Ministerio de Cultura de España Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica Fundación Pro-Rescate de Documentos

Nº de Formulario: __18______

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nombre del Archivo: Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL) Formas Excluídas: _____________________________________________________________ Nombre Paralelo: _Archivo Central de la Universidad de Costa Rica (*) Acrónimo del Archivo: CR-UCR-AUROL-

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Geográfica: X

Iberoamérica

(*) País: Costa Rica (*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X” Provincia de: o o o o o o X

Alajuela Cartago Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San José

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Provincia / 2 División Territorial (Cantón): _Montes de Oca________ (*) Municipio (Distrito): Sabanilla Núcleo de Población Menor: Calle: _De la entrada de las Instalaciones Deportivas de la Universidad, 100 m. este, 600 m. norte y 50 m. oeste, frente a la Sub-estación del ICE en Sabanilla. Código Postal: 11501-2060 San José, Costa Rica DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: http://archivo.ucr.ac.cr Correo electrónico: [email protected] Teléfono(s): 1. (506)2-202 6175 2. (506)2-202 6169 3. (506)2-202 6171 4. (506)2-202 6172 Fax: 1. (506)2-202 6171 2. (506)2-202 6172 Se desglosa el personal y la forma de contactarlo: Rita Ma. Porras León Jefe del Archivo Universitario Teléfonos: (506) 2-202-6175 Correo electrónico: [email protected] Marco A. Brenes Arroyo Jefe Administrativo Teléfonos: (506) 2-202-6172 Correo electrónico: [email protected] Flor de María Rodríguez Moya Ingeniera Informática Teléfonos: (506) 2-202-6173 Correo electrónico: [email protected]

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Andrey González Farguharson Archivo Documental Teléfonos: (506) 2-202-6171 Correo electrónico: [email protected] Leonora Córdoba Roldán Identificación y Valoración Teléfonos: (506) 2-202-6169 Correo electrónico: [email protected] Ana Lucila Jaén Delgado Archivo Fotográfico Teléfonos: (506) 2-202-6174 Correo electrónico: [email protected] Nuria Gutiérrez Rojas Archivo de Planos Teléfonos: (506)2-202-6175 Correo electrónico: [email protected] DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Horario de Apertura: Lunes a Viernes de 8:00 am a las 17:00 horas Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados de ley Con previa cita se atiende hasta las 8:00 de la noche Horas semanales de apertura: _____40 horas _______ Marque con “X” o o

Acceso Libre Acceso restringido

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellidos: __ Porras _____ /____ _ León _________________ Nombre: ____ Rita __________________________________ Cargo: _Jefe del Archivo Universitario Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 01/08/1999 como funcionaria universitaria

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HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque con “X” X o

Público Privado

Tipo de Archivo: Marque con “X” o Archivo General del Estado o Archivo Notarial o Archivo Municipal o Archivo de Registros Públicos o Archivo Diocesano o Archivo de Catedral o Colegiata o Archivo Parroquial o Archivo de Institución Penitenciaria o Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesional o Archivo de Partido Político o Archivo Empresarial o Archivo Hospitalario o Archivo de Centro Benéfico o Archivo de Centro Docente X Archivo Universitario o Archivo de Institución Científica y de Investigación o Archivo de Medios de Comunicación o Archivo de Organización Sindical o Archivo de Organización Patronal o Archivo de Organismo Internacional o Archivo Bancario o Archivo de Cámara Agraria o Archivo de Derechos Humanos Gestionado por: Marque con “X”

o Administración Autonómica / territorial o o X o o

Administración Central Administración Local Otras administraciones públicas Poder Judicial Poder Legislativo

Administración Central: __________________________

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(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X” o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Central o Archivo de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Reseña del surgimiento del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría I Etapa: 1978-1990 El M.Sc. Eduardo Fournier García, coordinador de la Carrera de Archivo de la Universidad de Costa Rica, presentó una propuesta para crear un archivo central en la Universidad. Este proyecto fue aprobado por el Consejo Universitario en 1985, que por diversos motivos no se materializó. II Etapa 1990-1999 En 1990 con la creación del Sistema Nacional de Archivos, mediante la aprobación de la Ley No. 7202 de 24 de octubre de 1990, se redefine el papel de los archivos de las instituciones públicas el incorporarlos como miembros activos de un sistema nacional. En acatamiento de dicha Ley, la Universidad integra por primera vez un Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos en 1990 y se avoca a la realización de un reglamento interno de archivo el cual fue aprobado en 1996. La aprobación del reglamento dio lugar a la creación de una plaza para el incipiente archivo de la Universidad, así como la aprobación de presupuesto para la instalación de un archivo central. En 1995 mediante el Decreto Ejecutivo No. 24023-C, se aprueba el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. III Etapa 1999-2002 El Rector asigna al Archivo Universitario un terreno en la finca No. 3, para construir el depósito y se aprueba el presupuesto de ¢31.5 millones de colones, para financiar la construcción. Se crea el Archivo Universitario como una unidad ejecutora de presupuesto El Consejo Universitario acuerda la aplicación del Reglamento de la Ley 7202 hasta tanto no se apruebe un nuevo reglamento interno. La Oficina de Recursos Humanos reclasifica la plaza de Jefe de Sección de Archivo a Profesional 3 IV Etapa (2002-2007) Una Comisión Institucional nombrada por el Rector, elevó a su consideración la propuesta para organizar el Sistema de Archivos Universitarios (SAU). El Consejo Universitario aprueba 5 plazas adicionales para el AUROL, con lo cual tiene 7, todas de categoría profesional. En el año 2004, el Consejo Universitario aprueba los lineamientos para la gestión documental en la Universidad de Costa Rica.

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En el año 2005 se inician los estudios para dotar a la Universidad de un software especializado en gestión de documentos. También se inicia la elaboración de la tabla general de plazos de conservación de documentos para las unidades académicas. En el año 2006 se aprueba la construcción de un segundo depósito, semejante en todo al primero. En el año 2007 se elabora la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de las unidades de investigación y los programas de posgrado. También la Universidad empieza a experimentar el funcionamiento del sistema IsoSystem para la gestión documental y de Albalá para la gestión archivística. Fundación del Archivo: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): _13_/_02_/1985_ En el año 2003 se inaugura la planta física Norma de Fundación (13 / febrero / 1985): Acuerdo del Consejo Universitario de la sesión No. 3157, artículo 8. Supresión del Archivo Fecha de Supresión: ______/_____/_____ Norma de Supresión:

EDIFICIO

Descripción del Edificio: El edificio fue diseñado de conformidad con los requerimientos establecidos en el Reglamento de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y tomando en cuenta las limitaciones presupuestarias de la Universidad, la Oficina Ejecutora optó por el diseño de una superficie limpia de obstáculos, de 5m de altura, con un sistema de rejillas metálicas en todo el perímetro para el ingreso del aire y seis extractores en el techo para la salida. Las paredes son de bloque expuesto y la superficie del piso es de cemento lujado. Las rejillas se cubren con filtros de recambio en tela de “pelón” para contener el ingreso de polvo. Este diseño corresponde a un sistema de ventilación cruzada o ventilación natural y “pasiva” que facilita la renovación del aire y mantiene el depósito a una menor temperatura, esto funciona por la misma energía que el viento produce al ingresar a través de las rejillas metálicas ubicadas en el perímetro del edificio. El aire entra y sale por las rejillas y el aire caliente

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producido dentro del edificio asciende y es extraído por seis turbinas colocadas en la cumbrera del techo, que giran con la misma acción del viento externo. Metros Cuadrados de Depósito: 200 m2 (*) Metros lineales de estantería: 1.540 mts. (*) Número de puestos de sala: ____2______ Facilidades para discapacitados: Marque con “X” x o Sí o No DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: 1540 mts GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: No hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Jefatura Técnica Jefatura Administrativa Sección de Documentación e Información Archivos documental, fotográfico y de planos.

Sección de Asesoría y Promoción de la calidad.

Unidad de Tecnologías.

Estructura Administrativa:

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SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN Marque con “X” Taller de restauración: o Sí X No REPRODUCCIÓN. Marque con “X” Servicios de reproducción documental X Sí o No Servicios de fotocopias X Sí o No Servicios de fotografías X Sí o No Servicios de microformas o Sí X No Servicios de reproducciones digitales X Sí o No BIBLIOTECA Marque con “X” Biblioteca auxiliar o Sí X No

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Está en proceso de organización un acervo bibliográfico Nº de monografías: 100 aproximadamente Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________

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INFORMATIZACIÓN Marque con “X” Funciones informatizadas: X Sí o No Gestión de usuarios: X Sí o No Descripción de fondos X Sí o No Lenguajes Documentales o Sí X No Otra información:

En cuanto a herramientas de trabajo, el Centro de Informática introdujo el módulo de gestión de documentos de IsoSystem, y para la descripción técnica se evaluó el sistema de gestión de archivos Albalá. La Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones diseñó la II etapa del archivo, la cual se construirá en el 2008. Se están redactando los procesos técnicos y administrativos, con el fin de desarrollar un manual de procedimientos.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación Denominación de la agrupación: Orgánica-funcional Agrupación Superior: Fondo Universidad de Costa Rica

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CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): _25___/__01____/___08___ Datos del informante: Apellidos: ____Porras_______________________ / ___________León_____________ Nombre: _____Rita_________________________________________________ Cargo: _Jefe_______________________________________________________ FUENTE EMPLEADA: Entrevista con la Jefe del Archivo. Sitio Web Informes de desarrollo archivístico, 2007 disponible en el sitio web

OBSERVACIONES Observaciones: Desde 1985 a la fecha, el Archivo Universitario se ha ido desarrollando, pese a las limitaciones iniciales. Es probable que en el año 2008, el Consejo Universitario apruebe su constitución como oficina administrativa. Se están organizando varios documentos con valor científico – cultural, para establecerlo como una sección histórica. A partir de enero 2009 se proyecta una ampliación de la capacidad de estantería a 3.080 m² (*) Campos Obligatorios

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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ARCHIVO UNIVERSITARIO SERIES DOCUMENTALES POR DEPENDENCIAS DE LA UCR Serie documental Asamblea Universitaria Expediente del Acta Estatuto Orgánico Congresos Universitarios Reglamento del Congreso Universitario Ponencias del Congreso Universitario Resoluciones del Congreso Universitario Comisión Organizadora del Congreso Correspondencia del V y VI Congresos Universitarios Tribunal Electoral Universitario Expedientes de actas de sesiones del Tribunal Electoral Universitario Expedientes de elecciones universitarias

Cartas de comunicación de Ascenso de régimen académico

Contenido

 Acta, Convocatoria, Mociones, Excusas, Correspondencia, Asistencia Principios, propósitos, funciones y organización de la UCR. Constituye el marco jurídico de la Universidad. Regulan el desarrollo de los Congreso Iniciativas sobre diferentes temas que debe abordar la Universidad en los 10 años posteriores al Congreso, que proponen los sectores académicos y administrativos. Lo que el Plenario del Congreso resuelve acoger y darle trámite. Las comunicaciones que se generan desde la coordinación del Congreso y la Comunidad Universitaria.  

Orden del día, Acta, Documentos de trabajo

Carta de la unidad proponiendo la fecha para iniciar el proceso o bien una carta del Tribunal recordando el proceso y respuesta aprobando la fecha, Solicitud del TEU al CEA, VVE, Recursos Humanos, VD y SEP, respuestas de las unidades consultadas para la publicado del Padrón provisional, Padrón provisional, Convocatoria de la unidad a los profesores, Convocatoria del TEU para Asamblea Plebiscitaria, Solicitudes de modificaciones al padrón provisional por parte de las unidades y docentes, Cambio de ubicación , Padrón definitivo, Actas de apertura de mesa y Actas de cierre de mesa, Acta de declaratoria provisional, Registro de firmas, Declaratoria oficial, Comunicado del nombramiento, Oficio de felicitación Comunicado de acuerdo de la Comisión de Régimen Académico, en donde se expone el estudio de los atestados del docente, su respectiva unidad y la categoría a la que fue ascendido de acuerdo con su puntaje.

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Cartas recibidas Consecutivo Constancias de nombramientos

Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del Tribunal. Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del Tribunal Comunicaciones sobre el ingreso de personal docente a Régimen Académico para que el Tribunal ingrese la información en el padrón.

Contratos por licencia sabática

Contrato por licencia sabática entre el rector(a) y el docente. Al docente se le da la facultad de decidir si desea o no participar de las Asambleas. El Tribunal utiliza está información para incluir o excluir al docente del padrón.

Informes de fin de gestión de la presidencia del TEU

Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:  Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, modificaciones de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso

Presupuesto Ordinario Permisos sin goce de salario

Presupuesto del Tribunal Electoral Universitario, según partidas

Resoluciones de la VD de nombramientos ad honoren pensionados Recontrataciones

Resolución de la VD, en la que se nombra a profesores ad honoren pensionados de acuerdo con el artículo 21 bis del Reglamento de Régimen Académico y Servicio Docente. Se utilizan para incluir en el Padrón y son por períodos determinados  Comunicado de la Rectoría sobre la recontratación, Acción de personal P-6 (copia), Oficio del SEP. Oficio de la ORH al que se le adjunta un listado del personal docente y administrativo

Reportes de movimientos del personal docente y administrativo Resoluciones de la VD sobre Cambio de unidad base Consejo Universitario Actas del Consejo Universitario Expedientes de Actas del Consejo Universitario Cartas enviadas por los miembros del Consejo Universitario Cartas enviadas por las comisiones permanentes y especiales Cartas enviadas por el director(a) del CU Cartas recibidas Dictamen de comisiones permanentes y especiales

La VD comunica al Tribunal cuando el docente se acoge a un permiso sin goce de salario; información que el TEU utiliza para excluir al docente del padrón.

Resolución de la VD donde se autoriza el cambio de Unidad base del docente otra. Esta información la utiliza el Tribunal para la confección del padrón Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Universitario  Agenda, Acta, Inventario de documentos, Gaceta Universitaria Oficios que producen los miembros del CU en el ejercicio de sus funciones, que pueden tener o no relación directa con el quehacer del Plenario Oficios que producen las comisiones permanentes y especiales del CU en el ejercicio de sus funciones Oficios que produce el director (a) del CU en el ejercicio de su función, puede tener relación directa o no con el quehacer propio del Plenario Consultas y solicitudes de diversa índole de toda la Comunidad Universitaria que resuelve la Dirección o el Plenario del CU Registro por escrito del análisis que hace la comisión respectiva, sobre el asunto por resolver. Contiene antecedentes, observaciones y criterios especializados

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Solicitud de gastos de viaje para participar en eventos internacionales (fracción del expediente) Normativa Universitaria Gacetas, Alcances, Índices a la Gaceta Cartas enviadas Cartas recibidas Expediente de personal (fracción) Fotografías (convencionales y digitales) Estudios Académicos

Es la asignación de recursos económicos para gastos de viaje a funcionarios universitarios Regula aspectos administrativos, docentes, orgánico funcionales y estudiantiles en la UCR Órgano oficial de difusión y comunicación de acuerdos, reglamentos y normas aprobados por el CU. Oficios que produce la jefatura del CIST en el desarrollo de sus funciones Oficios que recibe el CIST en el ejercicio de sus funciones Contiene copias de acciones de personal, incapacidades, permisos de estudio, actualizaciones de salarios y correspondencia varia. Evidencia gráfica de actividades del CU, tales como Sesión Solemne, Mejores Promedios, Premio Rodrigo Facio, Doctorado Honoris Causa Sobre asuntos y temas tratados por el CU en el transcurso del tiempo, y sobre los cuales los miembros del CU, la comunidad universitaria y otros usuarios externos, solicitan información constantemente. Se elaboran con base en los acuerdos del CU y con información de otras oficinas e instancias universitarias

Solicitudes de trámites por servicios administrativos 

mantenimiento de planta física y construcción, reparación de maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes



pago de órdenes por servicios, devolución de cheques, reintegros de caja chica, devolución de planillas, pago de recibos telefónicos, facturas, traslado de activos fijos

Solicitudes de trámites por servicios financieros

Boletín “CU-Informa” Divulgación de actividades y acciones que realiza el CU Contraloría Universitaria Informes anuales de labores Manuales y procedimientos internos

Síntesis de las acciones realizadas por la Oficina de Contraloría Universitaria a lo largo del año. Procedimientos de Administrativos 

Procedimiento para uso de vehículo oficial asignado a la Oficina de Contraloría Universitaria



Procedimiento para el uso y control de bienes asignados a la Contraloría Universitaria.

Procedimiento para el control de formularios, Procedimientos de Gestión 

Procedimiento para elaborar y emitir procedimientos, Procedimiento para de recepción y trámite de denuncias, Procedimiento para elaborar Manuales de procedimientos, Procedimiento para

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conformar el Manual de Auditoría, Procedimientos para la entrega de documentos a terceros Lineamientos para la aplicación de entrevistas documentadas Manual de comunicación de resultados, Manual de organización de la Oficina de Contraloría Universitaria, Manual de auditorias, Manual de procedimientos de gestión Principales objetivos y actividades que se esperan realizar Programación de las actividades que se evaluaran en cada área de auditoría según el formato que solicita la Contraloría General de la Republica que incluye: nombre de auditoría, prioridad, nombre de la actividad a auditar, justificación, objetivos, procedimientos de auditoría, personal designado y tiempo (horas) y relación o coordinación. Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Asesor de la Oficina de Contraloría Universitaria. Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OCU Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OCU Son conocidos como DI (Documentos internos), y tienen relación con trámites sobre:  Uso de llaves, Cierre de casos que no ameritan informe, Propuestas de trabajo, Procedimientos, Directrices  Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.  Solicitud de Personal (formulario P3) (copia), Hoja de Vida, Nominas de candidatos (copia y original ), Permisos de estudio (copia), Correspondencia (original y copia), Declaraciones juradas (original), Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario (impreso), Acciones de personal (formularios P6, P8 y P1) (copia), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) (copia), Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7), Control de Vacaciones (formulario P5) (copia), Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) (copia), Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva (copia), Contrato de Adjudicación de Beca (copia)  Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas, Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados de cuenta, Proyecto de Presupuesto, Solicitudes de bienes y servicios  Mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, Materiales, Publicaciones, Transportes  Pago de órdenes por servicios, Devolución de cheques, Reintegros de caja chica, Devolución de planillas, Pago de recibos telefónicos, Facturas, Traslado de activos fijos Artículos elaborados por los funcionarios de la OCU con el fin de transmitir información sobre: Normas, Procedimientos, Conceptos, Entre otra información relacionada con la administración y gestión universitaria El expediente se encuentra divido en tres apartados:  

Planes de trabajo y formulación de presupuestaria Planes de trabajo presentados a la Contraloría General de la República Minutas de sesiones del Consejo Asesor de la OCU Cartas enviadas (consecutivo) Cartas recibidas Circulares internas Expediente de activos fijos Expedientes de personal administrativo (fracción)

Expediente de ejecución presupuestaria Solicitudes de trámites por servicios administrativos Solicitudes de trámites por servicios financieros Boletín técnico de gestión y control Expedientes de auditoría administrativa

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Informes de relación de hechos Informes finales de auditoría administrativa

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1. Archivo Administrativo - Archivo General: Índice general, Hoja de asignación de trabajo (original), Oficio que da origen al estudio (copia). Resultados y seguimientos:  Minuta de cierre (original), Informe definitivo (original), Informe preliminar (original), Cartas recibidas de la unidad auditada donde rechazan o aceptan el informe preliminar (copia), Cartas enviadas a la unidad auditada en relación con el proceso. (original), Cédula de seguimiento, Correspondencia, Cartas enviadas solicitado información (original), Cartas recibidas en el proceso de auditoría(copia), - Marco Referencial: Normativa vigente aplicada, Resultados de auditorias anteriores,  2. Papeles de trabajo1 - Archivo de gestión: Programa de trabajo, Cuestionarios de control interno (original), Cédulas de observaciones, Cédulas de pendientes, Cuadro resumen de observaciones, conclusiones y recomendaciones, 3. Borradores: Borradores de informes preliminar y definitivo La OCU realiza 5 tipos de auditoría: administrativa, contable financiera, de estudios especiales, operacional y de sistemas de tecnología de información. Cuyos expedientes tienen por procedimiento la misma conformidad. Por lo tanto su conservación será la misma en cualquier de las auditorias. Estudios de auditoría en los cuales se presentan acciones anómalas cometidas por algún funcionario que ameritan un proceso administrativo disciplinario Auditoría Administrativa Estudios de auditoría sobre autoevaluación del sistema de control interno, rendición de cuentas, activos fijos, vacaciones, asesorías a autoridades universitarias, evaluaciones a la gestión de las unidades desconcentradas, construcción y mejora de la planta física e inmuebles. Auditoría de Contable financiero Estudios de auditoría sobre informes y estados financieros, arqueos de fondos de trabajo, toma de inventarios físicos de bienes, inversiones transitorias, modificaciones presupuestarias, pro-puestas de reformas a reglamentos. Auditoría de Estudios especiales Estudios de auditoría sobre proyectos de ley, reglamentos, régimen laboral y disciplinario, contratación administrativa, procesos judiciales. Auditoría Operacional Estudios de auditoria sobre organización y administración universitaria, vinculo externo, recurso humano, gestión académica, gestión y controles administrativos. Auditoría de Sistemas y Tecnologías de Información

“Son los registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la documentación obtenida y las conclusiones alcanzadas en la auditoría (…) pueden incluir: programas, análisis de sistuaciones, memorandos, cartas de confirmación y representación, extractos y copias de documentos, tablas, comentarios preparados u obtenidos por el auditor” Jorge Lopéz Ramirez, Subcontralor, DI-034-2004, 02 de noviembre de 2004

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Informes de fin de gestión de las unidades universitarias

Rectoría Modificaciones internas y externas al presupuesto Consecutivo Solicitudes de trámites presupuestarios Solicitudes de trámites por servicios administrativos Liquidación de derechos labores Informes de labores Cartas recibidas Expedientes de personal (fracción) Expedientes de reglamentos Actas de Asamblea Colegiada Representativa Expediente del acta de Asamblea Representativa Convenios Expedientes del convenio

Colegiada

Contratos Expedientes de contratos Informes gerenciales y de situación presupuestaria Transferencias presupuestarias Presupuesto ordinario y extraordinario Distribución presupuestaria

Estudios de auditoría sobre gestión de recursos informáticos, procesos de adquisición de hardware y software, análisis de riesgos, continuidad de servicios de información, evaluación, desarrollo, operación y mantenimiento de sistemas de información y comunicaciones. Instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables de un forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas  Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre: presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, entre otros

Oficios producidos por la Rectoría en función de sus trámites y atribuciones, incluyen circulares y resoluciones Apoyo económico (contenido presupuestario), Modificaciones y variaciones presupuestarias Sobregiros, Refuerzos de partidas, Remuneraciones extraordinarias Sobre: mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, materiales, Publicaciones, Transportes Trámite administrativo para la liquidación de las prestaciones laborales Contiene información de todas las actividades realizadas por la Rectoría en un período de tiempo determinado, generalmente un año Oficios sobre asuntos diversos que atiende la rectoría Copias de acciones de personal, Incapacidades, Permisos de estudio, Actualizaciones de salarios, correspondencia Texto y documentación concerniente al trámite para la aprobación y ejecución de reglamentos Texto del acta Convocatoria, Padrones, Agenda, Excusas, Correspondencia, Comunicados de acuerdos, Publicaciones, Nombramientos de Representantes Texto del convenio Correspondencia sobre el convenio, Observaciones, correcciones y modificaciones al texto del convenio Texto del contrato Correspondencia, Análisis y aprobación del contrato

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Estados financieros y ejecución presupuestaria Plan presupuesto institucional Oficina de Planificación Universitaria Informe de labores Informes de fin de gestión

Planes anuales operativos de la UCR Actas del Consejo Técnico Asesor

Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigación Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:  Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas estudiante y horas asistente, Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, modificaciones de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso Se presenta el presupuesto para cada año según las partidas que se necesitan para el cumplimiento de las metas, objetivos y proyectos. Incluye a todas la dependencias universitarias Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Técnico Asesor de la OPLAU.

Cronogramas para el proceso de formulación y elaboración del presupuesto Planes estratégico de las dependencias universitarias Planes de trabajo Expedientes de asesorías por dependencias Formulaciones presupuestarias Evaluaciones de programas, proyectos y actividades de investigación Expediente de activos fijos



Expediente de ejecución presupuestaria



Expedientes de personal administrativo y docente (fracción)



Solicitudes de trámites por servicios administrativos



Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos. Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas, Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados de cuenta, Proyecto de Presupuesto, Solicitudes de bienes y servicios Solicitud de Personal (formulario P3) (copia), Hoja de Vida, Nominas de candidatos (copia y original ), Permisos de estudio (copia), Correspondencia (original y copia), Declaraciones juradas (original), Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario (impreso), Acciones de personal (formularios P6, P8 y P1) (copia), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) (copia), Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7), Control de Vacaciones (formulario P5) (copia, Informes de Trabajo extraordinario (formulario P15) (copia), Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva (copia), Contrato de Adjudicación de Beca (copia) Mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, Materiales, Publicaciones, Transportes

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Solicitudes de trámites por servicios financieros Cartas enviadas Cartas recibidas Oficina Jurídica Expediente de dictámenes Cartas recibidas Cartas recibidas Expedientes judiciales y administrativos Expedientes de personal administrativo y docente (fracción) Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones Consecutivo Correspondencia Expediente de comisiones institucionales a los que asiste el Director Informes anuales de labores Expediente de presupuesto ordinario y extraordinario. Expediente de presupuestos de inversiones Informes de vacaciones Informes presupuestarios Normas generales y especificas de cada proyecto Planos de construcción

Expedientes de proyectos de construcción



Pago de órdenes por servicios, Devolución de cheques, Reintegros de caja chica, Devolución de planillas, Pago de recibos telefónicos, Facturas, Traslado de activos fijos Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OPLAU Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OPLAU Antecedentes, consulta, Dictamen Solicitudes de personería jurídica, cédula jurídica, información varia Comunicaciones de diferentes unidades académicas y administrativas Antecedentes y escritos judiciales

Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OEPI. Oficios enviados y recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OEPI.  Correspondencia, Documentos de trabajo, Convocatoria, Agenda, Acta. Síntesis de las acciones realizadas por la Oficina Ejecutora de Programa de Inversiones a lo largo del año. Presupuesto de OEPI, según partidas y correspondencia Se conoce como "presupuesto de inversiones" a la suma de dinero que la UCR dispone utilizar dentro de un periodo determinado para financiar la construcción de los proyectos. Presupuesto de Inversiones, según partidas y correspondencia.

Normativa general que establecen un conjunto de reglas básicas aplicables a todas las licitaciones de obras de la Universidad de Costa Rica excepto a las Contrataciones Directas. Representación esquemática, a escala de los edificios construidos en la Universidad. Un plano puede constar de una o varias láminas según la obra. Entre las principales se encuentran: Láminas Arquitectónicas, Láminas Estructuras, Láminas Mecánicas, Láminas Eléctrica. A su vez cada una de estas láminas tiene subdivisiones ejemplo las Láminas Arquitectónicas se puede dividir en: Plantas de distribución, Fachadas, Cortes y detalles, a demás estás pueden estar distribuidas en varias láminas.  Anteproyecto de construcción (original), Vale de reserva presupuestaria (copia), Estudios preliminares de construcción (original), Lista de asistencia de la visitas técnicas (copia), Ordenes de Compra (copia), Informes técnicos (copia), Carteles (copia), Informe de ensayos de materiales (original), Bitácora de inspecciones (copia), Contratos por servicios profesionales (original),

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Libro de bitácoras de inspección Vicerrectoría de Acción Social Informes de fin de gestión Informes anuales de la VAS Expediente de Actas del Consejo Académico Cartas enviadas Cartas recibidas Discursos pronunciados en diversas actividades

Informes de avances del proyecto (original), Acta de recepción provisional (original), Finiquito de la obra (original), Correspondencia Anotaciones que hacen los inspectores o contratista durante todo el proyecto, contiene la fecha, firmas y sello

Síntesis de las acciones realizadas por la VAS  Convocatoria, Agenda, Acta anterior , Documentos de trabajo, Acta Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la Vicerrectoría de Acción Social Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la Vicerrectoría de Acción Social Alocución formal y escrita que presentan el o la Vicerrectora a la comunidad. Entre los asuntos se pueden presentar: información general del quehacer de la VAS, felicitaciones, temas específicos de algún proyecto, llamadas de atención u otros

Expedientes de personal administrativo (fracción) Formularios P14 (Régimen Becario) Informes anuales de labores de la Sección Administrativa Informes de Comisiones en las que participan los funcionarios de la VAS Cronogramas de planes de trabajo para matricula de TCU Documentos de matricula y aprobación de TCU Encuestas de Evaluación de TCU Expediente de proyecto de trabajo comunal universitario

Formularios para la evaluación de ascenso en régimen académico de los profesores responsables de cada proyecto Guía de matrícula de TCU

Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo. Síntesis de las acciones realizadas por la persona encargada de la Sección Administrativa al término de un año de labores. Síntesis de las acciones realizadas por los funcionarios (as) que participan en las diversas Comisiones Cronograma de actividades de cada funcionario de la sección  Boletas de matricula de TCU, Prorrogas de TCU, Cartas de conclusión de TCU, Comprobantes de conclusión de TCU Encuestas de proyectos, beneficiarios, estudiantes y coordinadores. Quedan cuadros que se incluyen en el informe anual de labores  Correspondencia (equivale a 2.79 del Informe de Selección 33-96), Formulación de proyecto, original (equivale a 2.76 del Informe de Selección 33-96), Informes de labores de profesores coordinadores, original, Informes de estudiantes, original (equivale a 2.84 del Informe de Selección 33-96), Afiches, impresos, Programas de manos, impresos, Invitaciones, impresos, Copias de recortes de periódico, Memos, original y copia, Copias de designaciones de régimen becario, Copias de facturas, Estadísticas de satisfacción de los estudiantes que participaron en el proyecto, original Instrumentos para calificar la labor de acción social de los responsables o colaboradores de los diferentes proyectos, para ascenso en régimen académico. Proyectos de TCU que se abrieron por ciclo en las diferentes unidades académicas y horario de

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Resultados de las encuestas de TCU Solicitudes de exoneración del trabajo de comunal Expediente de proyecto de Extensión Docente Boletas de solicitud de grupos culturales Expediente de proyecto de Extensión Cultural Vicerrectoría de Docencia Correspondencia

Formularios de vacaciones Expedientes de Docentes (fracción) Expedientes de concurso de antecedentes Expedientes de resoluciones Formulario VD-PI Proyectos de innovación educacional Centro de Evaluación Académica Cartas enviadas Cartas recibidas Circulares Informes de fin de gestión Informes anuales de labores Expedientes de Actas de Consejo Asesor Expedientes de formulación y ejecución presupuestaria (ordinario y extraordinario Solicitudes de trámites por servicios administrativo Solicitudes de trámites por servicios financiero Expedientes de activos fijos Expedientes de personal docente y administrativo Estudios sobre temas universitarios y educativos

atención de los profesores. Conocer los resultados de cada proyecto de Trabajo Comunal Universitario durante un año Carta de solicitud y respuesta de exoneración del TCU  Correspondencia, Formulación de proyecto Controlar la programación de actividades de los diferentes grupos culturales  Correspondencia, Formulación de proyecto Cartas enviadas y recibidas en relación con trámites de:  Becas docentes, Dedicación exclusiva, Dedicación extraordinaria, Licencia Sabática, Reservas de plaza docentes, Descongelamiento de plazas, entre otros Solicitudes de vacaciones de decanos de facultad y directores de escuelas Documentos de:  Dedicación exclusiva, Dedicación extraordinaria, Licencia sabática, cambios de unidad base, solicitud de viáticos, readecuación salarial, contratos, informes  Carta de solicitud de apertura del concurso, Cartel, Resolución , Comunicación de la asignación de la plaza  Carta de solicitud de modificaciones de planes, Estudio de modificación de planes y aperturas de planes, Resolución Propuesta de nombramiento de personal docente interino Inscripción de proyectos presentados por docentes de diversas unidades Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del CEA Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del CEA En relación con trámites de: Plazos de envío de documentación para procesos de evaluación, Explicación de procedimientos, 

Agenda, Acta , Documentos de trabajo

(fracción Con relación a:  Estudios de universidades estatales, Factibilidad de creación de carreras, Cursos y grupos no

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Expedientes de diseño curricular Expedientes de modelo taxonómico Expedientes de asesoría de procesos de autoevaluación, acreditación y reacreditación Expediente de proyectos de docencia, investigación y acción social. Informes de valoración de la actividad docente Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Informe del decano o director Cuestionarios de autoevaluación del desempeño docente Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Informe del estudiante Expedientes de evaluaciones docente-curso

Formularios de horario lectivo Listas de desglose por factores del desempeño docente Listas de profesores por evaluar Memorandos Expedientes de actas de la Comisión de Régimen Académico Expedientes académicos docentes

ponderables, Demandas de carreras, Ferias científicas Cualquier otro estudio que se le solicite o necesite para la ejecución de sus funciones.  Copia firmada y sellada de resolución de la VD sobre: modificación, creación, eliminación y descongelamiento, de planes de estudio, Informe de diseño curricular, Estructura de curso, Correspondencia  Correspondencia, Clasificación y ubicación de las unidades en la institución, Datos estadísticos, Estructura propuesta de reorganización, Informes, Anexos  Carta de solicitud de asesoría, Correspondencia, Informe preliminar de autoevaluación, Informe definitivo, Curriculum de pares externos, Planes de mejoramiento  Inscripción del proyecto ante la Vicerrectoría correspondiente, Visto bueno de la vicerrectoría, Correspondencia, Curricula de investigadores, Acciones de personal, Informe Final Oficios enviados a la Comisión de Régimen Académico en el ejercicio de las funciones de la Sección de Evaluación Académica y de acuerdo al artículo 47 del Reglamento de Régimen Académico. Consigna la calificación obtenida por el o la docente en el ciclo lectivo. Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica cumplimentados por los superiores jerárquicos del personal docente sobre su desempeño. Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica 

Carta de entendimiento original, Correspondencia, original y copia, Informe de resultados de evaluación docente (copia a VD, original se envía a la unidad académica junto con los Cuestionarios de evaluación del desempeño docente informe del estudiante), Hoja de control de grupos Formulario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica para conocer el horario de los y las docentes para la aplicación del Cuestionario del desempeño docente- Informe del estudiante. Desglose de la calificación obtenida por el docente en didáctica, respeto a los estudiantes, entre otros Lista de profesores por evaluar que les envía la Sección Técnica de Régimen Académico. Nombre del profesor, unidad a la que pertenece, nota obtenida de los estudiantes, nota del superior jerárquico, nota de autoevaluación, porcentaje total obtenido. Notas que produce la Sección Técnica de Evaluación Académica en la que se solicita información faltante para iniciar o continuar el proceso de evaluación.  Agenda, Acta , Documentos de trabajo

 Fotografía, Constancia de nombramiento (original), Currículo, Carta de solicitud de ascenso en régimen, Solicitud de documentos, Certificación de idiomas (original), Títulos (copia), Comunicados de retiros de certificación, Pruebas documentales, Carta de la Comisión de Libros de Texto., Guía para la presentación de obra didáctica a la Comisión de Régimen Académico

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Boletines informativos Unidades Académicas (Escuelas y Facultades) Actas de sesiones de:  Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de Área, Consejo Asesor, Reuniones de Departamento, Reuniones de Sección, Comisiones o Coordinaciones Permanentes, Comisiones Especiales Actas de notas Actas de trabajos finales de graduación Boletas de exclusión e inclusión de matrícula para estudiantes de otras carreras Boletas para reservación de espacio físico Boletines Cartas enviadas consecutivas Cartas recibidas Estadísticas de matrícula (simulación) Expedientes de Actas de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de Área, Consejo Asesor, Reuniones de Departamento, Reuniones de Sección, Comisiones o coordinaciones permanentes, Comisiones especiales Expedientes de activos fijos

Formulario, Guía para la presentación de obra artística*, Certificación de grado de participación (Formulario)*, Permiso con y sin goce de salario, Resoluciones de aumentos de jornada (copia), Licencia sabática, entre otros Divulgación de actividades, mensajes de la dirección, artículos Registro por escrito de lo sucedido, tratado y acordado en las sesiones de los diferentes cuerpos colegiados

Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos matriculados en un semestre. Registro por escrito sobre la presentación pública que realiza el estudiante de su trabajo final de graduación (réplica) Formulario normalizado para que los estudiantes soliciten inclusión o exclusión de cursos en otras unidades académicas. Formulario normalizado de la ORI para gestionar las reservaciones extraordinarias de aulas en el periodo de exámenes finales. Para la divulgación de fechas y actividades importantes que realizan las unidades académicas Oficios que producen las autoridades de escuelas y decanatos en el ejercicio de sus funciones Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los decanatos y las escuelas Resultado parcial provisional del proceso de matrícula ordinaria.  Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas, Justificación de ausencias



Expedientes de cargas académicas Expedientes de ejecución presupuestaria

 

Expedientes de estudiantes (fracción)



Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos. Planes de trabajo, Correspondencia, Reportes de cargas académicas Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas, Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados de cuenta, Proyecto de Presupuesto Fórmula de autorización de matrícula SDM-C-02, Fórmulas Intermedias, Copia del expediente, Constancia de conclusión de TCU, Correspondencia, Fórmula de Modificación del Expediente Académico, Boletas de inclusión y exclusión de matricula, Boleta de seguimiento del plan de

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Expedientes de permisos con o sin goce de salario (por 10 días) Expedientes de personal docente (fracción)

Expedientes de proyectos de investigación Expedientes de trabajos y actos finales de graduación

Expedientes de vínculo externo Formularios P14 (Régimen Becario) Fórmulas de modificación de expediente académico Fórmulas SH2 (Reporte de horarios) Fórmulas SH4 (Reporte de cursos a cargo de los profesores de la Unidad Académica Informes anuales de la Coordinación del TCU Informes anuales de labores Informes de fin de gestión

Informes de vacaciones

estudios, Declaración jurada, Informe de matrícula, Informe de notas, Solicitud de reconocimiento y equiparación de estudios (cursos), Carta de Interrupción de estudios, Adecuaciones curriculares, Sanciones  Carta de solicitud del funcionario, Visto bueno de la Escuela, Invitación a la actividad, Respuesta del Decanato a la Escuela, Informe de la actividad, Solicitud de viáticos  Hoja de Vida, Incapacidades, Permisos de estudio, Correspondencia, Declaraciones juradas, Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario, Acciones de personal (formularios P6 y P8), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25), Cambio de Datos, Anualidades y escalafón (formulario P7), Solicitud de Personal (formulario P3), Control de Vacaciones (formulario P5), Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15), Nominas de candidatos, Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva, Contrato de Adjudicación de Beca, Solicitudes de permiso con o sin goce de salario  Correspondencia, Propuesta de Proyecto, Avances de Investigaciones, Propuesta del Presupuesto.  Carta de solicitud, Carta de aprobación del proyecto de trabajo final de graduación, Cartas de aprobación del Comité Asesor, Estudio de créditos, Copia del expediente académico, Recibo de cancelación de derechos de graduación, Constancia de no deudas, Certificación del Registro de Delincuentes, Fotocopias de la cédula de identidad, Fórmula IE (información personal), Copia del Acta de Graduación,  Correspondencia, Estados de Cuenta, Proyecto del presupuesto, Recibos de dinero. Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo. Formulario normalizado de la ORI para realizar modificaciones de notas de los estudiantes Formulario normalizado de la ORI para reportar horarios Formulario normalizado de la ORI para que los nombres de los profesores que imparten los cursos salgan en la guía de horarios. Contiene los informes finales de los estudiante y síntesis de las acciones realizadas por las coordinaciones de TCU Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las escuelas, decanaturas de las facultades, directores de departamentos, coordinadores de sección y otras autoridades, al término de un año de labores. Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:  Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, entre otros Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.

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Informes finales de TCU Listas de estudiantes con condiciones especiales Listas definitivas de clase Minutas de reuniones de grupos de trabajo Nóminas de graduados Padrones de estudiantes Planes de estudio Programas de cursos Sistema de Estudios de Posgrado Actas del Consejo del SEP Expedientes de Actas Expedientes de Actas de la Comisión de Credenciales Informe de requisitos para perfiles del edificio administrativo D Presupuesto Ordinario

Acciones de personal, (formularios P6 y P8) Acciones de Régimen Becario (formulario P-14) Solicitudes de apoyo presupuestario Cartas recibidas Estudios para la asignación de becas

Síntesis de las acciones realizadas por los estudiantes durante la realización del TCU Listas de estudiantes con promedios bajos Listas con los nombres de los estudiantes matriculados en los cursos Acuerdos tomados en los grupos de trabajo de diferente índole Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información. Incluye los números de carné, números de identificación, nombres completos en orden alfabético y fecha de conclusión del plan de estudios de las personas. Listas de estudiantes empadronados en las carreras, ordenadas alfabéticamente Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y culturalmente necesarios. Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc. Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo de Sistema de Estudios de Posgrado  Agenda, Excusas, Control de entrega de la agenda, Acta, Resoluciones, Documentos de trabajo, Cartas enviadas, Cartas recibidas, Dictámenes de reconocimiento y equiparación, Modificaciones de planes de estudio, Aprobación de Becas de estudiantes, Nombramientos Ad-honorem Acta, Resoluciones, Comunicados, Documentos de trabajo Informe Planificación proyectada a 4 años, tomando en cuanta el personal administrativo, docente, y estudiantes y otros recursos con que cuentan; además, incluye la distribución del espacio que tendría el edificio. Formulario normalizado de la Oficina de Recursos Humanos para realizar todos los trámites de nombramientos, derechos laborales, incapacidades, cambio de categoría, permisos, cese de funciones, despido, etc. Incluye: identificación personal, nombre completo, número de plaza, Unidad de Trabajo, Puesto administrativo o docente, periodo laboral, firmas, etc. Apoyo financiero que les brinda el SEP a los Programas de Posgrado con financiamiento complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes.  Cheque, Cotización, Copia de la solicitud

Oficios recibidos de unidades académicas, oficinas administrativas, Vicerrectorías y Rectoría Se utiliza el fondo 082 para ayudar a los estudiantes a obtener beca de estudios (1), para asistir a actividades académicas (2) o para adquisición de reactivos (3). 1La Comisión del Programa de Posgrado solicita al SEP que se le de apoyo financiero a los estudiantes que ellos no pudieron becar. Correspondencia

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2 Solicitud del estudiante: Invitación a la actividad, Acuerdo de la Comisión del Programa de posgrado al que pertenece el estudiante, Aval del tutor del estudiante, Presupuesto provisional de la actividad, Tema de relevancia social o académica Correspondencia  3Solicitud del estudiante: Proformas de reactivos, Acuerdo de la Comisión del Programa de posgrado al que pertenece el estudiante, Aval del tutor del estudiante Correspondencia Expediente funcionarios administrativos (fracción) Correspondencia de los programas de posgrados

Actas de exámenes de candidatura Actas de notas Actas de juramentados Formulario para la solicitud de Constancias Constancias

Solicitudes de apertura de cursos por programa Fórmula de Autorización de Matrícula (Sistema Desconcentrado de Matrícula), SDM-C-02 Fórmula de Reingreso en el recinto y en la Carrera, Formulario IC4 Formulario de exclusiones e inclusiones Formulario de Reporte de Horarios, SH2 Expediente de Solicitud de Graduación de Honor Formulario para Asignación de Siglas Listas definitivas de clases

Cartas recibidas y enviadas en el ejercicio de las funciones del SEP con los Programas de Posgrado, con los siguientes asuntos Informes de labores de las Comisiones de los Posgrados, Documentación referente a Simposios y otras actividades académicas, Listas de clases, Formulario de apertura de cursos de Posgrado, Actas o minutas de las Comisiones de Posgrado, formulario de solicitudes de presentación de exámenes Registro que evidencia la aprobación o no de su candidatura (calificación) Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos matriculados en un semestre. Formulario normalizado del SEP, para consignar los nombres de las personas que se van a graduar, Incluye: ciclo y año, fecha, los estudiantes juramentados, código del Título, Título, número de identificación, número de inscripción y estado de juramentación y firma del estudiante. Formulario Interno para la solicitud de constancias de notas de ciclo anterior, reconocimiento y equiparación de estudios de postgrado Constancias emitidas por el SEP, a los estudiantes sobre: Notas de ciclo anterior, Reconocimiento y equiparación de estudios de posgrado, Estudiante, para efectos de biblioteca, migración, aduanas, Oficina de Atención Socioeconómica, Conclusión de plan de estudios, Presentación de examen de grado, candidatura e idioma De acuerdo con el Formulario normalizado: “formato para la apertura de cursos nuevos” se adjunta los requisitos necesarios para la apertura de cada curso. Formulario normalizado para que los estudiantes realicen la matrícula. Formulario normalizado de solicitud de reingreso al recinto y a la carrera. Incluye: Nombre completo, carné, recinto en el que se encuentra, trámite que desea realizar, ciclo de ingreso por primera vez, firmas y sellos para su validez. Formulario normalizado del SEP para que los estudiantes de Posgrado 

Solicitud del Estudiante, Formulario normalizado de la ORI, Comprobante de entrega de documentos, Cartas enviadas Formulario para consignar la sigla, número de créditos y período de los cursos que imparten los Programas de Posgrados.

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Fórmulas de modificación de expediente académico Nóminas de Graduandos Formulario de financiamiento complementario Cartas de trámite

Afiches Boletines informativos Expediente del proyecto del Catálogo de la oferta académica del SEP Informes de proyectos

Memorandos Planes Anuales de trabajo Expedientes de Actas de reuniones de la unidad de Gestión, Evaluación y Seguimiento Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de Programas de Posgrado Expedientes de creación o modificación de Programas de Posgrado Programas de Posgrado Expedientes de sesiones de la Comisión de Programa de Posgrado Cartas enviadas (consecutivo) Cartas recibidas Informes anuales de labores Informes de fin de gestión Acciones de personal (formularios P6 y P8 Publicaciones gráficas (afiches, desplegables, etc)

Formulario establecido por el SEP, para que la OAF trámite la ayuda económica a los estudiantes de Posgrados con Financiamiento Complementario. Cartas enviadas y recibidas en relación con trámites de:  Rotación académica, Envío de trabajos finales de graduación, Separación definitiva de estudiantes del programa de posgrado, Traslado de carrera, Atención de estudiantes, Condiciones de prueba Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados. Su función es informar sobre asuntos académicos como: conferencias, presentación de tesis, asuntos de beca y asuntos administrativos-financieros Correspondencia, Fotografías (formato tradicional y digital), Autorización para utilizar la imagen Textos por utilizar en el Catálogo. Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Vinculación y Divulgación durante el desarrollo de los proyectos que genera esta Unidad. Solicitud o envió de información cotidiana necesaria para l trámite de asuntos de la unidad. Objetivos, justificaciones y actividades de los proyectos por realizar en el transcurso del año en curso  Acta, Documentos de trabajo, Convocatoria ,Agenda ,  

Borradores de informes de Autoevaluaciones, Informe final de autoevaluación, Agenda las actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado, Dictámenes de acreditación del CSUCA, Correspondencia Propuesta de apertura de posgrado, Modificaciones, Dictámenes de CONARE, Evaluaciones quinquenales, Correspondencia.

Oficios que producen las autoridades de los programas de posgrado en el ejercicio de sus funciones. Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los programas de posgrado.

Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados.

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Convenios Formularios P14 (Régimen Becario Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto Expedientes de personal administrativo y docente Publicaciones periódicas y monografías Solicitudes de apoyo presupuestario al SEP Solicitudes de trámites por servicios administrativos Solicitudes de trámites por servicios financieros Cuestionarios de evaluación del desempeño docente informe del estudiante Expedientes de creación o modificación de programa de posgrado Planes de estudio Programas de cursos Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de Programas de Posgrado Actas de notas Expedientes de estudiantes (fracción) Listas definitivas de clases Invitaciones Nóminas de Graduandos Vicerrectoría de Vida Estudiantil Cartas enviadas consecutivas Cartas recibidas Circulares Expediente de Comisión de Admisión Informes anuales de labores Informes anuales de las oficinas adscritas a la VVE

Texto el convenio

(fracción) Apoyo financiero que les brinda el SEP a los programas de posgrado con financiamiento complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes. Cheque, Cotización, Copia de la solicitud

Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica o elaborado por el programa de posgrado para ser cumplimentado por los estudiantes sobre el desempeño docente.  Propuesta de apertura de posgrado, Modificaciones, Solicitudes de apertura de cursos por programa, Dictámenes de CONARE. Evaluaciones quinquenales, Correspondencia. Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y culturalmente necesarios. Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc.  Borradores de informes de Autoevaluaciones, Informes de grupos focales, Informe final de autoevaluación, Agenda las actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado, Dictámenes de acreditación del CSUCA, Correspondencia

Oficios que producen la VVE en el ejercicio de sus funciones Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la VVE En relación con trámites de: Matrícula Restringida, Guías de Horarios, Calendario Estudiantil, Cualquier otro trámite que se considere de competencia de esta Vicerrectoría  Agenda, Documentos de trabajos (originales y copias), Correspondencia (copia y original), Acta Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil al concluir un año. Síntesis de las labores y actividades realizadas por cada oficina perteneciente a la VVE. Los cuales son el insumo para la elaboración de los informes anuales de la VVE y los de fin de gestión.

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Informes de fin de gestión Invitaciones Minutas de Sesiones del Consejo Asesor

Expedientes de formulación y ejecución presupuestaria (ordinario y extraordinario) Expedientes de acreditaciones estudiantiles Expedientes de Comisiones en las que participa el Asesor Ejecutivo Expedientes de Comisiones permanentes en las que coordina el Asesor Ejecutivo Expedientes de activos fijos Expedientes de personal administrativo Folletos de Guías de Horarios y Cursos Formularios P14 (Régimen Becario) Solicitudes de trámites por servicios administrativos Solicitudes de trámites por servicios financieros Expediente de la Comisiones Permanentes Expedientes de estudios u asesorías para la resolución de asunto estudiantiles Boletas de inscripción al Programa de Voluntariado Convenios del Programa de Voluntariado Expedientes de proyectos de Voluntariado Oficina de Registro Certificaciones extendidas a estudiantes Listados o libros provisionales, duplicados o erróneos emitidos por las secciones y departamentos de la Oficina de Registro

Actividades que organiza la Universidad y otras instituciones Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las diferentes sesiones del Consejo Asesor de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil en la cual participan: Coordinadores de las Unidades de Vida Estudiantil de las Sedes Regionales, Oficinas adscritas, Asesor Ejecutivo y el Presidente de la Federación Estudiantil.  Formulación del Presupuesto, Transferencias y modificaciones, Servicios de apoyo, Estados Presupuestarios, Conciliaciones bancarias, Proyectos Espaciales. Nóminas, estatutos orgánicos, actas de elección de representantes y oficios sobre los estudiantes acreditados de las diferentes Unidades Académicas, así como de las Sedes Regionales.

Información de los cursos y horarios que se imparten por semestre en cada una de las Unidades Académicas de la Universidad, así como las resolución de matrícula de por semestre y otros datos o noticias de interés para los estudiantes

 

Casos de estudiantes, Documentos de trabajos (originales y copias), Informes (copia), Correspondencia (copia y original), Actas, Minutas

Formulario normalizado del Programa de Voluntariado de la VVE para gestionar las inscripciones de los estudiantes como voluntarios. texto del convenio  Solicitudes de Voluntarios,Lista de voluntarios que van a participar, Informe de los voluntario que participaron, Evaluación de cada voluntario

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Oficina de Atención Socioeconómica Formularios de solicitudes de beneficios complementarios Vicerrectoría de Investigación Cartas recibidas Consecutivo Informe anuales de labores por Unidad Informes de fin de gestión Expedientes de Actas del Consejo de Vicerrectoría de Investigación Expedientes de Convenios Registro de auditores Expediente de auditorias

Exámenes de fondo para las solicitudes de patentes Expedientes de proyectos del Programa de Cooperación para la acreditación. PROCOA Informes anuales de labores de Proinnova Boletines Girasol Expedientes de Actas de las Comisiones Institucionales Copias de actas de comisiones interinstitucionales Expedientes de proyectos de cooperación externa Memorias Informes anuales de labores de la unidad Informes de evaluación de las revistas científicas Informes de evaluación de unidades académicas de investigación Expedientes de Actas del Comité Ético Científico

Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a). Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a). Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Investigación. .

Convenio, Correspondencia, Solicitudes por trámites administrativos, Solicitudes por trámites financieros Formulario de información del auditor, Declaración jurada, Curriculo, Formulario de evaluación del auditor observador, Formulario de evaluación del desempeño del equipo auditor entre otros datos Carta de solicitud de auditoria, Plan de auditoria interna, según formato, Registro de control de documentos entregados, Informe de auditoria, según formato, Estudio de la evaluaciones al equipo auditor , Formulario de evaluación de la auditoria, Informe de la revisión de implementación de acciones correctivas, según el formato establecido, Correspondencia Análisis de los requisitos para otorgar una patente, según la legislación nacional Correspondencia, Programa de actividades, Borrador de la propuesta, Formulario de Ensayos a acreditar por el laboratorio, Inscripción de la actividad según el formato establecido, Formulario de estimado de costos de acreditación entre otros Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Proinnova a lo largo del año Dedicados a la divulgación científica y periodística

Formularios para la presentación de perfiles de proyectos (de la entidad que este brindando el presupuesto para realizar la investigación), solicitud de apoyo del investigador., Aval de la Vicerrectoría de Investigación, Correspondencia Publicación de las memorias sobre las jornadas y actividades de investigación y ferias “ exposiciones” que realiza la Vicerrectoría de Investigación Objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan Cotejo del contenido de la revistas con base en Latindex (índice internacional de calidad); en el informe se le dice a la Revista si ingresa o no en el catálogo de Latidex Síntesis de lo realizado y lo pendiente con respecto al quehacer investigativo, a las publicaciones, al personal, al presupuesto, al estado de los equipo entre otros  Convocatoria, Agenda, acta , Documentos de trabajo

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Registro de investigadores Expedientes de actividades de investigación, programas de investigación y proyectos de investigación Expedientes de proyectos de investigación con fondos externos Informes anuales de labores de la unidad Correspondencia

Expedientes de recursos de amparo Contratos, Convenios, Reglamentos Informes anuales de labores de la unidad Actas de donación local Actas de donación del extranjero Expediente de gastos por viajes al exterior Registros de movimientos de gastos por proyectos de investigación.

 Ficha del investigador, Curriculo del investigador , Publicaciones del investigador, Títulos Propuesta de investigación, Contratos, Convenios, Fórmulas de solicitud de presupuesto de OAF, Informes parciales y finales, Correspondencia Propuesta de investigación, Contratos, Convenios, Fórmulas de solicitud de presupuesto FUNDEVI, Informes parciales y finales, Correspondencia  Síntesis de las acciones realizadas por la Dirección de Gestión de la Investigación a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.  Cartas enviadas y recibidas en relación con solicitudes de acompañamiento jurídico en trámites de: Redacción y revisión de reglamentos, Redacción y revisión de convenios marco de cooperación, Redacción y revisión de cartas de entendimiento y soluciones de conflictos en unidades , académicas y administrativas, Trabajos finales de graduación en grado, Referencias sobre normativa vigente  Expediente administrativo, Informe, Relación de hechos, Sentencias Versión final del texto Síntesis de las acciones realizadas por la unidad de Asesoría Legal a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan. Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para recibir donaciones locales Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para adquirir donaciones del extranjero  Fórmula de solicitud del interesado, Aprobación de la VI, Carta probatoria del viaje, Acciones de personal P8, Informe final de la actividad

Da fe de que el movimiento fue registrado en la Base de Datos.  Copias de solicitudes de trámites por servicios administrativos , Copias de solicitudes de trámites por servicios financieros, Informes de la base de datos, Correspondencia Informes anuales de labores de la unidad Síntesis de las acciones realizadas en la Unidad Técnico Administrativo de la VI a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan. Informes presupuestarios Informe presupuestario, incluye: Presupuesto ordinario y extraordinario, Presupuesto de proyectos Presupuesto de servicios de apoyo en forma global por áreas. Unidades Académicas de Investigación (Centros, institutos, laboratorios, Estaciones Experimentales) Actas de Asamblea de Investigadores  Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas Justificación de ausencias Actas del Consejo Asesor  Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas, Justificación de ausencias Actas del Consejo Científico Expediente de Actas de Consejo Asesor Expediente de Actas de Consejo Científico

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Informes anuales de labores Informes de fin de gestión Afiches Cartas enviadas (consecutivo) Cartas recibidas Catálogos Formularios P14 (Régimen Becario) Convenios Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto Expedientes de personal administrativo y docente Expedientes de vínculo externo Solicitudes de trámites por servicios administrativos Solicitudes de trámites por servicios financieros Informes de vacaciones Reporte de ensayos de laboratorio Propuestas de investigación Expedientes de Programas, proyectos y actividades de investigación

Expediente de proyectos de acción social

Publicaciones periódicas y monografías Expedientes de cargas académicas Documentos generados en el proceso de acreditación y

Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigación, al término de un año de labores. Documentos de gran formato que se utilizan para difundir y promocionar actividades académicas y de investigación.

Listados ordenados alfabética o jerárquicamente de productos académicos (catálogos de investigaciones realizadas, publicaciones, colecciones) y de servicios (ensayos, análisis y pruebas de laboratorio)



Correspondencia, Estados de Cuenta, Proyecto del presupuesto, Recibos de dinero

Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones. Medio que tiene el investigador para probar un resultado. Serie de análisis que se le realizan a determinados elementos Formulario normalizado e impreso del Sistema de Formulación de Proyectos Institucionales de la OPLAU.  Formulación de Proyecto, Evaluaciones de la propuestas de investigación, Carta UAI solicitado inscripción, Carta de la VI con aprobación del proyecto de investigación, Formulación del proyecto de investigación con código, Cartas de recordatorio de entrega de informesl, Carta del investigador remitiendo Informes finales o parciales a la Comisión Científica, Acta o Carta de la Comisión Científica con acuerdo de aprobación de informes, Solicitudes de ampliación de vigencia de proyectos, entre otros  Formulación de Proyecto, Carta UAI solicitado inscripción, Carta de la VAS con la aprobación del proyecto y el presupuesto asignado, Cartas de recordatorio de entrega de informes, Solicitudes de ampliación de vigencia de proyectos, Solicitud de prorroga del proyecto, entre otros  

Planes de trabajo, Correspondencia, Reportes de cargas académicas Expediente de solicitud de acreditación , Informes de auditorias internas y externas, Informe con

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reacreditación Expedientes de actividades académicas y de investigación nacionales e internacionales Expedientes de contratación administrativa Investigaciones “Literatura gris” Vicerrectoría de Administración Correspondencia

Informe anual de labores Informe anual de labores de las oficinas adscritas a la VRA Informe de fin de gestión Informes de fin de gestión de las oficinas administrativas adscritas a la VRA Expedientes de gestiones impugnatorias y recursos de amparo Expedientes de actas de Consejo Asesor y Comisiones Expedientes de Informes Técnicos Resoluciones

Circulares

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las acciones correctivas, Manual de calidad, Procedimientos, Instructivos, Registros, Correspondencia, Norma por el que se va acreditar  Correspondencia, Invitaciones, Programas, Informes administrativos de la actividad, Listas de asistencia, Material de difusión  Contrataciones directas (crédito y contado), Contrataciones directas de servicio, Licitaciones Producción textual de autoría de investigadores, coinvestigadores, directores, estudiantes, pasantes… presentada en actividades académicas y de investigación que por diferentes razones no se publica. 

Cartas recibidas y enviadas en relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, Dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras, Modificaciones internas de presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, Gastos de viaje y transporte, Solicitudes de materiales, Ordenes por pago de servicios, Administración de activos fijos, Pagos de facturas, Licitaciones, Contratos por servicios profesionales, Contratos por servicios técnicos Síntesis de las acciones realizadas por la VRA durante un año de trabajo. Síntesis de las acciones realizadas por las Oficinas Administrativas adscritas a la VRA 2 durante un año de trabajo. Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la VRA al término de los cuatro años de una Administración. Descripción escrita de lo logrado por las oficinas administrativas al término de los cuatro años de una Administración Procesos de contratación administrativa y recursos de amparo interpuestos contra la Vicerrectoría  Convocatoria, Minuta, Acta, Correspondencia, Antecedentes, Recomendaciones  Puestos administrativos, Clima organizacional, Sistemas y procedimientos En relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, Dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras, Modificaciones internas de presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, etc. En relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras: modificaciones internas de

Oficina de Recursos Humanos (ORH), Oficina de Administración Financiera (OAF), Oficina de Suministros (OS), Oficina de Servicios Generales (OSG). A cada una de estas oficinas se les aplicara un proceso de identificación y valoración individual.

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presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, Gastos de viaje y transporte, Solicitudes de materiales, Ordenes por pago de servicios, Administración de activos fijos, Pagos de facturas, Licitaciones, Contratos por servicios profesionales, Contratos por servicios técnicos, Oficina de Administración Financiera Cartas enviadas (consecutivo)

Cartas recibidas

Informe de labores Minutas del Consejo Asesor de la OAF Estados financieros

Informes gerenciales

Informes de auditoria externa Asientos de diario

Conciliaciones bancarias Reportes de saldos mensuales Reportes de movimientos mensuales Contratos de seguros colectivos

Función: Comunicar o solicitar. Contenido: Pólizas de seguros, autorización de firmas, fondos transitorios, inversiones, transferencia presupuestarias, retención de renta, inventarios de activos fijos, cobros, venta de formularios, fondos de trabajo, horas extras, informe de consumo de facturación, registro de firmas, descongelamiento de plazas, inventarios, presupuesto de proyectos, entre otros. Función: solicitar, informar, comunicar sobre trámites financieros Contenido: Pólizas de seguros, autorización de firmas, fondos transitorios, inversiones, transferencia presupuestarias, retención de renta, inventarios de activos fijos, cobros, venta de formularios, fondos de trabajo, horas extras, informe de consumo de facturación, registro de firmas, Dejar constancia de los asuntos tratados en la reunión. Nombre de los asistentes, asuntos tratados. Tiene la finalidad de presentar un resumen general de la situación financiera y de la ejecución y liquidación presupuestaria Contiene: los Estados Financieros y Liquidación Presupuestaria, que incluye: el Balance General, Estado de Ingresos y Egresos por Sección y por Clase Básica y Objeto de Gasto, Estados de Flujo de Efectivo, tre otros Expone los aspectos mas relevantes que inciden en la situación financiera y presupuestaria de la UCR, mediante: un resumen ejecutivo de la situación financiera y presupuestaria, un análisis de la situación financiera que incluye: un análisis de partidas y de razones financieras luego un análisis de la situación presupuestaria haciendo referencia a ingresos y egresos entre otros. Opinión de los auditores independientes sobre balance de estado de situación, estado de ingresos y egresos, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo. Notas a los Estados financieros. Informe sobre el control interno. Información financiera complementaria Son los registros de todos los movimientos de las cuentas que tiene la UCR: Activos fijos, ajuste 013018, ajuste de Conciliación Bancarias, ajuste de Conciliación de Odontología, ajuste de Cuentas de préstamos, ajuste Diferencial tipo de Cambio, ajuste diferencia de Cajeros, ajuste provisión Ctas por cobrar, entre otros Ajustes entre Estados de Cuenta de los bancos y lo registrado en los Asientos de Diario. Nombre del Banco, número de cuenta, fecha, documentos pendientes de registrar, Movimientos de Contabilidad General del banco correspondiente y Estado de Cuenta emitida por el banco. Registra el No. De cuenta, nombre de la cuenta, saldo inicial, debe, haber, y saldo actual. Registra No. de Asiento de Diario, fecha, No. de Cheque No. de cuenta afectada, Debe, haber y Saldo. Adquisición de pólizas de seguros para estudiantes, funcionarios, inmuebles.

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Contratos de seguros individuales Formularios para el traslado de activos fijos Modificaciones externas al presupuesto Informes de control de presupuesto Modificaciones internas a los presupuestos ordinarios Solicitudes de materiales Autorizaciones de retiro de cheque Comprobantes de recibido conforme de cheques Nóminas de cobro de matrícula Oficina de Suministros Expediente de Licitaciones Públicas Expediente de Licitaciones Privadas Expedientes de compras directas Correspondencia Expediente de importaciones Informes de ingreso y salida de materiales de la bodega Listas de existencias Listas de proveedores Expedientes de Donaciones Oficina de Recursos Humanos Formularios para el análisis de puestos Boletas de inscripción de concurso interno Boletas de concursos internos Expedientes de personal

Adquisición de pólizas para vehículos, infraestructura física, etc. Consigna la unidad y persona que entrega, unidad y persona que recibe y el detalle de los bienes trasladados. Dejar constancia de que un activo de una unidad académica o administrativa se traslada a otra. Es un resumen de las variaciones al presupuesto después de su aprobación y ejecución Egresos en salud, ejecución presupuestaria trimestral, viáticos al exterior, servicios especiales, personal sustituto, plazas congeladas tanto de personal administrativo como decente, masa salarial. Es un resumen de las variaciones al presupuesto solicitadas por las Unidades Ejecutoras. Contiene las rebajas y aumentos de egresos por objeto de gastos, por unidad y por programa Formulario para solicitar compra de materiales por medio de la Oficina de Suministros, contiene: código del artículo, cantidad, descripción del artículo y precio. Autorizar a terceros para realizar trámites ante la OAF Detalle emisión de recibos de matrícula, desglose de los cursos matriculados por los estudiantes

Información relacionada con el puesto actual que desempeña el funcionario Datos personales del concursante y detalle de las plazas en que esta concursando Avisos sobre las plazas vacantes interinas