Florida SHOTS™

GUÍA DIRIGIDA A LOS CHDS PARA LADEVOLUCIÓN Y DESECHO DE VAUNAS PARA NIÑOS (VFC) Información para contacto www.flshots.com Servicio gratuito de ayuda: 877-888-SHOT (7468) Lunes – Viernes, 8 A.M. to 5 P.M. Hora del Este

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AJUSTES AL INVENTARIO VFC

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LLENADO DE LA FORMA “VACCINE RETURN AND WASTE FORM”

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SOLICITUD DE ETIQUETAS DE ENVÍO

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Ajustes al inventario VFC Ajustes al inventario VFC Puede ajustar cualquier inventario VFC que su sitio haya añadido a Florida SHOTS, por medio del inventario inicial del sitio o por medio de recibos y transferencias que su sitio haya realizado a través de la página “Pending Receipts”. Para ajustar el inventario VFC de su sitio, haga clic sobre “Adjust Inventory”, que se localiza bajo el menú “Vaccine Inventory”. La página “Inventory List (Adjust)” se mostrará. Por ejemplo, su sitio podría necesitar ajustes por razones tales como, un vial roto por accidente o producto a la falla mecánica del área de almacenamiento de vacunas VFC.

Seleccione su sitio de servicios de inmunización dentro de la lista de nombres de sitios que aparecen en el menú desplegable. Haga clic sobre “Search” para encontrar la página “Inventory list (Adjust)” específica para dicho sitio. En la página “Inventory List (Adjust)”, podrá ver la siguiente información del sitio:

• Sitio de servicio IMM “IMM Service Site” – Nombre del sitio tal cual aparece en Florida SHOTS • Tipo de vacunas “Vaccine Type” – Nombre genérico usado para agrupar vacunas con componentes similares (permite a los sitios revisar todos los inventarios para un tipo de vacuna en particular)

• Mfg/Lot# – Información acerca de un fabricante o número de lote de vacuna en específico, la cual puede ser buscada dentro del inventario

• Componentes del programa “Program Components”— Categoría en la que dicha vacuna es financiada, la cual puede ser buscada dentro del inventario



NOTA: Siempre verifique la exactitud de esta información, y notifique a la oficina del programa VFC si ocurrieran cambios.

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Ajustes al inventario VFC NOTA: Todos los campos no son obligatorios, sin embargo, facilitan la búsqueda de vacunas en el inventario. Utilice los criterios deseados para seleccionar la vacuna VFC que necesita ser ajustada. Haga clic sobre “Retrieve inventory records meeting the above criteria”. Todos los inventarios deseados para su sitio, que coincidan con los criterios seleccionados, se mostrarán en la página.

La página “Inventory List (Adjust)” mostrará lo siguiente para cada registro de inventario que cumpla con el criterio de búsqueda:

• Sitio “Site” – Sitio de servicio de inmunización donde la vacuna está localizada • Tipo de vacuna “Vaccine Type” – Nombre genérico usado para agrupar vacunas con componentes • • • • • •

similares Componente del programa “Program Component” – Categoría en la que dicha vacuna es financiada Fabricante “Manufacturer” – Distribuidor de vacunas Lot # – El número de lote proveído por el fabricante para rastrear la vacuna NDC – Código Nacional de Drogas que CDC ha asignado a dicha vacuna Expira “Expires” – La fecha proveída por el fabricante, después de la cual dicha vacuna no debe ser administrada al paciente. Qty – La cantidad de vacunas, en base a cálculos de Florida SHOTS, que el sitio tiene para un número de lote determinado, la cual está basada en lo que el sitio ha comunicado en relación a las dosis administradas, inventario actual, transferencias y ajustes realizados a través de la forma “Order Request Form” y mantenimiento de inventario en Florida SHOTS

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Ajustes al inventario VFC Haga clic sobre la vacuna deseada, directamente en la página “Inventory list (Adjust)”, para ajustar el registro de inventario para un número de lote en específico. La página “Adjust Inventory” se mostrará con los campos requeridos para ajustar dicho inventario. Introduzca la siguiente información en relación al ajuste:

• Fecha efectiva “Effective Date” – Introduzca la fecha en la que se encuentra realizando el ajuste, o la fecha en que se efectuó, si dicho ajuste hubiese sido realizado previo a la fecha actual

• Cantidad efectiva “Effective Qty” – La cantidad de vacunas, en base a cálculos de Florida SHOTS,

• • • •

que el sitio tiene para un número de lote determinado, la cual está basada en lo que el sitio ha comunicado en relación a las dosis administradas, inventario actual, transferencias y ajustes realizados a través de la forma “Order Request Form” y mantenimiento de inventario en Florida SHOTS hasta la fecha efectiva proveída Ajuste de dirección “Adjust Direction” – Identifica si desea incrementar o disminuir el número de dosis disponibles para el inventario de la vacuna VFC. Ajuste de cantidad “Adjust Qty” – La cantidad de dosis de vacuna VFC que necesita ser incrementada o disminuida Razón de ajuste “Adjustment Reason” – Diferentes razones, que varían en dependencia del incremento o disminución del número de dosis en el registro Cantidad resultante “Resulting Qty” — Cantidad de vacunas que quedan en el inventario de Florida SHOTS una vez que la cantidad ajustada ha sido cambiada



Opciones de disminución:

• • • • •

Expirada “Expired” Dañada “Spoiled” Paradero desconocido “Unaccounted For” Inutilizables “Unusable” Desperdiciada “Wasted”

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Ajustes al inventario VFC

Opciones de incremento:

• Imprecise Measure of Extraction • Unaccounted For NOTA: Florida SHOTS proveerá la fecha efectiva para la cantidad disponible (Eff. Date Qty On Hand) y la cantidad resultante (Resulting Qty) basado en la información que se provea en el proceso de ajuste. Florida SHOTS requerirá comentarios adicionales para las siguientes razones de ajuste:

• Dañada “Spoiled” • Inutilizable “Unusable” • Desperdiciada “Wasted” Complete los campos requeridos y haga clic sobre “Submit”. La página “Inventory list (Adjust)” mostrará una confirmación de que el ajuste al inventario de vacunas VFC ha sido satisfactoriamente guardado.

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Llenado de la forma “Vaccine Return and Waste Form”

Llenado de la forma “Vaccine Return and Waste Form” Una vez al mes, deberá revisar en Florida SHOTS, los ajustes y/o vacunas expiradas, para aquellas vacunas que el sitio haya desperdiciado y/o retornado durante un específico periodo de tiempo, y deberá enviar la forma a la oficina del Programa VFC. Haga clic sobre “Vaccine Return Form”, que se encuentra bajo el menú “Vaccine Inventory”, para que se muestre la página “Vaccine Return and Waste Form (VFC Private Provider)”. Procedimientos para las vacunas VFC desperdiciadas y retornadas

• Una vez que los ajustes hayan sido realizados, haga clic sobre “Vaccine Inventory” y seleccione “Report Returns/Waste”.

• Seleccione “Provider PIN.” • Marque la casilla “(incl?)” para cada elemento a reportar a la oficina VFC.

• Haga clic sobre “Submit”. • Automáticamente le llevará al menú “Shipping Labels”.

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Solicitud de etiquetas de envío Solicitud de etiquetas de envío Una vez que se hayan enviado los elementos en estado “Return/Waste”, deberá imprimir la etiqueta de envío y procesar el envío de devolución.

• Seleccione su “Provider PIN.” • Esta pantalla se encuentra predeterminada para mostrar el estado (Report Status) de todas las solicitudes “Not Complete” y “Pending Export”.

• Esta pantalla muestra todas las vacunas desperdiciadas y retornadas que se encuentran en proceso de ser reportadas a la oficina VFC.



• Haga clic sobre “Request Labels” para los elementos a retornar. •

(Nota: Las vacunas desperdiciadas no serán retornadas; sin embargo, deberán ser reportadas a la oficina VFC. No necesitará solicitar etiquetas para las vacunas desperdiciadas). La página ‘Shipping Label Request” se mostrará.

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Solicitud de etiquetas de envío

• Seleccione el número de cajas necesarias para el retorno de dichos elementos. • (Note que el “Status” se muestra como “Not complete”, lo que significa que la solicitud no ha sido “Exported” o finalizada).

• Marque la casilla “Complete”. • Seleccione “Submit.”

• El estado ha cambiado a “Pending Export”. • Cada noche la oficina del programa VFC exportará hacia el CDC sus órdenes de retorno. Una vez que la • • • • •

exportación haya sido realizada, necesitará regresar al día siguiente al menú “Shipping Labels”, para imprimir la etiqueta de embalaje y recibir las etiquetas de envío. Seleccione el menú “Vaccine Inventory” y haga clic sobre “Shipping Labels”. Elija su “Provider Pin”. Marque las casillas, bajo “Request Status,” para mostrar “Exported: Wasted” y “Returns: Not Confirmed”. Especifique el periodo de tiempo, si se aplica. Haga clic sobre “Show matching Shippig Label Requests”.

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Solicitud de etiquetas de envío

• Haga clic en “Show Detail” sobre los elementos a retornar, para recuperar la información de la hoja de embalaje.

NOTA: El estado de la solicitud muestra “Exported” junto con el identificador de retorno de Florida SHOTS y el identificador de retorno de VTrcks. El identificador de retorno de VTrcks es necesario para el procesamiento de su envío de devolución.



• Seleccione “Print.” •

Incluya esta documentación en la caja cuando la envíe de vuelta al distribuidor.

NOTA: Las etiquetas de envío arribarán en un plazo de diez días, una vez que la solicitud haya sido exportada. Si no recibiera las etiquetas de envío en un periodo de diez días, contacte a la oficina del programa VFC.

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