Guias Cero Papel en la Administración Pública

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EXPECTATIVAS www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

Las Guías de Cero Papel en la Administración Pública. Documento electrónico, expediente electrónico y Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. “La información archivística, producida, recibida, utilizada y conservada en sistemas informatizados, esta constituyendo un nuevo tipo de legado: el patrimonio archivístico digital” * “El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos.” * * Carta para la preservación del patrimonio digital de la UNESCO

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Eficiencia Administrativa y Cero Papel

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IMPACTO EN LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Tiempo y costo promedio Localizar y recuperar un documento Distribuir internamente un documento

Distribuir externamente un documento

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USO DE TIC EN LO COTIDIANO 3

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CERO PAPEL Cero Papel NO es • Menos documentos • Compra masiva de tecnología • Eliminación de documentos en papel • Digitalización

Cero Papel es • Planeación de los sistemas de gestión y control • Buenas prácticas en el uso de papel • Gestión del cambio • Aprovechamiento de las TIC • Aplicación normativa y uso de estándares

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CERO PAPEL POLÍTICA Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014

a) Transparencia: Rendición de cuentas

Ciudadano Información Pública (GD) GEL

b) Gestión pública b) Gestión pública efectiva efectiva

Eficiencia Administrativa

c) Programas estratégicos

Gestión: Contractual, Jurídica

d) Vocación por el servicio público

Sistemas de Información

e) Lucha contra la corrupción

e) Lucha contra la corrupción

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Talento Humano

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CERO PAPEL - DIRECTIVA 04/12 Gestión de Seguridad de la Información

Gestión del Cambio

Gestión Documental

Gestión de la Calidad

EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Decreto No. 2482 de 2012. Articulo 3. Numeral d. Lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión

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GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SGDEA

CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel Ley 1581 de 2012: Ley de protección de datos personales.

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CERO PAPEL MODELO CONCEPTUAL

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GUÍAS CERO PAPEL ¿CÓMO SE ELABORARON? Banco de proyectos: Modelo de administración electrónica cero papel Investigación

Análisis

Diseño

Convenio 446 de 2011 MINTIC - AGN Acompañamiento

Revisión de Expertos

Discusión Pública

Aprobación

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Difusión

GUÍAS CERO PAPEL ¿COMO LEERLAS? 1ro. Contexto político legal

Ley General de Archivos Decretos, Acuerdos reglamentarios Manual GEL 3.1 Estándares NTC, ISO

2do. Contexto socio cultural

3ro. Contexto organizacional Guía 1. Buenas prácticas Guía 2. Primeros pasos

4to. Contexto tecnológico

Guía 5.

Guía 3. Doc Electrónico Guía 4. Expediente Electrónico

Guía 6.

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GUÍAS CERO PAPEL ¿DÓNDE ENCONTRARLAS? http://www.preservandoparaelfuturo.org/

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Art. 21

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GUÍA TÉCNICA DOCUMENTO ELECTRÓNICO www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

Documento Electrónico

Documento Electrónico de Archivo Mensaje de Datos • Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama y el telefax.

• Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Colombia. Archivo General de la Nación (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 - Archivo General de la Nación

Congreso de Colombia. Ley 527 de 1999. Artículo 2°.

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Clases de documentos electrónicos de archivo Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo:

Por su forma de creación Documentos nativos electrónicos.

Documentos electrónicos digitalizados.

Por su origen Producidos por la administración Presentados por el cliente

Por su forma y formato Documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

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Características del documento electrónico de archivo

Contenido estable Forma documental fija Vinculo archivístico Características del documento electrónico de archivo

Equivalente Funcional

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Características del documento electrónico de archivo

Contenido

El contenido del documento no cambia en el tiempo.

estable Su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.

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Forma documental fija

Características del documento electrónico de archivo.

Vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función.

Vinculo archivístico

Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos.

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Equivalente Funcional

Requisitos del documento electrónico de archivo

Autenticidad * Integridad * Inalterabilidad Fiabilidad * Disponibilidad * Preservación y conservación

Decreto 2609 de 2012

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Expresar desde el momento de su creación los atributos del documento Certeza del creador o emisor Certeza del momento de su creación / recepción

Disponibilidad

Autenticidad

Requisitos del documento electrónico de archivo

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Localizable, recuperable y reproducible Registro de su contexto, creación y uso Vínculo con otros documentos - TRD

Requisitos del documento electrónico de archivo Contenido es representación fiel de lo producido por el creador o emisor

Completo

Protegido contra alteraciones

Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades..

Integridad

Fiabilidad

Trazabilidad de actuaciones

Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas.

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Requisitos del documento electrónico de archivo

Preservación y conservación .

Conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a contexto jurídico Conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.

Inalterabilidad

Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos. Autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación

Garantizar que un documento electrónico no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva.

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Estructura lógica del documento electrónico

Describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión. Permite 1. Identificación. Autor. 2. Integridad. Completo e inalterado. 3. No repudio. Origen y Destino Conjunto de datos e información del documento, aplica las restricciones del formato.

METADATOS

«FIRMA» / «Estampado cronológico»

DATOS DE CONTENIDO

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Decreto 2609 de 2012

Los metadatos son los datos que describen los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo, en cuanto a:

Contexto • Metadatos descriptivos o de recuperación

• Metadatos Administrativos o de Gestión

• Metadatos Tecnológicos o de Preservación

Contenido

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Estructura

Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información.

Artículo 2°. Tipos de información. cualquier tipo de información producida y/o recibida independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en: a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. e .Clasificación de acceso (nivel de acceso). recepción.

•

Publicable

•

Privada No Publicable Uso Interno Restringida Confidencial Reservada

•

Información personal semiprivada

g. Folio (físico o electrónico). (12 folios) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E .Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (12 folios) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E .Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (1 folio) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E .Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (1 folio) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E .Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (1 folio) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. (Publicado) d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. (Publicado) d. Proceso administrativo. (Según estándar ISO 19005-1, PDF/A es un Sistema de GestiónElde Calidad) derivado de PDF que "suministra un e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. mecanismo para representar documentos g. Ubicación (en el sistema físico y/ode tal manera que se mantiene a electrónicos lógico). través del tiempo su apariencia visual, h. Serie/sub-serie documental..

independiente de las herramientas y los sistemas utilizados para crear, archivar o traducir los archivos."

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Estructura

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

CODIGO: 300 NOMBRE OFICINA PRODUCTORA: Subdirección del Sistema Nacional de Archivos COD. SERIE: 02 SERIE DOCUMENTAL: Conceptos COD. SUB/SERIE: 02.02 SUBSERIE DOCUMENTAL: Conceptos Técnicos TIPO DOCUMENTAL: Conceptos

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contexto

De contexto: Normatividad

a. jurídico-administrativo. Archivística b.Documental. c. De procedencia. d.Procedimental. e. Tecnológico.

Por el contenido los documentos pueden ser: DISPOSITIVOS: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida. Ej. : decretos, leyes, resoluciones. TESTIMONIALES: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej.: registro civil, escritura pública, registro de propiedad de un vehículo. INFORMATIVOS: dan a conocer algo, informan. Ej.: cartas, telegramas, informes. FACILITATIVOS: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen. Sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno. Ej. documentos contables, hojas de vida, correspondencia. ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS: son los que se producen por la actividad específica de cada institución. Ej.: en una entidad educativa, los planes de estudio; en un hospital, las historias clínicas, en una entidad financiera, los cheques, en una Coordinación Académica los planes y programas académicos.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contexto Información que describe historia del documento. Incluye los datos de creación(autor, fecha, órgano productor), las alteraciones del

De contexto:

contenido o formato a lo largo del tiempo (revisiones y versiones)

a. jurídico-administrativo. b.Documental. c. De procedencia. d.Procedimental. e. Tecnológico.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contexto

De contexto: a. jurídico-administrativo. b.Documental. c.de procedencia. d.Procedimental. e. Tecnológico.

PROCESO: Servicios Archivísticos. RESPONSABLE: Grupo de gestión de Proyectos. PROCEDIMIENTO: Elaboración de Conceptos Técnicos.

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Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

Metadatos de Contexto

De contexto: a. jurídico-administrativo. b.Documental. c.de procedencia. d.Procedimental. e. Tecnológico.

Información Estructural. Información sobre que elementos tecnológicos componen el documento Información Semántica. Información que hace comprensible tanto la información estructural como el propio código fuente del documento.

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PRESERVACIÓN DIGITAL REGISTRO DE INFORMACIÓN Los documentos almacenados en el SGDEA Los documentos deberán guardarse en el formato en que se reciben y generan. Como formato de conservación a largo plazo: Registro de informació n

PDF/A (Documentos electrónicos) PDF/E (Intercambio de documentos de ingeniería) PDF/X (Artes graficas) PDF/UA (Universal Access) Usuarios con problemas de visión. No obstante, podrían existir excepciones en el caso de documentos que pudieran perder valor probatorio como resultado de una conversión a otro formato.

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Preservación digital.

Contenido Representación Hexadecimal – según formatos

Formato .txt

Formato .pdf

Formato .doc

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PRESERVACIÓN DIGITAL FORMATO No contiene datos cifrados Fuentes de representación abierta. (Tipo letra)

Algoritmos de comprensión: públicos y gratis

No permitir código ejecutable

No contenido multimedia, que iimplique el uso de programas externos No debe haber referencias a contenido externo Hipertexto

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GUÍA TÉCNICA EXPEDIENTE ELECTRÓNICO www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO LEY 1437 DE 2011

Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera

No debemos olvidar: • No todos los mensajes de datos son documentos electrónicos de archivo

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ESTRUCTURA EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

ÍNDICE ELECTRÓNICO OBJETO DIGITAL, donde se identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.

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ESTRUCTURA ÍNDICE ELECTRÓNICO

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CICLO VITAL Planeación

Gestión y trámite

Disposición de documentos

SGDE

SGDEA

Sistemas para la Gestión de Documentos www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

GUÍA TÉCNICA SGDEA www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

Gestión de la calidad

Gestión de la gestión documental

Gestión de la seguridad de la información

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Gestión de la información

TRES FAMILIAS UN SOLO PROPÓSITO

REQUISITOS Requerimientos funcionales obligatorios

Requerimientos funcionales obligatorios

Cuadro de Clasificación

Administración

Búsquedas Recuperación Presentación

Controles y Seguridad

Conservación Eliminación

Referenciación

Captura y Registro de Documentos

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NORMA ISO 15489. IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDEA FaseFase 1 1 Análisis Análisis Situación Situación

FaseFase 2 2 Análisis Análisis Actividad Actividad

Fase 33 Fase Identificación Identificación Documentos Documentos Necesarios necesarios

I implantación

Política Fase 4 Informe Sistemas Existentes

Fase 6 Diseño del Sistema de Información

Fase Fase 55 Definición Definición Estrategia Estrategia

Normas

Fase 8 Seguimiento Y Adaptaciones

Diseño

Fase Fase 77 Implementación Fase 7 Implementación Implementación

ISO 27001: SEGURIDAD • • • •

Acceso

Auditoría Copias de Seguridad y Recuperación Transferencias Autenticidad Niveles de Seguridad

Restringir acceso, Perfiles, Grupos Mecanismo de Autentificación Administración Auditoria acceso

• Inalterable • Automática • Automatización de copia • Integridad • Restauración • Gestión de fondos • Acceso a documentos transferidos

• Restringir funciones (Borrar, modificar, etc) • Niveles de seguridad (Fondo, expediente, documento)

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GESTIÓN DEL CAMBIO

¿Es necesario hacer cambios? ¿Es positiva o negativa la resistencia? ¿Porque es tan difícil administrar cambios en las organizaciones?

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Ciudadano Servidor público

Capacitación y gestión del cambio

ESTUDIO DE USUARIOS

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RESIDUOS ELECTRÓNICOS 5

10 Millones de Toneladas de residuos electrónicos anualmente en la UE http://www.guardian.co.uk

110.000 Toneladas de residuos electrónicos anualmente en Colombia. http://www.residuoselectronicos.net/

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Salir de la zona de confort www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

SGDEA

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Más Preguntas

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¿Preguntas? Gracias por su atención Angela Marcela Camacho Vargas Líder proyecto Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo 2013 Con gusto atenderemos sus inquietudes: [email protected] Teléfonos: 3282888 Ext. 278 y 266 www.archivogeneral.gov.co

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