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MEMORANDO

*20142010017213* Radicado No.: 20142010017213 Fecha: 28-04-14

Bogotá, PARA:

Dra. ANA SOCORRO GIRAL JUNCA Subdirectora Administrativa y Financiera

DE:

CONTROL INTERNO

ASUNTO:

Remisión Informes de Auditoría del proceso de Gestión Contable y de la Gestión Administrativa y Financiera del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF

Respetada doctora Ana: De manera atenta remito los informes de auditoría del asunto, elaborados por este grupo, para su conocimiento con los responsables de los procesos y fines pertinentes, entre ellos la elaboración del correspondiente Plan de Mejoramiento. Cordial saludo,

SANDRA MILENA NEIRA SÁNCHEZ Asesora Control Interno

Anexo: Lo anunciado en veintitrés (23) folios C.C.

Dr. FRANCISCO ÁLVARO RAMÍREZ RIVERA Director General MARY SANDRA ARIZALA AREVALO Coordinadora Grupo Contabilidad

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Informe de Auditoria NOMBRE DEL PROCESO O AREA RESPONSABLE

AUDITOR FECHA DE AUDITORIA

Gestión Contable Dra. ANA SOCORRO GIRAL JUNCA Subdirectora Administrativa y Financiera Dra. MARY SANDRA ARIZALA Coordinadora Grupo de Contabilidad Dr. JAIRO QUINTERO CAICEDO Profesional Esp. Grupo Control Interno Abril 24 de 2014

OBJETIVO DE LA AUDITORIA Verificar la implementación de los elementos mínimos del proceso contable y evaluar la efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable. ALCANCE DE LA AUDITORIA Implementación de los elementos mínimos establecidos en la Resolución 357 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable. HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES Se utilizó como metodología de la presente auditoría, una breve descripción de algunos elementos descritos en el “Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable” adoptado mediante Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación y seguidamente se aborda el estado de su implementación o adecuación al ejercicio propio de la entidad, como unidad ejecutora dentro de la conformación del Balance General de la Nación, formulando los hallazgos a que hubiere lugar, con las respectivas recomendaciones.  ASPECTOS INTRODUCTORIOS La información contable debe servir de instrumento para todos los usuarios, es así, como toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobación y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre la aplicación estricta del Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad.

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 CONTROL INTERNO CONTABLE “Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como del directivo de primer nivel responsable del área contable, se adelanta en la entidad, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública”.

1.

Etapas y actividades del proceso contable – (Reconocimiento, identificación, clasificación registro y ajuste):

Reconocimiento: Hace referencia a la captura de datos, su análisis desde el origen y aplicación de recursos e incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad. Identificación: “Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica y social…”.

Clasificación: “Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho o transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas”. Se evalúa que el hecho financiero económico, social y ambiental por registrar

cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. Registro y ajustes: “Actividad en la que elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad…”

Observación y recomendación: En lo que respecta a esta etapa del proceso, se encuentran dificultades al momento de hacer verificación puesto que no se cuenta con los comprobantes de contabilidad en los registros analizados. Tampoco se evidencia un lineamiento formal que establezca la dinámica institucional del que, como y cuando se reconoce, identifica, clasifica y registra la información contable. Es importante anotar que la información generada por la herramienta SIIF, es el producto de los datos que se le incorporan, es aquí, donde reviste importancia la trazabilidad de los datos fuente para contrastarlos con los resultados que origina el aplicativo SIIF y adelantar las reclasificaciones o ajustes requeridos. Al respecto, se recomienda adelantar una revisión a la etapa reconocimiento, identificación, clasificación, registro y ajuste de los hechos económicos, la cual permita

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evidenciar su trazabilidad. Así mismo, la etapa de verificación y control debe ser fortalecida en todas las instancias del proceso contable. 2.

Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones:

“De conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables básicos. Entre otras, son prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, periodos de actualización de valores, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la Contaduría General de la Nación-CGN, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes, así como la respuesta a las consultas formuladas a los órganos rectores y de control. También deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente”.

Observación y recomendación: Dentro del proceso contable institucional se encuentran formalizados procedimientos como son, causación contable de gastos; Elaboración y remisión del boletín de deudores morosos; Elaboración y presentación de estados financieros; Registro de entradas y salidas de almacén; Manejo de caja menor. Sin embargo el proceso contable abarca la gestión de toda la entidad y no se evidenció cómo interactúa con los demás procesos, especialmente los que suministran información y que inciden plenamente en los resultados contables. Ahora bien, el procedimiento “PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS”, se encuentra en versión 2 del 20 de diciembre de 2011. En su numeral 5.24 describe “COMPROBANTES DE CONTABILIDAD”, mencionándolo como un documento de origen interno en el cual se resumen las operaciones financieras y que sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro de diario de contabilidad. No obstante, al verificar el soporte del documento comprobante de contabilidad, este no reposa en ningún registro contable. Así mismo, todo el procedimiento hace referencia a la utilización del programa ZUE, pero no refleja la ejecución del proceso contable en el aplicativo SIIF, a pesar que la entidad opera oficialmente en este sistema desde enero de 2011. Así mismo, el procedimiento “PARA RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR” versión 2 del 29 de enero de 2014, en su numeral 4, base legal, no incluyó los artículos 6 y 7 del Decreto

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Nacional 4836 de 2011. Igualmente, el numeral 6.4 relaciona el artículo 37 del Decreto Nacional 568 de 1996, articulo que fue derogado por el artículo 11 del Decreto Nacional 4836 referido anteriormente. Es urgente que se tenga especial cuidado a la hora de citar normas, como quiera que también el último informe de auditoría de la Contraloría General de la Republica, observó la referencia a normatividad derogada. Según información suministrada por el grupo contable y consulta realizada en la carpeta cameda institucional, no se encuentran documentadas las políticas y demás prácticas contables, las cuales se requieren en procura de mejorar el sistema de control interno contable. Por lo identificado, sugerimos que se elabore el manual de políticas y prácticas contables lo más pronto posible, así como la complementación y/o adecuación de procedimientos y la asignación de responsabilidades y compromisos, tanto para quienes intervienen directamente en el proceso contable como para quienes producen o generan información en el resto de áreas de la entidad. 3.

Registro de la totalidad de las operaciones.

“Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por los entes públicos sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía y relación con el cometido estatal, para lo cual deberá implementarse una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de suministrar la información que corresponda al proceso contable. También debe verificarse la materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, así como de los procedimientos implementados y documentados”.

Observación y recomendación: En los hallazgos formulados en los Informes de la Auditoría de Cartera de este grupo, de la Contraloría General de la República y de la Superintendencia Financiera, se han evidenciado vacíos en los datos de la cartera por cobrar, pasivos de cuotas partes, intereses de mora y pasivos contingentes, lo cual exige que se identifiquen y documenten los procesos que suministran información, estableciendo el compromiso de entrega, periodicidad, términos y tipo de documentación, esto en razón a que el proceso contable pueda monitorear y controlar los datos que administra. Recomendamos adelantar el levantamiento de información como lo es la identificación de su proveedor, compromisos y responsabilidades, suministros y frecuencias, con el propósito que se realice en el menor tiempo posible. 4.

Individualización de bienes, derechos y obligaciones.

“Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias”.

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Observación y recomendación: Se observó que los bienes muebles e inmuebles son administrados por el área de bienes y servicios, se realiza el inventario físico anualmente y adelantan conciliación periódica con el proceso contable, así mismo, el área de cartera suministra información de las cuotas parte por cada cuotapartista, pero no se evidenció conciliación de datos. De igual manera no se encontró el registro de los intereses de mora a favor de Fonprecon, tampoco existe claridad sobre los saldos reflejados como pasivo contingente. En consecuencia, es importante que toda la información que forma parte de los estados contables, cuente con la debida relación o descripción de su conformación, es así, como el proceso contable debe adoptar las medidas que garanticen que la conformación de los valores tanto los reportados en el Balance o informes contables cuenten con la debida individualización de su conformación. Se debe garantizar que la información que se administra en aplicaciones complementarias se encuentre individualizada, se pueda verificar que corresponde a lo que se refleja en los reportes y estados contables, por lo que recomendamos adelantar las verificaciones de datos administrados en bases complementarias y los saldos reflejados en la información contable. 5.

Reconocimiento de cuentas valuativas.

La entidad debe “realizar el cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual y asociadas a los derechos, bienes y recursos, según el caso….”

Observación y recomendación: Se observó que los soportes utilizados para el registro de depreciaciones y amortizaciones se realizan con documentos generados por los aplicativos complementarios o paralelos (contable), sin embargo, no se tiene definido un lineamiento de adopción como soporte. Recomendamos, identificar y definir, los documentos tanto de soporte para los registros, como el documento contable, con el cual pueda evidenciar y garantizar este tipo de registro y sus consolidados ya que los mismos son del resorte directo del proceso contable y tienen incidencia directa en los resultados contables. 6.

Actualización de los valores.

“Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad contable pública deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados, para lo cual se deberán aplicar criterios técnicos acordes a cada circunstancia. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto

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en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.

Observación y recomendación: Recomendamos que en relación a la actualización de activos y pasivos, se defina y formalicen criterios como la actualización de pasivos contingentes, discriminación de interés, registro de recaudos sin identificar, pasivo por cuotas partes, entre otros, como quiera que se observa debilidad en este aspecto. 7.

Soportes documentales.

“La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública debe estar respaldada (sic) en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas Inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública. En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad. Atendiendo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, las entidades también deberán definir las políticas para archivar los documentos soporte de los registros contables, de conformidad con las normas jurídicas que le son aplicables”.

Observación y recomendación: Se observó que en las cuentas que conforman la reserva y cuentas por pagar presupuestal constituidos a diciembre 31 de 2013 para cesantía y auxilio funerario y que reposan el área de tesorería no reposa el documento soporte (acto administrativo), que hace parte fundamental de la documentación que formaliza el gasto. Así mismo, el procedimiento “PARA RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR” versión 2 del 29 de enero de 2014, en su numeral 7 sobre el desarrollo del procedimiento, en la columna de documento, registro y observaciones describe entre otros la elaboración de: Proyecto de cuentas por pagar, Listado de reservas, Listado de cuentas por pagar, Memorandos con listados de los compromisos, Reservas revisadas por la subdirección y firmadas por la dirección.

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La traza de esta documentación no se pudo evidenciar. Adicionalmente la conformación y soporte de la constitución de la cuenta por pagar no se encontró en su totalidad consolidada en la tesorería que es su sitio natural. De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en la entidad, se debe hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de comprobante y soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente flujo de documentos. En este sentido, se debe identificar y documentar que tipo de información hace parte del soporte de los registros y movimiento contables, cómo se garantizará su administración y archivo, así como la responsabilidad de su custodia. 8.

Conciliaciones de información.

“Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar, si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Para efectos de controlar los depósitos en instituciones financieras, y en atención a la condición de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, las consignaciones realizadas por terceros y demás movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la contabilidad de la entidad pública contable”.

Observación y recomendación: Se pudo apreciar que no se adelantan conciliaciones con todas las áreas o procesos que son fuente de información. Adicionalmente, no se encontró evidencia documentada de la responsabilidad, frecuencia y deber de adelantar conciliaciones con cada proceso o actividad generadora de información. De igual forma, las conciliaciones bancarias no son recibidas oportunamente al proceso contable, por ejemplo, en febrero de 2014 se contaba con las conciliaciones de septiembre de 2013.

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Así las cosas, recomendamos identificar y documentar los procesos o actividades productoras de información al proceso contable, definiendo la responsabilidad y frecuencia de reportar la información, así como de la conciliación de los datos registrados en la información contable y que este ejercicio quede debidamente documentado. 9.

Libros de contabilidad

“(…) En ningún caso los valores que aparecen registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados contables y demás informes complementarios. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspección y vigilancia. De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, los libros de contabilidad pueden elaborarse y conservarse en medios físicos o electrónicos. Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta”.

Observación y Recomendación: Si bien es cierto el aplicativo SIIF genera el comprobante contable y los libros de contabilidad respectivos, la entidad no cuenta con una política documentada sobre el procedimiento a seguir, la información que se administra y la responsabilidad de la misma. Al respecto, consideramos necesario que se consignen los lineamientos de la conservación y administración de la información contable y los informes contables correspondientes. La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es responsabilidad del representante legal, el cual podrá designar mediante acto administrativo esa función, por lo que se recomienda realizar lo más pronto posible dicha delegación, de acuerdo con lo señalado en el numeral 2.9.2.4 del Plan General de Contabilidad Pública. 10. Estructura del área contable y gestión por procesos (…) Las entidades públicas deben diseñar y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza de sus funciones y complejidad de su estructura organizacional. Adicionalmente, deben disponer de un sistema de información que les permita cumplir adecuadamente sus funciones.

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Las entidades también deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación o mitigación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual pueden elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos desarrollados por la entidad contable pública, que permitan identificar la forma como fluye y debe fluir la información financiera, económica, social y ambiental. La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual éstos deben estar identificados de manera clara para establecer posteriormente su relación y efecto sobre la contabilidad. Con base en los flujogramas la entidad puede identificar los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran”.

Observación y Recomendación: Se observa que el área de contabilidad forma parte de la Subdirección Administrativa y Financiera y cuenta con un grupo de cinco funcionarios, conformado por tres profesionales, (dos de planta y un contratista), un técnico y un auxiliar administrativo. Se ejecutan y administran las operaciones presupuestales, contables y de tesorería en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, encontrándose fraccionadas las actividades de estas operaciones, como se aprecia en la definición de los procedimientos que constituyen estas tres áreas. No se cuenta con documentación que determine la circulación de información, dependencia y responsabilidades, ni con la identificación de riesgos y su tratamiento, en relación con el proceso contable. Por lo tanto, se recomienda, documentar los procesos intervinientes, precisando la información que suministran, periodicidad y la conciliación oportuna de datos con el proceso contable, así mismo, determinar los riesgos que afecten el proceso y su tratamiento a través de los controles a implementar y consignar sus normas actualizadas. Adicionalmente, se sugiere revisar la cadena de ejecución del proceso financiero el cual nace con la necesidad de bienes y servicios, continuando con la ejecución presupuestal, luego el reconocimiento de las obligaciones y por último la cancelación de las obligaciones contraídas, estas etapas se realizan en cadena como lo define su ejecución en SIIF. Finalmente, se recomienda revisar las etapas descritas en los procedimientos para las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería y consolidar su ejecución en uno solo, estableciendo actividades transversales para estas tres áreas, que redundarían en disminución de procedimientos y mayor apropiación de todo el proceso financiero como uno solo.

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11. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público”.

Observación y Recomendación: La entidad cuenta con el comité de sostenibilidad contable, creado mediante Resolución 631 de julio 01 de 2009. Este comité se reúne dos veces al año, tratando temas de cifras o partidas que afectan el resultado contable y sus recomendaciones son valoradas para la adopción al proceso contable. El acto administrativo hace referencia a que dicho órgano debe velar por la adecuada aplicación y mejora del procedimiento para la implementación y evaluación de control interno, así como hacer las recomendaciones necesarias, para que se lleve a cabo el proceso contable, que garantiza la confiabilidad de los registros. Así las cosas, y teniendo en cuenta las observaciones formuladas en el presente informe, se recomienda que este comité las estudie, de acuerdo con las funciones asignadas en los artículos 2 y 4 de la referida Resolución. 12. Actualización permanente y continuada “Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que realizan las entidades contables públicas deben tener la formación necesaria que contribuya a dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les permita la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información. (…) Los funcionarios de las entidades deben estar informados acerca de los procesos de capacitación permanente que desarrolla la Contaduría General de la Nación, en virtud del plan anual de capacitación, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan. Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad tienen el deber de solicitar conceptos técnico contables a la Contaduría General de la Nación cuando no se tenga claridad respecto de la aplicación de normas contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública”.

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Observación y Recomendación: Se evidenció que durante la vigencia 2013 se dificultó la asistencia a capacitaciones de actualización y novedades, adicionalmente, al verificar el plan de capacitación de la entidad para ese año, no se observó programación para este grupo en particular, que por su labor específica requiere retroalimentación permanente. Revisado el Plan de capacitación institucional del presente año, se incluye capacitación para el área contable, sin embargo, es preciso que programe de manera permanente para dicho grupo y se facilite su participación tanto en las de la entidad, como en las que ofrece la Contaduría General de la Nación y el administrador SIIF. 13. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se procesa la información contable en las entidades públicas, independiente de la forma de vinculación (nombramiento o contrato) deben presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable, para lo cual deberá observar los lineamientos referidos en el procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, de que trata el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.

Observación y Recomendación: El 5 noviembre de 2013 se produjo cambio del Coordinador del grupo de gestión contable, también responsable contable de la entidad, sin que haya evidencia de la presentación de algún tipo informe de entrega del cargo al nuevo responsable. Así mismo, se evidenció que fue designado como coordinador del grupo contable, un funcionario de carrera administrativa que ostenta el cargo en la planta de personal de Técnico Administrativo, asignándole funciones de carácter profesional; lo cual contraría lo dispuesto en la Circular Externa 100-003 de febrero 25 de 2009, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública que señala expresamente que “las funciones adicionales a un empleo deben responder a la naturaleza del mismo, por ejemplo, si el empleo está ubicado en el nivel técnico, no se le pueden asignar funciones que correspondan al nivel profesional o cualquier otro nivel jerárquico, así el servidor acredite requisitos para desempeñar funciones propias de un cargo de otro nivel”.

Por lo anterior, se recomienda requerir al funcionario que se encontraba a cargo de la Coordinación del Grupo Contable para que elabore el respectivo informe de ley y designar un responsable con el cargo de profesional en la planta, para la coordinación del grupo contable ya sea otorgando el encargo de profesional al técnico administrativo o designando otro profesional de la planta.

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14. Cierre contable “De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Para los estados contables y demás informes que se produzcan en periodos intermedios, las entidades debe adelantar todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga información contable confiable, relevante y comprensible, para lo cual observarán el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.

Observación y Recomendación: Al respecto, no se identifican documentados los criterios que la entidad tiene para determinar cada una de las etapas que conforman el proceso contable, sin embargo, los responsables del proceso contable, toman como referencia los instructivos de cierre que pone a consideración el administrador SIIF y la Contaduría General de la Nación. Sobre el cierre contable, consideramos necesario que en el documento que adopte la entidad, defina los criterios básicos de cierre contable y que se difunda y socialice la importancia y relevancia para garantizar la información contable. 15. Elaboración de estados, informes y reportes contables “El contador público a cuyo cargo esté la responsabilidad del sistema contable de la entidad contable pública, debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean necesarios, así como comunicar al tomador de decisiones sobre la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad, y de los resultados logrados en un determinado periodo. La información contable producida debe revelar en forma confiable, relevante y comprensible la realidad financiera, económica, social y ambiental de las entidades contables públicas, y ello será objeto de certificación mediante las firmas del representante legal y del respectivo contador de la entidad, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública”.

Observación y Recomendación: Se cuenta con el procedimiento “ PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS,” CODIGO: PRO-GAF-011 VERSIÓN 2 – del 20/12/2011. Este procedimiento no determina los tiempos, la revisión previa del Director General, los controles en su elaboración, la construcción de notas a los estados contables y las certificaciones de la información financiera. Por lo tanto, se recomienda la revisión del

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procedimiento, con la inclusión de elementos contenidos en el SIIF, tiempos y responsabilidades en su elaboración y revisión tanto de la información financiera como de las notas, entregas a Representante Legal para conocimiento y observaciones y la participación de la Revisoría Fiscal para dictamen. Así mismo, la elaboración de la certificación y establecer la frecuencia de su publicación y responsabilidad. 16. Análisis, interpretación y comunicación de la información “La información contable servirá de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administración de los recursos públicos. En este sentido, los informes contables deben permitir la realización de las verificaciones relacionadas con el análisis de vencimientos de cartera, gestión eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros”.

Observación y Recomendación: Al respecto, se presenta dificultad en la determinación de la cartera, intereses de mora, pasivos contingentes y cuentas por cobrar de cuotas partes. Se recomienda definir formalmente las acciones que permitan implementar el análisis de cuentas, especialmente aquellas que inciden en los resultados de la entidad como son, cartera, cuentas por pagar, provisiones, etc. 17. Coordinación entre las diferentes dependencias “Dada la visión sistémica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a la entidad, así 3.19.1 Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable: El proceso contable de la entidad está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas, y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidad que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. 3.19.2 Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional: La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual la entidad debe garantizar que la información fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidad, no podrá exigirse que la totalidad de la información que administre una determinada dependencia también se encuentre registrada en la contabilidad. La presentación oportuna, y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información, debe ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional”.

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Observación y Recomendación: El proceso contable recibe información de la mayoría de procesos de la entidad, sin embargo, los procedimientos que se identifican en el proceso contable no muestran la interrelación con la información que recibe, el tipo de documentación y frecuencia en la recepción de datos, como se ha expresado en precedencia. Así mismo, es importante precisar que la información contable no es responsabilidad exclusiva del proceso contable, en la misma forman parte activa los demás procesos y sus responsables. Así las cosas, recomendamos que en la definición de los procedimientos que intervienen en este proceso contable, se identifique la información que le aporta al proceso, sus soporte y frecuencias, lo que le permitirá al proceso contable mejorar el control, verificación y conciliación de la información, que se garantice mayor confianza y razonabilidad del resultado contable de la entidad. CONCLUSION

El proceso contable forma parte de la gestión y actividades que ejecutan las áreas y procesos de la entidad, la confianza, razonabilidad y su resultado se encuentra directamente ligado a la verificación, control y conciliación entre las partes, tanto las fuentes de información y la contabilidad como administrador de dicha información, es así, como el proceso refleja debilidad al momento de confrontar el resultado contable y en la garantía de la implementación y aplicación de todas las fases mínimas definidas para su ejecución. Adicionalmente, es importante resaltar que la información contable se genera para conocimiento y toma de decisiones de la administración y para verificación y revisión tanto de la comunidad como los órganos de regulación y control, por lo que todos y cada uno de los hechos y registros, debe contar con unos lineamientos de ejecución y la implementación de comprobantes, soportes y trazabilidad, elementos que faciliten la comprobación y garantizan la solidez de los resultados contables. PLAN DE MEJORAMIENTO

Es necesario elaborar en el término de 10 días hábiles un plan de mejoramiento a las recomendaciones efectuadas, el cual debe remitirse al grupo de control interno. CONTROL INTERNO - Nombre y cargo Dra. Sandra Milena Neira Sánchez……………………………………………………………………. Asesora Control Interno DISTRIBUCIÓN DEL INFORME - Nombre y cargo Dr. Francisco Álvaro Ramírez Rivera - Director General Dra. Ana Socorro Giral Junca - Subdirectora Administrativa y Financiera Dra. Mary Sandra Arrízala – Coordinadora Grupo de Contabilidad