PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO GASTRONÓMICO SOBRE LA CASCARILLA Y EL CHOCOLATE EN LA CIUDAD DE A CORUÑA EN 2014

1. OBJETO DEL CONTRATO Es objeto de esta solicitud de presupuestos la contratación del diseño, producción, gestión y organización de un evento gastronómico sobre la cascarilla y el chocolate en la ciudad de la Coruña en el año 2014, para el Consorcio de Turismo y Congresos (en adelante Turismo de A Coruña). 2. PRESCRIPCIONES TÉCNICAS El evento se desarrollará del 3 al 7 de octubre de 2014, ambos inclusive, con motivo de las Fiestas del Rosario de A Coruña. Objetivos − Fomentar el arte culinario y repostero de A Coruña. − Impulsar la tradición local respecto a la cascarilla y el chocolate. − Prestar apoyo al sector y facilitar el acceso a la oferta gastronómica de la ciudad. − Posicionar A Coruña dentro del circuito de ciudades gastronómicas de España. Público objetivo − Turistas, visitantes, y residentes en A Coruña y su área metropolitana. El adjudicatario deberá llevar a cabo la GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN, así como el DISEÑO Y PRODUCCIÓN del evento de acuerdo con las prescripciones que se relacionan a continuación: 2.1. GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN Experiencias La empresa adjudicataria deberá encargarse de la gestión y organización de como mínimo las siguientes experiencias vinculadas a la cascarilla/chocolate: −

Diseño, gestión y organización de 1 showcooking con degustación con la temática de la cascarilla/chocolate como protagonista:   

Lugar: a proponer por la empresa en el ámbito de la Ciudad Vieja de A Coruña. Fecha: viernes 3 de octubre. La empresa adjudicataria no será responsable de la búsqueda y consecución del docente/cocineros a impartir el showcooking. Sí será responsabilidad de la empresa adjudicataria el personal de apoyo, que deberá ir uniformado acorde con el evento. Será también de su responsabilidad la decoración, el mobiliario, permisos, menaje y demás materiales necesarios para su promoción y buen desarrollo: mesas de trabajo, mesas auxiliares, sillas, materia prima para el showcooking y para la degustación que se establece en un mínimo de 4€ por persona para un mínimo de 20 participantes, ……

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Diseño, gestión y organización de 2 matinés con chocolate con churros amenizadas con música y/o espectáculo.   

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Lugar: a proponer por la empresa en el ámbito de la Ciudad Vieja de A Coruña. Fecha: sábado 4 de octubre. En dos horarios diferentes. La empresa adjudicataria no será responsable de la búsqueda y consecución del personal docente/cocineros, en el caso de precisarse para esta actividad. Sí será responsabilidad de la empresa adjudicataria el personal de apoyo, que deberá ir uniformado acorde con el evento, y los artistas correspondientes o personal vinculado a la actividad propuesta. Será también de su responsabilidad la decoración y el mobiliario necesario de acuerdo a la propuesta presentada, cubrir las necesidades técnicas, permisos, materia prima necesaria, menaje y demás materiales necesarios para su promoción y buen desarrollo. Se deberá tener en cuenta la realización y distribución de 200 chocolates por matiné.

Diseño, gestión y organización de 1 fiesta popular de la cascarilla/chocolate donde la actividad principal sea la elaboración de una tarta/pastel gigante que posteriormente pueda ser degustada gratuitamente por los asistentes hasta fin de existencias.   

Lugar: a proponer por la empresa en el ámbito de la Ciudad Vieja de A Coruña. Fecha: domingo 5 de octubre. La empresa adjudicataria no será responsable de la búsqueda y consecución del personal docente/cocineros que elaborarán y participarán en esta actividad; sí será de su responsabilidad el personal de apoyo para la atención, reparto y demás necesidades de la misma, que deberá ir uniformado acorde con el evento. Será también de su responsabilidad la decoración, mobiliario, cubrir las posibles necesidades técnicas, permisos, menaje y demás materiales y medios necesarios para su promoción y buen desarrollo: mesas de trabajo, mesas auxiliares, materia prima suficiente para la elaboración y distribución, etc. Se deberá asignar un presupuesto de hasta 1.000€ para las posibles necesidades de producto para producción y elaboración de la tarta/pastel que indique en su momento el cocinero/cocineros. Asimismo, se tendrá en cuenta la posible producción de soporte adaptado a la forma de la tarta que diseñen el cocinero/cocineros.

El producto gastronómico empleado ha de ser de máxima calidad en todas las actividades. Se valorarán también todas aquellas acciones paralelas que contribuyan a enriquecer las actividades exigidas en el presente pliego. La propuesta de espacios en exterior deberá incluir además una propuesta de espacio interior alternativa a utilizar solo por cuestiones climatológicas. Todas las acciones deberán estar consensuadas con Turismo de A Coruña, reservándose éste además el derecho de llevar a cabo las modificaciones que considere oportunas, por causas justificadas y siempre que repercuta en el buen desarrollo del evento. Las fechas y espacios ofertados podrán sufrir modificaciones por causas organizativas justificadas, dando aviso a la empresa con suficiente antelación. Captación de establecimientos Podrán formar parte del evento todos aquellos establecimientos del ámbito de la Ciudad Vieja, previa inscripción, que durante esos días ofrezcan a sus clientes una oferta donde el ingrediente principal sea la cascarilla y/o el chocolate. 2

Su participación consistirá en la inclusión en el folleto promocional del evento con su oferta correspondiente, que deberá estar vigente del 3 al 7 de octubre. Su participación será de carácter gratuito, y conllevará el compromiso de cumplir la normativa y las bases del evento. La adjudicataria deberá llevar a cabo las siguientes tareas: −

Captación personalizada y directa de los posibles establecimientos de la Ciudad Vieja susceptibles de participar en el evento.

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Redacción, en gallego y castellano, e impresión de la documentación informativa: bases de participación, ficha de inscripción, datos de la oficina técnica. Reparto de la misma a los establecimientos y asociaciones de interés. Recogida de las fichas de inscripción y bases de participación firmadas individualmente por cada establecimiento participante, confirmando su compromiso.

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Llevar una labor de vigilancia y control del cumplimento por parte de los establecimientos participantes.

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Elaboración de encuesta de satisfacción entre los establecimientos participantes e informe de las mismas.

2.2. DISEÑO Y PRODUCCIÓN La empresa adjudicataria deberá realizar los siguientes trabajos de diseño y produción: A) MARCA DEL EVENTO Propuesta de nombre, marca y diseño para el evento. Fácilmente identificable, apostando por una creatividad fresca y de tendencia, que invite a vivir la experiencia gastronómica que se está presentando. B) SOPORTES PROMOCIONALES Se valorará especialmente la calidad de las actividades y la calidad de la ejecución de las mismas, el cuidado por la imagen y los detalles en la organización y su desarrollo. La imagen del evento deberá estar presente en el mayor número de soportes y materiales empleados posibles. La empresa adjudicataria deberá aportar los siguientes soportes y herramientas promocionales con un diseño homogéneo: − Cartel promocionando el evento:  

Idiomas: trilingüe, galego/castelán/inglés. Características técnicas a proponer por la empresa. Tirada: 100 unidades

− Cartel específico, pegatina u otro soporte similar para los establecimientos participantes con un mensaje que indique que son establecimientos adheridos e invite a descubrir la oferta que tienen.

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Idiomas: trilingüe, galego/castelán/inglés. Características técnicas a proponer por la empresa. Tirada: Uno por establecemento participante.

− Diseño e impresión del folleto promocional:     

Folleto sencillo que incluya una breve presentación, establecimientos participantes actividades y plano con ubicaciones. Características técnicas a proponer por la empresa. Idiomas: trilingüe galego/castelán/inglés. Su distribución deberá realizarse como mínimo una semana antes del inicio del evento. Tirada: 10.000 unidades.

− Diseño y produción del material necesario según propuesta presentada para el buen desarrollo de las actividades. − Diseño de banner para la web de Turismo de A Coruña, en los formatos de su web y web móvil. − Diseño y producción de un soporte para la presentación del evento a los medios y que posteriormente podrá ser reutilizado en alguna de las actividades. 3.- OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO a) Responsabilidad: La empresa adjudicataria será responsable de la calidad técnica de los trabajos a desarrollar y de las prestaciones y servicios realizados, así como de las consecuencias que se produzcan para Turismo de A Coruña, o para terceras personas de las omisiones, errores, métodos inadecuados o conclusiones incorrectas en la ejecución del contrato. b) Organización: La empresa adjudicataria deberá disponer de los elementos materiales suficientes para la debida ejecución del contrato, llevando a cabo en tiempo y forma los servicios a prestar. Asimismo, se estable como requisito contar con el personal cualificado para las traducciones y fotografía, que deberá justificar su acreditación como profesionales en estas materias. c) Artes finales: Una vez finalizado el trabajo, la empresa adjudicataria deberá hacer entrega a Turismo de A Coruña de los artes finales de todos los materiales, en baja resolución en formato adaptado para su descarga en web siempre que sea preciso, e en alta resolución, en formato editable. Además, se entregará como mínimo tres copias físicas de cada material producido. d) Fotografías e imágenes: Las posibles imágenes empleadas o realizadas para la ejecución del presente contrato pasarán a ser propiedad de Turismo de A Coruña para su libre disposición. En ningún caso se podrán emplear imágenes, fotografías o diseños que impliquen una responsabilidad legal por su uso. e) Derechos de propiedad intelectual: Todos los derechos de propiedad intelectual y de “copyright” que se puedan derivar de los trabajos objeto de este contrato pasarán a ser propiedad de Turismo de A Coruña. f) Confidencialidad y datos de carácter personal: Todos aquellos datos que pudiera conocer la empresa adjudicataria en relación con los servicios contratados, se entienden confidenciales, debiendo guardar la identidad y el secreto de los mismos. 4

g) Informes: La empresa adjudicataria deberá presentar a Turismo de A Coruña los siguientes informes: −

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Memoria detallada de los trabajos realizados: incluyendo la metodología para la captación, desarrollo del evento, gestión, detalle de las actividades, datos de participación, ejemplos de cada uno de los soportes y aplicaciones, sugerencias,… y todos aquellos aspectos que sean relevantes. La empresa adjudicataria deberá aportar además original de todas las fichas de inscripción y demás documentación. Plazo máximo de entrega: 10 días desde la finalización de las acciones. Informe de encuesta de satisfacción: incluyendo un anexo con los documentos originales de las encuestas. Plazo máximo de entrega: 10 días desde la finalización del evento.

h) Exclusividad: La empresa adjudicataria no podrá prestar los servicios que se relacionan en el presente pliego a otra entidad que promocione un destino vacacional o sea competidora de A Coruña durante el período que dure dicho contrato. 4.- CONTENIDO Y REQUISITOS DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas presentadas incluirán como mínimo lo siguiente: − −

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Oferta económica. Propuesta técnica detallada del desarrollo del evento: captación de establecimientos, desarrollo de cada una de las actividades, gestión, ubicación, decoración indicando las características técnicas de los distintos soportes, uniformes, materiales y materia prima a utilizar, personal asignado, cronograma detallado. Propuesta gráfica de las siguientes piezas: nombre y marca del evento, propuesta de cartel genérico y específico para establecimientos participantes, propuesta de folleto, propuesta de decoración de las actividades.

Cada licitador no podrá presentar más de una propuesta.

Las propuestas gráficas y demás documentación presentada no superará en ningún caso el formato A4. 5.- PRESUPUESTO El importe máximo de contratación se fija en DOCE MIL EUROS (12.000,00€) más el IVA correspondiente. 6.- CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Para la adjudicación se tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1.- Mejor oferta económica.................................................... Máximo 60 puntos. 2.- Mejor propuesta técnica......... − − −

Máximo 40 puntos, distribuídos de la siguiente forma:

Diseño, gestión y desarrollo del evento, captación y comunicación…… máximo 20 puntos Mejor propuesta gráfica: marca, diseño, calidad y características técnicas de los materiales, decoración y banco de imágenes…………………………………… máximo 15 puntos Acciones paralelas que contribuyan a enriquecer el evento.…………….. máximo 5 puntos

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Descripción de los criterios: 1.- La oferta económica se valorará a través de la siguiente fórmula: Se aplicará un criterio de proporcionalidad respecto de la oferta más reducida, a la que se atribuirá la puntuación máxima, 60 puntos, calculando la puntuación (P) de las demás teniendo en cuenta la siguiente fórmula: P= 60 x (oferta más económica / oferta a valorar) 2.- Mejor propuesta técnica: Para la valoración de la mejor propuesta técnica se tendrá en cuenta la oferta que en su conjunto mejor se adapte a las características técnicas expuestas para el concurso, propuesta técnica del evento, actividades y propuesta gráfica. 7. LUGAR Y PLAZO DE PRESENTACIÓN La oferta económica deberá contemplar:   

El IVA desglosado, en caso de estar exento, deberá indicar el precepto legal que establece dicha exención. El CIF de la empresa que realiza la propuesta, así como la firma del representante legal, con indicación de su nombre, apellidos y DNI. En la oferta figurará el sello de la empresa.

La propuesta irá dirigida al Consorcio de Turismo y Congresos – Área de Promoción, y será presentada en la sede del Consorcio en la C/ Sol - Edificio Sol, s/n 15003 A Coruña. El plazo para la recepción de propuestas finalizará el día 28 de agosto a las 13:00 horas. 8.- ACEPTACIÓN La presentación de presupuestos para este concurso supone el conocimiento y aceptación de las bases que lo rigen así como de los requisitos técnicos señalados. A Coruña, 13 de agosto de 2014

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