FINANZAS DE CORTO PLAZO

SEMANA 4

ÍNDICE PAPEL DE LAS FINANZAS EN LOS COBROS Y EN LOS PAGOS, LOS CLIENTES, EL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR ................................................................................................................. 3 APRENDIZAJES ESPERADOS ........................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3 1. ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE COBROS ............................................................................ 4 1.1. SISTEMA DE VENTAS ..................................................................................................... 4 1.2. SISTEMA DE FACTURACIÓN ........................................................................................... 5 1.3. SISTEMA DE ENTREGA ................................................................................................... 5 1.4. CONDICIONES DE VENTA............................................................................................... 5 1.5. MEDIOS DE COBRO........................................................................................................ 6 1.6. TRATAMIENTO DE IMPAGOS Y MOROSOS .................................................................... 6 1.7. CONSIDERACIONES ADICIONALES ................................................................................. 7 2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE PAGOS ....................................................................... 7 2.1. COMPRAS A PROVEEDORES .......................................................................................... 9 2.2. PAGO DE SUELDOS ........................................................................................................ 9 2.3. PAGO DE LEYES SOCIALES E IMPUESTOS ...................................................................... 9 2.4. PAGOS FINANCIEROS .................................................................................................. 10 2.5. PAGOS POR CAJA ......................................................................................................... 10 2.6. MEDIOS DE PAGO ........................................................................................................ 10 3. LOS CLIENTES, EL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR .................................................. 10 3.1. CONCEPTOS GENERALES SOBRE LA CONCESIÓN DE CRÉDITO .................................... 10 3.1.1. POLÍTICA DE CRÉDITOS ........................................................................................ 11 3.1.2. FLUJO DE LA CONCESIÓN DE CRÉDITO ................................................................ 11 3.1.3. INVERSIÓN EN CUENTAS POR COBRAR ............................................................... 11 3.2. TÉRMINOS DE VENTA .................................................................................................. 12 3.2.1. PERIODO DEL CRÉDITO ........................................................................................ 12 3.2.2. CICLO OPERATIVO................................................................................................ 13 3.2.3. DESCUENTOS EN EFECTIVO ................................................................................. 14 3.2.4. DESCUENTOS Y EL PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA (PPC) ............................ 14 3.2.5. INSTRUMENTOS DE CRÉDITO .............................................................................. 14 3.3. EFECTOS DE LA POLÍTICA DE CRÉDITO ........................................................................ 15 3.4. POLÍTICAS DE CRÉDITOS .............................................................................................. 15 3.4.1. EVALUACIÓN DE UNA PROPOSICIÓN DE POLÍTICA DE CRÉDITO .......................... 15 3.4.2. POLÍTICA CRÉDITO ÓPTIMA ................................................................................. 17 3.4.3. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CRÉDITO ..................................................... 18 3.4.4. INFORMACIÓN DE CRÉDITO ................................................................................ 18 3.5. POLÍTICA DE COBRANZA.............................................................................................. 19 COMENTARIO FINAL.................................................................................................................... 20 REFERENCIAS .............................................................................................................................. 21

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PAPEL DE LAS FINANZAS EN LOS COBROS Y EN LOS PAGOS, LOS CLIENTES, EL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR APRENDIZAJES ESPERADOS Se espera que al finalizar todas las actividades de la semana, los alumnos identifiquen los factores que afectan el flujo de cobro a los clientes y otros deudores. Del mismo modo, se busca que los alumnos apliquen correctamente métodos de pago a proveedores, servicios, empleados y otros, y apliquen correctamente políticas de cobro y el tratamiento de morosos e impagos.

INTRODUCCIÓN Los cobros son fundamentales en la generación de flujos de efectivo en las empresas, por lo que su adecuado manejo merece una atención especial de parte del administrador financiero y su equipo. Los cobros se originan en las ventas y sus condiciones, pero se ven afectados por una serie de factores que no dependen del área financiera. Por otro lado, una correcta gestión de los pagos es fundamental para evitar problemas con proveedores, bancos, sistema previsional, impuestos y empleados. En el fondo otorgar crédito es invertir en clientes; inversión vinculada a la venta de bienes y servicios. En general, las empresas dan crédito para estimular sus ventas, pero deben analizar con mucho cuidado el plazo por el cual otorgan este, las formas alternativas de estimular las ventas como es el descuento en efectivo y los instrumentos que se utilizarán para otorgar este crédito. También es fundamental controlar las cuentas por cobrar y hacer los esfuerzos necesarios para tener la menor cantidad posible de morosos e impagos.

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1. ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE COBROS El motor de la liquidez es el proceso de cobros, por lo tanto, manejar adecuadamente el proceso para que dure lo menos posible es una de las tareas del administrador financiero. El proceso de cobros tiene varios tramos, comienza en la venta y concluye cuando el dinero está disponible. Venta: desde que se vende hasta que se procesa un pedido. La venta debe procesarse lo más rápidamente posible para no alargar los plazos de entrega y los siguientes pasos: Entrega: desde el proceso hasta la fecha de entrega. La entrega puntual permite facturar y cobrar a tiempo. Facturación: desde la fecha de entrega hasta la fecha de factura (datos básicos para el pago y/o cobro). Es esencial facturar a tiempo con el objeto de no otorgar plazos de pago adicionales. Cobro: desde la fecha de vencimiento, la cual debe ser explícita en la factura, hasta la recepción de cobro del cliente. Mientras más largo el plazo de cobro, mayor es la inversión en cuentas a cobrar. Ingreso: desde la fecha de cobro hasta la fecha en que el valor está disponible. Los cheques deben depositarse de inmediato para acelerar su disponibilidad. El proceso de cobros se ve influenciado por varios factores que lo afectan positiva o negativamente, o sea, acortando o alargando el periodo total de cobro. Entre los más importantes se tiene: Condiciones de venta. Sistema de entrega. Sistema de facturación. Condiciones de crédito. Medios de cobro. Pronto pago de clientes con descuentos. Tratamiento de facturas impagas.

1.1. SISTEMA DE VENTAS El efecto en el flujo de cobros es diferente según sea el sistema de ventas utilizado. Por ejemplo, es muy diferente vender a través de distribuidores que venden directo. También es distinto tener vendedores propios que tener vendedores repartidores (ejemplo: bebidas, lácteos). Los sistemas de venta pueden afectar el riesgo, hábitos de facturación, localización de los ingresos (centralizados – descentralizados), etc.

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Aunque los sistemas de venta deben responder ante todo a las características del mercado y del producto, debe procurarse una coordinación que tenga en cuenta, en su diseño, el impacto financiero de estos.

1.2. SISTEMA DE FACTURACIÓN La facturación es clave, pues reúne la información sobre lo que se va a cobrar, incluyendo fecha de factura, fecha de vencimiento y condiciones de venta (plazo, forma y lugar de pago), elementos claves para un correcto proceso de cobro. Existen básicamente dos formas de facturar: la prefactura o factura con mercadería y la posfactura, en que se entrega con guía de despacho y luego se factura. Con el sistema de prefacturación se asegura la pronta entrega de la factura y su pago oportuno lo más rápido. Sin embargo, exige un mayor grado de eficiencia en la organización y depende de que lo permitan las condiciones de entrega y hábitos del mercado. La posfacturación podría implicar el otorgamiento de un mayor plazo de crédito, ya que el crédito se calcula desde la fecha de facturación y no de embarque. Si se factura, por ejemplo, una vez a la semana sucede lo mismo para ciertos despachos. Por lo tanto, debe posfacturarse de tal manera de minimizar los plazos extra.

1.3. SISTEMA DE ENTREGA La ineficiencia en la entrega provoca problemas de cobro y morosidad al retrasar la facturación. Aquí son importantes las decisiones sobre lotes mínimos los cuales si son muy pequeños afectan el flujo de cobros.

1.4. CONDICIONES DE VENTA Las condiciones de venta tienen dos aspectos, aquellos comerciales y aquellos financieros. Los aspectos comerciales que afectan la gestión de tesorería se refieren específicamente a los plazos otorgados. Los plazos difieren según zona, tipo de cliente, etc. En aquellas empresas en que se exagera la separación de funciones, en muchos casos se utiliza el plazo para incrementar las ventas sin tener presente que esto aumenta la inversión en cuentas por cobrar. Por último, es fundamental tener muy claro lo que se entiende por contado. En teoría, significa pago contra entrega, pero no es raro que se entienda pago contra recepción de factura o pago a 7 días o algo similar. Por lo tanto, es fundamental una correcta definición de plazos con el objeto de no alargar innecesariamente los floats de cobro.

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Los aspectos financieros de las condiciones de venta se refieren a la forma de cómputo del crédito. ¿Qué fecha se toma como base?, ¿la de embarque?, ¿la de entrega?, ¿la de facturación? Las fechas más utilizadas son embarque y factura. Debe tenerse cuidado con los sistemas de embarque y facturación, ya que pueden alargar los periodos de cobro. Si se utiliza la fecha de factura para calcular el crédito, en prefacturación se perjudica al comprador y en posfacturación al vendedor. La fecha de recepción de la factura no debería usarse para calcular el periodo de crédito por su vaguedad y dificultad de control.

1.5.

MEDIOS DE COBRO

Los medios de cobro más usuales en Chile son: Cheque. Tarjeta de crédito. Dinero. Letras a plazo. Independiente del medio de cobro que se utilice, deben arbitrarse las medidas necesarias para acortar el periodo que media entre la recepción del medio de cobro y su disposición efectiva. Para el caso de los cheques, debe controlarse especialmente las vías de recepción, cobradores, vendedores, caja y evitar la demora en depositar. Para el caso de la tarjeta, su proceso y envío a cobrar debe ser el más eficiente posible.

1.6. TRATAMIENTO DE IMPAGOS Y MOROSOS Desde el momento que no se cobra una deuda, exactamente el día de su vencimiento, se tiene un efecto sobre la gestión de tesorería. Impaga es una cuenta que no se cancela el día de su vencimiento y morosa es aquella deuda que lleva un largo periodo sin cobrarse. En general, el tratamiento de impagos y morosos y su efecto dependen del medio de cobro. Una buena gestión de tesorería debe incluir avisos anticipados, cargos por atrasos (intereses), cobranza, posteriormente en plazo prudente (ejemplo: 7 días), un seguimiento de cuentas por cobrar en tiempo real, gestiones de cobranza serias y efectivas (cobradores o empresa de cobranza), etc. Como se ha visto, la mayor parte de los factores que afectan el proceso de cobro, tienen relación con ventas. Por lo tanto, es esencial que exista una buena coordinación entre las áreas de finanzas y ventas dentro de un ambiente de confianza y comunicación. Debe coordinarse por ejemplo: Condiciones de venta.

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Descuentos por pronto pago. Recargo por atraso o aplazamiento. Techos de crédito.

1.7. CONSIDERACIONES ADICIONALES Primero: como principio básico, los costos del esfuerzo de cobranza no deben exceder los ingresos adicionales que puedan obtenerse por este esfuerzo. En otras palabras, no se debe gastar $100 para cobrar una cuenta de $50. Sin embargo, esto no siempre es fácil de aplicar, ya que los esfuerzos que se hagan repercuten no solo en la cantidad adeudada por ese cliente, sino también en las ventas futuras a este. Así por ejemplo, si somos agresivos al cobrarle a un cliente, este puede cambiarse a uno de nuestros competidores. Además de asegurarse de tener un Departamento de Cobranzas eficiente, se puede aprovechar las ventajas que tienen los seguros de crédito que ofrecen algunas compañías aseguradoras. Debe tenerse presente, sin embargo, que dado que igual habrá un porcentaje de incobrables, las compañías aseguradoras no cubren las pérdidas normales y, por lo tanto, aseguran una parte de las cuentas por cobrar y luego de una verificación. Segundo: existen dos posibles fuentes de error en la administración de las cuentas por cobrar. Se puede ser tan restrictivo en las condiciones de crédito y en la cobranza de las deudas que los costos del Departamento de Crédito subirán y se perjudicarán las ventas. Por otra parte, se puede ser tan condescendiente que la pérdida de liquidez y el aumento de impagos y morosos, no compensarán los incrementos de ventas ni los ahorros de costo del Departamento de Crédito. Para evaluar cómo están administradas las cuentas por cobrar, algunas compañías utilizan la comparación de la rotación de las cuentas por cobrar a través del tiempo, aunque mejor aún es hacer un análisis de los vencimientos y efectuar un ordenamiento según antigüedad. Estos análisis arrojan información tanto sobre la concesión de créditos como sobre la eficiencia para cobrar las cuentas atrasadas.

2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE PAGOS Acelerar los cobros no es el único medio para gestionar eficientemente la tesorería, también deben gestionarse con eficiencia los pagos. Una correcta gestión de pagos no consiste en pagar tarde y mal, alargando el momento del pago y pagando lo menos posible. Una correcta gestión de tesorería debe enmarcarse dentro de ciertos principios éticos. Deben conseguirse los máximos plazos negociándolos en condiciones ventajosas y hacerles frente a su vencimiento (evitar protestos, desacreditación, etc.), ejecutándolos por el medio de pago más ventajoso para la empresa.

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La gestión de los flujos de pago implica situaciones de enfrentamiento, la empresa frente a sus acreedores, la política de compras frente a sus normas de ventas, las normas de pago de la empresa; frente a las normas de cobro del proveedor. Por lo tanto, se requieren políticas claras y una habilidad negociadora para tratar de imponer la situación a beneficio de la empresa. La gestión de los flujos de pago implica gestionar los siguientes conceptos básicos: Pagos a proveedores: Materias primas. Energía, teléfono. Mantención. Otros servicios. Materiales de oficina. Publicidad. Seguros, etc. Pagos al personal: Sueldos. Comisiones. Incentivos. Horas extra, etc. Pagos obligatorios: Impuestos. Leyes sociales. Pagos a acreedores varios: Arriendos. Royalties. Patentes. Pagos financieros: Cuotas de préstamos. Cuotas de leasing. Intereses, etc. Cada tipo de pago tiene sus características propias y en consecuencia, es diferente de si se está pagando con el máximo aplazamiento posible.

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2.1. COMPRAS A PROVEEDORES Como muchas veces, la gestión de compras no la efectúa el área financiera de la empresa, la coordinación con esa área es fundamental para una correcta gestión de tesorería. Más fácil es cuando las compras son del área financiera. En general, deben ser aspectos primordiales: la cantidad comprada, la fecha de entrega negociada, la fecha de facturación negociada, los precios negociados, incluyendo aspectos como transporte y las condiciones de pago negociadas. Respecto a la cantidad comprada, debe tenerse presente que a mayores cantidades se pueden obtener mejores precios, pero ¿es mejor comprar 100 kilos a $75 el kilo o 1.000 kilos a $70 el kilo? Para el caso de las condiciones de pago, debe considerarse el costo alternativo del dinero, ya que no es lo mismo comprar a $290 al contado que a $300 a 60 días, si la tasa de interés que se puede obtener en el mercado es por ejemplo 3,0% mensual. Una correcta gestión de tesorería debe incluir controles adecuados de recepción, conformidad, fecha de entrega y de facturación, control de precios, IVA, etc., condiciones de pago y verificación de vencimiento. Una vez verificado lo anterior, se procede al pago a través del Departamento de Tesorería, el cual debe prever anticipadamente los montos a cancelar para poder hacerles frente (pagos en la tarde, un día a la semana, etc.). También es importante considerar descuentos por pronto pago en caso de existir excedentes.

2.2. PAGO DE SUELDOS Los sueldos tienen poco margen de gestión, sin embargo, debe comprobarse: Que el pago se hace en el momento debido y no antes. Que se han adoptado medios de pago eficaces y satisfactorios para empleados y empresa (ejemplo: depósitos en cuenta corriente), lo que simplifica el proceso administrativo.

2.3. PAGO DE LEYES SOCIALES E IMPUESTOS Es fundamental en este caso tener claro los plazos de pago. En general, los bancos demoran en transferir los pagos recibidos, por lo tanto, es importante negociar las relaciones bancarias a través de prometer pago de impuestos y leyes sociales a cambio de ventajas (trato, servicio, etc.).

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2.4. PAGOS FINANCIEROS En este caso, es importante la negociación de los desembolsos y las condiciones de pago (por ejemplo: préstamos, leasing, etc.) para lo cual se requiere la participación de alguien del Departamento de Finanzas con amplios conocimientos. Es fundamental el análisis financiero de las diversas ofertas.

2.5. PAGOS POR CAJA Para una eficiente gestión de los flujos de pago se hace necesario: Optimizar el número de cajas. Establecer un día fijo de pago con un horario estricto (ejemplo: en la tarde). Evaluar el pago a través de alguna institución financiera (tener cuidado que estas exigen hacer fondos a todos los pagos aun para aquellos que no son retirados). Cancelar sueldos directamente a cuentas corrientes o cuentas de ahorro u otro tipo de cuenta bancaria.

2.6. MEDIOS DE PAGO En Chile se utiliza generalmente el cheque y las letras (esto último solo para documentar, ya que al vencimiento igual se requiere cheque o efectivo), también se utiliza el efectivo, pero en empresas muy poco. El pago con cheque tiene la ventaja (por ejemplo, si se paga en la tarde) que no requiere tener dinero disponible el día que se entrega.

3. LOS CLIENTES, EL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR 3.1. CONCEPTOS GENERALES SOBRE LA CONCESIÓN DE CRÉDITO Hay varias formas de venta: contado, anticipado y al crédito. Al otorgar un crédito se está invirtiendo en un cliente y esta inversión está vinculada a la venta de bienes y servicios. No todas las empresas otorgan crédito, pero la mayoría sí y la razón es que este crédito estimula las ventas. Pero otorgar crédito tiene riesgos y costos: el riesgo de no pago y el costo de mantener las cuentas por cobrar. Por lo anterior, se ve claramente que la política de créditos implica una compensación entre los beneficios de las ventas adicionales y los costos de otorgar créditos.

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3.1.1. POLÍTICA DE CRÉDITOS La política de créditos implica la decisión de otorgarlo y sus procedimientos como asimismo la realización de los cobros y sus procedimientos. Los componentes de una política de crédito son los siguientes: a) Términos de venta: forma de vender los bienes y/o servicios de la empresa. La venta básicamente puede ser al contado o a crédito. En este último caso, los términos de venta especificarán explícitamente el periodo de crédito, el instrumento de crédito (crédito directo, tarjeta propia o bancaria, letras, etc.) y si hay algún descuento o no por pago contado. b) Análisis de crédito: al otorgar crédito debe estimarse aquellos clientes que cumplirán sus compromisos y aquellos que no lo harán. Se utilizan diversos mecanismos para determinar la probabilidad de no pago, los cuales se denominan análisis de crédito e incluyen datos del cliente, empleo, comportamiento de pagos anteriores, otros créditos que posee, etc. c) Política de Cobranza: una vez concedido el crédito, queda el problema de recaudar el dinero del pago correspondiente para lo cual debe establecerse una política de cobranza.

3.1.2. FLUJO DE LA CONCESIÓN DE CRÉDITO Existen varios sucesos que ocurren durante el periodo de la venta y la concesión del crédito, los cuales pueden representarse como un diagrama de flujo de efectivo:

Como es evidente, uno de los factores relevantes de la duración del periodo de las cuentas por cobrar es la flotación. Por lo tanto, una forma de reducir el periodo de las cuentas por cobrar es reducir la flotación. A continuación se verá —la que probablemente sea el principal determinante del periodo de las cuentas por cobrar— la política de créditos.

3.1.3. INVERSIÓN EN CUENTAS POR COBRAR La inversión en cuentas por cobrar depende de la cantidad de ventas al crédito y del periodo promedio de cobranza. Ejemplo: si el periodo promedio de cobranza (o cobro) (PPC) es de 30 días, esto implica que en cualquier momento del tiempo la cobranza será el equivalente a 30 días de venta.

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Si, además, se da crédito por $1.000.000 por día, las cuentas por cobrar de la empresa serán: 30 días x $1.000.000 por día = $30.000.000 en promedio, en otras palabras:

Hay que recordar que el principal determinante del periodo de las cuentas por cobrar es la política de créditos. Se analizará a continuación, cada uno de sus componentes (términos de la venta, análisis del crédito y política de cobranza).

3.2. TÉRMINOS DE VENTA Los términos de venta están formados por tres elementos: 1. El periodo del crédito o periodo durante el cual se concede el crédito. 2. El descuento, si lo hay. 3. El tipo de instrumento de crédito. Los términos de venta son similares dentro de una determinada industria, pero son muy diferentes entre las distintas industrias. Los términos de venta pueden ser por ejemplo: 2% de descuento si paga dentro de los próximos 10 días o el total a 60 días. Neto a 30 días: el cliente dispone de 30 días a partir de la fecha de factura para pagar el total (también se llama contado 30 días), etc.

3.2.1. PERIODO DEL CRÉDITO Es el plazo básico al cual se concede un crédito y varía según la industria o tipo de negocio. Generalmente, va de 30 a 120 días. Si se ofrece un descuento, el periodo del crédito tiene dos componentes: el periodo del crédito neto y el periodo de descuento en efectivo. El periodo de crédito neto es el plazo que tiene el cliente para pagar. El periodo de descuento en efectivo es el periodo durante el cual se mantiene el descuento ofrecido. Fecha de la factura: esta fecha marca el inicio del periodo de crédito. Por lo general, la fecha de la factura corresponde a la fecha de despacho o a la fecha de facturación y no a la fecha en que el comprador recibe los bienes o la factura. Otra forma de crédito que se usa es X días de fecha de recepción de la mercadería y se utiliza generalmente con clientes lejanos. También se usa vender durante el mes a ciertos clientes con compras muy frecuentes y se factura una vez al mes. Para productos estacionales, el producto puede enviarse con mucha anticipación, pero la factura se fecha algunos meses después. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4

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Extensión del periodo de crédito: hay varios factores que afectan la extensión del periodo del crédito. Los más importantes están en el ciclo operativo, el cual tiene dos componentes: el periodo de inventario y el periodo de las cuentas por cobrar. El periodo de inventario del comprador es el plazo necesario para adquirir el inventario (que otorga el crédito), procesarlo y venderlo. El periodo de cuentas por cobrar del comprador es el plazo que este requiere para hacer el cobro de la venta. El periodo de crédito que se otorga, es el periodo de cuentas por pagar para el comprador. Al otorgar crédito se le está financiando una parte del ciclo operativo del comprador, se le alarga el periodo de cuentas por pagar y, por lo tanto, disminuye el ciclo de efectivo como se ve en el siguiente gráfico.

3.2.2. CICLO OPERATIVO Si el periodo de crédito excede el periodo de inventario del comprador, no solo se está financiando las compras de inventario de este, sino que también se financia parte de sus cuentas por cobrar. Por otra parte, si el periodo de crédito supera el ciclo operativo del comprador se está dando financiamiento a otros aspectos de su negocio más allá de las compras y de la venta inmediata de la mercadería. Por esto, la extensión del ciclo operativo del comprador se utiliza, generalmente, como límite superior para el periodo de crédito. Existen otros factores que influyen sobre el periodo de crédito, algunos de los cuales también afectan el ciclo operativo de nuestros clientes: Condición perecedera y precio: los artículos perecibles tienen una alta rotación y bajo precio, por lo tanto, su periodo de crédito es más corto. En general, los productos perecibles utilizan crédito neto a 7 días. Demanda del consumidor: los productos más conocidos tienen más alta rotación. Los más nuevos y de lenta rotación tendrán periodos de crédito más largos para dar facilidades a los compradores. Además, se dan periodos de crédito más largos en temporadas bajas o de bajo movimiento.

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Costo, rentabilidad y estandarizaciones: los bienes relativamente baratos tienden a tener periodos de crédito más cortos. Lo mismo sucede para los bienes estandarizados y las materias primas. Estos bienes tienen márgenes de ganancia bajos y tasas de rotación altas. Riesgo de crédito: mientras más alto sea el riesgo de crédito del comprador, más alta será la probabilidad de que el periodo de crédito sea más corto. Magnitud de la cuenta: cuentas pequeñas pueden tener periodos de crédito cortos, ya que tienen mayor costo de administración y los clientes son menos importantes. Competencia: cuando el mercado es altamente competitivo, se ofrecen periodos de crédito más prolongados como una forma de atraer clientes. Tipo de cliente: un vendedor puede ofrecer distinto tipo de crédito a diferentes compradores. Esto es común para clientes al mayoreo y al menudeo, los cuales – generalmente- tienen condiciones de crédito diferentes.

3.2.3. DESCUENTOS EN EFECTIVO Los descuentos por pronto pago son, frecuentemente, una parte integral de los términos de venta. La razón más común por la que se ofrecen descuentos es para acelerar las cobranzas de las cuentas por cobrar. Esto reduce el crédito que se ofrece y, por lo tanto, una empresa debe evaluar esta posibilidad en relación con el costo del descuento. En muchos casos el descuento no es un descuento por pronto pago, sino que se llama “descuento comercial”, esto es, un descuento que se otorga de manera rutinaria a algunos compradores. Los compradores, generalmente, pagarán el último día del crédito, por lo que los periodos de crédito y descuento son en realidad la misma cosa, pues no existe incentivo a pagar antes de la fecha de vencimiento.

3.2.4. DESCUENTOS Y EL PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA (PPC) Si el descuento motiva a los clientes a utilizar el pronto pago se acortará el periodo de las cuentas por cobrar y, como consecuencia, también se reducirá la inversión de la empresa en cuentas por cobrar.

3.2.5. INSTRUMENTOS DE CRÉDITO Un instrumento de crédito es la evidencia de la existencia de una deuda. La mayor parte del crédito comercial funciona por medio de una “cuenta”. Esto implica que el único instrumento

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formal del crédito es la factura que se envía con los bienes y debe ser firmada por el cliente. En algunos casos, se envía con guía de despacho y posteriormente se factura. Algunas veces, las empresas pueden exigir cheques a fecha o letras de cambio, además de una orden de compra formal en la que se estipulan todas las condiciones de entrega y de crédito pactadas y en la cual se describe la mercadería solicitada.

3.3. EFECTOS DE LA POLÍTICA DE CRÉDITO Una política de crédito tiene efecto sobre cinco factores básicos: 1. Efecto sobre los ingresos: si la empresa concede crédito, se produce una demora en la recepción de los ingresos, pero esto puede incrementar la cantidad vendida. También puede ser que la empresa tenga un precio más alto para las ventas a crédito. Ambos factores pueden producir un incremento de los ingresos totales. No debe descuidarse el efecto sobre la liquidez que puede tener la demora antes señalada. 2. Efecto en los costos: consecuente con lo antes indicado, la demora en recibir ingresos no evita que la empresa deba incurrir de inmediato en los costos de venta y/o producción. 3. Costo de las deudas: al conceder crédito deben financiarse las cuentas por cobrar resultantes. Por lo tanto, el costo de los créditos o préstamos que la empresa debe tomar para financiar dicho crédito concedido es un factor importante a la hora de decidir otorgar créditos. 4. Probabilidad de no pago: existe un porcentaje de clientes que no pagará. Esto es posible incluso si la venta es contado X días. 5. Descuento en efectivo: algunos clientes aprovechan esta condición que es parte de la política general de crédito de una empresa.

3.4. POLÍTICAS DE CRÉDITOS 3.4.1. EVALUACIÓN DE UNA PROPOSICIÓN DE POLÍTICA DE CRÉDITO Supóngase que una empresa que solo vende al contado está evaluando otorgar crédito neto 30 días. Sea: p = precio por unidad. v = costo variable por unidad. Q = cantidad actualmente vendida por mes. Q’ = cantidad vendida bajo la nueva política. R = rendimiento mensual requerido. Si p = $490 v = $200

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Q = 1.000 Q’ = 1.100 ¿Se debe hacer el cambio? Respuesta: Ventas mensuales actuales = p x Q = 490 x 1.000 = $490.000 Costos variables mensuales = v x Q = 200 x 1.000 = $200.000 Flujo de efectivo mensual = (p x Q) – (v x Q) = (p – v) x Q = ($490 – $200) x 1.000 = $ 90.000 Este no es el flujo de efectivo total, pero esto es lo único necesario para evaluar la decisión, ya que los costos fijos y otros componentes del flujo son los mismos, independiente de que se haga o no el cambio. Si hay cambio: Venta mensual = p x Q’ Costos variables mensuales = v x Q’ Por lo tanto, el nuevo flujo de efectivo será: (p – v) x Q’ = ($490 - $200) x 1.100 = $ 19.000 Flujo de efectivo adicional obtenido: (p – v) x (Q’ – Q) = ($490- $200) x (1.100 – 1.000) = $ 29.000 Se supone que cada mes se obtiene el mismo flujo de efectivo adicional. Calcúlese ahora el “costo de hacer el cambio”: Existen dos componentes: a) Si la cantidad vendida aumenta de Q a Q’, la empresa debe producir Q’ – Q unidades adicionales a un costo de v x (Q’ – Q) = 200 x (1.100 - 1.000) = $20.000. b) La cobranza bajo la nueva modalidad implica que la cobranza anterior no será recibida hasta 30 días más (costo por una sola vez), por lo tanto: (p x Q) = ($490 X 1.000) = $490.000 no serán cobrados. El costo total del cambio es la suma de los dos componentes: (p x Q) + v x (Q’- Q) = $490.000 + $20.000 = $510.000 El resultado neto del primer año será: flujo neto adicional mensual x 12 – costo por una vez = (29.000 x 12) - 490.000 = 348.000 - 490.000 = - $142.000.

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Pero a partir del segundo año hay un flujo de efectivo neto adicional equivalente a 29.000 x 12 = $348.000, los que compensan el resultado neto del cambio del primer año y dejan un excedente positivo de ahí en adelante. Por lo tanto, el cambio es muy rentable.

3.4.2. POLÍTICA CRÉDITO ÓPTIMA La cantidad óptima de crédito se encuentra en el punto en que los flujos de efectivo adicionales provenientes del incremento de venta son exactamente iguales a los costos adicionales de mantener el incremento de inversión en cuentas por cobrar. El costo de mantenimiento asociado al hecho de otorgar créditos está compuesto de tres partes: 1. Rendimiento requerido sobre las cuentas por cobrar. 2. Pérdidas por incobrables. 3. Costos de administración de los créditos y su cobranza. El tercero de estos costos corresponde a los gastos, a la administración del departamento o personal de crédito. Si no hay crédito, no existe este costo. Las empresas con políticas de crédito muy restrictivas generan costos de oportunidad, que corresponden a la utilidad potencial adicional proveniente de las ventas a crédito que se pierden por el hecho de rechazar el crédito. El beneficio perdido es: 1. Aumento de ventas = Q’ – Q 2. Potencialmente un precio más alto. Los costos de oportunidad disminuyen a medida que se relaja la política de créditos. En general, los costos y beneficios de otorgar crédito dependen de las características de la empresa. Así empresas que tienen: a) capacidad de producción ociosa; b) costos variables de operación bajos; y c) clientes repetitivos; tendrán una tendencia más liberal a otorgar crédito. La suma de los costos de mantenimiento y de oportunidad de una política de crédito se puede representar por medio de una curva llamada: curva de costo total de crédito.

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3.4.3. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CRÉDITO Cuando una empresa otorga crédito, tiene varias alternativas: a) Financiar y administrar internamente los créditos con riesgo propio. b) Hacer factoring de las cuentas por cobrar. El factoring es una forma de obtener financiamiento a través de las cuentas y los documentos por cobrar. c) Financiar y administrar internamente los créditos, traspasando el riesgo a una compañía de seguros a través de un seguro de crédito. La aseguradora ofrece cobertura sobre las cuentas aseguradas hasta un límite predeterminado. Las cuentas mejor evaluadas tienen límites de aseguramiento más alto. En general, los exportadores toman un seguro de crédito. d) Otorgar crédito a través de una empresa propia (ejemplo: grandes tiendas). Esto último, tiene ventajas, pues la empresa puede pedir sus propios créditos, dar las cuentas por cobrar en garantía, evaluar mejor los créditos otorgados, tener mejor información y eventualmente tener costos más bajos.

3.4.4. INFORMACIÓN DE CRÉDITO Las fuentes más comunes utilizadas para obtener información para otorgar crédito son: a) Estados financieros – análisis de razones (empresas). b) Reportes de comportamiento con otras empresas. c) DICOM (empresas y personas). d) Bancos: comportamiento de pagos, cuenta corriente, etc. e) Historia de la empresa si es cliente antiguo.

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f) Socios y su comportamiento. g) Comportamiento tributario. A las personas también habitualmente se les verifica: Domicilio estable. Trabajo estable. Otros créditos recibidos y comportamiento de pago. Eventuales garantías o avales. Declaración de impuestos.

3.5. POLÍTICA DE COBRANZA Este es el elemento final de la política de crédito e implica dos etapas: a) Control y vigilancia de las cuentas por cobrar: lo principal que hay que monitorear son las variaciones en el PPC (periodo promedio de la cobranza) y, en particular, es útil un reporte periódico de la antigüedad de las cuentas por cobrar del siguiente tipo: Antigüedad de la cuenta -------

Número de Clientes -------

Porcentaje de Clientes -------

Monto $ -------

% del valor total de las cuentas por cobrar -------

-------

-------

-------

-------

-------

TOTAL

100

100

Hay que tener cuidado con las ventas estacionales que pueden afectar el total de cuentas por cobrar y el PPC, pero solo en forma temporal. También reducen la importancia de las cuentas más antiguas. b) Esfuerzos de cobranza: los siguientes son los procedimientos más frecuentes frente a clientes con atraso en sus pagos: • Enviar notificación de incumplimiento, informando estado de atrasos. • Llamadas telefónicas. • Empleo de cobradores internos o externos. • Acciones legales. • Suspensión del crédito. Lo anterior, debe ser correctamente manejado pues, generalmente, acarrea conflictos entre el Departamento de Cobranza y el de Venta.

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COMENTARIO FINAL Durante el desarrollo de los contenidos se ha trabajado sobre los factores que afectan el flujo de cobros y de pagos, y las medidas que se pueden tomar para hacer más eficiente este proceso. También sea enseñado sobre los sistemas de venta, los de facturación y sobre la entrega. Se ha aprendido como gestionar los pagos a proveedores, al personal, y los pagos obligatorios como impuestos y leyes sociales. Y no menos importante, los contenidos se han referido a los medios de pago y de cobro más utilizados. Adicionalmente a lo anterior se ha aprendido sobre el flujo de crédito, la inversión en cuentas por cobrar y los factores que afectan la extensión del periodo del crédito. Entre estos últimos, destacan las condiciones del producto, la demanda, el tipo de cliente y su tamaño, entre otros factores. También, es muy importante tener en consideración que los descuentos afectan el periodo promedio de cobranza en la medida que sean atractivos para los clientes y estos hagan uso de ellos. Un tema importante trabajado, dice relación con la política de crédito, la cual afecta tanto los ingresos como los costos, considerando que el dar crédito no evita tener que pagar las cuentas a su vencimiento y que algunos clientes a los cuales se ha otorgado crédito posiblemente se demoren más de lo esperado o, incluso, no paguen. Finalmente se han analizado detalladamente cómo se evalúa una política de crédito y se ha visto que el otorgamiento de un crédito tiene sentido solo si el valor de dicho otorgamiento es positivo

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REFERENCIAS Besley, S. y Brigham, F. (2008). Fundamentos de Administración Financiera. Cengage Learning Editores. Ortega, A. (2008). Introducción a las Finanzas. México: Mc Graw Hill. Van Horne J. C. (2003). Fundamentos de la Administración Financiera (en español). 10ª edición Colombia: Hall Internacional.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2012). Papel de las finanzas en los cobros y en los pagos, los clientes, el crédito y las cuentas por cobrar. Semana 4.

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