GOBIERNO DE GUATEMALA

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

GUIA DE USUARIO PARA LA APERTURA PRESUPUESTARIA Y CONTABLE DEL SISTEMA DE GESTION –SIGES- Y EL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA –SICOIN-

Guatemala, diciembre 2014

Presentación El diseño teórico y funcional del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF, prevé el funcionamiento descentralizado del proceso de apertura presupuestaria y contable, así mismo a fin de facilitar la administración de este proceso a las instituciones se han desarrollado las funciones que se muestran en la presente guía de usuario. Poniendo a disposición de los rectores de Sistema Integrado de Administración Financiera –SIAF- tanto de la administración central como de las Unidades de Administración Financiera -UDAF- de las entidades descentralizadas las herramientas para coordinar dicho proceso.

A continuación se presenta la guía de usuario que pretende acompañar a los usuarios en la realización de este importante proceso.

OPERACIONES PARA APERTURA PRESUPUESTARIA Y CONTABLE 2014 Es el proceso previo al inicio de la ejecución de un nuevo ejercicio fiscal en el Sistema de Gestión -SIGES- y el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-. Se realiza a partir del 1 de enero de 2014. El 01 de enero a primera hora, automáticamente en el SICOIN y SIGES se cargan las matrices y catálogos generales para ejecutar. Ejemplo de estos son los orígenes de cuenta, clasificador de tipos de documento de respaldo, clasificadores geográficos, formatos de cheques, unidades administrativas de fondo rotativo, etc. El orden para empezar a ejecutar es: cargar primero lo correspondiente a matrices contables de cada entidad y luego cargar el presupuesto de ingresos, gastos y metas físicas. En el caso de Descentralizadas que estén controladas por DTP y no les hayan cargado presupuesto, pueden en las correspondientes UDAF cargar lo concerniente a contabilidad y empezar a realizar operaciones contables. 1. Carga de Matrices (DEBE HACERSE EN EL “EJERCICIO 2013”) Responsable: Contabilidad del Estado para la Administración Central y de Contabilidad de cada UDAF para descentralizadas, Municipalidades o Empresas Municipales) La parte correspondiente a cada entidad debe realizarla la persona que tenga el perfil de “ADMINISTRATIVO DE CIERRE Y APERTURA CONTABLE” (Perfil 901). –Se recomienda revisar que la función este habilitada (regularización) para ser usada en el año anterior al que se esta iniciando 

La ruta es la siguiente: Administrativo –Contabilidad – Carga Matrices y Catálogos Ejecución. (Recuerde que debe buscar la ruta en el año anterior al que esta iniciando) Se selecciona la entidad y posteriormente se presiona el botón de cargar clasificadores. (la entidad pasa de estado EN_EJECUCION a CIERRE_FISCAL)

2. Carga de Presupuesto (DEBE HACERSE EN EL “EJERCICIO 2013”) Responsable:  Dirección Técnica de Presupuesto: para entidades cuyo presupuesto se aprueba por Acuerdo Gubernativo, y las de Administración Central y  Contabilidad de cada UDAF: para algunas entidades descentralizadas y autónomas

Para cargar el presupuesto, el mismo debe estar finalizado, aprobado y haberse efectuado la distribución a nivel de unidad ejecutora si esta aplicara. Esta carga se divide en tres:  Apertura ingresos;  Apertura gastos y  Apertura objetivos y metas. La apertura se realiza en el módulo de formulación entrando en el ejercicio anterior al año que se carga. El perfil asociado a esta función es el de “APROBADOR Y GENERADOR DE CONTROL LEGAL.” (Perfil 37) -el usuario debe tener activado el ejercicio anterior al que se cargará, en esta función, por medio de la columna regularizaciónDebe tomar en cuenta que antes de abrir Ingresos o Gastos, el sistema verificará que tanto ingresos como gastos estén cuadrados en montos. Si no lo están, se cambiará el estado a Abierto Central, esperando que el usuario haga los arreglos pertinentes para llegar a una suma igual. En el caso de la Administración Central, se realizará la suma de Ingresos y de Gastos de todo el Sector, permitiendo siempre ir aperturando una a una las instituciones según conveniencia de la DTP. Se adjuntan las pantallas que muestran el lugar en donde se hace cada una de estas aperturas.

2.1. Apertura ingresos:  Ingresar a Formulación – Ingresos – Apertura Ejecución Presupuestaria.  Seleccionar la entidad y presionar el botón de Apertura Ejecución.

Al concluir con éxito esta operación, la Entidad desaparecerá del listado.

Debe tomar en cuenta que antes de abrir Ingresos o Gastos, el sistema verificará que tanto ingresos como gastos estén cuadrados en montos y en estado APROBADO. Si no lo están, el sistema preguntará si desea cambiar el estado a Abierto Central, esperando que el usuario haga los arreglos pertinentes para llegar a una suma igual o bien al elegir la opción Cancelar no hace nada el sistema y espera que vaya a la Formulación de Gastos a arreglar lo pertinente.

2.2 Apertura Gastos:  

Ingresar a Formulación – Gastos – Apertura Ejecución Presupuestaria. Seleccionar la entidad y presionar el botón de Apertura Ejecución.

Debe tomar en cuenta que antes de abrir Ingresos o Gastos, el sistema verificará que tanto ingresos como gastos estén cuadrados en montos y en estado APROBADO. Si no lo están, el sistema preguntará si desea cambiar el estado a Abierto Central, esperando que el usuario haga los arreglos pertinentes para llegar a una suma igual o bien al elegir la opción Cancelar no hace nada el sistema y espera que vaya a la Formulación de Ingresos para arreglar lo pertinente. Si una estructura no tiene renglones o los mismos están a cero, entonces no se cargará en el año 2014. Al concluir con éxito esta operación, la Entidad desaparecerá del listado.

2.3. Aperturar Objetivos, Metas e Indicadores:  

Ingresar a Formulación – Objetivos Metas e Indicadores – Apertura Ejecución Presupuestaria. Seleccionar la entidad y presionar el botón de Apertura Ejecución.

Si una estructura no tiene metas o las mismas están a cero, entonces no se cargará en el año que inicia las metas que se hayan formulado. Esto aplica también para los indicadores. Si hay metas que no se cargan, el sistema renumerará las metas que estén posteriores a las borradas. Al concluir con éxito esta operación, la Entidad desaparecerá del listado.

2.4

Control Legal:

Cargado el presupuesto, los clasificadores y matrices, el siguiente paso es generar el control legal ya en el año que inicia. El control legal define las reglas en las cuales una entidad puede sobregirar algún renglón. Para casi todas las instituciones de la administración central y la mayoría de entidades descentralizadas el control esta definido: 

Por renglón en el caso del grupo 000, es decir, no se puede generar ningún sobregiro en cada uno de los renglones que integran el grupo (011, 029, 031 etc), asimismo para el grupo 900. El criterio podría ser como el ejemplo que sigue:

Ejercicio Fiscal

Unidad Ejecutora

Unidad Desconcentrada

Programa

Subprograma

Proyecto

Actividad

Obra

2014 ????????

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2014 ????????

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2014 11130008 ???

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2014 11130008 ???

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Entidad

Grupo Gasto

Geográfico

Fuente

Organismo

Correlativo

??? O?? ****

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??? 9??

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??? 029 ****

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****

El signo de interrogación (?) significa que existe control y el asterisco (*) significa que no existe. Cuando se especifica un dígito, significa que en el espacio del código del clasificador hay control (02*). 

Por grupo, en el caso de los demás grupos (100, 200, 300, etc), es decir, que un renglón puede usar los créditos presupuestarios de su mismo grupo, (es decir sobregirarse a nivel de renglón sin que el sobregiro supere la disponibilidad del grupo al que pertenece el renglón) siempre y cuando sea dentro de la misma actividad y/u obra. Al sobregirarse, amerita que se haga de inmediato una modificación presupuestaria para regularizar los sobregiros.

Ejercicio Fiscal

Entidad

Unidad Ejecutora

2014 ???????? ???

Unidad Desconcentrada

Programa

Subprograma

Proyecto

Actividad

??

??

??

???

???

Obra

Grupo Gasto

Geográfico

Fuente

??? ?** **** ??

Organismo

Correlativo

????

????

Debe verificar los criterios de control legal. Si los criterios del control legal, son los mismos

de año pasado, debe aprobarlos y luego Generar el Control Legal. La ruta donde encuentra estas opciones está en Ejecución de gastos, Control Legal:   

Criterios para el Control Legal (verificar criterios, filtre el código de su entidad) Si los criterios no le parecen, puede elegirlos y borrarlos con el icono respectivo. Aprobar Criterios De Control Legal (una vez aprobados no pueden modificarse) -Filtre el código de su entidad y seleccione los criterios- .

 

Generación del Control legal (aquí se genera finalmente el control legal lo que consiste en agregar un número de control legal a cada estructura del presupuesto) Consulta de Control Legal (debe ingresar a esta opción luego de generado, para verificar el monto total del presupuesto y si se cumplen las condiciones dadas)

Si una entidad quiere tener el control legal por renglón entonces debe utilizar solo este criterio: Cod ent

???

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???

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****

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????

NOTA: Para el caso puntual del Ministerio de Educación y de Salud se adicionan dos criterios de control legal, (para cada uno) tales como: Ejercicio Fiscal

Unidad Desconcentrada

Programa

Subprograma

Proyecto

Actividad

2014 11130008 ???

??

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??

???

???

2014 11130008 ???

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??

???

???

Entidad

Unidad Ejecutora

Obra

Grupo Gasto

Geográfico

Fuente

Organismo

Correlativo

??? 0?* **** ??

????

????

??? 029 **** ??

????

????

Ya que restringe por subrupo el grupo 0 y controla el 029 puntualmente.

2.5

Programación financiera cuatrimestral

No puede iniciarse la ejecución del presupuesto si no se tienen cargadas y aprobadas las cuotas de compromiso y devengado para el primer cuatrimestre del nuevo ejercicio fiscal.

*** Una vez finalizados los puntos anteriores podrá ejecutar el nuevo presupuesto ***

SIGES OPERATORIA EN UDAF’s

Para empezar en Siges, debe entrar al menú: Catalogos – unidades compradoras Y debe: 1. Asociar estructuras presupuestarias de cada unidad compradora. 2. Activar la(s) unidad(es) compradora(s).

OPERACIONES 2013 Para hacer operaciones de regularización o consultas en el año 2013, debe pedirle al administrador de usuarios que le coloque en el perfil deseado el cheque de “Regularización”. (Histórico sirve para ver información del 2010 hacia atrás) Recuerde que en el 2013, NO PUEDE, NI DEBE operar cheques.