Elaboración de documentos Excel accesibles

Contenido

Elaboración de documentos Excel accesibles

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Introducción

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Tablas

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Insertar la tabla

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Evitar celdas vacías

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Evitar filas o columnas vacías

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Evitar celdas combinadas

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Título de hoja (worksheet)

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Idioma

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Texto alternativo de imágenes y objetos

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Gráficas

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Texto de enlaces

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Comprobar la accesibilidad de tu documento de Excel

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Bibliografía

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Contacto

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Aviso

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Introducción Las tablas en formato Excel son en algunos casos consultadas electrónicamente por lo que es importante hacerlas accesibles. La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera, discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad.

Tablas Para crear una tabla en Excel de la manera más accesible posible, se deben seguir las siguientes recomendaciones:

Insertar la tabla 1. Seleccionar “Insertar” 2. Seleccionar “Tabla”

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3. Seleccionar el ícono de “flecha”

4. Seleccionar en la pestaña de Excel el espacio o las celdas en donde irá la tabla

5. Seleccionar el ícono nuevamente 6. Seleccionar el checkbox “La tabla tiene encabezados” 7. Aceptar

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Nota: si ya tiene los datos de la tabla, selecciónelos y haga el mismo procedimiento (solo que ya no será necesario ubicar las celdas con el ícono de “flecha”). En cuanto a diseño de la tabla, seleccione “Diseño” de “Herramientas de tabla”, en las “Opciones de estilo de tabla” seleccionar la opción de “Fila de encabezado”, “Primera columna”, “Última columna”, etc.

Nota: esto último no necesariamente hace que las tecnologías de asistencia reconozcan a la fila o columna como encabezado, va más enfocado al diseño.

Evitar celdas vacías Las celdas vacías dentro de tablas pueden causar confusión a usuarios con lector de pantalla al momento de estructurar la información en su mente. En su lugar, se puede utilizar el número “0” o “N/A” de No Aplica.

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Nota: algunas veces, al usuario que si puede ver la tabla se le facilita más entender la tabla si algunas celdas vienen vacías, ya que es más obvio que visualizar el “0” (si es que aplica en muchos casos). En cuyo caso, el autor puede ocultar esos “0” de interfaz. Por ejemplo: poner letra blanca en fondo blanco, de tal manera que el lector de pantalla si lo lea, pero no se visualice.

Evitar filas o columnas vacías Si va a crear varias tablas, se recomienda crearlas en diferentes pestañas y evitar las filas o columnas vacías para dar espacios, ya que los usuarios con lector de pantalla podrán pensar que ya no hay más tablas y es el final del documento. Si el autor desea dar espacios, se puede agrandar el tamaño de las celdas. Así mismo, se recomienda que la tabla empiece en la celda A1. Al finalizar la tabla, es una buena práctica “Ocultar” las celdas restantes de la pestaña para que el usuario ciego que navega con lector, no encuentre más celdas y sepa con certeza que el contenido ha finalizado: 1. Seleccionar la fila

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2. Teclas Ctrl + Shift + flecha hacia abajo 3. Clic en botón derecho y seleccionar “Ocultar”

Como resultado ya no se muestran filas posteriores:

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Posteriormente hay que hacer lo mismo con las columnas: 1. Seleccionar la columna

2. Teclas Ctrl + Shift + flecha hacia la derecha 3. Clic en botón derecho y seleccionar “Ocultar”

Como resultado ya no se muestran columnas posteriores:

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Evitar celdas combinadas En la medida de lo posible evite celdas combinadas, ya que también pueden causar problemas de estructura a los usuarios con lectores de pantalla. Si tiene una tabla compleja, la recomendación es dividirla en tablas simples o desde un inicio considerar estructurar la información en varias tablas. Por ejemplo, en lugar de esta tabla: COSTOS DE CONSULTA MÉDICA MÉDICO GENERAL

ESPECIALISTA

hombres

mujeres

niños

hombres

mujeres

niños

$1,000

$1,200

$800

$3,000

$3,600

$2,400

Es mejor crear dos tablas simples: COSTO DE CONSULTA CON MÉDICO GENERAL hombres

mujeres

niños

$1,000

$1,200

$800

COSTO DE CONSULTA CON ESPECIALISTA hombres

mujeres

niños

$3,000

$3,600

$2,400

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Título de hoja (worksheet) El título de cada hoja de Excel debe ser descriptivo del contenido: 1. Seleccionar la hoja 2. Botón derecho y clic sobre “Cambiar nombre” 3. Editar el título descriptivo de la hoja

Nota: es una buena práctica borrar las hojas vacías.

Idioma Para que un lector de pantalla pronuncie en el idioma correcto, se debe indicar el idioma default del documento: 1. Seleccionar “Archivo” 2. Seleccionar “Opciones” 3. Seleccionar “Idioma” 4. Elija el idioma y seleccione “Establecer como predeterminado” 5. Aceptar

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Texto alternativo de imágenes y objetos El texto alternativo es reconocido por tecnologías de asistencia, de tal forma que las personas con discapacidad visual que no puedan ver la imagen, puedan recibir la información equivalente. Un texto alternativo debe incluirse para cualquiera de los siguientes objetos que transmitan contenido en el documento: • Fotos o imágenes • Smart Art • Word Art • Formas • Gráficos El texto alternativo se incluye de la siguiente manera: 1. Botón derecho sobre la imagen o el objeto 2. Ir a “Formato de imagen” a. (para objetos ir a formato de objeto o de forma) b. (para gráficas ir a formato del área del gráfico)

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2. Ir al ícono “Tamaño y propiedades” 3. Ir a “Texto alternativo” 4. Ingresar la descripción a. Las descripciones deben de ser concisas y transmitir el contenido de acuerdo a su contexto. b. Si es una imagen, evite escribir la palabra imagen, ya que el lector de pantalla lo indicará. c. Evite repetir información que ya se encuentra presente en texto. En cuyo caso, posiblemente no sea necesario un alterno. 5. Cerrar

Nota: el texto alternativo debe ser breve, por ejemplo: una o dos líneas.

Contenido textual La información textual debe ser clara, concisa y presentada en orden de importancia, proporcionando títulos y subtítulos apropiados. Así mismo, el título de la página debe ser descriptivo a su contenido. Para facilitar la lectura debes utilizar un tipo de letra legible como Arial o Helvética que son de estilo sencillo. El contraste entre primero y segundo plano facilita la consulta de información. Por ejemplo: Un fondo blanco (o colores claros) con letras negras (o colores obscuros). Evita colores brillantes o con poco contraste. No debes utilizar el color como el único método para distinguir elementos, las personas con problemas de visión pueden tener deficiencias que afectan la interpretación de los colores. Alternativas adicionales al color pueden ser cambiar el formato del texto (subrayado, tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, etc.). Nota: Te recomendamos utilizar el subrayado solo para enlaces. También puede haber usuarios con tecnologías de asistencia como pantallas de solo texto, colores limitados o monocromáticos que se benefician si ofreces alternativas adicionales al color. Por ejemplo: Instrucciones textuales, validaciones o mensajes de errores claros y breves que transmitan al usuario la información deseada.

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Nota: No pretendemos desalentar el uso de los colores, sino complementar con alternativas adicionales.

Alternativas textuales Debes ofrecer alternativas textuales equivalentes o suficientes para para contenidos no textuales que son relevantes o esenciales (imágenes, gráficas, diagramas, animaciones, audio pregrabado, video pregrabado, etc.). Dicha alternativa textual puede presentarse en la interfaz de usuario o en el atributo “alt” para el caso de las imágenes. El texto puede convertirse mediante tecnologías de asistencia, en otras modalidades sensoriales (visual, auditiva o táctil). Por ejemplo: La alternativa textual puede ser presentada en audio a través de lectores de pantalla que ayudan a ciegos a navegar en internet. Así como el texto puede ser presentado en braille por medio de un dispositivo braille que ayuda a personas con sordoceguera. Por lo que si la alternativa textual es equivalente y cumple su propósito, se podrá transmitir al usuario la información correcta.

A. Imágenes El texto descriptivo de imágenes, botones o íconos siempre debe ser equivalente de acuerdo al contexto de la página o al objetivo de la información que se quiere transmitir. Por ejemplo: Este ícono significa “Contáctanos” y de nada serviría ponerle una alternativa textual que diga “ícono de sobre” ya que el usuario no entendería claramente el propósito. Nota: Las imágenes decorativas no necesitan texto alternativo. El texto equivalente de una imagen cumple su propósito cuando se transmite la información de lo que representa. Para la descripción te puedes apoyar de las siguientes preguntas: • ¿De qué es la imagen? • ¿Qué se aprecia en la imagen? • ¿Qué elementos contiene? • ¿Qué propósito tiene la imagen dentro de su contexto? • ¿La página tiene sentido sin la imagen? Si la imagen contiene: Texto Información visual Información sensorial Nada nuevo

Repita las palabras Explíquela Descríbala Ignórela

Las imágenes de alta resolución permiten consultarlas con mayor zoom, ayudando a los usuarios con problemas de visión.

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En imágenes complejas (diagramas de flujo, mapas, gráficas, obras de arte, etc.) una breve descripción no es suficiente y se necesita una descripción más grande y detallada. En estos casos se puede referenciar el texto de la descripción larga mediante un enlace. En dicho caso se tendrán dos descripciones, la breve en el atributo “alt” y la descripción larga.

B. Gráficas Debes ofrecer un resumen de la gráfica que presente en modalidad textual la interpretación de dicho contenido. En su descripción menciona el título, las variables, los valores o porcentajes, la tendencia y todos sus elementos. Nota: Al crear una gráfica, trata de no depender del color únicamente y apoyarte en otros elementos para distinguir la información.

C. Tablas Los lectores de pantalla si pueden interpretar tablas, siempre y cuando sean tablas accesibles con encabezados y tablas de datos relacionados. Adicionalmente, un breve resumen de su contenido apoya al usuario en su interpretación.

D. Audio Debes ofrecer una transcripción del audio pregrabado siempre que el audio contenga información relevante que se quiere transmitir. Personas con sordera o problemas de audición no pueden tener acceso al contenido del audio pero si al contenido textual. Por ejemplo: En un audio de una conferencia, la transcripción debe identificar a la persona que habla, lo que habla y todos los sonidos relevantes, como aplausos, risas, preguntas de la audiencia, respuestas, etc.

E. Video Debes ofrecer subtítulos, transcripción o audiodescripción. Se necesitarán subtítulos si el video contiene información visual que se presenta paralelamente al audio con el objetivo de transmitir información. Con subtítulos las personas sordas o con problemas auditivos pueden recibir la información sincronizadamente. La otra opción es una transcripción adecuada en donde se complemente la información que no puede ser visualizada. Con esto las personas con discapacidad visual pueden usar un lector de pantalla para consultar el texto (sobre todo si el audio del video no describe el contenido). También personas sordociegas que utilizan teclados braille, quienes no podrían ver ni escuchar el video y su única manera de consultar la información es mediante la transcripción. Por otro lado, si es un video con explicación auditiva simultánea beneficias a usuarios con discapacidades visuales, cognitivas, de lenguaje y de aprendizaje. Si a ello, le agregas subtítulos u ofreces una transcripción, eres completamente accesible.

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Gráficas La interpretación de las gráficas con tecnologías de asistencia es un tema muy complejo. En Excel específicamente los lectores de pantalla no pueden interpretar los elementos dentro de la gráfica y el único recurso accesible a la información será la tabla. Para usuarios que si pueden ver la interfaz, pero que tienen alguna discapacidad visual como ceguera de color, es necesario considerar que no se debe depender del color para transmitir información de la gráfica. No se pretende desalentar el uso del color, únicamente no debe ser el único medio para transmitir información. Adicionalmente se puede utilizar, por ejemplo: • Etiquetas textuales • Formas o texturas diferentes para diferenciar contenido • Líneas con punteado diferente • Texto alternativo Por ejemplo: en una gráfica de pastel, es mejor agregar etiquetas y en algunas ocasiones flechas. Compare las siguientes gráficas: • Gráfica no accesible Nota: observe que si un usuario no puede distinguir adecuadamente los colores, no será posible que sepa que sección pertenece a determinado producto.

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• Gráfica accesible

Para editar las “Etiquetas de datos” y volver accesible la gráfica: 1. Seleccionar la gráfica 2. Seleccionar el ícono de “+” llamado “Elementos de gráfico” 3. Seleccionar el checkbox de “Etiquetas de datos” 4. Seleccionar el ícono de “flecha” 5. Seleccionar “Más opciones”

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2. Seleccionar las opciones deseadas, por ejemplo: a. Checkbox de “Nombre de categoría” b. Checkbox de “Valor” c. Checkbox de “Clave de leyenda” d. Combobox de “Separador” – “(Nueva línea)” e. Radiobutton “Extremo externo”

También se debe eliminar la “Leyenda” de hasta abajo (con los colores y etiquetas) para no ser repetitivos. Solo hay que deseleccionar el combobox en “Elementos de gráfico”:

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Texto de enlaces Generalmente, los textos de enlaces deben proveer una descripción clara de la liga de destino y no una dirección URL. Evite textos genéricos como “Clic aquí” o Leer más”. 1. Seleccionar el texto 2. Seleccionar botón de “Hipervínculo” en “Insertar” 3. Ingresar en el campo de “Texto” la información deseada 4. En el campo de “Dirección” se quedará la dirección URL 5. Aceptar

Dicho texto se verá en el documento en sustitución al dominio o dirección web.

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Comprobar la accesibilidad de tu documento de Excel Para comprobar la accesibilidad de un documento y recibir retroalimentación, existe una herramienta automática en Word, Excel y Power Point. Se recomienda utilizarla para conocer los resultados de la inspección. 1. Ir a “Archivo” e “Información” 2. Seleccionar “Comprobar si hay problemas” 3. Seleccionar “Comprobar accesibilidad”

Nota: esta herramienta puede detectar problemas de accesibilidad, pero siempre debe tomar en consideración el análisis lógico que solo un humano puede realizar.

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El Comprobador de accesibilidad marca tres problemas diferentes: • Error: Verá un error cuando el contenido dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidades. • Advertencia: Se muestra una advertencia de accesibilidad para el contenido que en la mayoría de los casos, no en todos, dificulta la comprensión del archivo a personas con discapacidades. • Sugerencia: Se muestra una sugerencia de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidades pueden comprender, pero que podría organizarse o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia.

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Bibliografía Crear libros de Excel accesibles https://support.office.com/es-mx/article/Crear-libros-de-Excel-accesibles-6cc05fc5-1314-48b5-8eb3-683 e49b3e593?CTT=5&origin=HA102478227&CorrelationId=29842441-6245-46a1-80e5-a0ee34fea97f&ui=en-US&rs=es-MX&ad=US&omkt=es-MX MS Office at Deque University https://dequeuniversity.com

Contacto Página principal de HearColors www.hearcolors.com.mx [email protected]

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