Gestión Integral de Eventos Co or di n ado ra de UAD E E x ecut ive E duc ati on Lic. Rosana Pérez Pontieri

Re spons a bl e del P ro gr am a Dra. Silvia Molinari

Introducción La gestión y producción de eventos corporativos y sociales son parte de un campo específico de acción del profesional de comunicaciones e imagen. Dentro de este contexto el evento es entendido como una expresión social de poder y estilo y desde la institución es entendido como una táctica de comunicación compleja vinculada a una estrategia de negocios de mayor alcance. El Organizador de Eventos es un profesional que crea, organiza y produce diferentes reuniones, recepciones, actos, ceremonias, congresos, exposiciones, ferias y festivales que constituyen un campo en pleno desarrollo. Este profesional requiere el dominio de las técnicas de planificación, gestión y programación de un evento para el logro de una adecuada estrategia de comunicación empresarial. El manejo eficiente de las relaciones y los contratos con los proveedores, profesionales y prestadores de servicios, hacen cada vez más necesaria la capacitación y especialización de todos los que participan en el proceso de la producción de un evento.

Objetivos Generales Se busca que los participantes puedan:     

Desarrollar el perfil de organizador de eventos. Adquirir conocimiento de las áreas técnicas vinculadas a la producción concreta de eventos. Impulsar el análisis y la reflexión para el desarrollo de propuestas aplicables en diferentes ámbitos. Conocer las herramientas de planificación y coordinación de eventos. Conocer las técnicas de gestión y los recursos del mercado de eventos.

Objetivos específicos 1

Se busca que los participantes logren elaborar una propuesta integral, creativa y factible, que les permita competir en el mercado de la organización de eventos como organizadores internos o externos.

Destinatarios  Organizadores de eventos sin formación académica específica.  Egresados de carreras terciarias y/o universitarias tales como turismo, hotelería, gastronomía, relaciones públicas, marketing, etc.  Coordinadores y colaboradores de áreas de planificación y organización de eventos en el ámbito privado y oficial.  Coordinadores y colaboradores de áreas vinculadas con el turismo, relaciones públicas, ceremonial, recursos humanos, de relaciones con la comunidad y de relaciones internacionales.  Funcionarios y empleados de agencias de viaje, gastronomía, hotelería.  Personas interesadas en la organización de eventos y reuniones.

Metodología Las clases serán teóricas y prácticas con especial énfasis en éstas últimas. Al concluir el programa los participantes estarán en condiciones de elaborar una propuesta de gestión de eventos simple en el área corporativa seleccionando entre las técnicas y estrategias de gestión aprendidas.

Temario y Contenidos Módulo 1 - El Evento como Herramienta de Negocios Definición de evento. El evento como producto y su comercialización. Las características y capacidades del mercado argentino. La finalidad, objetivos, clasificación y características de los eventos y su ubicación en los programas de gestión de la organización. El concepto y gestión de patrocinios, auspicios, adhesiones y declaraciones de interés. Práctica sobre la gestión de pedidos institucionales. Los distintos tipos de eventos corporativos, definidos como consecuencia de una ocasión y para un público determinado: eventos comerciales, de incentivo e integración, institucionales, eventos educativos–culturales y de negocios. Los eventos gastronómicos y sus particularidades. La elección de las sedes apropiadas. El catering y el personal de salón. Las mesas. El menú y la dinámica de atención de los comensales. Módulo 2 - Los Actores de la Gestión Integral de Eventos: Cliente El cliente. La necesidad del cliente y la asignación de presupuesto como punto de inicio para la creación del evento. El uso del brief. Elaboración de la propuesta económica profesional y la presentación de alternativas al cliente. El manejo de las reuniones y del tiempo de decisión en las distintas etapas. Los procesos de aprobación por parte del cliente. Las técnicas de negociación con el cliente. El preacuerdo. La figura del coordinador institucional y los modelos de coordinación. Casos prácticos de elaboración del brief. Módulo 3 - Los Actores de la Gestión Integral de Eventos: Organizador Profesional de Eventos ¿Qué es un organizador profesional de eventos? La organización interna: conformación del equipo de trabajo, las comisiones, sus tareas, las funciones y la dinámica grupal. Cómo encarar las entrevistas con el cliente, el manejo del tiempo y la respuesta metodológica. El conocimiento del cliente: el coordinador, los factores de poder y las autoridades.

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El comité organizador y la empresa patrocinadora formando un equipo de trabajo. Los modelos de organización de eventos. El preacuerdo, el contrato y los pagos. Módulo 4 - El Proceso de Creación del Evento Búsqueda de alternativas creativas para la presentación de la propuesta al cliente. La creación racional a partir del presupuesto y su factibilidad. Las técnicas de creación grupal, descripción de ideas. El análisis de propuestas de impacto sensorial. Los eventos con marca propia. La imagen institucional y la identidad en la organización en los eventos. La cultura y su influencia. Analizando un caso de alto impacto. Módulo 5 - La Planificación de los Eventos Teoría y práctica de la planificación de eventos. El cronograma de trabajo: previsión, programación y organización de las actividades. La asignación de funciones y responsabilidades del equipo. El diseño del presupuesto: modelos de presupuestos y la agrupación por actividad. Cómo juegan los auspicios, patrocinios y canjes en la gestión financiera. La gestión financiera durante el evento. La elaboración de la agenda del evento y el cronograma de actividades. El timing. El manejo de proveedores y las contrataciones durante un evento. El personal de atención de eventos: promotoras, intérpretes, locutores, maestro de ceremonias, personal de protocolo, personal administrativo y técnico, personal de acreditaciones y secretaria, personal de atención de sala, de atención de recepciones y de la prensa. Infraestructura de sedes y locaciones. Soporte tecnológico. Dispositivos de seguridad. Simulacros de evacuación en eventos. Los aspectos generales del protocolo para tener en cuenta en la organización de eventos. Presentación de la propuesta preliminar de evento. Módulo 6 - La Gestión y Coordinación de Eventos El día “D” del evento. El programa y el plan alternativo: improvisación vs. imprevistos. La integración, dirección y control de las actividades planificadas. La conducción del grupo de trabajo. La coordinación de proveedores para la producción de las distintas áreas durante el evento: gastronomía, sonido, luz, ambientación, soportes audiovisuales, diseño gráfico y otros. Herramientas para la producción y armado de diferentes tipos de sedes. Controles previos. Inscripciones. Reglamentos, seguros y certificados. Atención del público asistente a eventos. Las actividades culturales, sociales y turísticas. El programa de acompañantes. La atención del público con discapacidad y la atención del público VIP. Análisis y administración de diferentes eventos. Criterios para su elección y evaluación. Plan de difusión y comunicación del evento: las relaciones con la prensa, el lobby institucional. Como se maneja la publicidad en los eventos. Módulo 7 - Las Actividades Post-Evento Actividades posteriores al evento. Desarme de equipos y cierre de procesos con proveedores. Cierre y balance presupuestario. Agradecimientos a colaboradores, disertantes, auspiciantes, patrocinadores y adherentes. Las encuestas: Tipos y análisis de resultados y conclusiones. Pautas para confeccionar un buen informe para el cliente. Elaboración de una propuesta de evento simple en grupo durante el cierre del ciclo. Presentación de la propuesta final de evento.

Docentes 3

Silvia Molinari Doctora en Sociología del Trabajo, UADE. Curso de Posgrado de Gestión Estratégica, Wharton School University of Pensylvania (EE.UU.). Licenciada en Relaciones Humanas y Públicas, Universidad de Morón. Especialización en Protocolo en la organización de Congresos, banquetes y actos propios del sector turístico, Escuela Internacional de Protocolo (España). Ha participado como integrante de la delegación argentina en el Foro Interamericano de Ceremonial y en carácter de disertante en Congresos, Jornadas y Foros relacionados con ceremonial y organización de eventos. Desarrolló su actividad profesional como asistente Senior de Ceremonial y Protocolo en el Ministerio de Economía de la Nación y desde l993 en la Comisión Nacional de Valores. Realizó trabajos de investigación sobre “La responsabilidad social de las empresas argentinas” y Análisis de la Ley 22241 del Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones. Premio Security 1994. Ha sido docente en la Universidad de Morón y en la Universidad del Salvador. Actualmente es Profesora Titular de la cátedra de Ceremonial y Protocolo en UADE. Mónica Ortega MBA, UADE Business School. Licenciada en Relaciones Públicas, UADE. Licenciada en Publicidad, UP. Programa de Formación Gerencial, UADE Business School. Ha participado como disertante en diversos Congresos, Jornadas y Foros relacionados con el Ceremonial. CEO de Sigma SRL Consultora en Comunicaciones, orientada a la planificación estratégica de publicidad, relaciones públicas y eventos para clientes nacionales y multinacionales. Docente en UADE, Escuela de Negocios de la Universidad Católica de Salta, Universidad Austral para la especialización en Ceremonial y profesora invitada del Centro de Ex Becarios de la OEA. El programa podrá ser dictado por todos o algunos de los docentes mencionados en forma indistinta. La Universidad se reserva el derecho de realizar los cambios en el cuerpo docente que considere pertinentes.

Información del Programa Requisitos de Admisión Solicitud de Inscripción debidamente completada con los datos personales, profesionales y laborales, que serán considerados por el responsable del curso. Fotocopia o copia digital del DNI, cédula o pasaporte. Certificado de Aprobación Se deberá cumplir con la asistencia mínima del 75% y aprobar un examen de evaluación. De no aprobarse, se otorgará sólo certificado de asistencia. En ambos casos deberá haberse completado el pago total del curso. Material Didáctico Se entregará durante el desarrollo del curso, vía web campus o e-mail. Lugar de realización Lima 775, Ciudad de Buenos Aires. Frecuencia y horario Miércoles, de 19 a 22 hs.

Información General

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Beneficios comerciales 2013:*  Empleados de empresas socias de la Cámara de Sociedades Anónimas (www.camsocanon.com/): 20%  Graduados UADE / miembros del Alumni Club UADE ([email protected]): 20%  Empleados UADE: 20%  Docentes UADE: 20%  Clarin 365: 20% para Programas Ejecutivos Sede Monserrat  Socios/miembros Matriculados de los siguientes consejos profesionales: 15%  Consejo Profesional de Ciencias Económicas, http://www.consejo.org.ar/elconsejo/matricula.htm  Consejo Profesional de Relaciones Públicas (http://www.rrpp.org.ar/)  Cámara de Empresas de Software y Servicios Informáticos (CESSI) (http:// www.cessi.org.ar/)  Asociación Argentina de Usuarios de la Informática y las Comunicaciones(http://www.usuaria.org.ar/)  Colegio Público de Abogados de la Capital Federal (http://www.cpacf.org.ar/)  Empleados de empresas participantes del Programa de RRII UADE: 15%  Clarin 365: 15% para Programas Ejecutivos Sede Pinamar  Alumnos inscriptos en Cursos de Posgrado y Programas abiertos de UADE Executive Education: 10%  Padres o cónyuges de alumnos que cursen en UADE carreras de grado o posgrado en forma regular (combo): 10%  Alumnos que se inscriben en 2 o más programas simultáneamente: 10% *Los beneficios comerciales no son acumulables entre sí; solo pueden sumarse al beneficio por inscripción temprana. Si además correspondiera un descuento financiero, se aplicará este último sobre el saldo resultante anterior.

Beneficio financiero por inscripción temprana a Programas Ejecutivos 2013: Por inscripción y pago hasta 21 (veinte y uno) días antes del inicio de Programa: 10% Por inscripción y pago hasta 15 (quince) días antes del inicio del Programa: 5% *Los beneficios comerciales no son acumulables entre sí; solo pueden sumarse al beneficio por inscripción temprana. Si además correspondiera un descuento financiero, se aplicará este último sobre el saldo resultante anterior. Becas: ** Becas al Mérito Académico: 50% valor del programa; podrán aplicar graduados de carrera de grado con un promedio superior a 8 (ocho).  para aquellas personas que tengan carrera de grado finalizada y un promedio de 8 ó más en sus calificaciones. Cupos limitados.  Becas RSE: 40% del valor del programa; destinadas a voluntarios de Programas de Responsabilidad Social Empresaria (RSE).  Becas a Emprendedores: 40% del valor del programa; destinados a emprendedores con planes de negocios premiados y a quienes se encuentren desarrollando el emprendimiento en los tres primeros años y resulten calificados por el comité. En todos los casos el cupo anual de becas es limitado. Consultas: [email protected] **Las Becas no pueden ser acumuladas con ningún otro tipo de beneficio.

Crédito Fiscal para Capacitación UADE Executive Education, es unidad capacitadora de SEPyME (Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa); Ud. o su empresa podrían encontrarse en condiciones de obtener el 100% reintegro del valor del Programa, como crédito fiscal. También las grandes empresas pueden utilizarlo para capacitar a clientes, proveedores o terceros, de PyMEs. Para obtener mayor información, ingrese en: www.sepyme.gov.ar También puede seguirnos en: Posgrados y Extensión Universitaria | UADE (Oficial)

Informes e inscripción UADE Executive Education Lima 775, Edificio Lima 3, Planta Baja C1073AAO - Cdad. Autónoma de Bs. As. - Rep. Argentina Tel.: (54-11) 4000-7666 www.uade.edu.ar/capacitacion-ejecutiva E-mail: [email protected]

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