  Otros  (Objeto  241),  Mantenimiento  y  Reparación  de  Equipo  de  Construcción,  Transporte  e  Industrial  (Objeto  243),  Publicidad  y  Propaganda  (Objeto  266)  y  Construcciones,  Adiciones  y  Mejoras  de  Carreteras  y  Puentes  (Objeto  475)  Sub  Cuentas  dentro  de  los  (objetos  No. 241, 243 y 266).  En la ejecución de nuestra auditoría encontramos algunas situaciones que  incidieron negativamente al desarrollo de ésta, limitándonos en el alcance  de  nuestro  trabajo  al  no  poder  efectuar  un  análisis  mas  profundo  como  ser:  1.  Retrasos en la  entrega de documentación.  2.  Los  expedientes  de  las  órdenes  de  compra  y  de  pago  no  están  foliados y archivados en un orden lógico.  3.  No  existe  un  archivo  adecuado  de la documentación  de  respaldo  de  los gastos efectuados. 

D.       BASE LEGAL Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD  Las  actividades  de  la  Dirección  General  de  Carreteras  se  rigen  por  la  Constitución  de  la  República,  Ley  General  de  la  Administración  Pública  (Decreto  Ejecutivo  N°  PCM­008­97),  Reglamento  Interior,  Ley  de  Presupuesto  de  Ingresos  y  Egresos  de  la  República,  Disposiciones  Generales del Presupuesto, Ley de Contratación del Estado.  De  conformidad  con  lo  que  establece  el  Artículo  22  del  Capítulo  V,  Sección  III  del  Reglamento  Interior  de  la  Secretaría  de  Comunicaciones,  Obras Públicas  Transporte  y Vivienda los objetivos de la institución son: 2 

Contribuir con el desarrollo científico, tecnológico y socioeconómico de la  sociedad hondureña, con énfasis en el sector rural, mediante:  a)  Ejecutar el estudio, planeación, diseño, supervisión y construcción del  sistema  vial  del  País,  incluyendo  puentes,  carreteras  principales  y  caminos de acceso, actividad que comprende:  1.  Preparar  en  coordinación  con  la  Oficina  de  Planificación  Sectorial  de  la  Secretaría,  estudios  de  prefactibilidad  y  factibilidad  técnica  y  económica  para  la  construcción  y  mejoramiento de caminos.  2.  Realizar  estudios  finales  de  Ingeniería  y  preparar  especificaciones  técnicas  y  planos  para  la  ejecución  de  proyectos de carreteras y puentes.  3.  Preparar documentos de licitaciones para contratar la ejecución  de proyectos cuando la Dirección General no pueda realizarlos  directamente por su magnitud o por otras razones calificadas.  4.  Supervisar la ejecución de proyectos y hacer la recomendación  final de las obras.  b)  Fomentar  la  construcción  de proyectos  camineros  utilizando  mano  de  obra campesina.  c)  Proponer  la  contratación  de  servicios  mecanizados  para  la  ejecución  de proyectos camineros cuando el equipo de la Dirección General sea  insuficiente.  d)  Conocer lo referente al derecho de vía.  e)  Las demás que le asignen las leyes y reglamentos.

3 

E. 

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD  La  estructura  organizacional  de  la  institución  está  constituida  de  conformidad a: 

F. 

Nivel Directivo 

: 

Secretario de Estado en los Despachos  Obras Públicas, Transporte y Vivienda  Sub Secretario de Obras Públicas 

Nivel Ejecutivo 

: 

Director y Sub Director General 

Nivel de Asesoría  : 

Asesoría Legal 

Nivel de Apoyo 

: 

Administración, Personal 

Nivel Operativo 

: 

Inspección y Bienes 

FINANCIAMIENTO Y/O MONTO DE LOS RECURSOS EXAMINADOS  Durante el período   que comprende del 01 de septiembre de 1999 al 31  de diciembre de 2003, los ingresos examinados ascendieron a la cantidad  de  OCHO  MILLONES  NOVECIENTOS  VEINTISIETE  MIL  QUINIENTOS  VEINTISIETE  LEMPIRAS  CON  VEINTISEIS  CENTAVOS  (L.8,927,527.26) véase anexo No. 1. 

Los  gastos  examinados  ascendieron  a  la  cantidad  de  SEIS  MILLONES  CINCUENTA  Y  CUATRO  MIL  CIENTO  CINCUENTA  UN  LEMPIRAS  CON UN CENTAVO  (L. 6, 054,151.01) véase anexo No.1. 

G. 

FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES  Los  funcionarios  y  empleados  que  fungieron  durante  el  período  examinado, se detallan en anexo No. 2

4 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 

CAPITULO II 

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 

A. 

OPINIÓN 

B. 

COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES

5 

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C. A.  Tegucigalpa, MDC.,  12 de enero de 2004. 

Ingeniero  MARCIO ALVARADO ENAMORADO  Director General de Carreteras  Su Oficina. 

Hemos  realizado  una  Auditoría  Financiera  y  de  Cumplimiento  Legal  a  la  Dirección  General  de  Carreteras  adscrita  a SOPTRAVI,  el  examen  comprendió  la  revisión  de  las  operaciones,  registros  y  la  documentación  de  respaldo  presentada  por  los  funcionarios    con  énfasis  en  los  rubros  de  Mantenimiento  y  Reparación  de  Maquinaria,  Equipo  de  Oficina  y  Otros,(241)  Mantenimiento  y  Reparación de Equipo de Construcción, Transporte e Industrial, (243) Publicidad  y  Propaganda  (266)  y  Construcciones,  Adiciones  y  Mejoras  de  Carreteras  y  Puentes, (475) Sub Cuentas que se encuentran en este objeto 241, 243 y 266,  por el período comprendido del 01 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de  2003.  Nuestra  auditoría  se  practicó  en  ejercicio  de  las  atribuciones  conferidas  en  los  Artículos 222 de la Constitución de la República reformado, 3, 4 y 5 (numeral 2),  41, 46 y 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas,  y de acuerdo  con  las  Normas  de  Auditoría  Generalmente  Aceptadas  aplicables  al  Sector  Público de Honduras. Dichas Normas requieren que planifiquemos y ejecutemos  la auditoría con el fin de obtener seguridad razonable respecto así los registros e  informes financieros están exentos de errores importantes.  Al  planear  y  ejecutar  nuestra  auditoría  a  la  Dirección  General  de  Carreteras,  tomamos en cuenta su estructura de control interno con el fin de determinar los  procedimientos de auditoría y su extensión para expresar nuestra opinión sobre  las operaciones financieras examinadas y no para opinar sobre la estructura de  control interno de la entidad en su conjunto.  La  administración  de  la  Dirección  General  de  Carreteras  es  responsable  de  establecer  y  mantener  una  estructura  de  control  interno  adecuada  cuyos  objetivos  son  suministrar  una  razonable,  pero  no  absoluta  seguridad  que  los 6 

activos están protegidos contra pérdidas por usos o disposición no autorizados,  y que las transacciones se registran en forma adecuada.  Para fines del presente informe hemos clasificado las políticas  y procedimientos  de la estructura de control interno en las siguientes categorías importantes  *  Cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias  *  Proceso presupuestario  *  Procesos contables  *  Procesos de ingresos y gastos  Por  las  categorías  de  Control  Interno  mencionadas  anteriormente,  obtuvimos  una  comprensión  de  su  diseño  y  funcionamiento;  y  observamos  los  siguientes  hechos  que  damos  a  conocer  debido  al  efecto  adverso  que  pueden  tener  para  las  operaciones  de  esa  entidad  y  que  explicamos  en  detalle  en  la  sección  correspondiente:  1.  Los  libros  auxiliares  de  las  transacciones  diarias  presenta  borrones  y  tachaduras.  2.  No se archiva adecuadamente y en forma lógica todos los documentos de  respaldo de las transacciones que se efectúan.  3.  No  se  mantiene  un  inventario  actualizado  de  los  bienes  propiedad  de  la  institución.  4.  No  existe  una  adecuada  segregación  de  funciones  en  cuanto  a  la  solicitud,  autorización  y  aprobación  para  algunas  operaciones  que  se  efectúan.  5.  En  algunas  transacciones  los  documentos  de  respaldo  del  gasto  están  incompletos  como  ser:  Contratos  de  publicidad,  anuncios  publicitarios,  revistas, solicitudes de materiales, cotizaciones, pases de salida.  6.  Los  expedientes  del  personal  activo  e  inactivo  están  con  información  incompleta.  Tegucigalpa, MDC., 1 de octubre de 2004 

ABRAHAM SIERRA RIVERA  Jefe del Departamento de Auditoría  Sector Infraestructura e Inversiones 7 

B. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES 

1. LLEVAR LIBROS AUXILIARES DE LAS TRANSACCIONES DIARIAS SIN  BORRONES, NI TACHADURAS PERMITE TENER MÁS CONFIABILIDAD  DE LAS MISMAS. 

Al revisar el libro de transacciones diarias encontramos que presenta borrones y  tachaduras,  ya  que  el  registro  se  hace  en  forma  manual  e  informal,  aunque  la  Institución cuenta con un sistema automatizado.  Incumpliendo  el  artículo  434  Capítulo  I,  Título  III  de  la  Contabilidad  y  de  las  Correspondencias  Mercantiles  del  Código  de  Comercio  que  establece  que  los  comerciantes  deberán  llevar  los  libros  con  claridad,  por  orden  de  fecha,  sin  blancos,  interpolaciones,  raspaduras,  ni  tachaduras  y  sin  presentar  señales  de  haber  sido  alterados,  sustituyendo  o  arrancando  folios  o  de  cualquier  otra  manera.  Según  oficio  D.  A.  No.  0284­04  del  29  de  septiembre  de  2004  enviado  por  el  licenciado Francisco Javier Sánchez, manifiesta lo siguiente: “Las transacciones  se  registran  en  forma  manual  porque  no  se  cuenta  con  un  sistema  de  registro  automatizado, básicamente esta situación se presenta por la falta de equipo de  computo  y  un  software  o  programa  para  registrar  los  gastos;  sin  embargo  es  necesario  hacer  la  salvedad  que  aún  contando  con  dicho  sistema,  quedarían  una serie de gastos sin registrar y son aquellos que se realizan en la Gerencia  Administrativa y Sub Gerencia de Recursos Humanos”.  Lo anterior ocasiona que los registros que se presentan no sean confiables.  Recomendación  Al Director General  Implementar el registro  de las transacciones diarias en forma automatizada a fin  de que la información sea más confiable y veraz.  2. ARCHIVAR ADECUADAMENTE Y EN FORMA LOGICA TODOS LOS  DOCUMENTOS DE SOPORTE DE LAS TRANSACCIONES U  OPERACIONES FACILITA LAS REVISIONES POSTERIORES.  Al  revisar  los  rubros  Mantenimiento  y  Reparación  de  Maquinaria,  Equipo  de  Oficina  y  Otros  (Objeto  241),  Mantenimiento  y  Reparación  de  Equipo  de  Construcción,  Transporte  e  Industrial  (Objeto  243),  Publicidad  y  Propaganda  (Objeto  266)  y  Construcciones,  Adiciones  y  Mejoras  de  Carreteras  y  Puentes  (Objeto  475),  encontramos  que  no  se  anexaron  a  las  ordenes  de  pago  y  de  compra  documentos  que  respaldan  las  transacciones  efectuadas  tales  como: 8 

contratos,  publicaciones  (diarios  y  revistas),  cotizaciones,  solicitudes  de  reparaciones  de  equipo  de  oficina  y  equipo  de  transporte,  órdenes  de  compra,  pases  de  salida  para  reparación  de  piezas  de  vehículos  fuera  del  plantel  de  SOPTRAVI.  En  la  Norma  Técnica  de  Control Interno  Nº 124­03  “Archivo de  Documentación  de  Respaldo”  establece  que:  La  documentación  que  respalda  las  operaciones  financieras,  administrativas  y  operativas  especialmente  los  comprobantes  de  contabilidad,  serán  archivadas  siguiendo  un  orden  lógico  y  de  fácil  acceso,  y  deberá mantenerse durante el tiempo que las disposiciones legales determinen.  El  licenciado  Francisco  Javier  Sánchez,  Jefe  Administrativo  de  la  Dirección  General  de  Carreteras,  en  nota  del  23  de  septiembre  de  2004,  manifiesta  lo  siguiente: “El personal de este Departamento que realiza el desglose y posterior  archivo de los documentos que se someten a la aprobación de la Secretaría de  Finanzas,  tienen  instrucciones  precisas  de  dejar  junto  con  los  formularios  de  ejecución del gasto, copia de toda la documentación de respaldo, inclusive se ha  elaborado  un  sello,  el  cual  de  acuerdo  a  nuestras  instrucciones  debe  ser  colocado  en  el  Formulario  de  Ejecución  del  Gasto,  indicando  la  fecha  y  el  nombre del empleado que realizó dicho desglose; sin embargo, se debe cumplir  con  lo  establecido  en  el  Reglamento  de  las  Disposiciones  Generales  del  Presupuesto, en el sentido de que la documentación original debe ser adjuntada  al Ordenado a Pagar”.  El  no  archivar  la  documentación  adecuadamente  puede  ocasionar  extravío  de  los  mismos  dificultando  la  revisión  posterior  y  dar  lugar  a  la  formulación  de  responsabilidades por falta de documentación de respaldo.  Recomendación  Al Director General  Instruir al Administrador para que se archive en forma lógica los documentos que  soportan  las  operaciones  administrativas  y  financieras  a  fin  de  facilitar  su  ubicación y revisión posterior.

9 

3. UN BUEN SISTEMA DE REGISTRO PERMITE CONTROLAR LOS ACTIVOS  FIJOS, PROPORCIONANDO INFORMACION REAL Y OPORTUNO SOBRE  LOS MISMOS.  Al revisar los gastos de reparaciones de vehículos, maquinaria, equipo de oficina  y  comprobar  su  registro  en  el  inventario  de  bienes  de  la  Institución  se  determinaron las siguientes deficiencias:  a)  Varios  activos  incluidos  en  el  inventario  no  tienen  una  descripción  completa  de  sus  características  elementales  que  permitan  su  pronta  identificación;  como  ser    marca,  modelo,  serie,  color,  número  de  placa,  chasis. Ejemplo: 4000391 Aire acondicionado marca Frigidaire.  4000692 Aire acondicionado color café.  b)  Ciertos activos registrados en el inventario se encuentran consignados a  un  determinado  departamento,  pero  físicamente  se  encuentran  en  otro.  Ejemplo:  Nº  de  inventario  4003100  Aire  acondicionado  color  café  Frigidaire  asignado  al  departamento  de  Estudios  y  Estrategias  pero  se  encuentra  físicamente  en  la  bodega  de  la  Unidad  Ejecutora  del  Banco  Mundial.  Nº  de  inventario  4001386  Aire  acondicionado  sin  marca  asignado  al  departamento de  Estructuras  y  se  encuentra  físicamente  en  la  bodega  de la Dirección de Carreteras.  c)  Existe  duplicidad  de  códigos.  Ejemplo:  Nº  de  inventario  4004655  Impresora  a  colores  marca  Epson  modelo  Stylus  y  aparece  también  con  Nº de inventario 4002815.  Nº  de  inventario  4004407  regulador  de  voltaje  color  beige  y  negro  y  aparece también con Nº de inventario 4001424.  d)  Vehículos  y  Mobiliario  y  Equipo  de  oficina  descargado  por  la  oficina  de  Bienes  Nacionales  todavía  aparece  incluido  en  el  inventario.  Ejemplo:  4004312  Vehículo  tipo  Pick  Up  marca  Toyota  doble  cabina  motor  3L­  4722003  color  gris  púrpura  placa  N  06006  serie  LN­1660024795  por  L.327,731.04 (este valor  esta incorrecto en el inventario) y se encuentra  descargado en el oficio Nº 442­BN­092 del 7 de julio de 1999.  Nº de inventario 4002287 escritorio secretarial metálico color beige y café  claro con formica de cuatro gavetas y tablero y se encuentra descargado  en el oficio Nº 210­BN­018 del 26 de abril de 2000.  En  la  Norma  Técnica  de  Control  Interno  No.  136­01  “Sistema  de  Registro”:  Se  mantendrán registros de activos fijos, que permitan su correcta clasificación y el  control  oportuno  de  su  asignación,  uso,  traslado  o  descargo,  y  cuando  sea  aplicable, la correspondiente depreciación del período y su valor acumulado.  Comentario  237  inciso  a):  Descripción  exacta  y  completa  del  bien,  ubicación  y  número de identificación. 10 

En  la  Norma  Técnica  de  Control  Interno  No.  136­06  “Codificación”:  Se  establecerá una codificación que permita el control de todos los activos fijos de  la entidad.  Según nota del 24 de Septiembre de 2004, enviado por el licenciado Juan José  Barcenas, manifiesta lo siguiente: “Al desaparecer la antigua Dirección General  de  Mantenimiento  de  Carreteras  y  Aeropuertos,  al  fusionarse  con  la  Dirección  General de Carreteras, los bienes que tenía la primera Dirección se trasladaron  a  la  segunda;  colocando  nuevo  número  de  inventario  pero  no  eliminando  el  antiguo  quedando  un  registro  duplicado.  El  sistema  de  registro  de  actas  era  manejado indiscriminadamente por cualquier empleado y muchas veces hacían  modificaciones en asignaciones o localizaciones sin autorización de la jefatura o  sin documento previamente autorizado y a su propia conveniencia. El equipo de  cómputo  para  el  registro  y  otros  controles  se  componía  de  una  computadora  limitando  el  desarrollo  del  trabajo.  Existen  una  diversidad  de  asignaciones  registradas  en  el  sistema  y  que  no  se  sabe  su  origen.  También,  el  cambio  constante de personal.  Lo anterior trae  como consecuencia  que se dificulta la labor de comprobación  para  determinar  la  legalidad  y  veracidad  de  los  gastos  originados  por  reparaciones a los bienes propiedad de la Institución. 

Recomendación  Al Director General:  Girar  instrucciones  al  Jefe  de  Inspección  y  Bienes  que  proceda  de  inmediato  actualizar el inventario, describiendo en forma exacta y completa los bienes, su  ubicación, codificación y localización a  fin de presentar valores reales y facilitar  su comprobación posterior.  4. UNA DEBIDA SEGREGACION DE FUNCIONES EVITA ERRORES, ACTOS  DEFICIENTES O IRREGULARES.  Al  revisar  las  solicitudes  de  materiales,  encontramos  que  algunas  de  estas  solicitudes de reparaciones de maquinaria las firmó el Administrador y no el Jefe  del departamento solicitante, y asimismo firmó constancias de haber recibido el  servicio prestado por el proveedor.  La  Norma  Técnica  Nº  123­03  “Segregación  de  Funciones”  establece  que:  Las  tareas  y  responsabilidades  principales  ligadas  a  la  autorización,  ejecución,  registro, revisión, custodia y control deben ser asignados a personas diferentes  dentro de la organización.  El  licenciado  Francisco  Javier  Sánchez,  Jefe  Administrativo  de  la  Dirección  General  de  Carreteras,  en  nota  del  23  de  septiembre  de  2004,  manifiesta  lo 11 

siguiente:  Los  Departamentos  o  Unidades  Ejecutoras  presentan  solicitudes  de  materiales únicamente para aquellos servicios específicos o de uso exclusivo.  Esto puede ocasionar que los recursos financieros no utilicen en beneficio de los  intereses de la institución.  Recomendación:  Al Director General  Dar  estricto  cumplimiento  a  los  reglamentos  orgánicos,  funcionales  de  la  Dirección, quien autoriza y recibe los servicios de reparación de maquinaria para  llevar un control de las solicitudes.  5.  LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO ES NECESARIA PARA  JUSTIFICAR TODA ACTIVIDAD O TRANSACCIÓN FINANCIERA  OPERACIONAL Y ADMINISTRATIVA. 

Al verificar la documentación de los gastos efectuados se encontró que estos no  cuentan con toda la documentación de respaldo que se requiere para justificarlo  como  ser:  Los  pases  de  salida  de  las  piezas  que  se  reparan  fuera  de  las  instalaciones de SOPTRAVI, publicaciones sin fecha y nombre de los periódicos,  revistas, contratos de publicidad, solicitudes de materiales, ordenes de compra,  cotizaciones, constancias de recepción de las reparaciones.  La  Norma  Técnica  de  Control  Interno  Nº  124­01  “Documentación  de  Respaldo  de Operaciones y Transacciones” establece que: Toda operación  o transacción  financiera,  administrativa  u  operacional  debe  tener  la  suficiente  documentación  que la respalde y justifique y debe estar disponible para su verificación.  Comentario  Nº  72:  La  documentación  sobre  las  operaciones  y  transacciones  y  hechos significativos debe ser completa, exacta y facilitar su seguimiento (de la  información concerniente) antes, durante y después de su realización; ésta debe  estar  disponible  y  ser  fácilmente  accesible  para  su  verificación  al  personal  apropiado y a los auditores.  El  licenciado  Francisco  Javier  Sánchez,  Jefe  Administrativo  de  la  Dirección  General  de  Carreteras,  en  nota  del  29  de  septiembre  de  2004,  manifiesta  lo  siguiente: “El personal de este Departamento que realiza el desglose y posterior  archivo de los documentos que se someten a la aprobación de la Secretaría de  Finanzas,  tienen  instrucciones  precisas  de  dejar  junto  con  los  formularios  de  ejecución del gasto, copia de toda la documentación de respaldo, inclusive se ha  elaborado  un  sello,  el  cual  de  acuerdo  a  nuestras  instrucciones  debe  ser  colocado  en  el  Formulario  de  Ejecución  del  Gasto,  indicando  la  fecha  y  el  nombre del empleado que realizó dicho desglose; sin embargo, se debe cumplir  con  lo  establecido  en  el  Reglamento  de  las  Disposiciones  Generales  del 12 

Presupuesto, en el sentido de que la documentación original debe ser adjuntada  al Ordenado a Pagar”.  Por  lo  antes  expuesto  se  ha  originado  que  esos  documentos  no  se  puedan  revisar y así comprobar  la veracidad y legalidad de los mismos.  Recomendación  Al Director General  Girar instrucciones al  jefe  administrativo  para  que  toda  transacción financiera  u  operacional cuente con la suficiente documentación de respaldo que la justifique  y deberá estar disponible para su verificación posterior. 

6.  EXPEDIENTES DE PERSONAL ACTUALIZADOS PROPORCIONA  INFORMACION CONFIABLE Y OPORTUNA 

Al  solicitar  información  a  la  jefatura  del  personal,  funcionarios  y  empleados  responsables de la administración de la dirección,  comprobamos que  algunos  no  existen  expediente,  y  otros  no  tienen  los  períodos  que  fungieron  en  sus  cargos.  El  Artículo  132  del  Reglamento  de  la  Ley  de  Servicio  Civil  dice:    Una  vez  designado  el  Candidato  Escogido,  notificada  la  Dirección  General  de  la  escogencia,  aprobada  la  Acción  de  Personal  y  emitido  el  Acuerdo  correspondiente  por  la  Autoridad  Nominadora,  se  procederá  a  enviar  copia  del  Acuerdo a la Dirección General.  Con  copia  del  Acuerdo  la  Dirección  General  abrirá  Hoja  de  Antecedentes  o  Expedientes  de  Personal  del  empleado,  si no  existiere,  arrastrándose  todos los  documentos  que  haya  presentado  el  Candidato  Escogido  en  las  fases  de  reclutamiento  y  selección,  a  excepción  de  los  representantes  a  pruebas  psicotécnicas o tablas de valoración de antecedentes, Asimismo, se arrastrara la  certificación de la Nota de Pase, que al efecto deberá extender al Departamento  de Reclutamiento y Selección.  El  licenciado  Sandor  Adonay  Ferrera  A.  Jefe  Departamento  de  Personal  de  la  Dirección General de Carreteras, en Oficio DP Nº 128­2004 del 14 de octubre de  2004:  “Los  expedientes  para  cada  empleado  que  labora  en  esta  Dirección  General,  en  su  mayoría  cuentan  con  la  información  requerida  en  la  hoja  denominada  “Informe  Confidencial”,  como  ser:  Dirección  del  domicilio  del  empleado, número de teléfono, profesión, etc.  Se están tomando las medidas necesarias, a fin de que en algunas excepciones  de  expedientes  que  no  cuentan  con  los  mencionados  datos  personales,  estos  puedan  ser  actualizados,  y  así  cumplir  con  los  requerimientos  planteados  por  esa Comisión a su cargo. 13 

Esta situación ocasiona información incompleta en los expedientes de personal.  Recomendación  Al Director General  Instruir  a la  Sub  Gerencia  de  Recursos  Humanos  de  la  Secretaría  y  al  Jefe  de  Personal  de  la  Dirección  que  procedan  a  actualizar  los  expedientes  de  todo  el  personal a efecto de tener información oportuna y necesaria.

14 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 

CAPITULO  III 

CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD 

A. 

SEGUIMIENTO  DE  LAS  RECOMENDACIONES  DEL  INFORME  ANTERIOR  Es la primera  auditoría que se realiza a  esta Dirección. 

B. 

CAUCIONES  EL  RENDIMIENTO  DE  CAUCION  POR  PARTE  DE  LOS  FUNCIONARIOS  Y  EMPLEADOS  QUE  ADMINISTRAN  FONDOS  Y  BIENES DEL ESTADO, GARANTIZAN EL MANEJO DE LOS MISMOS  Al solicitar las cauciones  a  los  Guarda  Almacén:  Edgardo  Antonio  Muñoz,  Nelson  Arnaldo  Ponce,  Santos  David  Pavón  Fúnez  y  Cesar  Godoy Centeno, encontramos que no han cumplido con este requisito.  El  artículo  97,  Cauciones    de  la  Ley  Orgánica  del  Tribunal  Superior  de  Cuentas  establece  que:  Corresponde  a  cada  entidad  fijar  y  calificar  las  cauciones  que  por ley  están obligadas  a rendir las  personas  naturales  o  jurídicas  que  administren  bienes  o  recursos  públicos.  El  reglamento  que  emita el Tribunal determinará el procedimiento que seguirán los órganos o  entidades en esta materia.  Ningún  funcionario  o  empleado  podrá  tomar  posesión  de  su  cargo,  sin  que haya rendido previamente la caución referida.  Las  unidades  de  auditoría  interna  vigilarán  el  cumplimiento  de  las  disposiciones dictadas por el Tribunal.  Según oficio DA. No. 0298­04 de fecha 4 de octubre de 2004 enviado por  el licenciado Francisco Javier Sánchez, manifiesta lo siguiente: “Referente  a  la  rendición  de  caución  por  parte del  Guarda  Almacén,  al  respecto  me 15 

permito  informarle  que  efectivamente  el  Guarda  Almacén  en  estos  momentos no tiene ninguna Caución para garantizar su gestión.  Lo  que  ha  sucedido  es  que  a  nivel  de  esta  Secretaría,  los  Guarda  Almacén  no  se  encuentran  nombrados  como  tales,  y  aducen  que  no  cuentan con un salario acorde a dicho puesto que les permita realizar un  gasto  para  el  pago  de  dichas  cauciones,  por  tales  motivos  la  Gerencia  Administrativa,  ha  realizado  gestiones  para  que  la  Secretaría  se  haga  cargo  de  obtener  una  Caución  Global para  todos los  Guarda  Almacenes  de  esta  Secretaría,  con  tal  motivo  y  atendiendo  lo  solicitado  por  la  Gerencia  Administrativa,  hicimos  llegar  los  datos  personales  y  montos  sobre  los  cuales  debían  rendir  caución  las  personas  que  tienen  bajo  su  custodia materiales y bienes en esta Dirección General”.  Lo  que  ocasiona  que  los  bienes  de  la  dirección  se  encuentren  desprotegidos.  Recomendación  Al Director General  Exigir a los empleados encargados de administrar fondos y bienes, dentro  de la dirección, presentar la respectiva caución. 

C. 

DECLARACIÓN JURADA DE BIENES  Al  momento  de  efectuar  la  auditoría  pudimos  comprobar  que  todos  los  funcionarios y empleados obligados a rendir  declaración jurada de bienes  cumplieron con lo  dispuesto en los artículos 56 y 57 de la Ley Orgánica  del Tribunal Superior de Cuentas.

16 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS  CAPITULO  IV 

RUBROS O AREAS EXAMINADAS 

Como  resultado  de  nuestra  Auditoría  a  los  Rubros:  Mantenimiento  y  Reparación  de  Maquinaria,  Equipo  de  Oficina  y  Otros  (Objetos  241),  Mantenimiento  y  Reparación  de  Equipo  de  Construcción,  Transporte  e  Industrial  (Objeto  243),  Publicidad  y  Propaganda  (Objeto  266)  y  Construcciones,  Adiciones  y  Mejoras  de  Carreteras  y  Puentes  (Objeto  475)  Sub  Cuentas  dentro  de  estos  objetos  (241,  243  y  266),  por  el  período comprendido  del 1 de septiembre de 1999 al 31 de diciembre de  2003,  no  se  encontraron  hechos  que  originen  la  determinación  de  Responsabilidad Civil.

17 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 

CAPITULO  V 

HECHOS SUBSECUENTES  Al realizar examen al rubro de Mantenimiento y Reparación de Equipo de  Construcción,  Transporte  e  Industrial,  encontramos  que  se  pagó  a  Autobreque mediante o/c 659 del 30 de octubre de 2000 la cantidad  de L.  99,680.00 y la  o/c 660 de fecha  30 de octubre de 2000 por un valor  de  L. 23,654.40 haciendo un total de L.123, 334.40.  Al Taller Ética se le pagó mediante o/c 642 del 26 de octubre de 2000 el  valor  de L. 65,318.40, y o/c 637 del 26 de octubre de 2000 un monto de  L.78, 228.00 haciendo un total de L. 143,546.40.  Para  el  desembolso  de  estos  fondos  en  las  órdenes  de  compra  se  detallaron vehículos a reparar, mismos que se encuentran en mal estado  y otros que están de baja en el inventario según acta de descargo, por lo  anterior  el  Administrador  Francisco  Javier  Sánchez  no  presentó  autorización de parte de la Directora Kathya Pastor, para efectuar el  pago  a  los  Talleres  antes  mencionados,  lo  que  nos  informó  fue  que  los  anticipos  se  realizaron  debido  a  la  fusión  de  la  Dirección  de  Mantenimiento  de  Carreteras  y  Aeropuertos  a  la  Dirección  General  de  Carreteras,  para  que  la  maquinaria  que  estaba  en  mal  estado  fuera  reparada, pero los saldos tuvieron un movimiento muy lento desde el año  2000  al  2004;  por  lo  que  se  procedió  ha  realizar  las  investigaciones  en  Autobreque  y  Taller  Ética,  nos  entregaron  nota  determinando  el  saldo  a  favor  de  la  Dirección  al  mes  de  agosto  del  2004,  por  un  monto  de  L.70,356.91 y L.45,232.78 respectivamente.  En el transcurso de la investigación el Administrador Francisco Sánchez,  comprometiéndose  verbalmente  hacer  que los  Talleres hicieran  efectivo  la devolución de los saldos arriba mencionados en un término de diez (10)  días.

18 

Luego cambió de opinión por lo que presentó a la Comisión de Auditoría  facturas pro forma Nº 0074 de fecha 25 de octubre de 2004 para amparar  trabajos  solicitados  por  el  Jefe  Unidad  Apoyo  Técnico    Ingeniero  Rosa  María Vásquez de fecha 23 de enero de 2004; dos (2) pro formas Nº 0077  y 0073 de fecha 25 de octubre de 2004 para amparar trabajos solicitados  por el Gerente de Maquinaria Rogelio Martínez de fecha 10 de marzo de  2004;  pro  forma  Nº  0075  de  fecha  25  de  octubre  de  2004  para  amparar  trabajos  solicitados  por  el  Jefe  del  Departamento  de  Mano  de  Obra,  Ingeniero José Díaz Rubio de fecha 31 de agosto de 2004, a fin de saldar  el saldo con el Taller Ética.  El  Jefe del Taller Las Torres  Ingeniero Marco Antonio Oseguera A., nos  informó mediante oficio Nº JTLT­150­04 de fecha 28 de octubre de 2004,  lo  siguiente:    Mediante  oficio  Nº  JTLT­145­04  de fecha  21 de  octubre  de  2004  se  adjuntó  listado  contestando  solicitud  verbal  efectuada  por  el  Ingeniero  José  Antonio  Castro  Jefe  la  Unidad  de  Apoyo  y  Emergencias,  en  virtud  de  las  necesidades  de  saldar  la  cuenta  que  la  empresa  “Autobreque”, tiene con  SOPTRAVI, por lo que se  procedió a realizar un  listado  de  la  maquinaria  con  posibilidades  de  ser  reparada  y  operativas,  esta  solicitud  se  hizo  para  contar  con  las  fricciones  al  momento  de  la  culminación  de  la  reparación  y  cuando  se  necesiten  en  las  maquinas  operativas.  Por lo anteriormente expuesto se deberá exigir al Administrador para que  recupere  de  Autobreque la  cantidad  de  L.70,  356.91 y  del Taller  Ética la  suma de L.45, 232.78. Esto fue del conocimiento del Director General en  oficio  Nº  163/2004­DA  del  27  de  diciembre  de  2004  dando  respuesta  mediante  oficio  D.G.C.  Nº  3043­04  del  29  de  diciembre  de  2004,  manifestando  que  se  realizo  una  programación  de  reparación  de  la  Maquinaria  y  Equipo,    con  el  fin  de  utilizar  los  saldos  a  favor  de  dicha  Dirección en los Talleres Ética y Autobreque quienes se comprometieron  mediante  órdenes  de  trabajo  a  efectuar  las  reparaciones  correspondientes. 

Tegucigalpa, MDC., 1 de octubre de 2004. 

ABRAHAM SIERRA RIVERA  Jefe Departamento de Auditoría  Sector Infraestructura e Inversiones

19 

ANEXOS

20 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS  ANEXO No. 1  DETALLE DE LOS INGRESOS Y GASTOS  PERIODO DEL O1 DE SEPTIEMBRE DE 1999 AL  31 DE DICIEMBRE DE 2003. 

TRANSFERENCIAS DE LA TESORERIA GENERAL DE LA REPUBLICA.  INGRESOS 

AÑO 1999  AÑO 2000  AÑO 2001  AÑO 2002  AÑO 2003  TOTAL 

L.    1,202,708.36  2,595,008.91  2,036,350.12  1,409,855.57  1,683,604.30  L.   8,927,527.26 

GASTOS 

AÑO 1999  AÑO 2000  AÑO 2001  AÑO 2002  AÑO 2003  TOTAL 

L. 

992,446.03  1,900,439.51  1,175,143.70  878,298.17  1,107,823.60  L. 6,054,151.01 

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 21 

ANEXO No. 2  Funcionarios y Empleados Principales  Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección  Teléfono No. 

: Marcio Alvarado Enamorado  : Director General  : Del 1/2/2002 al 31/12/2003  : 1605­1951­00061  : Lomas de Tiloarque casa No. 1722  Comayaguela M.D.C.  : 225­3369 

Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección 

: Kathya Marlene Pastor Sanabria  : Directora General  : Del 11/2/1998 al 01/02/2002  : 0801­1962­00169  : Colonia La Campaña Cuarta Calle  No. 2815 Tegucigalpa, M.D.C. 

Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección 

: Ana Julia García Villalobos  : Sub Directora General  : Del 01/02/2002 al 31/12/2003  : 1707­1961­00450  : Colonia Víctor F. Ardón Bloque M, Casa 1  Tegucigalpa, M.D.C.  : 225­1968 

Teléfono No.  Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección  Teléfono No.  Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección  Teléfono No. 

: Sofía Lilibeth Maradiaga Castro  : Sub Directora General  : Del 1/10/1998 al 01/02/2002  : 0801­1956­04668  : Colonia Humuya  Tegucigalpa, M.D.C.  : 232­7688  : Francisco Javier Sánchez  : Administrador  : Del 01/05/1990 al 31/12/2003  : 0826­1960­00032  : Residencial Guaymuras B “D”  Casa # 4528 Tegucigalpa, M.D.C.  : 230­2195

22 

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS  HONDURAS C.A.  Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección  Teléfono No. 

Nombre  Cargo  Período  Identidad No.  Dirección 

Teléfono No. 

: Sandor Adonay Ferrera A.  : Jefe Departamento Personal  : Del 14/05/2003 al 31/12/2003  : 0814­1967­00018  : Col. Centro América Casa 4007  Comayaguela M.D.C.  : 225­5479 

: Alma Elizabeth Fajardo  : Jefe Departamento Personal  : Del 10/08/1998 al 13/05/2003  : 0501­1959­00054  : Residencial Guaymuras B “D”  Casa # 4528  Tegucigalpa, M.D.C.  : 230­2195

23 

Síntesis del Informe  Institución: Dirección General de Carreteras (SOPTRAVI)  Alcance del Examen  El  examen  comprendió  la  revisión  de  las  operaciones,  registros  y  la  documentación  de  respaldo  presentada  por  los  funcionarios  y  empleados  de  la  Dirección General de Carreteras, cubriendo el período comprendido entre el  01  de septiembre de 1999 y el 31 de Diciembre de 2003 con énfasis en los rubros  de  Mantenimiento  y  Reparación  de  Maquinaria,  Equipo  de  Oficina  y  Otros  (Objeto  241),  Mantenimiento  y  Reparación  de  Equipo  de  Construcción,  Transporte  e  Industrial  (Objeto  243),  Publicidad  y  Propaganda  (Objeto  266)  y  Construcciones, Adiciones y Mejoras de Carreteras y Puentes (Objeto 475) Sub  Cuentas dentro de los (objetos No. 241, 243 y 266).  Comentarios sobre Control Interno  1.  Llevar  libros  auxiliares  de  las  transacciones  diarias  sin  borrones,  ni  tachaduras permite tener más confiabilidad de las mismas.  2. Archivar adecuadamente y en forma lógica todos los documentos de soporte  de las transacciones u operaciones facilita las revisiones posteriores.  3. Un buen sistema de registro permite controlar los activos fijos, proporcionando  información real y oportuna sobre los mismos.  4.  Una  debida  segregación  de  funciones  evita  errores,  actos  deficientes  o  irregulares.  5.  La  documentación  de  respaldo  es  necesaria  para  justificar  toda  actividad  o  transacción financiera operacional y administrativa.  6. Mantener actualizados los expedientes proporciona información necesaria del  personal que labora o ha laborado en la institución.  7. Rendir caución a favor de la hacienda pública garantiza el manejo adecuado  de fondos o bienes del estado.  Recomendaciones  Al Director General  1.  Implementar  el  registro    de  las  transacciones  diarias  en  forma  automatizada a fin de que la información sea más confiable y veraz.

24 

2.  Instruir  al  Administrador  para  que  se  archive  en  forma  lógica  los  documentos que soportan las operaciones administrativas y financieras a  fin  de  facilitar  su  ubicación  y  revisión  posterior  y  evitar  que  se  hagan  responsabilidades  por  falta  de  documentación  que  respalden  las  transacciones que se realizan en esta Dirección.  3.  Actualizar  el  inventario,  describiendo  en  forma  exacta  y  completa  los  bienes, su ubicación, codificación y localización a  fin de presentar valores  reales y facilitar su comprobación posterior.  4.  Se deberá dar cumplimiento a los reglamentos orgánicos, funcionales de  la  Dirección  y  su  aplicación  se  determinará  a  través  de  evaluaciones  periódicas, haciendo las recomendaciones necesarias a fin de mejorar las  áreas que lo requieran.  5.  Instruir  al  administrador  para  que  toda  transacción  financiera  u  operacional  cuente  con  la  suficiente  documentación  de  respaldo  que  la  justifique y deberá estar disponible para su verificación posterior.  6.  Instruir  al  Jefe  de  Personal  de  SOPTRAVI  que  se  actualicen  los  expedientes de todo el personal a efecto de tener información oportuna y  necesaria.  7.  Proceder a fijar la cuantía del Guarda Almacén, dando cumplimiento a lo  establecido en el artículo 97 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de  Cuentas, a fin de asegurar los bienes y valores a su cargo.  Hechos Subsecuentes.  Al  realizar  examen  al  rubro  de  Mantenimiento  y  Reparación  de  Equipo,  encontramos que se le pagó a Autobreque  el 30 de octubre de 2000 un total  de L.123, 334.40 y al Taller Ética se le pagó el 26 de octubre de 2000 un total  de  L.  143,606.40.  Lo  anterior lo  consideramos  inapropiado  debido  a  que,  el  movimiento de recuperación por trabajos realizados ha sido muy lento, por lo  que recomendamos no se ejecute este tipo de operaciones.  Al  concluir  la  auditoría  se  logro  que  la  Dirección  General  de  Carreteras  hiciera una programación de reparación de la Maquinaria y Equipo,  con el fin  de  utilizar  los  saldos  a  favor  de  dicha  Dirección  en  los  Talleres  Ética  y  Autobreque  quienes  se  comprometieron  mediante  órdenes  de  trabajo    a  efectuar las reparaciones correspondientes.

25