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EL SISTEMA DE CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES DE MADRID Carmen Cayetano

1.

Introducción.

Al hablar de la clasificación de los archivos municipales de Madrid, debemos explicar, en primer lugar, cómo se originó, su historia, por así decir. Porque es una información imprescindible para comprender su estructura, sus aciertos y sobre todo sus defectos. El 17 de noviembre de 1981 se celebró el primer encuentro de archiveros municipales de Madrid. La convocatoria se había decidido, al comprobar los profesionales que, entonces, trabajaban ya en la zona, la necesidad urgente de crear un fondo común, reuniendo experiencias y teoría sobre el trabajo en nuestros archivos. Hasta ese momento, cada uno d e los archiveros había funcionado por su cuenta, pues no había ninguna institución que pudiera orientar técnicamente la puesta en marcha de un archivo municipal. En Madrid, no existía un Archivo Histórico Provincial, que en otras regiones ha sido centro de acogida de los municipales. La Diputación Provincial había iniciado una tímida poh'tica de organización de fondos históricos, ordenando e inventariando los archivos de Chinchón, Alcalá de Henares y otros. Pero no se había hecho nada para crear un modelo de organización integral. En Madrid la situación era muy grave, en ese momento, porque el crecimiento desmesurado de la capital había forzado el crecimiento, asimismo, de muchos de los antiguos pueblos de su periferia. Como por

ejemplo, basta comprobar las cifras de población de algunos de ellos. Leganés contaba en 1965 con 5 . 6 0 0 habitantes, 15 años después, en 1980 su término municipal llegaba a los 163.426. Getafe con 2 3 . 2 2 4 habitantes en el 65, se convierte en una ciudad de 127.892 habitantes en 1980. Y así podríamos continuar en bastantes casos más. El aumento en población y actividad, se tradujo casi inmediatamente en una extensión desconocida hasta entonces de la burocracia municipal. Pensemos q u e núcleos urbanos de carácter rural saltaron en menos de una década a convertirse en grandes centros industriales y ciudades dormitorio. Los primeros años no trajeron cambios a los archivos. Trabajosamente se reorganizaban los propios ayuntamientos y no preocupaba nada la suerte que pudieran correr los «papeles». Sin embargo, a partir de 1978, al factor cantidad hubo de añadirse el factor responsabilidad. Se habían celebrado elecciones y los nuevos regidores, poco a poco se acercan a los archivos. El panorama es desolador, la documentación histórica está perdida o al menos diezmada y la documentación administrativa aparece en estado caótico. Para responder a este problema se van pubHcando convocatorias de contratación para la organización de los archivos. Y así, poco a poco se cubre un vacío profesional enorme en la región. Cuando convocados por Alcobendas los archiveros que trabajamos en Madrid nos

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reunimos, junto a Doña Vicenta Cortés Alonso, Vicepresidenta de la ANABAD y otros colegas de la Administración Central, establecimos un programa d e trabajo cuyo primer paso era dotarnos d e un modelo de clasificación, aplicable a nuestros archivos.

mas efectivos de cada una d e las ciudades cuyo archivo estaba a cargo de un miembro del grupo, compararlos y ver si la práctica administrativa era radicalmente distinta o si en realidad las diferencias eran sólo debidas a variantes «dialectales» d e la burocracia.

En toda la Comunidad, había un solo archivo municipal en funcionamiento regular, el Archivo General de Madrid. Pero su organización databa de mediados del siglo XIX y aunque los aspectos prácticos de la misma eran asumibles en su totalidad, sin embargo, el cuadro de clasificación, u n a mezcla de órganos, materias y fimciones, algo confusa, requería un cambio muy grande para adecuarlo a la realidad administrativa que se supone debía representar. Necesitábamos empezar un estudio serio desde el principio, buscar bibliografía, modelos españoles, estudiar los fondos de nuestros archivos y encontrar la forma de coordinar un grupo que entonces era de casi 21 personas.

Una vez completos estos tres puntos se planeaba empezar con el verdadero trabajo, el cuadro de clasificación. Materialmente cada uno de los componentes del grupo se repartía uno de los pimtos, y en cada jornada d e trabajo se ponía en común lo investigado. Los primeros años, con muchas dificultades, se consiguió una periodicidad mensual. Sin embargo, siempre, hemos echado de menos la posibilidad de que estas investigaciones se institucionalicen, y no estén a merced d e las horas extras, fuera de oficina, que quieran regalar los archiveros municipales interesados en su profesión.

2. El Programa de Trabajo.

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Tres fueron los puntos fundamentales que se fijaron para ser abordados por el grupo: Bibliografía General y Especializada sobre clasificación de Archivos. Poniendo especial interés en los cuadros de clasificación ya publicados. Legislación de Régimen Local. Aquí interesaba sobre todo ver si mediante la lectura de la normativa legal se podía deducir la práctica administrativa, organización y tipos documentales. Es decir buscábamos lo que se podría llamar legislación significativa desde el punto de vista archivístico. Organización efectiva de nuestros municipios. Se trataba de reunir los organigra-

También se pensó en la publicación de lo que se fuera elaborando, la razón era clara, nos hacía falta contrastar opiniones con otras Comunidades y la publicación es el camino más arriesgado pero, también pensamos, más directo..

3. La Clasificación de los Archivos Municipales Españoles. El resultado del primer paso en la investigación de la clasificación de los archivos municipales no fue demasiado brillante. Es verdad, que el Grupo de Trabajo partía con unas necesidades muy concretas, queríamos encontrar modelos de clasificaciones adaptados a documentación contemporánea y que respetaran en su estructura las normas archivísticas básicas. Las clasificaciones aplicadas a los fondos municipales procedían, tal como pudi-

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mos comprobar, d e dos fuentes muy distintas, por un lado, las menos, de los propios archiveros, por otro las elaboradas por los secretarios de Ayuntamiento. Los primeros se inclinaron por la documentación histórica, olvidando la administrativa y utilizaban las materias como criterio básico de organización. Los segundos dirigen sus obras a la documentación más moderna y su objetivo primordial es proponer modelos de ordenación física de la documentación en las estanterías, seguramente impulsados por la falta de personal y la obligación legal, que tienen, d e clasificar los archivos municipales desde 1823. Todos coinciden, sin embargo, en bastantes epígrafes: Gobierno Municipal, Hacienda, ObrEis, Gobierno y PoÜcía, Sanidad, Instrucción Púbhca, etc. Difieren en el desarrollo, cada clasificación llega a un nivel distinto, unos recogen series, otros no, también hay problemas d e vocabulario y sobre todo la mezcla constante entre materias, funciones, dependencias-órganos y documentos, pues estos cuatro elementos se turnan para formar los epígrafes sin orden ni concierto. Examinamos todos estos modelos con mucho cuidado y este primer trabajo nos sirvió para decidir cuál iba a ser el método a seguir, en adelante. No podíamos aceptar ninguno de los propuestos, sobre todo, por la falta de estructura archivística. Y creíamos que sería importante para todos los archiveros de Madrid intentar la elaboración del Cuadro para documentación del siglo XX que, además de recoger la estructura administrativa del Ayuntamiento, la desarrollara desde el punto de vista del archivo.

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4. El Cuadro de de Madrid.

Clasificación

El criterio orgánico-funcional fue el escogido para la estructuración d e nuestro Cuadro de Clasificación. La base era, pues, los órganos administrativos del Ayuntamiento, sus funciones y las series documentales generadas por éstas. Se descartaron las materias, porque su apHcación generaba problemas graves. Por un lado no reflejaban, ni de cerca, la estructura del Ayuntamiento. Por otro se rompían series únicas, al utüizar para agrupar documentos su contenido, olvidando su tipo y la oficina productora. En cuanto a la documentación incluida en la Gasificación, se limitó a la producida y recibida por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones. Dejamos, pues, al margen de esta clasificación, otros fondos documentales depositados en los Archivos Municipales, pero, que no forman parte de su documentación, como son los fondos señoriales, familiares, protocolos notariales, documentación de juzgado, etc. El Grupo consideró que todos ellos debían tener un estudio aparte, pues siendo de propiedad municipal, su origen era diferente al de los papeles del Ayuntamiento y su clasificación, por eso mismo, distinta. El examen de los organigramas de nuestros Ayuntamientos, recordemos que era el tercer paso a seguir junto con el estudio de la legislación vigente, nos dio una sorpresa agradable. Las coincidencias entre los distintos pueblos eran muy grandes. En todos ellos se reconocía una área de Gobierno, donde estaban incluidos Alcaldía, Concejales, Pleno y Comisiones, el área de la Administración General, regida por el Secretario del Ayuntamiento, Intervención 113

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y Depositaría. Dentro de cada área, las subsecciones, deparlamentos, negociados, sí variaban considerablemente. El grupo, sobre este material empezó a trabajar. Se dividía por áreas. Gobierno, Secretaría, etc., y dentro de cada área, se recogían los tipos documentales, procurando fijar, con mucho cuidado, la oficina productora y las series. En primer lugar se fijaron las grandes secciones en que se dividían nuestros Ayuntamientos, dándoles a cada una un dígito, del 1 al 5. Con dos dígitos se individualizaron las subsecciones, y si era necesario desarrollarlas se utilizaban tres dígitos. Las series documentales no fiieron dotadas con ningún símbolo específico. La razón fue puramente utilitaria. Secciones y subsecciones crecen y cambian, pero nunca, con tanta rapidez como las series. Además, mientras que las secciones tienen, en el Cuadro, una estructura orgánica, adaptada a la municipal, las series fueron orden a d a s alfabéticamente, porque, salvo excepciones, son independientes unas de otras, no hay en ellas ningún orden jerárquico y no es fácil organizarías en razón de su mayor o menor importancia dentro de la dependencia. El orden alfabético en este caso, facüita la búsqueda, y constituye un criterio universal, fácil de aplicar por cualquiera, sin peligro de romper ninguna unidad, como sería el caso, si se aplicara, por ejemplo a las secciones.

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Cuando acabamos el trabajo, el resultado final en números fue: Sección, Órganos de Gobierno, 5 subsecciones, 3 8 series. Sección, Secretaria, 12 subsecciones, 2 9 3 series. 3® Sección, Intervención, 4 subsecciones, 72 series.

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Sección, Depositaría, 5 subsecciones, 31 series. Sección, Elecciones, 1 subsección, 2 series. En 1984 la Comunidad Autónoma de Madrid, pubücó este primer Cuadro, completado con índices generales, una bibliografía básica y un prólogo breve en el que se explicaba la razón del Cuadro y el método de trabajo seguido en su elaboración. Durante los siguientes tres años, el grupo se dedicó al estudio de la tipología documental. Y, ya en 1987 y 1 9 8 8 hemos reiniciado la investigación sobre clasificación. Las condiciones son favorables, por un lado la publicación del cuadro nos ha permitido conocer los distintos puntos de vista de colegas en otras Comunidades, por otro en este tiempo su aplicación intensiva nos ha revelado fallos y carencias que habían de ser corregidas. En h'neas generales, la estructura del Cuadro y el método de trabajo que se siguió para construirlo nos sigue pareciendo correcto. Organos-funciones y series son una base suficientemente científica como para que, lo realizado sobre ella, refleje la estructura del Ayuntamiento y, por tanto, sea la clasificación, justa, para la documentación de un archivo municipal. Los problemas vienen más bien por defectos de conocimiento. Todavía no hemos investigado bastante sobre las series y los tipos documentales del municipio. Y este estudio es fundamental para mejorar el Cuadro de Clasificación. El publicado, siendo como es, un cuadro marco, puramente indicativo d e los órganos y funciones q u e configuran un Municipio, no pretende, ni mucho menos, agotar todas las posibilidades. Sin embargo, hay que decir que a nosotros, en Madrid, el estudio de la clasificación y nuestros

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intentos de crear un modelo común, nos han servido para depurar nuestra técnica archivística, evitar diferencias artificiales, es decir, no originadas en órganos y funciones, sino en el uso de distintas palabras para los mismos conceptos. Gracias al Cuadro, contamos con un instrumento, que aunque defectuoso es muy útil para empezar a trabajar, «ex novo», en

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archivos municipales como los de nuestra Comunidad.

( * ) NOTA: Para distínguir sección, subsección, unidad y serie se han utilizado distintos tipos d e letra: Sección: mayúscula negrita. Subsección: mayúscula fina. Unidad: minúscula negrita. Serie: minúscula fina.

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1.5. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.1.6. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3.

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LLISET BORRELL, Francisco. El Archivo Municipal. Madrid, 1970.

ÓRGANOS DE G O B I E R N O . ALCALDE. Secretaria particular. Protocolo. Gabinete de prensa. AYUNTAMIENTO PLENO. COMISIÓN MUNICIPAL PERMANENTE. COMISIONES INFORMATIVAS ESPECIALES. COMISIÓN DE GOBIERNO. SECRETARÍA. SECRETARÍA GENERAL. Secretaria y Oficialía Mayor. Registro General. Contratación. Padrones, censos, estadística. Quintas. Archivo. PERSONAL. Personal. Disciplina y control. Asuntos mutuales, clases pasivas y Seguridad Social. Oposiciones y concursos. Comisiones paritarias. SERVICIOS JURÍDICOS.

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2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.4.5. 2.4.6. 2.4.7. 2.5. 2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4. 2.6. 2.6.1. 2.6.2. 2.6.3. 2.6.4. 2.6.5. 2.7. 2.7.1. 2.7.2. 2.7.3. 2.7.4. 2.8. 2.8.1. 2.8.2. 2.8.3. 2.8.4. 2.8.5. 2.8.6. 2.8.7. 2.8.8. 2.9.

SANIDAD Y ASISTENCIA SOCIAL. Sanitarios locales. Consejo M u n i c i p a l d e S a n i d a d . Centros sanitarios. Laboratorios. Saneamiento y m e d i o ambiente. Cementerio. Servicios sociales y asistenciales. OBRAS Y URBANISMO. Planeamiento. O b r a s municipales. Obras particulares. Industrias. PATRIMONIO. Inventario. Bienes inmuebles. Bienes muebles. Bienes semovientes. Bienes d e c a r á c t e r históricoartístico. EDUCACIÓN. Centros escolares. G a b i n e t e psicopedagógico. J u n t a Municipal de E n s e ñ a n z a . Ayudas municipales. CULTURA. Casa d e la C u l t u r a . Bibliotecas. Museos. Casa d e la J u v e n t u d . Actividades culturales. Festejos. Turismo. Publicaciones. DEPORTES.

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2.10. 2.10.1. 2.10.2. 2.10.3. 2.10.4. 2.10.5. 2.10.6. 2.11. 2.11.1. 2.11.2. 2.12. 3. 3.1. 3.2. 3.2.1.

SERVICIOS. Abastos y m e r c a d o s . Matadero. Policía m u n i c i p a l . Bomberos. Parques y jardines. Tráfico y transportes.

3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.3.

Presupuestos ordinarios. P r e s u p u e s t o s d e inversiones. P r e s u p u e s t o s especiales. VALORES INDEPENDIENTES DEL PRESUPUESTO. RENTA Y EXACCIONES. I m p u e s t o s directos. I m p u e s t o s indirectos y gastos suntuarios. Tasas y otros ingresos. Resultas. DEPOSITARÍA. CAJA. HABILITACIÓN. RECAUDACIÓN. CUENTAS BANCARIAS. PÓSITO. ELECCIONES. JUNTA ELECTORAL.

3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 5. 5.1.

SERVICIOS AGROPECUARIOS. Agricultura. Ganadería. ACCIÓN VECINAL. INTERVENCIÓN. ASUNTOS GENERALES. PRESUPUESTOS. Asuntos generales del p r e s u puesto.

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