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Microsoft CASOS DE ÉXITO ARTÍCULO ADECUADO LADRILLERA SANTAFÉ R02 28 DE MARZO 2011

LADRILLERA SANTAFÉ Productos de arcilla de calidad

Es una empresa industrial colombiana con 55 años de trayectoria, especializada en producir materiales de arcilla para el sector de la construcción. Entre su portafolio de productos se encuentran ladrillos estructurales y de fachada, adoquines, bloques divisorios, cubiertas y aligerantes para placas de entrepisos.

SITUACIÓN Carencia de convergencia tecnológica

El sistema tecnológico de la compañía estaba conformado por software de diferentes marcas, por lo tanto el grado de compatibilidad era mínimo y no era posible integrar cada uno de sus componentes. “Traíamos un problema estructural a nivel de sistemas operativos, de máquinas y de software. Las aplicaciones de los usuarios no se complementaban entre sí, no se sacaba el máximo provecho a las distintas herramientas”, explicó Javier Riveros Ramírez, Gerente de Soluciones de Negocio de Ladrillera Santafé. Un inconveniente importante era el almacenamiento de los documentos de la empresa, pues “anteriormente la información residía en recursos como documentos compartidos en la red y en la mayoría de los casos para encontrar cierto tipo de información era necesario buscar al autor de la misma para ubicarla. Esto afectaba la operatividad de la empresa, pues el tiempo para alcanzar este propósito era importante”.

También la falta de herramientas para la elaboración de informes afectaba la operación, ya que la recolección y procesamiento de datos debían hacerse de forma manual: “La generación de informes gerenciales era bastante complicada, operativamente era desgastante y poco colaborativa, por lo tanto restaba oportunidades al área administrativa para la toma de decisiones”, explicó Riveros.

SOLUCIÓN Microsoft SharePoint, Exchange y OCS Luego de un detallado diagnóstico comandado por el departamento IT sobre el estado, costos y funcionalidad de la infraestructura tecnológica de la Ladrillera Santafé, se optó por dar un giro completo y unificar la estructura. “Era necesario construir una plataforma consistente, convergente, unificada y con un claro propósito”, indicó Riveros. Por lo tanto se llegó a un acuerdo corporativo con Microsoft, “involucrando los productos que consideramos eran básicos para la creación de nuestra nueva arquitectura tecnológica. Adquirimos la solución de Comunicación Corporativa con Exchange, Microsoft SharePoint, Office Communication System y Office 2010 Professional Plus”. Fue así como con la ayuda de los productos de Microsoft se construyó una plataforma de administración y visualización de contenido empresarial, facilitando el manejo de la información y la presentación de los resultados de la empresa, apoyados en el modelamiento de cubos por Analisys Services, SharePoint como front-end y la integración de Exchange y OCS.

BENEFICIOS Seguimiento y control a los procesos

Con el nuevo sistema la generación de informes es exponencialmente más ágil y confiable, ya que la información está almacenada en el servidor y es fácil de encontrar. “Hicimos una ingeniería de datos apoyada en la tecnología Microsoft para la extracción de la información. Esta ya no es una labor operativa porque está sistematizada, además ofrecemos consultas integradas que simplifican enormemente estas tareas”. También se simplificó la forma de presentación de los informes ya que cada usuario los personaliza de acuerdo a sus necesidades: “Lo interesante de este modelo con Reporting Services y Analysis Services es que no solamente los usuarios obtienen información del día anterior sino que pueden generar sus propios informes comparándolos con los indicadores históricos, y pueden modificar las plantillas con facilidad de acuerdo a su criterio”.

Diferentes áreas de la compañía se han beneficiado con esta nueva arquitectura tecnológica, como la de Ventas, que ahora puede generar con mayor eficacia sus informes diarios de ventas, con información -diferenciada por cada planta de producción- como cuántas toneladas salieron o cuántos ingresos le generaron a la compañía. Esta información está sincronizada con otras áreas como las de Producción y la Financiera, quienes pueden hacer seguimiento y tomar decisiones oportunas. “Aparte del seguimiento a los gastos diarios hicimos un cubo de presupuesto; cada usuario puede seguir su ejecución. También otro cubo de inventario y otro de calidad, construidos a la medida y fundamentales para la empresa, ya que consolidan los datos y se pueden observar las desviaciones de un determinado producto. Así, el área de producción puede realizar las correcciones correspondientes y garantizar calidad”, explicó Riveros. Microsoft SharePoint facilitó considerablemente el procesamiento y presentación de la información ya que “anteriormente debíamos realizar capacitaciones que resultaban desgastantes sobre cómo extraer y traducir los datos técnicos para que los pudiera entender cualquier usuario. Es decir, convertir el lenguaje técnico a uno formal. Ahora SharePoint converge con la parte de inteligencia de negocios y la información se procesa y presenta con mayor rapidez y claridad”, explicó Riveros. Esta puesta en marcha del nuevo sistema, le ha representado a la entidad reducir considerablemente los costos de consultoría de informes y de auditorías para la producción de reportes: “Desde que implementamos la ingeniería de datos, entre enero y marzo de 2010, la compañía ha reducido costos estimados en 18 millones de pesos. Sin duda, será un ahorro constante e importante”. Otro de los pilares de la nueva estrategia en tecnología de la compañía fue la unificación del correo electrónico. Se seleccionó Microsoft Exchange y se emprendió una ambiciosa campaña de capacitación en la empresa, acompañada por un portal web en SharePoint con instructivos y apoyo a las inquietudes de los usuarios. Esta estrategia fue elaborada y ejecutada con el apoyo de Recursos Humanos y de Intergrupo, partner de Microsoft, que dio como resultado la capacitación de 200 usuarios. “Los empleados de la compañía han adoptado totalmente la tecnología, pues han entendido las facilidades que ofrece tanto en colaboración, como en el intercambio de documentos y la comunicación”, y agregó Riveros: “la implementación de OCS ha sido clave para el mejoramiento de la comunicación interna. La comunicación es inmediata, es fácil contactar a las diferentes personas y ya no es necesario ir de oficina en oficina en busca de la persona”. Para David García Owen, ingeniero de bases de datos de Ladrillera Santafé, si bien el proceso de implementación fue difícil debido al cambio de la cultura empresarial que conllevó, “la gente lo está adoptando, pidiendo cada vez más información y buscando la manera de tener mayor control sobre diferentes indicadores, como gastos e ingresos, y de las diferentes aplicaciones que ofrece la tecnología para desempeñar con mayor facilidad y efectividad sus actividades”.

Uno de los aspectos más rescatables del proceso es que esta ingeniería de datos se construyó con un equipo interno de la compañía, sin la necesidad de consultorías externas. “Tuvimos el apoyo de Microsoft con capacitaciones especiales y seminarios, pero hago una mención especial al software en sí, por su alto grado de convergencia y facilidad de implementación. Tuvimos asesoría en la implementación del correo electrónico y de las comunicaciones unificadas, ese acercamiento permitió que alcanzáramos esta evolución tecnológica”, afirmó Riveros. Con la unificación de la tecnología, los gastos a nivel de licenciamiento se han reducido considerablemente: “Renovar las licencias de los productos que teníamos anteriormente nos costaba tres veces más por año que los productos Microsoft que tenemos hoy en día”, explicó Riveros. Así mismo está presupuestado una reducción del 60% en los costos de mantenimiento durante los próximos tres años. Sobre la importancia de esta implementación tecnológica en la compañía Riveros concluyó: “Hemos sido agentes de cambio a favor de los procesos internos de la compañía. Cambiamos el enfoque tradicional de lo que se creía era el área de sistemas y ahora nos consideran como un área estratégica de apoyo a la organización. Les dimos herramientas para gerenciar y hacer constante seguimiento a los resultados de la empresa”.

Acerca de Microsoft

Microsoft SharePoint: Es la plataforma de colaboración empresarial que permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office. Documenta los procesos para la toma de decisiones bien informadas y facilita la implementación de soluciones personalizadas de forma rápida y segura para mejorar la colaboración en la empresa y con terceros.

País: Colombia. Vertical: Construcción y manufactura. Partner: Intergrupo Perfil del cliente: Ladrillera Santafé es una empresa industrial colombiana, fundada en 1953, especializada en producir y comercializar materiales de arcilla para el sector de la construcción, tanto nacional como extranjera dentro y fuera del país.

Situación del negocio: El sistema tecnológico de la compañía estaba conformado por software de diferentes marcas, por lo tanto el grado de compatibilidad era mínimo y no era posible integrar cada uno de sus componentes. Además los costos de licenciamiento eran altos y no se sacaba el máximo provecho a ellos.

Solución: Microsoft SharePoint, Office 2010 Professional, OCS y Exchange.

Beneficios:       

Integración de la información. Unificación de los procesos. Rapidez y facilidad en la obtención de la información. Facilidad en la presentación de informes. Alta compatibilidad. Informes confiables para la toma de decisiones. Reducción de costos de Licenciamiento.