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Introducción ........................................................................................... 5
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Glosario de términos ................................................................................ 6 Administración Central ................................................................................ 6 Aplicación .................................................................................................. 6 Asignación ................................................................................................. 6 Asunto de tarea .......................................................................................... 6 Bandeja de entrada .................................................................................... 6 Bandeja de salida ....................................................................................... 6 Base de datos ............................................................................................ 7 Bloque de rotación ...................................................................................... 7 Calendario ................................................................................................. 7 Calendario fijo ............................................................................................ 7 Calendario rotativo ..................................................................................... 7 Carga horaria ............................................................................................. 7 Cargo ........................................................................................................ 7 Certificado ................................................................................................. 7 Comisión (pase en - / - de servicio) .............................................................. 8 Configuración ............................................................................................. 8 Contraseña ................................................................................................ 8 Contrato .................................................................................................... 8 Control cero ............................................................................................... 8 Cuenta corriente......................................................................................... 9 Denominación del Cargo .............................................................................. 9 Descriptores .............................................................................................. 9 Enrolamiento ............................................................................................. 9 Escalafón del cargo ..................................................................................... 9 Estado de estructura ................................................................................... 9 Estructura Jerárquica .................................................................................10 Estructura organizativa formal ....................................................................10 Estructura organizativa real ........................................................................10 Fecha de Ingreso a la Administración Pública ................................................10 Feriado.....................................................................................................10 Feriado fijo ...............................................................................................10 Feriado móvil ............................................................................................10
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Filtro ........................................................................................................10 Gerente de Cuenta ....................................................................................11 Grado del cargo .........................................................................................11 Historial de tarea .......................................................................................11 Hora límite de entrada ...............................................................................11 Hora límite de salida ..................................................................................11 Horario.....................................................................................................11 Horario fijo ...............................................................................................11 Horario flexible ..........................................................................................11 Horario fraccionado....................................................................................12 Horario presencial......................................................................................12 Incidencia .................................................................................................12 Inciso.......................................................................................................12 Intervalo no resuelto..................................................................................12 Jefe de Unidad ..........................................................................................12 Jerarquía ..................................................................................................13 Jornada real ..............................................................................................13 Logo ........................................................................................................13 Marca.......................................................................................................13 Marca codificada ........................................................................................13 Marca sin referenciar .................................................................................13 Mesa de ayuda ..........................................................................................14 Mínimo diario obligatorio ............................................................................14 Nombre de usuario ....................................................................................14 Organigrama.............................................................................................14 Parte diario de incidencias ..........................................................................14 Parte mensual de incidencias ......................................................................15 Periodicidad de feriado ...............................................................................15 Permiso ....................................................................................................15 Planificación de incidencias .........................................................................15 Plantilla ....................................................................................................15 Plantilla especializada.................................................................................15 Plantilla global ...........................................................................................16 Rango horario ...........................................................................................16 Registro y control ......................................................................................16 Reloj ........................................................................................................16 Responsable de parte .................................................................................16 Glosario de Términos SGH 2.0_rev.doc
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Responsable de unidad ...............................................................................16 Rol ..........................................................................................................16 Serie del cargo ..........................................................................................16 Sigla ........................................................................................................17 Sistema de gestión ....................................................................................17 SGH .........................................................................................................17 Soporte de primer nivel ..............................................................................17 Soporte de segundo nivel ...........................................................................17 Tarea .......................................................................................................17 Tipo de control de carga horaria ..................................................................17 Tipo de control de presentismo ...................................................................18 Tipo de control horario ...............................................................................18 Tipo de reloj .............................................................................................18 Tipo de vínculo ..........................................................................................18 TOFUP ......................................................................................................18 Ubicación de reloj ......................................................................................18 Unidad Ejecutora .......................................................................................18 Unidad Organizativa...................................................................................18 Usuario ....................................................................................................18 Versión de la aplicación ..............................................................................19 Vínculo .....................................................................................................19
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Este documento es una lista de conceptos a modo de diccionario donde se incluyen una serie de términos o palabras con su significado. Todos conceptos relevantes para el mejor entendimiento del Sistema de Gestión Humana (SGH 2.0) de la Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC). Algunos de los términos fueron tomados de estándares internacionales (por ejemplo ITIL), otros fueron adaptados a partir de esos estándares y otros son de elaboración propia. En algunos casos son definiciones concretamente, en otros son descripciones o conceptos generales. En ningún caso se pretende dar definiciones estrictamente jurídicas. El objetivo es lograr conceptos o ideas comprensibles para todos los usuarios del sistema SGH 2.0.
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Existen dos posiciones respecto de qué comprende la expresión: una primera entiende que es el Estado en sentido estricto (los tres poderes y los tres órganos de contralor).
Una
segunda,
restringida,
entiende
que
comprende al Poder Ejecutivo y a sus dependencias; en tanto poder administrador por excelencia. En este segundo sentido, la Administración Central se subdivide en Ministerios y tiene como jerarca máximo al órgano multiforme pero siempre pluripersonal Consejo de Ministros. Presupuestalmente son los Incisos 02 al 15.
Conjunto de programas informáticos que incluyen las funcionalidades definidas para la ejecución de las tareas inherentes a un área dentro de una Organización.
Asociación de una persona a una Unidad Organizativa donde desempeña su vínculo.
Descripción detallada de la tarea a realizar por parte del usuario. Dentro del asunto puede mostrarse información relacionada con una persona o unidad.
Funcionalidad del sistema que almacena y muestra las tareas pendientes de ejecución para cada usuario de la aplicación.
Funcionalidad del sistema que almacena y muestra las tareas ya ejecutadas para cada usuario de la aplicación.
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Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Rango de fechas en las que impacta un determinado calendario rotativo. Una persona puede tener configurados varios bloques de rotación. Si un calendario rotativo no tiene
bloques
significa
que
siempre
tiene
el
mismo
comportamiento.
Conjunto de días de la semana que deben trabajarse.
Calendario que se mantiene igual para todas las semanas. Por ejemplo “Lunes a Viernes” o “Lunes, Miércoles y Viernes”. Calendario que cambia de acuerdo a ciertos criterios y cierta periodicidad. Por ejemplo “Cuatro días de trabajo y dos de descanso”.
Cantidad de horas que deben trabajarse ya sea por día, por semana o mensualmente.
Conjunto de tareas, deberes y responsabilidades asignadas a una persona por autoridad competente. Posición que ocupa la persona en la organización. En sentido restringido solo se aplica a los funcionarios presupuestados, creados por la ley conforme a lo dispuesto por el Art. 85 Num. 13 de la Constitución.
Documento que justifica y acompaña ciertas incidencias y que es obligatorio de presentación para su verificación y aceptación.
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Pase
en
comisión:
situación
jurídica
por
la
cual
un
funcionario de un organismo del Estado, a solicitud del jerarca de otra repartición estatal debidamente autorizado, pasa a prestar servicios en esa oficina pública. Existen pases en comisión preceptivos en los que no se requiere
autorización
del
organismo
de
origen
del
funcionario. Comisión de servicio: Los jerarcas de los Incisos de la Administración Central podrán asignar funcionarios de sus dependencias para desempeñar tareas en este régimen en cualquiera de sus Unidades Ejecutoras.
Tarea que implica el establecimiento de parámetros de la aplicación para que se adapte a la funcionalidad y modo de trabajo de una organización en particular.
Conjunto finito de caracteres limitados que forman una palabra secreta que sirve a un usuario para acceder a un determinado recurso.
Conjunto de tareas, deberes y responsabilidades asignadas a una persona por autoridad competente. Posición que ocupa la persona en la organización. En sentido restringido solo se aplica a los trabajadores que no tienen calidad de funcionario.
Tipo de control de presentismo que indica que a una determinada
asignación
no
se
le
ejerce
control
de
presentismo, aunque sí genera derechos que pueden ser usufructuados a través del sistema como por ejemplo la “licencia ordinaria”.
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Derecho generado de incidencias para ser usufructuado por cada
usuario
de
acuerdo
a
las
restricciones
y
reglamentación de cada organismo en un determinado período. Por ejemplo la “Cuenta Corriente de Licencia Ordinaria”
acumula
los
días
de
licencia
generados
reglamentariamente y consume las incidencias de licencia ordinaria que usufructúa el usuario.
Agregación terciaria de cargos para un grupo especial de funciones, dentro del grado de cada escalafón se puede ascender por sus denominaciones a efectos de desarrollar la carrera administrativa.
Características
del
cargo
que
definen
la
estructura
escalafonaria que tiene el organismo. Actualmente el cargo tiene cuatro descriptores: Escalafón, Grado, Denominación y Serie. Se utilizan únicamente para los tipos de vínculos que adquieren la calidad de funcionario.
Proceso en el cual la persona se registra en los relojes, mediante huella digital y/o tarjeta magnética.
Agregación superior de cargos para un grupo especial de funciones.
De acuerdo a la completitud y aprobación de una estructura organizativa, la misma puede transitar por diferentes estados. Por ejemplo “En Construcción”, “Aprobada”.
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Conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinación de las mismas. Cada persona recibe órdenes de un solo jefe. Prevalece el principio de jerarquía y de subordinación absoluta a su inmediato superior.
Conjunto de unidades organizativas que conforman la estructura formal del organismo. Refleja el “deber ser” del organismo.
Conjunto de unidades organizativas existentes en todo el organismo
que
corresponde
con
la
realidad
del
funcionamiento del mismo. Es flexible, definiéndose de acuerdo a las necesidades de organización de cada oficina.
Momento
en
que
se
realiza
la
designación
o
el
nombramiento de la persona que adquiere la calidad de funcionario por primera vez.
Día en el cual se conmemora alguna fecha especial.
Feriado que se celebra según el día original del mismo, no importando que día de la semana se da.
Feriado que se celebra, siempre y cuando actúe en un día hábil de trabajo, el día lunes siguiente o anterior al mismo dependiendo de la proximidad en el calendario.
Campo que restringe la información visualizada de acuerdo al criterio seleccionado.
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Rol, dentro del Equipo de Implantación del Proyecto SGH, que
tiene
bajo
su
responsabilidad
mantener
el
relacionamiento con el Organismo correspondiente. Esto implica la resolución de las diferentes situaciones durante la implantación. Lidera el proceso de implantación en el Organismo.
Agregación secundaria de cargos para un grupo especial de funciones, dentro del escalafón se puede ascender por sus grados a efectos de desarrollar la carrera administrativa.
Resumen cronológico del ciclo de vida de una tarea que incluye los nombres de usuario, fecha y hora en los que se ha ejercido una acción sobre ella.
Se aplica a los horarios flexibles y se utiliza para indicar una restricción de hora de entrada máxima para la jornada real de una persona.
Se aplica a los horarios flexibles y se utiliza para indicar una restricción de hora de salida mínima para la jornada real de una persona.
Cuadro indicador de las horas en que deben ejecutarse determinadas
actividades.
Tiempo
durante
el
cual
se
desarrolla habitual o regularmente una acción o se realiza una actividad.
Cuando un horario tiene una hora del día fija de entrada y una hora del día fija de salida para cumplirse.
Cuando un horario no tiene una hora del día fija ni de entrada ni de salida para cumplirse.
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La persona realiza su horario de trabajo en más de un tramo. Se pueden realizar en dos tramos iguales, en dos tramos desiguales, en más de dos tramos, en forma discrecional.
Tipo de horario que indica que solo es necesario el acto de marcar, sin tener en cuenta horas de entrada o salida, o límites o rangos de ningún tipo.
Registro de un suceso no considerado dentro de la configuración asignación.
de
Por
presentismo ejemplo
establecida
“Salida
Permiso”,
para
una
“Salida
en
Comisión”, los distintos tipos de licencias, días francos, etc.
Es el ordenamiento que da la ley a cada uno de los organismos que conforman la Administración Pública. Los incisos que integran la Administración Central, más la Presidencia de la República, se enumeran del 02 al 15. Cada uno de los Incisos está compuesto por varias Unidades Ejecutoras.
Tramo
horario
que
el
sistema
no
puede
justificar
automáticamente y que debe justificarse con el ingreso de una incidencia, una marca omitida o un cambio de horario. En caso de no ser justificado es pasible de ser enviado a descuento u otro proceso.
Superior de una Unidad Organizativa responsable ante el sistema de todos sus subordinados dentro de la Unidad.
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Forma de organización de diversos elementos de un determinado sistema, en el que cada uno es subordinado del elemento posicionado inmediatamente por encima. A través
de la jerarquía se establecen las relaciones de
autoridad formal entre los superiores y sus subordinados. Jornada en la que el trabajador realiza sus tareas.
Diminutivo de Logotipo. Distintivo o emblema formado por letras,
abreviaturas,
imágenes,
etc.,
peculiar
de
un
organismo.
Registro de fecha y hora de entrada y/o salida de una persona por medio de un dispositivo electrónico o ingreso manual al sistema.
Marca que es pasible de asociarse directamente a un tipo de incidencia de acuerdo a su configuración. Por ejemplo “Marca Regreso Comisión”, “Marca Salida Permiso”.
Marcas que no pueden asociarse automáticamente a una asignación registrada en el sistema. Algunas de las causas por las que una marca puede quedar sin referenciar son: 1-Que la marca recibida no corresponda a ninguna persona registrada en el sistema. 2-Que la marca corresponda a una persona que no tiene asignación de relojes. 3-Que la marca corresponda a una persona que no tiene completa su configuración de presentismo. 4-Que la marca corresponda a una persona que no tiene una asignación completa.
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Equipo de trabajo, punto de contacto entre los usuarios del sistema y el equipo de proyecto SGH, cuyo objetivo principal es responder de manera oportuna, eficiente y con alta calidad a las peticiones que dichos usuarios realicen en relación a los diversos aspectos del sistema.
Carga horaria mínima que debe cumplir una persona en un día
de
trabajo
sin
importar
el
Tipo
de
Control
de
Presentismo asociado. La utilización de este campo está relacionada preferentemente con los controles semanales o mensuales.
Identificador único del usuario dentro del sistema. En el SGH 2.0 el nombre de usuario está compuesto por la primera letra del primer nombre y el primer apellido (Ej.: Mauro Silva: msilva). El nombre de usuario se genera automáticamente,
impidiendo
usuarios
con
el
mismo
nombre de usuario.
Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,
haciendo
un
esquema
sobre
las
relaciones
jerárquicas y competencias en vigor en la organización. Es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización.
Conjunto de datos que conforman las novedades de control de asistencia de un trabajador en un día. Una vez revisados por el interesado y sus jerarcas esta información podrá utilizarse con fines de gestión.
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Conjunto de datos que conforman las novedades de control de asistencia de un trabajador en un mes. Una vez revisados por el interesado y sus jerarcas esta información podrá utilizarse con fines de gestión.
Repetición regular de un feriado cada cierto tiempo. Por ejemplo el feriado por cambio de mando presidencial se da con una periodicidad de cinco años, mientras que el feriado por la Jura de la Constitución se da con una periodicidad anual.
Concesión a un usuario de la pertenencia a un rol para una Unidad. Un Permiso tiene una vigencia o al menos tendrá una fecha desde la cual el permiso es concedido. Un Permiso existente puede ser revocado. Tiene el objetivo de asegurar que un usuario efectúe sólo las operaciones para las cuales esté autorizado, además de compartimentar y dividir el trabajo.
Proceso en el cual se fija con anticipación una incidencia.
Indica las variables que determinan cómo se controla el presentismo para cada persona o grupo de personas. Se compone
de
entrada/salida,
Tipo
de
Mínimo
control, diario
Rango,
Horario
obligatorio,
límite
Topes
y
Umbrales.
Plantilla global que es modificada para determinado Inciso o Unidad Ejecutora. Son plantillas que de acuerdo al contexto y funcionamiento de la unidad, necesitan ser modificadas para reflejar otra realidad.
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Plantilla definida bajo estándares de la Administración Central para ser utilizadas por cualquiera de los Incisos o Unidades Ejecutoras que la componen.
Hora mínima y máxima entre los cuales una persona puede cumplir su horario de trabajo.
Nombre que habitualmente se les da a las oficinas que se encargan del control de presentismo y el registro de las incidencias relacionadas.
Dispositivo que se utiliza para registrar las marcas de los personas. Puede ser mediante huella digital y/o tarjeta.
Rol de usuario del sistema que se encarga del ingreso de las incidencias para la Unidad Organizativa autorizada.
Rol de usuario del sistema que se encarga de la autorización de incidencias de sus subordinados, de la autorización del Parte Mensual de Incidencias y de la asignación de sus subordinados a cada Unidad Organizativa.
Conjunto de responsabilidades, actividades y autorizaciones concedidas a una persona dentro del sistema. Una persona puede tener múltiples roles.
Última agregación de cargos para un grupo especial de funciones, dentro de la denominación de cada grado del escalafón se puede ascender por sus series a efectos de desarrollar la carrera administrativa.
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Palabra formada por el conjunto de letras iniciales de una expresión compleja. Por ejemplo “SGH” que es sigla de “Sistema de Gestión Humana”.
Marco de trabajo de Políticas, Procesos y Funciones que asegura
que
una
Organización
puede
alcanzar
sus
Objetivos.
Sistema
informático
de
gestión
que
propone
la
revalorización de la tarea del personal que se dedica a la gestión humana. La filosofía inmanente se basa en evitar ineficiencias en el registro y control de la información relacionada a los trabajadores, permitiendo la toma de decisiones oportuna y fundamentada en información.
Grupo de soporte al que se recurre en primera instancia para la resolución de un evento en el sistema. En caso de no ser posible la resolución por parte de este grupo, se escala el evento al grupo de soporte de segundo nivel.
Grupo de soporte que atiende los eventos en el sistema que son escalados desde el soporte de primer nivel. Este grupo es el que está en condiciones de definir un error o solicitud de cambio para ser estudiado por el grupo de análisis y diseño de la aplicación.
Trabajo que demanda, de parte de quien la lleva a cabo, cierta interacción con el sistema y que generalmente tiene un
tiempo
límite
para
su
realización.
Por
ejemplo
“Configuración de Presentismo”.
Agrupación de características que distinguen una carga horaria de otra. Por ejemplo si es “semanal” o “mensual”.
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Agrupación de características que distinguen un control de presentismo
de
otro.
Se
caracteriza
un
control
de
presentismo de acuerdo al tipo de horario y al tipo de carga horaria correspondiente. Por ejemplo si es “semanalflexible-fraccionado”.
Agrupación de características que distinguen un horario de otro. Por ejemplo si es “fraccionado” o si “define horario”.
Modelo
o
clase
que
reúne
las
características
más
representativas que distinguen a un grupo de relojes. Ejemplo: “Biométricos”, “Tarjeta magnética”, etc.
Régimen contractual, relacionamiento que tiene la persona con el empleador reflejado en un contrato firmado.
Texto Ordenado de normas sobre funcionarios públicos. Contiene toda la normativa relacionada con los funcionarios. La actualización vigente es la segunda. Fue anotada y concordada al 31 de diciembre de 2009. Fue aprobada por la dirección de la ONSC el 23 de febrero de 2010.
Ubicación física del reloj dentro del organismo que ayuda en el contexto de la definición del mismo.
Organismos en los que se sub-divide cada Inciso, cada una es responsable del cumplimiento de los programas o subprogramas para los que fue creada.
Cada elemento de la estructura organizativa de una organización.
Persona con acceso al sistema.
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Conjunto de programas y documentación asociada que representan
la
funcionalidad
necesaria
para
una
determinada especificación. Las diferentes versiones de la aplicación
representan
diferentes
momentos
en
las
especificaciones.
Es la relación jurídica existente entre una persona y la Administración Pública al amparo de una norma legal expresa. Los elementos del vínculo son: la persona, el tipo de vínculo y Unidad del Estado.
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