ערכת הערכות לעלייה לאוויר מערכת "שמיים" מודול HCM תוכנית "מעצבים עתיד"

עובדי.ות אגף משאבי אנוש הגענו לישורת האחרונה לקראת העלייה לאוויר. כעת, מתכנסים המאמצים שנעשו על פני תקופה ארוכה ליום העלייה לאוויר של מערכת "שמיים". לכם.ן תפקיד קריטי כמובילים את המהלך בכלל תנובה. לכם.ן אנו מציידים אותך בערכה שלפנייך, בה תמצא את המידע והנחיות הנדרשים לך וליחידה לתקופת המעבר למערכת "שמיים". בכל שאלה או הבהרה הינך מוזמן.ת לפנות לצוות הליבה: שרונה לב, אסנת גינזבורג לוי, הדס הלברייך וקארין צקרוב. ב ה צ ל ח ה !

התקופה שלפנינו עד העליה לאוויר של המערכת, מחולקת לשלוש: עלייה לאוויר מערכת "שמיים" 09.01.23 מ החל תקופת ההקפאה 16:00 בשעה 23.12.22-מ החל 09.01.23 -ל ועד . מזל טוב מתחילים לעבוד עם המערכת החדשה. המערכות הקיימות ישארו לצפייה בלבד. תקופה בה נסגרות המערכות הקיימות לפעילות אך המערכת החדשה עדיין לא עלתה לאוויר. בתקופה זו צוות הפרויקט מחבר מערכות משיקות עם המערכת החדש ומעביר את הנתונים מהמערכות הקיימות לחדשה. תקופה בו נעשות פעולות מכינות לקראת תקופת ההקפאה והעלייה לאוויר. סיום משימות פתוחות ופעילויות שיבטיחו את ההמשכיות העסקית בתקופות הבאות. תקופת ההערכות החל מהיום ועד 16:00 בשעה 23.12.22-ה .

תקופת ההערכות החל מהיום 16:00 בשעה 23.12.22-ה ועד

תקופת ההערכות זה הזמן ל"נקות שולחן" ולבצע את כל המשימות שנותרו לנו במערכת ה-ECC SAP( המערכת הישנה(. ככל שנקדים לבצע את המשימות, נמנע עיכובים ונוכל לטפל ולקדם את כל הנושאים לפני תקופת ההקפאה.

תקופת ההקפאה החל מ- 22.12.23 בשעה 09.01.23 -ל ועד 16:00

למעט הפעילויות הבאות: קליטת עובדים בתפקידי קו סיום העסקה צפייה בנתונים ודוחות העבודה עם מערכת ECC-SAP הופסקה! בקליטת עובדים בתפקידי קו ובסיומי העסקה: בנוסף לעדכון מערכת ה- ECC-SAP ,יש למלא את הנתונים גם בקובץ ידני הנמצא בתיקייה משותפת. לינק יישלח אליכם למייל. קובץ זה משמש את צוות הפרויקט להעברת הנתונים למערכת החדשה. שימו לב! נתונים אשר לא ימולאו בקובץ לא יופיעו במערכת החדשה

עלייה לאוויר 9.1.2023-מ החל

!!! הגיע 9.1.2023 מזל טוב, יש לנו מערכת חדשה. מרגע זה כל השירותים יהיו זמינים באופן מלא. יש התרגשות, אולי גם קצת לחץ ולא מעט עבודה... אבל לפני הכל ניקח נשימה עמוקה ונזכור! לרגע הזה התכוננו ונערכנו מזה שנה בצורה הדרגתית ומבוקרת. עומדים לרשותנו כל הכלים שלמדנו עד כה, בנוסף למערך תמיכה שלם שהוכן עבורנו ועבור כל המנהלים והעובדים. אמנם, למרות כל ההערכות, סביר להניח כי לא צפינו את הכל ולכן יש: 1.להצטייד בסבלנות, אורך רוח והתמדה. לכל תהליך חדש יש עקומת למידה 2.לזכור שבכל תהליך הטמעה יש תקלות ואיטיות מערכת 3.להאמין ביכולות האישיות שלך ללמוד ולהסתגל לשינוי 4.להשתמש בכל אמצעי התמיכה שעומדים לרשותך 5.יש ספק – אין ספק ! שואלים ולא מאלתרים

עם העלייה לאוויר עומדות לפניכם.ן שתי משימות עיקריות: הסתגלות לעבודה עם מערכת "שמיים" תמיכה וליווי מנהלים ועובדים ביחידה

הסתגלות לעבודה עם מערכת "שמיים" למרות שלמדנו ותרגלנו את המערכת בהדרכות, משתמשי קצה רבים חווים "בלק אאוט" ולא בהכרח זוכרים איך לתפעל את המערכת. אנחנו בתנובה התכוננו מראש והכנו לכם ארגז שלם של כלים: :#1 במסכי מערכת "שמיים" תוכלו למצוא את העוזר האישי המופיע בצד שמאל למטה מוכן ומזומן לסייע לכם.ן בתהליך העבודה במערכת. המסך להמחשה בלבד

כלים נוספים :#2 עדכונים שוטפים ישלחו אליכם.ן בקבוצת הוואטסאפ "מנצחים כקבוצה" בדקו כי אתם.ן נמצאים בקבוצה :#3 23.1.23 -ה ועד 9.1.2023 -מה החל בין השעות 00:15-00:14,יתקיימו מפגשי "ערוץ פתוח" עם צוות הליבה. זימונים נשלחו אליכם ליומן. במפגשים אלו יועברו עדכונים ויינתן מענה לשאלותיכם.ן וודאו כי קיבלתם את הזימונים :#4 יתקיימו סיורים יזומים באתרים על ידי מנהלות משאבי אנוש )HRBP )וצוות הליבה

מוקד מערכות מידע o בכל בעייה ניתן לפנות למוקד מערכות מידע באמצעות טלפון, אפליקציה, ווטסאפ )בדיוק כפי שמתבצע היום( 08:00- :פעילות שעות o 17:00 השעה לאחר. 17:00 יינתן מענה למקרים דחופים בלבד. כל פנייה אחרת תתועד ותטופל בשעות הפעילות o המוקד יתוגבר בצוות ייעודי למערכת "שמיים" o במידת הצורך, מוקד מערכות מידע יעביר פניות בנושא הדרכה לצוות ליבה מש"א )הדס, אסנת, קארין, שרונה( ולצוות הדרכה חיצוני צוות מקצועי מש"א o טיפול בתקלות טכניות יועברו על ידי המוקד לחברות המיישמות את המערכת חברת NESS/ AKT בנוסף הוגדרו שלושה מעגלי התמיכה

וזה לא הכל... התקופה הראשונה שלאחר העלייה לאוויר מאופיינית בתקלות, נתוני "זבל" או נתונים לא קיימים, מדפסות לא עובדות, איטיות ועוד. "תופעות" אלו למרות שידועות מראש. בלתי נמנעות! אז מה עושים? הכנו לכם.ן מראש תרחישים אפשריים לאחר העלייה לאוויר והפעולות שיש לבצע על מנת להתמודד עם תרחישים אלו.

1 :#בעיה בהרשאות המערכת חוסמת אותך ואינך יכול.ה לבצע פעולות מסוימות או תהליך שלם. אנא בדוק.י בהגדרות העובד/משרה האם הינך משוייך.ת אליהם ארגונית: במידה והינך משוייך, אנא פנה למוקד התמיכה ופתח תקלה בנושא. במידה ואינך משוייך.ת לעובד/משרה, אין לך הרשאה לעדכנו ולכן יש לפנות לרכז בעל ההרשאה.

2 :#נתונים שגויים או לא נמצאים במערכת נתונים שגויים/לא נמצאים משפיעים על תהליך העבודה במערכת, לכן חשוב בתקופה הראשונה שלאחר העלייה לאוויר, לבצע בקרה ולבדוק את הנתונים הקיימים. במידה ומצאת נתון שגוי או שאינו קיים אנא בדוק.י במערכת ECC SAP( המערכת הישנה( האם הנתון זהה לנתון המופיע במערכת שמיים )המערכת החדשה(. במידה והנתונים בשתי המערכות זהים - יש לתקן את הנתון במערכת החדשה. במידה והנתונים בשתי המערכות שונים - יש לתקן את הנתון במערכת החדשה ולעדכן את שרונה לב כי קיימת תקלה בהסבת הנתונים.

3 :#מדפסות וסורקים לא עובדים ייתכן כי ביצעתם תהליך נכון במערכת אבל ההדפסות לא יוצאות. לכן, בימים הראשונים שלאחר העלייה לאוויר מומלץ לבדוק לפני תחילת יום עבודה כי המדפסות והסורקים עובדים באופן תקין. בכל בעיה יש לפנות למוקד התמיכה.

:#4 לא מתבצעת העברת נתונים למערכת שכר )חילן( הזנו נתונים במערכת החדשה אך הנתונים לא עברו למערכת שכר. ככלל, מומלץ לבצע עדכונים במערכת לאורך כל החודש )ולא לדחות לסופו(, על מנת שנאתר תקלות מבעוד מועד. במהלך החודש הראשון לאחר העלייה לאוויר, יש לבדוק למחרת הזנת הנתונים שאכן הם נקלטו והועברו. במידה ויש תקלה יש לפנות למוקד התמיכה שמערכות המידע. שימו לב במידה ועדכנתם את המערכת בסוף החודש וניתקלתם בתקלה, אנא בדקו כי הנתונים הוזנו כנדרש. במידה וכן- יש לפנות לשרונה לב )HRIS )להוצאת מייל לעדכון שכר באופן ידני.

, חשוב ליצור שגרות התנהלות קבועות על מנת להסתגל באופן מיטבי לעבודה עם מערכת "שמיים" שיעזרו לכם.ן להפוך את המערכת לכלי עבודה: בוקר טוב מערכת "שמיים" עשו לכם.ן הרגל וכנסו למסך "בקשות לאישורים" לפחות פעמיים ביום: בכל בוקר ובצהריים. במסך זה תוכלו למצוא את: ▪ משימות לאישורכם.ן ▪ עדכונים ארגוניים ▪ סטטוס של בקשות שפתחתם ועוד... לחיצה על קוביה נפתחת למסך שלם עם כל המשימות לביצוע, תזכורות שנשלחות מהמערכות, עדכונים וכו' המסך להמחשה בלבד

קיבלת – עידכנת טפלו במשימות ועדכנו במערכת מוקדם ככל שניתן. אל תמתינו לסוף החודש על מנת לעדכן את המערכת. כך נמנע עיכובים ונוכל לטפל בתקלות )במידה ויהיו( מבעוד מועד.

תמיכה וליווי מנהלים ועובדים ביחידה

תמיכה וליווי מנהלים עיקר השימוש של מנהלים במערכת שמיים: 1.צפייה בדוחות ונתוני מבנה ארגוני ועובדים 2.השתתפות בסבב אישורים 3.ייזום תהליך מעבר לקביעות יחד עם זאת, המנהלים ביחידה יכולים וצריכים למנף את המערכת ולהשתמש בנתונים ל: ▪ חיזוק הקשר עם העובד ▪ העמקת ההכרות עם היחידה ▪ קבלת החלטות מבוססות עובדות ונתונים שלא היו להם עד כה עלינו לסייע למנהלים לראות את הערך שיש להם מהשימוש במערכת "שמיים"

מה הכלים העומדים לרשותכם.ן על מנת לרתום את המנהלים? • במסך ה"בקשות לאישורים" נוכל לראות את סטטוס סבבי האישורים, בינהם אלו שממתינים למנהלים לאישור. תוכלו ליצור קשר עם המנהלים ולהציע את הסיוע שלכם בהדרכתם. • דוחות, דוחות, דוחות - צרו קשר באופן יזום עם מנהלי היחידה להדרכה על דוחות והציגו בפניהם את תועלות השימוש לעובד הבודד וליחידה: דוגמאות: התייחסות/התעניינות אישית בעובד על שינויים אישיים שעודכנו במערכת כגון: הולדת ילד.ה, מעבר דירה, מחלה וכד'. תכנון מערך כוח האדם והמשרות ביחידה בהתאם לנתוני המבנה הארגוני במערכת "שמיים" הערכות מבעוד מועד לחסרים בשל יציאות לפנסיה, שימור עובדים קיימים וכד'.

תמיכה וליווי עובדים ביחידה עיקר השימוש של העובדים במערכת שמיים: 1 .צפייה בנתונים הנמצאים בתיק העובד 2 .עדכון נתונים אישיים )בממוצע אחת לחודש-חודשיים( לכן, זה אך טבעי כי המיומנויות של העובדים בעבודה עם המערכת יהיו פחותים משלכם.ן. יחד עם זאת, עלינו לעודד את השימוש העצמאי עם מערכת "שמיים" כדי לייצר עצמאות, שקיפות ותחושת הוגנות ארגונית. הדריכו את העובדים אך השתדלו, לא לעדכן במערכת במקומם ☺ שימו לב! כניסה למערכת "שמיים" מתבצעת באמצעות מחשב תנובאי. משתמשים ללא מחשב יוכלו להתחבר למערכת "שמיים" באמצעות אפליקציה סלולרית )הזדהות כמו בלומדות(.

שיהיה לכולנו בהצלחה