2013 - 2014

Manual de usuario eFact “Facturación Electrónica” “Modulo Facturación”

WWW.EFACT.COM.MX DEVELOPMENT & CONSULTING STRATEGIES S DE RL.

1

INDICE 1. ACCESO AL SISTEMA. 1.1. INGRESE SUS DATOS. 2. PANTALLA PRINCIPAL EFACT 3. AGREGAR UN NUEVO CLIENTE 3.1. REGISTRAR DATOS FISCALES. 4. REGISTRAR PRODUCTOS, SERVICIOS O CONCEPTOS A FACTURAR. 4.1. REGISTRAR CONCEPTOS. 5. GENERAR FACTURA ELECTRÓNICA. 5.1. PANTALLA GENERAL PARA GENERAR SUS CFDI. 5.2. TIPO DE DOCUMENTO. 5.3. METODO DE PAGO. 5.4. CONDICIONES DE PAGO. 5.5. SELECCIONE SU CLIENTE. 5.6. AGREGAR OBSERVACIONES, DESCUENTO Y NUMERO DE CUENTA. 5.7. SELECCIONE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS A FACTURAR. 5.8. AGREGAR CANTIDAD, PRECIO E IMPUESTOS. 5.9. FINALICE SU FACTURA ELECTRONICA. 5.10.

GUARDAR, TIMBRAR, GENERAR PDF Y ENVIAR EMAIL.

6. CANCELAR FACTURA ELECTRÓNICA. 6.1. BUSCADOR DE DOCUMENTOS. 6.2. SELECCIONE LA FACTURA ELECTRONICA. 7. SALIR DEL SISTEMA. 8. DIRECTORIO DE ARCHIVOS XML Y PDF.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

2 ACCESO AL SISTEMA. Para ingresar a su sistema eFact Facturación Electrónica, tiene que presionar doble clic sobre el icono de acceso directo a la aplicación.

INGRESE SUS DATOS. Para poder tener acceso a su sistema usted tiene que ingresar el nombre de usuario y contraseña registrada con anterioridad. Al iniciar su sistema por primera vez el Nombre de usuario= A y Contraseña= A, para poder tener acceso presionamos el botón Aceptar

PANTALLA PRINCIPAL EFACT

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

3 AGREGAR UN NUEVO CLIENTE Para poder agregar un nuevo cliente, usted tiene que ingresar al menú operaciones seleccionar la opción clientes y posteriormente tendrá que dar un clic en la imagen catálogo de clientes.

REGISTRAR DATOS FISCALES DE LOS CLIENTES. En la presente pantalla usted tiene que ingresar los datos fiscales de los clientes, los datos requeridos de manera obligatoria por el SAT son los siguientes:

Nombre o Razón Social, RFC, Calle, Núm. Exterior, Colonia, Municipio, Estado, País, Código Postal, una vez llenados los campos anteriores para agregar el cliente pulse el boton “Guardar”.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

4 REGISTRAR PRODUCTOS, SERVICIOS O CONCEPTOS A FACTURAR. Para registrar los conceptos a incluir en su factura electrónica, tiene que ingresar al menú “OPERACIONES”, seguido del submenú “PRODUCTOS/SERVICIOS” posteriormente dará clic sobre la opción “CATALOGO DE PRODUCTOS”.

REGISTRAR CONCEPTOS.

En el formulario usted tiene que llenar el campo, “DESCRIPCIÓN”, seleccionar la “UNIDAD DE MEDIDA” y “FAMILIA”. Para finalizar pulsamos el botón “Guardar”.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

5 GENERAR FACTURA ELECTRÓNICA. Para generar su “FACTURA ELECTRONICA” tiene usted que pulsar el menú “OPERACIONES”, la opción “CFDI”, en donde se puede generar todo tipo de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, como por ejemplo; Factura, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, Nota de Crédito, Nota de Cargo y Carta Porte.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

6 PANTALLA GENERAL PARA GENERAR SUS CFDI.

TIPO DE DOCUMENTO.

Para poder elegir el documento que desea generar tiene que pulsar la lista de los documentos fiscales registrados, pulse el que requiera.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

para abrir

WWW.EFACT.COM.MX

7 FORMA DE PAGO.

METODO DE PAGO.

CODICIONES DE PAGO.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

8 SELECCIONE SU CLIENTE.

Para poder elegir al cliente que al cual le generara su factura electrónica puede ingresar en el campo “RFC CLIENTE”, ingrese las primeras letras del “RFC o NOMBRE O RAZON SOCIAL” del lado derecho se mostrara la lista de los receptores dados de alta en nuestra base de datos, de clic sobre el cliente requerido.

AGREGAR OBSERVACIONES, DESCUENTO Y NUMERO DE CUENTA.

Usted tiene la opción de agregar “Observaciones, Porcentaje de Descuento y Cuenta de Pago” a su comprobante fiscal digital, en dado caso de no requerirlo puede dejarlos en blanco.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

9 SELECCIONE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS A FACTURAR.

Ingrese en el campo “PRODUCTO”, el identificador de producto/servicio a factura o parte de la descripción, para que el potente buscador de eFact realice la búsqueda en cuestión de segundos lo muestre del lado derecho, para que usted lo pueda seleccionar tiene que dar clic o enter sobre el producto a facturar.

AGREGAR CANTIDAD, PRECIO E IMPUESTOS.

Después de usted seleccionar el concepto a facturar tiene que verificar los siguientes campos; Cantidad, Precio, % Descuento, IVA, Retención de IVA, ISR, para agregar su producto o servicio pulse el botón , usted puede agregar n número de conceptos de los cuales estará conformada su factura electrónica. MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

10 FINALICE SU FACTURA ELECTRONICA. Para poder finalizar su comprobante fiscal digital o Factura Electrónica, siga estos sencillos pasos: PASO 1 GUARDAR. Pulse el botón “GUARDAR”

MENSAJE RUTA DE CREACION DEL ARCHIVO XML.

Después de usted pulsar el botón Guardar se mostrara el mensaje “Archivo XML creado en:” pulse el botón Aceptar. El mensaje nos indica la ruta donde queda guardado nuestro archivo XML el cual posteriormente tendremos que enviar al SAT para su certificación. MENSAJE FOLIO ASIGANADO A SU FACTURA ELECTRONICA.

El mensaje mostrado en pantalla nos indica el folio asignado a nuestra factura electrónica. MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

11 PASO 2 TIMBRAR. Pulse el botón “TIMBRAR”

Pulse el botón “TIMBRAR”, para certificar su Factura Electrónica ante el servicio de administración tributaria SAT. MENSAJE DE TIMBRADO EXITOSO.

De haber recibido su factura electrónica por el SAT le mostrara el mensaje “TIMBRADO EXITOSO” y le proporcionara el folio fiscal asignado, de lo contrario consulte el archivo de lista de errores.

Una vez realizado el timbrado su factura electrónica será mostrada en el portal del SAT como máximo en 72 horas.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

12

PASO 3 GENERAR ARCHIVO PDF. Pulse el botón “GENERAR PDF”

Al momento de pulsar el botón “GENERAR PDF”, se mostrara la versión impresa de la factura electrónica “GUARDADA” y “TIMBRADA” anteriormente.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

13

Si usted requiere entregar la factura electrónica impresa pulse el botón imprimir informe

el cual se encuentra ubicado en la parte superior izquierda, si desea

enviar la factura electrónica por correo electrónico, pulse el botón cerrar ubicado en la parte superior derecha. MENSAJE RUTA DE CREACION DEL ARCHIVO PDF.

Pulse el botón aceptar, el cual le indica donde fue creado la versión impresa de sus factura electrónica.

PASÓ 4 FACTURA ELECTÓNICA POR EMAIL. Para poder enviar su “FACTURA ELECTRÓNICA POR EMAIL”, pulse el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

14 Se mostrara pantalla, donde usted pude agregar el correo electrónico a donde quiera que se envié su “FACTURA ELECTRÓNICA”, para enviar a más de un email, separe el correo con una “,” por ejemplo, ([email protected],[email protected],[email protected]), para finalizar su envió pulse el botón enviar. Si su correo fue enviado de manera exitosa eFact le presentara en pantalla el siguiente mensaje:

CANCELAR FACTURA ELECTRÓNICA. Para poder realizar la cancelación de una “Factura Electrónica”, tiene que ingresar al menú “OPERACIONES” y dar clic en la opción “CFDI”, donde se mostrara la siguiente pantalla:

En la pantalla pulse el botón buscar ubicado en la parte inferior.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

15 BUSCADOR DE DOCUMENTOS. El sistema le mostrar la pantalla “BUSCADOR DE DOCUMENTOS”, donde usted puede realizar la búsqueda de su factura electrónica por cualquiera de los criterios mostrados, (Tipo de Documento, Estatus, Fecha, Serie, Folio, UUID o Folio Fiscal o Cliente).

Una vez elegido el criterio de búsqueda tiene que pulsar el botón “BUSCAR”, inmediatamente el motor de búsqueda de eFact le arrojara los resultados encontrados, si requiere mostrar todos los registros que se encuentren almacenados en la base de datos, no tiene que elegir ningún criterio basta con pulsar “Buscar” para mostrar todos los registros.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

16 SELECCIONE LA FACTURA ELECTRONICA A CANCELAR

Para seleccionar la factura electrónica a cancelar solo de clic sobre el registro, la línea tomara un color azul resaltado posterior tiene que pulsar el botón “Cerrar” de la pantalla “BUSCADOR DE DOCUMENTOS”. Al realizar esta operación se mostrara la siguiente pantalla con el registro seleccionado:

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

17 Pulse el botón “CANCELAR”.

Al pulsar el botón “CANCELAR”, nos mostrara el siguiente mensaje de confirmación al usted confirmar la cancelación el sistema eFact se conectara inmediatamente al sistema del SAT para realizar la cancelación de su comprobante.

Para verificar que su factura electrónica haya sido cancelada, la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda estatus se mostrara en rojo.

Verifique la cancelación de su comprobante directamente en el portal www.SAT.gob.mx

SALIR DEL SISTEMA. Para cerrar su sistema solo tiene que pulsar el botón salir del sistema.

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX

18

DIRECTORIO DE ARCHIVOS XML Y PDF. Una de las grandes ventajas que presenta el sistema eFact es la creación de carpetas de manera automática para su mejor administración, las cuales se ubican en la siguiente ruta: C:\eFact_CFDi\ArchivosXML\

Para su fácil localización, seleccione la carpeta del año deseado abra la carpeta con doble clic, se mostrara las carpetas por meses del 1 al 12, dentro de cada mes encontrara los archivos XML y PDF de la siguiente manera:

MANUAL DE ELECTRÓNICA”

USUARIO

EFACT

“FACTURACIÓN

WWW.EFACT.COM.MX