U.T. 7.- LOS PAPELES DE TRABAJO 

Estructura de Contenidos

7.1. INTRODUCCIÓN 7.1.1. Concepto de PT 7.1.2. Los objetivos de los PT 7.1.3. El contenido de los PT 7.1.4. Las características de los PT 7.2. LA ORGANIZACIÓN DE LOS PT 7.2.1. Tipos de papeles de trabajo 7.2.2. Índices de las hojas de trabajo 7.2.3. Referencias y marcas 7.2.4. La supervisión de los PT 7.2.5. Los archivos: permanente y general 7.3. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS PT 7.1. INTRODUCCIÓN El auditor, en su informe, expresa una opinión que debe estar documentada. En el desarrollo de su trabajo maneja documentos y registros que son propiedad de la empresa y que debe devolver una vez haya finalizado su examen. El auditor no puede retener en su memoria todos los datos observados y exámenes realizados por lo que debe tomar nota escrita del trabajo que ha efectuado y con el cual se ha formado la opinión emitida. Esta constancia escrita son los papeles de trabajo.

7.1.1.

Concepto de P.T.

Los P.T. son los registros que prepara el auditor y en los que deja constancia del trabajo realizado, de la información que ha recopilado y de los métodos, procedimientos y pruebas efectuadas junto con las conclusiones que ha obtenido.

7.1.2.

  

Los objetivos de los P.T.

Recoger la evidencia obtenida en la ejecución del trabajo, así como de los medios por los que el auditor ha llegado a formar su opinión. Ser útiles para poder efectuar la supervisión del trabajo realizado por el equipo de auditoría, que realizará el auditor. Ayudar al auditor en la ejecución de su trabajo. - 47 -

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  

Ser útiles para realizar futuras auditorías (perfeccionamiento). Hacer posible que cualquier persona con experiencia pueda supervisar la actuación realizada. Prueba legal de la calidad del trabajo.

7.1.3.

El contenido de los P.T.

Según el ICAC los P.T. deben contener la siguiente información: a) Copia de los Estatutos de la Sociedad y cualquier otro documento de naturaleza jurídica en relación con su regulación y funcionamiento legal. b) Constancia del Proceso de Planificación y de los Programas de Auditoría. c) Constancia del estudio y evaluación del sistema de control interno contable mediante descripciones narrativas, cuestionarios, flujogramas, o una combinación de éstos. d) Los principios contables y criterios de valoración seguidos. e) Conclusiones alcanzadas por el auditor en relación con los aspectos significativos de la auditoría, incluyendo cómo han sido resueltos o tratados los asuntos excepcionales y salvedades puestas de manifiesto a través de la auditoría. f) Una copia de las cuentas anuales auditadas y del informe de auditoría. g) Constancia de la naturaleza, momento de realización y amplitud de las pruebas efectuadas; incluyendo los criterios utilizados para la selección y determinación de las muestras, el detalle de las mismas y los resultados obtenidos. h) Confirmaciones o certificaciones recibidas por 3º. i) Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados. j) Constancia de que el trabajo realizado por los ayudantes ha sido supervisado y revisado. k) Extractos de las Actas de las Juntas de Accionistas, Consejo de Administración y otros órganos de dirección o vigilancia.

7.1.4. Las características de los PT Los PT han de ser lo suficientemente claros para permitir que un auditor, sin previo conocimiento de esa auditoría, pueda seguir las incidencias del trabajo y comprobar que la auditoría se ha realizado conforme a las Normas Técnicas. Los PT deben ser completos, claros y concisos.

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 Completos: Se consideran completos cuando aparece el trabajo realizado, el

alcance del servicio profesional encomendado, identifican los auditores que efectuaron y supervisaron el trabajo, muestran las fechas en que se realizó y supervisó, expresan las conclusiones y el origen de las informaciones que contienen.

 Claros: Los PT deben estar escritos de tal manera que un auditor que no esté

realizando el trabajo pueda entenderlos y obtener las conclusiones válidas. Para que los PT sean comprensibles han de reunir ciertos requisitos mínimos: Letra legible y redacción comprensible, explicaciones adecuadas. Uniformidad en cuanto a la apariencia y tamaño subrayando y resaltando los textos importantes. Nombres propios correctos (personas, sociedades, lugares, marcas, etc.). Sistema de referencias y marcas, simple y reducido, con las oportunas explicaciones.

 Concisos: La elaboración de los PT deben contener lo esencial, eliminando lo superfluo.

7.2. LA ORGANIZACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO El auditor es el que organiza los P.T. A lo largo de su trabajo tiene que preparar una gran variedad de papeles, pero no todos los genera él, sino que pueden provenir de terceros (circularización, confirmaciones, etc.) o de la propia empresa. Es interesante para el auditor llegar a un acuerdo con el cliente para que el personal de la empresa colabore en la preparación de los P.T. y que, una vez revisados y verificados, tienen el mismo carácter que los preparados por él o su equipo. Como puede haber gran diversidad de papeles, conviene establecer una serie de normas que faciliten el acceso y el uso de la información (índices, referencias y marcas).

7.2.1. Tipos de papeles de trabajo Los tipos de P.T. más utilizados generalmente son: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de pruebas efectuadas, conclusiones obtenidas, confirmaciones de terceros, documentos significativos (escrituras, contratos, extractos, etc.) documentos contables, y cualquier otro documento. Para recoger gran parte de la información que el auditor utiliza se crean las hojas o cédulas de trabajo y memorandos. Las hojas o cédulas de trabajo son de diversos tipos y tamaños, según la información que contienen. Estas deben reunir los siguientes requisitos:

   

Nombre de la empresa-cliente. Breve descripción del propósito de la hoja de trabajo. Fecha de realización. Identificación de la persona o personas que lo han preparado. - 49 -

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  

Índice. Una referencia a la obtención de información que contiene. Evidencia de haber sido supervisado si lo ha realizado un colaborador o ayudante.

Se pueden distinguir tres clases de hojas de trabajo secuenciales: 1.- Hojas de Trabajo Base: Recogen el sumario de todas las cuentas de un área o sección. Sirven para soportar todas las áreas del Balance y de la Cuenta de Resultados. 2.- Hojas de Trabajo Resumen: En ellas se plasman la composición de una de las cuentas de un área o sección. Soportan las hojas de trabajo base. 3.- Hojas de Trabajo de detalle: Se detallan aspectos de las hojas de trabajo resumen y sirven de soporte a éstas.

La forma de preparar estas hojas va de lo general a lo particular.

Modelo de una Hoja de trabajo base

MEM- CLIENTE ________ ÍNDICE _________ BRE- FECHA: Preparado por_____ Fecha ____ TE ÁREA: Revisado por _____ Fecha ____ AJUSTES INMOVILIZADO

REFEREN CIA PT

EJERCICIO EJERCICIO N-1 N

D

H

RECLASIFICACIÓN

D

SALDO AJUSTADO

H

D

H

Modelo de Hoja de Trabajo Resumen MEM- CLIENTE ________ ÍNDICE _________ BRE- FECHA: Preparado por_____ Fecha ____ TE CTA: Revisado por _____ Fecha ____

CÓDIGO CUENTA

Inmovilizado MATERIAL

REF . PT

EJERCICIO N-1

AUMENTOS

DISMINUCIONES

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AJUSTES Y TRASPA- SALDO RECLASIFICACIONES SOS CIERRE D H

SALDO AJUSTADO D

H

Modelo de Hoja de Trabajo de Detalle MEM- CLIENTE ________ ÍNDICE _________ BRE- FECHA: Preparado por_____ Fecha ____ TE ELEMENTO: Revisado por _____ Fecha ____

CÓDIGO

ELMENTOS DE TRANSPORTE

7.2.2.

FECHA DE ADQUISICIÓN

IVA COSTE

%

TOTAL

CUOTA

ALTA

BAJA

Índices de las hojas de trabajo

Los índices son los símbolos que se escriben en los P.T. para su fácil manejo y organización. Generalmente se utilizan códigos alfanuméricos de una o dos letras y números, según el desglose necesario. Los modelos de índices pueden variar dependiendo del criterio del auditor. Uno de los tipos es el siguiente: Estados financieros que se correspondan con las letras del abecedario en orden ascendente: el activo con una letra, el pasivo con dos (la misma repetida) y la cuenta de resultados con números.

Ejemplo de Índice de los PT CONCEPTOS

ÍNDICES

Balance de Situación

B/S

Accionistas por desembolsos no exigidos Gastos de establecimiento Inmovilizado inmaterial Inmovilizado material Inmovilizado financiero Acciones propias Gastos a distribuir en varios ejercicios Existencias Deudores Inversiones financieras temporales Tesorería Ajustes por periodificación

A B C D E F G H I J K L

Capital Suscrito Prima de emisión Reservas Resultados de ejercicios anteriores Pérdidas y Ganancias

AA BB CC DD EE - 51 -

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SALDO

Dividendos a cuenta Ingresos a distribuir en varios ejercicios Provisiones para riesgos y gastos Acreedores a largo plazo Emisión de obligaciones y otros valores negociables Deudas con entidades de crédito Deudas con empresas del grupo y asociadas Acreedores comerciales Otros acreedores Provisiones para operaciones de tráfico Ajustes por periodificación

FF GG HH II JJ KK LL MM NN OO PP

CUENTA DE RESULTADOS Reducción de existencias Aprovisionamientos Gastos de personal Dotación amortizaciones inmovilizado Variación de provisiones de tráfico Otros gastos de explotación Gastos financieros y asimilados Variación de provisiones de I.F.

1 2 3 4 5 6 7 8… etc…

7.2.3. Referencias y Marcas Las referencias tienen por objeto relacionar los datos entre diferentes hojas de trabajo para verificar su corrección. Algunos ejemplos para referenciar áreas podrían ser las siguientes: Ejemplo: Sea la hoja de trabajo resumen de Tesorería la K. Se crea una hoja de detalle para cada cuenta de la hoja de resumen. Tendremos K-1 Caja, K-2 Bancos c/c, etc. Suponer que el análisis de Bancos c/c precisa más detalle, porque existen varias cuentas abiertas en diferentes entidades. El detalle puede ser: K-2 Banco A 1

sigue:

K- 2 Banco B 2

K- 2 Banco C 3

Si en una misma entidad tiene más de una cuenta podría detallarse como

K- 2 Cuenta nº 1 1- 1

K- 2 Cta. Nº 2 1–2

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K- 2 Cta. Nº 3 1–3

MM es la hoja de trabajo resumen del área de Acreedores. Suponer que se compone de las tres cuentas siguientes: MM-1 Anticipos MM-2 Proveedores MM-3 Proveedores, E.C. Pagar La cuenta de Proveedores puede tener el detalle siguiente: MM-2 Proveedores nacionales 1

MM-2 Proveedores extranjeros 2

Y el detalle de proveedores nacionales el siguiente: MM-2 Zona A 1- 1

MM-2 Zona B 1–2

MM-2 Zona C 1–3

Las marcas de comprobación, tildes o ticks son símbolos usados para evidenciar y explicar el trabajo realizado. Las marcas deben ser simples y sencillas, usando siempre las mismas, en algún color vistoso para su fácil localización y sin cargar demasiado la hoja de trabajo. Nunca han de dar lugar a más de una interpretación en la misma hoja de trabajo. Ejemplos de marcas pueden ser: Elementos Documentos Cifras Pruebas Puntos débiles Notas Verificaciones

Símbolos ©    (1 (2 (3 1· 2· 3·     

Algunos ejemplos de marcas de verificación o “ticks” 

: Para indicar que se trata de una suma de varios datos ya comprobados.

 : Para indicar que se ha revisado ese dato o de qué fuente se ha obtenido. T: Verificados cálculos. Para indicar que esa operación matemática ha sido realizada por el auditor.

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7.2.3. La Supervisión de los PT La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los profesionales del equipo de auditoría para lograr los objetivos del examen. El objetivo de la revisión es determinar si el trabajo se ha efectuado adecuadamente y si con él pueden alcanzarse las conclusiones inicialmente esperadas; es decir, si es suficiente para sostener la opinión del auditor. El grado de supervisión depende de las características del trabajo y capacitación profesional del equipo de auditores. La revisión puede realizarse en diferentes grados dependiendo de quién la lleve a cabo y la extensión de la misma. En la revisión inicial o primaria (que es completa y realizada por el encargado o gerente) el revisor ha de firmar o poner sus iniciales en todos los PT y la fecha. Si se usan iniciales en alguna parte destacada del archivo figurará el nombre completo para identificar quién lo ha realizado. En la revisión secundaria (que se realiza solo de partes importantes y es realizada por el socio) no es necesario poner firma y fecha o iniciales en todos los papeles, sino en la carpeta que los contiene.

7.2.4.

Los archivos permanente y general

Según las NT sobre ejecución del trabajo los auditores deben conservar los documentos de trabajo que pueden constituir las debidas pruebas de su actuación. El auditor en el desarrollo de su trabajo genera PT y obtiene documentación (de la empresa o de terceros) que debe recopilar y archivar adecuadamente. Se suelen distinguir dos clases de archivos según la documentación que contienen que son: archivo permanente y archivo general, de ejercicio o temporal.

 Archivo Permanente: Es un conjunto coherente de documentación que contiene información de interés permanente y susceptible de tener incidencia en auditorias posteriores.

 Archivo general, de ejercicio o temporal: Es un conjunto coherente de documentación, que contiene información relativa a las cuentas anuales sujetas a auditoría en el ejercicio en cuestión.

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Modelo de Archivo Permanente

ARCHIVO PERMANENTE (AP) A – DATOS GENERALES A1 – Datos del cliente A2 – Historia y descripción del negocio A3 – Actividad de la empresa A4 – Ubicación física A5 – Organigrama con responsabilidades A6 – Composición del Consejo de Administración A7 – Autorización de firmas y límites A8 – Asesores externos B – DOCUMENTOS IMPORTANTES B1 – Escritura de Constitución B2 – Estatutos y modificaciones B3 – Actas de la Junta General de Accionistas y del Consejo de Admón. B4 – Poderes B5 – Contratos: leasing, préstamos, royalties, asistencia técnica, comisiones, etc. B6 – Pólizas de seguros B7 – Permisos, licencias, etc. C – INFORMACIÓN CONTABLE Y OTROS DATOS C1 – Plan de cuentas y descripción del sistema contable C2 – Principios y normas contables generalmente aceptadas y normas de valoración. C3 – Procedimientos de control interno C4 – Correspondencia y entrevistas de interés C5 – Balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias y memoria C6 – Evolución del capital y reservas C7 – Evolución de dividendos C8 - Ratios financieros D – INFORMACIÓN COMERCIAL Y VARIOS D1 – Descripción de proceso de producción y/o servicios D2 – Métodos de venta y cobro D3 – Clientes y proveedores más importantes D4 – Empresas asociadas D5 – Características del sector D6 – Planes de pensiones D7 – Formación y promoción del personal

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Modelo de Archivo General

ARCHIVO GENERAL (AG)

A – INFORMACIÓN GENERAL A1 – Carta de encargo A2 – Planificación inicial de la auditoría A3 – Estados financieros completos A4 – Principios y normas contables A5 – Plan global de auditoría A6 – Confirmaciones: abogados, asesores, seguros, etc.… A7 – Ajustes y reclasificaciones A8 – Hechos posteriores A9 – Recomendaciones A10 – Carta de la gerencia A11- Presupuestos y tiempos: facturación A12- Informe de auditoría B – INFORMACIÓN FINANCIERO CONTABLE B1 – Resúmenes de balances de situación y cuentas de resultados. B2 – Programa de auditoría B3 – Pruebas sobre control interno B4 – Hojas de trabajo base, de resumen y de detalle por áreas:

         

Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero Existencias Clientes Tesorería Recursos propios Proveedores Hacienda Pública Cuenta de Resultados

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7.3. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS PT La propiedad de los PT es del auditor que debe de custodiarlos y conservarlos y mantener el secreto profesional. Los PT no podrán ser mostrados a terceros salvo autorización expresa del cliente o los casos previstos en la LAC, según los cuales podrán acceder a la documentación: -

El ICAC a efectos de ejercer el control técnico correspondiente. Quienes resulten designados por resolución judicial. Quienes estén autorizados por la ley.

Conservación: Las NT determinan que los PT no deben destruirse antes de haber transcurrido el tiempo preciso para satisfacer las exigencias legales y las necesidades de la práctica profesional, establecida en 5 años; el plazo puede extenderse en caso de reclamación, juicio o litigio en que los PT constituyen elemento de prueba, hasta la finalización del proceso (resolución o sentencia firme).

ACTIVIDADES DE APOYO 1.- ¿Para qué valen los PT? 2.- Describe qué son los PT y los requisitos que deben cumplir. 3.- ¿Cómo se define los PT de auditoría? 4.- ¿Cuáles son los grados de supervisión de los PT y cuál es la extensión de cada uno? 5.- ¿Consideras que cualquier interesado en cualquier circunstancia puede tener libre acceso a los PT del auditor? Razona la respuesta. 6.- ¿Por qué es necesario establecer un sistema de índices y referencias en los PT? 7.- Define qué son hojas de trabajo base, de resumen y de detalle.

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SUPUESTO 7.1.

El inventario de mobiliario del Balance de Situación de la empresa LEALBEST, S.A. al 31 de diciembre de 2010 presenta el siguiente detalle en su comprobación: MOBILIARIO:

60.521’91 €

Mesas de despachos ……….……………..……29.750’09 Mesa Gerente...………….7.152’04 Mesa Dr. Financiero...3.906’57 Mesa Dr. Personal……… 3.906’57 Mesas oficinas………….. 3.005’06 Mesa angular…………. 3.005’06 Mesa ordenador ……… 8.414’16 Mesa hall……………………. 360’61 Sillas ………………………………….…3,425’76 Sillas despachos ……2.704’55 Sillas oficinas ………..721’21 Sofas Hall ……………………….…….1.202’02 Mural Hall ………………………………3.005’06 Archivador general ……………18.818’21 Caja fuerte …………………………. 5.108’06 Estantería vitrina ……………...7.212’14

Elabora el índice del mobiliario y el de los desgloses correspondientes

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