EL MEMORANDO -

Es una comunicación de carácter interno Destinada a transmitir información, orientaciones pautas y recordatorios que agilicen la gestión empresarial.

MARGENES: IZQUIERDA: 4CMS

DERECHA: 3CMS

INFERIOR: 3CMS

SUPERIOR: 4CMS

PARTES DEL MEMORANDO: -

Identificación del documento. La constituye la palabra MEMORANDO , escrita o imprenta en mayúscula fija , a 4cms del borde superior de la hoja. Número de Referencia: cód. de dependencia (si lo hay), y el # de documento a 2 interlineaciones de la palabra MEMORANDO. EJEMPLO: 0172

DRH-172.

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FECHA: ciudad de origen y fecha de envío , (DÍA, MES,AÑO) minúscula. EJEMPLO: Pitalito, 20 de Octubre de 2008.

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PARA: Es el destinatario a 3 interlineaciones de la fecha , se escribe nombre y cargo o dependencia a donde se envía la comunicación. EJEMPLO: PARA: Doctora Alicia García Pascuas, Secretaria General PARA: Jefe de División. DE: Es el remitente , existen tres alternativas para su desarrollo :

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1. PARA: Tratamiento, nombre y cargo DE: Cargo y dependencia o cargo EJEMPLO: PARA: Señora Claudia Rodríguez o, Secretaria Genera DE: Jefe Oficina Jurídica. 2. PARA: Cargo y Dependencia o cargo DE: Cargo y dependencia o cargo ASUNTO: Contrato 475 EJEMPLO: PARA: Jefe de División DE: Jefe de Contabilidad ASUNTO: Ajustes al Presupuesto

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PARA: Auditor DE: Revisor Fiscal ASUNTO: Balance 2008

3. PARA: Tratamiento, nombre y cargo DE: Nombre y cargo PARA: Doctora Alicia García P, Secretaria General DE: Guillermo Castro B, Director Seccional

SANDRA MILENA GAVILAN Existen dos estilos: Bloque extremo : Todas las líneas parten del margen izquierda, excepto la palabra Memorando. Bloque: Las líneas de número de referencia, fecha y firma se escriben del centro de la hoja hacia el margen derecho. -

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ASUNTO: Síntesis del contenido, expresarse máximo en cuatro palabras. TEXTO: Se escribe a 3 – 4 interlíneas del asunto y se deja 1 interlínea entre líneas y dos entre párrafos, se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, se expresa en primera persona del singular o plural. DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía. FIRMA: LINEAS ESPECIALES: COPIA ANEXOS INICIALES DEL TRANSCRIPTOR

SANDRA MILENA GAVILAN EL SOBRE COMERCIAL Es una cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigido el contenido. ETIQUETA: Rotulo que se adhiere al sobre. REMITENTE: P.N O P.J. que envía el contenido del sobre. CLASIFICACION: Tamaños y aplicación

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Tamaños: Sobre Tamaño Carta: Por lo general se utiliza para enviar correspondencia personal; en algunos países se conoce con el nombre de sobre aéreo. Sobre Tamaño Oficio: Es el apropiado para enviar correspondencia comercial. Se ha generalizado el uso de este sobre con ventanilla Sobre de Manila: Media carta, carta, oficio, extra oficio. Dada la resistencia de su material y su diseño, se utiliza especialmente para el envío de comunicación grande o pesada como periódicos, revistas, catálogos, entre otros. El puede escribirse en sentido vertical o horizontal se debe tener cuidado con la solapa la cual debe de quedar hacia el lado derecho. De acuerdo con su aplicación comercial se clasifica en : Sobre oficio(con ventanilla sin ventanilla) Sobre para tarjeta y sobre de manila De acuerdo con su destino : Local, Nacional e internacional Distribución de los datos en el sobre: El sobre se divide en tercios o partes iguales.

Distribución de los datos en el sobre:

Partes: para su visualización el sobre se divide en tercios o partes iguales 1 .Tercio o parte: se escribe el logo y razón social datos del remitente 3–4 Cm

1,5 – 2 cm

Zona 1 Datos Destinatarios Zona 2

Zona 3

Zona 1 Datos Destinatarios Zona 2: datos del destinatario= tal como se consignan en la carta Tercera parte o = Tercio derecho

es uso privado del correo, aquí también se ubican datos como: confidencial, entrega inmediata, recomendado entre otros

Cuando la información es confidencial se escribe a otra palabra se marca otro sobre. Solamente con los datos del destinatario; en este se guardan los documentos se introduce el primero Datos del remitente- consta de razón social, logotipo dirección, apartado aéreo, fax, teléfono, nit. Recomendaciones: -tratamientos o título académico con mayúscula inicial Señor, señora, doctor, doctora, licenciada, ingeniero (a) Economista, canciller -el nombre: con mayúscula inicial o sostenida se escriben los 2 apellidos (no se utiliza negrilla) Ej. Señor Luis Castañeda Londoño O Señor Juan Sebastián rincón Páez Cargo: se escribe con mayúscula inicial Ej. gerente general -si hay letras dentro de la nomenclatura se escriben en mayúscula unidas al numero Calle 50 A 40 S-25 Cuando incluye norte, sur, este o oeste es indispensable escribirlo en forma completa Calle 12 1-17 Este, Bloque, oficina 505 Carrera 26L D75-48 Manzana 23 casa 1 Urbanización villa del prado Carrera 46 A N. 43 sur-30 Bloque 17, apartamento 1308 Cuando tiene apartado Ingeniero José María Cantillo Velandia

Jefe de proyectos Construcciones Ltda. Apartado 50943 Destino: local, nacional o intencional Local=cuando es el mismo destino de origen se escribe el nombre de la ciudad en mayúscula sostenida Licenciado Guillermo García Sanches Director de talento humano Universidad de desarrollo tecnológico Calle 57 N 43-19 PEREIRA NACIONAL=El destino es una ciudad diferente pero dentro del mismo país. Los nombres de la ciudad y DPTO se escriben separados por (,) mayúscula sostenida

Los nombres de cargos demasiados extensos, pueden repetirse en dos líneas para guardar armonía con los restantes no se efectúa separación silábica Ejemplo: Economista LAURA OBREGON LOPEZ Directora de Servicios Administrativos y de Seguridad Empresa: Denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y con la denominación Ltda. o S.A etc. Las siglas se escriben con mayúscula Sostenida. EJEMPLOS: BCH (Banco Central Hipotecario) A.J.P. (Alberto Jiménez Pino) Dirección o Apartado: Se puede utilizar cualquiera de las dos . Consta de una de las siguientes palabras : Calle, carrera, avenida, transversal, diagonal o circunvalar entre otras. No se pueden abreviar con su respectivo número: Señora Paola Tamayo Palacio Jefa de Programa Comercio y Servicios Informática Ltda. Carrera 30 50-20

Cuando sea necesario se especifican claramente números o letras de oficina piso interior bloque local etc. Doctor FABIO ARIAS CAMPOS Gerente General Asesorías Financieras S.A Diagonal 44 A 41-74 SINCELEJO, SUCRE

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Se Recomienda: Los sobres de manila llevan impreso el membrete. Se recomienda cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del destino en el reglón anterior a la ciudad y del remitente debajo de los datos de la Zona 1. Doctora Johana Mosquera Gerente General Solicitudes Ltda. Avenida Caracas 18-53 Teléfono 253 21 38 Santafé de Bogotá Cuando el destinatario éste en el mismo edificio del remitente y la entrega sea personal, se escribe la palabra presente, en la línea de la ciudad.