TEMA 2: LAS FUNCIONES DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO • SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE BIBLIOTECAS: INTRODUCCIà N • Software diseñado especÃ−ficamente para automatizar una o más de las siguientes funciones: • Catalogación. • Catálogo público de acceso en lÃ−nea (OPAC). • Adquisiciones. • Control de circulación. • Control de publicaciones periódicas. • Préstamo interbibliotecario. • Control interno (estadÃ−sticas de uso). • Los SIGB coexisten con la evolución de la industria informática. Hay una amplia gama para automatizar: IRS (Knosys). • Amplia gama de este tipo de sistemas de acuerdo con la lógica del mercado, para todo tipo de plataformas y bibliotecas. • Se diferencian por: • Las funciones que ofrecen. • El hardware. • El sistema operativo. • El tipo de biblioteca para la que se diseña. • El precio. • Los mejores sistemas son “sistemas integrados”, que funcionan con estándares. • Se componen de módulos distintos interrelacionados, desde el punto de vista de la integridad de la aplicación. • El catálogo automatizado (módulo de catalogación) permite, a su vez, automatizar: • La consulta (OPAC). • El préstamo (módulo de préstamo). • Las adquisiciones (módulo de adquisiciones). Solicitud de nuevos ejemplares. • Las suscripción de revistas (módulo de revistas). • Productos, estadÃ−sticas de uso (módulo de utilidades). • TRES FASES EN EL DESARROLLO DE UN SIGB • Análisis de la organización: Tiene como objetivo determinar los aspectos esenciales de la organización bibliotecaria con el fin de poder gestionar mediante procedimientos automáticos los diferentes flujos informativos que de ella surjan. • Flujos de información. Ej. Primera fase: Organizar por la estructura administrativa. Segunda fase: Alumnos, profesores, PAS. • Qué está haciendo la biblioteca. Previsión de lo que se va a producir. 1

• Análisis funcional: Incluir el modelo de datos y el modelo de procesos. • Modelo de datos. Ej. Datos para la adquisición de una obra: TÃ−tulo, autor, editorial, año de publicación, precio, soporte, proveedor (nombre, catálogo, dirección, teléfono, e-mail, fecha de pedido, fecha de recepción, coste), número de ejemplares, datos del peticionario, etc. • Análisis orgánico del sistema: Adaptar de forma especÃ−fica la solución funcional propuesta. Es lo más difÃ−cil porque una aplicación no se sabe como funciona hasta que se usa. • Análisis de la biblioteca y de su sistema de organización • Modelo entidad - relación: Seleccionar el conjunto de entidades y relaciones que serán los elementos que constituyen la estructura del sistema. • Las entidades son diversas: personales, institucionales, documentales, lugares fÃ−sicos, etc., y siempre mantienen relaciones con otras entidades. • Las relaciones también son diversas y condicionadas por sus fines: la relación documento usuario - préstamo es muy distinta a la relación documento - proveedor. • El sistema de información automatizada se puede definir como los métodos automáticos de tratamiento de diversas formas mecanizables de información en las bibliotecas. Debe ser, por tanto, un subconjunto del sistema de información real (Félix de Moya) • Actividad mecanizable: toda actividad que pueda representarse algorÃ−tmicamente, es decir, que sea controlable por procedimientos informáticos. • Tratamiento: almacenamiento, consulta y modificación de información. • La creación de un sistema de información automatizado se puede realizar en 4 fases: • Definir los elementos de la estructura organizacional • Crear una imagen de las actividades de la organización • Definir los procesos que se realizarán con la información estructurada (usuarios, tipos de material...) • Definir los procesos que se realizarán con la información no estructurada, información mediante la cual el usuario va a recuperar. • ESTRUCTURA FUNCIONAL BÔSICA DE UN SIGB. • La estructura departamental de una biblioteca coincide con las funciones básicas de un SIGB. • Cinco funciones básicas: • Adquisiciones. • Catalogación. • Circulación. • Control de publicaciones periódicas. • Referencia. La biblioteca como un todo

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El diseño de los programas es sintetizar las operaciones que se hacen de forma natural. La lógica del sistema es generar subsistemas con lenguajes de programación, ejecutando tareas. • Función de adquisiciones • Selección a partir de iniciativas de distintas personas: personal bibliotecario, institución, usuarios, etc. • Cinco entidades básicas: • Información bibliográfica. • Precatalogación, catálogo, formato. • Conexión con suministro de registros y/o captura de registros. • Información de proveedores (datos, especialización). • Información de pedidos: • Unión de entidad bibliográfica y proveedor y contabilidad (presupuesto de la biblioteca). Es una entidad mixta (presupuesto con datos de empresas y materiales). • Información de facturación y contables: pedido documento, proveedor y factura presupuestaria. • Información de desideratas a través del OPAC (opcional). • Los procesos de entrada y actualización de la base de datos debe permitir: • Emisión de pedidos, readificación, actualización y modificación de información bibliográfica. • Tipos de pedidos, avisos, partidas presupuestarias, etc. (en tiempo real). • El status de adquisiciones de los documentos debe ser accesible desde referencia y circulación, para evitar duplicados. • Función de catalogación Referencia bibliográfica • Tienen que ser adaptables por los usuarios para seguir las normas vigentes (publicaciones, materiales especiales, etc.) • Entidad de autoridades: • Control de referencias cruzadas (remisión al Ã−ndice). • Visualización de esas referencias en el OPAC. • Formato MARC. • Diferentes formatos de presentación en el OPAC: Tesauro, GARE (normativa). • Conexión con catalogación: creación de registros de autoridades. • Verificación automática de fallos. Posibilidad de cargar datos externos: en lÃ−nea y fuera de lÃ−nea (pool). • Entidad de información bibliográfica: • Posibilidad de adaptar distintos formatos MARC nuevos. 3

• Definir la información que va a ser recuperable. • Creación y modificación: • Interfaz amigable: pantallas formateadas: en absys los iconos no tienen mensaje. • Validación automática de autoridades. • Buen sistema de recuperación: búsquedas analÃ−ticas a través del OPAC, registro bibliográfico con enlace para navegación. • Buenas prestaciones de edición. • Verificación automática de fallos. • Posibilidad de cargar datos externos: en lÃ−nea y fuera de lÃ−nea (pool bibliográfico). • Diversos formatos de presentación de la información. • Procedimientos de salida. • Entidad fondos: • Número de ejemplares que contenga. • La función de la circulación: • PolÃ−tica de circulación: Establecer una tipologÃ−a de préstamo que refleje la polÃ−tica de circulación de la biblioteca. Amplia parametrización. • Tipos de préstamos. • Tipos de usuarios. • Control de calendario para que el sistema pueda calcular los plazos de devolución. • Soluciones. • Tipos de notificaciones. • Procedimiento de préstamo: Código de barras (se extraen los datos bibliográficos del lector con el lector óptico). • Sistema de interrogación sobre el libro y el usuario. • Renovación y reservas: Número de Ã−tems reservados y número máximo de renovaciones. • EstadÃ−sticas de libros y usuarios. • Salidas impresas. • Control de publicaciones periódicas: • Su naturaleza y complejidad ha hecho que fuera lo último en automatizarse. • Control de las recepciones: entidades. DifÃ−cil control porque son pocos ejemplares, que son difÃ−ciles de recuperar y se reciben por suscripción. • Información bibliográfica. • Fondos: predicción. • Modelos de predicción.:

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• Frecuencia. • Datos de numeración de volúmenes y fascÃ−culos. • Reclamaciones. • à ndices (recibirlos o no). • Datos relativos a volúmenes y fascÃ−culos para ajustar las encuadernaciones. • Datos de encuadernación (tamaño, fechas de salida y recepción). • Control de la publicación periódica. • Referencia de los números desaparecidos. • Referencia de los números recibidos. • Relación de lectores interesados en cada publicación periódica. • Relación de los pedidos de encuadernación. • Control de la encuadernaciones: La situación actual de las publicaciones periódicas. • Crisis de las publicaciones cientÃ−fico - técnicas y médicas, con un número cada vez más elevado. • Infinidad de publicaciones derivadas de obligaciones de publicar por compensaciones (“publicar o perecer”). El autor intenta justificar su actividad. Los autores publican en revistas muy especializadas, lo que hace que se incrementen los tÃ−tulos. Las publicaciones son asumidas por empresas que tienen el control editorial (empresas multinacionales). • Los costes de suscripción a estas revistas son muy altas, a un universo cada vez mayor de tÃ−tulos. • Los autores, profesores e investigadores quieren tener el mayor número de suscripciones a revistas con poca comunidad de lectores. • Los editores publican cada vez un mayor número de revistas y los usuarios quieren cada vez más suscripciones. • Esta situación ha originado la aparición de dos mecanismos: • Las casas editoriales han lanzado las versiones electrónicas. • Las casas editoriales han lanzado pools de las revistas a través de los consorcios para comprar un mayor número de revistas. • Revistas electrónicas. Las casas editoriales lanzan versiones electrónicas de revistas que ya existen en papel y los consorcios adquieren de forma cooperativa suscripciones de revistas. Tienen acceso a texto completo de las revistas suscritas en papel, mientras que otras sólo tienen el acceso a los Ã−ndices, abstracts o tablas de contenido. • La función de referencia: • La integración es difÃ−cil en la faceta técnica. • Para acceder a información local o externa. • El programa debe permitir la creación de bases de datos diversas con distintos tipos de información. Gestionar colecciones que la biblioteca quiere (vaciado de revistas).

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• OPAC: • Deberá permitir el acceso tanto desde puntos tradicionales como desde los campos que se estimen oportunos. • Forma doble de recuperación: entrada completa (según se ha introducido) y palabras clave. • Posibilidad de buscar a través de referencias cruzadas. • Amigabilidad, diseño de interfaces. Las Funciones De Un Sistema Automatizado 3 Sistema de procedimiento habitual Sistema de reservas Sistema de reclamaciones Sistema de registro de usuarios Sistema de documentos en préstamo Sistema de devoluciones Sistema de reclamaciones Sistema de adquisiciones Sistema de catalogación Sistema de circulación Sistema de referencia Sistema de publicaciones periódicas Facturas Pedidos Desideratas Contabilidad Fondos Proveedores Control de publicaciones periódicas Fondos Información bibliográfica

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Modelo de predicción Proveedores Contabilidad Usuarios Préstamos Fondos Usuarios PolÃ−tica de circulación Información bibliográfica Autoridades Fondos

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