Foro sobre los principios rectores y bases para una Ley General de Archivos (Región centro) Panel 6. Los Sistemas Estatales de Archivos y la experiencia municipal.

El proceso de implantación del Sistema de Gestión para los Documentos en la Universidad Autónoma del Estado de Morelos. Lic. Candy Arcos Sotelo (11 de julio de 2014)

La Universidad Autónoma del Estado de Morelos (UAEM), tiene sus orígenes a raíz de la

creación del Instituto Literario y Científico de Morelos en 1871,

posteriormente dada la necesidad de ofrecer al menos estudios equivalentes a la educación media superior, en 1938 se funda el Instituto de Estudios Superiores del Estado de Morelos el cual en un principio solo contaba con bachillerato; al transcurrir 15 años de su creación surgieron diversos factores que impulsaron la creación de nuevas carreras dando como resultado la creación de la Universidad del Estado de Morelos el 15 de abril de 1953 por medio de la ley Constitutiva y Reglamentaria, posteriormente el 22 de noviembre de 1967 se publica en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, la Ley Orgánica de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos, definiendo así el nombre con el que actualmente se le conoce. Esta Universidad, a través del tiempo ha ido formando una red de intercambios científicos, tecnológicos, culturales y sociales, generando con ello información que ha quedado plasmada en documentos, los cuales sirven a nuestros funcionarios para que puedan tener una acertada toma de decisiones y con ello rendir cuentas a la sociedad de como a través de sus actividades dieron cumplimiento a las atribuciones y funciones que les fueron encomendadas; de igual forma son testimonio para conocer el desarrollo de la Universidad en sus

diferentes etapas, así como el comportamiento y evolución de la sociedad en la que se encuentra inmersa. Con la conciencia de lo importante que es la adecuada conservación de los documentos de nuestra Universidad y con la firme intención de dar cumplimiento a lo mandatado en la Ley Estatal de Documentación y Archivos, a partir del año 2009 es designado el primer Coordinador de Archivos, Lic. Antonio Javier González Muñoz, quien de forma unipersonal inició en la UAEM los trabajos archivísticos con la recopilación de las series y expedientes de las diferentes unidades administrativas, sin obtener una respuesta muy favorable ya que no se socializo con los titulares de las dependencias la importancia de la clasificación de los archivos. Casi un año después nos integramos al equipo de trabajo la Lic. María Luisa Camargo Baglieto, como asistente técnico y una servidora, como jefe del departamento de archivos. Lo más sobresaliente de este periodo fue la impartición de dos diplomados en materia archivística con el objetivo de brindar ca, los cuales se llevaron a cabo de forma coordinada con el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística (IMIPE) y el Instituto Estatal de Documentación de Morelos (IEDM), debo decir que dichos diplomados fueron muy concurridos, sin embargo no todos los que asistieron al curso por parte de la UAEM, estaban designados como responsables de los archivos en sus dependencias, por lo que fue poca la aplicación de los conocimientos adquiridos por los asistentes en beneficio de nuestra Universidad. En el año 2012 se designa a la Lic. Rosalía Jiménez Duque, Directora de Transparencia Institucional, como Coordinadora de Archivos, sabedora de la importancia de los archivos, plantea en su plan de trabajo como primera acción la designación formal de los responsables del archivo de trámite por parte de cada uno de los titulares de las dependencias de la institución, a los cuales se les impartió en coordinación con el IEDM el curso-taller que tuvo como objetivo capacitar a los responsables de los archivos de trámite para elaborar el primer instrumento de control archivístico, trabajo que no pudo ser concluido, ya que en la Universidad se generó un cambio en la estructura organizacional.

El Rector, Jesús Alejandro Vera Jiménez, en su Plan Institucional de Desarrollo (PIDE 2012-2018), ha propuesto para la Gestión Institucional el Programa 5, funciones adjetivas, el cual tiene como objetivo instaurar procesos de gestión y administración que aseguren un apoyo eficiente a las funciones sustantivas, mejoren la calidad de sus servicios escolares, garanticen condiciones de seguridad a la comunidad universitaria y consoliden la legitimidad y credibilidad de la UAEM en términos de normatividad, transparencia y cumplimiento de su código ético universitario; es por ello que el Sr. Rector en 2013, designa a la Psic. Ninfa Colín Bahena, como titular de la Unidad de Gestión y Archivos; teniendo como objetivo conformar, implementar y mejorar de manera continua un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD), que permita homologar los procesos archivísticos de la UAEM, a través de la normalización y estandarización de procesos evaluables con el uso de las tecnologías de la información, en apego a las disposiciones legales aplicables en materia de archivo. El Sistema de Gestión para los Documentos lo entendemos como el conjunto de elementos legales, de organización y operación, que llevan inmersos acciones de coordinación y cooperación para asegurar una correcta administración de los documentos, con el objetivo de apoyar en el cumplimiento de las fines para los que fue creada la Universidad, como son la prestación de servicios públicos de educación de los tipos medio superior y superior, de investigación, de difusión de la cultura y extensión de los servicios. La implantación del Sistema de Gestión para los Documentos, en cada una de las dependencias de la UAEM, redundará en beneficio de la propia institución, pues propicia una verdadera simplificación administrativa y una recuperación de la información, no tan sólo en aras de la toma de decisiones de nuestros funcionarios, sino que además podremos cumplir de manera cabal con la transparencia, acceso a la información pública y rendición de cuentas.

Para llevar a cabo este reto la Unidad de Gestión y Archivos, se conforma por dos direcciones, la primera es la Dirección de Control de Gestión a mi cargo, con el objetivo de diseñar los procesos para implantar la Oficina Central de Correspondencia así como la coordinación de los responsables de los archivos de trámite de las dependencias administrativas, con la finalidad de hacer más eficientes los trámites administrativos, la segunda es la Dirección de Control de Archivos, que es la encargada del resguardo de los documentos semiactivos que en la actualidad tiene la institución, con la finalidad de establecer los mecanismos para la valoración,

rescate, reguardo y difusión de la memoria histórica de la

institución. Una vez conformado y capacitado al personal que integra el equipo de trabajo de la Unidad de Gestion y Archivos, como primera acción se implementa un programa de socialización y sensibilización dirigido a los funcionarios de la alta dirección de la Universidad sobre la importancia de clasificar, ordenar y conservar los documentos de archivo que tienen bajo su resguardo; para ello se establece un programa permanente de spots transmitidos en Radio UAEM y se llevan a cabo una serie de reuniones con Secretarios, Coordinadores, Directores Generales, Directores y Jefes de Departamento, en las que se les muestra el estado que guardan los documentos en sus oficinas y en los depósitos que mal llamamos “archivo histórico”, se presenta al equipo de trabajo que conforma la unidad, el objetivo de su creación y el

plan de trabajo que se llevara a cabo para

implementar el SGD, en dichas reuniones se le solicita a los titulares de los centros de costo nombren a un responsable de su archivo de trámite.

Una vez emitidos la mayoría de los nombramientos de quienes serán a partir de ese momento los responsable del archivos de trámite, se lleva a cabo un cursotaller, en el cual se analizaron los procesos archivísticos para elaborar e

implementar el Sistema de gestión para los documentos,

que tiene como

propósito conservar, organizar y poner a disposición de la ciudadanía la información contenida en los documentos.

Con la finalidad de homologar y brindar certeza jurídica a los procesos archivísticos que se lleven a cabo al interior de la UAEM, en este momento la Unidad de Gestión y Archivos se encuentra trabajando en: 

La elaboración de las normas, reglamentos, políticas y lineamientos internos, que marquen el camino a seguir para asegurar un buen uso y conservación de documentos en cualquiera de sus soportes y fases.



La elaboración de procedimientos archivísticos de producción, gestión,

resguardo y difusión que controlen desde su origen la

producción de documentos. 

La gestión de los espacios adecuados destinados a archivo para su resguardo de acuerdo a los soportes de dichos documentos.



Un proyecto de organización, descripción y conservación de forma que el archivo se convierta en un centro de servicio para la Institución y la sociedad en general.



Un proyecto para la asignación de recursos financieros que estén destinados a los trabajos archivísticos.

En conclusión podemos decir que la clave para tener éxito en los trabajos que en la actualidad está desarrollando la Unidad de Gestión y Archivos ha sido la

voluntad de nuestro Sr. Rector, el cual ha ubicado a la Unidad en una posición central dentro de la estructura organizacional, lo que permite el diseño de un sistema único con una misión transversal y horizontal con incidencia directa en todas las dependencias administrativas, por otra parte está la concientización de los funcionarios de la necesidad de nombrar a un responsable de su archivo de trámite y por supuesto la pronta respuesta que de estos recibimos, sin olvidar el apoyo que hemos recibido del Instituto Estatal de Documentación de Morelos e Instituto Morelense de Información Pública y Estadística, en la capacitación al personal.