Instituto Colimense de la Infraestructura Física Educativa Dirección General Dirección de Planeación Clave: GI-30-07

Fecha de emisión: 28/04/2014

Versión N°. 0

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Guía para la Administración de Riesgos

Elaboró

Revisó

Ing. Imelda Araiza Flores

Arq. Martha T. Rangel Cabrera

Directora de Planeación

Aprobó Ing. Eduardo Gutiérrez Navarrete Director General

Secretario Técnico

Instituto Colimense de la Infraestructura Física Educativa Dirección General

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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

1. OBJETIVO Establecer una metodología para la Administración de los riesgos en la ejecución de los recursos asignados al INCOIFED.

2. ALCANCE Aplica a todas las áreas del Instituto involucradas en la ejecución de recursos asignados al mismo.

3. CUERPO DEL DOCUMENTO La administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento del Instituto, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo, brindándole un manejo sistémico al Instituto. La administración del riesgo permite establecer mecanismos para identificar, valorar y minimizar para fortalecer el Sistema de Control Interno permitiendo el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y la política del Instituto, misma que a la letra dice “En el INCOIFED nos dedicamos a proyectar, construir, rehabilitar, mantener y equipar los espacios educativos públicos del Estado de Colima, logrando que nuestros usuarios se sientan satisfechos con instalaciones funcionales, seguras, adecuadas y cómodas que permitan cumplir el programa educativo. Mejoramos a través de la capacitación constante del personal; evaluación y seguimiento de nuestros procesos, implementando círculos y sistemas de calidad de conformidad con la Norma ISO 9001:2008 y la normatividad aplicable”. La administración del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y sus interrelaciones, para que la institución evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La administración del riesgo contribuye a que el Instituto consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de la misma. Objetivos de la Administración del Riesgo          

Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los mismos. Involucrar y comprometer a todos los servidores del Instituto en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes. Mejorar las prácticas institucionales. Brindar servicios de calidad a nuestros usuarios. Proteger los recursos de los programas. Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación. Asignar y usar eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa. Mejorar el aprendizaje y la flexibilidad organizacional.

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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Conceptos Básicos. Riesgo: es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra el Instituto. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización del Instituto por parte de la alta dirección. Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución. Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos del Instituto que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de rendimientos financieros y el manejo sobre los bienes. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad del Instituto para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica del Instituto para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión. Proceso: Nombre del proceso. Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el proceso al cual se le están identificando los riesgos. Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo. Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.

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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Para una adecuada administración del Riesgo se requiere: Compromiso de la alta dirección, como encargada de estimular la cultura de la identificación y prevención del riesgo y de definir las políticas para la gestión de los riesgos identificados y valorados entre las que se encuentran la definición de canales directos de comunicación y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este sentido, propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. Así mismo, debe designar a un directivo de primer nivel (debe ser el mismo que tiene a cargo el sostenimiento Sistema de Gestión de la Calidad) que asesore y apoye todo el proceso. El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la entidad, con el fin de asegurar dicho manejo es importante que se establezca el entorno y ambiente organizacional del Instituto, la identificación, análisis, valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de los riesgos, esto en desarrollo de los siguientes elementos: • • •

Identificación de riesgos Análisis de riesgos Plan de trabajo para la atención de riesgos.

También es necesario tener en cuenta: • La planeación estratégica (misión, visión, establecimiento de objetivos, metas). • El campo de aplicación (procesos, proyectos, sistemas de información). • El Componente Ambiente de Control y todos sus elementos (Políticas, acuerdos, compromisos y protocolos éticos). • La identificación de factores (internos y externos). Pasos para la Administración del Riesgo Inicio

Análisis del Riesgo

Plan de trabajo para atender el riesgo

Atención del riesgo

Fin

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Monitoreo y Revisión

Comunicación y Consulta

Identificación del Riesgo

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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Identificación del Riesgo

La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para el Instituto, y que pueden afectar el logro de los objetivos. La realiza cada área involucrada en el desarrollo de sus actividades laborales y son expuestas a través de las reuniones de seguimiento que se realizan semanalmente en el Instituto. Una manera para que todos los servidores del Instituto conozcan y visualicen los riesgos es generando un inventario de riesgos, definiendo en primera instancia las causas con base en los factores de riesgo internos y externos, presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias). Es importante centrarse en los riesgos más significativos para el Instituto relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos institucionales. Análisis del Riesgo El análisis del riesgo busca establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El análisis del riesgo depende de la información obtenida en la fase de identificación de riesgos. Se deberá: - Determinar consecuencias. - Clasificar el riesgo. - Estimar el nivel del riesgo. Se deberá analizar el impacto que puede ocasionar al Instituto, el riesgo deberá ser clasificado según la tabla que se detalla a continuación: NIVEL

DESCRIPTOR

1

Menor

2

Regular

3

Mayor

DESCRIPCIÓN Tiene bajo impacto o efecto sobre el Instituto. Tiene medianas consecuencias o efectos sobre el Instituto. Tiene altas consecuencias o efectos sobre el Instituto

Plan de trabajo para atender el riesgo Una vez analizado el impacto del riesgo, se procederá a la aplicación del Procedimiento Master PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Atención del riesgo También a través de la aplicación del Procedimiento Master PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora se dará atención al riesgo. Comunicación y Consulta. El proceso de comunicación deberá realizarse en todos los pasos descritos a través de las reuniones técnicas de seguimiento del Instituto, a través del Formato de Registro de Hallazgos y de la documentación interna o externa necesaria. Monitoreo y Revisión. Al igual que el proceso de comunicación y consulta, el proceso de monitoreo y revisión deberá realizarse en todos los pasos descritos a través de las reuniones técnicas de seguimiento del Instituto, a través del Formato de Registro de Hallazgos y de la documentación interna o externa necesaria.

4. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión

Fecha de actualización

0

28/04/2014

Descripción del cambio Inicia su uso.

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