UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADEMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN Dr. ALEJANDRO PROSPERO REVENREND.

Autor:

Rojas M. Jovanna Y.

C.I.:

16.433.746

Carnet:

03-1154

Sartenejas, Junio del 2009

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADEMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN Dr. ALEJANDRO PROSPERO REVENREND.

Informe de Pasantías “Cursos en Cooperación con la empresa” (PD-3608), presentado ante la Universidad Simón Bolívar, Sede Litoral, como requisito para la aprobación de la asignatura, y para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial.

Autor:

Rojas M. Jovanna Y.

Tutor:

Prof. Richard Pérez

Carnet:

03-1154

C.I.:

16.433.746

Sartenejas, Junio del 2009

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DEDICATORIA Este informe que para muchos será solo palabras, para mí significa mucho esfuerzo a lo largo de varios años, llenos de dificultades, pero que poco a poco supere para lograr por fin mi objetivo, graduarme de TSU en Organización Empresarial, en la Universidad Simón Bolívar. Significa el cierre de un ciclo y el comienzo de otro, por eso quiero dedicarlo con todo mi cariño a las personas más importantes de mi vida. Primero que nada a Dios por darme la oportunidad de demostrarme a mi misma que si podía hacerlo y darme la entereza para mantenerme en pie en los momentos en los que creí que caería. A mi madre Graciela Moreno, que siempre fue un apoyo para mí, con sus consejos y sus experiencias. A mi Esposo y padre de mi hijo Williams Peña, por estar ahí en los momentos en los que lo necesite, siempre con una palabra de aliento. A mi familia por todo el apoyo brindado a lo largo de todos mis estudios.

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AGRADECIMIENTOS

A Dios porque sin él nada de esto sería posible. A mi familia porque siempre han sido mi bastón en cada paso que doy, en especial a mi madre, quien estuvo guiándome en todo momento y brindándome su amor incondicional. A los profesores que en algún momento tuvieron un sabio consejo que ofrecerme. A mi tutor académico, Prof. Richard Pérez por creer en mí y apoyarme siempre. A mi tutor Profesional Víctor Lacruz, por darme la oportunidad de demostrar mis capacidades y abrirme las puertas de la Empresa para desarrollar mi proyecto. A mis compañeros de trabajo en el período de pasantía, quienes me brindaron su colaboración en todo momento para así desarrollar mi trabajo con mayor éxito. A mis compañeros y amigos de la universidad, quienes con su cariño y amistad formaron parte fundamental de mi estadía en la Casa de Estudio donde me formaron como profesional e hicieron de mí el ser humano que soy hoy día.

¡A todos mil gracias, siempre estarán en mi corazón!

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INDICE GENERAL LISTA DE CUADROS……………………………………………………….…….

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LISTA DE GRÁFICOS………………………………………………………………

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RESUMEN……………………………………………………………………………

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INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………

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CAPÍTULO I MARCO REFERENCIAL 1.1 Marco Institucional………………………………………………….3 1.1.1 Reseña Histórica de la Institución…………………………….3 1.1.2 Misión………………………………………………………….4 1.1.3 Visión…………………………………………………………...4 1.1.4 Valores…………………………………………………………4 1.1.5 Objetivos Estratégicos………………………………………5 1.1.6 Estructura Organizativa de la Institución…………………….6 1.1.7 Estructura Organizativa de la Unidad de la Investigación…7 1.2 Basamento Legal………………………………………………….7 1.3 Diagnostico………………………………………………………..7 1.3.1 Descripción y Análisis de la Situación Actual……………….7 1.3.2 Análisis y Diagnostico del Problema…………………………11 CAPÍTULO II EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del Problema………………………………………..11 2.2 Formulación del Problema…………………………………………14 2.3 Objetivos de la Investigación……………………………………….14 2.3.1 Objetivo General………………………………………………14 2.3.2 Objetivos Específicos…….…………………………………....14 2.4 Justificación Investigación…………………………….………….14 2.5 Alcance……………………………………………………………..15 2.6 Limitaciones……………………………………………………….15 CAPÍTULO III MARCO TEÓRICO 3.1 Los Manuales………………………………………………………..17 3.1.1 Manuales Administrativos……………………………………...17 3.1.2 Manual de Normas y Procedimientos………………………….17 3.1.3 EL Manual como Instrumento de Comunicación……………...17 3.1.4 Finalidad………………………………………….……………17 3.1.5 Funciones………………………………………….…………...18 3.1.6 Objetivos…………………………………………….…………18 3.1.7 Ventajas…………………………………………….………….19 v

3.1.8 Costos de los Manuales………………………………………..19 3.1.9 Elaboración de los Manuales…………………………………..20 3.2 El Efectivo…………………………………………………………..21 3.2.1 Del Control Interno del Efectivo………………………………21 3.2.2 Caja Chica……………………………………………………..22 CAPÍTULO IV MARCO METODOLÓGICO 4.1 Tipo de Investigación………………………………………………..24 4.2 diseño de la Investigación…………………………………………...24 4.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos…………………..25 4.3.1 Técnicas………………………………………………………25 4.3.2 Instrumentos………………………………………………….25 4.4 Análisis y Tratamiento de la Información………………………28 4.4.1 Elaboración de Procedimiento………………………………...28 4.4.2 Elaboración del Cronograma de Actividades…………………29 CAPÍTULO V 5.1 Resultados Obtenidos……………………………………………….30 5.2 Estructura de la Propuesta…………………………………………..30 5.3 Modelo de Propuesta………………………………………………..31 CONCLUSIONES………………………………………………………………….33 RECOMENDACIONES……………………………………………………………34 FUENTES E INFORMACIÓN……………………………………………………35 ANEXOS…………………………………………………………………………….36 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA

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ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO 1

Cronograma de Actividades…………………………………………… 29

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ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1

Estructura Organizativa de la Fundación Dr. Alejandro Prospero

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Reverend………………………………………………………….. 2

Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación…………...

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Diagrama Causa-Efecto……………………………………………

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Modelo del Manual en forma de texto…………………………….

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Modelo del Manual en Forma Gráfica…………………………….

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viii UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADEMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN Dr. ALEJANDRO PROSPERO REVENREND.

Bachiller: Rojas M. Jovanna Y. Tutor: Prof. Richard Pérez Fecha: Mayo de 2009

RESUMEN La elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que se propone como actividad principal de pasantías, es un instrumento que servirá de apoyo para el trabajo del personal de varias de las unidades existentes en la institución; específicamente va dirigido para la Coordinación de Administración, por cuanto este manual contiene las Normas y Procedimientos para orientar las tareas que deben cumplir, a fin de asegurar la unificación de criterios en la orientación, organización y funcionamiento de la caja chica. El tipo y diseño de investigación fue establecido bajo la modalidad de proyecto factible e investigación de campo. Durante el desarrollo de la investigación y para la recolección de datos, se utilizó la observación directa, entrevista no estructurada, y encuestas, con el objeto de conocer la situación actual y justificar el modelo propuesto. Finalmente se obtuvo como resultado, la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que será herramienta fundamental en la realización de las actividades relacionadas con la caja chica de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend. Palabras Claves: Coordinación, Manual, Norma, Procedimiento.

INTRODUCCIÓN ix A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento. El Manual de Normas y Procedimientos es un documento en el cual se especifican ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa en un departamento cualquiera. Sirve de gran ayuda a la hora de presentar la información que trata de los deberes y responsabilidades de un empleado, los reglamentos bajo los cuales tendrá que trabajar y las políticas y prácticas de la empresa. El desarrollo del presente informe esta basado en la información que se obtuvo durante el período de pasantía llevado a cabo en la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend, Sede Mariche. Específicamente en la Coordinación de Administración en la elaboración de un manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Finanzas.

En la realización de la pasantía se buscaba el desarrollo de un manual de normas y procedimientos que regulará el funcionamiento de las Cajas Chicas que se manejan en la institución.

Las técnicas utilizadas para la recolección de la información fueron la entrevista oral y cuestionarios escritos.

El informe esta estructurado de la siguiente forma:

Capitulo I, se presenta la información acerca de la empresa, Reseña histórica, Misión, Visión, Valores y Objetivos de la institución. También se expone de manera muy clara la estructura organizativa de la empresa, el área de investigación y el diagnostico y análisis de la situación actual.

Capítulo II, se expone el planteamiento y la formulación del problema; en el cual se relata la situación de la institución, específicamente en las unidades administrativas, los objetivos de la investigación, la justificación del informe y el alcance.

Capítulo III,

en esta sección podemos apreciar la teoría en relación al tema; Los

Manuales, tipos de manuales, funciones, objetivos, ventajas, Caja Chica.

Capítulo IV, en el presente espacio se habla sobre la investigación; tipos de investigación, población y muestra. Técnicas de e instrumentos de recolección de datos. Por ultimo observamos el cronograma de trabajo.

Capítulo V, se presentan los resultados obtenidos en la pasantía, estructura de la propuesta realizada a la institución y un modelo.

CAPÍTULO I 2 MARCO REFERENCIAL

1.1.-Marco Institucional 1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución

La Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend nace por medio de la aprobación en Gaceta Oficial del Decreto Nº 5.348, en la cual se refleja que tendrá personalidad jurídica, la misma se describe como un ente descentralizado sin fines empresariales adscrito al Ministerio del Poder Popular Para la Educación. La Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend posee entre sus competencias a La Escuela Latinoamericana de Medicina “Dr. Alejandro Prospero Reverend” cuya creación fue el 15 de Abril de 2007, en el marco del llamado “compromiso de Sandino”, acuerdo político de cooperación sellado entre la República Bolivariana de Venezuela y la República de Cuba, en Agosto de 2005.

El Edif. Sede ELAM se crea con el propósito de albergar a los estudiantes becarios internacionales durante su primer período de su estadía en el país. La ELAM tiene la responsabilidad de ofrecer el curso introductorio a las Ciencias Médicas del Programa Nacional de Formación en Medicina Integral Comunitaria a los becarios internacionales latinoamericanos del Caribe y África que aplican en el proceso de selección de la Fundación Gran Mariscal de Ayacucho, coordinado por las respectivas Embajadas en sus países de Origen. El Período de formación es de 6 años, precedido del curso introductorio a las Ciencias Médicas, el cual, para los becarios, tiene una duración de 9 meses, incluyendo el idioma en los casos requeridos, así como el conocimiento cercano de la realidad sociopolítica venezolana.

Las actividades realizadas por los estudiantes van desde el desarrollo de unidades curriculares básicas para afrontar sus estudios de medicina en las comunidades del país, hasta actividades extra curriculares en el campo de la cultura, deporte y recreación. Este compromiso tiene como finalidad formar 200.000 médicos para América Latina y el Caribe en un lapso de 10 años.

1.1.2 Misión

Contribuir en la formación de recurso humano altamente calificado en las áreas de salud que demanda la sociedad Latinoamericana, con la finalidad de formar Médicos Integrales Comunitarios.

1.1.3 Visión

Desarrollar y ejecutar planes y programas destinados a garantizar residencias, atención integral y formación de calidad para los estudiantes Latinoamericanos, del Caribe y África, de Medicina y otras profesiones del sector salud, que se desarrollaran en el marco del Programa Nacional de Formación de Medicina Integral Comunitaria.

1.1.4 Valores

Los Valores de la Institución reúnen el conjunto de principios, actitudes y disposiciones estimativas que han configurado el perfil institucional de la

organización,

han servido como referencia y han sido practicados, de manera individual y colectiva, por los integrantes de la comunidad, desde la fundación de esta Institución. Estos contemplan la actitud que deben estar presentes en todos y cada uno de los integrantes de la organización, ellos definen de alguna manera la mística de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend, entre ellos podemos mencionar: -Honestidad -Respeto

-Responsabilidad -Solidaridad -Equidad -Compañerismo -Auto superación 1.1.5 Objetivos Estratégicos

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-Desarrollar y ejecutar planes y programas destinados a garantizar residencias para los estudiantes latinoamericanos y caribeños de Medicina y otras profesiones del sector salud, que se desarrollarán en el marco del Programa Nacional de Formación de Medicina Integral Comunitaria y de otros programas nacionales de formación en materia de salud, llevados a cabo por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior.

-Ofrecer oportunidades de estudios universitarios a ciudadanos de Latinoamérica y el Caribe con escasos recursos económicos y condiciones de exclusión educativa en sus países de origen.

-Dar cumplimiento a lo establecido en el art. 102 de la Constitución.

-Lograr la universalización de la Educación Superior, tal como lo expresa los lineamientos de la UNESCO.

-Consolidar la educación como ámbito fundamental en la Integración Regional Latinoamericana y Caribeña.

-Ejecutar los acuerdos establecidos por el Estado Venezolano en el marco de los deberes internacionales adquiridos.

1.1.6 Estructura Organizativa De La Institución 5

Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend Fuente: Dirección Escuela Latinoamericana de Medicina. Mariche

1.1.7 Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación. 6

Fig. Nº 2 Estructura Organizativa de la Coordinación de Administración. Fuente: Coordinación de Administración. Escuela Latinoamericana de Medicina. Mariche.

1.2.- Basamento Legal -Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. -Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el sistema Presupuestario.

1.3.- Diagnostico 1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

A través de los instrumentos de investigación empleados (observación directa, entrevistas estructuras y no estructuradas), se logró obtener una visión de la problemática existente en el departamento.

Con respecto a las Coordinaciones, se puede afirmar, que cada una cuenta con un equipo de trabajo altamente capacitado por la experiencia de muchos años, para la ejecución de las actividades que allí se presentan. Sin embargo, existe un alto nivel de 7 desorientación a la hora de realizar determinados procedimientos, debido a la carencia de un manual de normas y procedimientos que especifique los procesos que allí se ejecutan. Para la realización de un diagnostico, se realizó un Diagrama Causa Efecto (Figura Nº 3) ya que este sirve para que se conozca con profundidad el proceso estudiado, visualizando con claridad las relaciones entre las Causas y Efectos de un problema, permitiendo encontrar de manera rápida las causas asignables cuando un proceso se aparta de su funcionamiento habitual. El hacer uso de este tipo de diagrama ya mencionado, es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre los orígenes de un problema, para luego realizar un diagnostico con respecto al mismo y finalmente encontrar la solución de este. Luego de haber realizado el diagnóstico de la situación actual de la empresa objeto de estudio mediante el uso de dicho diagrama; se obtuvo los siguientes resultados: 1) En cuanto a la Gerencia:
Desconocimiento por parte de los encargados del área a la hora de realizar un procedimiento por tener manuales incompletos y que no se adaptan a los cambios que han surgido en la universidad. 2) En cuanto al Personal:
Desconocimiento por parte del personal de las normas y pasos a seguir en cada uno de los procedimientos, la cual evidenció que debido a la carencia de de un manual de Normas y Procedimientos completo, los responsables de los diferentes procesos realizan su trabajo con poca seguridad, de que lo que están realizando es correcto o incorrecto ya que no cuenta con un punto de comparación o guía.


Existencia de cierto de nivel de apatía generado por tener información incompleta y oportuna sobre los procesos desarrollados en le área.

3) En cuanto a los Sistemas:

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Si no se posee una estructura en el proceso y no se utilizan sistemas de información adecuados, la misma no será oportuna y confiable, con el agravante de que la documentación no es archivada de manera organizada de acuerdo a su utilidad y utilización en el proceso. 4) En cuanto los Documentos:
La falta de documentación, con normas y reglamentos para los procesos que realizan en Las Coordinaciones genera grandes fallas en los procedimientos que se llevan a cabo en el mismo. 5) En cuanto a los Procesos:
Algunos procesos se vuelven lentos e inestables, motivado a la ausencia de un patrón general que establezca su duración, estos dependen del criterio de la persona que lo realice, también el hecho de que el proceso se lleve a cabo de manera aleatoria, no permite la actualización de los procedimientos.
La carencia de controles en las actividades del área genera un impacto negativo, al no asegurar que se realicen las actividades adecuadamente.

Fig. Nº 3 Diagrama Causa-Efecto Fuente: Elaboración Propia

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1.3.2.- Análisis y Diagnostico del Problema

Las Coordinación de Administración de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend Sede Mariche, actualmente presentan una problemática debido a la falta de documentos que suministran la información necesaria para el desarrollo de los distintos procedimientos es decir su manual de

normas y procedimientos lo que trajo como

consecuencias la falta de compresión y control de las funciones, fallas en los procedimientos, perdida de tiempo y desorientación, y es muy notable la falta de precisión y fluidez de las actividades.

Tomando en cuenta el análisis de la situación actual y corroborando los problemas existentes en la empresa, es notable la falta de un Manual de Normas y Procedimientos, que ayude y oriente al personal a manera de subsanar dichos problemas de inmediato y para los futuros encargados del área. De manera tal que se garantice la continuidad y calidad en la realización del proceso que ha tenido hasta ahora con el responsable actual del área.

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CAPÍTULO II EL PROBLEMA 2.1.- Planteamiento del Problema Dentro de una institución una herramienta de mucha utilidad, es el efectivo, sin embargo también es considerado un elemento atractivo para cometer fraudes, por su poder liberatorio y su condición de instrumento de cambio para satisfacción de las necesidades. Siendo el efectivo tan importante en una empresa, es necesario crear controles para llevar un mejor manejo del mismo, es por ello que la Fundación “Dr. Alejandro Prospero Reverend” crea los fondos de Caja Chica, con este recurso las unidades están en capacidad de atender las necesidades de su propia naturaleza, así como eventualidades o contingencias de las demás unidades administrativas.

La Fundación “Dr. Alejandro Prospero Reverend”, actualmente presenta una problemática debido a la falta de documentos que suministren la información necesaria para el desarrollo de los distintos procedimientos, es decir, una Manual de Normas y Procedimientos, lo que ha traído como consecuencia la falta de comprensión y control de las funciones, omisión de algunos procedimientos y retraso en los mismos. Es muy notable la ausencia de precisión y fluidez de las actividades.

Actualmente el personal de las unidades se encuentra un poco desorientado a la hora de realizar determinados procedimientos, ya que la información que poseen solo ha sido transmitida de forma oral.

Todo lo antes expuesto describe la situación actual en que se encuentran las unidades administrativas de la Fundación “Dr. Alejandro Prospero Reverend”.

2.2.- Formulación del Problema

¿Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica contribuirá a la optimización de los procesos de las Unidades Administrativas que tienen asignados dichos fondos en la Fundación “Dr. Alejandro Prospero Reverend”?

2.3.- Objetivos de la Investigación 2.3.1.-Objetivo General

Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos que sirva de soporte a las unidades administrativas que tienen asignados fondos de Caja Chica en la Fundación “Dr. Alejandro Prospero Reverend”.

2.3.2.- Objetivos Específicos

-Realizar diagnostico de la situación actual. -Levantar información acerca del problema a través de encuestas y/o cuestionarios. -Procesar y analizar la información obtenida. -Elaborar propuestas de mejoras en los procesos que así lo requieran. -Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos de acuerdo a los parámetros establecidos en la institución.

2.4.- Justificación de la investigación

Se consideró de suma importancia el personal de las unidades administrativas adscritas a la Fundación “Dr. Alejandro Prospero Reverend”, cuenten con un Manual de Normas y Procedimientos con el cual puedan apoyarse a la hora de realizar algún tipo de actividad relacionada con algo tan importante para la unidad, como lo es la Caja Chica. Esto no solo les sirve como instrumento necesario para facilitar y dar precisión al trabajo

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del personal de la unidad, sino también para soportar la información de una manera veraz y oportuna. Es por ello que se proponen las mejoras establecidas en el informe con el objetivo de que los procesos sean cortos y rápidos para lograr una mayor fluidez en dichos procesos.

2.5.- Alcance El presente informe contempla la elaboración Manual de Normas y Procedimientos que va dirigido al personal de todas las unidades administrativas que tengan bajo su cargo fondos de Caja Chica. Dicha información contempla todas las actividades relacionadas con el proceso de desembolso de fondos, desde el llenado de la solicitud a través de un formulario de dichos fondos, hasta las rendiciones y reposición de los mismos.

2.6.- Limitaciones

El tiempo fue un aspecto muy importante durante la investigación, ya que algunos miembros del personal de otras coordinaciones que están involucradas en los procedimientos desarrollados tales como la Coordinación de Suministros y Logística y la Coordinación Académica, entre otros, los cuales no tenían la disposición necesaria al momento de realizar las entrevistas y durante el levantamiento de Información.

Lo anteriormente expuesto trajo como consecuencia que se tuvo que extender el tiempo pautado para cada actividad, ya que se llevaba mucho tiempo para recolectar la información necesaria en cada proceso.

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CAPÍTULO III MARCO TEORICO En el siguiente apartado se explicará el significado de los conceptos teóricos utilizados en el presente informe

3.1.- LOS MANUALES

3.1.1.- Manuales Administrativos

Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o procedimientos de una empresa que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo. “Un manual es un registro de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado de una empresa. Lo manuales son una forma sencilla, directa, uniforme y actualizada de presentar la información que trata de los deberes y responsabilidades de un empleado, los reglamentos bajo los cuales tendrá que trabajar y las políticas y prácticas de la empresa”.

El propósito fundamental de los manuales es el de regularizar las operaciones de la organización, así como de instruir sobre las normas, funciones, autoridad, procedimientos, políticas, objetivos, etc.

3.1.2.- Manuales de Normas y Procedimientos

Según Lazzaro, V “un manual de normas y procedimientos detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa. Por otra parte, este tipo de manuales establece las pautas especificas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización”.

Una norma detalla la forma como debe llevarse a cabo un procedimiento. A diferencia de una política las normas tienen carácter específico y no general.

3.1.3.- El Manual como Instrumento de Comunicación

Según Lazzaro, V “los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración, concerniente a organización, políticas y procedimientos. En la administración moderna el volumen y la frecuencia de dichas decisiones van en aumento”. Las empresas progresistas han llegado a considerar sus estructuras organizativas, planteamiento de políticas y prácticas de procedimientos, simplemente como elementos de administración que pueden y deben cambiar tan a menudo como se requiera para capitalizar nuevas oportunidades y afrontar la competencia. Este concepto de administración ha aumentado la necesidad, y modificado el papel que desempeñan los manuales. En la actualidad se pone empeño en el uso del manual para comunicar información relativa a “cambios”. Se diseñan los manuales con vista a su legibilidad, sencillez y flexibilidad. El trabajo de desarrollar los manuales es para mantener informado al personal clave de los cambios e las actividades de la dirección, más bien que de trazar al mismo tiempo la gráfica de la organización y poner las políticas y procedimientos en forma de libro permanente.

3.1.4.- Finalidad

Según Lazzaro, V, la finalidad de los Manuales es la siguiente: -Constituyen una reunión de información clasificadas y catalogadas de forma sistemática, respecto de todas las prácticas administrativas de la empresa. -Son elaborados para eliminar dudas, son de utilidad para las personas que desconocen los detalles de las prácticas administrativas o que tienen dudas sobre ellas.

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-Proporcionan condiciones de buen funcionamiento para la empresa a través de información lista y disponible para las personas que trabajen en ella.

3.1.5.- Funciones

Según, Lazzaro, V las funciones que cumplen los manuales dentro de una empresa son las siguientes: -Burocratizar la empresa, es decir, formalizar todos los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa de manera que todas Las comunicaciones sean escritas y documentadas, las cuales son archivadas en el Manual junto con los reglamentos con los que trabaja la empresa. -Facilitar el acceso a la información, de forma organizada de manera que constituya un instrumento de consulta permanente para todas las personas de la empresa. -Estandarizar y uniformar el desempeño de las personas, de acuerdo a las normas de servicio que están en el manual; aunque este limite la creatividad del personal, permite que los trabajos sean ejecutados de manera uniforme y constante. -Agilizar el funcionamiento de la empresa, haciendo que las personas no pierdan el tiempo en verificar como deben hacerse las cosas.

3.1.6.- Objetivos

Según, Lazzaro, V los objetivos que cumplen los manuales son los siguientes: -Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen en las operaciones y los formatos utilizados para la realización de las actividades en cada uno de los procedimientos.

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-Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. -Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. -Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del Control Interno y su vigilancia. -Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. -Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones. -Constituir una base para el análisis del trabajo y mejoramiento de los procedimientos y métodos. 3.1.7.- Ventajas

Según Lazzaro las ventajas que dan el uso de los manuales dentro de una organización son las siguientes: -Los analistas de procedimientos deben desarrollar y presentar hechos, no comunicaciones. -Los procedimientos de los diagramas sirven como hojas de operación para los empleados, informándoles de sus deberes específicos, así como del curso de trabajo de oficina, antes y después que lo procesen. 3.1.8.- Costos de los Manuales

La decisión de documentar los procedimientos de una empresa, conlleva a estar conscientes acerca del costo/beneficio de la decisión y de los resultados y obstáculos que se pueden presentar a lo largo del proceso. Según Catacora Fernando, los costos de documentar las tareas y procedimientos al principio, pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como una

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herramienta gerencial que ayudará en la evaluación, control y análisis de la empresa. Se pueden distinguir tres tipos de costos en el desarrollo de los manuales: 1. Costos de Desarrollo: están representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación. 2. Costos de Implantación: están representados por todos los costos necesarios para dar a conocer en contenido de los manuales y darles vigencia a todos los niveles que apliquen en la organización. 3. Costos de Mantenimiento: están representados por las actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes. 3.1.9.- Elaboración de los Manuales

Luego de analizar toda la información recopilada, se procedió a a elaboración del Manual de normas y procedimientos de Caja Chica y esta estructurado de la siguiente manera: -Portada: lleva el logotipo de la Fundación, el nombre completo de la misma y el nombre de la Escuela, el título del manual centrado y en la parte inferior se coloca la fecha de aprobación y la vigencia del manual. -Tabla de Contenido: se coloca en forma ordenada todo el contenido del manual, indicando la página de inicio de cada una de sus partes. -Información General: en esta parte se indica el objetivo, alcance, unidades que intervienen, formularios utilizados y las bases legales utilizadas en el desarrollo del manual. -Definición de Términos: se colocan las palabras que tiene mayor dificultad.

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-Marco Normativo: se indican las normas y reglas que componen dicho manual de Normas y Procedimientos. -Formularios a Utilizar: en esta parte se incluyen todos los formularios utilizados en el procedimiento a realizar con las instrucciones de llenado de cada uno de ellos. 3.2.- El Efectivo

El efectivo es la moneda en metal o papel de curso legal que entra y sale de la empresa. Puede ser monedas o cheques. El efectivo ocupa poco volumen, tiene un gran valor, es fácil de transferir y carece de marcas particulares de identificación que faciliten establecer vínculos de propiedad; por lo tanto, los procedimientos para controlar las transacciones en efectivo son de gran importancia para evitar su desviación y uso impropio por parte de los responsables. De todos los bienes de una empresa, el efectivo es una de las herramientas más importantes, pero asimismo, es el elemento más atractivo para cometer fraudes, por su poder liberatorio y su condición como instrumento de cambio por excelencia para la satisfacción de las necesidades. La tendencia moderna más generalizada es la de depositar íntegramente el dinero que reciba la empresa en cuenta corriente bancaria y efectuar todos los pagos mediante cheques. Además el efectivo debe estar asegurado contra robos.

3.2.1.-Del Control Interno del Efectivo Se entiende por Control Interno en líneas generales, una serie de procedimientos establecidos para controlar las actividades de una organización; con el deliberado propósito de alcanzar los siguientes objetivos: -Salvaguardar los archivos. -Dividir el trabajo. -Delegar autoridad.

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-Asignar responsabilidades. -Garantizar la exactitud y confiabilidad de los registros. -Promover la eficiencia del personal. -Identificar al personal con las políticas operativas de la organización.

Para que cualquier sistema de control interno, que se trate implantar en una empresa, alcance esas metas, se hace indispensable cumplir con los siguientes requerimientos: -Definición clara y precisa de las responsabilidades. -Para cada tarea debe haber una persona responsable. -Cada actividad debe estar controlada mediante registros apropiados. -Las responsabilidades deben seguir una secuencia continua, de modo que la actividad de un trabajador verifique y sea verificada por otros. -Rotación del personal, con lo que se logra un mejor entrenamiento y control. -Informar ampliamente a todo el personal, en cuanto a los métodos y procedimientos. -Controles mecánicos preferiblemente de las actividades. -Revisión y ajustes periódicos a sistema.

3.2.2.- Caja Chica

Según Catacora, Fernando “Un fondo de Caja Chica representa el importe del valor nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad establecido en un importe fijo, destinado a efectuar pagos por concepto de adquisiciones de materiales y servicios de

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menor cuantía, que por su contingencia, naturaleza y urgencia sean requeridos para el normal funcionamiento de la institución y que no pueden ser suministrados de forma inmediata por la dependencia correspondiente”. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en efectivo, en comprobantes, o por la suma de ambos.

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CAPÍTULO IV MARCO METODOLÓGICO En este capítulo se presenta el tipo de Investigación que fue realizada, además de los instrumentos empleados para el levantamiento de la información, el tratamiento y análisis de la información y las etapas que se cumplieron para la elaboración del informe.

4.1.- Tipo de Investigación

De acuerdo al problema planteado y en función de sus objetivos, el presente trabajo se ubica dentro de la modalidad de Campo- Descriptivo y Memorias de Pasantías (Según el Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales, UPEL, 2006). Campo descriptivo: “.. Análisis sistemático de problemas en la realidad con el propósito de describirlos, interpretarlos y entender su naturaleza y factores constituyentes…” (Pág. 5). Explica que los proyectos factibles son la elaboración y desarrollo de una propuesta del modelo operativo

viable

para

solucionar

problemas,

requerimientos

o

necesidades

de

organizaciones o grupos sociales; puede referirse a formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. Están sustentadas en los procesos de: observación, acopio y registro de información, reflexivo y crítico sobre la realidad

y los problemas del

estudiante; interpretación y

síntesis de las experiencias a la luz del conocimiento teórico adquirido.

4.2.- Diseño de la Investigación

El recolección de la Información fue basado en el tipo de investigación de campo, en la cual se realizaron las técnicas luego expuestas para obtener la información necesaria y realizar el diseño específico de la propuesta, un Manual de Normas y Procedimientos que

cuenta con la información suficiente para la realización de las actividades con mayor fluidez y veracidad.

4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Existe una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.

4.3.1.- Técnicas Utilizadas en la investigación

La técnica de recolección de datos empleada para la elaboración del Manual propuesto fue la encuesta en sus dos modalidades, la entrevista y el cuestionario. La técnica de la encuesta se utilizó para agrupar la opinión de los informantes directamente la realidad donde ocurre la problemática descrita inicialmente, tomando en cuenta que a partir de la aplicación de esta técnica, se pide recoger la información requerida, para demostrar los objetivos específicos de la investigación. Los instrumentos empleados para la recolección de datos fueron los formatos de cuestionario.

4.3.2.- Instrumentos de la Recolección de Datos Según Acuña R. (1982) Señala que: "Consiste en un medio utilizado para registrar la información que se obtiene durante el proceso de recolección. (p.307). Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando diferentes

instrumentos,

Entre los cuales citaremos: Hoja: Es otro de los instrumentos aplicados por el investigador para

anotar las

respuestas dadas por los empleados del departamento de almacén. Lápiz: Instrumento que se uso para redactar las opiniones de los trabajadores, en las respectivas entrevistas. 25

Computador: Esta herramienta se utilizo para realizar las Encuestas y trascribir el informe en su totalidad 4.3.3.- Instrumentos Utilizado en la Investigación

Las interrogantes que a continuación se le presentan tienen como propósito evaluar el

Las presentes interrogantes tienen como objetivo la obtención de información acerca del manejo de los fondos que son asignados a las coordinaciones, con la finalidad de elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para la Caja Chica. En tal sentido, agradecemos su colaboración para obtener de sus respuestas la información necesaria, para el logro eficiente y eficaz del manejo de dichos fondos. Nombre de la Unidad:____________________________________________________ 1.- Tipo(s) de Fondo(s) que Utiliza: a.- Caja chica_____ b.- Fondos de Trabajo_____ c.- Fondos Especiales_____ d.Otros_______. 2.- Indique el (los) Nombre(s) de la(s) persona(s) responsable(s) del manejo de estos fondos: _________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 3.- Indique el nombre y cargo de la persona que custodia estos fondos: _________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4.- ¿Están la Oficina Estratégica de Seguimientos y Evaluación, La Coordinación de Administración y La unidad de Finanzas y Tesorería, notificados sobre la persona que realiza la custodia de dichos fondos? a.- SI_______ b.- NO_______ 5.- ¿Cuáles son las firmas Autorizadas en el manejo de los fondos? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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6.- Indique el uso que se le dan a estos fondos (Mencione los mas frecuentes) _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 7.- Mencione cual(es) son los tramites que se realizan en su Unidad para los desembolsos (procedimiento) _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 8.- ¿Conoce usted el contenido del Manual de Normas y Procedimientos para el manejo y Reposición de fondos existentes en la actualidad? a.- SI_______ b.- NO_______ 9.- ¿Indique la forma en que su Unidad lleva los registros del manejo de estos fondos? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 10.- ¿Realizan Conciliaciones de Fondos en su Unidad? a.- SI_______ b.- NO________ 11.- Al momento de hacer las Conciliaciones, estas coinciden entre el fondo asignado y los valores existentes en banco o caja. a.- SI_______ b.- NO________ 12.- ¿Cada cuanto tiempo su Unidad solicita la reposición de estos fondos? a.- _________Mensual b.- _________Varias veces al mes c.- _________Cuando se agotan los recursos d.- _________Otra(s)

13.- ¿Qué soportes incluyen en la solicitud de Reposición de Fondos? a.- _________Facturas b.-_________Ticket c.-_________Recibos d.__________Formularios de desembolso e.- Otros__________________________________________________________________ 14.- ¿Cuáles son los documentos o formularios que utilizan para la solicitud de Reposición de Fondos? (Anexe copia de los mismos)

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4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información

La información fue analizada a través del resultado de las encuestas y la observación directa y expresada en gráficos comparativos, los cuales nos permitió, distinguir con exactitud, la forma en que se lleva a cabo los procesos y verificar la secuencia de pasos específicos a seguir para la ejecución de los mismos, facilitando así la detección de los problemas acarreados a raíz de la ausencia del Manual de Normas y Procedimientos. 4.4.1.-Elaboración de Procedimientos Para poder elaborar el Manual de Normas y Procedimientos de la Coordinación de Administración de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend Sede Mariche, se utilizo la metodología expuesta por Chiavenato, la cual explica que el diseño, análisis y desarrollo de una actividad consta de tres etapas: plantación, preparación y ejecución. Durante la primera etapa (plantación) se deben concebir todas las actividades que se realizarán antes del estudio y establecer los objetivos que se quieren llevar a cabo. Las actividades programadas en este caso fueron, determinar los problemas más habituales en la Coordinación, para posteriormente poder determinar los pasos a seguir para lograr los objetivos que se fijaron. Para lograr tal fin fue necesario elaborar un cronograma de trabajo o “Diagrama de Gantt” (Ver Cuadro N°1) mediante el cual se pudo estimar el tiempo de duración que tomaría el desarrollo de cada una de las operaciones. En la segunda fase se encuentra la etapa de preparación, durante la cual se seleccionó los materiales y recursos que serían necesarios utilizar. Y finalmente,

y

finalmente la fase de ejecución, en donde se hizo uso de los instrumentos que facilitaran el desempeño de los procedimientos a futuro.

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4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades Cuadro 1. Fuente: Elaboración Propia

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CAPÍTULO V PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS 5.1.- Resultados Obtenidos

Luego de analizar la información recaudada, se llegó a la conclusión de que lo más beneficioso para los empleados y para la Fundación era crear un Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica que se adaptara a las políticas y normas vigentes en la institución y sirviera de apoyo a las Coordinaciones que poseen o que en algún momento pudiesen necesitar un Fondo de Caja Chica.

El Manual de Normas y Procedimientos que se creó, se caracteriza por llevar el Logotipo de la Fundación, Nombre de la Coordinación que realiza el Manual, Título Fecha de Elaboración, Páginas, Procedimiento y asunto que se esté tratando según las partes que conforman el Manual.

El diseño del Manual de Normas y Procedimientos que se propone en el presente informe, permitirá al personal de cada Coordinación tener una guía disponible y actualizada de las actividades a realizar con relación al manejo de la Caja Chica, que contribuirá a que el desarrollo de las tareas dentro de cada Unidad sea rápido, eficaz y eficiente, facilitando el trabajo. 5.2.- Estructura de la Propuesta

El Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend contendrá los siguientes procedimientos. -Procedimiento para la Solicitud de Apertura de Caja Chica -Procedimiento para la Reposición de Caja Chica. -Procedimiento para la Solicitud de Incremento del Monto de Caja Chica. El Manual está compuesto por: 1. Portada. 2. Contenido. 3. Información General. 4. Marco Normativo 5. Leyenda (simbología ANSI)

6. Descripción de los Procedimientos. 7. Formularios e Instructivos de Llenado. 5.3.- Modelo de la Propuesta A continuación se presenta un modelo de la estructura del Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend sede Mariche, en el cual se aprecia la forma de describir los procedimientos en forma de texto y luego en forma gráfica mediante en uso de Diagrama de Procesos. Ver Figura 4 Procedimiento: Solicitud de Apertura de Caja Chica

Fig. Nº 4 Modelo del Manual en forma de texto Fuente: Elaboración Propia

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Fig. Nº 5 Modelo del Manual en Forma Gráfica Fuente: Elaboración Propia

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CONCLUSIONES A través del tiempo se ha demostrado y quedado en evidencia que la disponibilidad y uso de las herramientas organizativas eficaces como el Manual de Normas y Procedimientos, son esenciales para el logro exitoso de los objetivos en cualquier organización. Por ello es de vital importancia que para que éstas puedan continuar alcanzando sus objetivos, sus manuales se mantengan a la vanguardia en cuanto a los requerimientos de las organizaciones y sus distintos departamentos, mediante la constante actualización y mantenimiento de los mismos.

De acuerdo con las observaciones y entrevistas realizadas en la Fundación Dr. Alejandro Reverend, se llegó a las conclusiones siguientes: -La Fundación posee una estructura administrativa bien definida. -La ausencia de un manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica no permite que el personal que labora dentro de la Fundación, específicamente en las Coordinaciones que poseen actualmente el Fondo de Caja Chica, conozca de forma ordenada las normas y procedimientos que deben seguirse para ejecutar de manera sistemática las actividades que allí se realizan. -Los manuales le permiten a la administración verificar que los empleados realicen sus actividades según lo establecido en el manual. -Los manuales son instrumentos que se utilizan para guiar las acciones del trabajador en las actividades realizadas, con la finalidad de facilitar la ejecución de los mismos. -La elaboración de un manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica constituye un instrumento que servirá de apoyo y guía al personal, facilitando y agilizando sus gestiones.

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RECOMENDACIONES De las conclusiones planteadas se llego a las siguientes recomendaciones:

-La Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend debe aplicar el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, debido a que el mismo constituye una herramienta de trabajo en cuanto al adiestramiento del nuevo personal y mejorar la ejecución del personal existente y mejor desempeño del personal que labora en ella. -Actualizar de forma continua los manuales a futuro para garantizar la veracidad de la información y un mejor desarrollo de los procesos de las Coordinaciones. -Motivar al personal que labora en cada Coordinación, para el conocimiento y uso adecuado de los manuales de normas y procedimientos.

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FUENTES DE INFORMACIÓN CHIAVENATO, Idalberto (1.993). Iniciación a la Organización y el Control. Editorial Mac Graw Hill. México.

LÁZARO, V. (1.992). Sistemas y Procedimientos un Manual para los Negocios y la Industria. 2º Edición. Editorial diana México.

CATACORA Carpio, Fernando. Contabilidad. Editorial Mac Graw-Hill, 1998. Buenos Aires.

SIERRA G., ESCOBAR B., FRESNEDA Ma S., PEREZ J. Fundamentos de Contabilidad Financiera. 2da Edición. Mac Graw-Hill, 2000

Páginas Web consultadas: [Fecha de consulta: 21 de Enero de 2009] Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Disponible en: http://ftp.ucv.ve/Documentos/ONAPRE/REGLAMENTO_LOAFSP_CONSULTA.pdf [Fecha de consulta: 23 de Enero de 2009] Reglamento N°1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Disponible en: http://www.mpd.gob.ve/prog-gob/decretos/leyfinanc.htm [Fecha de consulta: 5 de Febrero de 2009] Reforma de la "ley orgánica administración financiera sector público 2004" en Legislación. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Enero 2009.Disponible en: http://ve.vlex.com/tags/leyorganica-administracion-financiera-sector-publico-2004-2540337

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ANEXOS

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CONTENIDO

Nº DE PÁGINA

PORTADA………………………………………………………………………………………..1 CONTENIDO…………………………………………………………………………………….2 INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………..3 INFORMACION GENERAL…………………………………………………………………….4 MARCO INSTITUCIONAL………………………………………………………………………6 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS…………………………………………………………………..7 MARCO NORMATIVO…………………………………………………………........................9 LEYENDA (SIMBOLOGÍA ANSI)……………………………………………………………….17 PROCEDIMIENTOS……………………………………………………………………………..18

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INTRODUCCIÓN El mantener un orden y normas específicas a seguir a la hora de realizar un proceso es de suma importancia, ya ello que facilita y mejora el desarrollo de las funciones laborales dentro de la empresa para todas la Áreas y Departamentos de la misma. Por tal motivo es que se ha elaborado el presente manual, el cual contiene las normativas bajo las cuales se rige el personal que está directamente involucrado en los procesos tratados en este documento Éste documento ha sido elaborado en concordancia con las actuales leyes y regulaciones venezolanas y respetando las políticas y normativas bajo las cuales se guía La Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend, Sede Mariche y la violación de cualquiera de ellas traerá su respectiva sanción al responsable

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INFORMACIÓN GENERAL Este manual tiene como objetivo principal servir a las unidades que poseen Cajas Chicas de

Objetivo

Soporte legal, normativo, mostrándole criterios, definiciones y procedimientos básicos para realizar los trámites necesarios para la administración y uso de estos recursos.

Alcance

Unidades que Intervienen

Este manual está dirigido a todas las unidades y departamentos que tienen asignado un fondo de Caja Chica y a las unidades involucradas en la asignación y reposición de los mismos.

Dirección Coordinación de Administración Unidad de Finanzas Coordinaciones Administradoras de los Fondos

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INFORMACIÓN GENERAL

Formularios

Utilizados

Basamento Legal

Comprobante de desembolso de Caja Chica Comprobante de solicitud de Reposición de Caja Chica Conciliación de Fondos de Caja Chica

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario.

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MARCO INSTITUCIONAL FUNDACIÓN DR. ALEJANDRO PROSPERO REVEREND La Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend nace por medio de la aprobación en Gaceta Oficial del Decreto Nº 5.348, ésta institución tiene

por objeto desarrollar y ejecutar planes y proyectos destinados a garantizar residencia para los

estudiantes latinoamericanos y caribeños de medicina y otras profesiones del sector salud, que se desarrollarán en el marco del Programa Nacional de Formación Integral Comunitaria y de otros programas nacionales de formación en materia de salud, llevados a cabo por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior. La Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend tiene entre sus competencias la ejecución del proyecto denominado, Escuela Latinoamericana de Medicina “Dr. Alejandro Prospero Reverend” cuya creación fue el 15 de Abril de 2007, en el marco del llamado “compromiso de Sandino”, acuerdo político de cooperación sellado entre la República Bolivariana de Venezuela y la República de Cuba, en Agosto de 2005. De acuerdo a la normativa legal Vigente, puede observarse que esta fundación se considera un ente descentralizado sin fines empresariales adscrito al Ministerio del Poder Popular Para la Educación.

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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 1) ENTES DESCENTRALIZADOS SIN FINES EMPRESARIALES: según el artículo 33 del Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público “se consideran como entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, los institutos autónomos, las personas jurídicas estatales de derecho público, los servicios autónomos sin personalidad jurídica y las fundaciones, asociaciones civiles y demás instituciones constituidas con fondos públicos o dirigidas por algunas de las personas referidas en el artículo 6º de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, cuando la totalidad de los aportes presupuestarios en un ejercicio, efectuadas por una o varias de las personas referidas en el precitado artículo 6º, represente el cincuenta por ciento (50%) o más de su presupuesto. 2) FONDOS EN ANTICIPO: según el artículo 95 del Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público “los fondos en anticipo son los girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los funcionarios responsables de las unidades administradoras del respectivo organismo, conforme a los procedimientos que al efecto establezcan los órganos rectores correspondientes en las áreas de su competencias”. 3) FONDO DE CAJA CHICA: fondo sujeto a rendición de cuenta que se asigna a un responsable, en cheque, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo o permanente y de reposición periódica.

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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 4) COMPROBANTE: documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo; ejemplos: una factura pagada, un recibo, un vale provisional. 5) FACTURA: documento expedido por el vendedor, en el cual se relacionan las mercancías con los precios unitarios y totales y demás, no debe presentar borrones, enmendaduras o adulteraciones. 6) VALE PROVISIONAL: recibo en el que se consigna un importe que debe pagarse a alguien; se utiliza como anticipo a un gasto y será sustituida posteriormente por la factura original pagada. 7) NOTA DE DEVOLUCIÓN: esta nota suministra la información necesaria de la razón o motivo por el cual se está efectuando la devolución del documento. 8) FORMULARIO: documento con espacios que han de ser rellenados con información detallada referente a cada una de las facturas. 9) FLUJOGRAMA: Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación. 10) PROCEDIMIENTO: Son todas aquellas actividades que están inmersas para la realización de una tarea especifica.

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MARCO NORMATIVO Normas específicas de la Constitución de los Fondos Según el artículo 70 del Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el sistema presupuestario; explica: 1) El funcionario responsable de la unidad administradora que tenga a su cargo el manejo de un fondo en anticipo podrá autorizar el funcionamiento de uno o más fondos de caja chica para efectuar pagos en efectivo o mediante cheque, durante el ejercicio presupuestario. La constitución y manejo de las cajas chicas se hará con cargo al respectivo fondo en anticipo, de acuerdo con los siguientes criterios: a) El monto máximo de cada fondo de caja chica será de doscientas unidades tributarias (200 U.T.). b) El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.). c) Las reposiciones de los fondos de caja chica deberán ser solicitadas por el respectivo responsable al administrador del fondo en anticipo, cuando se haya utilizado, al menos, el setenta y cinco por ciento (75%) de su monto.

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d) La solicitud de reposición de los Fondos de Caja Chica debe acompañarse de los documentos que se señalan a continuación: •

Relación de los gastos realizados, con indicación de: fecha, monto, Nº de comprobante.

•

Comprobantes de los pagos efectuados.

•

El estado en que se encuentra la Caja Chica.

2) La creación de la Caja Chica, así como los incrementos del monto asignado Fondos de Caja Chica serán asignados a solicitud expresa del Coordinador de la unidad, cuando las necesidades de funcionamiento de la Unidad así lo requiera y deberá ser autorizado por el Director de la Fundación. 3) El Fondo de Caja Chica tendrá un monto que se corresponda con las necesidades financieras de cada unidad operativa y no podrá excederse de 200 UT. DEL RESPONSABLE 4) El responsable del Fondo de Caja Chica será el Coordinador de la Unidad, a la cual está asignado dicho Fondo y velará por el manejo y custodia de los valores que se asignen.

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6) Si la persona encargada de la Caja Chica tuviese que ausentarse de la empresa por un tiempo prolongado, esta deberá hacer entrega de la llave al Coordinador Administrativo, quien transferirá la responsabilidad y manejo a una nueva persona del área que estime conveniente , previo arqueo para la entrega de los fondos. 7) El responsable estará encargado de verificar la equidad de los valores, la suficiencia de las garantías y demás requisitos de legalidad y sinceridad de los desembolsos con cargo a dichos fondos. 8) En el artículo 99 del reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el sistema presupuestario establece, Los responsables de los fondos en anticipo y de las cajas chicas deberán reintegrar los remanentes de fondos que tengan en su poder, en los términos y en la oportunidad que se establezcan en las normas que al efecto dicten la Oficina Nacional de Contabilidad Público y la Oficina Nacional de Presupuesto.

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DE LOS DESEMBOLSOS 9) Los pagos que se efectúen con el fondo de Caja Chica, deberán estar amparados por sus respectivos soportes, es decir, Facturas en original, los cuales deben contener los requerimientos exigidos por el SENIAT; fecha, El número de Rif o Nit, estar a nombre de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend, el concepto de lo que se está pagando, el monto en bolívares y la indicación expresa del beneficiario con la conformidad de cancelación del importe respectivo, y deben estar en original, no se aceptaran copias. En caso de que falte algún requisito mencionado se devolverá la Factura y/o Recibo y no se realizará el pago de la misma. No se autorizarán pagos superiores al monto máximo establecido para cada desembolso (ver Norma 1 Art. 70). 10) No se aceptarán Facturas cuya fecha de emisión sea anterior a la última reposición entregada, ya que todo gasto debe reflejarse contablemente en el mes en el cual se causó. 11) Las facturas deben estar organizados en estricto orden cronológico y consecutivo. 12) Las facturas no deben presentar enmendaduras, tachaduras ni borrones y debe presentar el concepto de manera explicito.

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13) Cuando haya la necesidad cubrir un gasto por el Fondo de Caja Chica, cuyo valor no se conoce con exactitud, el responsable del fondo podrá anticipar un monto estimado, mediante la emisión de un Vale Provisional, el cual deberá canjear por la Factura correspondiente, a más tardar a las setenta y dos (72) horas siguientes de su emisión. DE LA REPOSICIÓN 14) La Reposición se deberá solicitar mediante un memorando interno, el cual lleva anexo un formulario diseñado para tal fin. Éste debe contener una relación detallada de los desembolsos efectuados y los soportes correspondientes. 15) Si la solicitud del Fondo de Caja Chica presenta observaciones por parte de la unidad de finanzas, en cuanto a normas y procedimientos, se deberá excluir y devolver la misma a la Coordinación respectiva, a objeto de que se efectúen las correcciones pertinentes al caso. 16) El responsable de la administración del fondo de Caja Chica en cada Coordinación no podrá solicitar una reposición del fondo, si tiene pendientes por objeción comprobantes, recibos o facturas. 17) La Reposición del fondo de Caja Chica lo deberá realizar la unidad de finanzas previa autorización del Coordinador de Administración.

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DE LAS ADQUISICIONES 18) Los fondos de la Caja Chica no podrán ser utilizados para efectuar pagos por los siguientes conceptos: adquisiciones de equipos, mobiliario y oficinas, artículos de computación (discos duros, programas de computación en general), servicios de limpieza, servicios de vigilancia, sueldos y demás gastos de personal, bebidas alcohólicas, ayudas económicas, Alquileres de inmueble, contratación de proyectos, anticipos, cambios de cheques personales, préstamos especiales de carácter particular, subsidios, viáticos y pasajes, avisos de prensa y otro desembolso de naturaleza similar. La Unidad deberá remitirse a las restricciones que contiene el presente manual para realizar las adquisiciones de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. 19) Se pueden efectuar desembolsos con cargo a los fondos de Caja Chica asignados, para atender pagos por concepto de adquisiciones de materiales y servicios necesarios de menor cuantía, que por su contingencia, naturaleza y urgencia sean requeridos para el normal funcionamiento de la institución y que no pueden ser suministrados de forma inmediata por las dependencias de la Fundación.

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DE LOS CONTROLES 20) Todas las erogaciones del fondo estarán sujetas a control posterior, por parte de la Auditoria Interna de forma aleatoria cuando está así lo disponga y en conjunto con la Unidad de Finanzas podrán efectuar los arqueos del fondo cuando lo estimen conveniente. 21) No se permitirá la firma de cheques en blanco o al portador. DE LA ELIMINACIÓN DE LOS FONDOS 22) Se procederá al cierre de un fondo de Caja Chica en los siguientes casos: Por solicitud escrita del responsable de este. Cuando haya dejado de cumplir el objetivo para el cual fue autorizado. Cuando se determine que está siendo mal administrado.

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LIMITACIONES Las siguientes limitaciones se refieren al uso que se le debe dar a los fondos dentro de cada unidad o departamento de acuerdo a su naturaleza, para cumplir con sus funciones u objetivos, o para atender necesidades eventuales que garanticen el adecuado funcionamiento de la misma: Coordinación de Bienestar Estudiantil: Los recursos de estos fondos están destinados para los gastos imprevistos que se presenten con los estudiantes entre los cuales tenemos; medicinas y gastos urgentes, tales como la compra de material de papelería especial que no pueda ser suministrado a través de una orden de compra por sus características. Coordinación de Servicios Generales: Los recursos de esta unidad están destinados a gastos vinculados con el mantenimiento y el transporte de la institución; gasolina de los transportes adscritos a la institución, compra de material de ferretería, compra de agua potable Dirección: Los recursos de esta unidad están destinados a cubrir gastos relacionados con actos protocolares de carácter institucional, organizativos. Coordinación de Administración: Los recursos de esta unidad son de carácter general, ya que en ocaciones sirve de apoyo a las otras Coordinaciones, siempre y cuando este dentro de las partidas 403 relacionadas con la Caja Chica.

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LEYENDA (SIMBOLOGÍA ANSI) Los símbolos de la forma ASNI a utilizar en la presentación de los diagramas de flujo usados en el presente manual, se muestran a continuación: SIMBOLO

REPRESENTA OPERACIÓN Representa la realización de una operación o actividad relativa a un procedimiento DECISIÓN O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas

CONECTOR Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

TERMINAL Indica el inicio o terminación del flujo que puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE ACCION Conecta símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones

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Procedimiento: Solicitud de Apertura de Caja Chica Unidad Solicitante (Coordinador)

Acción 1. Envía comunicación al Coordinador de Administración, solicitándole la creación de una caja chica.

Coordinación de Administración (Coordinador) Dirección (Director)

2. Recibe la comunicación, y elabora un informe favorable y lo envía al Director. 3. Recibe el informe donde se le exponen los motivos de la creación de la caja chica y analiza la solicitud. 3.1. Si considera que no la amerita, se rechaza la solicitud. 3.2. Si considera que amerita la apertura de la caja chica autoriza la creación de la misma. 4. Envía informe favorable a la Coordinación de Administración donde se autoriza la creación de la caja chica.

Coordinación de Administración (Coordinador) Unidad de Finanzas Unidad Solicitante (Coordinador)

5. Recibe informe y da la orden a la Unidad de Finanzas para la elaboración del cheque. 6. Recibe Instrucción y elabora el cheque. 7. Envía cheque a la Unidad Solicitante. 8. Recibe el cheque.

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I Flujograma: Solicitud de Apertura de Caja Chica Unidad Solicitante (Coordinador)

Inicio Envía comunicación al Coordinador solicitándole la creación de la Caja Chica

Coordinador de Administración (Coordinador)

Dirección (Director)

Unidad de Finanzas

Recibe la comunicación y elabora un informe favorable

Envía Informe al Director.

Recibe el Informe y analiza la solicitud

¿Amerita la creación de la Caja Chica?

Autoriza la creación de la misma

Envía Informe favorable a la Coordinación de Administración donde se autoriza la creación de la Caja chica Recibe Informe y da la orden a la Unidad de Finanzas para la elaboración del cheque Recibe instrucción y elabora el cheque

Envía el cheque a la Unidad Solicitante

Recibe el Cheque

Fin

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Procedimiento: Reposición de Caja Chica Unidad Solicitante (Coordinador)

Coordinación de Administración (Coordinador)

Unidad de Finanzas Unidad Solicitante (Coordinador)

Acción 1) Elabora la conciliación de fondos, comparando los gastos con el saldo existente. (norma Nº 13). 2) Elabora el formulario de solicitud de reposición de fondos cuando haya utilizado al menos el 75% de los fondos (norma Nº1) 3) Envía un memorando a la Coordinación de Administración con los siguientes documentos anexos; solicitud de reposición de fondos, conciliación de fondos y facturas y/o recibos 4) Recibe los documentos con los soportes anexados. 5) Verifica que todo este correcto (es decir, que no haya motivo de devolución) 5.1) si existe motivo de devolución, se retorna la solicitud al la unidad solicitante anexándole en una nota el motivo de la devolución. 5.2) si no existe motivo alguno prosigue la solicitud. 6) Da la orden a la Unidad de Finanzas para la elaboración del cheque. 7) Recibe instrucción y elabora el cheque y lo envía a la Unidad solicitante. 8) Recibe el Cheque.

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II F lujogra m a : R epo sición de C a ja C hica U n id ad S o licita n te (C oo rd ina do r)

C o ord in ació n d e A d m in istra ción (C o o rd in a do r)

U n id ad de F ina nza s

In icio

Elabora la conciliación de fondos Llena el F orm ulario de solicitud de reposición de fondos cuando haya utilizado al m enos el 75 % de los fondos E nvía un m em orando a la C oordinación de A dm inistración cono los siguientes docum entos anexo :

S olicitud de R eposición de F ondos C onciliación de Fondos F acturas y/o R ecibos

R ecibe los docum entos con los soportes anexados

V erifica que todo este correcto

Si R eto rna la solicitud a la U nidad S olicitante p ara su c orreción

¿ Existe m otivo de devolución ?

No Prosigue la solicitud

D a la orden a la U nidad de Finanzas para la elaboración del cheque .

R ecibe instrucción y elabora el cheque

E nvía el cheque a la U nidad Solicitante R ecibe el C heque

F in

Elaborado Por: Jovanna Y. Rojas M.

Aprobado por:

Fecha: 15/04/2009

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Coordinación: administración

Procedimiento: Caja Chica

Páginas:

Fecha: 15/04/2009

Procedimiento: Solicitud de Incremento del Monto de Caja Chica Unidad Solicitante (Coordinador)

Acción 1) Envía comunicación al Coordinador de Administración, exponiendo sus motivos para el incremento del Fondo de Caja Chica.

Coordinación de Administración (Coordinador)

2) Recibe la comunicación, 3) Elabora un informe donde expone los motivos de incremento, de acuerdo con lo expuesto por el jefe de la unidad solicitante y lo envía al Director. 4) Recibe el informe y lo revisa

Dirección (Director)

4.1. Si considera que no lo amerita, se rechaza la solicitud. 4.2. Si considera que amerita el incremento del monto de la caja chica autoriza el mismo.

Elaborado Por: Jovanna Y. Rojas M.

Aprobado por:

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Coordinación: administración

Procedimiento: Caja Chica

III Flujograma: Solicitud de Incremento del Monto de Caja Chica Unidad Solicitante (Coordinador)

Coordinación de Administración (Coordinador)

Dirección (Director)

Inicio

Envía comunicación al Coordinador de Administración exponiendo sus motivos para el incremento del Fondo de Caja Chica

Recibe la comunicación

Elabora Informe donde expone los motivos del incremento

Recibe Informe y lo revisa

No Se rechaza la solicitud

¿Amerita el incremento?

Si Prosigue la Solicitud

Autoriza el incremento y le comunica a la Coordinación de Administración

Fin

Elaborado Por: Jovanna Y. Rojas M.

Aprobado por:

Fecha: 15/04/2009

Páginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Coordinación: administración

Procedimiento: Caja Chica

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ELABORADO POR: Jovanna Rojas

TUTOR ACADÉMICO: Richard Pérez

ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN Dr. ALEJANDRO PROSPERO REVENREND.

Sartenejas, Junio de 2009.

Elaborado Por: Jovanna Y. Rojas M.

Aprobado por:

Fecha: 15/04/2009

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RESUMEN

La elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que se propone como

Coordinación: administración

Procedimiento: Caja Chica

actividad principal de pasantías, es un instrumento que servirá de apoyo para el trabajo del personal de varias de las unidades existentes en la institución; específicamente va dirigido para la Coordinación de Administración, por cuanto este manual contiene las Normas y Procedimientos para orientar las tareas que deben cumplir, a fin de asegurar la unificación de criterios en la orientación, organización y funcionamiento de la caja chica. El tipo y diseño de investigación fue establecido bajo la modalidad de proyecto factible e investigación de campo. Durante el desarrollo de la investigación y para la recolección de datos, se utilizó la observación directa, entrevista no estructurada, y encuestas, con el objeto de conocer la situación actual y justificar el modelo propuesto. Finalmente se obtuvo como resultado, la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que será herramienta fundamental

en la realización de las

actividades relacionadas con la caja chica de la Fundación Dr. Alejandro Prospero Reverend. Palabras Claves: Coordinación, Manual, Norma, Procedimiento.

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN Dr. ALEJANDRO PROSPERO REVENREND.

ELABORADO POR: Felipe García.

TUTOR ACADÉMICO: Gonzalo Pico

Sartenejas, Junio de 2009. Elaborado Por: Jovanna Y. Rojas M.

Aprobado por: