N.° 0928 4 GOBERNACION DE CASANARE NIT 892099216-6

2 8 MAY 2015

MEMORANDO 151 Fe 1-s

•

_S. 'IS

150 38 — 09

Yopal, 28 de mayo de 2015

PARA

: DIANA SORAYA VELAZQUEZ BONILLA, Secretaria de Salud

DE

: Jefa Oficina de Control Interno de Gesti6n

ASUNTO : Informe Final Auditoria para determinar la correcta liquidacion y pago de la n6mina que se genera en la Secretaria de Salud.

Atento saludo: Adjunto el Informe Final de la Auditoria realizada por esta Oficina, en el cual se analizaron y se validaron los argumentos manifestados por el Grupo de Talento Humano de la Secretaria de Salud, a traves del memorando N° 131 del 21 de mayo de 2015. De acuerdo a lo anterior, se solicita la formulacion del plan de mejoramiento, dentro de los diez (10) dias habiles contados a partir del recibido del Informe Final de los hallazgos y recomendaciones encontradas por esta Oficina en la practica de la auditoria.

Ate

YANNETH C

LGUIN SUAREZ

Anexo 32 foli Elabora eiandra s CPS 0179 de 201 Copia 1: Oficina de Control nterno de Gestion

Carrera 19 No. 6-100. Cod. Postal 850001, Tel. 6358371. Ext. 125, 126, 127, Yopal, Casanare — [email protected]

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INFORME

GOBERNACION DE CASANARE

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION

AUDITORIA PARA DETERMINAR LA CORRECTA LIQUIDACION Y PAGO DE LA NOMINA QUE SE GENERA EN LA SECRETARIA DE SALUD

INFORME FINAL

YANNETH CONSTANZA HOLGUIN SUAREZ Jefe de Control Interno de Gestion

MAYO 28 DE 2015

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INFORME

TABLA DE CONTENIDO Introduccion

2

Proceso Auditado

3

Objeto de la Auditoria

3

Alcance de la Auditoria

3

Equipo Auditor

3

Criterios de Auditoria

3

Actividades Realizadas

3

Fortalezas

5

Observaciones

6

Hallazgos

7

Hallazgo 1

7

Hallazgo 2

10

Hallazgo 3

11

Hallazgo 4

12

Hallazgo 5

17

Hallazgo 6

19

Hallazgo 7

25

Conclusiones

26

Declaracion del grado en que se han cumplido los criterios

27

Recomendaciones

27

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INTRODUCCIoN

De acuerdo con el Articulo 12 de Ia Ley 87 de 1993, es fund& de Ia Oficina de Control Interno, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de Ia organizacion, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con Ia evolucion de Ia entidad. Atendiendo Ia solicitud de una Auditoria Interna requerida por Ia Secretaria de Salud en los aspectos relacionados con los devengos, deducciones (Calculo Retencion en Ia fuente) y la generacion del pago de nOmina, los principios constitucionales que debe caracterizar Ia administraciOn pbblica, el diseho y el desarrollo del Sistema de Control Intern° se orienta entre otros objetivos a asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informaciOn y de sus registros, asi como garantizar que disponga de sus propios mecanismos de verificacion y evaluaci6n. En consecuencia se procede a realizar una auditoria interna con base en el procedimiento Gesti6n de Nomina (PR-TH-03), informacion generada a traves del software Kactus que alleg6 el Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud; los documentos de liquidaciOn de nomina y reporte a entidades bancarias de dispersion de pagos de Ia nOmina de cada funcionario entregadas por Ia Direccion de Tesoreria. Lo relacionado con Ia existencia de documentos de cumplimiento de requisitos para dependientes y de los Actos Administrativos, se verific6 en las carpetas de las hojas de vida de los funcionarios, por ser este el lugar de conservacion de este tipo de documentos. En el desarrollo de la Auditoria, se aplicaron los siguientes procedimientos: Ia consulta, observacion, inspecciOn, revision de comprobantes, el rastreo, procedimientos analiticos y la confirmacion.

2 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare.gpv co - [email protected]

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Fecha: 27 de mayo de 2015

Auditoria N° 001

1. PROCESO AUDITADO Procedimiento Gesti6n de N6mina.

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Determinar la correcta liquidacion y pago de la n6mina que se genera en la Secretaria de Salud.

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Auditar Ia n6mina de Ia Secretaria de Salud, vigencia 2014, a partir de una muestra significativa.

4. EQUIPO AUDITOR a. YANNETH CONSTANZA HOLGUIN SUAREZ- Auditor Lider b. MARIA ALEJANDRA L. MANJARRES RIOBUENO- Auditor de Apoyo

5. CRITERIOS DE AUDITORIA a. Verificaci6n y cumplimiento a la aplicacian de la normatividad vigente, Resoluciones, Decretos, Estatuto Tributario, Manuales y Circulares. b. Verificar el cumplimiento a la Gestion Documental. 6. ACTIVIDADES REALIZADAS a. Con el fin de realizar la revision de Ia adecuada aplicacion de porcentajes de deducciones y/o aportes (seguridad social, libranzas, embargos), donde se preservan el salario minim° vital; se solicito a Ia Secretaria de Salud— (Grupo de Talento Humano), allegar en medio magnetic°, Ia siguiente informaci6n de la vigencia 2014 de las nominas Administrativa, Programas Nacionales, Salud Ambiental y Salud

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-

Resumen prenominas de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de la vigencia 2014. N6minas de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de Ia vigencia 2014.

b. Para verificar la exactitud entre los valores liquidados en Ia nomina y los pagos realizados, se solicito a Ia Direccion de Tesoreria allegar Ia siguiente informacion: -

-

-

Reporte de generaci6n automatica para dispersion en las cuentas de nomina del Banco BBVA de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de la vigencia 2014. Pren6mina con validacion contable- presupuestal y perfeccionada con firmas autorizadas de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de la vigencia 2014. Certificados de Disponibilidad Presupuestal de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de Ia vigencia 2014. Igualmente se solicit6 a la Secretaria de Salud (Grupo de Talento Humano), allegar en medio magnetico el Comprobante mensual de nomina (Devengado y deducido) de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de Ia vigencia 2014.

c. Se revis6 lo establecido en el procedimiento Gestion de Nomina y el memorando 250 716 del 05 de agosto de 2014 relacionado con la recepci6n de novedades de nomina, con el fin de verificar su cumplimiento en el ingreso de las novedades al software Kactus antes de Ia generacion de Ia prenomina con el fin de evitar ajustes, cambios o modificaciones despues de que la nomina ya esta generada, igualmente se verific6 en las carpetas de los funcionarios el reposo fisico de las novedades de incapacidades, vacaciones, licencias (maternidad, no remuneradas, nombramientos, encargos, retiros). Las novedades por descuento de cooperativas, bancos, entre otros, se archivan en una carpets general. d. Teniendo en cuenta el programa de vacaciones de Ia vigencia 2014 allegado por Ia Secretaria de Salud (Grupo de Talento Humano), se efectuo revision a cuarenta (40) hojas de vida de los funcionarios, con el fin de verificar la existencia de los Actos Administrativos por medio del cual autoriza, suspende, aplaza, compensa y soportan los pagos asociados a vacaciones y el disfrute de las mismas.

4 Carrera 19 N° 6-100, C6d. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare - [email protected]

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e. De acuerdo a los requisitos establecidos en el decreto 0099 de 25 de enero de 2013, se revisaron las hojas de vida de los funcionarios que presentan deduccion por dependientes, con el fin de verificar si en las carpetas reposa Ia documentaciOn requerida para poder acceder al beneficio de deduccion. f. Se solicitO a Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano, allegar en medio magnetic° el calculo de retenci6n ordinaria (En caso que aplique para el funcionario), que se genera a traves del software Kactus de los meses enero, abril, junio, julio, octubre, diciembre de Ia vigencia 2014, con el fin de verificar Ia aplicacion de Ia retencion en Ia fuente a los servidores pbblicos de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Tributario Art. 383 y Art. 384. g. Se solicito a la a Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano, allegar en medio magnetico Ia relacion de las provisiones que se generaron a traves del software Kactus para la vigencia 2014, con el fin de verificar el calculo de forma exacta de las provisiones de nOmina. h. Con el fin de verificar los pagos realizados de las cesantias de Ia vigencia 2014, se solicito a Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano allegar las relaciones de liquidacion de cesantias de las n6minas Administrativa, Programas Nacionales, Salud Ambiental y Salud PCiblica y las resoluciones de pago de Cesantias vigencia 2014.

7. FORTALEZAS a. La colaboraciOn y apoyo de los servidores pitlicos de la Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano y DirecciOn de Tesoreria, para proporcionar Ia informacian solicitada. b. Se evidencia en su mayoria el cumplimiento de lo establecido en el literal 2 del articulo 18 de Ia Ley 1429 de 20101, can relacion a no afectacion del salario minimo vital a los funcionarios c. El valor liquidado en la Secretaria de salud- Grupo de Talento Humano versus Ia dispersion de pagos por parte de la Direcci6n de Tesoreria, presentan exactitud en su mayoria.

Tampoco se puede efectuar la retenci6n o deduccion sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario minimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley.

5 Carrera 19 N° 6-100, C6d. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare_gov co - [email protected]

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d. En las hojas revisadas de los cuarenta (40) funcionarios auditados, reposan los Actos Administrativos a traves de los cuales se les realize), pago, aplazamiento, interrupciOn, suspension y disfrute de vacaciones. e. El valor liquidado para el pago de cesantias de la vigencia 2014 de las nominas que se generan en la Secretaria de salud- Grupo de Talento Humano, presentan exactitud con los valores cancelados a traves de las resoluciones N° 01949, 01950, 01951 y 01952 del 26 de diciembre de 2014, respectivamente.

8. OBSERVACIONES

Dentro de Ia informaciOn allegada por la Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano, fue necesario tener en cuenta los siguientes factores, para poder realizar el levantamiento, revision y analisis de Ia informacion por parte de esta Oficina: a. El incremento salarial de Ia vigencia 2014, fue realizada en el mes de junio del mismo ano correspondiente a los meses de enero a mayo; por esta raz6n este ajuste de sueldo, primas, bonificaciones, aportes obligatorios (Seguridad Social); se realizaron en la nornina del mes de junio en el sistema de nOmina Kactus. Este incremento salarial se page) en esta fecha debido a que las entidades territoriales deben esperar la expedici6n del decreto salarial por parte del gobierno nacional para Ia vigencia correspondiente. b. El procedimiento de nomina del Kactus, realiza mensualmente el cierre de n6mina por acumulados, en razon de este procedimiento y realizado el ajuste salarial de los 5 primeros meses, el sistema de nornina Ileva el valor ajustado de salario y demas ajustes al mes que corresponda; lo cual se refleja en el reporte de n6mina generado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano de los meses enero, abril, junio y entregado a solicitud de esta Oficina para la practica de Ia auditoria, por este motivo no coincide con la nOmina que reposa en Ia Direccion de Tesoreria. c. Durante los arios 2012 y 2013 no se pago bonificacion por servicios a los funcionarios, esta bonificacion se page) en Ia vigencia 2014 dando

6 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare.cloy co - [email protected]

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cumplimiento a Ia Resolucion N° 0209 del 10 de abril de 20142, adicionalmente se liquido en este mismo atio nuevamente Ia bonificacion a los funcionarios que tenian derecho por el alio cumplido.

9. HALLAZGOS: VALIDAR LA ADECUADA APLICACIoN DE PORCENTAJES DE DEDUCCIONES Y/O APORTES (SEGURIDAD SOCIAL, LIBRANZAS, EMBARGOS), DONDE SE PRESERVAN EL MINIMO VITAL. Hallazgo 1. Inexactitud de los valores que se deben tener en cuenta para ser liquidados en la generaciOn de Ia nomina. Entre los meses auditados de enero, abril, junio, julio y diciembre; se presentan inconsistencias en las deducciones por concepto de seguridad social. PLANTILLA LIQUIDACION DE NOM INA MES DE ENERO DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO

SALARIO

BONIFICACIONES , DEDUCCIONES POR SERV IC IOS

SA L UD 4%

DEDUCCIONES PENSION (Aporte

OBSERVACION

Obligatorio 4%)

Auxiliar Administrative

No se tuvo en cuenta el page de la bonificaciOn para la aplicaciOn de la

MOLINA

CA MARGO

A RIETA

1.535.328

537.365

61.413

deduccion de salud y pension, solo se

61413 .

aplicO sobre el salario basica

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE JULIO DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO

SALARIO

BONIFICACIONES POR SERVICIOS

DEDUCCIONES SA L UD 4%

DEDUCCIONES PENSION (Aporte Obligatorio 4%)

DEDUCCIONES FONDO DE SOLIDARIDAD 1%

Se rvicios Generates

MONTANA IVIA RIELA

RAW

1.379.728

482.905

102.589

102.589

25.600

OBSERVAC ION

Se realize una deducciOn por concepto de salud y pension mayor al 4%, igualrnente se hizo deducci6n de Fondo de Solidaridad y este no debia ser aplicado porque no tenia la base salarial.

2 Por medio de la cual se ordena el page de la bonificacion por servicios prestados para los empleados publicos de la GobemaciOn de Casanare. 7 Carrera 19 N° 6-100, COd. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanaresiov.co - [email protected]

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PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA M ES DE JULIO DE 2014 NOMINA ADM INISTRATIVA DEDUCCIONES BONIFICACION DEDUCCIONES . PENSION ESPECIAL PFtIM A DE DEDUCCIONES FONDO DE . SUELDO EN (Aporte RECREACION SOLIDARIDAD VACACIONES VACACIONES SALUD4% Obligatorio (Pago de 2 dias 1% 4%) de salario)

SALARJO

FUNCIONARIO

Tecnico Adm in istrativo

MARINO GRA NA DOS ELENA

626.004

139.112

1.118.511

1.565.915

103.916

103.916

26.000

OBSERVACION

Se realiza una deducciOn por concepto de salud y pens ion mayor al 4%. igualmente se hizo deducciOn de Fondo de Solidaridad y este no debia ser aplicado porque no tenia la base salarial.

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE JULIO DE2014

NOMINA ANINISTRATIVA BONIFICACION FUNCIONARIO

SALARIO

BONIFICACION POR SERVICIOS

ESPECIAL SUEZ EN RECREACION VACACIONES (Page de 2 d ias de salario)

PRIMA DE

CECUCCIONES

DEDUCCIONES PENSION (Aporte

DEDUCCIONES FONDO GE

VACACIONES

SALUDA

Obligatorio 45)

SOLIDARIDAD 15

OBSERVACION

Se reatO una deducciin por

Tannic° Administrative

HERNANDEZ CHAPARRO

483 352

BLANCA LUCIA

563 911

107 412

1203.732

859 852

109.555

concepto de salud y pens0 mayor al 4°0. igualrrente se hoe deduccion de Fonda de 27,400 Soklaridad y este no debia ser apicado porque (10 lenia la

109.555

base salarial.

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOM INA MES DE JULIO DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO

SALARIO

BONIFICACION DE DEDUCCIONES SERVICIOS SAL UD 4%

DEDUCCIONES PENSION (Aporte Obligatorio 4%)

DEDUCCIONES FONDO DE SOLIDARIDAD 1%

OBSERVACION

Profesional Especializado TORRES TORRES WILSON FERNANDO

4.468.726

1.564.054

303.873

303.873

76.000

RIVERA CARLOS ALBERTO

4.468.726

1.564.054

303.873

303,873

76.000

Se les realize una deducciOn por concepto de salud, pensi6n mayor al 4% y at Fondo de Solidaridad mayor at 1%.

NIIJO

8 Carrera 19 N° 6-100, COd. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare goy co - [email protected]

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PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE JULIO DE 2014 NOMINA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO

DEDUCCIONES PENSION (Aporte Obligatorio 4%)

DEDUCCIONES SALUD 4%

SALARIO

DEDUCCIONES FONDO DE SOLIDARIDAD 1%

Director Tecnico

OBSERVACION

Se les realizO una deducci6n por concepto de salud, pension

PEREZ

GODOY

5.683.945

LINA MARIA

306.933

mayor al 4% y al Fondo de 76.700 Solidaridad mayor al 1%.

306.933

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE DICIEMBRE DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA BONIRCACION FUNCIONARIO

SALARIO

ESPECIAL

SUELDO EN

PRIMA DE

DEDUCCIONES

RECREACION (Pa go

VACACIONES

VACACIONES

SALUD 4%

de 2 dias de salario)

DEDUCCIONES PENSION (Aporte

OBSERVACION

Obligatorio 4 %)

Tecnico Administrativo Se realizo una deduccien por ARDILA

concepto de salud y pension

FORERO

426.928

GLADYS

121.979

1.502.125

979.647

92.824

92.824 mayor al 4%.

PLAN11LLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE DICIEMBRE DE 2014 NOMINA ADMIMSTRATIVA

FUNCIONARIO

SALARIO

BONIFICACION ESPECIAL SUELDO EN PRIMA DE DEDUCCIONES RECREACION(Pago VACADONES VACADONES SALUD4% de 2 dias de salario)

DEDUCCIONES PENSION(Aporte Obligatorio 4%)

DEDUCCIONES FONDO DE SOUDARIDAD1%

OBSERVACION

ProfesionalUniversdario Se les realiza una deduce on pun MU110Z OVIDIO

SUAREZ

1.088 358

310.960

3 829 337

concepto de salud. pens[on mayor al 4% y al Fondo de 2 497 394

236.642

236.642

59.200 Solidandad mayor al le:

9 Carrera 19 N° 6-100, COd. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare ■ Ivwk,v casanare_gov co - [email protected]

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Argumento presentado por la Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 1: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, la profesional del Grupo de Talento Humano de la Secretaria de Salud informa que los descuentos en menor o mayor valor por concepto de aportes a seguridad social en los pagos de nomina auditados, se vieron afectados en el proceso de generaci6n de nomina realizado por el sistema de Kactus, que en su mayoria fue en nomina del mes de julio de 2014, mes en el cual se produjeron errores en el sistema en general ya que se realizaron unas capacitaciones en produccion lo que afecto algunos procesos. Ante las dificultades presentadas con liquidacion de nomina se procedi6 a realizar los requerimientos del caso al proveedor, con el fin de solucionar esta inconsistencia y evitar se continCien generando errores de este tipo. Adicionalmente se tiene especial cuidado en la revision de la nomina generada mensualmente.

Validacion del argumento presentado El hallazgo se mantiene, porque las inconsistencias presentadas en las deducciones por concepto de seguridad social, son falencias que no pueden seguirse presentando en Ia liquidaciOn de la nomina, por lo tanto se debe formular plan de mejoramiento con acciones dirigidas a subsanar efectivamente el presente hallazgo.

Hallazgo 2. Inexactitud en el valor liquidado para prima de servicios. En el mes de junio de 2014, se presento inconsistencia en el valor liquidado correspondiente a Ia prima de servicios, incumpliendo asi el articulo 59 del decreto 1042 de 1978. PLANTILLA LIQUIDACION DE NOM INA M ES DE JUNTO DE 20'14 NOM INA ADM INISTRATIVA FUNCIONAIRIO

SALARIO

PRIMA DE SERV ICIOS

OEISEIRVACION

1 611 173

627.863

La prima de servicios, no corresponde el valor que debe ser liquidado.

Auxiliar Aarninistrativa ME/LINA A RIETA

CA IVIA RCCD

10 Carrera 19 N° 6-100, COcl. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare - [email protected]

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Argumento presentado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 2: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, la profesional del Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud informs que Ia inconsistencia se presento debido a que Ia senora Arieta Molina se encuentra desempenando el empleo de auxiliar administrativo codigo 407 grado 06 en encargo, quien es titular en el empleo de auxiliar servicios generates codigo 470 grado 02, por lo tanto la liquidacion de la prima de servicios la realiz6 con el sueldo de auxiliar grado 02. Esta inconsistencia fue subsanada, ya que Ia senora Arieta Molina presento reclamacion y se le realizo liquidacion para reconocimiento de ajuste de prima de servicios el cual se pago en n6mina del mes de agosto de 2014.

Validacion del argumento presentado Esta Oficina acepta los argumentos presentados, por lo tanto se levanta el hallazgo.

Hallazgo 3. Afectacion del minimo vital. El neto a pagar es inferior at salario minimo legal vigente, lo cual evidencia inobservancia de lo establecido en el articulo 18 de la ley 1429 de 2010, que senala "Tampoco se puede efectuar la retenciOn o deducci6n sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario minimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley".

PLANTILLA LIQUIDAC ION DE NOM INA M ES DE JULIO DE 2014 NOMINA SA LUD A M RENTAL

FUNCIONARIO

SALARIO

VALOR NOMINA A PAGAR

OBSERVA C ION

Tecnico Administrativo

CA RDOZ 0 SOLANO JAIME ENRIQUE

1.992.223

Se refleja pago inferior al salario minimo vital, 293.989 debido a as deducciones de libranzas.

11 Carrera 19 N° 6-100, CM. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare qov co - [email protected]

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INFORME

Argumento presentado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 3: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, la profesional del Grupo de Talento Humano de la Secretaria de Salud informa que esta inconsistencia se presento debido a que el senor Cardozo tenia pendiente un descuento de Davivienda que fue ingresado en ese mes liquidado, a lo que no se tuvo el especial cuidado de verificar la afectacion del salario minimo. La Dirección de Talento Humano expidiO memorando informativo a los funcionarios de la administraci6n departamental, con el fin de darles a conocer las restricciones de endeudamiento y la prohibicion para afectar el salario minimo legal vigente. Esta condici6n tambien se establecio en las Politicas de Operacian de Talento Humano recientemente aprobadas.

Validacion del argumento presentado El hallazgo se mantiene, porque la anterior situaciOn reitera la inobservancia de lo establecido en el articulo 18 de la Ley 1429 de 2010 que seliala "Tampoco se puede efectuar la retenci6n o deducciOn sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario minimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley", por lo tanto se debe formular plan de mejoramiento con acciones dirigidas a subsanar efectivamente el presente hallazgo.

VERIFICAR LA APLICACION DE RETENCION EN LA FUENTE MENSUAL DE ACUERDO AL CALCULO MENSUAL DE RETENCION ORDINARIA. Hallazgo 4. Falencia en la aplicacion de Ia retenci6n en Ia fuente a los servidores pUblicos, de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Tributario Art. 383 y Art. 384. Para la aplicaciOn del Procedimiento 2, se corriO el proceso de actualizacion para la aplicacion de porcentaje de retenci6n en Ia fuente del primer semestre del ario 2014 en el mes de febrero, por lo tanto en enero se aplicO los porcentajes de retencion correspondientes al segundo semestre del 2013, lo que conlleva a variar el porcentaje de retencian en la fuente durante el primer semestre a partir del mes febrero.

12 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanaregov co - controlinterno©casanare.gov.co

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PLANTILLA lIQUIDACION DE NOMINA MES DE ENERO DE 2014

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE ABRIL DE 2014

NOMINA ADMINISTRAINA

NOMINA ADMINISTRATIVA

CALCULI) DE RETENCION ORDINARI A

SALARIO

CALCULI) DE RETENCION ORDINARIA

SALARIO

FUNCIONARIO 1%) PORCENTAJE DE DiA5 DE SALARIO BASICO

1%) PORCENTAIE OE VALOR DE IA

RETENCION EN LA

BASE GRAVABLE

VALOR DE LA SALARIO BASICO

BASE GRAVABLE

DiAS DE PROCESO

RETENCION

PROCESO

RETENCION FUENTE

FUENTE

PROFESIONAl UNIVERSITARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

SUAREZ MONSALVE

RETENCION EN LA

4.176.174

2.856.177

99

0,71

21.000

8.491.554

5.930.926

30

2,72

161.000

4.176.174

2.861.644

30

1,57

47.600

5.568.232

3.853.502

30

2,84

109.000

4.176.174

2.856.176

30

1,57

47.000

5.637.835

3.897.622

30

1,86

72m0

4.444.819

3.045.526

30

3,43

110.030

7.482.112

5.209.577

30

3,78

197.000

4.204.566

2.877.:.:

30

1,93

55,030

8.549.284

5.973.441

30

2,86

171.300

4176.174

1861.653

33

1,57

47.030

5.568.232

3.853.510

30

0,89

34.000

4.294.566

2.875.657

30

1,69

51000

4.204.566

EA NETH

RAMIREZ JIMENEZ OLGA LUCIA

GONZALEZ ROJAS SONIA YOBAN A

MUNOZ SUAREZ OVIDIO

OSORIO GIRALDO OSCAR NEMESIO

NOCENCIO BOHORQUEZEDNA LILIANA

ZOARO BARRERA GERMAN

Carrera 19 N° 6-100, COcl. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanareRoy_co - [email protected]

13

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INFORME

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

TORRES TORRES WILSON FERNANDO

OLAYA REY NANCY STELLA

TWAY() RODRIGUEZ

4 258.363

2912 404

30

1,84

57.000

5748.790

1974.336

30

2,14

85.000

4 256363

2900324

30

1,96

60.000

4.258363

2.586947

30

1,08

28.000

4258 363

2.912403

30

3,25

10020

4 258 363

2.912.403

30

1,61

47.003

4.256363

2.912.404

30

1,84

57.000

5.748.790

3.974.336

30

0,08

3.2W

BALMES ENRIQUE

RIVERA NINO CARLOS ALBERTO

I CAMPOS TOLOZA HILDA MERY

4258.363

2.907.380

30

2,42

74.000

4.256363

2.907.380

30

3,08

186.000

4258.363

2.905.292

30

1,93

59.000

8.658.672

6.040.514

30

3,08

186.000

TAU BERNIER° ERANCY IANNETH

NOMINA SALAD PONCA

NOMINA SALAD PONCA

SALARIO

CALCULO DE RETENCION 0 RDINARIA

SALARIO

CALCUL° DE RETENCION 0 RDINARIA

FUNCIONARIO (%) PORCENTAJE DE

DIAS DE SALARIO BASICO

BASE GRAVABLE

RETENCION EN IA PROCESO

(%) PORCENTAJE DE VALOR DE IA RETENCION

BASE GRAVABLE

DIAS DE PROCESO

RETENCION EN LA

VALOR DE LA RETENCION

FUENTE

FUENTE

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

RERILLA COLMENARES

SALA RIO BASIC°

4.176.174

2.856.171

30

2,56

77.000

5.774.536

1569.672

30

0,84

ROW

4176 174

2856.177

30

1,66

50.000

7.236.197

4501.492

30

0,70

32.000

FILAR DEL ROCIO

ALMANZ.A :AIME JOEL ALBERTO

14

Carrera 19 N° 6-100, Cad. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare vo:vw casanare goy co - [email protected]

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Igualmente se pudo evidenciar en los meses de abril, junio y diciembre del ano 2014, Ia no aplicacion de retenci6n en la fuente de funcionarios cuya base de retenci6n en Ia fuente determinada al restar los aportes at sistema general de seguridad social a cargo del empleado del total del pago mensual superaba los (128.96 UVT) que equivalen $3.544.466 pesos, incumpliendo ass lo establecido en el articulo 383 "Tarifa" y articulo 384 "Tarifa minima de retenci6n en la fuente para empleados"del Estatuto Tributario.

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE ABRIL DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA

NOMINA ADMINISTRATIVA

CALCULO DE RETBNCION ORDINARIA

SALARIO FUNCIONARIO

SA LA Re BASICO

BASE GRAVABLE

DIAS DE PROCESO

(54)FORCENTAJE DE

VALOR DE LA

REfENCION EN LA FUENTE

RETENCION

OBSERVACION

Profesional Universitario

No le aplicaron relencion 4.204.566

ZORRO BARRERA GERMAN

en la fuente

PLANTILLA LIQUIDACION DE NOMINA MES DE JUNIO DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA

NOMINA ADMINISTRATIVA

CALCULO DE RETENCION ORDINARIA

SALA RIO FUNCIONARIO

SA LA RIO BASICO

BA SE GRAVA BLE

DIAS CIE PROCESO

(%) PORCENTNE DE RETENCION EN LA FUENTE

VALOR DE LA RETENCION

OBSERVA DON

Profesional Universitario

ZORRO BARRERA GERMAN

4.204 566

No le aplicaron relencion en la fuenle

15

Carrera 19 N° 6-100, C6d. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanaregov co - [email protected]

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PLANTILLA LIOUIDACIoN DE NOMINA MES DE DICIEMBRE DE 2014

NOMINA ADMINISTRATIVA

NOMINA ADMINISTRATIVA

CALCULO DE RETENCION ORDINARIA

SALARIO FUNCIONARIO SA LA RIO BASIC°

BASE GRA VABLE

DIAS DE PROCESO

(%) PORCENTAJE D£ REl'ENCION EN LA FUENTE

VALOR DE LA RETENCION

OBSERVACION

Profesional Universitario

OLA Y A REY NANCY STELLA

No le aplicaron retention en la fuente

4.258.363

Tambien se evidencid en el mes de julio del alio 2014, Ia aplicaciOn de retencion en Ia fuente a un funcionario cuyo salario basic° es inferior al valor base para dicha retencion, incumpliendo asi lo establecido en el articulo 384 "Tarifa minima de retencion en la fuente para empleados"del Estatuto Tributario.

PLANTILLA LIOODACIGN DE NOMINA NIES DE JUL I 0 DE 2014

NOMKAANINSTRATIVA OBSERVACIONES

FUNCIONARIO

KARA CONES POR

SALARIO

SERVICIOS

BONIFICACIDN ESPECIAL RECREADON (Pago de 2 dos de sanol

SU8.B0 EN

PRMA DE

VACACIONES

VACACIONES

1%)FORCENTAk OE REMONENIA FOIE

Auxiliar Administrativo

HERNANDE DiAPA.RRO BLANCA LUCIA

483352

563911

107412

1200732

859852

t5i300

Se le aplicO retencion en la fuenre, pero el salario no daba la base para dicha relencien

16 Carrera 19 NI' 6-100, COcl. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare WWW casanar(: gov co - [email protected]

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Argumento presentado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 4: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, Ia profesional del Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud informa que la aplicacion de retenci6n en Ia fuente a los servidores pUblicos ha tenido variaciones frecuentes, tanto en Ia parte normativa como en el proceso de liquidacion el cual esta sujeto a las modificaciones y actualizaciones que realiza el proveedor de software de n6mina Kactus, el cual ha venido realizando los ajustes y actualizaciones necesarios con el fin de dar cumplimiento a Ia normatividad que Ia rige plasmada en el Estatuto Tributario vigente. De otra parte, Ia Direcci6n de Contabilidad ha venido prestando el soporte legal y contable con el fin de evitar las inconsistencias presentadas. De acuerdo a lo anterior, Ia nomina generada en la Secretaria de Salud Departamental debe ajustarse a los parametros que se establezcan para este proceso, ya que el sistema de n6mina es unificado. En el caso de los funcionarios de la Secretaria de Salud a quienes no se les desconto retenciOn en la fuente, se realizara la revision del caso para determinar con exactitud el valor que se debio descontar, se procedera a informarles para su conocimiento y se realizara el descuento por este concepto por el valor que corresponda en Ia n6mina respectiva.

Validacion del argumento presentado El hallazgo se mantiene, porque las diferentes falencias presentadas en Ia aplicacion de la retencion en la fuente a los servidores publicos incumplen lo establecido en el Estatuto Tributario Art. 383 y Art. 384, por lo tanto se debe formular plan de mejoramiento con acciones dirigidas a subsanar efectivamente el presente hallazgo.

REVISION DE LA DOCUMENTACION PARA ACCEDER A LA DEDUCCION DE DEPENDIENTES, POR PARTE DEL FUNCIONARIO. Hallazgo 5. Incumplimiento a los requisitos establecidos en el Art. 387 del Estatuto Tributario y del Paragrafo 3, Articulo 2 del decreto 099 de 25 de enero de 2013. Verificadas las carpetas de las hojas de vida de los funcionarios que se les realizO la deducciOn por dependientes para disminuir Ia base del calculo 17 Carrera 19 N° 6-100, COcl. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare gov co - [email protected]

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de la retenciOn en Ia fuente prevista en el articulo 383 del Estatuto Tributario; se encontro el documento (Certificado de dependencia econornica) elaborado inicialmente por parte de la Direccion de Contabilidad, pero en dichas carpetas no reposan Ia documentaciOn que deben acompanar el certificado bajo Ia gravedad de juramento para optar por los descuentos para la deducci6n por dependientes. NOMINA ADM INISTRATIVA FUNC IONA RIO

DEDUC C I6N POR DEPEND' ENT ES

Profes lona' Universitario

RAMIRI= JIMENEZ OLGA LUCIA

Se realize la deduccion por dependientes, pero en la hoja de vida no reposa la docurnentacion requerida en el decreto 099 de 2013 para acceder a dicho descuento.

Prates ional Es pecializada

OLAY A REY NANCY STELLA

Se realize la deducciOn por dependientes, pero en la hoja de vida no reposa la docurnentacion requerida en el decreto 099 de 2013 para acceder a dicho descuento.

Se realize) la deducciOn por dependientes, FRANCY pero en la hoja de vida no reposa la docurnentaciOn requerida en el decreto 099 de 2013 para acceder a dicho descuento.

TA FUR BERMERO JA NNETH

NOMINA SAL UD AM E3IENTAL FUNCIONARIO

DEDUCCION POR DEPENDIENTES

Tecnico Administrativo

Se realize la deducciOn por dependientes, PERILLA COLMENARES PEAR pero en la hoja de vida no reposa la docurnentacion requerida en el decreto 099 DEL ROCIO de 2013 para acceder a dicho descuento.

A LIVIA NZ A ALBERTO

JA IMES

Se realize la deducciOn por dependientes, JOEL pero en la hoja de vida no reposa Is documentacion requerida en el decreto 099 de 2013 para acceder a dicho descuento.

Argumento presentado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 5: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, Ia profesional del Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud informa que Ia Secretaria de Salud dio a conocer a sus funcionarios el memorando No.407 de junio de 2014, expedido por Ia Dirección de Contabilidad con el fin de actualizar Ia informaci6n de 18 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanaregov co - [email protected]

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Dependientes, sin embargo muy pocos actualizaron la informacion. Con el apoyo de Ia Direccion de Talento Humano y Dirección de Contabilidad se expidi6 el Memorando No.434 de mayo 7 de 2015 para la vigencia segundo semestre de 2015, actualizaciones que se debe realizar en el mes de junio de 2015 para generar y actualizar los porcentajes de retenci6n en Ia fuente que se deben aplicar. Con el fin de realizar los ajustes pertinentes, y de acuerdo a las actualizaciones del proceso para el segundo semestre 2015, se realizO nuevamente la solicitud de actualizacion de informaci6n de las personas a cargo, con el fin de aplicar deducciOn a retenciOn en la fuente por beneficiario. Sin embargo, para el caso de quienes no actualicen Ia informaci6n oportunamente esta deducci6n no sera tenida en cuenta y se haran las modificaciones pertinentes en el sistema de nomina Kactus.

Validacion del argumento presentado El hallazgo se mantiene, porque si bien es cierto que Ia Secretaria de Salud die a conocer a sus funcionarios el memoranda No.407 de junio de 2014, expedido por Ia Dirección de Contabilidad can el fin de actualizar la informacion de Dependientes, las carpetas verificadas por parte de esta Oficina, de las hojas de vida de los funcionarios a los que se les aplico Ia deduccion por dependientes, no reposan Ia documentacion que deben acompanar el certificado bajo la gravedad de juramento para optar por los descuentos para Ia deduccion por dependientes, evidenciandose asi el Incumplimiento a los requisites establecidos en el Art. 387 del Estatuto Tributario y del Paragrafo 3, Articulo 2 del decreto 099 de 25 de enero de 2013, por lo tante se debe formular plan de mejoramiento can acciones dirigidas a subsanar efectivamente el presente hallazgo.

VERIFICACION DEL CALCUL() DE FORMA EXACTA DE LAS PROVISIONES QUE SE GENERAN A TRAVES DEL SOFTWARE DE ADMINISTRACION Y GESTION DE RECURSOS Y NOMINA (KACTUS). Hallazgo 6. Diferencias en el calculo de las vacaciones, prima de vacaciones y prima de navidad, en cumplimiento al decreto 1045 de 1978. Revisada Ia liquidaciOn realizada para el concepto de pago de vacaciones, pago prima de vacaciones y pago de prima de navidad, se encontraron diferencias entre el valor cancelado y el valor real a pagar. 19 Carrera 19 N° 6-100, COcl, Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www.casanare gov co - [email protected]

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NOMINA ADMINISTRATIVA_CALCULO PROVISIONES VACACIONES MES JULIO 2014

FUNCIONARIO

VACACIONES

AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

HERNANDEZ CHAPARRO BLANCA LUCIA

MARINO GRANADOS ELENA

Sueldo Basic()

Pago Sueldo en

Pago Sueldo en

(Vacaciones) Talento

(Vacaciones) revision

Humano

(OCIG)

1.611.173

1.203.792

1.207.708

2.086.680

1.565.915

1.564.141

OBSERVACION

Hay una diferencia de $ 3,916. Hay una diferencia de $ 1,774.

NOMINA ADMINISTRATIVA_CALCULO PRIMA DE VACACIONES MES JULIO 2014

FUNCIONARIO

AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

HERNANDEZ CHAPARRO BLANCA LUCIA

MARINO GRANADOS ELENA

PRIMA DE VACACIONES

Sueldo Basic°

Pago Prima de Vacaciones

Pago prima Vacaciones

Talento Humano

revision (OCIG)

1.611.173

859.852

862.649

2.086.680

1.118.511

1,117.143

OBSERVACION

Hay una diferencia de $ 2,797. Hay una diferencia de $ 1,368.

20 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare_sjov co - [email protected]

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NOMINA ADMINISTRATIVACALCULO PROVISIONES VACACIONES MES OCTUBRE 2014

VACACIONES

FUNCIONARIO

AUXILIARES ADMINISTRATIVOS Sueldo Basic()

GONZALEZ TRIANA DORA INES

Pago Sueldo en (Vacaciones) Pago Sueldo en (Vacaciones) revision (OCIG)

Tale nto Humano

OBSERVACION

1.820.437

1.431.171

1.429.549 Hay una diferencia de $ 1,622.

4.468.726

3.932.479

3.828.209 Hay una diferencia de $ 104,270.

5.683.945

4.468.541

4.463.476 Hay una diferencia de $ 5,065.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

TORRES TORRES WILSON FERNANDO DIRECTOR TECNICO HERNANDEZ PEREZ ELVER ALBEIRO

PRIMA DE VACACIONES

FUNCIONARIO

NOMINA ADMINISTRATIVA_CALCULO PRIMA DE VACACIONES MES OCTUBRE 2014

AU XILIARES ADMINISTRATIVOS Sueldo Basic°

GONZALEZ TRIANA DORA INES

Pago Prima de Vacaciones

Pago prima Vacaciones

Talento Humano

revision (OCIG)

OBSERVACION

974.692 Hay una diferencia de $ 1,106.

1.820.437

975.798

4.468.726

2.457.799

2.392.630 Hay una diferencia de $ 65,169.

5.683.945

3.046.733

3.043.279 Hay una diferencia de $ 3,454.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO TORRES TORRES WILSON FERNANDO DIRECTOR TECNICO HERNANDEZ PEREZ ELVER ALBEIRO

21 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanareAov co - [email protected]

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NOMINA ADMINISTRATIVA_CALCULO PROVISIONES VACACIONES MES DICIEMBRE 2014

FUNCIONARIO

VACACIONES

Pago Sueldo en (Vacaciones) AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

Sueldo Basico Talento Humano .

ROJAS CARDENAS CLAUDIA CECILIA

Pago Sueldo en (Vacaciones)

OBSERVACION

revision (OCIG)

1.611.173

1,286.700

1.322.728 Hay una diferencia de $ 36,028.

MUNOZ MORALES HOWARD JOSE

2.086.680

1.715.050

1.713.106 Hay una diferencia de $ 1,944,

RINCON MOLINA LETICIA

2.074.658

1.656.845

1.703.237 Hay una diferencia de $ 46,392.

PARRA MARTINEZ JHON JARLIZ

1.829.690

1.461.211

1.502.125 Hay una diferencia de $ 40,914

SUAREZ MONSALVEJEANETH

4.382.478

3.499.895

3.597.893 Hay una diferencia de $ 97,998,

RAMIREZ JIMENEZ OLGA LUCIA

4.382.478

3.499.895

3.597.893 Hay una diferencia de $ 97,998.

5.683.945

4.651.230

4.666.361 Hay una diferencia de $ 15,131,

TECNICO ADMINISTRATIVO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

DIRECTOR TECNICO

GODOY PEREZ LINA MARIA

22 Carrera 19 N° 6-100, COcl. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casan are gcw co - [email protected]

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PRIMA DE VACACIONES

FUNCIONARIO

NOMINA ADMINISTRATIVA_CALCULO PRIMA DE VACACIONES MES DICIEMBRE 2014

AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

Sueldo Basico

Pago Prima de Vacaciones

Pago prima Vacaciones revision

Talento Humano

(OCIG)

1.611.173

839.153

MUFJOZ MORALES HOWARD JOSE

2.086.680

1.118.511

RINCON MOLINA LETICIA

2.074.658

1.080.551

PARRA MARTINEZ JHON JARLIZ

1.829.690

952.964

SUAREZ MONSALVEJEANETH

4.382.478

2.282.541

RAMIREZ JIMENEZ OLGA LUCIA

4.382.478

2.282.541

5.683.945

3.033.411

ROJAS CARDENAS CLAUDIA CECILIA

862E49

OBSERVACION

Hay una diferencia de $ 23,496.

TECNICO ADMINISTRATIVO 1.117.243 Hay una diferencia de $1,268.

1.110.806 979.647

Hay una diferencia de $ 30,255. Hay una diferencia de $ 26,683.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

2.34E452 2.346,452

Hay una diferencia de $63. 911 Hay una diferencia de $63. 911

DIRECTOR TECNICO GODOY PEREZ LINA MARIA

3043.279

Hay una diferencia de $ 9,868.

NOMINA ADMINISTRATIVACALCULO PRIMA DE NAVIDAD

PRIMA DE NAVIDAD

FUNCIONARIO

SERVICIOS GENERALES

Sueldo Basic°

Pago Prima de Navidad Talento

Pago Prima de Navidad

Humano

revision (OCIG)

OBSERVACION

PROFESIONAL UNIVERSITARIO CRUZ GUTIERREZ PEDRO OLEGARIO

4.382.478

4.887.460

4,893.989

Hay una diferencia de $6,529

23 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casa na re www casanare goy co - controlinterno@casa n a re.gov.co

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NOMINA PROGRAMAS NACIONALES_CALCULO PRIMA DE NAVIDAD

FUNCIONARIO

TECNICO ADMINISTRATIVO CUEVAS RODRIGUEZ ALDO MARIA FONSECA CIFUENTES GIRALDO

PRIMA DE NAVIDAD

Sueldo Basic°

Pago Prima de Navidad Talento

Pago Prima de Navidad

Humano

revision (OCIG)

OBSERVACION

1.829.690

2.040.521

2.043.246 Diferencia de $2,725

1.829.690

2.040.521

2.043.246 Diferencia de $2,725

NOMINA SALUD AMBIENTAL_CALCULO PRIMA DE NAVIDAD

FUNCIONARIO

TECNICO ADMINISTRATIVO ZAMBRANO BETANCOURT JAIRO ARNULFO MORALES WILSON ORLANDO

PRIMA DE NAVIDAD

Sueldo Basico

Pago Prima de Navidad Talento

Pago Prima de Navidad

Humano

revision (OCIG)

OBSERVACION

1.829.690

2.035.791

2.043.246 Diferencia de $ 7,455

1.829.690

2.040.521

2.043.246 Diferencia de $2,725

Argumento presentado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 6: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, Ia profesional del Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud informa que el proceso de provisiones de primas a traves de software de nornina Kactus, se genera mensualmente, al cual se le han realizado ajustes en Ia medida de requerimientos de Ia AdministraciOn Departamental. Es necesario aclarar que este procedimiento es actual y se viene realizando en el sistema Kactus a partir del diciembre de 2013, por tal razor) es un proceso dispendioso en su parametrizaciOn y liquidaciones, el cual requiere con frecuencia su permanente revision para ajustar Ia parametrizaciOn de acuerdo a las necesidades administrativas y legales. Adicionalmente, Ia Administracion Departamental reconocio en el ano 2014 Ia bonificaci6n por servicios de los alios 2012 y 2013 siendo Ia bonificaciOn un factor 24 Carrera 19 N° 6-100, COcl. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www c;-.1 .atiare goy co - [email protected]

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salarial que afecta liquidaciOn de prestaciones, y que por lo tanto se hacen evidentes diferencias entre Ia liquidacion generada por el sistema Kactus y Ia liquidaciOn realizada por Ia Oficina de Control Interno de Gestion.

Validacion del argumento presentado El hallazgo se mantiene, porque si bien es cierto que en el an° 2014 se realizo el pago de Ia bonificaciOn por servicios de los arios 2012 y 2013 Ia cual es un factor salarial que afecta liquidaciOn de prestaciones; el argumento presentado por el Grupo de Talento Humano, no es consistente en Ia totalidad de la muestra analizada correspondiente a 54 funcionarios, teniendo en cuenta que dentro de las liquidaciones revisadas por esta Oficina existi6 consistencia en eI 42% del calculo realizado por eI Software Kactus versus eI calculo realizado por Ia Oficina de Control Interno de Gestion, aplicandose en toda la revision Ia misma fOrmula para verificar la liquidaciOn de las prestaciones sociales. Donde se evidencio que el 58% presentaron las inconsistencias referidas en el presente hallazgo, por lo tanto se deben formular el plan de mejoramiento.

VERIFICACION DEL PAGO DEL SUELDO MENSUAL DE CADA FUNCIONARIO CONSIGNADO EN LA CUENTA DE NoMINA POR PARTE DE LA DIRECCION DE TESORERIA VERSUS EL VALOR LIQUIDADO COMO NETO EN CADA NOMINA. Hallazgo 7. Inexactitud del valor neto a pagar de la n6mina. Realizada Ia verificaciOn del valor liquidado en Ia n6mina versus la dispersion de pago por parte de la DirecciOn de Tesoreria, se evidenci6 una diferencia en el valor girado como neto a pagar al funcionario. NOMINASALUD PUBLICA VERIFICACION VALOR FUNCIONARIO

LIQUIDADO EN CADA NomINA

VERIFICACION DISPERSION PAGOS POR PARTE DE

OBSERVACIONES DIFERENCIA

TESORERIA

Profesional Universitario Hubo diferencia entre el valor liquidado en nomina y lo dispersado por parte de la Direccion de Tesoreria a la ALMANZAJAIMES JOEL ALBERTO

4 918.767

3384900

1.533.867

cuenta del funcionario. (Se observe que se liquido doble vez bonificacion por servicios, lo cual se evidencia en la generac ion de nom ina yen su desprendible de pago).

25 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare flOV.00 - [email protected]

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INFORME

Argumento presentado por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano al Hallazgo N° 7: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, la profesional del Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud informa que la modificaci6n a Ia liquidacion del funcionario fue necesario realizarla por parte de Talento Humano Ia cual se hizo antes de enviar nomina del mes de Julio de 2014 a Contabilidad y Tesoreria Departamental, ya que se le debla pagar el valor de una sola bonificacion por servicios del alio 2014. Esta inconsistencia quedo en el archivo en pdf de nomina de Salud Publics que reposa en Talento y que fue Ia enviada a la Oficina de Control Intern° de GestiOn.

Validacion del argumento presentado El hallazgo se mantiene, teniendo en cuenta que la inconsistencia presentada se evidenci6 en Ia informaci6n que genera el software Kactus y este tipo de errores no deben generarse, por lo tanto se debe formular plan de mejoramiento con acciones dirigidas a subsanar efectivamente el presente hallazgo.

10. CONCLUSIONES

a) De Ia revision efectuada se evidencia Ia correcci6n y mejora en Ia liquidaciOn y generaciOn de Ia nomina, frente a los hallazgos encontrados en Ia Auditoria realizada anteriormente para verificar la exactitud entre Ia liquidaciOn, generaci6n y pago de la nomina de Ia vigencia 2012 y 2013 en Ia Adm in istraci6n Central. b) Es necesario que se realicen las gestiones pertinentes por parte de la Direccion de Talent() Humano, con el fin de solicitar al proveedor del Software Kactus una revision a la parametrizacion del mismo, teniendo en cuenta que se encontraron debilidades en las deducciones de pagos de seguridad social, deducciOn de retencion en Ia fuente y liquidacion de las provisiones. c) Cabe resaltar Ia importancia de cumplir con la gestion documental en las carpetas de los funcionarios, teniendo presente Ia consecuciOn de los actos administrativos y el reposo de Ia informaciOn necesaria para acceder a beneficios de deducci6n, con el fin de evitar inconformismos. 26 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare goy co - [email protected]

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d) Finalmente en el proceso de Ia auditoria adelantada, se pudo determinar que at procedimiento PR-TH-03 GESTION DE NOMINA en Ia descripci6n de actividades, es importante relacionar Ia fecha establecida como maxim° para reportar novedades e incluir en normas y/o lineamientos de Ia normatividad vigente que se aplica en todo el proceso de Ia liquidaciOn de Ia n6mina (incluyendo deducciones, aplicacion retenciOn en Ia fuente).

11. DECLARACION DEL GRADO EN QUE SE HAN CUMPLIDO LOS CRITERIOS.

Con base en Ia informaciOn proporcionada, fue posible abordar en el proceso auditor, todos los criterios establecidos, como rectores de auditoria.

12. RECOMENDACIONES

a) Con las actualizaciones que se realizan at Software Kactus, los registros de dependientes deben ser "checkeados" nuevamente en disminuciOn de retenciOn, lo anterior teniendo en cuenta que por parte de esta Oficina se pudo verificar que en el software Kactus esta el registro de funcionarios para acceder a Ia deducciOn por dependientes, pero en el momento de liquidar Ia retenciOn en Ia fuente no Ia esta apticando para Ia disminuciOn de Ia base gravable correspondiente at (10%); por lo tanto se recomienda a Ia Oficina de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud realizar el "checkeado" a los funcionarios que tienen deduccion de dependientes para el segundo semestre del ano 2015. A continuacion relaciono los funcionarios registrados en el software Kactus que no se les aplic6 Ia deduccion por dependientes:

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INFORME NOMINA ADM INISTRAT IV A

REGISTRO PARA DEDUCCION POR DEPENDIENTES

OSORIO GIRALDO OSCAR NEMESIO

Esta registrado en el softw are Kactus, pero no se le aplico la deducciOn por dependientes.

INOCENCIO BOHORQUEZ EDNA LILIANA

Esta registrado en el software Kactus, pero no se le aplicO la deducciOn por dependientes.

ZORRO BARRERA GERMAN

Esta registrado en el softw are Kactus, pero no se le aplicO la deduccion por dependientes.

TAMAY0 RODRIGUEZ BA LMES ENRIQUE

Esta registrado en el softw are Kactus, pero no se le aplicO la deduccion por dependientes.

RIVERA NI I10 CARLOS ALBERTO

Esta registrado en el software Kactus, pero no se le aplico la deducciOn por dependientes.

HERNANDEZ PEREZ ELVER ALBEIRO

Est5 registrado en el software Kactus, pero no se le aplico la deducciOn por dependientes.

GODOY PEREZ LINA MARIA

Esta registrado en el software Kactus, pero no se le aplico la deducci6n por dependientes.

b) Por parte de esta Oficina se recomienda generar comunicaciOn de socializacion de liquidaciOn de prestaciones sociales, descuentos de seguridad social y liquidaciOn de retencion en la fuente (AplicaciOn procedimiento 1: genera variacion de porcentaje de retencion de acuerdo at ingreso salarial y procedimiento 2: no varia el porcentaje pero aplica retencion en Ia fuente dependiendo la base gravable; lo anterior con el fin de dar a conocer a los servidores palicos de una manera sencilla pero comprensible los parametros que se tienen en cuenta para dichos descuentos y liquidaciones. c) Se recomienda at grupo de Talento Humano de la Secretaria de Salud dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el decreto 0099 de 25 de enero de 2013, para los servidores pCiblicos que deseen disminuir Ia base de retencion por salarios para el segundo (II) semestre del 2015 y asi acceder al beneficio de deducci6n por dependientes allegando las certificaciones con la informaciOn basica que solicita Ia DirecciOn de Contabilidad y DirecciOn de Talento Humano mediante el memorando 440 407 del 11 de junio de 2014. d) De acuerdo a la verificaciOn reatizada a las hojas de vida de los funcionarios pCiblicos donde reposan los actos administrativos por los cuales se conceden, aplazan, interrumpen y posteriormente disfrutan las vacaciones, se sugiere por parte de esta Oficina, que Ia Direccion de Talento Humano genere una circular a traves de Ia cual recomiende a los funcionarios pUblicos, sobre Ia restriccion de aplazamientos repetitivos de vacaciones, a no ser que este debidamente justificado por el Director o Secretario de Despacho en cumplimiento at decreto 1045 de 1978; por otro lado, se observO que las carpetas (hojas de vida) de los 28 Carrera 19 N° 6-100, COd. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare cloy - [email protected]

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servidores publicos, se encuentran en mal estado y no estan debidamente organizadas y foliadas de acuerdo a Ia Ley General de Archivo. e) Se verific6 que esta bonificaci6n no se provisiona por el software Kactus porque el pago se realiza cuando se causa un (1) alio de servicio cumplido; por lo tanto esta Oficina recomienda al Grupo de Talento Humano que realice Ia consulta con el proveedor sobre Ia posibilidad de provisionar mes a mes dicha bonificacion a traves del Software Kactus. f) De Ia revision efectuada se evidencio que las cesantias, intereses sobre cesantias, cesantias retroactivas, aunque el reporte se puede generar por el software Kactus, aim se generan dudas sobre dicha informaci6n reportada teniendo en cuenta que no esta bien parametrizado en el Software (Base de liquidaciOn), ademas las cesantias retroactivas no deben tener intereses; por lo tanto se recomienda al Grupo de Talento Humano que realice Ia consulta con el proveedor del Software Kactus a Ia mayor brevedad para que sea solucionada las falencias encontradas en Ia parametrizacian con el fin de tener confiabilidad en el reporte de las provisiones generadas a traves del Kactus. g) Se recomienda que Ia guia o instructivo en el cual esta el paso a paso de generacion de Ia nOmina a traves del Software Kactus, sea adoptado por el Sistema Meci- Calidad.

Argumentos presentados por Ia Secretaria de Salud- Grupo de Talento Humano sobre las recomendaciones: Mediante memorando 131 del 21 de mayo de 2015, Ia profesional del Grupo de Talento Humano de Ia Secretaria de Salud informa: a) Se procedera a solicitar a los funcionarios Ia actualizacion de la informaci6n sobre dependientes para disminuir Ia base de Ia retefuente con los soportes de Ley, informacion que sera verificada en el sistema de n6mina Kactus para su actualizacion. Se cuenta con el apoyo de Ia DirecciOn de Talento Humano y Direcci6n de Contabilidad. Es necesario informar que estas Direcciones expidieron Memorando No.434 de fecha 7 de mayo de 2015 para tal fin, donde adicionalmente se les comunica a los funcionarios que el formulario de actualizaciOn de esta informacion se encuentra en la pagina de Ia Gobernacion de Casanare para conocimiento y tramite de los mismos. b) La Dirección de Talento en cumplimiento del PIC del alio 2015, realizara en proximos dias una capacitacion de induccion y reinduccion para todos los 29 Carrera 19 N° 6-100, CIA. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www.casanarQgov.co - [email protected]

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funcionarios de la Administracion Departamental, en Ia cual se expondran ademas temas relacionados con salarios, prestaciones y seguridad social, esto permitira brindar Ia informacion necesaria y aclarar dudas sobre aspectos laborales. c) Los aplazamiento de vacaciones a funcionarios de la Secretaria de Salud, han obedecido a la necesidad del servicio, teniendo en cuenta que no hay personal de planta suficiente para atender las actividades de esta Secretaria, es necesario mencionar que los objetivos y metas de Ia Secretaria de Salud son diferentes a las de las demas Secretarlas, cuyo prop6sito principal es "Dirigir el Sistema Departamental de Seguridad Social en Salud, garantizando a la poblaciOn de su jurisdicciOn el acceso a los servicios de salud con calidad, a partir de la comprensiOn de sus necesidades de salud y la cofinanciaciOn de proyectos de inversion y de la prestacion de servicios.", justificaciOn pertinente para que en determinado momento sea necesario realizar estos aplazamientos. Se haran las respectivas revisiones de funcionarios con tiempo aplazados con el fin de programar esos tiempos para su disfrute, sin que afecte la prestaciOn del servicio. Se hark) solicitud de elementos de oficina para organizar los documentos y cambiar carpetas para historias laborales. d) Se ha hecho Ia consulta relacionada con la provision de bonificaci6n a los proveedores del sistema de namina Kactus, no se ha obtenido respuesta oficial. Sin embargo en los soportes personales que se han realizado con funcionario de este proveedor, se ha dicho que la bonificacion no tiene provision porque este concepto se deja presupuesto para el ano, pero el requisito de pago es que el funcionario cumpla el ano (12 meses) de servicio, el cual se paga en el mes en que el funcionario cumple el ano de vinculaciOn. Es un pago causado, no es proporcional. De otra parte Ia Direcci6n de Contabilidad expidi6 el Memorando No.1044 de diciembre 13 de 2014 en el cual especifica los conceptos de prestaciones sujetos a provision de acuerdo al Manual de Politicas y Practicas Contables, en los cuales no esta Ia bonificaci6n por servicios. e) El proceso de generaci6n de provision de cesantias se ha venido revisando y se ha realizado el requerimiento al proveedor del Sistema de Nomina Kactus, se esta en espera de solucion a este tema. Sin embargo, el sistema reporta bien el nOmero de dias laborados y la forma de liquidacion. 30 Carrera 19 N° 6-100, C6d. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare_gov.co - [email protected]

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La inconsistencia se relaciona con los factores salariales que debe tener como base de liquidacion de cesantias y, que no debe generar intereses para las cesantias retroactivas. f) Se presentara Ia guia o instructivo en el cual esta el paso a paso de generaci6n de la n6mina a traves del Software Kactus, para ser revisado y adoptado por el Sistema de Gestion Meci- Calidad.

Validacion del argumento presentado Las recomendaciones se mantienen y con respecto a las acciones a emprender por parte de ustedes, las cuales fueron relacionadas en los argumentos, son muy validas como acciones preventivas y/o correctivas para consignar en el plan de mejoramiento. Por lo anterior remito el informe final con el fin de presentar el plan de mejoramiento dentro de los diez (10) dias habiles contados a partir de su recibido; de los hallazgos y recomendaciones encontradas por esta Oficina en Ia practica de la auditoria.

Total Hallazgos Total Recomendacioiatri

6 ---

. 4

7

YANNETH CONT A NZA HOLT IN SUAREZ Jefe Oficina de lontrol Interno de Gesti6n Audi or Lider

MARIA ALEJANDRA L. MA RRES RIOBUENO Auditor de Apoyo

31 Carrera 19 N° 6-100, Cod. Postal 850001, Tel. 6353852, Ext. 127, 125, 126, Yopal, Casanare www casanare gov co - [email protected]