Gestión del Tiempo

Esther Somoza es licenciada en Psicología Industrial por la Universidad de Barcelona. Máster en Dirección de Recursos Humanos en la Escuela de Estudios Financieros. Máster Ejecutivo en Coaching Organizativo en EADA. Actualmente dirige DelSoM Consultores, empresa especializada en Formación y en acciones de Consultoría. Profesora Asociada de la Escuela de Negocios de EADA en sus programas del área de Gestión de Personas, donde ha asistido a distintos seminarios como “Dirección de Equipos de Trabajo”, “Gestión por Competencias” “Negociación” entre otros. Colabora con el departamento de In Company en la escuela de Negocios EADA. Profesora Asociada de La Salle Universidad ramón Llull, en el área de desarrollo de personas. Desde 1993 diseña e imparte acciones de formación a medida para diferentes empresas públicas y privadas. 2

Gestión del tiempo

La clave del éxito de cualquier persona es el modo en que administra su tiempo, es el recurso más importante, y quien no lo sabe administrar, no sabe nada. Peter Drucker

Los siete hábitos de la gente altamente efectiva según Stephen Covey

Los siete hábitos de la gente altamente efectiva según Stephen Covey Proactividad

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Los siete hábitos de la gente altamente efectiva según Stephen Covey Proactividad

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Gestión del tiempo Ladrones del tiempo externos Causas de pérdida de tiempo que no dependen de mí • Falta de información para hacer una tarea • Interrupciones de otros • Desorganización de los demás • Exceso de urgencias • El teléfono • Las distracciones de otros • Eventos inesperados • Errores de otros • Y …

Gestión del tiempo Causas personales de la pérdida de tiempo Ladrones internos • Falta de organización personal • Confusión de las prioridades, lo importante y no importante • No saber decir “no” • Exceso de optimismo al valorar las habilidades o capacidades • Poca puntualidad y control horario • No planificar • No tener los objetivos claros • Distracciones personales (móvil, redes sociales…) • …

La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante todo, nosotros mismos, con nuestros hábitos y forma de utilizarlo.

Gestión del tiempo Los objetivos. Qué quiero conseguir!!! Reflexiones iniciales: 1.¿Cuáles son mis objetivos? 2.¿Qué quiero conseguir?. Este año, este trimestre, esta semana, hoy????

La Gestión del Tiempo debe realizarse en función de los objetivos que tengo

¿Cuáles son mis objetivos?

Gestión del tiempo Los objetivos. Qué quiero conseguir!!!

 Medibles  Realistas  En un plazo de tiempo  Que supongan un reto

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Gestión del tiempo Los objetivos. Cómo conseguir mis objetivos!!!

Determinar que tareas, o acciones tengo que hacer para conseguir mis objetivos. Objetivo: tareas (lista)

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Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal

 Solemos hacer lo que nos agrada antes que lo que nos desagrada  Tendemos a dejarnos interrumpir, dejando de lado nuestras propias prioridades  Cuando tenemos varias cosas por atender, empezamos por las que hacen más “ruido”  Lo que es fácil antes que lo más difícil  Lo más urgente antes que lo más importante

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Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal

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Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal Principio de Pareto (regla 80/20) •

“ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría”. • ¿Cuáles son mis objetivos ? • ¿Cuáles son los objetivos de este trimestre?

100% 20%

80%

• ¿Cuáles son mis objetivos para hoy?

80%

60% 40%

80%

20% 20%

0% Tareas

• ¿Cuáles son mis objetivos esta semana?

Resultados

• ¿Cuáles son las tareas/actividades críticas en las que debo focalizarme para conseguirlos? • ¿Lo que estoy haciendo ahora me lleva a la consecución de los objetivos?

Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal Ley de Parkinson •

“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo de trabajo disponible para su completa realización”.

¿Cuándo tenerlo en cuenta? •Al aceptar una tarea. •Al planificar una tarea.

Fijar la fecha de inicio y de final.

Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal Leyes de Acosta: •

“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado”.

•

“Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay tiempo”. Calidad

Aumento de la calidad no significativo

• “Lo perfecto rara vez resulta rentable. El valor de una tarea no

Aumento de la calidad significativo

crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S”.

Tiempo productivo

Tiempo no productivo

Tiempo

Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal

 Incrementa satisfacción.  Reduce estrés/tensión.  Optimiza los recursos.  Reduce la improvisación.  Mejora la motivación.  Incrementa eficacia.

Gestión del tiempo Los objetivos. Cómo organizar la lista de tareas en mi agenda personal!!!

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Gestión del tiempo Principios básicos de la productividad personal Priorizar nos va a servir para saber si unas actividades son más importantes que otras, más urgentes y si se corresponden con los objetivos que nos planteamos.

Urgentes: son aquellas tareas que necesitan atención inmediata; lo urgente se hace notar, nos reclama continuamente hasta que le damos atención. Vienen marcadas por el tiempo.

Importantes: son las tareas que tienen que ver con los resultados. Si algo es importante quiere decir que aporta valor a nuestros objetivos. Si lo hago, tendré mejores resultados y más probabilidad de alcanzar mis objetivos.

Gestión del tiempo

Importancia baja

Importancia alta

Principios básicos de la productividad personal

Gestión del tiempo Dos modelos de gestión del tiempo

Gestión del tiempo Dos modelos de gestión del tiempo: Último día!

Último día

Creencias y pensamientos habituales: • “Hacer un “sprint” al final, siempre me ha funcionado (E.S.O.,“treball de recerca”, bachillerato, selectividad, universidad,...)”. • “Improvisar se me da bien : siempre encuentro una solución!”. • “Si siempre me ha salido el trabajo de esta manera, ahora también lo conseguiré!”.

Gestión del tiempo Dos modelos de gestión del tiempo: Último día! Pros Puedo hacer lo que quiera cuando me apetezca Orgullo y satisfacción de salirse por pelos!!!! Posponer lo que no me gusta. Máxima eficiencia en los últimos momentos!!!!

Último día

Contras Si no sale bien, no hay capacidad de reacción. La calidad del trabajo realizado es limitada (nunca es la máxima posible). En la Universidad, el modelo fracasa y el alumno tambien.

Gestión del tiempo Dos modelos de gestión del tiempo: Todo controlado!

Todo controlado

Creencias y pensamientos habituales: • “Planificar no sirve par a nada, porque siempre salen imprevistos y no se cumple lo planificado. ”. • “Los que lo planifican todo son unos pesados, unos maniáticos y unos “caps quadrats”. • “Planificar es un rollo”. • “Yo no soy una persona ordenada... Yo soy así!”.

Gestión del tiempo Dos modelos de gestión del tiempo: Todo controlado!

Pros Aumenta el rendimiento y la calidad del trabajo hecho Aumenta la satisfacción personal. Aumenta la tranquilidad, se reduce la ansiedad y la preocupación.

Todo controlado

Contras Exige mucha disciplina. No puedes bajar nunca la guardia. Hay que conocer/analizar a fondo el trabajo a realizar.

Gestión del tiempo Modelo: Todo controlado! Nuevas creencias y pensamientos “Con una planificación constante daré todo lo que llevo dentro” “En la universidad tendré que cambiar la forma de estudiar” “Crearé un nuevo modelo de estudio y de la gestión personal ”

Todo controlado

Gestión del tiempo Modelo: Todo controlado! Técnicas y recomendaciones básicas Guía práctica para una adecuada planificación: ¿Cuándo lo tengo que hacer?

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Claves del éxito

Gestión del tiempo Modelo: Todo controlado! Técnicas y recomendaciones básicas 1. Vaciar la mente

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 “Vaciar” la mente frecuentemente.  Disponer de una herramienta (PDA, bloc de notas,...) para

anotar todo lo que tenemos en la cabeza: una mente vacía funciona mejor.  Se anotan todo tipo de tareas, compromisos, objetivos,

etc. Para que después podamos decidir cuando hacerlo.  No utilizar hojas ni “post-it”.  Siempre se utilizará misma herramienta.

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Basado en el método Getting Things Done (GTD) de David Allen.

Modelo: Todo controlado! Técnicas y recomendaciones básicas 2. Análisis de las cargas de trabajo (nº horas)  Analizar todo lo que he anotado anteriormente.  Antes de empezar, realizar una estimación de las horas de

trabajo:  ¿Individual o en equipo? (Menos disponibilidad en equipo. Se avanza

más lentamente. Distribución de cargas de trabajo no siempre equitativas).  ¿Dispongo de toda la información? ¿Qué información necesito y

dónde está?  ¿Actividades previas? (Compra de material, reuniones, entrevistas,

lecturas,...)  ¿Me gusta? ¿Me interesa?  Calcular la estimación de horas necesarias.  Anotar en la agenda cuando lo haré en función del tiempo

disponible y la estimación realizada.

Gestión del tiempo Modelo: Todo controlado! Técnicas y recomendaciones básicas

3. Anotar en la agenda  ¿Qué tipo?  De papel (con recambios, calendario académico,...).  Electrónica (manejable, sencilla, ágil).  Llevarla siempre encima.  Consultarla a diario y agendarlo todo.

Gestión del tiempo Modelo: Todo controlado! Técnicas y recomendaciones básicas

4. Planificación revisada constantemente  Diaria (¿revisar a qué hora?): ¿qué tengo que hacer hoy?  Semanal: ¿Cuales son los principales objetivos de esta

semana?  Mensual: ¿Cuáles son las principales metas de este mes?

¿Qué asignaturas son las protagonistas?

Gestión del tiempo Dificultades para implementar un método: procrastinar ¿Por qué quiero hacerlo?

…mmm, lo haré luego…

¿Qué quiero conseguir?

Procrastinación

Gestión del tiempo Dificultades para implementar un método: procrastinar

Gestión del tiempo Dificultades para implementar un método: procrastinar ¿Cómo superar la procrastinación? 1. Dividir la tarea en cargas de trabajo más reducidas. Es mejor avanzar algo que nada (Ley de Acosta). 2. Mejora tu concentración con la técnica del Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 de descanso; cada 4 Pomodoros, un descanso más largo. (utiliza un temporizador). Ver http://www.pomodorotechnique.com/. 3. Hazlo público: que los demás sepan que hoy te vas a ocupar de ello. 4. Identifica por qué quieres aplazarlo (dificultad, miedo a equivocarse, etc.). Razónalo y busca soluciones.

¿Soy una persona altamente efectiva?  ¿Dedico mi tiempo, esfuerzo y energía a aquellos temas sobre los que tengo influencia?  ¿Organizo mi trabajo en función de las Áreas de Resultado Clave?  ¿Defino mis objetivos de forma concreta, medible, que supongan un reto, realistas y con un plazo de tiempo determinado?  ¿Muestro actitudes y comportamientos cooperativos o competitivos?  ¿Escucho u oigo?  ¿Dedico tiempo a afilar la Sierra, me preparo y analizo las situaciones?  ¿Me aprovecho de los éxitos y de los fracasos?