Universidad Tecnológica de Querétaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2013.09.26 12:25:43 -05'00'

Universidad Tecnológica de Querétaro.

Nombre del proyecto:

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE NÓMINAS“ Empresa:

FIBREMEX S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de:

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN ÁREA RECURSOS HUMANOS Presenta:

ROSA ROMERO AYALA Asesor de la UTEQ

Asesor de la Organización:

Gerardo A. Rocha González.

LAI. José de Jesús Sánchez

Santiago de Querétaro, Qro. Septiembre 2013

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

Resumen

Este manual de procedimientos, está diseñado específicamente para el Analista de Nómina del Departamento de Recursos Humanos en la organización FIBREMEX S.A. DE C.V, presenta un plan o método de trabajo, estableciendo una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica dentro de su área de trabajo, el manual determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las actividades, en consecuencia, en el manual se identifica las personas, tareas, recursos y flujos de información que se emplean para llevan a cabo una tarea del Analista de Nómina en FIBREMEX.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

Description

Inside of an Organization, it is very important that the staff always have a service attitude.

The people in the company are loyal and honest. Their acts define them as worthy, straightforward and consistent for the benefit of the company, their coworkers and their business partners.

I worked with Mr. José de Jesùs Sànchez. He provided me with a good level of preparation and offered me to stay working at Group Fibremex. I was offered a great opportunity I accepted, and I have great projects nowadays.

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Dedicatorias

A Dios…

A mi hijo…

A mi familia…

A mis maestros…

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

Índice de la memoria Página Resumen…………….................................................................................. 2 Description………………………………………………………………………. 3 Dedicatorias……………………………………………………………………... 4 Índice…………………………………………………………………………….. 5 I.

INTRODUCCIÓN…………………………………………………… 7

II.

ANTECEDENTES………………………………………………….. 9

III.

JUSTIFICACIÓN…………………………………………............... 13

IV.

OBJETIVOS…………………………………………………………. 14

V.

ALCANCE…………………………………………………………… 15

VI.

ANÁLISIS DE RIESGOS…………………………………………... 16

VII.

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA………………………………….. 18

VIII.

PLAN DE ACTIVIDADES………………………………………….. 25

IX.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS……………………… 27

X.

DESARROLLO DEL PROYECTO……………………………….. 28

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

XI.

RESULTADOS OBTENIDOS……………………………………… 66

XII.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..…………………... 67

XIII.

ANEXOS…………………………………………………………….. 68

XIV.

BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………….... 72

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

I.

Introducción

El presente proyecto plantea la elaboración de un manual de procedimientos para el Analista de Nómina del Departamento de Recursos Humanos; el cual pertenece a una empresa que su giro principal consiste en la venta y distribución de fibra óptica a nivel nacional. Este proyecto se aborda por que la empresa requiere debido a su crecimiento espontáneo una base sólida que permita una efectividad y control en todos los puestos que conformaban a la organización, específicamente en el área de Nóminas. Al contemplar que la empresa de ser pequeña en el año 2000 por que trabajaba con tan solo 3 empleados creció en un lapso de 13 años hasta considerarse como mediana empresa con más de 250 empleados en sus diferentes gerencias y cargos. Por esta razón se requiere de un manual de procedimientos que incluya todas las actividades que comprenden al puesto de nóminas en la organización precisando su participación y responsabilidad que el cargo demanda. Este proyecto pretende proporcionar una descripción detallada de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones habituales por parte del personal que laborara para esta área.

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Como complemento a lo anterior podemos mencionar que el modelo de la Universidad Tecnológica de Querétaro contempla que los estudiantes al finalizar su periodo presencial realicen prácticas profesionales dentro de la empresa y a este proceso se le denomina estadía, durante el proceso de estadía el estudiante apoya en las actividades diarias propias de la operación de la empresa y además desarrolla un proyecto que se le asigna a la compañía de acuerdo a las necesidades en ese momento. Con este proyecto el estudiante obtiene su título de Técnico Superior Universitario. El modelo de la universidad también contempla que el desarrollo de la academia sea 70% practica y 30% teoría, esto es con la finalidad de que el estudiante adquiera las habilidades que le permitan desarrollarse como un profesional competente dentro de su área de trabajo.

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II.

Antecedentes

Fibremex surge por una idea visionaria de dos personas de nacionalidad Europea, que tenían como propósito iniciar su trayectoria laboral en México, deciden iniciar su propio proyecto, considerando que dentro del territorio mexicano eran escasas las empresas enfocadas a la distribución del cableado con fibra óptica, esta organización comienza sus actividades en el mercado a finales de 1999 cuando los empresarios crearon un nuevo concepto en México que pronosticaba un fulminante desarrollo. La empresa se consolida en Abril del 2000, iniciando esta con un total de 3 trabajadores, en el 2001 se contaba aproximadamente con 12 clientes debido a que la empresa era muy pequeña, 6 años después comienza su crecimiento y expansión contando con 1,500 clientes, y se encuentra en pleno crecimiento. Su giro principal estriba en la distribución de productos especializados de fibra óptica, esto aseguraba por su puesto un confiable éxito, al igual que la distribución de jumpers. Llevando por nombre FIBREMEX debido al tipo de material que se distribuye y por ser México el país en donde se decide poner en práctica el proyecto de dichos materiales y productos especializados.

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Giro. Fibremex es una empresa comercial dedicada a la venta y distribución de cableado estructurado y fibra óptica.

Misión. Generar experiencias de servicio desarrollando, fabricando y comercializando productos de excelente calidad para la industria de las telecomunicaciones, brindando de esta manera las mejores oportunidades de negocio para nuestros socios comerciales.

Visión. Ser el consorcio líder del mercado norteamericano y latinoamericano, que fabrica, comercializa y distribuye productos de fibra óptica y componentes que integran redes de telecomunicaciones. Posición que alcanzaremos anticipando y desarrollando los productos que cubran las necesidades de nuestros socios de negocio, a través de la mejora continua, generando experiencias de servicio basadas en la honestidad, trabajo en equipo, innovación y compromiso.

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Valores.

•

Servicio

•

Trabajo en equipo

•

Innovación

•

Calidad

•

Honestidad

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Organigrama.

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III.

Justificación.

Este proyecto es indispensable que se realice en este momento por que la empresa cuenta con la estructura organizacional conveniente para realizar este manual. Los beneficios que este manual ofrece son: • Conocer el funcionamiento del área de Nóminas por lo que respecta a la descripción de tareas. • Proporcionar a Recursos Humanos un apoyo en la inducción, capacitación y adiestramiento del Analista de Nómina. • Ofrecer al Analista de Nómina, las bases para agilizar y mejorar las actividades que realizan habitualmente. • Proporcionar una identidad corporativa dentro del ramo empresarial y una imagen más funcional y efectiva, para que la empresa en cualquier momento que lo decida o lo necesite pueda optar por una certificación de calidad.

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IV.

Objetivos

El objetivo general es que con la creación de este manual de procedimientos, la empresa se vea beneficiada en Departamento de Recursos Humanos ya que será de gran apoyo para controlar o bien evitar errores o fallas en las actividades diarias del Analista de Nóminas de esta manera es posible reducir costos y tiempo al aumentar la eficiencia. De manera más detallada los objetivos son los siguientes:

•

Acelera la adaptabilidad del Analista de Nómina.

•

Asegura la calidad del servicio en las tareas asignadas al encargado del puesto.

•

Evitar estrés y desperdicio.

•

Entrena rápidamente.

•

Incrementa la competitividad de la organización.

•

Administra la empresa de manera ordenada y formaliza un sistema de calidad.

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V.

Alcance

Este manual es de aplicación específica para el Analista de Nómina y representa de manera práctica los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en dicha área, por tal razón su valor es muy importante para esta organización, es necesario señalar que esta información es una herramienta para orientar al Analista de Nómina en las actividades que lleva a cabo y es importante actualizar y ajustar el contenido de este manual de acuerdo a la reestructuración, de la empresa.

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VI.

Análisis de riesgos.

La elaboración de este manual requiere de conceptos claros, para después redactar clara y precisamente, cubriendo con los requerimientos para brindar una herramienta confiable y de gran utilidad para Fibremex S.A. de C.V. Este proyecto también ayuda a dejar claramente entendible las actividades que se desempeñan en el puesto de Analista de Nómina facilitando los procedimientos. Por otro lado conocer la manera de organizarse de la empresa es también de gran ayuda para obtener experiencia y conocimientos variados.

Fortalezas •

Disponibilidad y deseos para trabajar en conjunto con la empresa.

•

Colaboración del personal de la empresa.

•

Atención y cordialidad para resolver dudas y entrevistas.

•

El espacio que la empresa ofrece para trabajar.

Amenazas •

La operación diaria.

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•

Posibles fallas técnicas del sistema o del equipo de cómputo.

•

Saturación en el sistema.

Debilidades •

La falta de otros manuales o de información que facilitaría la elaboración de manual.

Oportunidades •

Aprendizaje.

•

Desarrollo profesional.

•

Experiencia.

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VII.

Fundamentación teórica.

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En un manual de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de una empresa. Además, con los manuales puede hacerse

un

seguimiento

adecuado

y

secuencial

de

las

actividades

anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica, además de las actividades y tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

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Clasificación

Para Quiroga Leas los manuales se pueden clasificar por su contenido, por su función específica o por su área de aplicación.

•

Por su contenido pueden ser manuales de: Historia de la organización, políticas, procedimientos, contenido múltiple i de servicios al publico.

•

Por su función específica o áreas de actividad pueden ser manuales de: Ventas, producción, finanzas, personal, otras funciones y generales.

•

Por su area de aplicación pueden ser manuales: Macroadministrativos, si se refieren al sector publico en su conjunto. Macroadministrativos, si contienen información de una sola entidad.

Ruben Oscar Rusenas en su libro Manual de Control interno, clasifica los manuales así:

•

Manual de organización: reúne los lineamientos generales del ente expresando los objetivos principales a seguir, definiendo los fines a alcanzar, detallando los medios y estableciendo las políticas a cumplir. En este manual se agrupan las funciones que han de cumplir los integrantes según la estructura organizativa que se adopte y se determina cual es la responsabilidad asignada o correspondiente a cada

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tarea. También quedan expresadas en el, las relaciones entre los distintos departamentos y sectores de la empresa, y en caso de conflicto actúan como medio de regulador o atenuantes de las diferencias, para que el motivo de conflicto se solucione sin alternar la estructura de la empresa. Dentro de este manual también encontramos procedimientos, sistemas, las normas y las instrucciones vigentes para el movimiento administrativo de la organización.

•

Manual de funciones: comprende una descripción detallada de las tareas que deben desarrollar los individuos en los distintos sectores de la organización. Es absolutamente necesario que todas las funciones o tareas que se llevan a cabo en un sector o por un individuo queden expresas por escrito, ya que de esta manera en caso de conflicto, mse pueden saber con exactitud quien no cumplió con sus tareas o quien invadió obligaciones correspondiente a otro sector o persona. El manual de funciones debe expresar claramente y sin ambigüedad, a que unidad o individuo reporta la tarea que se esta describiendo, y en caso inverso quienes son los subordinados de este sector o individuo. Este manual contiene las funciones propias a realizar y cuales son las tareas a supervisar y cuales son las funciones de control que se deben llevar a cabo no podemos olvidar que toda función va acompañada de la

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correspondiente responsabilidad, que también debe quedar inserta en el manual. Por ultimo señalamos que el manual de funciones debe estar expresado por escrito y toda modificación que se produzca debe incorporarse de inmediato.

•

Manual de procedimientos: describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una función, cuales son los soportes documentales y que autorización requiere. Bajo este rótulo podemos incorporar al manual de sistemas administrativos las normas, las instrucciones. Los memorandos, etc.

•

Manual de autorizaciones: fija los limites de actuación de las personas, expresado en calores monetarios o unidad de moneda. Este manual expresa los limites de autoridad de los individuos, detallando que le esta permitido aprobar y comenzar un gasto o compras o firmar un cheque o documentación comercial.

Contenido

Miguel Duhalt Graus señala que en general el manual de procedimientos contiene tres secciones importantes:

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TEXTO: En el se expresan por escrito la información o instrucciones que contiene el procedimiento. El texto describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran en orden cronológico, precisa en que consiste cada operación y quien la debe ejecutar, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que debe ejecutarse. Algunos manuales dividen el tecto en capítulos o apartados, según el tema. DIAGRAMAS: Un diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en forma esquemática y simplificada algún fenómeno administrativo, ya sea de organización, de procedimiento, etc. FORMAS: Es importante incluir en el manual de procedimientos las formas empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La forma impresa en un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable.

Características

Los procedimientos son: Completos: consideran elementos materiales y humanos, asi como el objetivo deseado.

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Coherentes: ya que sus pasos son sucesivos, complementarios y conllevan a un mismo objetivo. Estables: firmeza del cuso establecido, que no cambie a menudo, sino únicamente cuando surjan emergencias. Flexibles: permiten resolver emergencias sin romper la estructura establecida u restablecen el procedimiento al cesar la emergencia. Continuados: tienden a perpetuarse, una vez establecidos no se desvían de su curso y cuando hay modificaciones simplemente se agregan a los ya establecidos.

Lineamientos que se deben seguir para el estudio de procedimientos.

•

Seleccionar el trabajo o procedimiento que se va a estudiar.

•

Registrar todos los datos relativos a un procedimiento.

•

Examinar críticamente los datos de cada procedimiento, teniendo en cuenta las preguntas.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

•

Desarrollar los procedimientos mas adecuados, según los objetivos y políticas de la empresa de que se trate.

•

Adoptar el y/o los procedimientos propuestos.

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VIII. Plan de actividades. MAYO TEMA

JUNIO

JULIO

13 14 15 16 17 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 5 6 7 8 9

-

Resumen

-

Description/Summary

I

Introducción

II

Antecedentes

III

Justificación

IV

Objetivos

V

Alcances

VI

Análisis de Riesgos

VII Fundamentación teórica VIII Plan de actividades Recursos IX

materiales

y

humanos

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

AGOSTO

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta. 25

X

Desarrollo del proyecto

XI

Resultados Obtenidos Conclusiones

y

XII recomendaciones XIII Anexos XIV Bibliografía

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta. 26

IX.

Recursos materiales y humanos.

MATERIALES. Computadora, impresora, sistemas de nómina, internet.

HUMANOS. Analista de nómina y encargado del Departamento de Recursos Humanos.

FINANCIEROS. No se aplicaron recursos financieros

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

X.

Desarrollo del proyecto

Introducción

El presente manual contiene una descripción detallada de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones habituales por parte del Analista de Nómina.

El Analista de Nómina conocerá el proceso a seguir para la implementación de sus tareas. Se explica el nombre de cada proceso que realiza; que a su vez llevan todos y cada uno de los procedimientos necesarios para cumplir con las responsabilidades que el puesto implica.

El manual le ofrece a Recursos Humanos un apoyo para la inducción, adiestramiento y capacitación para el Analista de Nómina, para definir qué es lo que se debe hacer y como lo debe hacer, para evitar duplicidades de funciones así como también llevar un control interno de las actividades permitiéndonos identificar las funciones de cada persona, ubicando aspectos como el área a donde pertenece, los documentos con los que trabaja y todo los requerimientos que implica cada proceso.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

La utilidad del manual de procedimientos nos brinda una herramienta para facilitar y mejorar la adaptación del Analista de Nómina, logrando que este se identifique con lo organización.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

Políticas

1. Este manual será exclusivamente para consulta interna de la empresa y por tal motivo no podrá salir de las instalaciones sin autorización previa. 2. Para consulta del manual se dirigirá con el responsable a cargo del área de Recursos Humanos. 3. No se permite desprender la información contenida en el manual de procedimientos. 4. No se podrá reproducir total o parcialmente el contenido de este manual sin la autorización del área de Recursos Humanos. 5. Este manual es para uso exclusivo para el área de Recursos Humanos y de él depende su correcto uso. 6. El contenido de este manual, deberá ser actualizado cuando la estructura del organigrama o sus actividades lo requieran.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

DESCRIPCION DE PUESTO: Analista de Nómina.

OBJETIVO: asegurar el pago correcto y oportuno de la Nómina del personal en los plazos estipulados, cumpliendo con las obligaciones patronales derivadas del pago de Nómina.

Responsabilidades:

a) Mantener actualizadas y homologadas las bases de datos de Nómina, SUA e IMSS-INFONAVIT. b) Presentar en tiempo y forma los avisos de movimientos generados por la administración de personal. c) Asegurar el cálculo correcto de los conceptos de Nómina. d) Generar y enviar oportunamente los reportes de Nómina a contabilidad y a los proveedores de servicio de prestaciones de previsión social. e)

Custodiar y actualizar los expedientes de personal.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

ELABORACIÓN DE NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NÓMINA Y PAGO DE SUELDOS

OBJETIVO

Revisión del registro de asistencia, así como de las incidencias que influyen en el proceso para efectuar el pago de la Nómina (semanal-quincenal).

POLÍTICAS

-

El sistema de nómina, el catálogo de puestos y el tabulador de sueldos serán las herramientas fundamentales para calcular y determinar los sueldos.

-

El pago por concepto de tiempo extraordinario del personal que presta sus servicios después de su jornada de trabajo debe ser autorizado por el encargado del área correspondiente.

-

Los movimientos que se efectúan para la preparación de la nómina se realizan con tres días antes a la fecha de pago, en caso de que la

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

documentación se presente posterior al cierre y anterior al día de pago, será considerada en el siguiente periodo. -

Los días de pago serán los viernes de cada semana en el caso de la nómina semanal y los días 15 y ultimo de cada mes (28, 29, 30 0 31) o el día hábil inmediato anterior cuando estas fechas correspondan a días de descanso o festivos.

-

Las altas de personal, promociones e incrementos a los sueldos deberán ser notificados por el Analista de Sueldos y Capacitación, previamente autorizados por el responsable del área así como el responsable del departamento de Recursos Humanos.

-

Todos los descuentos o pagos extraordinarios a realizar deberán estar soportados por documentación oficial previamente autorizados por el responsable.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NOMINA Y PAGO DE SUELDOS

Núm. Actividad

1

Responsable

Descripción

Analista de Nómina

Recibe

del

Humanos

el

Analista

de

formato

(semanal-quincenal),

así

Recursos

“Incidencias“ como

la

autorización de pagos extraordinarios.

2

Analista de Nómina

Captura en el sistema de nómina los movimientos de altas, bajas, cambios de sueldo, puesto etc, así como los pagos

extraordinarios

previamente

autorizados. 3

Analista de Nómina

Verifica que los registros capturados sean correctamente registrados.

4

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

Analista de Nómina

Captura

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los

descuentos

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

correspondientes verifica

que

(deducciones) sean

y

correctamente

registrados. 5

Analista de Nómina

Procede a cerrar la nómina.

6

Analista de Nómina

Imprime el reporte “reporte de nómina”.

7

Analista de Nómina

Notifica y entrega al Departamento de Cuentas por Pagar el “Reporte de Nómina” para realizar los depósitos en las

tarjetas

de

nómina

de

cada

trabajador. 8

9

Departamento Cuentas Notifica al

Analista de Nómina el

por Cobrar

depósito de la nómina.

Analista de Nómina

Imprime los comprobantes de pago del periodo, con el desglose y descripción de las percepciones y deducciones en el periodo correspondiente.

10

Analista de Nómina

Hace entrega del recibo de nómina a los trabajadores. Fin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NOMINA Y PAGO DE SUELDOS

ANALISTA DE NÓMINA

DEPARTAMENTO CUENTAS POR PAGAR

Inicio Recibe del Analista de Recursos Humanos el formato “Incidencias“ (semanal-quincenal), así como la autorización de pagos extraordinarios. Captura en el sistema de nómina los movimientos de altas, bajas, cambios de sueldo, puesto etc, así como los pagos

extraordinarios

previamente

autorizados. A

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 10

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

A

Verifica que los registros capturados sean correctamente registrados.

No

¿Es correcto?

Si

Captura

los

correspondientes verifica

que

descuentos (deducciones)

sean

y

correctamente

registrados.

No

¿Es correcto? Si

Procede a cerrar la nómina.

Imprime

el

reporte

“Reporte

de

Nómina”. B

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

B

Notifica y entrega al Departamento de Cuentas por pagar el “Reporte de Nómina” para realizar los depósitos en las tarjetas de

nómina de cada

trabajador. Notifica al Analista de Nómina el depósito de la nómina.

Imprime los comprobantes de pago del

periodo,

con

el

desglose

y

descripción de las percepciones y deducciones

en

el

periodo

correspondiente.

Hace entrega del recibo de nómina a los trabajadores.

Fin

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FINIQUITOS AL PERSONAL QUE CAUSA BAJA

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO FINIQUITOS AL PERSONAL QUE CAUSA BAJA

OBJETIVO

Calcular y elaborar en términos de Ley, el finiquito del personal dado de baja y realizar el trámite correspondiente para su pago.

POLÍTICAS

-

La Ley Federal de Trabajo, La Constitución Política de los Estados Unidos, La Ley del Seguro Social, La Ley del Impuesto Sobre la Renta y el Reglamento Interior de Trabajo, serán la base legal para calcular y otorgar el finiquito correspondiente.

-

Todo personal que cause baja de la organización Fibremex S.A. de C.V. les corresponderá recibir su finiquito por el tiempo de servicio prestado en esta

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organización. -

Asesorar e informar al personal que causo baja sobre el finiquito que les corresponde.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO FINIQUITOS AL PERSONAL QUE CAUSA BAJA

Núm. Actividad

1

Responsable

Descripción

Analista de Nómina

Recibe

del

Analista

de

Recursos

Humanos, la relación del personal que causa baja de la organización. 2

Analista de Nómina

Calcula

y

elabora

el

finiquito

correspondiente a través del sistema de nómina. 3

Analista de Nómina

Verifica que los cálculos sean correctos y autorizados por el responsable del Departamento de Recursos Humanos.

4

Analista de Nómina

Imprime comprobante de pago a través del formato “recibo de nomina” que expide el sistema de nómina.

5

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

Analista de Nómina

Solicita al Departamento Cuentas por

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Pagar el cheque por el monto del finiquito. 6

Departamento Cuentas Facilita cheque al Analista de Nómina por Pagar

por el monto solicitado anexando póliza del cheque.

7

Analista de Nómina

Hace entrega del cheque al trabajador por concepto de liquidación o finiquito, recaudando firma de conformidad en póliza y “recibo de nómina”.

8

Analista de Nómina

Comprueba el pago al Departamento de Contabilidad, a través de una copia del formato “recibo de nómina” y anexa póliza del cheque y firma del trabajador.

9

Analista de Nómina

Archiva comprobantes de pago con firma de conformidad en expediente del personal que ha causado baja. Fin

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO FINIQUITOS AL PERSONAL QUE CAUSA BAJA

ANALISTA DE NÓMINA

DPTO CUENTAS POR PAGAR

INICIO Recibe del Analista de Recursos Humanos, la relación del personal que causa baja de la organización. Calcula

y

elabora

el

finiquito

correspondiente a través del sistema de nómina. Verifica correctos

que y

responsable

los

cálculos

autorizados del

sean

por

el

Departamento

de

Recursos Humanos. A

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 18

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

A

¿Es correcto? Si

Imprime comprobante de pago a través del formato “recibo de nomina” que expide el sistema de nómina.

Solicita al Departamento Cuentas por Pagar el cheque por el monto del finiquito.

Facilita cheque al Analista de Nómina por el monto solicitado anexando póliza del cheque. Hace entrega del cheque al trabajador por concepto de liquidación o finiquito.

Recaudando firma de conformidad en póliza y “recibo de nómina”. B

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AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

B

Comprueba el pago al Departamento de Contabilidad, a través de una copia del formato “recibo de nómina” y anexa póliza del cheque y firma del trabajador.

Archiva comprobantes de pago con firma de conformidad en expediente del personal que ha causado baja.

Fin

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 20

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

AVISOS AL PORTAL IDSE

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 21

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ALTA, BAJA MODIFICACION DE SUELDO EN IDSE

OBJETIVO

Mantener informado al sistema del Seguro Social IDSE acerca de los movimientos y cambios del personal que labora en la organización.

POLÍTICAS

-

El movimiento de ALTA o REINGRESO, es el aviso que la empresa Fibremex S.A. de C.V. debe presentar al Instituto Mexicano del Seguro Social, por los trabajadores que se reincorporan a la organización y adquieren el derecho de estar sujetos al régimen del Seguro Social.

-

Este movimiento se debe presentar dentro de los cinco días hábiles contados a partir de la fecha del inicio de la relación laboral. No obstante lo anterior, la inscripción podrá realizarse el día hábil anterior al inicio de la relación laboral.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 22

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-

El movimiento de MODIFICACIÓN DE SALARIO, es el aviso que la empresa con razón social de Fibremex, debe presentar al Instituto, por las variaciones que sufre el salario diario base de cotización de sus trabajadores inscritos en el régimen del Seguro Social.

-

Se debe presentar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que ocurrió la modificación, no obstante lo anterior, los avisos podrán presentarse, el día hábil anterior a la fecha en que surta efectos la modificación.

-

En

el

caso

de

movimientos

de

SALARIOS

VARIABLES

o

MODIFICACIONES BIMESTRALES, los avisos se deben presentar dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, las modificaciones del salario del bimestre anterior. Los avisos llevarán por fecha el día primero del mes siguiente al bimestre en que ocurrió la modificación. -

El MOVIMIENTO DE BAJA, es el aviso que la empresa debe presentar al Instituto Mexicano del Seguro Social, por la terminación de la relación laboral del trabajador en la organización, con lo cual termina su obligación de tenerlo inscrito en el régimen del Seguro Social.

-

El aviso de movimiento de baja debe presentarse en el plazo de cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha en que se dé el supuesto respectivo.

-

Los movimientos de BAJA que se realicen fuera del plazo establecido en

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 23

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

la Ley, surtirán efecto a partir de la fecha de presentación.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 24

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ENVIO DE MOVIMIENTOS DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES DE SUELDO AL PORTAL IDSE

Núm. Actividad

1

Responsable

Analista

de

Descripción

Recursos Envía notificación al Analista de Nómina

Humanos

de movimiento cuando se trate de altas o bajas de trabajadores a través del formato “administración del personal”.

2

Analista de Sueldos

Envía notificación de modificación de sueldo

al

previamente encargado

Analista

de

autorizado del

Nómina por

el

Departamento

de

Recursos Humanos y del encargado del área. 3

Analista de Nómina

Captura

en

el

sistema

IDSE

el

movimiento solicitado, dentro de los términos del Instituto del Seguro Social.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 25

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

4

Analista de Nómina

Verifica la aceptación del movimiento a través

del

portal

del

Instituto

y

resguarda el documento oficial expedido por el mismo portal. Fin

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 26

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ENVIO DE MOVIMIENTOS DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES DE SUELDO AL PORTAL IDSE

ANALISTA DE RH

ANALISTA DE NÓMINA

ANALISTA DE SUELDOS

INICIO Envía

notificación

INICIO al

Envía

notificación

de

Analista de Nómina de

modificación de sueldo

movimiento cuando se

al Analista de Nómina

trate de altas o bajas de

previamente autorizado

trabajadores a través del Captura en el sistema por el encargado del formato

“administración IDSE

del personal”.

el

movimiento Departamento

de

solicitado, dentro de los Recursos Humanos

y

términos del Instituto del del encargado del área. Seguro Social

B

A

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 27

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

A

B

Verifica la aceptación del movimiento a través del portal

del

Instituto

y

resguarda el documento oficial expedido por el mismo portal.

No

Es correcto Si

Fin

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 28

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ENVIO DE MOVIMIENTOS DE SALARIOS VARIABLES O MODIFICACIONES BIMESTRALES

Núm. Actividad

1

Responsable

Descripción

Analista de Nómina

Descarga

archivo

“modificación

de

sueldos” que proporciona el sistema de nómina con los cálculos de

salarios

integrados. 2

Analista de Nómina

Verifica los cálculos arrojados por el sistema de nómina.

3

Analista de Nómina

Envía archivo a través del portal IDSE.

4

Analista de Nómina

Verifica

la

aceptación

de

los

movimientos, al día siguiente en que fueron enviados los movimientos a través del portal del Instituto. 5

Analista de Nómina

Guarda documento oficial expedido por el IMSS.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 29

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

Fin

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 30

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ENVIO DE MOVIMIENTOS DE SALARIOS VARIABLES O MODIFICACIONES BIMESTRALES

ANALISTA DE NÓMINA

INICIO Descarga archivo “modificación de sueldos” que proporciona el sistema de

nómina

con

los

cálculos

de

salarios integrados.

Verifica los cálculos arrojados por el sistema de nómina.

Es correcto

A

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 31

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

A Si

Envía archivo a través del portal IDSE.

Verifica

la

aceptación

de

los

movimientos, al día siguiente en que fueron enviados los movimientos a través del portal del Instituto.

No

Es correcto Si

Guarda documento oficial expedido por el IMSS

FIN

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 32

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA ÚNICO DE AUTODETERMINACIÓN (SUA)

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 33

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA ÚNICO DE AUTODETERMINACIÓN (SUA)

OBJETIVO

Mantener alimentado y actualizado el Sistema SUA con altas, bajas modificaciones de sueldo, para generar y facilitar el pago oportuno de cuotas obrero – patrón y sistema Infonavit.

POLÍTICAS

-

Deberá sujetarse a lo establecido en la Ley del Seguro Social. Para efectos de realizar movimientos de alta, baja, modificaciones, créditos, incapacidades o ausentismos.

-

Verificar que todo movimiento haya sido aceptado por el Instituto a través del IDSE.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 34

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA ÚNICO DE AUTODETERMINACIÓN (SUA)

Núm. Actividad

1

Responsable

Descripción

Analista de Nómina

Recibe del portal IDSE del Instituto Mexicano

del

autorización

Seguro de

Social,

determinado

movimiento (alta, baja, modificaciones). 2

Trabajador acreditado

Notifica el crédito Infonavit al Analista de Nómina a través del aviso de retención o a través de la emisión bimestral “EBA” que emite el IMSS.

3

Analista de Seguridad e Notifica Higiene

al

Analista

de

Nómina,

incapacidades reportadas al momento y sus generalidades que conforman el formato “control de incapacidades”

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 35

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

4

Analista

de

Recursos Reporta

Humanos

ausentismos

justificados

e

injustificados al Analista de Nómina quien recibe el aviso por medio del formato “incidencias”

5

Analista de Nómina

Ingresa al sistema SUA.

6

Analista de Nómina

Captura el movimiento

7

Analista de Nómina

Verifica el movimiento FIN

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 36

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PÁGINA Actualización Sep. 2013

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN AL SISTEMA ÚNICO DE AUTODETERMINACIÓN (SUA)

ANALISTA DE

TRABAJADOR

ANALISTA DE

NÓMINA

ACREDITADO

SEGURIDAD

ANALISTA DE R.H.

INICIO

Recibe en IDSE autorización

de

determinado movimiento.

Notifica crédito Infonavit Notifica

A

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

incapacidades

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 37

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

A Notifica Ingresa al sistema

ausentismo

SUA

Captura movimientos

Verifica movimientos

Es correcto

FIN

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 38

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

XI.

Resultados obtenidos

Se elaboro un manual de procedimientos para el Analista de Nómina el cual es perfectible y está sujeto a la revisión y aprobación de la empresa. El objetivo del manual es ser una herramienta de apoyo para que el Analista de Nómina cuente con una herramienta escrita a la cual recurrir en caso de tener alguna duda acerca de sus funciones. Este manual se elabora en una primera fase y será sujeto a ampliarse al detalle que sea necesario una vez que sea revisado por la compañía de acuerdo a las observaciones y sugerencias que en su caso indique la empresa.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 66

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

XII.

Conclusiones y recomendaciones

La elaboración de la nómina es un procedimiento que plasma los procesos y cálculos de pago por conceptos originados por los servicios prestados de los empleados que laboran para la organización, estos conceptos están determinados de acuerdo a las políticas internas así como leyes, convenios y contratos establecidos.

Es importante que a este proceso y los que tengan relación con el mismo sean plasmados en un documento que ordene las actividades en una secuencia lógica y que sirvan de apoyo al personal responsable de llevar a cabo estas actividades.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez 67

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

XIII. Anexos FORMATO “INCIDENCIAS QUINCENALES” AÑO

INFORMACION PERSONAL NO.

Nombre

TOTAL PRIMA Dobles Triples BONO BONO DOMINICAL PUNTUALIDAD DESEMPEÑO

SUPERVISIÓN

Elaboro:

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

QUINCENA

TIEMPO EXTRA

LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

NO.

MES

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

Reviso:

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

PERIODO

OBSERVACIONES

FORMATO INCIDENCIAS SEMANALES

Operador

SEMANA BONO PUNTUALIDAD

Nomina

LINEA

L M M J V S D

Area de Trabajo

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

CLASE

Se otorga

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

BONO DESEMPEÑO Se otorga

Observaciones

FORMATO ALTAS DE PERSONAL

No. Emp

Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombre

NSS

CURP

RFC

Sueldo Mensual

Puesto

Fecha de Nacimiento

Lugar de Nacimiento

Fecha Ingreso

Dirección

Tel. Casa

Celular

Tel. Emergencia

Grupo S.

FORMATO BAJAS DE PERSONAL

No. Emp

Apellido Paterno

Apellido Materno Nombre NSS CURP RFC Sueldo Mensual Puesto

Fecha de Nacimiento

Lugar de Nacimiento

Fecha Ingreso Fecha Baja

FORMATO CONTROL DE INCAPACIDADES

NUM

NOMBRE

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

DEPTO

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

UBICACIÓN

RAMO

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

FOLIO

DIAS

FECHA INICIO

FECHA FIN

CONTROL

CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LOS PROCEDIMIENTOS DE CADA OPERACIÓN

La información se llevara en forma narrativa y secuencial para cada una de las operaciones que se realizan especificando las respuestas de cada una de las siguientes preguntas tales como: GERENCIA: ________________________________________________________________ CARGO: ________________________________________________________________ ¿En que consiste? ________________________________________________________________ ¿Cuándo se ejecuta la operación? ________________________________________________________________ ¿Cómo se ejecuta la operación? ________________________________________________________________ ¿Donde se ejecuta la operación? ________________________________________________________________ ¿Con qué se ejecuta la operación? ________________________________________________________________ ¿En cuánto tiempo se realiza la ejecución u operación?

________________________________________________________________

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.

XIV. Bibliografía

José Palma, “Manual de procedimientos” [en línea], disponible en:

http://www.ilustrados.com/manuales3/trabajos.htm [Consulta: 29 agosto 2013]

Gómez Ceja, Guillermo, “Planeación y organización de empresas”, México, Octava edición, Mc Graw Hill, año 1995.

García Martínez, Munch Galindo, “Fundamentos de administración”, México, Quinta Edición, año: 2004.

ELABORO: Rosa Romero Ayala.

REVISO: LAI José de Jesús Sánchez

AUTORIZO: C.P. Ricardo Ramírez Huerta.