GUIA NUEVAS FUNCIONALIDADES V 5.0 Índice Mantenimiento de datos de los inmuebles para arrendamiento de las empresas (Solo para empresas con arrendamientos) ....................................................................................................... 2 Cambios en la pantalla de contratos de clientes ............................................................................. 3 Herramienta para la asociación de inmuebles de empresa a las facturas de los contratos de arrendamiento. ................................................................................................................................ 5 Herramienta de concatenación de archivos PDF ............................................................................. 6 Correo digital (Correos / Logalty) ..................................................................................................... 7 Nueva pantalla de recibos para cobros (totales / parciales) y devoluciones de recibos ............... 10 1)

Bloque de entidad sobre la que trabajar ........................................................................... 11

2)

Bloque de filtros ................................................................................................................. 11

3)

Bloque de información de vencimientos ........................................................................... 12

4)

Bloque de información de cara al proceso de cobro / devolución. ................................... 13

5)

Bloque de acciones adicionales.......................................................................................... 14

Particularidades.......................................................................................................................... 17 Limpieza de datos de sesión .......................................................................................................... 18 Nueva pestaña de observaciones .................................................................................................. 19 Nuevo campo máscara de selección .............................................................................................. 20

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*Las capturas de pantalla que se muestran a lo largo de este documento tienen únicamente un carácter orientativo, sus datos pueden no corresponderse exactamente con el enunciado.

Mantenimiento de datos de los inmuebles para arrendamiento de las empresas (Solo para empresas con arrendamientos) (Contabilidad, Empresas, mantenimiento) En la pantalla de mantenimiento de datos de empresa, se ha incluido una pestaña para introducir datos de inmuebles en empresas, estos datos son necesarios para completar determinada información en las distintas declaraciones económicas exigidas por Hacienda (347). Para facilitar el completar la información se han habilitado herramientas de búsqueda de la referencia catastral con servicios web o la localización del inmueble a través Google Maps.

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Cambios en la pantalla de contratos de clientes (Facturación, Contratos, Mantenimientos) En relación al punto anterior, para que esta información sea utilizada por el programa se han de asociar los contratos de arrendamiento de los clientes con el inmueble. En caso de generar un albarán directamente también puede asociar el albarán de arrendamiento con el inmueble.

Por necesidades de la incorporación de nueva información a determinados modelos de Hacienda (347), es necesario indicar en los contratos de clientes, cuando estos son de arrendamiento y el inmueble sobre el que se realiza el contrato. Para facilitar su búsqueda, cuando se tilda la opción Contrato de arrendamiento, puede pulsar el botón que aparece en el campo del código del inmueble o cuando esté en él puede pulsar la tecla F4, mostrándose una ventana en la que seleccionar el inmueble que desee.

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Con esta información relacionada el programa podrá, en procesos como la obtención del modelo 347, completar los datos requeridos por Hacienda.

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Herramienta para la asociación de inmuebles de empresa a las facturas de los contratos de arrendamiento. (Facturación, Contratos, Herramienta Relacionar Facturas-Inmuebles) Ante la obligatoriedad de Hacienda de incluir en la declaración del modelo 347 las referencias catastrales, así como de las direcciones de los inmuebles arrendados, es necesario el poder buscar y localizar esa información a partir de la factura de arrendamiento. Para ello se ha creado una herramienta para relacionar las facturas existentes, provenientes de los contratos de arrendamiento con los inmuebles que son arrendados.

Con ella podremos relacionar las facturas en el rango de empresas que queramos y entre las fechas que deseemos. Si no se establecen filtros la aplicación actualizará todas las empresas y sus facturas. Para poder llevar a cabo estas tareas es necesario haber realizado unos pasos previos: a- Incluir toda la información necesaria en la pantalla de inmuebles de empresa b- Indicar en el contrato de arrendamiento de cada cliente el inmueble asociado. El uso de esta herramienta es solo necesario ejecutarla una vez ya que para las nuevas facturas el proceso las relacionará automáticamente con cada inmueble que corresponda.

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Herramienta de concatenación de archivos PDF (Utilidades, Concatenar PDF) Con esta herramienta podremos seleccionar varios archivos PDF y fusionarlos en uno solo.

La forma de utilizar esta herramienta es la siguiente, debemos incluir en la lista los archivos PDF, seleccionándolos con el botón Añadir. En la ventana que se abra podremos buscar y seleccionar el/los ficheros PDF que queramos. Con el botón Eliminar quitaremos de la lista los que no quisiéramos incluir. Con Eliminar Todo se limpiará la lista de archivos. Los botones de Subir y Bajar permiten ordenar la posición en la que los archivos serán concatenados. Para terminar la concatenación hay que indicar el nombre del archivo resultante, para ello ha de clicar en el botón que se encuentra en el campo del nombre del archivo y seleccionar la ruta y nombre del archivo que se creará. Con el botón Concatenar se ejecutará el proceso para obtener un único archivo PDF.

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Correo digital (Correos / Logalty) Utilidades, Correo Digital/Logalty)

Al abrir la pantalla de correo digital se encontrará en primera instancia con el clásico selector de entidad y la comunidad en la que estamos trabajando seleccionada. A continuación se encontrará con 2 pestañas, Paso 1: Confección de la lista de destinatarios y Paso 2: Configuración de envío, pestañas en las que tendrá lugar toda la configuración del proceso. En la primera pestaña, Paso 1: Confección de la lista de destinatarios, tendremos que seleccionar los destinatarios a los que se les remitirá la información apropiada, este paso es global a cualquier plataforma de envío que se quiera utilizar (actualmente Correos o Logalty). Como podemos observar esta primera pestaña se divide en dos grandes bloques, Origen de datos y Lista de destinatarios que se usará actualmente. En Origen de datos tendremos que indicar el lugar desde el cual obtener los posibles destinatarios a incluir en la lista de destinatarios. Tenemos una tabla de Colmadwin o una lista de destinatarios que hayamos creado previamente. En el caso de seleccionar Tabla de Colmadwin bastará con seleccionar en el menú desplegable una de las opciones que se presentan, mientras que en el caso de Lista de destinatarios existente tendremos que seleccionar un archivo de nuestro equipo que contenga la lista de destinatarios deseada. 7

Una vez seleccionado el lugar de origen no hay más que pulsar el botón Mostrar para que la información contenida en la tabla de Colmadwin o en la lista de destinatarios existente se muestre en la rejilla. Teniendo la información en la rejilla podremos realizar 3 acciones, Limpiar, Añadir fila seleccionada a lista de destinatarios y Añadir todas las filas a la lista de destinatarios. Si pulsamos en Limpiar borraremos toda la información que se muestra en la rejilla. Si pulsamos en Añadir fila seleccionada a lista de destinatarios la fila sobre la que estamos posicionados se copiará a la tabla inferior, mientras que si pulsamos en Añadir todas las filas a la lista de destinatarios se copiarán todas las filas existentes en la tabla inferior. NOTA: Podemos consultar diferentes lugares de origen tantas veces como necesitemos, aunque sólo nos será mostrado uno de ellos a la vez, es decir, si seleccionamos propietarios como lugar de origen se nos mostrarán los propietarios, si luego seleccionamos una lista de destinatarios existente y pulsamos en mostrar desaparecerán los propietarios y veremos el contenido de la lista de destinatarios (las filas que haya copiado a la tabla inferior permanecerán). TRUCO: Si creemos que vamos a tener necesidad de añadir a alguien a la lista de destinatarios que no se encuentra en ninguna tabla de Colmadwin ni en ninguna lista de destinatarios existente no tenemos más que añadir un destinatario que no queremos incluir en ese envío, posteriormente podremos modificar toda la información para adecuarla al destinatario correcto. Una vez que hemos incluido todos los destinatarios en la 2ª rejilla observamos que se muestra la información necesaria para poder realizar el envío por cualquiera de las plataformas de envío, en este momento podremos editar la información según consideremos oportuno así como borrar toda la lista de destinatarios pulsando en Eliminar todo o borrar sólo la fila actualmente seleccionada pulsando en Eliminar fila. Una vez que se ha configurado la lista de destinatarios, la podremos guardar para futuros usos, (añadiendo la ubicación del archivo y el nombre a continuación pulsaremos el botón Guardar), y/o continuaremos con el proceso pulsando en el botón Continuar >>>. NOTA: Al pulsar en Guardar se validará la lista de destinatarios y puede tener errores (normalmente faltan datos o están introducidos con espacios y no valen para la plataforma que vamos a utilizar), lo que nos lleva a tener en cuenta varios aspectos: 



Corrigiendo la información en la rejilla no la estamos corrigiendo en Colmadwin, según qué caso puede ser interesante corregir la información en Colmadwin para futuros usos en este u otros procesos. Si no corregimos los errores la lista de destinatarios se guardará igualmente y podemos continuar con el proceso, ahora bien, al llegar a la última etapa si será necesario corregir la información en base a la plataforma de envío seleccionada.

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En la segunda pestaña, Configuración de envío, tendremos que seleccionar la plataforma que se usará para enviar la información, repasar la lista de destinatarios (esta vez sólo se mostrará la información que realmente se necesita según la plataforma de envío seleccionada), configurar las opciones adicionales que necesite la plataforma de envío y guardar el fichero que contiene todo lo necesario para poder hacer uso de la plataforma de envío seleccionada. En Plataforma de envío hay que indicar la plataforma que se usará para realizar el envío, al seleccionarla se activarán / desactivarán algunas opciones y la información mostrada en la rejilla variará. En Información de los destinatarios que compondrán el archivo se muestra la información de cada destinatario que será utilizada por la plataforma de envío. En Archivo PDF que se enviará a los destinatarios (Sólo Logalty) tendremos que indicar qué archivo PDF vamos a adjuntar a los destinatarios, si queremos enviar varios PDF en uno, no tenemos más que hacer uso de la herramienta de concatenación de PDFs, de la cual tenemos un botón a modo de acceso directo llamado Concatenar PDF. Por último, tendremos que indicar dónde depositar y nombrar el archivo resultado de la concatenación, posteriormente este se usará en la plataforma de envío seleccionada. NOTA: Si observamos que nos falta algún destinatario siempre podremos volver atrás. Una vez realizada toda la configuración del proceso pulsar en el botón Finalizar, al generar el archivo puede que nos informe de errores en el proceso de configuración (generalmente sintaxis o falta de información), tras resolverlos obtendremos el fichero correcto.

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Nueva pantalla de recibos para cobros (totales / parciales) y devoluciones de recibos (Contabilidad, Asientos, Recibos)

En esta pantalla hay que remarcar que cada línea de la rejilla representa un vencimiento (es decir, si un recibo tiene dos vencimientos aparecen los dos con el mismo número de registro), no una factura o recibo como en la pantalla antigua de recibos. En la nueva pantalla de recibos emitidos nos encontramos con 5 grandes bloques, cada uno con una función muy concreta, aunque todos relacionados entre sí. Sin entrar en detalle se podrían definir los 5 grandes bloques de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5.

Bloque de entidad sobre la que trabajar. Bloque de filtros. Bloque de información de vencimientos. Bloque de información de cara al proceso de cobro / devolución. Bloque de acciones adicionales.

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1) Bloque de entidad sobre la que trabajar

A través de este bloque de la pantalla podrá seleccionar la entidad con la cual quiere trabajar, así como su subentidad en caso de que la entidad seleccionada así lo permita. Por defecto aparece la entidad con la que se está trabajando.

2) Bloque de filtros

Gracias al bloque de los filtros podrá filtrar la información que se muestra en la rejilla de abajo, facilitando la búsqueda de los vencimientos que quiere procesar. Mostrar, de todos los filtros disponibles es el más importante, ya que determinará la operación a realizar sobre el vencimiento, o lo que es lo mismo, si usted selecciona Todo (por defecto) podrá consultar todos los vencimientos, si selecciona Para cobrar sólo verá aquellos vencimientos que estén en una situación que permita realizar su cobro y por último si selecciona Para devolver sólo verá aquellos vencimientos que estén en una situación que permita realizar su devolución. Filtros avanzados, le permitirán filtrar por fecha de vencimiento, por rango de propietarios (en el caso de entidades que sean propiedad horizontal) o por rango de cuentas contables (en el caso de entidades que sean propiedad vertical o empresas). A diferencia del filtro Mostrar, los filtros avanzados no surtirán efecto hasta que pulse el botón Aplicar, y si desea dejar de realizar los filtros avanzados no tiene más que pulsar en el botón Limpiar o bien desactivar el check de ¿Filtros avanzados?. ¿Seleccionados?, es un tercer filtro que permite indicar si queremos visualizar todos los vencimientos, los no seleccionados o los seleccionados, especialmente útil en el momento de acabar de seleccionar los vencimientos oportunos, de esta forma podremos comprobar si falta o sobra alguno, ya que nos centramos sólo en ver los que están seleccionados o no, olvidándonos del resto de vencimientos.

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3) Bloque de información de vencimientos

El bloque de información de vencimientos se divide en dos bloques más pequeños, uno compuesto de una tabla y otro bloque con una serie de campos. Con el filtro activo Todo en la rejilla tendrá el listado de todos los vencimientos y por defecto sólo podrá consultarlos. En caso de que tenga activo el filtro Para cobrar se habilitarán la primera columna

y la

segunda de la rejilla, la primera para indicar si hay que procesar el vencimiento o no y la segunda para indicar qué importe del vencimiento se va a cobrar (en caso de cobrar la totalidad del vencimiento bastará con no rellenar el campo). En el caso de que se tenga activo el filtro Para devolver también se habilitarán la primera y segunda columnas de la tabla, siendo la primera para indicar si hay que procesar o no el vencimiento y la segunda para indicar los gastos de devolución individuales de ese vencimiento/recibo, es decir, aquellos que sólo afectan al vencimiento en cuestión. En el segundo bloque (la parte derecha de la pantalla) podrá ver más información del vencimiento que esté seleccionado (color azul). Debajo de la rejilla observará un check (¿Todo?) que le permitirá des/seleccionar todo el contenido de la rejilla con tan sólo realizar un click,

y a su derecha tiene información que le ayudará a saber cuántos vencimientos ha seleccionado y cuál es su importe (en caso de los cobros también se indicará el importe a cobrar).

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4) Bloque de información de cara al proceso de cobro / devolución.

En este bloque podrá rellenar determinada información extra que necesita para realizar el proceso de cobro o devolución de los vencimientos/recibos seleccionados. En caso de realizar cobros sólo se habilitarán los campos contenidos en Genérico cobros / devoluciones mientras que si realiza devoluciones se habilitarán todos los campos menos Cuenta contable. Lo primero será rellenar la cuenta contable sobre la que se imputarán las cantidades oportunas, si no se rellena cogerá por defecto la cuenta contable de banco de la comunidad que tengamos habilitada para recibos. La fecha del asiento será obligatoria, esta indica la fecha en la que se generará el apunte contable del proceso seleccionado, además es la fecha que se utiliza como fecha de remesa, (dato importante si queremos que recibos anteriores que cobremos con esta utilidad se asignen a una remesa posterior). El concepto servirá para indicar en el asiento la información que se considere oportuna, en caso de no rellenarlo se generará una descripción genérica. En las devoluciones, se informará de la suma de todos los gastos de devolución individuales que se han ido imputando a cada uno de los vencimientos.

Usted tendrá que rellenar los gastos total de dev. comunidad (como mínimo el importe tendrá que ser igual al importe de la casilla gastos dev. individual). Si es superior la diferencia irá a una cuenta de gasto con cargo a la comunidad. También podrá indicar si desea generar el recibo de gastos devolución, (este se generará en la fecha de la devolución, a la finca de la que se devuelve y sólo por los gastos individuales de devolución), así como editar la carta de reclamación de impagados (esta carta incluirá el/los recibos devueltos y gastos de devolución que estemos realizando a cada piso en este proceso). Estos valores son configurables por el usuario en Utilidades, Tablas, Parámetros.

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El botón de listado, mostrará una relación de efectos seleccionados, con la información del vencimiento, nombre del titular, código, así como la fecha, el importe y la CCC del titular.

5) Bloque de acciones adicionales

A través de los botones del bloque de acciones adicionales usted podrá realizar las siguientes tareas: 

Información sobre el vencimiento: en base al vencimiento que tenga seleccionado en la rejilla (color azul) podrá obtener la información del recibo que posee dicho vencimiento.

NOTA: Debido a la nueva pantalla, en esta pantalla de Recibos emitidos – propiedades, no podremos borrar todos los vencimientos existentes, al menos tiene que existir uno. 

Extracto de la cuenta: podrá obtener un extracto de la cuenta contable del cliente.

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

Cobro / dev. Avanzado: al pulsar este botón se abrirá la ventana de Cobros, que le permitirá realizar combinaciones más avanzadas a la hora de cobrar y devolver vencimientos.



Crear albarán/recibo: al pulsar este botón se abrirá la ventana de mantenimiento de albaranes, desde donde podrá crear un nuevo albarán para posteriormente crear un recibo.

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

Imprimir rejilla: al pulsar este botón saldrá un listado con la información que se visualiza en la rejilla.

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Particularidades 

La pantalla permite que varias personas trabajen simultáneamente, debido a esto puede que observe que haya vencimientos seleccionados y que usted no los haya seleccionado. Cuando esto ocurra, el vencimiento en cuestión estará “bloqueado” por la otra persona y usted no podrá operar con él (le saldrá un mensaje informativo indicando esta situación).

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Hay determinadas situaciones que provocan que los vencimientos seleccionados se desmarquen, como por ejemplo: o Cambiar el filtro Mostrar, ya que no se permite la realización de devoluciones y cobros de forma simultánea. o El cambio de entidad o subentidad, ya que no se permite la realización del proceso para varias entidades / subentidades. o El cierre de la pantalla o del programa En estas situaciones le saldrá un mensaje informativo, salvo de cuando cierre el programa, que se desmarcarán los vencimientos sin solicitarle confirmación.

Los filtros avanzados no se eliminan al cambiar de entidad / subentidad o acción a realizar (cobro o devolución). Este comportamiento es especialmente interesante para procesar “en lote” los recibos de diferentes entidades o subentidades, ya que nos evitaría tener que configurar otra vez los filtros (por ejemplo si vamos a cobrar sólo los recibos del mes de Abril).

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Limpieza de datos de sesión (Utilidades/ Mantenimiento CMW/ Limpieza datos de sesión)

A través de esta pantalla usted podrá limpiar toda la información de la base de datos que esté provocando que determinados datos queden bloqueados y que a causa de esto no se pueda trabajar con ellos o se trabaje de forma incorrecta.

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Nueva pestaña de observaciones (Horizontal, Comunidades, Bloques portales)

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Nuevo campo máscara de selección (Horizontal, Comunidades, Propietarios)

Preparado para interactuar con las pantallas de Circulares y Etiquetas.

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