GOBERNACIÓN Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Reserva de Biosfera Seaflower

Nit: 892.400.038-2

ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN POR MÍNIMA CUANTÍA Conforme a lo establecido en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011 por medio de la cual se adiciona un numeral al artículo 2 de la ley 1150 de 2007; y el Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013, procede la entidad a realizar los estudios previos para la celebración mediante la modalidad de selección del contratista bajo el procedimiento de mínima cuantía, para el SUMINISTRO DE PARTES, REPUESTOS Y PERIFÉRICOS, PARA COMPUTADORES, SERVIDORES, IMPRESORAS Y SCANNER; LA ADQUISICIÓN DE UPS Y EQUIPOS QUE HACEN PARTE DE LA INFRAESTRUCTURA DE RED LAN 1.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

Los equipos de cómputo, impresoras, servidores, scanners, UPS y la red LAN son herramientas de gran importancia para el desarrollo de las labores de cada una de las dependencias de la Administración, los traumatismos que se causan por el daño de estos equipos, son de gran impacto. En la actualidad la Administración cuenta con equipos cuyo periodo de garantía está vencido, por lo que es necesario contar con las partes, repuestos y periféricos necesarios para atender las necesidades que se causan a este nivel. Por esta razón se requiere tener un contrato de suministro de partes para poder dar solución eficiente a los daños reportados en los computadores y evitar traumatismos administrativos. Así mismo, es importante considerar que no es rentable desde el punto de vista económico contar con stocks permanentes bajo la modalidad de almacenamiento, dado que exige contar con espacio físico y personal para su gestión, como característica indispensable para mantener la calidad de los elementos. 2.

OBJETO A CONTRATAR

El objeto de la contratación lo constituye el Suministro de partes, repuestos y periféricos, para Computadores, Servidores, Impresoras y Scanner; la adquisición de UPS y equipos que hacen parte de la infraestructura de red LAN, para las diferentes dependencias de la Gobernación del Departamento Archipiélago, por el sistema de precios unitarios por demanda hasta por el valor del presupuesto asignado, con entregas periódicas.

Código UNSPSC

DESCRIPCION Tarjetas de módulos de memoria TARJETA DE RED Protector de disco duro Enfriadores de unidades de procesamiento central Componentes del chasis Teclado Reproductor de unidades multimedia de disco duro hdd Dispositivo de almacenamiento de disco duro portátil Unidades de disco duro Componentes de dispositivo de entrada o unidad almacenamiento Pantalla activa lcd Cable de conexión de comunicación de datos Caja de cables para sistemas de red Procesadores de unidad de procesamiento central cpu Memoria de acceso aleatorio (ram) Memoria ram dinámica (dram) Memoria ram estática (sram) Microprocesadores

de

43201402 43201404 43201414 43201538 43201600 43211706 43201823 43201827 43201803 43202206 43211913 43223303 43223307 43201503 32101601 32101602 32101603 32101626

Pagina 2 estudios, documentos previos y análisis del sector suministro de partes para computador

3.

ANALISIS DEL SECTOR

3.1

CONDICIONES LEGALES, CONDICIONES LEGALES, COMERCIALES, ORGANIZACIONALES, TECNICAS Y DE RIESGO DEL SECTOR

3.1.1.

FINANCIERAS,

CONDICIONES LEGALES •

• •

NORMATIVA APLICABLE AL DEPARTAMENTO: El Departamento se somete en materia contractual a la Ley 80 de 1993, Ley 915 de 2004, Ley 1474 de 2011, Decreto ley 019 de 2012, Decreto 1510 de 2013, Decreto 2762 de 1991, Decreto 2171 de 2001, El Manual de Contratación vigente y los acuerdos expedidos por la Junta de la OCCRE NORMATIVA APLICABLE A LA ACTIVIDAD DEL CONTRATISTA: Ley 734 de 2002, Código Civil. NORMATIVA APLICABLE AL CONTRATO: Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Código Civil, Código de Comercio.

3.1.2. CONDICIONES COMERCIALES, ORGANIZACIONALES Y TÉCNICAS En el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina ha analizado que existen personas naturales y jurídicas, que podrían participar en el proceso de selección. Para tales efectos, el Departamento a través de la Secretaria de General ha solicitado presupuesto de partes a algunos establecimientos de comercio dedicados a la venta de partes y repuestos de cómputo, donde se pudo verificar no solamente el precio promedio de las mismas que se ve reflejado en el presupuesto oficial (en el cual se incluyen las proyecciones por concepto de impuestos o cargas tributarias asumidas por el futuro contratista), sino que además se hace un análisis de las partes que comúnmente se dañan en los equipos de cómputo y las que generalmente se requieren para la infraestructura de red. 3.1.3. CONDICIONES FINANCIERAS. Toda vez que la forma de pago es contraentrega no se exige la capacidad financiera, aun así los posibles proveedores deberán contar con activos al menos con un monto igual al valor del contrato para garantizar la financiación y ejecución del mismo. 3.1.4. ANÁLISIS DE RIESGO. Ver formato Matriz de riesgos fuera de la invitación.

4. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. 4.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN REFERIDOS A CONDICIONES Y CALIDADES DE LOS PROPONENTES.

4.1.1

CAPACIDAD JURÍDICA En el Departamento Archipiélago en general personas naturales y jurídicas constituidas para prestar este tipo de bien y de servicios lo que les permitiría poder participar dependiendo la cuantía en los procesos que convoque el Departamento sin temor a una declaratoria de desierta de la invitación.

4.1.2

EXPERIENCIA Durante los últimos años la Entidad como otras instituciones, han convocado a personas naturales y jurídicas para que suministren repuestos, donde se han presentado variedad de oferentes muy competitivos y expertos en la materia por lo que se puede deducir que el sector de los almacenes que venden computadores o partes en el Departamento cuenta con la suficiente experiencia, técnica y operativa para presentar propuestas que le interesen a la Entidad.

Pagina 3 estudios, documentos previos y análisis del sector suministro de partes para computador 4.1.2

CAPACIDAD FINANCIERA: Toda vez que la forma de pago es contraentrega no se exige la capacidad financiera, aun así los posibles proveedores deberán contar con activos al menos con un monto igual al valor del contrato para garantizar la financiación y ejecución del mismo.

4.2

CRITERIOS DE SELECCIÓN REFERIDOS A LA OFERTA

4.2.1

VALOR: El valor de la propuesta no podrá superar el presupuesto oficial.

4.2.2.

PLAZO: Se estima un plazo de ejecución de las actividades objeto del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2014 y/o hasta agotar el presupuesto oficial, a partir del cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento, legalización y el acta de inicio.

4.2.3

CONDICIONES TÉCNICAS: Contar con experiencia en relacionada con el objeto a contratar. Cumplir con los siguientes requisitos mínimos de carácter técnico: ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

DESCRIPCION MAINBOARD PARA SOCKET 775 , DDR3, BUS 800 PROCESADOR CELERON DUAL CORE E3400 2.66GHZ ,SOCKET 775 MEMORIA DDR3 DE 2GB MEMORIA DDR3 DE 4GB FUENTE DE PODER ATX 600W 20 -24 PINES DISCO DURO TIPO SATA DE 500 GB MOUSE PS/2 MOUSE USB LIMPIADOR DE CRISTAL PANTALLA LIQUIDA QUEMADOR DE DVD MONITOR LCD SLIM 18.5" TARJETA DE RED PCI TX-RE DISCO DUROS EXTERNOS 1 TERA CAJA ATX DE LUJO DISCO DURO PARA PORTATIL SATA 500 GB LIMPIADOR ESPUMOSO CONTACT CLEANER AMERICANO DESPLAZADOR DE HUMEDAD MEMORIA DDR2 DE 2GB TECLADO PS2 TECLADO USB SWITCH DE 8 PUERTOS UPS DE 550VA CAJA DE CABLE UTP CAT 6 SWITCH DE 48 PUERTOS 10/100+ 2 SFP Slot

UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND CAJA UND

GARANTÍA: • Las UPS, MONITORES Y SWITCH, estos deberán suministrarse con una garantía mínima un año. • Las partes internas de los computadores, mouse, teclados, deberán suministrarse con una garantía mínima de seis (6) meses por defecto de fábrica. El proponente deberá tener en cuenta para la elaboración de su propuesta que las cantidades están dadas en unitarios y los requerimientos técnicos mínimos exigidos. El proponente deberá ofertar todos los ítems. En caso de no ofertar por todos los ítems, la oferta será RECHAZADA.

Pagina 4 estudios, documentos previos y análisis del sector suministro de partes para computador Obligación Específica del Contratista: Cuando la Entidad requiera elementos que no se encuentran establecidos en el listado, el contratista deberá presentar cotizaciones de los ítems nuevos que no estén contenidos en el contrato acorde con los precios del mercado, para revisión y aprobación por parte del supervisor, con el fin de definir el valor tope del elemento incluido. Los elementos deberán estar relacionados con el objeto del contrato y someterse a las mismas condiciones previamente acordadas. Tiempo de entrega: Para el suministro de las partes el contratista debe hacer entrega dentro de las 72 horas, contadas a partir de la solicitud escrita por parte del funcionario designado por la Secretaría Generala. En caso de requerir más tiempo deberá justificarse previamente y contar con la aceptación de la Gobernación de dicha justificación. NOTA: El proponente deberá contar con la logística suficiente y adecuada para el mantenimiento de inventario disponible en San Andrés Isla, con el objeto de garantizar el suministro de los elementos en los tiempos establecidos. La Gobernación verificará este aspecto. Calidad de los Repuestos. A partir del suministro de la parte, cualquiera que sea, contará con un periodo de garantía de 6 meses por defecto de fábrica. Equipos como Switch, Monitores y UPS con un periodo de garantía de un año.

4.2.4

GARANTIA DE CALIDAD

Conforme al artículo 87 del Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 la entidad estatal será libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición de grandes superficies. En el presente caso, dada la naturaleza misma del objeto y aunque no se hará entrega de anticipo la entidad requerirá para el presente proceso la constitución de Garantía Única de cumplimiento que ampara el siguiente riesgo: Cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Calidad del Servicio: La garantía de buena calidad del servicio debe ser equivalente al 50% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: La garantía de salarios y prestaciones sociales debe ser equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) años más contados a partir de la aprobación de la garantía única por la Oficina Asesora Jurídica de la Gobernación de San Andrés. Responsabilidad civil Extracontractual. La garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual debe ser por un valor del 5% del valor del contrato la cual se mantendrá vigente por el término del contrato y cuatro (4) meses más 5. PERMISOS, AUTORIZACIONES Y LICENCIAS REQUERIDAS.

Para la celebración del presente contrato la asamblea departamental mediante ordenanza 010 de 2013, autorizó a la Gobernadora del Departamento para suscribir contratos. Mediante Manual de contratación vigente, la Gobernadora del Departamento, delegó en las distintas unidades ejecutoras el cumplimiento de los requisitos previos propios de la planeación del contrato. El contrato que se pretende celebrar esta incluido dentro del plan anual de adquisiciones (se adjunta certificado expedido por el almacenista encargado. El proponente adjudicatario deberá contar con certificado o carnet de manipulación de alimento (Decreto 3075 de 1997 y Resolución departamental 2624 de 2012.) expedido por la entidad competente, Secretaria de Salud Departamental o el Sena no mayor de un año de expedición o actualización y contar además con concepto sanitario favorable emitido por la secretaria de Salud Departamental.

Pagina 5 estudios, documentos previos y análisis del sector suministro de partes para computador

6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. JUSTIFICACIÓN Y ESTUDIO DE MERCADO. DISPONIBILIDAD PRESUESTAL. El valor del contrato será de treinta millones de pesos, teniendo en cuenta que es un contrato de suministro, sin embargo con el fin de determinar quien ofrece un menor valor en el costo de los repuestos se estableció el siguiente cuadro, en donde nos se tiene en cuenta la variable cantidad, pues solo se debe cotizar el valor por unidad de cada artículo, lo anterior por no contar con el número determinado de productos a adquirir en razón a que las cantidades surgen conforme a los daños que se presentan en los equipos de computo y a las necesidades que se presenten referente a las redes de voz y datos de la entidad, además de ser este un contrato de ejecución abierta y las cantidades de los elementos surgen a partir de una necesidad. VALOR PROMEDIO UNITARIO TOPE

ITEM

DESCRIPCION

1

UND

1

240,000

UND

1

180,000

3

MAINBOARD PARA SOCKET 775 , DDR3, BUS 800 PROCESADOR CELERON DUAL CORE E3400 2.66GHZ ,SOCKET 775 MEMORIA DDR3 DE 2GB

UND

1

85,000

4

MEMORIA DDR3 DE 4GB

UND

1

144,000

5

UND

1

45,000

UND

1

215,000

7

FUENTE DE PODER ATX 750W 20 -24 PINES DISCO DURO TIPO SATA DE 500 GB MOUSE PS/2

UND

1

19,000

8

MOUSE USB

UND

1

19,000

9

UND

1

15,000

10

LIMPIADOR DE CRISTAL PANTALLA LIQUIDA QUEMADOR DE DVD

UND

1

80,000

11

MONITOR LCD SLIM 18.5"

UND

1

280,000

12

TARJETA DE RED PCI TX-RE

UND

1

14,000

13

DISCO DUROS EXTERNOS 1 TERA

UND

1

240,000

14

CAJA ATX DE LUJO

UND

1

160,000

15

UND

1

190,000

16

DISCO DURO PARA PORTATIL SATA 500 GB LIMPIADOR ESPUMOSO

UND

1

15,000

17

CONTACT CLEANER AMERICANO

UND

1

22,000

18

DESPLAZADOR DE HUMEDAD

UND

1

25,000

19

MEMORIA DDR2 DE 2GB

UND

1

110,000

20

TECLADO PS2

UND

1

22,000

21

TECLADO USB

UND

1

23,000

22

SWITCH DE 8 PUERTOS

UND

1

56,000

2

6

UND

CANTIDAD PROMEDIO MENSUAL

Pagina 6 estudios, documentos previos y análisis del sector suministro de partes para computador 23

UPS DE 550VA

UND

1

135,000

24

CAJA DE CABLE UTP CAT 6

CAJA

1

370,000

UND

1

1,800,000

25

SWITCH DE 48 PUERTOS 10/100+ 2 SFP Slot VALOR TOTAL DE LA SUMATORIA PRECIOS UNITARIOS TOPE

4,504,000

Son: Cuatro Millones Quinientos Cuatro Mil Pesos ($4,504,000.oo) NOTA: Se aclara, que para la propuesta económica los proponentes deben cotizar el valor unitario respetando el valor tope. Se rechazará aquella propuesta que supere los valores tope unitario y el valor total de la sumatoria de dichos valores unitarios. La adjudicación del contrato se hará por el valor del presupuesto oficial del pliego de condiciones y la entidad de manera periódica hará los pedidos al contratista conforme a las necesidades. VALOR: El valor contrato será por la suma de Treinta Millones de pesos ($30’000.000.oo) m/cte. La sumatoria total de los ítems ofrecidos no podrá superar el valor tope de la sumatoria de todos los ítems establecido por la Secretaria de Servicios Administrativos en el estudio económico, es decir la suma Cuatro Millones Quinientos Cuatro Mil Pesos ($4,504,000.oo) CERTIFICADO DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL: Existe disponibilidad para atender el gasto, según certificado de disponibilidad presupuestal: No. 772 del 17 de febrero de 2014, expedido por el Profesional Especializado Coordinador del Grupo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación del Departamento

7. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

El plazo de ejecución de las actividades objeto del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2014 y /o hasta agotar el presupuesto.

CESAR AUGUSTO JAMES BRYAN Secretario General (Original Firmado)