Institución educativa JOSE HOLGUIN GARCES. Especialidad en Sistemas. Herramientas de Programación

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Gestión de los datos en una base de datos. Una vez dispuestos los datos en las tablas que se han definido como apropiadas para el sistema de información, se deben procesar para derivar de ellos la información requerida. La primera opción corresponde con las búsquedas, mediante las cuales se localiza información, pero con una serie de limitantes como los siguientes: 1. Las búsquedas en el resultado que entregan, no discriminan la información localizada entre la restante. 2. Solo permite la incorporación de un criterio para buscar. Esta posibilidad se accesa a través de Edición/Buscar en la barra de Menúes.

También se puede obtener la opción de búsqueda a través del botón binoculares, localizado en la barra de herramientas.

que tiene unos

Una segunda opción en este proceso lo constituyen los filtros, los cuales permiten la definición de condiciones de búsqueda únicas o combinadas. Adicionalmente discriminan la información localizada al ofrecerla en tablas independientes, aislando los registros de interés del total de los mismos.

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En términos fundamentales o básicos existen dos tipos de filtros: 1. Por selección. 2. Por formulario. Existe complementariamente la posibilidad de incorporar filtros excluyendo la selección, para mostrar los registros que no cumplan con la condición establecida. En caso de requerir la definición de condiciones de búsqueda mixtas y complicadas, existe adicionalmente la opción de Filtros Avanzados. La posibilidad de colocar un filtro en cualquiera de los términos descritos con anterioridad, se encuentra en el menú de registro de la barra de menúes. La definición o incorporación de un filtro por selección es bien simple. Se abre una tabla o formulario y se hace la selección del campo con el dato que va a servir como criterio en la filtrada. Hecho esto se aplica el filtro y el resultado corresponde con: Una tabla con los registros que cumplen la condición definida, si se aplicó inicialmente sobre una tabla. Un formulario que permite el recorrido o visualización de solamente los registros que cumplen la condición, si el filtro se definió en un formulario.

En ambos casos anteriores, el resultado entregado por el filtro se basa en la selección previa que se hizo del dato que iba a servir de criterio para filtrar o seleccionar los datos. Se recupera la tabla con los datos iniciales con simplemente desactivar o quitar el filtro.

Los filtros por selección presentan un gran inconveniente: no permiten en una sola definición seleccionar registros de acuerdo con varios campos o criterios. Lograrlo requiere de la aplicación de filtros por selección en cascada, definiendo y aplicando una cada vez

Filtros por formulario. Permiten romper la limitación que subyace en los filtros por selección, al dejar definir varios criterios para efectuar la selección. Los variados criterios que se requiera incorporar para efectos de la selección de la información se deben ligar mediante los conectores lógicos Y, O.

Definición de filtro con condición compuesta mediante la Y Ing. Jesús Arias C

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Se define una condición compuesta mediante la Y si los criterios se incorporan en una misma plantilla; para la definición propuesta en la plantilla se quieren filtrar los empleados operarios que ganen menos o igual que $500.000 . Criterios que se definen en plantillas diferentes resultan en expresiones compuestas con la O, como lo ilustra la siguiente figura, en la cual se define un filtro con el cual se quieren apreciar los empleados con el cargo operario o que devengan menos o igual que $500.000. La primera condición quedó registrada en la tarjeta buscar y la segunda, que se logra apreciar, en la primera marcada con O.

Cada que se vaya a definir un filtro es importante borrar todos los anteriores, lo cual se puede conseguir mediante el botón de borrar cuadrícula.

Los resultados de los filtros son volátiles. Si éstos son de interés y se desean conservar, por alguna razón, se deben guardar como consultas. Esto se debe hacer una vez se hayan incorporado los criterios deseados en el filtro pero antes de aplicarlo. Definida la consulta ella se puede apreciar en modo diseño, o con los resultados que arroja. La barra de herramientas anterior se puede apreciar cuando de está definiendo o diseñando el filtro.

Los filtros de orden avanzado constituyen realmente consultas y los criterios en la definición y manejo para los mismos son iguales a la definición de consultas por selección.

Consultas. Son de mucha utilidad por cuanto permiten limitar la información y crear grupos de datos de acuerdo con criterios específicos, que se pueden utilizar como base para crear formularios, informes y otras consultas. Mediante ellas se vencen los inconvenientes presentados por los filtros, en lo que concierne con el manejo de condiciones combinadas en los criterios para consultar y la volatilidad que presentan los filtros. Existen varios tipos de consultas orientadas básicamente a satisfacer necesidades de información o a permitir modificaciones en las tablas y sus contenidos. Ellos corresponden con: Consultas de selección Consulta de tabla de referencias cruzadas. Consulta de creación de tabla. Consulta de actualización. Ing. Jesús Arias C

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Consulta de datos anexados. Consulta de eliminación.

Estos tipos de consultas se pueden accesar y definir a través de la barra de herramientas que soporta el diseño de consultas por intermedio del botón tipo de consulta, que se muestra en la figura siguiente:

Consultas por selección. Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios que especifique y, a continuación, los muestra en el orden deseado.

Su definición demanda de un diseño previo y apreciar los resultados de la consulta requiere de la ejecución de la misma. En el diseño de una consulta se requiere en primera instancia definir los campos de la tabla, tablas o consultas que se quieren apreciar como resultado de la ejecución de consulta. Adicionalmente se deben establecer los criterios bajo los cuales se quiere agrupar o seleccionar la información. Estos elementos se manejan en una tabla de diseño como la que se ofrece a continuación. En ella se está definiendo una consulta sobre la tabla Ing. Jesús Arias C

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producto, de la cual se quieren apreciar los campos Presentación, Nombre_Producto y Valor, de los registros que cumplan la condición de tener por nombre el Ultimo aroma o Seducción y que tengan un valor mayor que 400

Los criterios para establecer la definición de una consulta pueden tener formas diversas atendiendo la necesidad particular de información que se tenga. En el caso anterior se tiene una condición compuesta por tres simples, que se han unido mediante una y (Nombre_Producto = El ultimo aroma Y Nombre_Producto = Seducion) y una O (Valor > 400).

Pueden darse situaciones en las cuales la Y se debe usar para componer criterios dentro del mismo campo, como en el caso siguiente:

El siguiente ejemplo muestra como se compuso un criterio con la O utilizando dos campos diferentes:

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Por último, el caso que se presenta a continuación, ofrece un criterio de búsqueda compuesto con la O definido sobre el mismo campo

Para elaborar criterios compuestos incorporando campos distintos tenga en cuenta: Si la composición es mediante la Y se colocan los criterios a través de la misma línea (la línea de criterios) Ing. Jesús Arias C

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Si la composición es mediante la O, los criterios se colocan a través de la misma columna. (campo sobre el cual se definirán los criterios).

IMPORTANTE Las consultas pueden incorporar en su diseño columnas adicionales que contemplen operaciones entre otras columnas para efectos de cálculos específicos. Por ejemplo si la consulta contiene el valor unitario de un producto y la cantidad despachada en dos columnas separadas, una columna adicional puede ser el producto entre ellas, el cual arrojaría el valor total para el mismo. Definir expresiones que involucren operaciones entre columnas se logra utilizando el generador de expresiones que ofrece el Acces cuando se está diseñando la consulta.

Sobre las consultas por selección se pueden inducir agrupamientos y cálculos con el fin de obtener resúmenes que pueden resultar de interés. Este hecho se consigue con el apoyo del comando totales. Activado este comando se deben indicar: El criterio por el cual se desea el agrupamiento. El tipo de operación que se desea sobre el grupo.

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