Revista Científica Interdisciplinaria Investigación y Saberes 2016

Investigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25 Artículo científico

METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES METHODOLOGY FOR THE IMPLEMENTATION OF INTEGRATED QUALITY SYSTEM IN THE ECOTOXICOLOGY AND ENVIRONMENTAL SERVICE LABORATORY

Niela González Muñoz1 y Liliana Gomez Luna1,2 Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado. Univ. Oriente. Ave. Las Américas s/n. Santiago de Cuba, Cuba. CP 90400. GP 4078. Facultad de Ingeniería y Tecnologías, Universidad Técnica Luis Vargas Torres, de Esmeraldas.

[email protected] Enviado (17.10.2015)

Aceptado (27.12.2015)

RESUMEN

Los Sistemas Integrados de Gestión es un término que ha surgido para dar una respuesta técnica y humana a la necesidad, cada vez más importante, que tienen las organizaciones de armonizar el cumplimiento de los distintos sistemas de gestión que han implantado. El Laboratorio de Ecotoxicología y Servicios ambientales (LESA), perteneciente al Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado, es un laboratorio integrado de apoyo a la investigación que realiza análisis de laboratorio en el campo de la Ecotoxicología, las ciencias ambientales, biotecnológicas y agrícolas. El objetivo de este trabajo es establecer una metodología para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en el laboratorio de Ecotoxicología y Servicios Ambientales. La metodología que se presenta tiene el objetivo de facilitar el proceso de integración de las NC ISO 9001:2008, NC ISO 14001, NC 18001 y la NC ISO 17025:2006. La estrategia aplicada combina el enfoque basado en procesos con la metodología Deming (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), la que permitió documentar e implementar un Sistema Integrado de Gestión para desarrollar servicios que satisfagan los requisitos de los clientes, cumpliendo con los requisitos, normas o reglamentos aplicables al sistema, a través de la interacción con los procesos de la entidad, logrando una mejora continua, para así prevenir la contaminación ambiental, cuidar la salud de los trabajadores, satisfacer a los clientes, así como tener un personal competente y formado en los sistemas que se van a integrar en la organización. Palabras clave: CNEA, ISO, laboratorio, SIG

ABSTRACT

Integrated Management Systems is a term that has come to give an increasingly important technical and human response to the need, of organizations to harmonize the implementation of different management systems implemented. The Laboratory of Ecotoxicology and Environmental Services (LESA) belonging to the National Center of Applied Electromagnetism is an integrated support research laboratory performing analyzes in the field of ecotoxicology, environmental sciences, biotechnology and agriculture. The objective of this work is to establish a methodology for the implementation of the Integrated Management Laboratory System Ecotoxicology and Environmental Services. The methodology allows facilitating the integration process of the NC ISO 9001, NC- ISO 14001, NC 18001 and NC -ISO 17025. The strategy combines the processbased approach with the Deming methodology (Plan, Do, Check, Act), in order to implement an Integrated Management System, developing services according to the customers and stakeholders requirements, It follows the requirements, rules or regulations of all the systems, Through interaction with the processes of the organization, achieving a continuous improvement in order to prevent environmental pollution, health care

18 Niela González Muñoz y Liliana Gomez Luna. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES. INvestigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25

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workers, satisfy customers and have a competent staff trained in the systems to be integrated at organizational level. Keywords: CNEA, ISO, laboratory, IMS

INTRODUCCIÓN

Desde 1987 a la fecha se han editado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) un conjunto de Normas Internacionales que especifican los requisitos de diferentes Sistemas de Gestión, las que han sido paulatinamente adoptadas como Normas Cubanas (NC) por la oficina Nacional de Normalización (ONN). Estas normas apoyan a las organizaciones en su esfuerzo por implementar sistemas de gestión que les permitan lograr eficazmente objetivos tales como: aumentar la satisfacción del cliente (ISO 9001), apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades socioeconómicas (ISO 14001). Las Normas ISO 14001 e ISO 14004, publicadas por primera vez en Septiembre de 1996, son las más relevantes de la serie de Normas ISO 14000, las cuales proporcionan a la organización herramientas para gestionar los aspectos ambientales. En Enero de 2005 fue editada la NC 18001 que especifica los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SGSST), la que corresponde técnicamente con la versión OSHAS 18001:1999 con algunas adecuaciones en sus términos vinculadas a lo establecido en la NC-ISO 9000 y a la legislación vigente en el país en el momento de su edición, agregándose un capítulo introductorio con carácter informativo1. Aunque la NC-ISO 17025:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración no es certificable, especifica en su capítulo 4, como parte de los requisitos, los relacionados con el sistema de gestión. Entre los procesos del CNEA se encuentra el Laboratorio de Ecotoxicología y Servicios ambientales (LESA), el cual tienen asociado aspectos e impactos significativos al medioambiente y la mayoría de los riesgos para la seguridad y salud respectivamente y el control de los recursos materiales y financieros, este es un laboratorio integrado de apoyo a la investigación que realiza análisis de laboratorio en el campo de la Ecotoxicología, las ciencias ambientales, biotecnológicas y agrícolas. El interés de desarrollar sistemas integrados de Gestión está fundamentado básicamente en un conjunto de beneficios: •Aumento de la eficacia y la eficiencia en la gestión de sistemas y en la consecución de objetivos y metas. •Mejora de la eficiencia en la toma de decisiones, al disponer de una visión global de los sistemas. •Mejora la capacidad de la organización frente a las nuevas necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas. •Disminuye los conflictos que pudieran presentarse entre los sistemas por separada. •Hace más eficaz el seguimiento y medición de los procesos. •Evita duplicidades y burocracias. •Optimiza el tiempo y los recursos asignados a los sistemas. 19 Niela González Muñoz y Liliana Gomez Luna. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES. INvestigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25

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•Evita costos asociados a múltiples ensayos, inspecciones o certificaciones. •Mayor competitividad. •Base para desarrollar legislación y reglamentos nacionales, s/salud y ambiente. Motivados por los aspectos antes señalados y por la inexistencia en nuestro centro de métodos y herramientas para afrontar la gestión integrada de estos sistemas, el objetivo de este trabajo es establecer una metodología para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en el laboratorio de Ecotoxicología y Servicios Ambientales del Centro Nacional de Electromagnetismo Aplicado. La metodología que se presenta tiene el objetivo de facilitar el proceso de integración de las NC ISO 9001:2008, NC ISO 14001, NC 18001 y la NC ISO 17025:2006 2-4. La estrategia aplicada combina el enfoque basado en proceso y la metodología de Deming (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).

DESARROLLO El conjunto de metodologías orientadas a un mismo propósito, junto a los recursos, procesos y responsabilidades definidas, conforman un Sistema de Gestión. Para implantar estos sistemas de gestión se necesitan conocer las normativas de referencia que permitan establecer, documentar y mantener dichos sistemas. La tabla I muestra los requisitos comunes de estas normas que facilitarán el proceso de integración. Tabla I. Requisitos comunes para la integración de los sistemas de gestión. INTEGRACIÓN PARA LOS SISTEMAS DE GESTIÓNRequisitos generales

REQUISITOS NC ISO 9001 4.1

NC 18001 4.1

NC ISO 17025 4.1,4.2

4.1

4.1

5.2, 7.2.1, 7.2.2

4.3.1

4.3.1

5.2, 7.2.1, 7.2.2

4.3.2

4.3.2

4.1.1

4.2

4.4.4

4.4 4

4.3

4.1

Procesos (identificación e interacción) Aspectos medioambientales (identificación y evaluación) Requisitos legales y otros requisitos

REQUISITOS NC ISO 14001 4.1

Requisitos de la documentación

4.2.5

4.2.2

Estructura documental Control de la documentación

4.2.3

4.4.5

4.4.5

4.3.1

Control de los registros

4.2.4

4.5.4

4.5.3

4.13

5

4.4.1

4.4.1

Política del Sistema

5.3

4.2

4.2

4.2.2,4.2. 3 4.2.2

Objetivos y metas

5.4.1

4.3.3

4.3.3

4.2.2

5.5

4.1

4.1

4.2.4

Responsabilidad y autoridad

5.5.1

4.4.1

4.4.1

4.2.6

Representante de la Dirección

5.5.2

4.4.1

4.4.1

4.2.6

4.4.3

4.4.3

4.1.6

Responsabilidad de la dirección

Responsabilidad, autoridad y comunicación

Información, comunicación (interna y externa) y Participación

5.5.3, 7.2.3

20

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4.6

4.15

4.4.1

4.4.1

4.6

6.1

4,4.1

4.4.1

4.6.1

Recursos humanos

6.2

4.4. 1

4.4.1

5.2.1

Infraestructura

6.3

4.4.1

4.4 1

5.3

6.4

4.4.1

4.4 .1

5.3

5.6

4.6

6

Provisión de recursos

Revisión por la dirección Gestión de los recursos

Ambiente de trabajo

Para llevar a cabo la integración por procesos de una manera ordenada y coherente se han de seguir una serie de pasos en los que se combinarán los recursos (tanto materiales como humanos), el método o la sistemática a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral. Un proceso está constituido por un conjunto de actividades que transforman las entradas (inputs) en salidas (outputs) y con dicha transformación, se genera un valor añadido2. Los resultados deseados se alcanzan con mayor eficiencia cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como procesos. En la figura 1 se puede apreciar que un proceso interacciona con otros procesos y clientes y partes interesadas, al tener influencia en la calidad del producto, en los aspectos ambientales y en la seguridad y salud de los trabajadores y clientes.

Figura 1. Mapa de procesos LESA El enfoque basado en procesos trae beneficios como menores costos, ciclos más cortos como consecuencia del uso eficiente de los recursos, resultados consistentes y predecibles, así como focalización y priorización de las oportunidades de mejora. El Laboratorio cuenta con cuatro procesos específicos o subprocesos: 21 Niela González Muñoz y Liliana Gomez Luna. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES. INvestigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25

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1. Conservación de cepas de microalgas 2. Cultivo de microalgas 3. Análisis de laboratorio 

Estudio del fitoplancton y fitobentos como indicador de la calidad de las aguas



Determinación de la concentración fitoplanctónica



Caracterización fitoplanctónica e identificación de especies tóxicas



Análisis de parámetros físico-químicos (salinidad y pH)



Evaluación integral de la calidad ambiental de acuatorios



Análisis de pigmentos



Determinación espectrofotométrica de clorofila-a corregida con feofitina



Determinación espectrofotométrica de clorofilas a, b y c por el método tricromático en acetona al 90%



Determinación espectrofotométrica de ficobiliproteínas



Determinación espectrofotométrica de Ficocianina-c



Ensayos ecotoxicológicos



Ensayo de inhibición de fosfatasa alcalina



Ensayos de viabilidad de organismos tóxicos en muestras de sal y evaluación de la calidad

4. Servicios científico-técnicos ecotoxicológicos y ambientales Para enfocar los sistemas de gestión a procesos se siguieron los siguientes pasos 1- La identificación y secuencia de los procesos. 2-La descripción de cada uno de los procesos. 3- El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen; 4-La mejora delos procesos con base en el seguimiento y medición realizados. La figura 2 muestra un diagrama funcional, el cual describe las actividades del proceso de estudio a través de las diferentes áreas o procesos implicados.

22 Niela González Muñoz y Liliana Gomez Luna. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES. INvestigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25

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3.

El cliente es atendido y recibe proforma de contrato, oferta comercial y ficha técnica

4.

El cliente llena ficha técnica de solicitud

5.

La muestra y la ficha técnica se entregan en recepción

6.

La muestra adecuadas

7.

Conciliación de solicitud a jefe de laboratorio

8.

Asignación de tarea técnica y entrega de hoja de registro para análisis

9.

Análisis de las muestras

10.

Seguimiento técnico

11.

Técnico cumplimenta hoja de servicio

12.

Seguimiento para garantía de calidad y entrega en tiempo

13.

Revisión de resultados

14.

Elaboración de informe y salva en pdf

15.

Entrega de informe

16.

Evaluación de conformidad

18.

Encuesta de satisfacción con cliente

19.

Retroalimentación con el cliente

se

conserva

en

Personal técnico

Conciliación con jefe de laboratorio y cliente

Especialista calidad

2.

Resp. Técnico

Cliente solicita servicio

Recepción

1.

Jefe de Laboratorio

DESCRIPCIÓN DE TAREA

Comercial

Cliente

No.

condiciones

Figura 2. Diagrama funcional

Para llevar a cabo la implementación del Sistema Integrado de Gestión se utilizó el ciclo de Deming: Planificar: La integración se planifica de manera estructurada, por lo que se requiere partir de una correcta selección del modo en que se va a realizar. Mediante un equipo de trabajo, incluida la alta dirección, se realiza un análisis de cada uno de los temas implicados y el diagnóstico basado en cada normativa aplicable. A partir del diagnóstico, en esta etapa se establecen los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos de clientes y partes interesadas y las políticas de la organización. La información disponible debe ser suficiente para analizar e identificar el nivel de desempeño de la organización, seleccionar el método de integración y definir los recursos necesarios.

23 Niela González Muñoz y Liliana Gomez Luna. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES. INvestigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25

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Hacer: En esta etapa se diseña y documenta el sistema. Durante este proceso se realiza la matriz de documentos, de responsabilidades, el plan de elaboración de la documentación, se selecciona el grupo gestor y los auditores internos, se define la política integrada, los objetivos, las metas y los programas de mejoras. Se debe tener presente que muchos de los requisitos son comunes y se pueden acomodar bajo un sistema genérico. Finalizadas estas etapas, se ha de proceder a la implantación del sistema de gestión integrada, en la que se pondrán en marcha ciertas actividades, se comprobará el funcionamiento de ciertos cambios y el de todos los procesos que puedan haber resultado afectados de una u otra forma por la integración. Verificar: Para concluir con el proceso de la integración, es conveniente realizar una auditoría interna de todo el sistema integrado, por personal propio o contratado, en la que se verificarán de una manera objetiva e imparcial los procedimientos documentados y lo que se hace realmente en la organización. Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. En la actualidad los sistemas de calidad basados en las normas IS0 9000 se han tornado insuficientes para la implementación de las estrategias competitivas. Aunque son muchas las empresas que disponen por separado de sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad laboral, son muy pocas las que han conseguido desarrollar un efectivo Sistema Integrado de Gestión (SIG)7. En el caso de los laboratorios, como cualquier otra organización, se necesita un Programa Integral de Formación Especializada del personal que haga sostenible la implementación del sistema. En este sentido es importante que todo el personal, además de conocer los fundamentos del SIG maneje aspectos clave como: la metrología y los Sistemas de Gestión de la Calidad; el cálculo de la incertidumbre en las Mediciones Analíticas; calibración y trazabilidad; el tratamiento estadístico de los resultados analíticos y requerimientos mínimos de auditoría de Sistemas de Gestión de la Calidad de Laboratorios de Ensayo y Calibración. Estos conocimientos deben integrar un reconocimiento de diferentes normativas como: COVENIN 2534:2000, ISO, EURACHEM, BIPM, NIST, OIML, ILAC, IUPAC, CITAC, EAL, y otras organizaciones de reconocido prestigio en la acreditación de laboratorios. El crecimiento en la utilización de los sistemas de gestión de la calidad ha incrementado la necesidad de asegurar que los laboratorios de calibración y ensayo puedan operar un sistema de gestión de la calidad que les permita demostrar su competencia técnica y a su vez, incorporarse fácilmente en cualquier entorno donde la organización opere un sistema de gestión de la calidad, en beneficio de los clientes, y en general, de la sociedad. Normalmente, las empresas se centran en establecer sistemas de gestión que demuestren conformidad con los requisitos de cada proceso de forma individual y aislada unos de otros 24 Niela González Muñoz y Liliana Gomez Luna. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN UN LABORATORIO DE ECOTOXICOLOGIA Y SERVICIOS AMBIENTALES. INvestigación y Saberes, Vol. V No. Especial (2016): 18-25

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y, en ocasiones, esto genera conflictos. Lo idóneo es disponer de un sistema de gestión integrada que sirva de guía en la empresa como un todo, y coordine todos los objetivos a la vez, sean cuales sean, incluidos los de la gestión de laboratorios, que destaca por su complejidad. Satisfacer los requisitos de varios sistemas de gestión a la vez mientras se dirige un negocio es un desafío; lograrlo puede resultar muy beneficioso para la eficiencia y efectividad organizacional, así como reducir el coste y los imprevistos de auditorías externas. Una cultura en sistemas de gestión integrada es prueba de responsabilidad social y competitividad. En este sentido hay tres fines bien claros: la mejora del rendimiento, la mejorar la satisfacción de clientes y en general, mejora continua.

CONCLUSIONES La metodología utilizada logra integrar la calidad, la dimensión ambiental, la seguridad y el desarrollo de los Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración; a nivel de los procesos del Laboratorio con el fin de mejorar continuamente e impactar en su labor la satisfacción de los clientes y partes interesadas. La integración del sistema de gestión en el laboratorio LESA permitirá aumentar la eficacia de la gestión global del laboratorio, logrando reducir el impacto sobre el medio ambiente, así como una adecuada gestión de riesgos. Para la implantación del sistema integrado de gestión, no solo se ha trabajado en los requisitos de las normas de Calidad, medio ambiente, y seguridad y salud, sino también en los requisitos de la NC ISO 17025:2006 que facilitará el proceso de acreditación del laboratorio.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1] Manejo integrado de Sistema de Gestión. 2012. Segunda Edición. Oficina Nacional de Normalización. [2] [3] [4] [5] [6] [7]

Cuba. Editorial Ama. NC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario. NC-ISO 17025:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración NC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos. NC ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso. NC 18001:2005 Seguridad y Salud en el trabajo. Sistema de Seguridad y salud. Requisitos. Bornay Barrachina, M., García Rodríguez, M.C., Ferguson Amores. (2002). Modelos de implantación de los sistemas integrados de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad. Investigaciones europeas de dirección y economía de la empresa 8(1): 97-118

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