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Manual / Guía de administración Componente DOCman. Una vez que se encuentre dentro del panel de administración del sitio web, puede acceder al componente accediendo al menú componentes -> Docman.

Podrá ver el siguiente menú.

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Observe en el cuadro anterior los siguientes botones, Files(Archivos), Document(Documentos), Categories(Categorías), que son los ítems sobre los cuales basara nuestro taller. Docman jerárquicamente organiza la información de la siguiente manera. Categorías.  Documentos.  Archivos. Una categoría contiene documentos, los documentos contienen archivos. Al pulsar en la opción del menú transparencia, que sería la categoría principal, misma que puede contener varias sub categorías como la LOTAIP que se generan anualmente y este en varios ítems del art. 7 de la LOTAIP.

Gráficamente. Categoría Principal Transparencia

Categoría 2

Categoría 3

LOTAIP 2012 a.- Estructura orgánica, base legal b.- El directorio c.- …. n.- .. LOTAIP 2013 a.- Estructura orgánica, base legal b.- El directorio c.- …. n.- ..

Categorías.-

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Como crear una categoría. La primera categoría que vamos a crear será Transparencia. En la parte superior derecha encontramos el botón agregar o Add New, se abrirá la siguiente ventada.

Llenamos cada una de las celdas de este formulario.

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Category title.- Aquí el nombre de la categoría que estamos creando y el que se visualizara al usuario final que isita nuestra página. Category Name.- Podemos y debemos colocar el mismo nombre de Category Tutle, aunque este dato es de manejo interno. Parent Item.- Cuando es una categoría de primer nivel, en este ítem, colocamos la opción TOP, que quiere decir que es el nivel superior. Si es una subcategoria debemos indicar la categoría padre.

Subir archivos.- En el menú principal del DOCMAN, encontraremos la opción files (Archivos), en esta opción podemos subir archivos al servidor del sitio. Sin embargo debemos indicar que el tamaño máximo del archivo es de 2 MB(2048 kb), DOCMAN tiene la capacidad de soportar varios tipos de archivo, .doc, xls, .ppt. pdf, .zip; este último tipo de archivo puede abstraer cualquier otro tipo de archivo.

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En el menú files, en el menú superior derecho, encontramos la opción subir, pulsamos en esta opción.

Y escogemos la primera opción que dice: “Subir un archivo desde su computador”, y pulsamos en Next.

En el formulario seleccionado examinamos el archivo a subir pulsando el botón examinar.

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Recuerde que el tamaño del archivo no debe sobrepasar un tamaño de 2 MB. Una vez subido el archivo se podrá visualizar en la lista de archivos.

Y estos archivos ya pueden ser utilizados en los diferentes documentos Docman.

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Creación de Documentos DOCMAN Los documentos constituyen el producto final que descargara el usuario.

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Gestión de Documentos. Del mismo modo en el menú principal del Docman, podemos observar la opción Documents(Documentos), al pulsar en esta opción aparecerá, el listado de documentos y sus respectivas categorías.

Para crear un nuevo documento pulsamos en la opción nuevo.

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Ejemplo: Rendición de Cuentas 2012. En el cuadro name indicamos el nombre del documento. Rendición de cuentas 2012. E indicamos según las categorías previamente creadas en qué año estamos realizando la rendición de cuentas según el LOTAIP. Es necesario indicar que este documento se encuentre revisado y publicado para que pueda tener acceso el usuario final, que visita nuestra página.

Selección de archivos. En el mismo formulario anterior en la parte inferior podemos vincular el archivo que previamente fue subido.

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Seleccionamos un archivo y lo guardamos, y estar listo en la opción de descargas.

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Parte Pública Vinculación desde el menú de descarga exterior. Observe que al presente momento se encentran creados accesos a la opción transparencia, que sería la categoría principal, y del mismo modo se ha estructurado el menú.

Es conveniente recordar que las gestión del modulo Docman no implica de ninguna manera la creación el menú. Para ello en el panel, de administración, en la barra de menús encontramos la opción de Menús.

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Observando el menú principal, encontramos desagregados todo el menú de nuestra página, entre ellos el menú transparencia y dentro de él la sub categoría LOTAIP 2012.

Como crear un Menú? En el modulo de gestión de menús, en el costado derecho podemos observar la opción nuevo, mismo que nos permitirá crear un nuevo menú o una nueva opción de menú.

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Pulsamos la opción nuevo y nos mostrara el siguiente cuadro, donde se encuentran todos los módulos instalado que permiten enlazar al menú. En nuestro caso estableceremos un enlace al modulo Docman, para lo cual pulsaremos en este enlace.

Al pulsar en esta opción nos mostrara el siguiente formulario. Donde debemos llenar la siguiente información. Titulo.- que hace referencia al nombre del menú. Alias.- Lo dejamos vacio ya que el sistema lo asignara automáticamente. Enlace.- Es automático según la opción que haya escogido en la opción anterior. Insertar Item.- En esta parte es importante indicar según se haya estructurado el Docman.

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En el costado derecho encontramos un casillero Default category ID. Aquí debemos indicar a que categoría o sub categoría del componente Docman estamos enlazando. Recuerde que cada categoría del modulo Docman tiene un ID de categoría, este dato es aprovechado en la gestión del menú.

Vinculamos el menú con esta categoría, y tendremos un menú que vincula a nuestro gestor d descargas DOCMAN.

Hasta aquí nuestro pequeño manual de gestión de archivos Docman.