El conocimiento donde debe estar

Procesamiento de Formularios

Axentria® integrando personas, procesos y conocimiento

CAPTURA DE DATOS

Automatice el ingreso de la información

La información contenida en papel constituye una de las principales fuentes de datos para diversas organizaciones. Relevar información en papel es una solución económica y sencilla, que no compromete a la empresa en elevadas inversiones tecnológicas o en los costos de reposición por rotura, pérdida o robo de estas. Los formularios en papel no requieren programadores ni entrenamientos especiales del personal para su implementación, y su utilidad no está determinada por la duración de baterías o conexiones eléctricas.

accesible a sistemas preexistentes o para su utilización en Axentria®. Mediante diferentes tipos de reconocimientos (ICR, OCR, OMR y Códigos de Barras), automatiza y estructura el proceso de captura de datos, ya sean impresos o manuscritos, logrando información de mayor calidad en menor tiempo. Concebida como una herramienta que permite recuperar la información contenida en papel, Axentria® PF potencia los documentos físicos como fuente de datos y como elemento de consulta.

Estos formularios en papel pueden tener distintos formatos, criterios de llenado, codificaciones, textos manuscritos y es posible que presenten grandes dificultades a la hora de recopilar la valiosa información que contienen. Axentria® PF captura y procesa la información proveniente de documentos físicos y la hace

Flexibilidad Mediante la interfaz de administración se realizan todas las configuraciones necesarias para incorporar o modificar los trabajos de reconocimiento correspondientes, mapeo de campos a imágenes, definición de validaciones, pre-procesos, postprocesos, etc.

Confiabilidad La confiabilidad de los motores de reconocimiento de caracteres y la capacidad de aplicar validaciones a los datos capturados, en combinación con un flujo de trabajo que permite corregir errores, realizar controles de calidad y supervisar las distintas actividades, aseguran mejorar de forma significativa la calidad de la información capturada.

Con Axentria® PF su organización gana: TIEMPO El proceso automatizado es sensiblemente más rápido que el ingreso manual de datos.

CALIDAD Minimiza los errores de interpre-tación de la información. Mediante las posibilidades de verificación, corrección y supervisión, se garantiza la consistencia e integridad de la información.

FLEXIBILIDAD

ECONOMIA

Fácilmente adaptable a los diferentes formatos, diseños, reglas, validaciones y otras definiciones aplicados a la definición de los formularios.

La velocidad en el procesamiento de la información permite aumentar la productividad de los procesos del personal, lo que reporta menores costos para la organización.

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ESCANEO DE FORMULARIOS La digitalización de los documentos se realiza mediante escáners planos (flatbed) o de alimentación automática (ADF), utilizando interfaces TWAIN o WIA. También es posible la importación tanto local como remota, de imágenes al sistema.

RECONOCIMIENTO En esta etapa, el motor de reconocimiento extrae datos de las imágenes a través de reconocimiento óptico de caracteres impresos (OCR), reconocimiento inteligente (ICR) para escritura manual, reconocimiento de marcas para campos de marcación (OMR) y códigos de barras (BCR).

VERIFICACIÓN Y CORRECCIÓN La información reconocida y/o ingresada manualmente, puede incluir errores, o presentar baja confiabilidad en el reconocimiento de algunos caracteres. El proceso de corrección permite al operador solucionar esas inconsistencias, mediante mecanismos de validación de campos que permiten realizar controles customizados contra bases de datos, ejecución de reglas con otros campos, etc. Esta capacidad asegura altos niveles de productividad y calidad, al poder administrar los recursos de acuerdo a la importancia que le asigne la organización a cada dato.

SUPERVISIÓN DE CORRECCIÓN En aquellos casos en que una instancia de decisión escape a las posibilidades del operador, existe la opción de separar de la línea de producción los documentos que requieran un nivel de atención superior para ser atendidos por un supervisor. Este mecanismo apoya la tarea del operador, asegura la productividad y garantiza la consistencia de la información procesada.

CONTROL DE CALIDAD Todo el proceso de reconocimiento y validación de datos es auditable mediante un muestreo aleatorio en tiempo real. Esa información estadística es obtenida sin detener el normal funcionamiento de la línea de producción y asegura la calidad de toda la operación.

CONSULTAS Es posible realizar el seguimiento de los documentos a través del proceso visualizando el Estado de los mismos mediante una consulta. Desde allí ademas se pueden liberar documentos asignados a usuarios, eliminar documentos o visualizar valores de campos.

PRE-INDEXADO MANUAL En caso de haber utilizado pre-indexado manual, permitiendo seleccionar durante el proceso de verificación el tipo de documento desde un picklist, es posible mediante un postproceso asociar a cada documento el tipo de documento seleccionado durante el proceso de verificación.

PUBLICACIÓN A AXENTRIA® Una vez culminado el procesamiento de formularios, estos pueden ser publicados en Axentria® DM para ser gestionado como cualquier otro documento del sistema.

PUBLICACIÓN A WORKFLOW Si el gabinete o carpeta donde serán publicados los documentos, tuviese configurado un Workflow, éste será ejecutado como

CAPTURA DE DATOS

WF

parte del proceso de publicación.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

PUBLICACIÓN A ARCHIVO FÍSICO Durante el proceso de publicación al gestor documental Axentria® DM, es posible seleccionar la opción que permite enviar los documentos al gestor de archivos físicos Axentria® AF.

EXPORTACIÓN DE DATOS La información sistematizada también puede ser extraída hacia sistemas externos a Axentria®, siendo fácilmente adaptable a diferentes formatos y configuraciones.

INFORMES Todas las etapas de la aplicación de Axentria® PF pueden ser evaluadas estadísticamente, ya sea en volúmenes o tiempos de producción, apuntando a la mejora de los procesos y la eficiencia operativa.

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Beneficios del proceso de captura en Axentria® PF Reducción de tiempo en el proceso de ingreso de datos Ÿ

La combinación de las tecnologías de reconocimiento y validaciones permiten que un porcentaje de documentos sean procesados automáticamente y no sean presentados a un operador, sin perjudicar la calidad de la información obtenida.

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En aquellos documentos que sí sean presentados a un operador, un porcentaje de los campos no requerirán ingreso de datos, solo algunos caracteres requerirán la intervención de un operador o una confirmación con la tecla “enter”, reduciendo el tiempo dedicado a cada documento que es presentado.

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El flujo de trabajo optimizado para este propósito permite la especialización en cada tarea, resolviendo rápidamente un alto porcentaje de los documentos y permitiendo separar los documentos problemáticos para una resolución especializada.

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El uso de imágenes evita el manejo de documentos físicos, mitigando los riesgos y demoras asociadas.

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Concentración del campo visual del operador, pudiendo disponer de ambas manos para digitar; lo que se traduce en mayor eficiencia y velocidad en el proceso.

Mejora la calidad de la información capturada Ÿ

La confiabilidad de los motores de reconocimiento de caracteres y la capacidad de aplicar validaciones a los datos capturados y en combinación con un flujo de trabajo que permite corregir errores, realizar controles de calidad y supervisar las distintas actividades, aseguran mejorar de forma significativa la calidad de la información capturada.

SUPERVISIÓN Digitalización

TXT

Pre-proceso

ICR/OCR

Verificación

WF

Supervisión

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

QC

DM

Post-proceso

GESTOR DOCUMENTAL

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