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Bogotá D.C., 7 de Julio de 2011

Doctor:

JHON JAIRO LEON LARA Coordinador Talento Humanos Dansocial

Asunto: InformeAuditoria I semestre de2011 Cordial Saludo. La Oficina de Control Interno con fundamento en la ley 87 de 1993 y previa aprobación del Plan de Trabajo por parte de la Dirección General de DANSOCIAL, practicó Auditoria Interna a la Coordinación de Talento Humano en el mes de Junio de 2.011

OBJETIVO Ejercer el control de gestión sobre el proceso Gestión del Talento Humano y verificar el cumplimiento de la normatividad greneral que regula los procedimientos, con el único fin de servir de apoyo a la administración, en elfortalecimiento del Sistema de Control Interno.

ALCANCE

A través de la aplicación de Programas de auditoria y lista de chequeo para la evaluación del sistema de control interno; se realizó una evaluación de la Gestión de la Coordinación de Recursos Humanos, así como al cumplimiento de los procesos, procedimientos, regulaciones internas definidas dentro de la operación del área.

El presente informe contiene las situaciones encontradas a sí con las recomendaciones de mejoramiento propuestas desde la OGl, con el propósito de que se formule plan de mejoramiento

I. ACTIVIDADES DE CONTROL EJECUTADAS 1. ACTIVIDADES DE CONTROL INICIAL

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Constatar la existencia de planes de acción y su aplicación o nivel de desarrollo. Verificar el manejo del sistema de información que soporta la operación, su correcta operación, actualización, calidad de información, atención a requerimientos de soporte. Determinar la existencia de un esquema de operación para el desarrollo de los procesos (dependencias, responsables, lideres, equipos) Constatar que los registros se realizan con base en soportes. Verificar el adecuado archivo de los soportes documentales Carrera

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Determinar el nivel de soporte de tecnología informática y su adecuada operación Considerar si se presentan los informes en la debida oportunidad Determinar la administración de los riesgos asociados al proceso

CAPACITA PROFESIONALES

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SOCIAL

Existencia de programas de bienestar, capacitación, nivel de cumplimiento, presupuesto. Existencia de planes de emergencia Existencia de los panoramas de riesgos profesionales Programación y desarrollo de las actividades de la ARP Desarrollo de actividades culturales, recreativas, deportivas Actividades de asistencia y bienestar social Seguimiento a casos de enfermedades profesionales Realización de las actividades de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional Convocatoria y elección de representantes del COPASO por parte de los empleados

2. ACTIVIDADES DE CONTROL CARRERA ADMINISTRATIVA

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./

La reserva y confidencialidad en el manejo de los procesos Los procesos periódicos de actualización de los manuales de funciones El nombramiento en periodo de prueba El agotamiento de listas de elegibles El registro en carrera La calificación de servicios La existencia de un método de calificación de servicios El cumplimiento en la calificación y la remisión de las calificaciones La atención a reclamaciones El adecuado archivo de las calificaciones y su custodia El adecuado manejo y registro en los sistemas de información Operación de la Comisión de Personal

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3. ACTIVIDADES DE CONTROL PARA VIATICOS

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4.

Determinar si se realiza una programación adecuada del presupuesto para viáticos El manejo del Efectivo y seguridad en los grros El adecuado registro de la información en los sistemas de información La tenencia y registro en los libros La legalización de la caja menor El manejo de la caja menor Establecer la existencia de los soportes documentales de los procedimientos Eltrámite de pago de los pasajes con sus soportes

ACTIVIDADES DE CONTROL HOJAS DE VIDA Carrera 104 No 15-22PBX:57+13275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.dansoc¡al.oov.co - [email protected] Nit:899999050 - 8 Bogotá D.C, Colombia

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Carpetas de personal

o Existencia de las carpetas de personal o Actualización en el archivo de la información ,/ Sistemas de información SIGEP { Pioceso de sistemas de información y manejo de hojas de vida ,/ Proceso manejo y conservación de historias laborales. 5.

OBJETO DE CONTROL NOMINA

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Controles aplicados en la nómina Retiro de funcionarios de nómina y ajuste de pagos Liquidación a fondos de pensiones Liquidación a fondos de cesantías Liquidación transferencias Liquidación administradora de riesgos profesionales Verificar el archivo de los soportes de los procesos Registro y presentación en la planilla única. RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

1. ACTIVIDADES DE CONTROL INICIAL

PLANES DE ACCIÓN

Situación Encontrada lmplementar elSIGEP de acuerdo a los lineamientos de DAFP.

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Se realizó el registro del 100% de las historias laborales de los servidores públicos de la entidad y se verificó en materia del monitoreo de bienes y rentas al 30 de junio que 47 fu ncionario

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Recomendación

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La actividad especifica No 04, del Plan de Acción establece: "Enviar los reportes de actualización del SIGEP al DAFP". La oficina de control interno le recomienda ajustar la actividad y su correspondiente meta ya que consultado el aplicativo estos informes no son requeridos en el sistema de información, estos reportes los genera el aplicativo y no requiere que la coordinación de talento Humano "Envié los reportes de actualización del SIGEP al DAFP".

Carrera 10a No 15-22PBX:57+1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018090122020 www.dansocial.qov.co - [email protected] Nit:899999050 - 8 Bogotá D.C, Colombia i;-

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ldentificar las deudas reales y presuntas que DANSOCIAL presenta con las EPS, Fondos de Pensiones, Gajas de Compensación y ARP para solicitar la gestión de pago. Situación Encontrada

,/

A la fecha se ha identificado que la deuda real se acuerdo a respuesta de las mismas es: EPS (EPS Sanitas a24lO4l2Q11 $3.851.988) Fondos de Pensiones: (lSS a3010612011 $7.352.505) Gajas de Compensación. Pazy Salvo de Compensar ARP: Se encuentra en proceso de conciliación de saldos.

Recomendación

,/

La Oficina de control interno recomienda a la Coordinación de Talento Humano presentar ante el comité de conciliación este arreglo directo, teniendo en cuenta que este comité tiene dentro de sus funciones la fijación de directrices institucionales para la aplicación de mecanismos de

arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación. Adicional al estudio sobre la procedencia de estudio de responsabilidad. Lo anterior se recomienda realizarlo en el menor tiempo posible dado el incremento en los intereses de mora.

lmplementar Laborales.

la primera fase del modelo de Gestión Humana basada en

Competencias

Situación Encontrada

{

Se adelantó propuesta de convenio con el SENA cuyo objeto es un pilotaje para la implementación de un modelo de gestión por competencias, no se encuentran mayores avances sobre el tema, debido a la disponibilidad de personal en el área de recursos humanos; a la fecha de presentación del informe el convenio no se encuentra en las Instalaciones de Dansocial.

Recomendación

,/

Es necesario contar con la minuta del convenio firmada por las partes para dar inicio a la para dar cumplimiento al mismo', realizar una redistribución interna de funciones para potencializar el personal del área que posee primera fase del modelo y establecer plan de trabajo

conocimiento del tema.

Diseñar el Modelo de Evaluación del Desempeño de DANSOCIAL Esta actividad aun no se ha desarrollado es prioritaria para la evaluación del primer semestre de 2011 de los funcionarios de carrera administrativa; es necesario aiustar la fecha en el cronoqrama del plan de acción teniendo en cuenta que esta tarea es indispensable para la evaluación de desempeño de acuerdo con lo establecido en el acuerdo No 137 de 2010 de la CNSC. Articulo 8 No 8.2 Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero Car¡era 104 No 15-22 PBX:. 57 +1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:O1 8000122020 www.dansocial.oov.co - [email protected] Nit:899999050 - 8 Bogotá D.C, Colombia

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y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año (1e) de febrero

Recomendación

,/

Es pertinente avanzar en dicha actividad frente a la concertación de los criterios de evaluación presentar modelo de la propuesta a la Oficina Jurídica, y dirección par proferir el acto administrativo de adopción del sistema tipo de evaluación de carrera administrativa teniendo en cuenta lo establecido en el acuerdo No 137 de 2010 de la CNSC.

Dentro de las Obligaciones de las unidades de PersonalArt 5 Numeral 5.4 del Acuerdo No 137 de 2010 establece:

1. Liderar en la entidad la implementación del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los servidores. 2. Coordinar la capacitación a evaluadores, evaluados y grupos de multiplicadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia.

3. Suministrar oportunamente los formularios, que hacen parte integral del presente Acuerdo, así como los documentos y demás apoyos que sean necesarios para proceder a la evaluación del desempeño laboral de los servidores.

"Evaluación del desempeño laboral de los empleados provisionales. Con relación a la evaluación del desempeño laboral de los empleados con nombramiento provisional, el Despacho en otras opoftunidades ha señalado: "En cuanto a la evaluación de los funcionarios provisionales, ésta resulta procedente siempre y cuando se desarrolle a través deinstrumentos específicos diseñados por la entidad para tal fin, sin gue esúos puedan corresponder a los establecidos por esta Comisión para los funcionarios de carrera o en perlodo de prueba, esta evaluación debe generarse como política institucional, dentro de un marco de apoyo y seguimiento a la gestión de la entidad, para lo cual deberá señalarse de manera expresa que la misma no genera derechos de carrera ni los privilegios que la ley establece para los servidores gue osfentan esta andición, ni el acceso a los incentivos prevr'sfos en la entidad para los funcionarios escalafonados" El Despacho considera que para el caso de los empleados provisionales y temporales no es de recibo la aplicación de los criterios legales y las directrices prescritas en e! Acuerdo 137 de 2010 ni del Sistema Tipo a que hace referencia este acuerdo toda vez que los instrumentos en mención van dirigidos a evaluar el desempeño laboral de los emplaados con derechos de carrera y en periodo de prueba. Por tanto, la administración deberá diseñar los instrumentos específicos para evaluar a los empleados provisionales y temporales, tal como se señaló en las consideraciones expuestas.

De otra pafte, se debe tener en cuenta que los inilrumentos de evaluación para los empleados provisionales y temporales que diseñe la entidad deben establecer claramente que dicha evaluación no Carrera 104 No 15-22PBX:57+13275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.dansocial.oov.co - [email protected] Nit:899999050 - I Bogotá D.C, Colombia

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otorga derechos de carrera, ni inscripción en el registro público, ni da lugar a planes de capacitación, ni estímulos a los empleados provisionales y temporales

Organizar y transferir el archivo de gestión del Grupo

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Situación Encontrada No se evidencia la transferencia de archivo doct¡mental del área la cual estaba programada para el 24 de mayo.

,/ ,/

Recomendación Revisar los documentos que según la Tabla de Retención Documental del área, son para transferir al Archivo Central años 2008 y anteriores. Solicitar el acompañamiento y apoyo de la profesional de Archivo para culminar dichos procesos. El archivo de gestión 2009, 2010 y 2011 del Grupo de Talento Humano de acuerdo a las TRD, debe ser organizado tanto en digital y/o en físico, el cual debe ser centralizado de acuerdo a la resolución 371 de 2010 relacionada con el manual de Archivo de Dansocial. CLASI F ICAC'O'V SER'ES Y SUBSER'ES DO CUM ENTA LEE

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RU PO DE TALENTO

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ACTAS: Actas Comité de Capacitación y Bienestar Social, Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional, Actas Comisión de Personal, Actas Comité de Convivencia y Acoso Laboral, Concursos, Actas de Reunión de Trabajo, Apoftes Parafiscales EVALUACIONES: Evaluación del Clima Organizacional, Evaluación de Desempeño.

H'STOR'AS LABORALES MANUALES: Manual de Funciones y Competencias Laborales NOMINA

PANES: Plan de Capacitación y Bienestar Social PROGRAMAS: Programas de Bienestar y Estlmulos, Programas de Salud Ocupacional REGLAMENTOS: Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Higiene Y Seguridad lndustrial.

lmplementar las acciones para Gestión de DANSOCIAL.

la actual¡zación e integración del Sistema Integrado

de

Situación Encontrada

{

Se remitió a la Oficina de Planeación los procedimientos de Nómina e Historias Laborales, los cuales están en proceso de revisión y ajustes.

Recomendación

Carrera 108 No 15-22PBX:.57+1 3275252 - Fax:327524 Linea gratuita:018000122120 www.dansocial.qov.co - [email protected]

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Es necesario reunirse con la Coordinación de Planeación para avanzar en la aprobación de los procedimientos del área que están pendientes y revisar la acción del reporte de información de los indicadores de los procesos.

lmplementar la política ambiental de DANSOCIAL mediante la realización de campañas y actividades de sensibilización. No hay Avance

ETO

CAPACITACION BIENESTAR SOCIAL Y

DE

PROFESIONALES

En el marco de este plan la Coordinación de Talento Humano aporta al cumplimiento de los compromisos: "Fortalecer los procedimientos y acciones para el desarrollo del Talento Humano y de la Estructura Organizacional del DanSocial" Para lo cual se estableció un desarrollo de las siguientes actividades:

1.

Diseño, ejecución y seguimiento del Plan Institucional de Capacitación

Situación Encontrada

./

./

El Diseño del Plan de capacitación, contiene lo dispuesto por la ley 909 de 2OO4 y el decreto 1227 de 2005, contempla 3 programas: a) Desarrollo Administrativo b) Desarrollo Organizacional y c) Actualización Gestión Pública. Sin embargo, es necesario revisar la selección de asistentes a los cursos de formación brindados por la ESAP y establecer mecanismos internos para llamado de atención por la no asistencia de funcionarios previamente inscritos que no asistan a estos eventos sin la debida justificación. La propuesta de integración de los planes de capacitación y bienestar social para la ejecución de recursos destinados a estos rubros, aun no ha sido remitida oficialmente a la oficina jurídica, lo cual puede generar un alto riesgo de que su diseño no se ha implementado y ejecutado.

./ El proyecto

estructurado por la oficina de recursos humanos para el fortalecimiento de competencias laborales a través del SENA se considera de un importante impacto para la gestión, sin embargo en razón al tiempo que demanda por parte de los profesionales del área es necesario plantear una estrategia para lograr su cumplimiento.

/

El proceso de contratación de dotaciones ha sido estructurado en varias oportunidades si que se logre concretar el proceso de selección de acuerdo con la asesoría brindada por la oficina jurídica.

Recomendación

Carrera 104 No 15-22PBX57+1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.dansocial.oov.co - [email protected] Nit:899999050 - 8 Bogotá D.C, Colombia i;¡_l

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Solicitar a los funcionarios que participan de las capacitaciones, la certificación de asistencia a los eventos y establecer mecanismos internos para llamado de atención por la no asistencia de funcionarios previamente inscritos que no asistan a estos eventos sin la debida justificación.

,/

el cumplimiento capacitación y bienestar y el cumplimiento en la entrega de Dotaciones.

Agilizar los procesos de contratación, para lograr

de los programas

de

Diseño, ejecución y seguimiento del Programa de Salud Ocupacional

Situación Encontrada

,/

La oficina de control interno encuentra importantes avances en el fortalecimiento del comité paritario de salud ocupacional y las actividades que desarrolla en materia de Medicina Preventiva y para eltrabajo e Higiene y Seguridad Industrial. Recomendación

./

,/

Fortalecer el seguimiento sobre las recomendrciones dadas por la ARP de la funcionaria IVONNE ELIANA COTRINO, como apoyo al proceso de tratamiento de su accidente de trabajo y las incapacidades generadas por este motivo, así como su relación con la Administradora de Riesgos Profesionales. Continuar con el seguimiento permanente de las recomendaciones realizadas por la ARP, que son de responsabilidad para intervención del Empleador y gestionar su cumplimiento.

Diseño, ejecución

y

seguimiento del Programa de Bienestar Social

Situación Encontrada

./

./

Programa de Calidad de Vida Laboral (Clima Laboral y Cultura Organizacional y Cambio Organizacional), se realizó el análisis de la encuesta de clima organizacional se continuará con el desarrollo de las actividades programadas. Programa de Protección y Servicios Sociales se ha realizado visitas por parte de los asesores de las EPS, Fondo de Pensiones, Caja de Compensación Familiar, ARP y fondo Nacional del para que los servidores puedan acceder a los servicios con mayor facilidad y realizar las consultas que requieran.

Recomendación Desarrollar actividades culturales, recreativas, deportivas, que involucren a todos los miembros de la entidad; es necesario que este tipo de actividades sean programadas durante el año y no que sean acumulativas solo para el segundo semestre.

Car¡era 10" No 15-22PBX 57+1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.dansocial.oov.co - [email protected] it899999050-8 Bogotá D.C, Colombia ,., 1.. '

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Seguimiento a la evaluación de los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos Es necesario que el área de recursos humanos cuente con el soporte documental de la evaluación de los acuerdos de gestión a febrero de 2011 y la suscripción de los nuevos acuerdos de gestión.

Recomendación De conformidad con lo establecido en el Decreto 1227 de 2005 Art 105 Indica.... El jefe de recursos humanos o quien haga sus veces será el responsable de suministrar los instrumentos adoptados para la concertación y formalización de los acuerdos de gestión. Adicional a lo anterior y dentro de las competencias de la coordinación de talento humano se recomienda recordar mediante comunicación escrita a cada uno de los gerentes públicos para que con su superior inmediato realicen seguimiento a cada uno de sus compromisos.

Diseñar e implementar evaluación del desempeño 2011 para funcionarios de carrera administrativa Situación Encontrada Se evidenció que en las historias laborales de los funcionarios Gloria Inés Lache, Miguel Tirado, Carolina Bonilla, está el soporte del diligenciamiento de la Evaluación de Desempeño y los Acuerdos de Compromisos Laborales.

Actualizar la Resolución Interna 684 de 2007 para la Organización de Grupos lnternos de Trabajo, aplicación ley 489 Art. 115 Situación Encontrada

./

Mediante la Resolución 147 de 2011 se actualizaron los grupos internos de trabajo

y

sus

funciones.

Actualización del manual de funciones por competencias según planta global Situación Encontrada No se encuentran avances sobre este tema, ni retroalimentación respecto a la información de los funcionarios de la entidad como aporte al tema realizado en diciembre de 2O1O; actividad programada para el segundo semestre de 2011

Carrera 10" No 15-22 PBX. 57+1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.dansocial.qov.co - [email protected] Nit899999050 - 8 Bogotá D.C, Colombia ar

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2. AGTIVIDADES DE CONTROL CARRERA ADMINISTRATIVA

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Situación Encontrada La oficina de control interno encuentra que existen importantes avances en la organización y depuración de información respecto a la oferta pública de empleo de la convocatoria No 01 de 2005, así como de los soportes de cada una de las situaciones administrativas de los funcionarios, su correspondiente calificación de servicios; sin embargo no se tiene aun la estructuración de una propuesta para que la entidad defina criterios en la calificación de servicios en los funcionarios de carrera administrativa para la vigencia 2011.

,/ El manual de funciones de Dansocial, presenta debilidades que impiden una eficiente operación por procesos, desde la coordinación de talento humano se hace necesario liderar acciones para realizar los ajustes requeridos.

Recomendaciones Proyectar y presentar a la dirección propuesta para la fijación de criterios evaluación de carrera administrativa y adopción de Sistema Tipo, tal como lo determina Acuerdo No 137 de 2010 y la adopción de los formatos para evaluaciones de carrera dispuestos en la página de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

A pesar de que los formatos estén dispuestos en la Web de la CNSC, esta oficina considera prioritario que la oficina de talento humano, disponga de un espacio para sensibiizar, capacitar o asesorar a los evaluadores y evaludados con respecto a los nuevos formatos

Continuar con el seguimiento permanente de las fechas en las cuales existen vencimientos de permisos otorgados por la CNSC para nombramientos provisionales y encargos, así mismo estar atento a que cada solicitud de permiso o prorroga este precedida del estudio respecto a la no existencia de personal de carrera administrativa que cumpla con los requisitos para acceder a cargos con vacancia temporal o definitiva, de acuerdo con lo establecido en la ley 909 de 2004. e¡t¡culo 24. Encargo. Mientras se surfe el proceso de setección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurco, los empleados de canera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan /os regur.sifos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el úftimo año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) rneses. El encargo deberá recaer en un empleado gue se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previsfos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y asl sucesivamente

{

Liderar

el proceso

para

el ajuste del manual de funciones y

requisitos, siguiendo los

lineamientos dispuestos por el DAFP para su actualización.

{

Mantener seguimiento y control permanente a las actuaciones de la entidad y de la CNSC que en virtud de las objeciones realizadas por Dansocial a las listas de elegibles, producto de la convocatoria No 01 de 2005 se presenten y que generan riesgos de acciones legales contra la entidad.

Carrera 104 No 15-22PBX:57+13275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:O180O0122O2O www.dansocial.oov.co - [email protected] Nit899999050 - 8 Bogotá D.C, Colombia i{i

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la meta del Plan de Desarrollo relacionada con el fortalecimiento institucional en el tema de cargas de trabajo, para propuesta estructurada de creación de cargos. Trabajar articuladamente con las áreas involucradas en

3. ACTIVIDADES DE CONTROL PARA VIATICOS

Situación Encontrada

,/

Se realizó un arqueo a la caja menor de viáticos, encontrando que los giros realizados por este concepto cuentan con los documentos soportes que autorizan estas transacciones y que el libro de bancos se encuentra actualizado y posee completitud en los registros; así mismo dentro de las pruebas practicadas por esta oficina se encuentra que la liquidación de los mismos obedece a lo dispuesto en el decreto 954 de 2011.

,/

Se evidencia que dentro de las 5 cajas menües objeto de análisis a través de pruebas selectivas que existieron 14 reintegros, que obedecen a situaciones como solicitudes de pasajes terrestres por valores inexactos con cuantías mÍnimas o cancelación de comisiones posterior a su otorgamiento.

{

No se encuentra documentado un procedimiento o reglamentación interna que incluya las actividades de planeación, otorgamiento, giro y legalización de los viáticos, así mismo es necesario actualizar e incluir dentro del control de documentos del Sistema de Gestión de la calidad el formato para informe de comisión y actualizarlo conforme con las necesidades de información, concertadas con la coordinación de planeación; es necesario que se especifique dentro de la reglamentación que todos los funcionarios de la entidad deben diligenciarlo. Recomendaciones

{

Realizar seguimiento para la aprobación del prooedimiento de gestión en viáticos, actualizar la reglamentación interna respecto a requisitos y criterios para la liquidación y rediseñar elformato de legalización de la comisión.

,/

Requerir y Gestionar ante las áreas responsables programación oportuna de las salidas de funcionarios, con el propósito de contar con presupuesto ajustado y evitar reintegros.

4. ACTIVIDADES DE CONTROL HOJAS DE VIDA

{

/

Realizada prueba aleatoria sobre las hojas de vida de los funcionarios activos de la entidad, se concluye que estas requieren una revisión y organización de acuerdo con lo establecido en la circular No 04 de 2003, DAFP y AGN; es necesario intervenir la duplicidad de documentos en las historias laborales. Los Formatos Hoja de Control y el Inventario único documental debe ser actualizado.

Carrera 1tr No 15-22PBX57+13275252 - Fax'.3275248 Linea gratuita:018090122029 www.dansocial.oov.co - [email protected] Nir8eeeee'S' - 8 Bosotá D'c' corombia

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