GERENCIA MUNICIPAL Manual de Contratación Municipio de San Luis

GERENCIA MUNICIPAL

MANUAL DE CONTRATACIÓN

RAFAEL ANTONIO GIRALDO ALCALDE

JORGE ARBEY TAMAYO DIAZ SECRETARIO GENERAL Y DE GOBIERNO

MUNICIPIO DE SAN LUIS

Decreto 036

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“Por medio del cual se adopta el manual de contratación para el Municipio de San Luis ” EL ALCADE MUNICIPAL DE SAN LUIS En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por la Ley 136 de 1994, Ley 617 de 2000 y la Ley 80 de 1994 y su Decretos Reglamentarios y. CONSIDERANDO: Que la Ley 87 de 1993 establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado incluyendo entre otros, los elementos para la operación del Sistema. Que de acuerdo con la Precitada Ley se deben definir políticas que sirvan como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los proceso. Que para tal efecto y de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley 80 y sus Decretos Reglamentarios se hace necesario establecer el proceso de contratación administrativa acorde con los parámetros definidos para el Municipio de San Luis. Que el presente reglamento tiene por objeto servir como norma que regule el proceso y los procedimientos en el área de contratación.

DECRETA

Artículo Primero: Adoptar el siguiente manual de contratación administrativa para el municipio de San Luis, la cual servirá de instrumento de organización, evaluación y control, de conformidad con la normatividad vigente.

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MANUAL DE CONTRATACIÓN MUNICIPIO DE SAN LUIS CONTENIDO PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN ORGANIGRAMA ORGANIZACIÓN DEFINICIÓN OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Objetivo General Objetivos Específicos CONTRATACION: Marco conceptual BASE LEGAL Definición y Clasificación de los Contratos Estatales Contrato de Obra Pública Contrato de Consultoría Contrato de Prestación de Servicios Contrato de Concesión Contrato de Encargo Fiduciario y Fiducia Pública Otros Contratos Principios que Rigen la Contratación Estatal Principio de Transparencia Principio de Responsabilidad Principio de Economía Derechos y Deberes De las Entidades Estatales De los Contratistas NORMAS GENERALES SOBRE CONTRATACION Forma del Contrato Contenido de los Contratos Perfeccionamiento del Contrato Requisitos para la Ejecución de los Contratos Formales De fondo Contratos Según Cuantía Notificación a los Proponentes

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Asignación del Número DOCUMENTOS Matriz de Requerimientos Documentales Acorde con la Modalidad. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso Términos de Referencia Registro de Proponentes Acta de Comité de Adjudicaciones y Licitaciones o Comité de Personal Minuta ( Modelo General de Contrato Estatal ) Pólizas Revisión de Aprobación de Pólizas Acta de Apertura de Licitación Resolución de Adjudicación Registro en Cámara de Comercio Registro Consecutivo de Contratos Matriz de Requerimientos Documentales Acorde con la Clase de Contrato. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN. RESPONSABILIDAD AUTORIDAD O DELEGACIÓN DE FUNCIONES PROGRAMA DE CONTROL PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN O LICITACIÓN Medidas de Seguridad y Control Control que debe aplicar la Oficina de Control Interno

Certificado de Disponibilidad Aviso Contratación Aviso Licitación Términos de Referencia Registro de Proponentes Acta Comité de Adjudicaciones y Licitaciones Minuta ( Modelo General de Contrato Estatal ) Acta de Aprobación de Póliza Registro Presupuestal de Compromisos Resolución Apertura de Licitación Acta de Cierre de Urna para la Entrega de las Propuestas Acta de Apertura de Urna Resolución de Adjudicación Proyecto de Acuerdo del Consejo Directivo Formulario # 4 de la Contraloría General de La República Registro Consecutivo de Contratos. Certificación del Director.

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PRESENTACIÓN En cumplimiento de los fines esenciales del Estado de: Servir a la comunidad, promover la prosperidad general, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución Política de Colombia; La administración municipal de SAN LUIS ( Antioquia ), se acoge a los nuevos parámetros de la Contratación Estatal, y para ello presenta el Manual de Contratación Municipal, actualizado, con las disposiciones de la Ley 80 de 1993, su Decreto Reglamentario 2170 de 2002, y demás Decretos que la reglamentan y modifican, todo en aras a dar cumplimiento a los principios de transparencia, economía, responsabilidad y celeridad en la gestión que constantemente adelantamos en pro del desarrollo humano, y de la comunidad de SAN LUIS. El actual Manual de Contratación Municipal, no es otro que el resultado de una labor encaminada a unificar criterios para el desarrollo de procesos contractuales que asimilen políticas de Control Interno y además garanticen el logro de nuestros objetivos así como de la Misión Institucional. Esperamos sea texto de permanente consulta y podamos brindar así, un servicio público eficiente y oportuno a nuestra comunidad.

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INTRODUCCION El nuevo estatuto general de contratación de la administración pública, introduce cambios sustanciales en la actividad contractual, los cuales obedecen al desarrollo normativo. Implica entonces, la nueva normatividad contractual, un cambio de mentalidad pues se dejo sin vigencia el Decreto Ley 222 de 1983, para dar paso a una amplia libertad en materia de contratación, encontrando igualmente que, el estado se desprende de los privilegios que gozaba para colocarse en un mismo pie de igualdad con los particulares, que se agiliza el trámite de la contratación pero al mismo tiempo se exigen mayores responsabilidades y se establecen controles más estrictos; el estado y los particulares deben buscar dar cumplimiento a los fines estatales y, que por su complejidad por el mismo cambio que se introduce, el nuevo estatuto contractual constituye un reto para los servidores públicos, reto al que estaremos seguros no seremos inferiores. El análisis de la contratación directa y de los procedimientos de licitación o concurso comprende los pasos y procesos que deben realizar los funcionarios de las dependencias que están involucradas, basándose en las normas, requisitos legales, soportes jurídicos de la ley 80 de 1993 y disposiciones de carácter reglamentario. Con el manual se busca mantener un modelo que identifique los procedimientos y funciones actualizados de manera que brinden direccionamiento y soporte a los demás procesos Municipales.

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1. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

1.1 OBJETIVO GENERAL Con la normalización de este proceso se pretende generar productos que satisfagan las necesidades y expectativas de sus usuarios, como producto de una gestión efectiva con calidad, oportunidad, economía y transparencia ajustada a la Ley 80 de 1993, que en última instancia es quien direcciona nuestro accionar contractual. Adelantando actos y trámites eficaces que nos permitan la implementación, seguimiento, verificación y control de los procesos propendiendo el mejoramiento continuo en el municipio. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Velar porque la aplicabilidad de la Ley 80, se ajuste a los requerimientos de la normatividad vigente. • Conscientizar de la relevancia del proceso a todos y cada uno de los funcionarios de la entidad de manera que sean hacedores de la eficiencia y eficacia del mismo. • Visualizar claramente desde el inicio del proceso las formas, responsables y la secuencia lógica inmersa en el. • Lograr desde todo punto de vista la eficacia y mejoramiento continuo del municipio a través de la correcta utilización de este mecanismo.

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2. ORGANIZACION El proceso de contratación presupone un trámite administrativo que involucra todas las unidades del Municipio, desde el momento en que se presenta la necesidad física y en consecuencia la solicitud de contrato, hasta su adjudicación y ejecución con sus respectivos controles. La secretaría de Planeación del Desarrollo físico y social, será la responsable de la planeación, coordinación y control del proceso, especialmente en los aspectos legales, para ello se orientará a cada una de las unidades y áreas del Municipio que tienen actividades operativas en el proceso.

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3. DEFINICIÓN

La contratación es una gestión administrativa, cuyo resultado es un acto jurídico por el cual el municipio se obliga para con terceras personas (naturales o jurídicas) con el fin de ejecutar o realizar obras, servicios, proyectos y actividades encaminadas a seguir el cumplimiento de la misión municipal y sus objetivos legales. Considera las diferentes etapas de preparación, legalización y seguimiento, encaminadas a propender de una manera eficaz la realización de obras en concordancia con el plan de inversiones debidamente soportado en programas y proyectos.

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CONTRATACIÓN: Marco conceptual. CONTRATO: Es un acuerdo de voluntades entre dos o más personas. Es un concepto que involucra la autonomía de la voluntad. Son los contratos actos jurídicos generadores de obligaciones. ELEMENTOS ESENCIALES DE LOS CONTRATOS: • • • •

Objeto lícito. Causa lícita. Consentimiento válido. Capacidad.

CONTRATOS ESTATALES: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, con cualquier entidad sea esta pública o privada. ELEMENTOS INTEGRANTES DE LOS CONTRATOS: Actos------------------------------------------------Voluntad. Jurídicos--------------------------------------------Constitución y la Ley. Obligaciones---------------------------------------Capacidad. Entidades Estatales------------------------------La Ley las consagra. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: 1. Elementos de la existencia y validez del contrato. 2. Elementos esenciales, naturales y accidentales del contrato. REQUISITOS DE LA EXISTENCIA EN LOS CONTRATOS: 1. Consentimiento. 2. Objeto. 3. Causa. 4. Forma. NOTA: La falta de estos elementos genera la inexistencia del contrato.

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REQUISITOS DE VALIDEZ DEL CONTRATO: 1. Capacidad. 2. Consentimiento no viciado. 3. Objeto lícito. 4. Causa lícita. NOTA: La falta de estos elementos genera nulidad del contrato. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Corresponde al momento en que surgen las obligaciones para las partes. En la contratación estatal, no hay contratos verbales, ni meramente consensuales, todos son formales. SOLEMNIDADES EN LOS CONTRATOS: Son las cláusulas o condiciones que las partes estipulan en los contratos, así como los elementos esenciales de los mismos.

S. Plenas. Solemnidades: S. Menos Plenas.

SOLEMNIDADES PLENAS:

Artículo 25 del Decreto 679 de 1994. Documento escrito que contenga: • Elementos esenciales del contrato. • Cláusulas de todo contrato escrito como: Pliegos de condiciones. Términos de referencia. Régimen de incompatibilidades e Inhabilidades. • Póliza de garantía para contratos de menor cuantía.

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SOLEMNIDADES MENOS PLENAS:

Artículo 25 Decreto 679 de 1994. Para contratos de mínima cuantía. Se requiere de una orden que debe Contener: Objeto del contrato.. El valor del contrato. El plazo. Registro presupuestal. Anotación de que el contratista, no se encuentra incurso en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION DE LOS CONTRATOS: Perfeccionamiento: Es el acuerdo entre el objeto y la contraprestación, así como las firmas correspondientes. Ejecución: Es el desarrollo del contrato y se empieza cuando se da la aprobación de la garantía única de cumplimiento, exista la disponibilidad presupuestal y se publique el contrato. Adición a los contratos: ( parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 ). Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes. Mecanismos de solución de conflictos: La amigable composición. La conciliación. La transacción. El arbitramento. Mecanismos de auto tutela de la entidad: Interpretación de los contratos. Modificación. Terminación unilateral. Declaratoria de incumplimiento. Caducidad.

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Imposición de multas, e FORMA DEL CONTRATO SEGÚN LA LEY 80 DE 1993:

LICITACIÓN PÚBLICA:

Es la regla general. Es para contratos de mayor cuantía. Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso se llamará: Concurso.

CONTRATACIÓN DIRECTA:

Es la contratación de menor cuantía. Se divide en: Contratación con formalidades plenas. Contratación sin formalidades plenas. Contratación menor del 10% de la menor Cuantía. Urgencia manifiesta.

TERMINOS DE REFERENCIA O PLIEGOS DE PETICIONES:

Es Ley para las partes. Es un acto unilateral. Es fuente de interpretación de las cláusulas contractuales. Reglamenta las relaciones de quienes participan en la licitación o contratación directa. Son fuente principal de los derechos y obligaciones de los contratantes. No puede modificarse el pliego a la presentación de las propuestas, ni mucho menos con posterioridad a la adjudicación. NOTA: Es diferente la resolución de apertura del concurso o licitación, a la apertura del contrato.

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DIFERENCIAS ENTRE CONTRATO Y CONVENIO:

Contrato: Es el acto por medio del cual se ponen de acuerdo dos o más partes sobre un objeto en concreto, y donde cada parte obtiene beneficios personales. Convenio: Es el acto por medio del cual dos o más partes se ponen de acuerdo para un beneficio común, ej: Construir un acueducto regional.

DIFERENCIAS ENTRE ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO EN LA CONTRATACION DIRECTA:

ANTICIPO: Es un préstamo que la entidad le hace al contratista. Sólo se anticipa el cincuenta (50%) por ciento máximo del valor total. Es para financiar el proyecto. En aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la Menor cuantía, el anticipo que se le entregue al contratista, deberá manejarse en cuenta separada a nombre del contratista y de entidad. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados, pertenecerán a la entidad estatal. Este dinero no es embargable. PAGO ANTICIPADO: No es un préstamo. Es un verdadero pago. Los rendimientos que surjan de ese dinero son del Contratista. Ese dinero es embargable.

4. BASE LEGAL Las normas legales que regulan el proceso de contratación son entre otras: La Ley 80 de 1993, los Decretos reglamentarios 679, 855 y 1584 de 1994 , y el decreto 2170 de 2002, y demás que sean expedidos con relación a la contratación pública. Dentro de toda esta reglamentación cabe mencionar lo siguiente :

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4.1 DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES Son contratos Estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que, se refiere el presente manual, provistos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivadas del ejercicio de la voluntad, así como los que a título iniciativo se definen a continuación (Art. 32 Ley 80/93). 4.1.1 Contrato de Obra Pública. Son los que celebran las entidades Estatales, como en este caso EL MUNICIPIO DE SAN LUIS, para la construcción, montaje, instalación, mejoras, adiciones, conservación, mantenimiento, restauración y, en general, realizar otro trabajo material sobre bienes inmuebles de carácter público, sin que interese la modalidad de ejecución. Si el contrato fue celebrado con ocasión de un proceso de licitación pública, la interventoría, que es obligatoria en esta clase de contratos, se debe contratar con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista. Formas de pago en los contratos de obra publica: Según la forma de pago, los contratos de obra se celebran: • Por un precio global: Los contratos a precio global son aquellos en los que el contratista a cambio de las prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneración una suma global fija en la cual están incluidos sus honorarios y es único responsable de la vinculación de personal, de la elaboración de subcontratos y de la obtención de materiales, todo lo cual se realiza en su propio nombre y por su cuenta y riesgo, sin que el dueño de la obra adquiere responsabilidad alguna por dichos actos. • Por precios unitarios : Los contratos a precios unitarios son aquellos en los cuales se pacta el precio por unidades o cantidades de obra y su valor total es la suma de los productos que resulten de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio de cada una de ellas, dentro de los límites que el mismo convenio fije. El contratista es el único responsable por la vinculación de personal, la celebración de subcontratos y la adquisición de materiales, todo lo cual realiza en su propio nombre y por cuenta y riesgo, sin que el dueño de la obra adquiera responsabilidad alguna por dichos actos.

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• Por el sistema de administración delegada : Contratos de administración delegada son aquellos en que el contratista, por cuenta y riesgo del contratante, se encarga de la ejecución del objeto del convenio. El contratista es el único responsable de los subcontratos que celebre. • Por el sistema de reembolso de gastos y pago de honorarios: Son contratos con reembolso de gastos aquellos en los cuales el contratista, con cargo a sus propios recursos, ejecuta las obligaciones a que se comprometió y en los que con la periodicidad acordada, la entidad contratante le va reintegrando los gastos comprobados y le paga los honorarios causados. • Mediante el otorgamiento de concesiones: A través de este sistema, una persona, llamada concesionario, se obliga por su cuenta y riesgo a construir, montar, instalar, mejorar, adicionar, conservar, restaurar o mantener una obra pública, bajo el contrato de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en los derechos o tarifas que, con aprobación de la autoridad competente, el primero cubre a los usuarios por un tiempo determinado, o en una utilidad única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. 4.1.2 Contrato de Consultoría. Son contratos de consultoría los que se refiere a estudios requeridos previamente para la ejecución de un proyecto de inversión, a estudios de diagnóstico, prefactibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías, técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría asesoría, gerencia de obra de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Formas de pago para los contratos de consultoría • Por horas realmente trabajadas por el consultor: Se debe llevar una planilla de los profesionales que laboran realmente en el estudio, llevando los costos unitarios de cada hora según su dedicación al proyecto. Para los costos administrativos como fotocopias, papelería, etc., se puede reconocer al consultor un porcentaje sobre el costo de éste. • Por factor multiplicador :

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Este tipo de contrato se reconocen los costos de salarios, prestaciones sociales del o los profesionales que intervienen en el estudio según su participación y grado de responsabilidad en el mismo. • Por resultado: Se celebra para la obtención de un resultado suficientemente claro y en este se puede pactar un porcentaje de anticipo al inicio del contrato. 4.1.3 Contrato de prestación de servicios. Son los que celebran las entidades Estatales con el fin de desarrollar actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la entidad. Solo pueden celebrarse con personas naturales o jurídicas cuando dichas actividades no pueden realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Se celebran por el término estrictamente necesario. No generan relación laboral siempre y cuando no exista un trabajo subordinado o dependiente consistente en la actitud por parte del contratante de impartir ordenes a quien presta el servicio con respecto a la ejecución de la labor contratada, ni la fijación de horario de trabajo para la prestación del servicio. Por lo anterior no habiendo relación laboral, no hay lugar a reconocimiento y pago de prestaciones sociales. NOTA: Aquí es importante tener en cuenta la Sentencia de la H. Corte Constitucional, N° C-154 de 1997, donde esta corporación hace una clara distinción entre contrato laboral y contrato de prestación de servicios.

4.1.4 Contrato de Concesión. Son los que celebra la entidad con el fin de otorgar a una persona que se denomina concesionaria la operación, prestación, organización, gestión, total o parcial de una obra o bien destinado al servicio o uso del público. También otorga la facultad de realizar todas las actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorizaciones, explotación del bien, suma periódica única o porcentual y en general, en cualquier modalidad acordada por los contratantes.

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4.1.5 Contrato de encargo fiduciario y fiducia pública. El contrato de encargo fiduciario sólo puede celebrarse para dar cumplimiento al objeto expresamente señalado en la ley y con plazos determinados, de ahí que los encargos fiduciarios únicamente puedan tener por objeto la administración o el manejo de los recursos destinados a los contratos que las entidades estatales celebren. 4.1.6 Otros contratos que pueden celebrar las entidades estatales son : • De carácter mercantil : Compraventa, transporte, suministro, depósito, prenda, mandato, entre otros. • De carácter civil : Compraventa, mandato, comodato o préstamo de uso, agencia oficiosa o gestión de negocios ajenos, arrendamiento, etc. 4.2 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN ESTATAL (Art 24-Ley 80/93) Los pilares fundamentales sobre los cuales descansa la actividad contractual del estado, son tres: 4.2.1 Principio de Transparencia: Según el cual se elige el contratista por el sistema de licitación pública o concurso público ello implica: • El contratista siempre se elige a través de licitación o concurso público, salvo en los casos en que se puede contratar en forma directa. • Los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten en los procesos contractuales, pueden ser conocidos por los interesados durante las etapas que se fijen, otorgándoles la posibilidad de expresar observaciones. • Las actuaciones y los expedientes son públicos, en los casos de licitación se permite el ejercicio del derecho de que trata el articulo 273 de la constitución nacional. • Se pueden expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas, a quienes demuestren interés legítimo, conservando la reserva sobre patentes, procedimientos y privilegios.

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• Las reglas de adjudicaciones del contrato se deben incluir en los avisos de publicación de apertura de licitación y en los pliegos de condiciones o términos de referencia. • Todo acto administrativo proferido dentro de la actividad contractual, debe ser motivado, salvo si son de trámite; así mismo se motiva el acto de adjudicación y la declaratoria de desierto del proceso de escogencia. • Las actuaciones de las autoridades estarán ausentes de desviación y de abuso de poder. • En los avisos por medio de los cuales se informe o anuncie la celebración o ejecución de contratos, no se hará referencia a nombres o cargos de servidores públicos. 4.2.2 Principio de Responsabilidad: En virtud del principio de responsabilidad se establece: • Los servidores públicos tienen la obligación de velar por la correcta ejecución de los contratos y de proteger los derechos de la entidad Estatal, del contratista y los terceros. • Los servidores públicos responden civil y penalmente por sus acciones y omisiones. • Las entidades y los servidores públicos responden por la omisión de los actos previos a la apertura de las licitaciones o concursos, así como por la elaboración de los pliegos de condiciones en forma ambigua o incompleta. • Los servidores públicos deben actuar con ética y justicia teniendo en cuenta que son administradores de bienes ajenos. • La dirección y manejo de la actuación contractual es responsabilidad exclusiva del jefe o representante legal de la entidad sin que pueda trasladarla a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma, como tampoco a los consejos Municipales. • De las propuestas artificialmente bajas, presentadas con la finalidad de obtener la adjudicación del contrato, responden los contratistas tanto civil como penalmente.

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• Los contratistas responden civil y penalmente por suministrar información falsa y, por omitir información sobre inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones. • Los contratistas responden por la buena calidad del objeto contratado y la entidad velará porque sea así. 4.2.3 Principio de Economía : En virtud del principio de economía, la entidad debe realizar los trámites contractuales con celeridad, sin dilaciones, exigiendo única y exclusivamente los requisitos contemplados en la Ley y sus Decretos reglamentarios. Por ello, se eliminan los trámites que encarecen y dilatan el proceso de contratación y se establecen mecanismos ágiles y diligentes; así entonces, se busca reducir en tiempo y costos el trámite contractual. Algunos de esos mecanismos son los siguientes: • Los pliegos de condiciones o términos de referencia sólo deben contener los procedimientos estrictamente necesarios, con señalamiento de términos precisos para distintas etapas de selección. • Los procedimientos contractuales deben interpretarse siguiendo los lineamientos expresamente previstos en la normatividad sobre contratación Estatal. • Las normas sobre procedimientos en materia contractual, tienen como objetivos primordiales, servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos, además de proteger y garantizar los derechos de los administrados. • Se adelantarán procedimientos que garanticen la pronta y oportuna solución de las controversias surgidas del contrato. • Cuando la entidad este interesada en la realización de una licitación o concurso público, debe entre otras cosas, allegar la disponibilidad presupuestal, requisito considerado por la ley como el más importante al momento de la licitación o concurso público. • La entidad, con antelación a la celebración del contrato debe haber realizado los estudios de prefactibilidad y factibilidad, así como haber buscado las autorizaciones necesarias para cumplir con el objeto materia del contrato.

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• El acto de adjudicación y el contrato no serán susceptibles de aprobaciones posteriores. • El Alcalde Municipal, puede delegar la facultad de celebrar contratos en los funcionarios de nivel directivo. La delegación puede recaer, también, sobre la adjudicación, liquidación, terminación, modificación, adición y demás actos inherentes a la actividad contractual. • Antes de la apertura del proceso de selección, la entidad debe establecer en forma clara y precisa los planos, proyectos, diseños, pliegos de condiciones o términos de referencia. • La entidad debe realizar un estudio financiero para constituir las reservas y compromisos presupuestales necesarios, de modo que se asegure el pago de las obligaciones derivadas del contrato. • La entidad debe prever la exigencia de incluir en los presupuestos anuales una apropiación global para atender oportunamente los costos imprevistos que genera el contrato con ocasión en los retardos de los pagos, así como los que provengan de la revisión de los precios acordados, por razón de los cambios o alteraciones en las condiciones iniciales de los contratos. • Las solicitudes contentivas de peticiones presentadas durante la ejecución de los contratos, deben ser resueltas por la entidad en el término de tres (3) meses. En caso de guardar silencio durante este término, se entiende que ha sido resuelta favorablemente al peticionario. • La declaratoria de desierta de la licitación solamente procede por razones que impidan la selección objetiva del contratista. Debe hacerse por acto administrativo motivado. • Las obligaciones surgidas del contrato deben avalarse por el contratista, otorgando para el efecto una garantía única de cumplimiento, la cual se debe mantener durante la vida del contrato y su liquidación, ajustándose a los límites, existencia y extensión de los riesgos amparados. Los proponentes también deben presentar garantía de seriedad de las ofertas y póliza de buen manejo del anticipo. • La garantía única de cumplimiento se obliga en todos los contratos. Se exceptúan los siguientes: Interadministrativos: Aquellos que se celebraran entre entidades Estatales.

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De empréstito: Los cuales constituyen una modalidad de crédito público. De seguros: Es opcional para la entidad exigir la garantía en los contratos sin formalidades plenas, los cuales presentan dos (2) modalidades: mínima cuantía y urgencia manifiesta. 4.3 DERECHOS Y DEBERES 4.3.1 De Las Entidades Estatales (Art. 4 Ley 80 De 1993) 1. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacerle al garante. 2. Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. 3. Solicitarán la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato. 4. Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas cumplan.

servicios prestados las condiciones de las acciones de condiciones no se

5. Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia. 6. Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. 7. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deba pagar como consecuencia de la actividad contractual.

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8. Adoptarán las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios. Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado. 9. Actuarán de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

4.3.2 De Los Contratistas (Art. 5º LEY 80 De 1993) 1. Tendrán derecho a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que el valor intrínseco de la misma no se altere o modifique durante la vigencia del contrato. 2. Colaborarán con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatarán las órdenes que durante el desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrarán con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse. 3. Podrán acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren. 4. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello. 5. No accederán a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho. Cuando se presenten tales peticiones o amenazas, los contratistas deberán informar inmediatamente de

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su ocurrencia a la entidad contratante y a las demás autoridades competentes para que ellas adopten las medidas correctivas que fueren necesarias. 6. Se exige a las personas naturales y jurídicas que pretendan celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa con entidades estatales, la inscripción en el registro de proponentes, a excepción de los siguientes casos: - Contratación de urgencia. - Contratación de menor cuantía. - Contratación para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas - Contrato de Prestación de Servicios. - Contrato de Concesión. - Adquisición de bienes cuyo precio este regulado por el Gobierno Nacional. 7. Ninguna persona podrá prestar directamente sus servicios al estado, bajo la modalidad de contrato de prestación de servicios, sin afiliarse a los sistemas de pensiones y salud (Art. 282 Ley 100/93). 5. NORMAS GENERALES SOBRE CONTRATACION 5.1 Formalidad escrita, y los que impliquen cambio de dominio o imposición de servidumbre o gravámenes sobre bienes inmuebles, deben elevarse a escritura pública. No requieren formalidad escrita, los contratos de mínima cuantía y los de urgencia manifiesta.

5.2 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS En la elaboración del contrato se debe incluir : • Las cláusulas que de acuerdo con las disposiciones civiles, comerciales, y las previstas en el estatuto contractual (Ley 80 de 1993), debe contener, atendiendo a la naturaleza y objeto del contrato. • Las estipulaciones que las partes consideren necesarias para el cabal cumplimiento del objeto contractual, siempre que no se contraríen la constitución, la ley, el orden público y los principios y fines del Estatuto Contractual.

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• En especial, las partes pueden incluir el pago anticipado y la entrega de anticipos siempre que no sean superiores al cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato. Igualmente, los contratos sólo podrán adicionarse hasta en un cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. 5.3 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Su perfeccionamiento se logra, cuando hay acuerdo entre las partes en el objeto y el precio o contraprestación y además se haya elevado a escrito. Se podrá iniciar la ejecución de los contratos al momento de la aprobación de la póliza única de garantía. Es necesario tener presente que para la firma de todo contrato se requiere contar previamente con los certificados de disponibilidad presupuestal, salvo que en el contrato se comprometan recursos o vigencias futuras.

5.4 REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS 5.4.1 Formales: • Prueba actualizada de la existencia y representación legal del contratista, cuando éste sea una persona jurídica. • Constitución y aceptación de las garantías exigidas conforme a las normas legales. • Firma de quienes deben suscribir el contrato. • Certificado de apropiación presupuestal. • Poderes • Impuesto debidamente cancelado los que lo causen. • Publicación en la interadministrativos.

emisora

Municipal

a

excepción

de

los

contratos

• Las Garantías.

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• Paz y Salvo Municipal. • Ultimo estado financiero para personas jurídicas. • Ultima declaración de rentas. 5.4.2 De fondo : • Objeto coincidente con el señalado en el pliego de condiciones. • Correspondencia con el precio global o valores unitarios indicados por el contratista en su propuesta. • Fijación del plazo durante el cual se ejecutará el contrato. • Cuantía estimada y cantidades de obra o suministro. • Inclusión de la cláusula de caducidad, cuando sea obligatorio pactarla. • Facultad del ente Municipal para incumplimiento parcial del contratista.

imponer multas cuando exista

• Estipulación de la cláusula Penal Pecuniaria. • Manifestación unilateral del contratista, en el sentido de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar. • Los demás que se consideren necesarios para su existencia y validez. 5.5 CONTRATOS SEGÚN CUANTÍA Para el MUNICIPIO DE SAN LUIS, según el presupuesto inicialmente aprobado por el Concejo, las cuantías las podemos clasificar según los salarios mínimos legales mensuales vigentes (s.m.l.m.v) así: CUANTIA Mínima Menor Mayor

DESDE O

HASTA 15

MODALIDAD Orden de servicio

15 125

125 En adelante

Contratación Directa Licitación o Concurso

FORMALIDADES No requiere formalidades plenas (orden escrita del Alcalde) Contrato formal escrito. Tres cotizaciones Las inherentes a la modalidad.

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Desde 125s.m.l.m.v en adelante, requiere Licitación o Concurso Publico, a excepción de los siguientes contratos : Empréstito, interadministrativo a excepción del contrato de seguro, prestación de servicios (intuito personae), arrendamiento o adquisición de inmuebles, urgencia manifiesta, declaratoria desierta de Licitación o Concurso, bienes y servicios para la seguridad nacional, cuando no exista pluralidad de oferentes, productos agropecuarios que se ofrezcan en bolsas de productos, prestación de servicios en salud y contratos cuyo objeto directo sea la actividad comercial o industrial propias de las empresas industriales o comerciales estatales y sociedades de economía mixta. Para la contratación directa es esencial la obtención de mínimo dos (2) ofertas por escrito, tendrán los siguientes requisitos: - Establecer las características generales y particulares de los bienes, obras o servicios. - Condiciones de Pago. - Términos para la ejecución. No es necesario tener dos (2) ofertas en los siguientes casos: a) Cuando se trate de contratos cuya cuantía no supere la suma de 15 s.m.l.v.m. b) Cuando se hayan solicitado y sólo se recibiere una de ellas. c) Cuando sea un proveedor exclusivo en el lugar. d) Cuando se trate de contratos intuito personae, por las calidades personales del Contratista. e) Cuando la necesidad inminente del bien o servicio no permita solicitar varias ofertas. Para los casos b, c, d, y e, se requiere dejar constancia por escrito. • Para la Administración Municipal, los contratos cuyos valores sean iguales o superiores a 250 s.m.l.m.v y al mismo tiempo superen la suma del 50% del monto establecido como mayor cuantía, además de exigir las dos(2) ofertas, deberá invitarse públicamente a presentar propuestas a través de un aviso colocado en un lugar visible de la misma entidad, por un término no menor de dos (2) días. Se puede prescindir de la publicación cuando la necesidad del bien o servicio objeto del contrato no lo permita. De esto se dejará constancia por escrito. Lo anterior debe cumplirse para los contratos de prestación de servicios.

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5.6 NOTIFICACIÓN A LOS PROPONENTES : El acta de adjudicación se notifica personalmente al proponente favorecido en la forma y términos establecidos para los actos administrativos y de no realizarse en audiencia pública, se comunica por fax, teléfono, se publica en la cartelera del Municipio a los no favorecidos dentro de los cinco (5) días calendario siguientes. 5.7 ASIGNACIÓN NÚMERO: Dicha asignación se debe dar una vez exista la certeza de la celebración del Contrato o Licitación, para lo cual la asignación de dicho número se hará en las oficinas donde se centraliza el proceso, como se describe a continuación : Una vez el Alcalde Municipal avale la ejecución del contrato, mediante la firma; le corresponde a la Secretaria de Gobierno asignar el correspondiente número del contrato, el cual será consecutivo ascendente y del que llevará registro manual en el formato consecutivo contratos. En igual medida la secretaria de la Secretaría General asignara el consecutivo de las licitaciones. 6. DOCUMENTOS Acorde con la modalidad de contratación (directa o licitación), existen documentos que son necesarios para una adecuada ejecución del proceso como se muestra a continuación: Matriz de requerimientos documentales acorde con la modalidad: DOCUMENTO

Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso Términos de Referencia Registro consecutivo de contratos Publicación Minuta Pólizas Revisión de Pólizas Acta de Apertura de Licitación Resolución de Adjudicación Registro en Cámara de Comercio Registro de proponentes

CONTRATACION DIRECTA x X X x x x x

X X

LICITACION O CONCURSO X X X X X X X X X X X X

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6.1 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL : Es la reserva presupuestal provisional que se hace para garantizar la disponibilidad de recursos en caso de la realización del contrato. Su elaboración se centra en la Unidad Financiera en donde se identifica el rubro, se revisa que haya reserva presupuestal y se hacen los asientos contables respectivos (valor, forma de pago, número del certificado etc.) en Tesorería y Presupuesto ( Anexo No. 2 )

6.2 AVISO: Es el que se fija en la cartelera oficial del Municipio como mínimo dos (2) días, con el animo de convocar a personas naturales o jurídicas que quieran participar y presentar propuestas para el desarrollo del objeto a contratar. Para el caso de Licitación o Concurso Publico el Secretario General del Municipio entre los diez (10) y veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación o concurso, envía copia a los diarios de amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la entidad, hasta tres (3) avisos con intervalos de dos (2) a cinco (5) días calendario. Copia de este aviso es enviado a la Tesorería del Municipio para que efectúe la venta correspondiente de los pliegos de condiciones. ( Anexos No. 3 y 4 ). 6.3 TÉRMINOS DE REFERENCIA: Son las especificaciones y consideraciones técnicas, financieras y logísticas dentro de las cuales debe estar enmarcado la ejecución de un proyecto o contrato ( Anexo No. 5 ) 6.4. REGISTRO DE PROPONENTES : En este se consigna los proponentes que han comprado los pliegos de condiciones y a su vez los que habiendo comprado los pliegos enviaron sus respectivas propuestas. ( Anexo No. 6 ). 6.5 ACTA DE COMITÉ DE ADJUDICACIONES Y LICITACIONES O COMITÉ DE PERSONAL :

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A través de esta se recomienda al Alcalde la oferta más conveniente a contratar en términos de calidad, economía y oportunidad ( Anexo No. 7 ). Para Licitación o Concurso la Secretaria, publica acta de adjudicaciones en cartelera dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de adjudicación de la licitación. Al proponente favorecido se le informa personalmente. 6.6 MINUTA : Es la forma del contrato, es allí en donde a través de las firmas de los representantes del Municipio (Alcalde) y el contratista, se respalda legalmente el cumplimiento de los compromisos adquiridos en la misma. ( Anexo No. 8 ). 6.7 PÓLIZAS: La finalidad de ésta es la de garantizar al estado que las obligaciones del contratista se llevarán adecuadamente y que se ofrecerá la estabilidad esperada en las obras, en las que se están comprometiendo sumas del tesoro público. Para los convenios interadministrativos éstas no se requieren. En las pólizas se pactará expresamente la obligación del contratista de garantizar: a) El cumplimiento del contrato b) El buen manejo y buena inversión del anticipo que le fuere entregado. c) La estabilidad de la obra o la calidad del servicio. d) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que haya de utilizar para ejecución del contrato. e) El correcto funcionamiento de los equipos que deba suministrar o instalar. f) Vigencia. 6.8 REVISIÓN DE APROBACIÓN DE PÓLIZAS : Es un acta en la cual se aprueba la garantía única en el cumplimiento del contrato ( Anexo No. 9 ). 6.9 ACTA DE APERTURA DE LICITACIÓN : Es el acto administrativo mediante el cual el Alcalde como representante legal del Municipio, autoriza formalmente dar inicio a la Licitación o Concurso ( Anexo No. 11).

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6.10 RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN : Es un acto administrativo irrevocable, la cual se hace mediante resolución motivada que consigna la decisión tomada por el comité de adjudicaciones y licitaciones de las propuestas en torno al proponente favorecido y que obliga tanto a la entidad como al adjudicatario. Se notificará personalmente al proponente favorecido y se comunicará por teléfono a los no favorecidos dentro de los cinco días calendario siguiente, también se fijara la lista cinco días en la cartelera de la Secretaría General ( Anexo No. 14 ). La adjudicación deberá hacerse, previos los estudios del caso, y efectuando el análisis comparativo al licitador o concursante cuya propuesta se estime más favorable y esté ajustada al pliego de condiciones o términos de referencia según el caso. 6.11 REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO : Anexar certificado de Cámara de Comercio. 6.12 REGISTRO CONSECUTIVO DE CONTRATOS : A través de este se lleva el registro consecutivo de los diferentes contratos o licitaciones celebrados por la entidad en el transcurso del año. Se diligencia señalando en este las casillas con los números de los contratos, en la medida que son asignados(Anexo 17). Matriz de requerimientos documentales acorde con la clase de contrato Esta nos muestra los documentos que deben hacer parte integral de la carpeta del contrato, los incluidos aquí y no descritos en el manual obedecen a que su elaboración es posterior a la formalización del contrato. Documentos Clase de contrato Obra Pública Convenio Interadministrativo Prestación de Servicios Suministros Consultoría Compra venta Arrendamiento

1

2

3

4

X X X X X X X

X X X X X X X I-T X X X X I-T X X X X I-T

5

6

7

8

9

X

X

X

X X X X X

X X X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

10

X X

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Convenciones : 1 Minuta 2 Certificado de Disponibilidad Presupuestal 3 Actas : Inicio - Avance - Terminación - Liquidación 4 Términos de Referencia 5 Certificación para efectuar pago 6 Copia de orden de pago 7 Propuestas 8 Pólizas 9 Certificación de aprobación de la garantía única 10 Autoliquidación de Pensión - Salud vigentes 7. PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO LICITACIÓN O CONCURSO : La licitación o concurso es el procedimiento administrativo por medio del cual una persona natural o jurídica estatal que pretende construir una obra, realizar un servicio, enajenar, adquirir o alquilar bienes, bajo condiciones previamente señaladas o estipuladas por ella, convoca a los interesados a la presentación de ofertas a fin de seleccionar la mas conveniente. No puede abrirse Licitación o Concurso e iniciar proceso de celebración de contrato, cuando se hace directamente, sino cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. El plazo de la licitación es el tiempo que transcurre entre las fechas de apertura y de cierre de la licitación y no puede ser inferior a diez (10) días calendario. Antes de que venza el plazo de la licitación se puede prorrogar éste por un término igual o inferior a la mitad del inicialmente fijado, bien sea por decisión del MUNICIPIO o por solicitud de las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliegos de condiciones. La licitación podrá ser desierta, esto es dejarla sin adjudicar. Esta declaratoria se debe hacer dentro del plazo señalado para la adjudicación de la licitación o dentro de su prórroga. La licitación se declara desierta cuando ocurre alguno de los siguientes casos: • Cuando ninguna de las propuestas se ajuste a las condiciones estipuladas en el pliego.

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• Cuando el número de participantes que presentó propuesta es inferior al número mínimo definido en el pliego de condiciones, el cual no podrá ser inferior a dos (2). • Cuando la entidad contratante haya considerado inconvenientes las propuestas que le fueron hechas. • Cuando el proceso de licitación se haya adelantado en forma incompleta o irreglamentariamente.

8. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD O DELEGACIÓN DE FUNCIONES Acorde con los anteriores procedimientos podemos definir la siguiente responsabilidad, autoridad y delegación de funciones : Planeación: Elaborar términos de referencia claros y concisos. Elaborar presupuesto. Elaborar cuadros comparativos con las propuestas presentadas. Sistemas : Garantizar que la documentación allegada para la elaboración de la minuta está completa y en forma adecuada. Elaborar completa y adecuadamente la minuta del contrato. Secretaria de Gobierno : Revisar términos de referencia y dar el Vo.Bo., presupuesto y cuadros comparativos de las propuestas presentadas. Asignar el número consecutivo de los contratos (registro de contratos). Avisar en forma oportuna al contratista favorecido, los requerimientos para la elaboración del contrato. Verificar que antes de enviar el contrato a Contraloría, vaya con la totalidad de las firmas. Garantizar la correcta elaboración de la minuta. Aprobar mediante acta las pólizas presentadas para la ejecución del contrato. Contratistas : Afiliarse al sistema general de salud y pensiones Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados y responder por ellos Publicar el contrato en el medio Municipal. Presentar pólizas.

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9. PROGRAMA DE CONTROL PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN O LICITACIÓN

10.1 MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL El proceso de contratación debe cumplir ciertas directrices generales para que el servicio sea eficiente y efectivo. El Comité de Licitaciones y Adjudicaciones o la Secretaria de O.O.P.P será el responsable de la planeación, coordinación y control del proceso. Claro esta que el manejo de la actualización contractual es responsabilidad exclusiva de la Secretaria de Gobierno. •

•

•

•

•

•

•

•

Todos los contratos deben responder a la realización de proyectos o actividades contempladas en el Plan de Gobierno y enmarcarse dentro de las funciones legales. Los proyectos deben ser aprobados o tener viabilidad del Banco de Proyectos y mínimamente deben estar formulados en la etapa de perfil. Deben contener objetivos y metas claras, cronograma, presupuesto, responsables e indicadores de control y evaluación. Las funciones que cada área o cargo tiene en el proceso deben ejecutarse en el menor tiempo posible y con el racional consumo de insumos. Debe diligenciar formato de solicitud de contratos. Todo proyecto que se va a realizar vía contratación, debe abrírsele carpeta individual desde su solicitud. En los contratos debe determinarse cuál es el interventor o la persona encargada de realizar el seguimiento durante su ejecución. Contemplar además quiénes son los responsables de operar y garantizar la sostenibilidad del proyecto. Antes de ordenar la apertura de un concurso o licitación, se debe tener el presupuesto oficial, certificado de disponibilidad presupuestal, pliego de condiciones, diseño y planos de las obras a realizar.

• Se debe verificar :  Si el contrato está firmado por el Alcalde Municipal y contratista.

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 Si el valor pactado lo pagan de acuerdo a las fechas propuestas.  Plazo  Cumplimiento de pólizas • Velar porque los términos de referencia tengan la claridad y precisión necesarias, y que la propuesta preseleccionada se ajuste a éstos. • Cuando se celebren contratos, cuyo objeto sea la contratación de promotores ambientales, gestores ambientales, consultores, contratistas y otros ; se debe definir claramente en la cláusula que estipula el valor y la forma de pago que éstos deberán ser liquidados previa presentación de los respectivos informes y no podrán ser liquidados antes del plazo de ejecución estipulados.

10.2 CONTROL QUE DEBE APLICAR AL PROCESO DE CONTRATACIÓN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 1. La asignación del rubro se hace por personal capacitado y acorde con los programas presupuestales del Municipio? 2. El aviso es lo suficientemente claro y conciso de manera que cumpla su cometido informativo? 3. Existe claridad en los términos de referencia de manera que no den lugar a ambigüedades en la presentación de las propuestas ? 4. Existen los requisitos legales vigentes acorde con la Ley 80/93, en el momento de la elaboración de la minuta ? 5. El contrato está debidamente firmado por el Alcalde Municipal y contratista. 6. Se lleva un registro adecuado de los números de contratos, permitiendo su cuantificación ágil y oportuna? 7. Existen el debido número de propuestas acorde con la cuantía del contrato ? 8. Los avisos se fijan de acuerdo a la cuantía ley 80 1993 ? 9. Está debidamente diligenciado el registro de proponentes? 10.Son concordantes las propuestas con los términos de referencia?

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11.Si se ha declarado Licitación desierta, existen los avales contemplados en la normatividad y la Ley ? 12. Está claramente identificado el Interventor del contrato ? 13.Se cumple a cabalidad la delegación de la ordenación del gasto.? 14. Existe acta debidamente firmada en los casos de apertura de urna? 15.Se le da seguimiento continuo a la obligación de los contratistas de afiliarse al sistema general de pensiones? 16.En caso de no celebrar el contrato se hace la debida anulación del certificado de disponibilidad presupuestal y se libera del presupuesto? 17. Están debidamente registrados en el banco de proyectos o Plan de Desarrollo los contratos a ejecutar? 18. Queda constancia de la publicación en cartelera del acta del comité de adjudicaciones o comité de personal?

FICHA DE VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA EN LA LICITACIÓN O CONCURSO:

1. ETAPA PREPARATORIA: • Elaboración de los análisis de conveniencia y/o inconveniencia, estudios de prefactibilidad o factibilidad y obtención de autorizaciones requeridas para los contratación:___________________________________________________ • Elaboración y publicación del proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia en la página web de la entidad o colocación de un aviso en diarios de amplia circulación o en cualquier medio de publicidad idóneo, en el que se indique el lugar de la entidad donde pueden ser consultados tales documentos:____________________________________________________ • Recepción de observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condicione o términos de referencia:___________________________________________ • Obtención de certificado de disponibilidad presupuestal:___________________ • Reporte de apertura de licitación pública a la cámara de comercio: __________

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Observaciones:_____________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL PROPONENTE: • Resolución de apertura de la licitación o concurso:_______________________ • Invitación de acompañamiento para el ejercicio del control social:____________ • Publicación del aviso de apertura de la licitación o concurso en diario o medio de amplia circulación ( 10 ó 20 días calendario antes de la apertura): __________ • Distribución o venta de los pliegos de condiciones o términos de referencia y publicación de su contenido: __________________________________ • Audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones o términos de referencia:______________________________________________________ • Cierre de la licitación o concurso: ____________________________________ Consulta de precios y condiciones del mercado: ________________________ Utilización del sistema de conformación dinámica de las ofertas ( audiencia pública cierre de la licitación pública: Se debe especificar en los pliegos la fecha máxima de recepción de ofertas):_______________________________ Evaluación de las ofertas - Consulta de precios o condiciones del mercado: _______________________________________________________________ • Etapa de observaciones y de permanencia en la secretaría de la entidad de los informes de evaluación: _________________________________________ • Audiencia pública de adjudicación - Notificación a todos los proponentes de la resolución de adjudicación: ______________________________________ Observaciones:_____________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. ETAPA CONTRACTUAL: • Elaboración y perfeccionamiento del contrato:________________________________________________________ • Firma del contrato:________________________________________________________ • Póliza de garantía:________________________________________________________ • Póliza de cumplimiento:____________________________________________________ • Póliza de estabilidad ( en contratos de obra pública):________________________________________________________

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Póliza de manejo y buena inversión del anticipo:________________________________________________________ • Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato:________________________________________________________ Informes de interventoría:_______________________________________________________ •

•

Liquidación del contrato:___________________________________________

Observaciones:_____________________________________________________ ETAPA CONTRACTUAL: * Verificación de vigencia de la póliza de estabilidad de la obra y la garantía única:____________________________________________________________ Observaciones: Desarrollo de : Invitación de acompañamiento para el ejercicio del control social. A. Seleccionar el mecanismo de acompañamiento del proceso:_______________ Veeduría ciudadana:_________________________________________________ Organización no gubernamental:_______________________________________ Cámara de comercio:________________________________________________ Asociaciones o Universidades:_________________________________________ Particulares:_______________________________________________________ Contraloría General de la República:____________________________________ Procuraduría General de la Nación:_____________________________________ Otra….cuál?_______________________________________________________ B. Quejas radicadas durante el proceso de contratación:____________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Observaciones:_____________________________________________________ _________________________________________________________________ FICHA DE VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA: 1. ETAPA PREPARATORIA: •

•

Elaboración de los análisis de conveniencia y/o inconveniencia, estudios de prefactibilidad o factibilidad y obtención de autorizaciones requeridas para la contratación:___________________________________________________ Elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia:______________________________________________________

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•

Recepción de las observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia:_________________________________

•

Ajuste y elaboración de pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos:______________________________________________________

• Obtención de certificado de disponibilidad presupuestal:__________________ Observaciones:_____________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL PROPONENTE: Publicación de los pliegos de condiciones o términos de referencia en la página web de la entidad o colocación de un aviso en diarios de amplia circulación o en cualquier medio que la entidad determine, en el que se indique el lugar de la entidad donde pueden ser consultados tales documentos:____________________________________________________ • Invitación de acompañamiento para el ejercicio del control social:_________________________________________________________ • Distribución o venta de los pliegos de condiciones o términos de referencia:______________________________________________________ Recepción de las comunicaciones de los interesados en particular:____________ • Audiencia pública para la realización de un sorteo para seleccionar a 10 participantes para el proceso de oferentes:____________________________ Presentación de las propuestas:________________________________________ • Recepción de las ofertas:__________________________________________ Utilización del sistema de conformación dinámica de la oferta (audiencia pública):__________________________________________________________ • Adjudicación del contrato- Notificación a todos los proponentes del acto de adjudicación:____________________________________________________ Observaciones:_____________________________________________________ •

3. ETAPA CONTRACTUAL: • Elaboración y perfeccionamiento del contrato:__________________________ Firma del contrato:__________________________________________________ Póliza de garantía:__________________________________________________ Póliza de cumplimiento:______________________________________________ Póliza de estabilidad ( en contratos de obra pública ):_______________________

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Póliza de manejo y buena inversión del anticipo:___________________________ • Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato:________________ Informes de interventoría:_____________________________________________ Informe final de interventoría:__________________________________________ • Liquidación del contrato:___________________________________________ Observaciones:_____________________________________________________ Etapa Contractual * Verificación de vigencia de póliza de estabilidad de la obra y garantía única:____________________________________________________________ Observaciones:_____________________________________________________ • Desarrollo de : Invitación de acompañamiento para el ejercicio del control social:_________________________________________________________ A. Seleccionar el mecanismo de acompañamiento del proceso: Veeduría Ciudadana:________________________________________________ Organización no Gubernamental:_______________________________________ Cámara de Comercio:________________________________________________ Asociaciones o Universidades:_________________________________________ Particulares:_______________________________________________________ Contraloría General de la República:____________________________________ Procuraduría General de la Nación:_____________________________________ Otra…¿ Cuál?:_____________________________________________________ B. ¿Se radicaron quejas durante el proceso?:_____________________________ C. Anexo de quejas, número de folios:___________________________________ Observaciones:_____________________________________________________

CUANTIAS EN LA CONTRATACION ESTATAL: Las cuantías en la contratación estatal están consagradas en la Ley 80 de 1993 en el artículo 24, éste fue modificado por el Decreto 2150 de 1995, y éste a su vez aclarado por el Decreto 62 de 1996 artículo 1°. En resumen son éstas las cuantías que están vigentes hoy día, a continuación se muestra en el cuadro las cuantías vigentes dadas en salarios mínimos mensuales vigentes

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Cuantías: CONTRATACIÓN LEY 80 DE 1993 Menor Cuantía: Contrato con formalidades plenas ( Artículo 24 de la Ley 80, modificado por el Decreto 2150 de 1995, y el Decreto 62 de 1996, art. 1° ). Presupuesto anual: Inferior a: 4.896.000.000. la menor cuantía es:………Hasta 125 smlm. Entre: 4.896.000.000. y menos de: 48.960.000.000 la menor cuantía es:……Hasta 250 smlm. Entre: 48.960.000.000 y menos de: 102.000.000.000 la menor cuantía es:…..Hasta 300 smlm. Entre: 102.000.000.000 y menos de: 204.000.000.000 la menor cuantía es:…Hasta 400 smlm. Entre: 204.000.000.000 y menos de: 408.000’000.000 la menor cuantía es:.Hasta 600 smlm. Entre: 408.000’000.000 y menos de: 489.600.000.000 la menor cuantía es:.Hasta 800 smlm.

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Superior a: 489.600.000.000 la menor cuantía es:…………Hasta 1.000 smlm.

Cuantías: CONTRATACIÓN LEY 80 DE 1993 Contrato sin formalidades plenas. ( Artículo 39 de la Ley 80 de 1993 ). Presupuesto anual: 1.1 Inferior a: 48.960.000.000 la cuantía es:…………………Hasta 15 smlm. Superior a: 48.960.000.000 e inferior a: 102.000.000.000 la cuantía es:…Hasta 20 smlm. Superior a: 102.000.000.000 e inferior a: 204.000.000.000 la cuantía es:..Hasta 30 smlm. Superior a: 204.000.000.000 e inferior a: 408.000.000.000 la cuantía es:.Hasta 40 smlm. Superior a: 408.000.000.000 e inferior a: 816.000.000.000 la cuantía es:.Hasta 50 smlm. Superior a: 816.000.000.000 e inferior a: 1.632.000’000.000 la cuantía es:….Hasta 300 smlm. Superior a. 1.632.000’000.000 e inferior a: 2.448’992.000’000.000 la cuantía es:…Hasta 1.000 smlm.

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Superior a: 2.448’992.000’000.000 la cuantía es:……………Hasta 2.500 smlm.

Cuantías: CONTRATACIÓN LEY 80 DE 1993 Decreto 2170 de 2003-03-04 según Artículo 1°, Parágrafo 1) y artículo 2°, parágrafo 1). Presupuesto anual: Inferior a: 4.896.000.000…..10% Menor Cuantía. Entre: 4.896.000.000y menos de: 48.960.000.000..10% Menor Cuantía. Entre: 48.960.000.000 y menos de: 102.000.000.000:10% Menor Cuantía. Entre: 102.000.000.000 y menos de: 204.000.000.000:10% Menor Cuantía. Entre: 204.000.000.000 y menos de: 408.000’000.000:10% Menor Cuantía. Entre: 408.000’000.000 y menos de: 489.600.000.000 10% Menor Cuantía.

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Superior a: 489.600.000.000:…10% Menor Cuantía.

ANEXOS

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- Anexo 1

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD SECCION PRINCIPAL : U- EJEC : CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE LAS CUENCAS DE LOS RIOS RIONEGRO Y NARE ( EL MUNICIPIO ) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UNIDAD FINACIERA | No. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE LAS CUENCAS DE LOS RIOS RIONEGRO Y EL MUNICIPIO, abajo firmante.

CERTIFICA Que en el (los) siguiente (s) rubro(s) ; Del presupuesto de gastos de :FUNCIONAMIENTO___ INVERSION___ ; para la vigencia fiscal de 19__ y que a continuación se describe(n), se ha(n) reservado la(s) siguiente(s) suma(s). PROG SPR PRY DIS REC _____ ___ ___ ___ ___ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Para un total de $ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Solicitado mediante memorando No. Fecha : AA/MM/DD PARA AMPARAR EL SIGUIENTE COMPROMISO : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------BENEFICIARIO : ______________________________ Expedido en : EL SANTUARIO ANT. A los ___ del mes de ______________ de 19__ Fecha Vencimiento : día ___ del mes de _______________ de 19__ Fecha Prorroga : día ___ del mes de _______________ de 19__

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- Anexo 2

AVISO LICITACIÓN NUMERO _____ MUNICIPIO DE SAN LUIS OBJETO El MUNICIPIO DE SAN LUIS está interesada en recibir propuestas DURACIÓN DEL CONTRATO Fecha fijación del aviso _______________ Fecha desfijación del aviso _______________ FECHA DE APERTURA DE LICITACION ______________ FECHA DE CIERRE DE LICITACION ______________ CONSULTA Y COMPRA DE PLIEGOS Se podrán consultar los pliegos de condiciones o términos de referencia en la Secretaría de Hacienda Municipal, a partir del _________________ VALOR TERMINOS DE REFERENCIA $ ____________ Las propuestas podrán presentarse el día ________________ hasta las __________ en la urna de la Secretaría General. Y allí firmar el registro de proponentes. LUGAR: Palacio Municipal de SAN LUIS. HORARIO: Lunes-Viernes 8 a.m. – 6 p.m. _______________________________ SECRETARIO GENERAL Y DE GOBIERNO

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- Anexo 3 TÉRMINOS DE REFERENCIA • Objeto : La identificación del objeto licitado en forma clara y precisa es requisito fundamental e insuprimible en el llamado a licitación, pues sólo a partir del mismo son posibles ofertas que correspondan a lo que la administración efectivamente pretende, y porque, sin él no les sería posible a los interesados determinar exactamente qué proponer o a la administración hacer el cotejo de las diferentes propuestas que se han formulado, con un mínimo de objetividad que pueda garantizar un tratamiento igualitario a los licitantes. • Condiciones y calidades exigidas a los proponentes : En cuanto a las propuestas solamente serán admisibles las propuestas que: - Reúnan o correspondan en forma inequívoca a las especificaciones para el servicio requerido, aceptándose alternativas, siempre y cuando reúnan, correspondan, se ajusten o se encuentren dentro de las citadas especificaciones. - Contengan los documentos exigidos en estos términos y que más adelante se especificarán con el lleno de los requisitos allí estipulados sin omitir ninguna información. - Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los términos de referencia. En cuanto a los proponentes sólo podrán participar : - Los municipios e institutos descentralizados a todos los niveles. - Los proponentes que acrediten la constitución de la personería jurídica anexar certificado de existencia y representación legal vigente. - Los proponentes cuyo objeto social, actividad comercial, negocio o representación comercial se relacione directamente con los bienes objeto de la presente invitación. - La propuesta debe estar firmada y sellada por el representante legal de la compañía o por el oferente cuando éste sea persona natural, su mandatario o su apoderado debidamente constituido. Inhabilidades e incompatibilidades : Son inhábiles para participar en convocatorias y para celebrar contratos con las entidades estatales:

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- Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes. - Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados. - Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad. - Quienes en sentencia judicial hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución. - Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicatario. - Los servidores públicos. - Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para un mismo aviso. - Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma invitación. - Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

• Responsabilidad del proponente : El proponente deberá examinar cuidadosamente los términos de referencia y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la propuesta y deberá informarse acerca de las disposiciones legales vigentes para la contratación con entidades públicas del orden nacional, régimen tributario y fiscal. El desconocimiento de tales disposiciones no será excusa válida para su incumplimiento. • Plazo y sitio de la prestación del servicio : El servicio deberá prestarse desde la fecha del acta de iniciación, previa aprobación de la garantía única y acorde a los plazos estipulados.

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• Lugar de recepción de propuestas : Las propuestas se recibirán en la Secretaria General y de Gobierno Municipal. • Rechazo, eliminación y retiro de propuestas : El Municipio rechazará las propuestas que se presenten en los siguientes casos: - Cuando la propuesta fuere presentada por personas naturales o jurídicas que han intervenido directa o indirectamente en los estudios realizados para analizar la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, ley de apropiaciones y presupuesto. - Cuando la propuesta fuere presentada por una persona (natural o jurídica) diferente a la que hizo el retiro de los términos de referencia, salvo en el caso de consorcios o uniones temporales en el cual bastará que uno de los proponentes de éste haya retirado los términos de referencia. - Cuando sean extemporáneos o estén incompletas, en cuanto a que no cumplen lo especificado. - Cuando un proponente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que también es proponente, tal como el caso de propuestas suscritas por sociedades diferentes que tengan socios comunes. - Cuando el socio o empleado de una firma haya tomado parte en la elaboración de la oferta de una persona natural o jurídica que igualmente participe en la propuesta. - Después de la fecha de cierre de la convocatoria el proponente no podrá retirar la oferta. • Análisis de propuestas : Las ofertas se analizarán en su contenido técnico, jurídico y económico dentro de los ocho (08) días calendario siguientes a la fecha de cierre de la invitación. • Forma de pago : Se hará de manera que facilite la correcta ejecución del contrato, previa presentación de la cuenta de cobro con la respectiva certificación del interventor. En ningún caso se podrá cancelar la totalidad del dinero de manera anticipada a la ejecución total del objeto del contrato.

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- Anexo 4

ACTA DEL COMITÉ DE ADJUDICACIONES Y LICITACIONES No. ___ FECHA : ________________________ de _______ HORA : ___________ LUGAR : _________________________________________________________________________________ ASISTENTES :

_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________

ORDEN DEL DIA :

1. Verificación del quorum 2. Lectura del acta anterior 3. Análisis de las propuestas DESARROLLO DE LA REUNIÓN _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ____________ _________________________________________________________________________________ ______ ANALISIS DE LAS PROPUESTAS _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ____________ _________________________________________________________________________________ ______

PRESIDENTE DEL COMITÉ

SECRETARIA DEL COMITÉ

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- Anexo 5 MODELO GENERAL DE CONTRATO ESTATAL CONTRATO NUMERO ___ Entre los suscritos ........ , mayor de edad, vecino del municipio de ........, identificado con Cédula de Ciudadanía No. ........ expedida en el municipio de ........, en su calidad de Alcalde Municipal y obrando en nombre y representación legal del MUNICIPIO DE SAN LUIS, de un lado, quien en adelante se denominará EL MUNICIPIO o LA CORPORACION y del otro lado ........, domiciliado en el municipio de ........, identificado con Cédula de Ciudadanía No. ........ expedida en ........, quien obra en nombre y representación legal de ........, quien en adelante de denominará ........, hemos acordado celebrar el presente contrato que se regirá de conformidad con lo previsto en la Leyes 80 y 99 de 1993 y por las siguientes cláusulas: CLAUSULA PRIMERA. Objeto: El presente contrato tiene por objeto .......... Se describirá sintéticamente el estudio a que se refiere el numeral 1° del artículo 30 de la ley de contratación. CLAUSULA SEGUNDA. Valor y forma de pago: El valor total del contrato será de ........ pesos m.l. ($...),que serán cancelados de la siguiente forma ........ previa certificación escrita del interventor. (Se podrá pagar un anticipo hasta del 50 % ). CLAUSULA TERCERA. Plazo: El contrato tendrá un plazo de ........ , contados a partir de la suscripción del acta de iniciación del Contrato. CLAUSULA CUARTA. Ecuación Contractual : En el presente contrato se mantendrá la ecuación contractual en los términos señalados en los artículos 4°-8, 5°-1 de la ley 80 de 1993. CLAUSULA QUINTA. Obligaciones DE EL MUNICIPIO: La entidad se obliga a ........ DEL CONTRATISTA: El contratista se obliga a ........ aquí se debe individualizar separadamente las principales obligaciones que surgen del contrato. CLAUSULA SEXTA. Supervisión y vigilancia: La supervisión y vigilancia del contrato será responsabilidad del ........ , el cual deberá velar además, porque los informes de interventoría y los pagos se alleguen y efectúen oportunamente. CLAUSULA SEPTIMA. Domicilio: Las partes convienen señalar como domicilio para todos los efectos legales que de él se deriven el municipio de ......... CLAUSULA OCTAVA. Registro presupuestal: El presente contrato tiene una imputación presupuestal número ........ y un registro presupuestal número ....... Las sumas de dinero se cancelarán de acuerdo a la disponibilidad presupuestal, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 5° de la ley 80 de 1993. CLAUSULA OCTAVA. Garantía: EL CONTRATISTA deberá constituir la garantía única en favor de EL MUNICIPIO, que contenga los siguientes amparos ......... Conforme al Decreto 679 de 1994 en su articulo 17. CLAUSULA NOVENA. Caducidad Administrativa: Son causales de caducidad, y el Municipio podrá declararla mediante acto administrativo debidamente motivado y previo el procedimiento legal, en caso de incumplimiento por parte del CONTRATISTA, las contenidas en el artículo 18° de la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones que lo contemplan, la declaración de la caducidad produce el hacer efectivas las multas, la cláusula penal pecuniaria y la garantía única constituida. CLAUSULA DECIMA. Multas. EL MUNICIPIO podrá imponer multas sucesivas y proporcionales de hasta un ........ por

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ciento ( ........ % ) del valor del contrato, en caso de mora o incumplimiento. CLAUSULA DECIMO PRIMERA. Penal pecuniaria: EL MUNICIPIO establece como pena por la caducidad o el incumplimiento de las obligaciones que en virtud del contrato adquiere el CONTRATISTA, una suma equivalente al ........ por ciento ( ........ % ) de su valor, imputable como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios que EL MUNICIPIO llegase a sufrir. CLAUSULA DECIMO SEGUNDA. Cesión del contrato: Es prohibido a EL CONTRATISTA la cesión parcial o total de los derechos y obligaciones que contrae en virtud del presente contrato, sin la autorización previa y escrita de EL MUNICIPIO. CLAUSULA DECIMO TERCERA. Cláusulas exorbitantes: Hacen parte del presente contrato, las disposiciones sobre terminación, modificación e interpretación unilaterales establecidas en los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993. EL MUNICIPIO podrá hacer uso de dichas normas por las causales, en las oportunidades y formas allí establecidas. CLAUSULA DECIMO CUARTA. Inhabilidades e incompatibilidades: EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993. CLAUSULA DECIMO QUINTA. Presiones o amenazas : El contratista se compromete a dar estricto cumplimiento al artículo 5° del numeral 5° de la ley 80 de 1993, sobre no aceptación de presiones o amenazas, y comunicar oportunamente de ellas a la entidad y a la autoridad competente. En caso contrario la entidad declarará la caducidad del contrato. CLAUSULA DECIMO SEXTA. Reversión : Al finalizar el termino de la explotación o concesión, los elementos y bienes directamente afectados a la misma pasaran a ser propiedad de la entidad contratante, sin que por ello esta deba efectuar compensación alguna ..........Esta cláusula solo se pactará en los contratos de explotación o concesión de bienes estatales. CLAUSULA DECIMO SEPTIMA. Liquidación del contrato : El contrato se liquidará dentro del término, o más tardar antes del vencimiento del 4° mes siguiente a la finalización del contrato o a la fecha de acuerdo que así lo disponga. ( Art. 60 ley 80 de 1993 ). CLAUSULA DECIMO OCTAVA. Perfeccionamiento y Ejecución : El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo y para su ejecución se requiere de la aprobación de la garantía y del registro presupuestal. CLAUSULA DECIMONOVENA. Publicación: Perfeccionado el contrato deberá ordenarse su publicación en la emisora municipal de EL MUNICIPIO por cuenta del CONTRATISTA. Para constancia se firma en el municipio del El SAN LUIS a los ..... días del mes de.......de ...........

ALCALDE MUNICIPAL

CONTRATISTA

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- Anexo 6

RESOLUCION DE APERTURA DE LICITACION No.___ de _______ Por la cual se autoriza la apertura de la Licitación Pública No.____ EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SAN LUIS En uso de sus facultades legales , y CONSIDERANDO

- Que el Municipio en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 30 de la ley 80 de 1993, está interesada en seleccionar en igualdad de oportunidades a quien ofrezca mejores condiciones para contratar _______________________________________________________ de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones - Que el Concejo Municipal mediante acuerdo No.____ de ______________________ autorizó al Alcalde Municipal para efectuar la mencionada contratación ; RESUELVE ARTICULO PRIMERO : Autorizar la apertura de la Licitación Pública No. ____ de ______ cuyo objeto es ____________________________________________________________________de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones. ARTICULO SEGUNDO : La licitación se abrirá el ____ de ___________ a las ________ para lo cual se dispondrá de una urna en la Secretaría General y de Gobierno Municipal. ARTICULO TERCERO : Fijar en la suma de $ _________ no reembolsables, el valor de los términos de referencia ARTICULO CUARTO : Ordenar llevar a cabo las publicaciones exigidas en el artículo 30 numeral 3 de la ley 80 de 1993, los cuales se harán los días _____________de_ ___________. ARTICULO QUINTO : Remitir copia de la presente resolución a la oficina de Hacienda para su conocimiento y ejecución. ARTICULO SEXTO : La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en el municipio de SAN LUIS a los _____ días del mes ______ de _______.

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ALCALDE MUNICIPAL

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- Anexo 7 ACTA DE CIERRE DE URNA PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

El día ___________ de dos mil _______ , siendo las _______, en el palacio del MUNICIPIO DE SAN LUIS, se reunieron los Doctores _______________________Secretario General y de Gobierno _________________________, Jefe Control Interno, y el Doctor_____________________________, Alcalde Municipal; quienes procedieron al cierre de la urna, que contendrá las propuestas___________ _____________________________del contrato de_____________, cuyo objeto lo constituye_________________________________________________________ __ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____________________________________________________. Luego de constatarse de que no se encontraba nada en la urna, se procedió a dar cierre a esta.

Secretario General

Jefe Control Interno

ALCALDE MUNICIPAL

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- Anexo 8 ACTA DE APERTURA DE URNA

El día _________________ de dos mil _______ (200__), siendo las _______, en el palacio Municipal, se reunieron los Doctores ________________, Secretario General y de Gobierno; ___________________, Jefe Oficina de Control Interno; quienes procedieron a la diligencia de apertura de la urna, que contiene las propuestas para ______________________________, para la celebración del contrato de _______________, cuyo objeto lo constituye _________________________________ _________________________________________________________________ ____ _________________________________________________________________ ____ En la urna se hallaron las siguientes propuestas: No.

Proponente

Valor

Plazo

Observaciones

Para constancia firman :

Secretario General

Jefe Control Interno

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-

Anexo 9

-

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN No.___ de _______________ Por medio de la cual se adjudica la contratación de la Licitación Pública No. ____ de ______ EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SAN LUIS En ejercicio de sus atribuciones legales, y CONSIDERANDO

Primero : Que mediante resolución No. ____ de __________ de __________ cuyo objeto es _________________________________________________________________________________ ______ Segundo: Que presentaron sus propuestas las siguientes firmas : ___________________________________ _________________________________________________________________________________ _____ Tercero: Que el comité______________ calificador de las propuestas y el comité de adjudicaciones y licitaciones produjeron su concepto. Cuarto: Que la propuesta presentada por la firma ________________________________________________ es la mejor dado que cumple con todas las condiciones mandatarias de los términos de referencia. RESUELVE ARTICULO PRIMERO : Adjudicar en su totalidad a la firma __________________________el contrato contenido en la Licitación Pública No. ____de ______________ , de conformidad con la propuesta presentada. ARTICULO SEGUNDO : Notificar personalmente al representante legal de la firma beneficiaria y a los no beneficiarios. NOTIFIQUESE Y CUMPLASE Dada en el municipio de SAN LUIS, a los _________ días del mes de __________________ de __________ _______________ Alcalde Municipal NOTIFICACION PERSONAL :En la fecha _________ de __________ ; notifiqué personalmente el contenido de la presente providencia. EL NOTIFICADO

QUIEN NOTIFICA

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- Anexo 10

REGISTRO CONSECUTIVO DE CONTRATOS 1. 21. 41. 61. 81. 101. 121. 141. 161. 181. 201. 221. 241. 261. 281. 301. 321. 341. 361. 381. 401. 421. 441. 461. 481. 501. 521. 541. 561. 581. 601. 621. 641. 661. 681.

2. 22. 42. 62. 82. 102. 122. 142. 162. 182. 202. 222. 242. 262. 282. 302. 322. 342. 362. 382. 402. 422. 442. 462. 482. 502. 522. 542. 562. 582. 602. 622. 642. 662. 682.

3. 23. 43. 63. 83. 103. 123. 143. 163. 183. 203. 223. 243. 263. 283. 303. 323. 343. 363. 383. 403. 423. 443. 463. 483. 503. 523. 543. 563. 583. 603. 623. 643. 663. 683.

4. 24. 44. 64. 84. 104. 124. 144. 164. 184. 204. 224. 244. 264. 284. 304. 324. 344. 364. 384. 404. 424. 444. 464. 484. 504. 524. 544. 564. 584. 604. 624. 644. 664. 684.

5. 25. 45. 65. 85. 105. 125. 145. 165. 185. 205. 225. 245. 265. 285. 305. 325. 345. 365. 385. 405. 425. 445. 465. 485. 505. 525. 545. 565. 585. 605. 625. 645. 665. 685.

6. 26. 46. 66. 86. 106. 126. 146. 166. 186. 206. 226. 246. 266. 286. 306. 326. 346. 366. 386. 406. 426. 446. 466. 486. 506. 526. 546. 566. 586. 606. 626. 646. 666. 686.

7. 27. 47. 67. 87. 107. 127. 147. 167. 187. 207. 227. 247. 267. 287. 307. 327. 347. 367. 387. 407. 427. 447. 467. 487. 507. 527. 547. 567. 587. 607. 627. 647. 667. 687.

8. 28. 48. 68. 88. 108. 128. 148. 168. 188. 208. 228. 248. 268. 288. 308. 328. 348. 368. 388. 408. 428. 448. 468. 488. 508. 528. 548. 568. 588. 608. 628. 648. 668. 688.

9. 29. 49. 69. 89. 109. 129. 149. 169. 189. 209. 229. 249. 269. 289. 309. 329. 349. 369. 389. 409. 429. 449. 469. 489. 509. 529. 549. 569. 589. 609. 629. 649. 669. 689.

10. 30. 50. 70. 90. 110. 130. 150. 170. 190. 210. 230. 250. 270. 290. 310. 330. 350. 370. 390. 410. 430. 450. 470. 490. 510. 530. 550. 570. 590. 610. 630. 650. 670. 690.

11. 31. 51. 71. 91. 111. 131. 151. 171. 191. 211. 231. 251. 271. 291. 311. 331. 351. 371. 391. 411. 431. 451. 471. 491. 511. 531. 551. 571. 591. 611. 631. 651. 671. 691.

12. 32. 52. 72. 92. 112. 132. 152. 172. 192. 212. 232. 252. 272. 292. 312. 332. 352. 372. 392. 412. 432. 452. 472. 492. 512. 532. 552. 572. 592. 612. 632. 652. 672. 692.

13. 33. 53. 73. 93. 113. 133. 153. 173. 193. 213. 233. 253. 273. 293. 313. 333. 353. 373. 393. 413. 433. 453. 473. 493. 513. 533. 553. 573. 593. 613. 633. 653. 673. 693.

14. 34. 54. 74. 94. 114. 134. 154. 174. 194. 214. 234. 254. 274. 294. 314. 334. 354. 374. 394. 414. 434. 454. 474. 494. 514. 534. 554. 574. 594. 614. 634. 654. 674. 694.

15. 35. 55. 75. 95. 115. 135. 155. 175. 195. 215. 235. 255. 275. 295. 315. 335. 355. 375. 395. 415. 435. 455. 475. 495. 515. 535. 555. 575. 595. 615. 635. 655. 675. 695.

16. 36. 56. 76. 96. 116. 136. 156. 176. 196. 216. 236. 256. 276. 296. 316. 336. 356. 376. 396. 416. 436. 456. 476. 496. 516. 536. 556. 576. 596. 616. 636. 656. 676. 696.

17. 37. 57. 77. 97. 117. 137. 157. 177. 197. 217. 237. 257. 277. 297. 317. 337. 357. 377. 397. 417. 437. 457. 477. 497. 517. 537. 557. 577. 597. 617. 637. 657. 677. 697.

18. 38. 58. 78. 98. 118. 138. 158. 178. 198. 218. 238. 258. 278. 298. 318. 338. 358. 378. 398. 418. 438. 458. 478. 498. 518. 538. 558. 578. 598. 618. 638. 658. 678. 698.

-Anexo 11

MODELO DE PLIEGO

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19. 39. 59. 79. 99. 119. 139. 159. 179. 199. 219. 239. 259. 279. 299. 319. 339. 359. 379. 399. 419. 439. 459. 479. 499. 519. 539. 559. 579. 599. 619. 639. 659. 679. 699.

20. 40. 60. 80. 100. 120. 140. 160. 180. 200. 220. 240. 260. 280. 300. 320. 340. 360. 380. 400. 420. 440. 460. 480. 500. 520. 540. 560. 580. 600. 620. 640. 660. 680. 700.

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( Ejemplo de un pliego de condiciones y términos de referencia de la administración de un peaje )

TERMINOS DE REFERENCIA

Contratación Directa No. xxxx

ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN DE LA ESTACIÓN DE PEAJE XXX 1.1.1.1 Términos de Referencia

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CAPÍTULO 1 2. 3. INFORMACIÓN GENERAL

3.1 1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA EL MUNICIPIO DE SAN LUIS, por intermedio de la Secretaría de-------------------, está interesado en contratar la administración y operación del Peaje XXX, localizado en el ----------------------------

1.2 CONFORMACIÓN DE LISTA DE POSIBLES OFERENTES Los oferentes interesados en participar en la presente contratación podrán inscribirse en la página www-------------------------------, entre los días ---- y ----de ------- de 2003. En caso de que se inscriban más de diez (10) personas, el municipio realizará una audiencia pública el día ------ de ------- de 2003, a las 10:00 am, en la Oficina No. ----, con el fin de realizar un sorteo para escoger a los oferentes que podrán presentar propuesta en este proceso de selección.

3.2 1.3 FECHA DE ENTREGA DE LA PROPUESTA Las propuestas podrán ser entregadas en la Secretaría de--------------------------, antes de las 4:00 p. m. del día------de--------de 2003, en original y una (1) copia, en sobres cerrados y marcados. Todas las páginas de la propuesta deben estar foliadas y firmadas por el proponente.

3.3 1.4 PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial (incluido el IVA) estimado por el Municipio de SAN LUIS como costo fijo mensual para la administración y operación de la

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estación de peaje es de $----------------------------, más honorarios del 6% del total del recaudo mensual. Serán rechazadas las ofertas que superen el valor del presupuesto oficial. En el Anexo a los presentes términos de referencia se encuentran las estadísticas de tránsito y recaudo de la estación de peaje---------- del 1 de enero al 31 de diciembre de ----------.

3.4 1.5 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Podrán participar en la presente contratación, las personas naturales o jurídicas que no se hallen incursas en inhabilidades e incompatibilidades, de acuerdo con las normas legales vigentes.

1.6 CONTROL A LA EVASIÓN DE APORTES PARAFISCALES En virtud de lo dispuesto en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el proponente deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar. Si el proponente es persona jurídica, dicho pago deberá acreditarlo mediante certificación expedida por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal. 3.5 1.7 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo fijado para la administración y operación del peaje es de SIETE (7) MESES, contados a partir de la orden de iniciación, la cual se hará constar en un acta suscrita por el Contratista y el Interventor. Si el Contratista no da inicio a las actividades de recaudo en la fecha fijada se hará acreedor a la declaratoria de caducidad.

1.8 MANEJO DEL RECAUDO

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El Contratista deberá consignar diariamente la totalidad del valor recaudado, en la cuenta corriente que el Municipio de SAN LUIS determine, dentro de las ocho (8) horas hábiles bancarias siguientes a la fecha del recaudo, salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, sopena de la aplicación de las sanciones establecidas en estos términos de referencia. El reiterado incumplimiento de esta obligación será causal de caducidad. En caso de fuerza mayor o caso fortuito, el valor del recaudo deberá ser consignado dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles bancarias siguientes.

3.6 1.9 PERSONAL MINIMO EXIGIDO Para el desarrollo de las actividades objeto de la presente contratación, se deberá asignar el siguiente personal mínimo: CARGO Administrador Jefe de Estación Recolector Talanquero

NÚMERO 1 4 7 7

NIVEL MÍNIMO DE ESCOLARIDAD Tecnólogo Bachiller (con conocimientos de Excel) Bachiller Bachiller

Antes de la fecha de iniciación del recaudo, el Contratista deberá programar un curso de inducción para el personal seleccionado, acerca de las actividades que comprende la adecuada administración y operación de la estación de peaje, previa aprobación por parte del Municipio de SAN LUIS, sobre la idoneidad del instructor. Esta inducción deberá impartirse también al personal nuevo. Si a juicio de la Secretaría de-------------------------------, el personal asignado no es idóneo para la realización de los trabajos, la Interventoría podrá exigir el cambio del mismo. Por cada turno deberán permanecer: un (1) Jefe de Estación, dos (2) Recolectores y dos (2) Talanqueros. No se permitirá el reemplazo en un determinado cargo por otra persona que desempeñe funciones diferentes. El Administrador deberá permanecer en el sitio del peaje, el tiempo que sea necesario para garantizar la correcta ejecución de las actividades. Siempre que el Administrador deba ausentarse, deberá ser reemplazado por un suplente, con los mismos deberes, responsabilidad y autoridad.

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El Contratista deberá informar a la administración municipal, las funciones que desempeñará cada una de las personas asignadas al peaje. Es responsabilidad del Contratista garantizar la adecuada vigilancia del sitio del peaje y de los valores recaudados. 3.7 1.10 FORMA DE PAGO El Municipio de SAN LUIS pagará el valor del contrato derivado de la presente contratación directa, mediante actas mensuales, previa aprobación por parte de la interventoría, sin que esto implique la aceptación definitiva de las mismas, en las que conste:


Una suma fija mensual por la operación de la estación de peaje.




Una suma variable correspondiente a honorarios, equivalente al 6% del recaudo mensual de la estación.

Las sumas mencionadas anteriormente deberán incluir todos los costos administrativos, operativos, técnicos y fiscales en que incurra el contratista para el cumplimiento del objeto del contrato, y el mantenimiento y conservación de las instalaciones del peaje. Debe tenerse en cuenta, además, la operación integral de los carriles, diurna y nocturna, así como los planes de contingencia que se implanten para facilitar el pago del peaje y garantizar la fluidez del tráfico en las épocas de alta demanda y cuando las circunstancias así lo requieran. En caso de que el Municipio de SAN LUIS autorice, durante la vigencia del contrato, la ejecución de obras de adecuación, dotación y/o ampliación de la estación de peaje, o la instalación de equipos automáticos para el control del tráfico y el recaudo, se acordará con el contratista los precios unitarios de los mismos, así como la forma de pago. EN CASO DE DAR ANTICIPO EN CONTRATACIONES SUPERIORES AL 50 % DE LA MENOR CUANTIA ESTE DEBERA MANEJARSE EN CUENTA SEPARADA A NOMBRE DEL CONTRATISTA Y DE LA ENTIDAD, Y LOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS PERTENECERAN AL TESORO.

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1.10

CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES

En la presente contratación podrán participar personas naturales o jurídicas, en consorcio o unión temporal, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos: • Los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos, y responderán solidariamente frente al Municipio de SAN LUIS, por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. De igual manera, deberán indicar su porcentaje de participación y anexar el poder que designa el representante del consorcio o de la unión temporal. • En el caso de Unión Temporal, deberán establecerse los términos y extensión de la participación de cada integrante en la ejecución del trabajo, los cuales no podrán ser modificados sin la autorización previa de la administración municipal de SAN LUIS. • Por lo menos uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá tener una participación igual o mayor al setenta y cinco por ciento (75%). 3.8 1.11 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA La propuesta estará conformada por dos sobres separados y cerrados, identificados como SOBRE No. 1 y SOBRE No. 2, y contendrán los siguientes documentos: SOBRE No. 1: 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, firmada por el proponente o su representante legal, según modelo suministrado en estos términos de referencia. 2. Fotocopia del REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO de la Dirección General de Impuestos Nacionales (DIAN), donde aparezca claramente el NIT. 3. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL si el proponente es persona jurídica, o fotocopia de la CÉDULA DE CIUDADANÍA, si es persona natural.

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4. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA, por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta, el cual se entiende como el costo fijo mensual multiplicado por el número de meses del plazo del contrato. La póliza tendrá una vigencia de noventa (90) días contados a partir de la fecha y hora límite de entrega de la propuesta. Esta garantía podrá consistir en una póliza expedida por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, o en una garantía bancaria. Se debe anexar recibo de cancelación de la prima correspondiente. 5. COMROBANTE DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES, de conformidad con lo establecido en el Numeral 1.5 de estos términos de referencia. 6. FORMULARIO No. 1: EXPERIENCIA DEL PROPONENTE. 7. FORMULARIO No. 2: EXPERIENCIA DEL ADMINISTRADOR. 8. FORMULARIO No. 3: RESUMEN DE ESTADOS FINANCIEROS. El proponente, sea persona natural o jurídica, y cada uno de los integrantes de un consorcio o unión temporal, deberá adjuntar el Formulario No. 3, en el cual se informará el activo corriente, activo total, pasivo corriente y pasivo total, de los estados financieros a 31 de diciembre de cada año. Si la sociedad ha sido constituida con posterioridad a esta fecha, la información se deberá tomar de los estados financieros correspondientes al corte del cierre del mes inmediatamente anterior a la fecha de presentación de la propuesta. El formulario deberá estar suscrito por el representante legal del proponente y por un Contador Público; además, cuando por disposición legal, la sociedad estuviere obligada a tener Revisor Fiscal, éste deberá igualmente suscribir tal formulario. Para acreditar la profesión de Contador deberá acompañarse fotocopia de la tarjeta respectiva de todos aquellos que en tal carácter suscriban el citado formulario. La información financiera deberá ser presentada en moneda legal colombiana, por ser ésta la unidad contable por expresa disposición legal. Cuando se trate de proponentes extranjeros, éstos deberán reexpresar su información financiera en pesos colombianos, con el siguiente procedimiento: •

Si la información está expresada originalmente en Dólares de los Estados Unidos de Norte América, los valores se convertirán a pesos

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colombianos, utilizando para ello la tasa representativa del mercado a diciembre 31 de cada año. •

Si la información está expresada originalmente en una moneda o unidad de cuenta diferente a Dólares de los Estados Unidos de Norte América, deberá convertirse a esta moneda, utilizando la tasa de cambio vigente a diciembre 31 de cada año, entre el dólar y dicha moneda, y luego se procederá en la forma que señala el inciso anterior.

9. FOTOCOPIA DE LAS ADDENDAS RECIBIDAS, si las hubiere.

SOBRE No. 2: 1.

2.

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, según el modelo suministrado. FORMULARIO No. 4: VALOR MENSUAL DE LA PROPUESTA.

3.9 1.12 MANTENIMIENTO DE LA SEÑALIZACIÓN DEL PEAJE Durante la ejecución del contrato, el contratista está en la obligación de conservar en buen estado la señalización horizontal y vertical del sitio del peaje y sus aproximaciones, incluida la demarcación de los resaltos. El incumplimiento de esta obligación causará al contratista la imposición de multas proporcionales al valor del contrato o a los perjuicios sufridos por el municipio de SAN LUIS, sin perjuicio de su responsabilidad civil extracontractual. El diseño y demás especificaciones de las señales serán suministrados por la interventoría, en el momento oportuno. El costo del mantenimiento de las señales estará a cargo del contratista.

1.13 RÉGIMEN JURÍDICO

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La presente contratación directa y el contrato que de ella se derive, se regirán por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 3.9.1.1 1.14 INTERVENTORÍA DEL CONTRATO La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por la Secretaría de---------------------------------, a través de un interventor designado para tal fin. El interventor, y cualquier funcionario y/o particular expresamente autorizados por la Secretaría de----------------------------------, podrán efectuar conteos de tránsito, arqueos de caja, revisión de libros e inspecciones generales, tanto fiscales como administrativas, con el fin de verificar el cumplimiento del contrato. 1.15

RETIRO DE PROPUESTAS

Un proponente podrá solicitar, por escrito, el retiro de su propuesta, antes de la fecha y hora previstas para el cierre de la presente contratación, y ésta será devuelta sin abrir, en el acto de apertura de las mismas, al proponente o a la persona autorizada.

3.10 1.16 IMPUESTOS Y DERECHOS El Contratista deberá pagar, por su cuenta, todos los derechos, impuestos y gastos legales en que incurra para la ejecución del contrato, y dar cumplimiento a las leyes, ordenanzas, acuerdos y reglamentos aplicables que existan sobre el particular. De acuerdo con lo establecido en el Decreto Nacional 2504 del 26 de noviembre de 2001, el contrato que se derive de esta contratación directa deberá publicarse en la Gaceta Municipal, requisito que se entenderá cumplido con la presentación del recibo de pago correspondiente.

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3.11 1.17 MULTAS Si el contratista faltare al cumplimiento de alguna de las obligaciones contraídas, el municipio de SAN LUIS podrá imponerle multas, mediante resolución motivada, así:

•

Por no disponer del personal mínimo exigido por turno, y por cada día que persista este incumplimiento, se impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Por no diligenciar completamente, en cada turno, los formatos y libros exigidos, se impondrán multas equivalentes al veinte por ciento (20%) del valor fijo mensual.

•

Por no entregar diariamente la información a que haya lugar, se impondrá una multa por cada día de mora, equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Por no entregar la dotación de uniformes al personal en el plazo estipulado, se impondrá una multa por cada día de mora, equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Por no mantener diariamente el fondo de recambio mínimo exigido, se impondrá una multa por cada turno en que se incumpla esta obligación, equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Por dejar agotar la boletería en un sentido de tránsito, o en su totalidad, en cualquiera de los turnos, se impondrá una multa por cada turno en que se incumpla esta obligación, equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Por no consignar diariamente el valor total del recaudo, dentro de las siguientes seis (6) horas hábiles bancarias, se impondrán multas equivalentes al treinta por ciento (30%) de la suma dejada de consignar.

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•

Por no entregar diariamente a la interventoría, el comprobante de consignación del recaudo correspondiente al día anterior, con el sello de recibido en el banco en original, y por cada día de mora, se impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Por no acatar las órdenes de la interventoría para que se corrijan defectos observados en el desarrollo de las actividades o se tomen medidas de seguridad en la prevención de accidentes, se impondrá una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor fijo mensual, por cada día de incumplimiento, a partir de la fecha en que la interventoría haya dado la orden por escrito.

•

Por no mantener en buen estado las instalaciones del peaje o la señalización del sitio, y por cada día de mora, a partir de la fecha en que la interventoría haya dado la orden por escrito, se impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Cuando se compruebe el cobro de una tarifa diferente a la que corresponde según la categoría del vehículo, se impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual.

•

Siempre que el registro de vehículos presentado por el contratista no coincida con los datos obtenidos de un conteo realizado por la interventoría, se impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor fijo mensual

•

Si el contratista no presentare los documentos exigidos para la liquidación del contrato, dentro del plazo establecido para tal efecto, y según las disposiciones vigentes, se impondrá una multa equivalente al veinte por ciento (20%) del valor fijo mensual, suma que será deducida de los dineros a favor del contratista. En este caso, el municipio de SAN LUIS elaborará la liquidación de oficio.

•

Por no constituir a tiempo la garantía única de cumplimiento en cualquiera de sus riesgos amparados, se impondrá una multa equivalente

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al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, valor que será deducido de la primera acta de pago.

•

Por no prorrogar la garantía única de cumplimiento en cualquiera de sus riesgos amparados, cuando a ello hubiere lugar, se impondrá una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato en el momento de su aplicación, valor que será descontado del acta de liquidación final.

3.12 1.18 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA El contratista será responsable, hasta por culpa leve, de todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. Igualmente, responderá civilmente por los perjuicios que cause al municipio de SAN LUIS o a terceros en el desarrollo del mismo objeto, hasta la terminación y liquidación definitiva del presente contrato.

CAPÍTULO 2 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

3.13 2.1 APERTURA DEL SOBRE No. 1 El Sobre No. 1 de las propuestas recibidas será abierto en el sitio, fecha y hora establecidos en el Numeral 1.3 de estos términos de referencia. La apertura de dicho sobre y la devolución de las propuestas cuyo retiro se haya solicitado en la forma prevista en el Numeral 1.15, se efectuará en acto público, en presencia del Secretario de ------------------------------------o sus delegados. De lo anterior se levantará un acta suscrita por los asistentes, en la cual se indicará el nombre de los proponentes, la suscripción de la carta

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de presentación, el nombre de la compañía aseguradora y el número de la póliza o garantía de seriedad de la propuesta que la acompaña, las solicitudes de retiro de propuestas, si las hubiere, y las observaciones a que haya lugar. El municipio no será responsable por no abrir, o por abrir prematuramente los sobres incorrectamente dirigidos o sin la identificación adecuada. A partir de la fecha y hora de cierre de la contratación, los proponentes no podrán retirar, adicionar o corregir sus propuestas. El original y las copias del Sobre No. 2 reposarán en la -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.2

TÉRMINO PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El análisis técnico-económico y jurídico de las propuestas se realizará dentro de los TREINTA (30) DÍAS CALENDARIO siguientes a la fecha de cierre de la contratación; dentro de dicho plazo, y con el fin de facilitar el análisis, la evaluación y comparación de las mismas, el municipio de SAN LUIS podrá solicitar a los proponentes, por escrito, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias.

2.3 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS El municipio realizará el análisis jurídico y técnico de las propuestas, con el fin de determinar cuáles se encuentran ajustadas a la Ley y a los requisitos de estos términos de referencia. Con base en este análisis, sólo se admitirán las propuestas que obtengan la calificación “CUMPLE” en la totalidad de los criterios enunciados a continuación: CRITERIO Experiencia del proponente Experiencia del Administrador Capacidad financiera

Para el análisis y evaluación de las ofertas se observarán las siguientes disposiciones generales:

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•

Se verificará la información consignada en la propuesta y se solicitarán las aclaraciones que se consideren pertinentes, las cuales deberán ser resueltas por el oferente dentro del término que para el efecto le determine el municipio de SAN LUIS; de lo contrario, dicha información se tendrá por no presentada.

•

En el evento en que dos o más proponentes aporten una misma información y ésta presente inconsistencias, se solicitará la aclaración respectiva a cada uno de ellos y sólo se tendrá en cuenta para la evaluación aquella que esté demostrada.

•

Para efectos de la evaluación, los plazos serán aproximados por exceso o por defecto a la décima de mes, así: cuando la centésima de mes sea igual o superior a 5 se aproximará por exceso, y cuando sea inferior a 5 se aproximará por defecto; cuando la fracción sea menor que 1 se tomará igual a un mes.

• Todos los cálculos aritméticos que se realicen para efectos de la calificación se aproximarán por exceso o por defecto a la décima del valor, así: cuando la centésima sea igual o superior a 5 se aproximará por exceso, y cuando sea inferior a 5 se aproximará por defecto. • Con el fin de asegurar que se tiene la aquiescencia o el consentimiento del Administrador ofrecido, el proponente deberá presentar el Formulario No. 2 debidamente suscrito por aquél. La evaluación de cada uno de los criterios se hará de la siguiente manera: 2.3.1 Experiencia del Proponente La evaluación se hará a partir de la información consignada en el Formulario No. 1. Se tendrán en cuenta los contratos terminados, suspendidos o en ejecución, celebrados por el proponente, en consorcio o unión temporal, informados en el Formulario No. 1, y cuyo objeto haya sido la administración, operación, interventoría o supervisión de peajes.

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Se calificará “CUMPLE” al proponente que informe por lo menos un contrato con el objeto indicado, y con una duración de seis (6) meses como mínimo. De lo contrario, se le asignará una calificación “NO CUMPLE”.

2.3.2 Experiencia del Administrador Se evaluará de acuerdo con la información suministrada en el Formulario No. 2. El Administrador deberá poseer, como mínimo, título de Tecnólogo en Sistemas, Construcción de Obras Civiles o Administración, o en cualquier área afín con las anteriores, y acreditar una experiencia mínima de seis (6) meses como administrador, interventor o supervisor de peajes, ya sea en el sector privado o en entidades estatales. Si el Administrador propuesto se ajusta a los anteriores requisitos se calificará “CUMPLE”. De lo contrario se le asignará una calificación “NO CUMPLE”.

3.14 2.3.4

Capacidad Financiera

Se asignarán la calificación “CUMPLE” al proponente que se ajuste a los requisitos establecidos a continuación para cada uno de los factores financieros “Capital de Trabajo” e “Índice de Liquidez”, los cuales se evaluarán con base en la información suministrada en el Formulario No. 3. En caso contrario, se calificará “NO CUMPLE” en este criterio. •

Capital de Trabajo:

CT = AC – PC ≥ 2.5 (POM) donde, CT AC

=

Capital de Trabajo

=

Activo Corriente

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PC = POM =

Pasivo Corriente Presupuesto Oficial Mensual

El Capital de Trabajo correspondiente a un Consorcio o una Unión Temporal será la suma de los capitales de trabajo de cada uno de sus integrantes. En caso de que el monto del Capital de Trabajo no cumpla el requisito exigido en el presente numeral, el proponente podrá presentar con su oferta una Carta de Aprobación de Cupo de Crédito o Crédito (no se acepta Carta de Intención ni de Pre-aprobación), expedida por una entidad bancaria o financiera vigilada por la Superintendencia Bancaria, dirigida al municipio de SAN LUIS, que establezca como destinación especifica del crédito las actividades objeto de la presente contratación. El monto de dicho crédito se sumará al Activo Corriente y, por consiguiente, al Activo Total, para la verificación de todas las condiciones financieras. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, uno o todos sus integrantes podrán presentar la mencionada carta.

•

Índice de Liquidez:

LQ = AC/PC > 1.20 donde, LQ =

Índice de Liquidez

AC = PC =

Activo Corriente Pasivo Corriente

El Índice de Liquidez de un Consorcio o una Unión Temporal deberá cumplir:

LQ = ∑ACi /∑ ∑PCi > 1.20

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donde, LQ

= Índice de Liquidez del Consorcio o la Unión Temporal

ACi = Activo corriente de cada uno de los integrantes PCi = Pasivo corriente de cada uno de los integrantes EXISTEN OTROS FACTORES FINANCIEROS QUE TAMBIEN PUEDEN SER CONSIDERADOS, TALES COMO “SOLVENCIA”, “NIVEL DE ENDEUDAMIENTO”, etc 2.4 INFORME DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS El informe de evaluación de las propuestas será publicado en la página www.----------------------------, y además, una copia permanecerá en la--------------------------------------------------, por un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha que para tal efecto fije el municipio de SAN LUIS, con el fin de que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, las cuales deberán ser entregadas en dicha dependencia, dentro del término indicado, previa radicación en el archivo localizado en el sótano interior de la Gobernación. En ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

2.5 DERECHO DEL MUNICIPIO DE SAN LUIS, DE ACEPTAR O RECHAZAR CUALQUIERA O TODAS LAS PROPUESTAS El municipio de SAN LUIS, podrá rechazar cualquiera o todas las propuestas, antes de la adjudicación del contrato, en los siguientes casos: • Cuando existan varias propuestas presentadas por la misma persona natural o jurídica, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. • Cuando estén incompletas, en cuanto a que no cumplen lo especificado o no incluyen algún documento que, de acuerdo con estos términos de referencia, se requiera adjuntar a las propuestas, siempre y cuando dicha deficiencia impida la comparación objetiva de las mismas.

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• Cuando el representante o representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas diferentes, que también estén participando en la presente contratación. • Cuando algún proponente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que también esté participando en la contratación, es decir, cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas. • Cuando se compruebe que la propuesta contiene información o documentos que no se ajustan a la verdad. • Cuando no se respondan las aclaraciones de que trata el Numeral 2.2, dentro del término perentorio de dos (2) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud correspondiente, siempre que dicha aclaración se requiera para la comparación de las ofertas.

2.6 DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN Dentro del término previsto para la adjudicación del contrato, el municipio de SAN LUIS podrá declarar desierta la contratación, cuando existan motivos o causas que impidan la selección objetiva del contratista. ** 2.7 APERTURA DEL SOBRE No. 2 Según lo dispuesto en el Numeral 2.3 de estos términos de referencia, el municipio de SAN LUIS abrirá el Sobre No. 2 de aquellas propuestas que hayan obtenido una calificación “CUMPLE” en todos los criterios de selección.

3.14.1 2.8 CALIFICACIÓN DEL VALOR DE LA PROPUESTA Este criterio se evaluará a partir de la información suministrada en el Formulario No. 3 “VALOR DE LA PROPUESTA”, previas las correcciones

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aritméticas a que haya lugar. Para la selección del proponente favorecido con la adjudicación, se calculará la Media Geométrica (G) del valor total de las propuestas que estén entre el 100% y el 75 % del presupuesto oficial total, y se escogerá la propuesta cuyo valor sea inmediatamente superior a la media.

3.15 2.9 CAUSALES DE RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS El municipio rechazará una propuesta, entre otros, en los siguientes casos:


Cuando no cumpla lo establecido en el numeral 1.4 “Requisitos para participar”.




Cuando presente desviaciones de los aspectos jurídico-contractuales de los términos de referencia.




Cuando no presente los documentos exigidos en los puntos 6, 7 y 8 del Numeral 1.9 de estos términos de referencia.

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MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

(Fecha)

Señores Municipio de SAN LUIS Secretaría de ---------------------(Ciudad)

REFERENCIA: Contratación Directa No. _______

Nosotros los suscritos: _________________________________________________ de acuerdo con los Términos de Referencia, hacemos la(s) siguiente(s) propuesta(s) para (objeto de la contratación)_______________________________________ y, en caso de que nos sea aceptada por el MUNICIPIO DE SAN LUIS, nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente. Declaramos asimismo: • Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete a los firmantes de esta carta.

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• Que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. • Que hemos visitado el sitio del proyecto y tomado atenta nota de sus características y de las condiciones que puedan afectar su ejecución. • Que conocemos la información general y demás documentos de los Términos de Referencia y que aceptamos los requisitos en ellos contenidos. • Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley y que no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. • Que hemos recibido los siguientes adendos a los documentos del Concurso _______________________________________________________ (indicar el número y la fecha de cada uno) y que aceptamos su contenido. • Que el valor mensual de la propuesta _______________________________ ($ __________).

es

de

• Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a constituir las fianzas requeridas y a suscribir éstas y aquél dentro de los términos señalados para ello. • Que la presente propuesta consta de _______ (__) folios debidamente numerados. Atentamente, Nombre ___________________________________________ C. C. No. _____________________ de ___________________ No. del NIT _______________________________ (anexar copia) Dirección ___________________________________________ Telefax ___________________________________________ Ciudad ___________________________________________ FIRMA:--------------------------------------------------------------------------------

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Artículo Segundo: publicación.

El presente decreto, rige a partir de la fecha de su

Dado en San Luis Antioquia, a los 04 de mayo de 2006 Comuníquese y Cúmplase

RAFAEL ANTONIO GIRALDO CEBALLOS Alcalde

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