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ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCION
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
DESCRIPCIÓN
PÁGINA
Índice
1
Objetivo y Propósito
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidad
4
Diagrama de Flujo
5
Elaboración de Actas de Defunción
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Hacer constar en el documento que se declara legalmente el fallecimiento de una persona.
2
ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como son Instituto Mexicano del Seguro Social, Hospital Civil, Centro de Salud, Clínica Particular, Ministerio Público y Registro Civil fuera de la ciudad o Estado, en caso de que el fallecimiento sea fuera del municipio de Manzanillo.
3
ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000-2005:Aplican las definiciones contenidas en este documento. Representante de la Funeraria: Persona encargada de llevar a cabo los trámites necesarios para la obtención del acta de defunción. Acta: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de las personas. Inhumación: Enterramiento de un cadáver Traslado: Desplazamiento que se hace de una población, municipio, entidad o país, distinto aquel donde ocurrió el fallecimiento de una persona. Defunción: Fallecimiento o muerte de una persona.
RESPONSABILIDADES Presidente Municipal, Secretario del H. Ayuntamiento y/o Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos al registro de defunción. Secretaria de la Mesa de Registros de Defunciones: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el registro de defunción, verificar que cumpla con los documentos solicitados, registrar la defunción, archivar el expediente con el número de acta que le haya correspondido después del registro.
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ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN USUARIO O REPRESENTANTE DE LA FAMILIA
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
2. Recibe y verifica estén completos
7. Recibe actas, las firma y sella
1. Presenta documentos necesarios
2. Están completos?
2. Es notificado para completar documentos y / o información 3. Verifica el acta y comprueba que los datos sean correctos
5. Recibe y firma las actas
NO
SI 2. Captura los datos correspondientes para la elaboración de acta 2. Pide al usuario o representante de la funeraria, revise los datos para verificar si hay errores 4. Verifica el acta, la imprime por triplicado y la entrega al usuario para firma 6. Recibe actas y entrega al oficial del registro civil para firma
9. Recibe acta de defunción sellada y firmada
8. Recibe actas y entrega original al usuario o representante de la funeraria 10. Archiva actas, primera copia en Libro y envía segunda copia al Archivo General del Estado
FIN
5
ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN ETAPA 1. Presenta necesarios
ACTIVIDAD documentos
2. Recibe y verifica que los documentos estén completos y elabora el acta con los siguientes datos:
3. Verifica el acta
4. Verificada el acta, procede de la manera siguiente:
1.1 Certificado Médico en el que conste el fallecimiento 1.2 Permiso del Centro de Salud, y 1.3 Comprobante del traslado, si el fallecimiento hubiera sido fuera del municipio 1.4 Acta del Ministerio Público, en caso de que el fallecimiento hubiese sido por muerte violenta. 2.1 Nombre, edad, ocupación y domicilio que tuvo el difunto 2.2 Estado civil y, si era casado, el nombre y apellidos de su cónyuge 2.3 Nombres, apellidos, edad, ocupación y domicilio de los testigos y si fueran parientes, el grado en que lo sean 2.4 Los nombres de los padres del difunto, si se supieren 2.5 La clase de enfermedad que determinó la muerte, y especialmente el lugar en que se sepulte el cadáver 2.6 La hora de la muerte, si se supiere, y todos los informes que se tengan en caso de muerte violenta 2.7 Pide al familiar que revise los datos asentados para verificar que no haya errores 3.1 Comprueba que los datos asentados sean los correctos 4.1 Imprime el acta por triplicado (Para Archivo, Para Oficialía y para Interesado) 4.2 Entrega las actas al usuario para firma
5. Recibe las actas
5.1 Firma las actas
6. Recibe las actas firmadas
1.15 Entrega las actas al Oficial del Registro Civil para su firma.
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario Secretaria del Registro Civil 6
ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN 7. Recibe las actas para firma 8. Recibe las actas
9. Recoge acta
10. Archiva actas, procediendo de la siguiente manera:
7.1 Firma y sella las actas 7.2 Regresa las actas a la secretaria 8.1 Entrega acta original al usuario o representante de la funeraria
Secretaria del Registro Civil
9.1 Recibe acta original firmada y sellada
Usuario
10.1 Integra la segunda acta al Libro correspondiente de la Oficialía del Registro Civil 10.2 Integra la última acta en el Libro para el Archivo General del Estado
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
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ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS I. II.
Formato de Inscripción de Defunción Acta de Defunción
FUNDAMENTACIONINVOLUCRADA a. b. c. d. e. f.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Colima Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles del Estado de Colima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima Lineamientos de Observancia General para la Elaboración de Actas de Defunción
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ELABORACION DE ACTAS DE DEFUNCIÓN
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión En el INDICE, ANEXOS Y FUNDAMENTACION: Se modifica la palabra Anexos a Registros
Fecha 01/Julio/2010 29/Noviembre/2010
2
Se anexa en la etapa 1, el Acta del MP en caso de muerte violenta. Se explica en la etapa 4, la distribución de las copias de actas. Se suprime la opción de que el Representante de la Funeraria reciba las actas.
01/Diciembre/2011
9
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
DESCRIPCIÓN
PÁGINA
Índice
1
Objetivo y Propósito
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidad
4
Diagrama de Flujo
5
Elaboración de Actas de Matrimonio
6
Registros y Fundamentación Involucrada
9
Cambios al Documento
10
1
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
OBJETIVO EL Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera auténtica a través de un sistema organizado los actos del Estado Civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Proporcionar certeza jurídica a la relación de pareja, da lugar al nacimiento de derechos y obligaciones recíprocas para los casados y crea un nuevo estado civil para ellos, es el medio idóneo para el desarrollo de la familia y conserva de la especie.
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ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como son el Registro Civil de la entidad donde hayan nacido los contrayentes. Aplica para los matrimonios entre solteros sin hijos, parejas que hayan procreado hijos entre sí, extranjeros con mexicanos y extranjeros en el país.
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ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000-2005:Aplican las definiciones contenidas en este documento. Contrayentes: Pareja que pretende unirse en matrimonio Acta: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de las personas. Matrimonio: Es un contrato civil que se celebra lícita y válidamente ante la autoridad civil. Para su
validez es necesario que los pretendientes, previo cumplimiento de las formalidades que establece la ley, se presenten ante la autoridad y expresen libremente su voluntad de unirse en matrimonio. El matrimonio civil no puede celebrarse más que por un sólo hombre y una sola mujer. Sociedad Conyugal: Es un contrato que puede comprender no sólo los bienes de que sean dueños los esposos al formarla, sino también los bienes futuros que adquieran los consortes. Sociedad por Bienes Separados: Es el contrato celebrado entre los cónyuges en el que se especifica que conservarán la propiedad y administración de los bienes que respectivamente les pertenecen y, por consiguiente, todos los frutos y accesiones de dichos bienes no serán comunes, sino del dominio exclusivo del dueño de ellos.
RESPONSABILIDADES Presidente Municipal. Secretario del H. Ayuntamiento y/o Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley de los actos y actas relativos al registro de matrimonio entre mexicanos Secretaria de la Mesa de Registro de Matrimonio: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el registro de matrimonio entre mexicanos que cumple con los documentos solicitados, registrar el matrimonio entre mexicanos, archivar el expediente con el número de acta que le haya correspondido después del registro.
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ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACIÓN DE ACTA DE MATRIMONIO SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
USUARIO
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta y entrega los documentos
2. Regresa los documentos al Usuario para complementar
2. Recibe y verifica que los documentos estén completos
NO
2. Están completos? SI
3. Pasa a caja de Tesorería Municipal, realiza pago y entrega comprobante de recibo de pago a Secretaria
2. Elabora el acta con los datos correspondientes y envía al usuario a realizar pago
4. Recibe comprobante de pago y entrega actas de matrimonio al Oficial del Registro Civil
5. Recibe las actas y pide a los contrayentes, padres y testigos las firmen
6. Recibe las actas, firman los involucrados 7. Recibe actas firmadas, sella actas y entrega original a Usuario y copias a Secretaria
8. Recibe acta original firmada y sellada 9. Recibe, archiva y envía copias de acta de matimonio
FIN
5
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO ETAPA 1. Presenta y documentos
ACTIVIDAD entrega
RESPONSABLE
Mexicanos, solteros y sin hijos: 1.1 Acta de nacimiento original (ambos) 1.2 Certificado pre-nupcial (Sector Salud) 1.3 Análisis de sangre de ambos (Sector Salud) 1.4 Credencial de elector u otra identificación con foto (ambos) 1.5 Constancia de soltería de ambos (acta de divorcio o acta de defunción), la constancia tiene validez de 30 días 1.6 Cartilla militar de él 1.7 Constancia de pláticas en el Centro de Salud (se imparten únicamente los jueves a las 13:00 horas) y el certificado médico, el análisis de sangre solo tienen vigencia de 15 días 1.8 Dispensa de la Constancia de Soltería 1.9 Si son originarios de Manzanillo, no se requiere la constancia de soltería
Usuario
Si tienen hijos entre sí: 1.10 En caso de tener hijos entre sí, acta de nacimiento del hijo mayor o certificado de embarazo. Extranjeros con Mexicanos: 1.11 Original de acta de nacimiento (ambos) 1.12 Original de constancia de soltería, divorciado o viudo 1.13 Permiso de Gobernación 1.14 Permiso de Migración 1.15 Identificación con foto 1.16 Comprobante de Ingresos 1.17 El extranjero, traer pasaporte, 6
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO visa u otro documento que acredite su legal estancia en el país 1.18 Original del certificado médico y análisis pre-nupciales de ambos Si algún documento está en inglés, debe estar traducido por la oficina autorizada Extranjeros en el país: 1.19 Acta de Nacimiento Original (Ambos) traducidas 1.20 Constancia de Soltería (ambos) traducidas 1.21 Pasaporte y FM3 (Forma Migratoria) 1.22 Certificado médico y análisis pre-nupciales 1.23 Solicitud de autorización en el Registro Civil del Estado Teniendo todos los requisitos, pueden apartar fecha. 2. Recibe y verifica documentos
los
3. Pasa a las caja de la Tesorería Municipal
2.1 Que estén completos 2.2 Elabora el acta 2.3 Entrega al usuario para que revise los datos, junto con los testigos 2.4 Pregunta bajo qué régimen se realiza el Matrimonio. 2.5 Imprime por triplicado el acta (para Archivo, para Oficialía y para Interesado) 2.6 Llena solicitud de elaboración de acta de matrimonio con copia conserva la copia 2.7 Envía al usuario a realizar el pago a la caja de la Tesorería Municipal 3.1 Realiza pago en la caja de la Tesorería Municipal 3.2 Entrega a la secretaria de Registro Civil comprobante de pago debidamente sellado
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO 4. Recibe comprobante de recibo de pago
5. Recibe las actas
6. Recibe las actas
7. Recibe las actas firmadas
8. Recibe acta de matrimonio
9. Recibe, archiva y envía copias de acta de matrimonio firmadas y selladas
4.1 Archiva el comprobante de pago sellado 4.2 Entrega los documentos originales al usuario 4.3 Entrega la copia de los documentos al Oficial del Registro Civil 4.4 Entrega las actas de matrimonio al Oficial del Registro Civil 4.5 Hace pasar a los contrayentes, padres y testigos al privado para la firma de las actas 5.1 Entrega las actas a los contrayentes, padres y testigos para su firma 6.1 Contrayentes, padres y testigos firman las actas 7.1 Toma la huella digital de los contrayentes 7.2 Firma y sella las actas 7.3 Lee la Epístola de Melchor Ocampo 7.4 Entrega el acta original a los contrayentes 7.5 Entrega las demás copias a la secretaria 8.1 Recibe el acta de matrimonio firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil 9.1 Envía la segunda copia del acta al Archivo General del Estado 9.2 Archiva copia de la solicitud de elaboración de acta de matrimonio y primera copia del acta de matrimonio
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Usuario
Oficial del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
8
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA REGISTROS I. II. III. IV.
Capitulaciones Matrimoniales de Sociedad Conyugal Capitulaciones Matrimoniales de Separación de Bienes Formato de Acta de Matrimonio Solicitud de Matrimonio
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. b. c. d. e. f.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Colima. Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles del Estado de Colima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima Lineamientos de Observancia General para la Elaboración de Actas de Matrimonio
9
ELABORACION DE ACTAS DE MATRIMONIO
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
2
Descripción Primera Emisión En el INDICE, ANEXOS Y FUNDAMENTACION: Se modifica la palabra Anexos a Registros Se modifica el alcance del documento para incluir el matrimonio entre parejas de solteros, parejas con hijos entre sí, extranjeros con mexicanos y extranjeros en el país. En la etapa 1, se incluyen todos los requisitos.
Fecha 01/Julio/2010 29/Noviembre/2010
01/Diciembre/2011
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ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
Elaboró:
________________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
____________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidad
4
Diagrama de Flujo
5
Elaboración de Actas de Nacimiento
6
Registros y Fundamentación Involucrada
9
Cambios al Documento
10
1
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Hacer constar de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurídica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiación.
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ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como son el Instituto Mexicano del Seguro Social, Hospital Civil, Centro de Salud, Clínicas Particulares, Parteras y DIF Municipal (En casos especiales).
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ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000-2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Acta: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de las personas. Nacimiento: Principio en la vida de una persona. Registro: Inscripción en el Registro Civil de un hecho. Testigo: Persona que da testimonio de un hecho (nacimiento)
RESPONSABILIDADES Presidente Municipal, Secretario del H. Ayuntamiento y/o Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos al registro Secretaria de Mesa de Registros de Nacimientos: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el registro de infantes, archivar el expediente con el número de acta que le haya correspondido después del registro.
4
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTAS DE NACIMIENTO USUARIO
INICIO
1. Presenta documentos necesarios
2. Es notificado para complementar documentos y/o información
3. Reciben y firman las actas
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
2. Recibe y Verifica los documentos
5. Recibe actas, las firma y sella
2. Están completos? NO
SI 2. Elabora el acta con los datos correspondientes, entrega para firma 4. Recibe actas, toma huella digital del infante y envía actas con el Oficial del Registro Civil
7. Recibe acta sellada y firmada
6. Recibe actas, entrega original al usuario, archiva primera copia y envía segunda al Archivo , General del Estado
FIN
5
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO ETAPA 1. Presentan necesarios
ACTIVIDAD documentos
RESPONSABLE
Infantes de 0-6 meses 1.1 Original del aviso de nacimiento del doctor, hospital o partera que atendió el parto 1.2 Original y copia de la cartilla de vacunación 1.3 Original y copia del acta de matrimonio, en caso de ser casados 1.4 Original y copia de las actas de nacimiento, si viven en unión libre 1.5 Original y copia de la identificación con fotografía (ambos) 1.6 Dos testigos 6 meses a 7 años: 1.7 Original y copia de constancia de inexistencia de su registro de nacimiento o constancia expedida por el Archivo General del Estado de Colima 1.8 Original y copia de la constancia de radicación expedida por el Presidente Municipal o Comisario 1.9 Aviso de nacimiento del Doctor, Hospital o Partera 1.10 Original y copia de la cartilla de vacunación 1.11 Original y copia de Fe de Bautizo o constancia de alumbramiento, acta de nacimiento de los padres, algún hermano, acta de matrimonio en caso de ser casados 1.12 Original y copia de la identificación con fotografía (ambos) 1.13 Dos testigos 1.14 Autorización de la Dirección del Registro Civil
Usuario
Mayores de 7 años: 6
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO 1.15 Constancia de inexistencia del Registro Civil del lugar de nacimiento o de su estado natal y del Archivo general de Colima 1.16 Original y copia de la constancia de radicación expedida por el Presidente Municipal que corresponda a su domicilio o Delegación 1.17 Original y copia de Fe de Bautizo o en su caso de inexistencia 1.18 En caso de no estar casados, acta de nacimiento de algún hermano 1.19 En caso de estar casados, original y copia de acta de matrimonio 1.20 Testimonial ante un Juez de Paz o Notario Público a fin de acreditar su lugar y fecha de nacimiento y el nombre de los padres 1.21 Original y copia de la identificación con fotografía (ambos) 1.22 Autorización de registro extemporáneo por el Director Estatal del Registro Civil 2. Recibe y documentos
verifica
3. Reciben las actas
los
2.1 Que estén completos y coteja las copias con las originales 2.2 Entrega originales al usuario, excepto aviso de nacimiento 2.3 Elabora el acta 2.4 Se la entrega al usuario para que revise los datos, junto con los testigos 2.5 Imprime por triplicado el acta 2.6 Entrega las actas para firma 3.1 Firman las actas los padres y testigos
4. Recibe las actas, 4.1 Toma la huella digital del infante procediendo de la manera 4.2 Envía las actas al Oficial del
Secretaria del Registro Civil
Usuario Secretaria del Registro Civil 7
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO siguiente: 5. Recibe las actas
6. Recibe, archiva y envía las actas
7. Recibe acta de nacimiento
Registro Civil 5.1 Firma y sella las actas de nacimiento 5.2 Las entrega a la secretaria para que continúe el procedimiento 6.1 Entrega original al usuario 6.2 Archiva primera copia, original de nacimiento y las copias de documentos 6.3 Remite segunda copia al Archivo General del Estado 7.1 Recibe acta de nacimiento original firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
8
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
REGISTROSY FUNDAMENTACION REGISTROS
I. II.
Formato de Acta de Nacimiento Formato de Inscripción de Nacimiento
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. b. c. d. e. f.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Colima Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima Lineamientos de Observancia General para la Elaboración de Actas de Nacimiento
9
ELABORACION DE ACTAS DE NACIMIENTO
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión En el INDICE, ANEXOS Y FUNDAMENTACION: Se modifica la palabra Anexos a Registros
Fecha 01/Julio/2010 29/Noviembre/2010
2
Se fusionan los requisitos para el registro de nacimientos de infantes de 0 a 6 meses, de 6 meses hasta 7 años y para mayores de 7 años. Se modifica el código del documento controlado.
01/Diciembre/2011
10
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidad
4
Diagrama de Flujo
5
Elaboración de Actas de Reconocimiento
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
OBJETIVO EL Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera auténtica a través de un sistema organizado los actos del Estado Civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Que el menor este reconocido por el padre o la madre, teniendo el derecho de llevar el apellido del reconocedor y la obtención de una acta de reconocimiento de hijo para usos varios en el futuro.
2
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
ALCANCE Este procedimiento aplica a la Oficialía del Registro Civil de Manzanillo y al Juzgado de lo Familiar
.
3
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000-2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Acta: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de las personas. Nacimiento: Principio en la vida de una persona. Registro: Inscripción en el Registro Civil de un hecho. Testigo: Persona que da testimonio de un hecho (nacimiento)
RESPONSABILIDADES Presidente Municipal, Secretario del H. Ayuntamiento y/o Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos al registro de reconocimiento. Secretaria de Mesa de Registros de Nacimientos: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el registro de reconocimiento, archivar el expediente con el número de acta que le haya correspondido después del registro.
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ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACIÓN DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta la documentación requerida
2. Es notificado para completar documentos y/o información
2. Verifica que los documentos estén completos
NO
2. Están completos? SI
3. Verifica que los datos asentados estén correctos
2. Elabora acta y entrega a Usuario para que revise los datos
5. Pasa a caja de la Tesorería Municipal, realiza pago y entrega comprobante de recibo de pago a Secretaria
4. Verificada el acta, envía al Usuario a realizar el pago a la caja de la Tesorería Municipal
7. Firman las actas los involucrados
6.Recibe comprobante de pago y entrega actas de reconocimiento al Usuario para firma
8. Recibe actas firmadas y las pasa al Oficial del Registro Civil para firma
11. Recibe acta de reconocimiento original
9. Recibe actas de reconocimiento, las firma y sella
10. Entrega al Usuario acta original, archiva una para la Oficialía del Registro Civil y remite segunda copia al Archivo General del Estado
FIN
5
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Se presentan en el Registro Civil
2. Verifica que documentos completos
los estén
3. Verifica datos del acta
6. Recibe pago
la
Tesorería
comprobante
2.1 Elabora el acta 2.2 Se la entrega al Usuario para que revise los datos 3.1 Comprueba que los datos asentados sean los correctos
4. Verificada el acta, procede de la manera siguiente:
5. Pasa a Municipal
1.1 Si el reconocido es menor de edad, se presenta con el tutor legal y entregan a la secretaria la documentación siguiente: 1.2 Acta de ambos padres 1.3 Credencial de elector del reconocedor 1.4 Acta de nacimiento del reconocido 1.5 2 testigos
de
7. Reciben las actas para firma
8. Recibe las actas firmadas por el reconocedor y tutor en su caso 9. Envía las actas con el Oficial del Registro Civil
4.1 Indica al Usuario la cantidad a pagar por el trámite 4.2 Envía al Usuario a realizar el pago en la caja de la Tesorería Municipal 5.1 Realiza pago en la caja de la Tesorería Municipal 5.2 Entrega a la secretaria de Registro Civil comprobante de pago debidamente sellado 6.1 Archiva el comprobante de pago sellado. 6.2 Imprime por triplicado el acta y las pasas al reconocedor y tutor, en su caso, para su firma 7.1 Firman las actas 7.2 Regresa las actas a la secretaria 8.1 Pasa las actas al Oficial del Registro Civil para su firma y sello 9.1 Recibe actas y las firma y sella 9.2 Regresa las actas con la secretaria
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil Oficial del Registro Civil
6
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO 10. Recibe las actas y las distribuye de la siguiente manera:
10.1 Una para el Archivo General del Estado 10.2 Una para la Oficialía del Registro Civil 10.3 Una para el reconocedor
11. Recibe acta original
11.1 Recibe acta de reconocimiento original firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA
REGISTROS III. Formato de Acta de Nacimiento IV. Formato de Inscripción de Nacimiento
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. b. c. d. e. f.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Colima Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima Lineamientos de Observancia General para la Elaboración de Actas de Nacimiento
8
ELABORACION DE ACTAS DE RECONOCIMIENTO
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión En el INDICE, ANEXOS Y FUNDAMENTACION: Se modifica la palabra Anexos a Registros
Fecha 01/Julio/2010 29/Noviembre/2010
2
Se modifica el código del documento controlado del 09 al 04
01/Diciembre/2011
9
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidad
4
Diagrama de Flujo
5
Registro de Divorcio Judicial
6
Registros y Fundamentación Involucrada
7
Cambios al Documento
8
1
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
OBJETIVO EL Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera auténtica a través de un sistema organizado los actos del Estado Civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO En todo divorcio judicial que se realice, tendrá que hacerse la anotación inmediatamente en el Registro Civil en su acta de matrimonio, y los cónyuges recobrarán su entera capacidad para contraer nuevo matrimonio.
2
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
ALCANCE Este procedimiento aplica la Oficialía del Registro Civil de Manzanillo y al Juzgado de lo Familiar
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REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES Norma ISO 9000-2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Divorcio: Forma de terminar las relaciones en vida de los casados, siempre será decretado por una autoridad judicial Acta: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de las personas.
RESPONSABILIDADES Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley de los actos y actas relativos al registro marginal de divorcio judicial Secretaria de la Mesa de Registro de Matrimonio: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el registro de divorcio judicial que cumple con los documentos solicitados, registrar el divorcio judicial, archivar el expediente con el número de acta que le haya correspondido después del registro.
4
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
5
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL ETAPA
ACTIVIDAD
1. Presenta la documentación requerida
2. Verifica la documentación
3. Pasa a Municipal
4. Recibe pago
la
Tesorería
comprobante
de
5. Recibe libro de matrimonio y registro de divorcio para hacer anotación marginal
1.1 Original y copia del oficio dirigido al Oficial del Registro Civil 1.2 Original de la sentencia de divorcio que expidió el Juzgado 2.1 Verifica que los documentos estén completos 2.2 Envía al Usuario a efectuar el pago del registro de la anotación a la Tesorería Municipal 3.1 Efectúa el pago correspondiente 3.2 Entrega a la secretaria comprobante de pago sellado 4.1 Una vez realizado el pago, se le informa el día que tiene que regresar por su acta de registro de divorcio 4.2 Entrega al Usuario la copia del oficio con sello de recibido, para que la entregue en el Juzgado 4.3 Elabora el acta de divorcio judicial, entrega el libro de matrimonio y el registro del divorcio al Oficial del Registro Civil para la elaboración de la anotación marginal 5.1 Hace la anotación marginal en el libro de matrimonio del registro de divorcio, sella y regresa a la secretaria para que se archive el libro y el registro de acta de divorcio
6. Recibe libro de matrimonio 6.1 Archiva la sentencia del registro de y registro de divorcio con divorcio anotación marginal 6.2 Entrega el día citado el acta original al Usuario 6.3 Remite segunda copia al Archivo General del Estado 7. Recibe acta de registro de divorcio
7.1 Recibe acta de divorcio en original
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario 6
REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA REGISTROS I. II. III.
Se recibe oficio por parte del Juzgado informando del divorcio, acompañándonos la sentencia y el acuerdo que cause ejecutoria en copias certificadas. Anotación de divorcio Acta de Divorcio
FUNDAMENTACIÓN INVOLUCRADA a. b. c. d. e.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Colima. Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles del Estado de Colima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
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REGISTRO DE DIVORCIO JUDICIAL
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión En el INDICE, ANEXOS Y FUNDAMENTACION: Se modifica la palabra Anexos a Registros
Fecha 01/Julio/2010 29/Noviembre/2010
2
Se modifica el código del documento controlado del 09 al 05
01/Diciembre/2011
8
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Constancias de Soltería
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Acreditar que el Usuario no tiene impedimento para contraer matrimonio.
2
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
ALCANCE Este procedimiento aplica únicamente al área de la Oficialía del Registro Civil de Manzanillo.
3
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES
DEFINICIONES: ISO 9000:2005 Constancia de Soltería: Documento destinado para constituir una prueba fehaciente para el estado civil de la persona. Anotación Marginal: Registro en Libro de Nacimiento que es prueba fehaciente de que el Usuario ha contraído nupcias.
RESPONSABILIDADES Oficial del Registro Civil: Autoriza con firma y sello la Constancia de Soltería. Secretaria del Registro Civil: Informa al Usuario los requisitos, verifica la documentación, elabora Constancia de Soltería, orden de pago y entrega la documentación al Usuario.
4
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
DIAGRAMA DE FLUJO CONSTANCIAS DE SOLTERIA USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta la documentación requerida
2. Recibe y verifica los documentos
3. Recibe orden de pago
4. Imprime Constancia de Soltería
7. Recibe la documentación autorizada
6. Entrega al Usuario y archiva copias fotostáticas
5. Recibe la documentación para firma
FIN
5
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
ETAPA 1. Presenta requerida
documentación
2. Recibe y verifica los documentos
3. Recibe orden de pago
4. Imprime Constancia de Soltería
5. Recibe la documentación para firma
ACTIVIDAD Siendo esta la siguiente: 1.1 Copia de Acta de Nacimiento 1.2 Copia Identificación con fotografía 2.1 Que la documentación este completa. 2.2 Verifica en el Sistema de Inscripción y Certificación de Actas de Registro Civil, que no aparezca ningún Registro de Matrimonio o Divorcio, si existiera se cancela el trámite. 2.3 Revisa en el Libro Original de Nacimiento que no tenga ninguna anotación de Matrimonio, si existiera anotación marginal se cancela el trámite. 2.4 Una vez verificado que no existiera anotación marginal, elabora orden de pago, e indica al Usuario pasar a la caja de la Tesorería Municipal para que realice el mismo. 3.1 Realiza el pago de la Constancia de Soltería en la caja de la Tesorería Municipal 3.2 Entrega el comprobante de pago a la Secretaria del Registro Civil. 4.1 Imprime Constancia de Soltería. 4.2 Entrega original de la Constancia de Soltería al Oficial del Registro Civil para su firma 5.1 Firma y sella la Constancia de Soltería y regresa a la Secretaria del Registro Civil para que continúe trámite.
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
6
CONSTANCIAS DE SOLTERIA 6. Entrega al Usuario y archiva copias fotostáticas
7. Recibe la autorizada
documentación
6.1 En copias fotostáticas que presento el Usuario anota el número consecutivo de constancia, fecha de expedición, y en el lugar donde contraerán nupcias, así como se anota en el Libro Original de Nacimiento y el Libro de Control. 6.2 Entrega al Usuario original de la Constancia de Soltería debidamente firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil. 6.3 Archiva las copias fotostáticas por número consecutivo. 7.1 Recibe la Constancia de Soltería debidamente firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil.
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS III. IV. V. VI.
Formato de Constancia de Soltería Libro de Control Libro de Nacimiento Sistema de Inscripción y Certificación de Actas de Registro Civil
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. a. b.
Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles del Estado de Colima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
8
CONSTANCIAS DE SOLTERIA
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el código del documento controlado del 11 al 06
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
9
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Inscripción de Matrimonio en el Extranjero
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Certificar mediante un documento que el hecho de matrimonio ha sido inscrito en el registro correspondiente, para que la obtención de este documento sirva al Usuario para usos futuros.
2
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como Dirección del Registro Civil, CENBI(Centro Bilingüe de Colima) y Secretaría del Ayuntamiento y/o Delegaciones Municipales.
3
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES: ISO 9000:2005 Matrimonio: Es un contrato civil que se celebra lícita y válidamente ante la autoridad civil. Para su
validez es necesario que los pretendientes previas las formalidades que establece la ley, se presenten ante la autoridad y expresen libremente su voluntad de unirse en matrimonio. El matrimonio civil no puede celebrarse más que por un solo hombre y una sola mujer. Apostille: Certificación de documento que sirve para presentarse a otro país. Inscripción: Transcripción de la traducción del Acta de Matrimonio del Extranjero al Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil
RESPONSABILIDADES: Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley de los actos y actas relativos a la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero. Secretaria del Registro Civil: Informar al Usuario los requisitos para tramitar la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero, verifica documentos, elabora Inscripción de Matrimonio en el Extranjero y archiva expediente.
4
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
DIAGRAMA DE FLUJO INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta la documentación requerida
2. Verifica los documentos
3. Recibe orden de pago
4. Cita al Usuario para verificación de Inscripción de Matrimonio en el Extranjero
5. Recibe documentos para firma
6. Recibe los documentos firmados y con impresión de huellas digitales
9. Recibe Inscripción de Matrimonio en el Extranjero
8. Entrega al Usuario Inscripción de Matrimonio en el Extranjero
7. Recibe las Inscripciones de Matrimonio en el Extranjero
FIN
5
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO ETAPA 1. Presenta requerida
documentación
2. Verifica los documentos
3. Recibe el orden de pago
4. Cita al Usuario para verificación de Inscripción de Matrimonio
ACTIVIDAD Siendo esta la siguiente: 1.1 Acta de Matrimonio del Extranjero en original y 3 copias fotostáticas 1.2 Apostille o Certificación de la misma acta (original y 3 copias fotostáticas) 1.3 Acta de Nacimiento de los contrayentes (original y 2 copias fotostáticas) 1.4 Identificación con foto de los contrayentes (2 copias fotostáticas) 1.5 Traducción del Acta de Matrimonio y Apostille o Certificación. Esta debe ser traducida por persona autorizada por la Dirección del Registro Civil, la Licda. Mónica Gpe. Chávez Alcázar, que se encuentra en la escuela del CENBI (Centro Bilingüe de Colima) (original y 1 copia fotostática) 1.6 Autorización de Inscripción por la Dirección del Registro Civil ubicada en Gabino Barreda n. 261, Colima, Col. 1.7 Carta de radicación 1.8 Dos testigos 2.1 Revisar que la documentación este completa, si es el caso se le regresan al Usuario los originales. 2.2 Elabora orden de pago e indica al Usuario pasar a la caja de la Tesorería Municipal para realizar pago. 3.1 Realiza pago en la Tesorería Municipal y entrega el comprobante a la Secretaria del Registro Civil.
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del registro civil
Usuario
4.1 Dos días después se presenta el Usuario y elabora Inscripción de 6
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO en el Extranjero
5. Recibe documentos para firma
Matrimonio en el Sistema de Inscripción y Certificación de Acta del Registro Civil 4.2 Imprime un borrador de la misma Inscripción de Matrimonio para que el Usuario verifique que los datos son correctos. Secretaria del Registro Civil 4.3 Verificada la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero, imprime por triplicado las Inscripciones de Matrimonio. 4.4 Entrega los documentos al Usuario para su firma y de los Testigos 5.1 Firman los que intervienen, imprimen huellas digitales los Contrayentes. 6.1 Regresa documentos a la Secretaria del Registro Civil para que continúe trámite.
6. Recibe los documentos 6.1 Entrega las Inscripciones de firmados y con impresión de Matrimonio en el Extranjero al huellas digitales Oficial del Registro Civil para firma y sello. 7. Recibe las Inscripciones de 7.1 Firma y sella la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero Matrimonio en el Extranjero. 7.2 Las entrega a la Secretaria del Registro Civil para que continúe con el trámite. 8. Entrega al Usuario la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero
8.1 Entrega original al Usuario y comprobante de pago 8.2 Envía la segunda copia de la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero al Archivo General del Registro civil 8.3 Archiva copias fotostáticas y la tercera copia de la Inscripción de Matrimonio en el Extranjero
9. Recibe Inscripción de 9.1 Recibe Inscripción de Matrimonio Matrimonio en el Extranjero en el Extranjero firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil.
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial de Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS VII. VIII. IX.
Formato de Inscripción de Matrimonio en el Extranjero Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil Constancia de Radicación
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. b. c.
Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Coima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
8
INSCRIPCION DE MATRIMONIO EN EL EXTRANJERO
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el código del documento controlado del 11 al 07
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
9
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Expedición de Acta Certificada
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Documento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de la persona.
2
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
ALCANCE Este proceso aplica únicamente al área de la Oficialía del Registro Civil.
3
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES
DEFINICIONES: ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Acta Certificada: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del Estado Civil de las personas.
RESPONSABILIDADES: Oficial del Registro Civil: Autoriza con las excepciones de Ley los actos y actas relativos a la Expedición de Actas Certificadas. Secretaria del Registro Civil: Informa al Usuario los requisitos, verifica que los documentos estén completos, elabora Acta Certificada según solicitud y orden de pago y entrega Acta Certificada correspondiente.
4
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
DIAGRAMA DE FLUJO EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta la documentación requerida
2. Verifica la documentación
3. Verifica los datos del Acta solicitada
4. Entrega orden de pago
5. Realiza pago por Acta Certificada
6. Recibe comprobante de pago
7. Firma de Acta Certificada
8. Recibe la documentación firmada y sellada
FIN
5
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA ETAPA 1. Presenta requerida
documentación
2. Verifica la documentación
ACTIVIDAD Siendo esta la siguiente: 1.1 Copia fotostática del Acta a solicitar, pudiendo ser: Defunción Matrimonio Nacimiento Divorcio Inscripción de Nacimiento Inscripción de Matrimonio 1.2 Original del CURP del interesado. 2.1 Que la documentación este completa. 2.2 Ingresa al Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil los datos proporcionados por el Usuario para buscar el Acta que requiere, realizando la búsqueda de la siguiente manera: En Acta de Nacimiento por la fecha de nacimiento y nombre completo En el Acta de Matrimonio por nombre de los contrayentes y por fecha de matrimonio En el Acta de Defunción por nombre completo del finado y la fecha de defunción En Acta de Divorcio por nombre de los divorciados En las Inscripciones de Nacimiento por nombre completo En las Inscripciones de Matrimonio por nombre de los contrayentes. 2.3 Una vez que se localiza el Acta solicitada en el Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil, se leen los datos el Usuario para corroborar que sean correctos. 2.4 Si los datos son incorrectos, se revisa el Libro Original de acuerdo
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
6
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA al Acta Certificada solicitada para cotejar los datos. 3. Verifica los datos del Acta solicitada
4. Entrega orden de pago
5. Realiza pago Certificada
por
3.1 Una vez corroborados los datos, solicita el Acta Certificada correspondiente a la Secretaria del Registro Civil 4.1 Elabora la orden de pago, indicándole al Usuario pasar a la caja de la Tesorería Municipal a realizar el pago
Acta
6. Recibe comprobante de pago
7. Firma de Acta Certificada
8. Recibe la documentación firmada y sellada
5.1 Entrega comprobante de pago a la Secretaria del Registro Civil. 6.1 Imprime el Acta Certificada y la entrega al Oficial del Registro Civil para firma y sello. 7.1 Firma y sella el Acta Certificada solicitada y la entrega Usuario. 8.1 Recibe Acta Certificada de acuerdo a solicitud, debidamente firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil.
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Usuario
7
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS X. XI.
Formato de Acta Certificada Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. b. c.
Código Civil del Estado de Colima Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
8
EXPEDICION DE ACTA CERTIFICADA
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el código del documento controlado del 13 al 08
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
9
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Divorcio Administrativo
6
Registros y Fundamentación Involucrada
9
Cambios al Documento
10
1
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Disuelve el vínculo del matrimonio y deja a los cónyuges en aptitudes de contratar otro.
2
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como son el Juzgado de lo Familiar, Dirección del Registro Civil, Dirección de Catastro, Instituciones de Salud Pública, Secretaría del Ayuntamiento y/o Delegaciones Municipales.
3
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES: ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Divorcio Administrativo: Divorcio: Forma de terminar las relaciones en vida de los casados, que se realiza ante el Oficial del Registro Civil. Comparecencia: Es un acto jurídico mediante el cual el Usuario manifiesta lo que a su derecho.
RESPONSABILIDADES: Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos al Divorcio Administrativo. Secretaria de Registro Civil: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el Divorcio Administrativo, elaboración de Acta de Divorcio Administrativo, archivo de expediente.
4
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
DIAGRAMA DE FLUJO DIVORCIO ADMINISTRATIVO USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
2. Verifica los documentos
3. Recibe la solicitud de Divorcio Administrativo
INICIO
1. Presenta documentación requerida
4. Entrega documentos para autorización de la Dirección del Registro Civil
5. Recibe los documentos autorizados por la Dirección del Registro Civil
8. Entrega comprobante de pago
7. Elabora y entrega orden de pago
10. Recibe las Actas de Divorcio Administrativo para firma
9. Elabora Acta de Divorcio Administrativo
11. Recibe las actas firmadas
14. Recibe acta debidamente firmada y sellada
6. Recibe la documentación y realiza comparecencia
12. Recibe Actas de Divorcio Administrativo
13. Recibe actas y las distribuye
FIN
5
DIVORCIO ADMINISTRATIVO ETAPA 1. Presenta requerida
documentación
2. Verifica los documentos.
3. Recibe la Solicitud de Divorcio Administrativo
4. Entrega documentos para autorización de la Dirección del Registro Civil
ACTIVIDAD Siendo esta la siguiente: 1.1 Acta de Nacimiento de los interesados (2 copias fotostáticas). 1.2 Acta de Matrimonio (2 copias fotostáticas). 1.3 Constancia de “no hijos” expedida por la Dirección del Registro Civil. (1 copia fotostática) 1.4 Carta de Residencia (1 copia fotostática). 1.5 Constancia de No Propiedad expedido por la Dirección de Catastro (1copia fotostática) 1.6 Constancia de “no embarazo” expedido por el Sector Salud (1 copia fotostática). 1.7 Disolución de la Sociedad Conyugal, en caso de estar casados por el Régimen de Sociedad Conyugal (1 copia). 1.8 Dos testigos 2.1 Que la documentación este completa. 2.2 Elabora la Solicitud de Divorcio Administrativo en el Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil y la entrega al Oficial del Registro Civil para que realice la comparecencia. 3.1 Lleva a cabo la comparecencia a los interesados y les solicita su firma así como la de los Testigos. 3.2 Entrega los documentos firmados a la Secretaria del Registro Civil para que continúe trámite. 4.1 Entrega al Usuario original y un juego de copias fotostáticas de los documentos para que los llevan a la Dirección del Registro Civil, para la autorización del Divorcio Administrativo.
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
6
DIVORCIO ADMINISTRATIVO 4.2 Una vez autorizado el Divorcio Administrativo por la Dirección del Registro Civil, el Usuario regresa a los 15 días hábiles con los documentos originales y sus respectivas copias. 5. Recibe los documentos autorizados por la Dirección del Registro Civil
6. Recibe la documentación y realiza comparecencia
7. Elabora y entrega orden de pago
8. Entrega comprobante de pago
9. Elabora Acta Administrativo.
de
5.1 Revisa que los documentos estén autorizados por la Dirección del Registro Civil. 5.2 Entrega la documentación autorizada al Oficial del Registro Civil para que continúe trámite. 6.1 Llevar a cabo la comparecencia de los Usuarios para la ratificación de divorcio. 6.2 Realizada la comparecencia, procede a elaborar la resolución del Divorcio Administrativo. 6.3 Entrega la documentación a la Secretaria del Registro Civil para que continúe trámite. 7.1 Indica al Usuario pasar a la Caja de la Tesorería Municipal a realizar el pago. 8.1 Realiza el pago en la caja de la Tesorería Municipal y entrega el comprobante a la Secretaria del Registro Civil.
Divorcio 9.1 Indica al Usuario verificar el Acta de Divorcio Administrativo para corroborar que son correctos. 9.2 Una vez verificados los datos por el Usuario, imprime por triplicado el Acta de Divorcio Administrativo y entrega a los Usuarios y testigos, para su firma.
10. Reciben las Actas de Divorcio Administrativo para firma.
10.1 Firman las actas y las regresan a la Secretaria del Registro Civil.
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
DIVORCIO ADMINISTRATIVO 11. Recibe las actas firmadas.
12. Recibe Actas Administrativo
de
Divorcio
13. Recibe las actas y las distribuye
14. Recibe acta debidamente firmada y sellada
11.1 Entrega Actas al Oficial del Registro Civil para su firma y sello. 12.1 Recibe actas, las firma y sella, y regresa a la Secretaria del Registro Civil para que continúe trámite 13.1 Entrega original al Usuario y comprobante de pago. 13.2 Envía la segunda copia del acta a la Dirección del Registro Civil. 13.3 Archiva copia fotostática y la copia original. 14.1 Recibe Acta de Divorcio Administrativo original, firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil.
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
8
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS XII. XIII.
Formato de Solicitud de Divorcio Administrativo Sistema de Inscripción y Certificación de Acta del Registro Civil.
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. Código Civil del Estado de Colima b. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima c. Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
9
DIVORCIO ADMINISTRATIVO
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el código del documento controlado del 14 al 09
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
10
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Inscripción de Nacimiento en el Extranjero
6
Registros y Fundamentación Involucrada
9
Cambios al Documento
10
1
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Certificar que el hecho de nacimiento ha sido inscrito en el registro correspondiente, la obtención de este documento le sirve al Usuario para usos futuros.
2
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como son el CENBI (Centro Bilingüe de Colima), Dirección del Registro Civil, Secretaria del Ayuntamiento y Delegaciones Municipales.
3
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES: ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Nacimiento: Principio en la vida de una persona. Registro: Inscripción en el Registro Civil de un hecho. Testigo: Persona que da testimonio de un hecho (nacimiento) Inscripción: Transcripción de la traducción del Acta de Nacimiento del extranjero al Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil
RESPONSABILIDADES: Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos la Inscripción de Nacimiento en el Extranjero. Secretaria del Registro Civil: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar Inscripción de Nacimiento en el Extranjero, elaboración de Inscripción y archivo de expediente.
4
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
DIAGRAMA DE FLUJO INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta la documentación requerida
2. Verifica los documentos
3. Recibe orden de pago
4. Recibe comprobante de pago
6. Recibe Inscripción de Nacimiento en el Extranjero para firma y huella digital
5. Elabora Inscripción de Nacimiento en el Extranjero
7. Recibe actas debidamente firmadas
10.Recibe Inscripción de Nacimiento en el Extranjero
8. Recibe las Inscripciones de Nacimiento en el Extranjero
9. Recibe la documentación firmada y sellada
FIN
5
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO ETAPA 1. Presenta requerida
documentación
2. Verifica la documentación
3. Recibe orden de pago
ACTIVIDAD Siendo esta la siguiente: 1.1 Acta de Nacimiento (de los extranjeros) original y 3 copias fotostáticas 1.2 Apostille o Certificación de la misma Acta. (original y 3 copias fotostáticas) 1.3 Actas de Nacimiento o de Matrimonio de los padres del registrado (original y 2 copias fotostáticas) 1.4 Identificación con foto de los padres del registrado. (2 copias fotostáticas) 1.5 Traducción del Acta y Apostille o Certificación, esta debe ser traducida por persona autorizada por la Dirección del Registro Civil, por la Licda. Mónica Gpe. Chávez Alcázar, que se encuentra en la escuela del CENBI(Centro Bilingüe de Colima)(original y 1 copia fotostática de cada una.) 1.6 Autorización de Inscripción de Nacimiento por la Dirección del Registro Civil ubicada en Gabino Barreda No. 261, Colima, Col. 1.7 Constancia de Residencia del lugar donde tiene su domicilio (1 copia fotostática) 1.8 Dos testigos 2.1 Revisa que la documentación este completa, una vez verificados los documentos originales se le entregan al Usuario. 2.2 Elabora orden de pago e indica al Usuario pasar a la caja de la Tesorería Municipal a realizar el pago 3.1 Realizar el pago en la Tesorería Municipal y entrega comprobante de pago a la Secretaria del
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario 6
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO Registro civil. 4. Recibe comprobante de pago
4.1 Una vez recibido el comprobante de pago y verificada la documentación se cita al Usuario para 2 días después.
5. Elabora Inscripción de 5.1 Elabora Inscripción de Nacimiento Nacimiento en el Extranjero en el Sistema de Inscripción y Certificación de Acta del Registro Civil. 5.2 imprime un borrador de la misma Inscripción de Nacimiento y se la entrega al Usuario para que verifique que los datos son correctos. 5.3 Verificados los datos, imprime por triplicado Inscripción de Nacimiento en el Extranjero y entrega al Usuario para su firma y de los Testigos. 6. Recibe Inscripción de Nacimiento en el Extranjero para firma y huella digital
7. Recibe las actas debidamente firmadas
6.1 Los que intervienen firman la Inscripción de Nacimiento. 6.2 Ponen huella digital del menor y las regresan a la Secretaria del Registro Civil. 7.1 Envía las Inscripciones de Nacimiento en el Extranjero al Oficial del Registro Civil para firma y sello.
8. Recibe las Inscripciones de 8.1 Firma y sella las Inscripciones de Nacimiento en el Extranjero Nacimiento y las entrega a la Secretaria del Registro Civil para que continúe el procedimiento. 9. Recibe la documentación firmada y sellada
9.1 Entrega original al Usuario y comprobante de pago. 9.2 Envía la segunda copia de la Inscripción de Nacimiento en el Extranjero al Archivo General del Estado. 9.3 Archiva copias fotostáticas y la tercera copia de la Inscripción de
Secretaria del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
7
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO Nacimiento en el Extranjero. 10. Recibe Inscripción de Nacimiento en el Extranjero
10.1 Recibe Inscripción de Nacimiento en el Extranjero original firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil
Usuario
8
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS XIV. XV.
Formato de Inscripción de Nacimiento en el Extranjero Sistema de Inscripción y Certificación de Acta del Registro Civil
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. Código Civil del Estado de Colima b. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima c. Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
9
INSCRIPCION DE NACIMIENTO EN EL EXTRANJERO CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el código del documento controlado del 15 al 10
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
10
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS QUE RADICAN FUERA DE MANZANILLO
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Actas Foráneas
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO
Que el Usuario que se encuentra radicando en otro municipio u entidad federativa y no pueda acudir a esta Oficialía del Registro Civil, lo haga desde su domicilio por vía telefónica u internet, con esto se ahorra tiempo y dinero.
2
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es TELECOM (Telecomunicaciones de México).
3
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES: ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento Acta: Es el instrumento público destinado para constituir una prueba fehaciente del estado civil de las personas. Foránea: Solicitar documento que se encuentra en otra Oficialía.
RESPONSABILIDADES:
Oficial del Registro Civil: Autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos a las Actas Foráneas. Secretaria del Registro Civil: Recibe llamada telefónica desde cualquier parte del país, consulta información en base de datos, elabora acta de acuerdo a solicitud y la envía al lugar que solicito el Usuario a través de paquetería.
4
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO
DIAGRAMA DE FLUJO ACTAS FORANEAS USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Realiza llamada telefónica desde lugar de origen
2. Verifica información en Sistema de Inscripción y Certificación de Actas de Registro Civil
3. Realiza depósito en Telecom
4. Recibe giro telegráfico
7. Recibe la documentación solicitada en su lugar de origen
6. Realiza envío de documentos
5. Firma Actas Certificadas
FIN
5
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO ETAPA
ACTIVIDAD
1. Realiza llamada telefónica desde su lugar de origen
1.1 Solicita Acta Certificada pudiendo ser: Defunción Matrimonio Nacimiento Divorcio Inscripción de Nacimiento Inscripción de Matrimonio 1.2 Proporciona los siguientes datos personales: Nombre completo Fecha de Registro
2. Verifica información en el Sistema de Inscripción y Certificación de Actas de Registro Civil.
3. Realiza deposito en Telecom
2.1 Imprime un borrador de Acta Certificada de acuerdo a solicitud y lee los datos al Usuario para verificar que los datos son correctos. 2.2 Pregunta al Usuario de que parte de la República llama y le pide el código postal (para investigar el costo de envío), informa al Usuario que hable en 5 minutos para darle el costo total. 2.3 Investiga el costo del envío en la paquetería ya sea vía telefónica o por internet. 2.4 Cuando el Usuario llama nuevamente le indica el costo total del envío y de las Actas Certificadas según solicitud, el lugar a donde enviará el giro telegráfico, proporcionándole el domicilio de la Oficialía del Registro Civil. 2.5 Anota en las hojas del borrador el domicilio donde enviará el Acta Certificada. 3.1 De acuerdo al monto que se le informo realiza el giro telegráfico en Telecom.
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
6
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO 4. Recibe giro telegráfico
4.1 Cobra el giro telegráfico en la oficina de Telecom. 4.2 Realiza el pago en la caja de la Tesorería Municipal. 4.3 Verifica los datos en el Libro según el Acta Certificada solicitada. 4.4 Imprime el Acta Certificada de acuerdo a solicitud 4.5 Entrega el Acta Certificada al Oficial del Registro Civil para su firma y sello.
5. Firma Actas Certificadas
6. Realiza el documentos
7. Recibe la solicitada
envío
de
5.1 Firma y sella las Actas Certificadas y entrega a la Secretaria del Registro Civil junto con el comprobante de pago. los
documentación
6.1 Coloca las Actas Certificadas en un sobre y anota los datos proporcionados por el Usuario. 6.2 Envía sobre con los documentos a paquetería. 6.3 Archiva el borrador del Acta Certificada solicitada, junto con el comprobante de pago y el comprobante de envío de paquetería. 7.1 Recibe Acta Certificada debidamente firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil.
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS
XVI. XVII.
Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil Formato de Acta Certificada
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. Código Civil del Estado de Colima b. Código de procedimientos Civiles del Estado de Colima c. Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
8
EXPEDICION DE ACTAS CERTIFICADAS PARA USUARIOS RADICADOS FUERA DE MANZANILLO CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el 6.3 sobre el archivo de documentos. Se modifica el código del documento controlado del 16 al 11
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
9
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Inscripción de Defunción en el Extranjero
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Certificar que el hecho de defunción ha sido inscrito en el registro correspondiente.
2
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como: CENBI (Centro Bilingüe de Colima), Dirección del Registro Civil, Secretaría del Ayuntamiento y/o Delegaciones Municipales, Clínica y/o Hospital Particular y Registro Civil fuera del país, en caso de que el fallecimiento sea fuera del municipio de Manzanillo.
3
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES
DEFINICIONES: ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento. Apostille: Certificación de documento que sirve para presentarse a otro país. Registro de Defunción: Es el documento donde se asienta la cesación de la vida. Inhumación: Enterramiento de un cadáver Traslado: Desplazamiento que se hace de una población, municipio, entidad o país, distinto aquel donde ocurrió el fallecimiento de una persona. Defunción: Fallecimiento o muerte de una persona. Inscripción: Transcripción de la traducción del Acta de Defunción del Extranjero al Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil
RESPONSABILIDADES: Oficial del Registro Civil: Celebrar y autorizar con las excepciones de Ley los actos y actas relativos a la Inscripción de Defunción en el Extranjero. Secretaria de la Mesa de Registros de Defunciones: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar la Inscripción de Defunción en el Extranjero, verificar que cumpla con los documentos solicitados, elabora la Inscripción de Defunción, archivar el expediente.
4
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
DIAGRAMA DE FLUJO INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta documentación requerida
2. Verifica los documentos
3. Recibe orden de pago
4. Cita dos días después al Usuario para verificación de Inscripción de Defunción en el Extranjero
5. Recibe los documentos para firma
6. Recibe los documentos firmados
9. Recibe Inscripción de Defunción en el Extranjero
8. Entrega Inscripción de Defunción en el Extranjero
7. Recibe las Inscripciones de Defunción en el Extranjero
FIN
5
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
ETAPA 1. Presenta requerida
documentación
2. Verifica los documentos
3. Recibe orden de pago
4. Cita el Usuario para verificación de Inscripción de Defunción en el Extranjero
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Siendo esta la siguiente: 1.1 Acta de Defunción del Extranjero (original y 3 copias) 1.2 Apostille o Certificación de la misma acta. (original y 3 copias) 1.3 Traducción del Acta de Defunción y Apostille esta debe estar traducida por persona autorizada por la Dirección del Registro Civil, persona autorizada la Licda. Mónica Gpe. Chávez Alcázar, que se encuentra en el CENBI (Centro Bilingüe de Colima)teléfonos: 333 18 83 y 33 2 22 34. 1.4 Identificación oficial de la persona que tramite la Inscripción de Defunción.(1 copia fotostática) 1.5 Carta de radicación, de la persona que tramite la Inscripción de Defunción. (original) 1.6 Autorización de Inscripción, por la Dirección del Registro Civil, ubicada en Gabino Barreda # 261, Colima, Col. 1.7 Dos Testigos 2.1 Revisar que la documentación este completa, si es el caso se le regresan al Usuario los originales 2.2 Elabora orden de pago e indica al Usuario pasar a la caja de la Tesorería Municipal para realizar pago. 3.1 Realiza pago en la Tesorería Municipal y entrega el comprobante a la Secretaria del Registro Civil.
Secretaria del Registro Civil
Usuario
4.1 Dos días después se presenta el Usuario y elabora Inscripción de Defunción en el Extranjero en el 6
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
Sistema de Inscripción y Certificación de Acta del Registro Civil 4.2 Imprime un borrador de la misma Secretaria del Registro Civil Inscripción de Defunción en el Extranjero para que el Usuario verifique que los datos impresos son correctos. 4.3 Verificada la Inscripción de Defunción en el Extranjero, imprime por triplicado las Inscripciones de Defunción. 4.4 Entrega al Usuario la Inscripción de Defunción en el Extranjero, para su firma y de los Testigos. 5. Recibe los documentos para firma
6. Recibe firmados
los
documentos
5.1 Firman los que intervienen y regresa documentos a la Secretaria del Registro Civil para que continúe trámite. 6.1 Entrega las Inscripciones de Defunción al Oficial del Registro Civil para firma y sello.
7. Recibe las Inscripciones de 7.1 Firma y sella las Inscripciones de Defunción en el Extranjero Defunción en el Extranjero. 7.2 Entrega a la Secretaria del Registro Civil para que continúe con el procedimiento. 8. Entrega la Inscripción Defunción en el Extranjero
de
9. Recibe Inscripción de Defunción en el Extranjero.
8.1 Entrega original al Usuario y comprobante de pago 8.2 Envía la segunda copia de la Inscripción de Defunción en el Extranjero al Archivo General del Registro Civil. 8.3 Archiva copias fotostáticas y la tercera copia de Inscripción de Defunción en el Extranjero. 9.1 Recibe Inscripción de Defunción en el Extranjero firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil.
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro civil
Usuario
7
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS XVIII. XIX. XX.
Formato de Inscripción de Defunción Acta de Defunción Constancia de Radicación
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA g. Código Civil del Estado de Colima h. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima i. Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
8
INSCRIPCION DE DEFUNCION EN EL EXTRANJERO
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modificó el código del documento controlado del 17 al 12
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
9
REGISTRO DE ADOPCIONES
Elaboró:
_______________________ Director de Calidad y Mejora Continua
Revisó:
___________________ Oficial del Registro Civil
Autorizó:
___________________ Presidente Municipal
REGISTRO DE ADOPCIONES
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Registro de Adopciones
6
Registros y Fundamentación Involucrada
8
Cambios al Documento
9
1
REGISTRO DE ADOPCIONES
OBJETIVO El Registro Civil es una institución de orden público e interés social que tiene por objeto hacer constar de manera autentica a través de un sistema organizado los actos del estado civil de las personas, mediante la intervención de los Oficiales del Registro Civil, dotados de fe pública, los actos que éstos realicen y los testimonios certificaciones que expidan en el ejercicio de sus facultades, tendrán pleno valor probatorio.
PROPOSITO Que el solicitante cuente en su Acta de Nacimiento los datos del apellido paterno adquiriendo derechos y obligaciones con el Adoptante
2
REGISTRO DE ADOPCIONES
ALCANCE Este proceso aplica al área de Oficialía del Registro Civil y demás áreas involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es el Juzgado de lo Familiar.
3
REGISTRO DE ADOPCIONES
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES DEFINICIONES: ISO 9000:2005: Aplicar las definiciones contenidas en este documento. Adopción: Es el acto derivado d la dirigencia de jurisdicción voluntaria de adopción. Acta: Es el instrumento público destinado para construir una prueba fehaciente del estado de las personas Juzgado de lo Familiar: Institución que resuelve asuntos de controversia familiar.
RESPONSABILIDADES:
Oficial del Registro Civil: Celebrar y autoriza con las excepciones de Ley los actos y actas relativos al Registro de Adopción. Secretaria del Registro Civil: Informar al ciudadano los requisitos para tramitar el Registro de Adopción, verificar que cumple con los documentos solicitados, registrar la Adopción, archivar el expediente con el número de acta que le haya correspondido después del registro.
4
REGISTRO DE ADOPCIONES
DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE ADOPCIONES USUARIO
SECRETARIA DEL REGISTRO CIVIL
OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL
INICIO
1. Presenta documentación requerida
2. Verifica la documentación
3. Recibe orden de pago
4. Recibe comprobante de pago
7. Recibe el Acta de Adopción
6. Recibe la documentación autorizada
5. Recibe Libro de Nacimientos y 3 tantos del Registro de Adopción para hacer anotación marginal
FIN
5
REGISTRO DE ADOPCIONES ETAPA 1. Presenta requerida.
documentación
2. Verifica la documentación
3. Recibe orden de pago
4. Recibe comprobante de pago.
ACTIVIDAD Siendo ésta la siguiente: 1.1 Original del oficio del Juzgado de lo Familiar dirigido al Oficial del Registro Civil. 1.2 Original de la Sentencia de Adopción y acuerdo que causo ejecutoria que expidió el Juzgado de lo Familiar. 2.1 Verifica que los documentos estén completos. 2.2 Elabora orden de pago y envía al Usuario a efectuar el pago del Registro de Adopción y de la anotación marginal a la caja de la Tesorería Municipal. 3.1 Efectúa el pago correspondiente y entrega el comprobante de pago a la Secretaria del Registro Civil.
RESPONSABLE
Usuario
Secretaria del Registro Civil
Usuario
4.1 Una vez realizado el pago, se le informa al Usuario el día que tiene que regresar por el Acta de Adopción. 4.2 Entrega al Usuario la copia del oficio enviado por el Juzgado de lo Familiar con el sello de recibido, para que entregue al Juzgado de lo Familiar. 4.3 En hoja blanca anota los datos del Adoptante y de la madre, edad, domicilio, nombre completo. Secretaria del Registro Civil 4.4 Elabora el Registro de Adopción en el Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil. 4.5 Imprime 3 tantos del Registro de la Adopción y los entrega junto con el Libro de Nacimiento al Oficial del Registro Civil para la elaboración de la anotación marginal.
6
REGISTRO DE ADOPCIONES 5. Recibe Libro de Nacimiento y 3 tantos del Registro de la Adopción para hacer la anotación marginal.
5.1 Hace la anotación marginal en el Libro de Nacimiento del Registro de la Adopción, firma y sella los documentos, y regresa a la Secretaria del Registro Civil.
6. Recibe la autorizada
6.1 Entrega el día citado el Acta de Adopción al Usuario. 6.2 Remite segunda copia a la Dirección del Registro Civil. 6.3 Archiva documentación del Juzgado de los Familiar y la tercera copia del Acta de Adopción.
documentación
7. Recibe el Acta de Adopción.
7.1 Recibe Acta de Adopción en Original, debidamente firmada y sellada por el Oficial del Registro Civil
Oficial del Registro Civil
Secretaria del Registro Civil
Usuario
7
REGISTRO DE ADOPCIONES
REGISTROS Y FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
REGISTROS
XXI. XXII. XXIII. XXIV.
Sentencia de Adopción y acuerdo que causo ejecutoria que expidió el Juzgado de lo Familiar Libro de Nacimiento Acta de Adopción Sistema de Inscripción y Certificación de Actas del Registro Civil.
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA a. b. c. d. e.
Constitución Política de los Estados Unidos. Constitución política del Estado de Colima. Código Civil del Estado de Colima. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima
8
REGISTRO DE ADOPCIONES
CAMBIOS AL DOCUMENTO Número de Revisión 0 1
Descripción Primera Emisión Se modifica el código del documento controlado del 18 al 13
Fecha 02/Mayo/2011 01/Diciembre/2011
9